Rapport enquête Onnodige administratieve lasten LHV Huisartsenkring Friesland, Rapport enquête onnodige administratieve handelingen 8 juni 2015
Inleiding Huisartsen geven vaak aan dat de administratieve belasting in de praktijk groot is en steeds groter wordt. Administratieve lasten is echter een containerbegrip waarbinnen veel verschillende administratieve handelingen vallen. Hierdoor is het lastig te benoemen waar de grootste frustratie ligt, en in hoeverre er iets aan gedaan kan worden. De Friese huisartsen zijn daarom gevraagd een enquête in te vullen. Er is onderscheid gemaakt tussen 10 onderwerpen: 1. Contractering, volgen verre verzekeraar 2. Declareren, afwijzingen, passanten 3. Verslagen (jaarverslag POH-S, POH-GGZ, praktijk) 4. Accreditatie, visitatie 5. Administratieve verwijzingen (via opticien/audicien naar oogarts/kno, of verzoek om nieuwe verwijzing na 1 jaar) 6. Ketenzorg 7. Machtigingen voor gebruiksmaterialen, verband, dieet, vervoer 8. Medische informatie naar verzekeraars, CIZ 9. Recepten via specialisten 10. Patiëntenzorg in HIS 11. Andere, niet genoemde administratieve lasten De huisarts wordt gevraagd aan te geven in hoeverre dit een administratieve last is en daarvan een voorbeeld te noemen. De enquête is naar 314 Friese huisartsen gestuurd en door 55 respondenten ingevuld, een respons van 15%. Samenvatting De meest administratieve lasten: 95% Herhaling van (jaarlijkse) machtigingen voor verband- en dieetmiddelen 89% Verwijzingen voor o.a. KNO/oogarts door bezoek patiënt aan audicien/opticien 76 % Werkzaamheden die in het KIS moeten plaatsvinden t.b.v. Ketenzorg 75% Werk wat voortkomt doordat declaraties worden afgewezen door het niet volgen van afspraken preferente zorgverzekeraar voor verre zorgverzekeraar 72% Verslagen (POH'ers, praktijk) 59 % Medische informatie naar verzekeraars, CIZ 57 % Accreditatie 34 % Recepten via specialisten 34 % Patiëntenzorg in het HIS 2/7
1. Contractering, volgen verre verzekeraar Nee 18 38.30 % Ja 29 61.70 % 47 respondenten 2. Declareren, afwijzingen, passanten Nee 8 16 % Ja 42 84 % 55 respondenten Omdat de antwoorden op de vraag Contractering, volgen verre verzekeraar en Declareren, afwijzingen, passanten in grote mate overeenkomen, zijn deze gebundeld. Een grote en veel genoemde ergernis is dat veel declaraties worden afgewezen door de zorgverzekeraar (of iets wat daarmee te maken heeft). De meest genoemde reden hiervoor is het niet volgen van de afspraken van de preferente zorgverzekeraar door verre zorgverzekeraar. Ook de afwijzing voor dubbele visites (o.a. bij kankerpatiënten), het declareren van meerdere verrichtingen op één dag genoemd (assistent-huisarts), passanten binnen de eigen regio. Doordat de declaraties worden afgewezen moet de praktijk achterhalen waar de fout ligt, genoemde acties zijn: e-mails inscannen, nabellen declaraties, samenvatting nasturen. Huisartsen geven aan dat dit hen veel extra tijd kost. Sommige huisartsen geven aan dat hun assistente hier minimaal een dag per week zoet mee is, anderen hebben zelf apart iemand ingehuurd (o.a. VIP Calculus) omdat ze het zelf niet meer aankunnen of kunnen overzien. Eén huisarts geeft zelfs aan dat deze de praktijk heeft overgedragen om van al dit contractgedoe af te zijn. 3/7
3. Verslagen (jaarverslag POH-S, POH-GGZ, praktijk) Nee 13 27.08 % Ja 35 72.92 % 48 respondenten Het maken van de verslagen wordt als een grote belasting ervaren. Huisartsen geven aan dat het maken ervan veel tijd kost (te koste van patiëntentijd) en lastig is. Er wordt om veel informatie gevraagd. Sommigen huren hier professionele ondersteuning bij in. Met name omdat het deels gegevens zijn die je uit het systeem kan halen maar ook deels niet uit het systeem kan genereren. Soms zien de huisartsen niet het nut van de indicatoren die gevraagd worden, want Wat leveren ze op? Is eens per 5 jaar niet afdoende? Wat hen ook irriteert is dat ze niet weten wat er met de informatie gebeurd. Ze sturen het op maar krijgen geen terugkoppeling. Het maken van de verslagen staat in ieder geval niet bovenaan de prioriteitenlijst en wordt als een moetje gezien. 4. Accreditatie, visitatie Nee 20 42.55 % Ja 27 57.45 % 47 respondenten Huisartsen geven aan dat als je als praktijk geaccrediteerd wilt zijn dat je erg veel gegevens moeten aanleveren. Naast de hoeveelheid aan administratie die daaruit voortkomt wordt genoemd; steeds meer protocollen, veel herhaling van punten en komma s, indicatoren die ergernis wekken (welke handschoenen je gebruikt). Het wordt gezien als afvinklijst. Men vindt het jammer dat er zo gehamerd wordt op het voldoen aan die criteria i.p.v. de mogelijkheden om eigen initiatieven te ontplooien. Volgens de huisartsen schrikt de hoeveelheid administratief werk af om te gaan accrediteren. Ook de financiële prikkel die gegeven wordt is volgens hen lang niet toereikend. Door apotheekhoudende huisartsen worden de verschillende accreditaties nog genoemd. 4/7
5. Ketenzorg Nee 12 24 % Ja 38 76 % 50 respondenten Bij ketenzorg is de meest genoemde ergernis dat er enorm veel indicatoren worden gevraagd die afgevinkt moeten worden. Dat kost de POH erg veel tijd, en het is niet duidelijk wat het kwalitatief gezien oplevert. Daarnaast zijn er over het KIS nogal wat opmerkingen, daarbij worden de dubbele registratie in HIS en KIS genoemd, de ingewikkeldheid of niet functioneren van het KIS 6. Administratieve verwijzingen (via opticien/audicien naar oogarts/kno, of verzoek om nieuwe verwijzing na 1 jaar) Nee 5 10.20 % Ja 44 89.80 % 49 respondenten Veel genoemde ergernissen zijn: Jaarlijkse controles die net buiten een jaar vallen, daarvoor moet opnieuw een verwijsbrief komen. Is voor de patiënt zelf ook een ergering. Verwijzingen die patiënten moeten hebben om naar de KNO of oogarts te kunnen naar aanleiding van een bezoek van de opticien of audicien. Huisartsen vinden dit niet nuttig omdat ze weinig invloed hebben op het beleid. Een aantal van hen stelt voor om opticien/audicien geprotocolleerd te laten verwijzen naar de oogarts/kno. Wel met cc aan huisarts. Geldt ook voor podoloog en fysiotherapeut. Verwijzingen naar de GGZ als patiënten van basis GGZ naar specialistische GGZ gaan en omgekeerd. 5/7
7. Machtigingen voor gebruiksmaterialen, verband, dieet, vervoer Nee 2 4.08 % Ja 47 95.92 % 49 respondenten Huisartsen ervaren vrijwel alle machtigingen die zij moeten invullen als onnodig, met name bij herhaling. Verbandmiddelen en dieetmiddelen worden het meest genoemd. Elke zorgverzekeraar heeft weer verschillende formulieren, die per jaar verschillen, daarbij hebben ze andere eisen, declaratiemethodes, prijsafspraken. De formulieren zijn vaak onnodig uitgebreid en gedetailleerd. Op sommige vragen weten ze dan ook geen antwoord te geven. Een huisarts weet soms gewoon niet hoe lang een behandeling gaat duren. En ook al is de behandeling en/of diagnose duidelijk, zoals bij chronische aandoeningen, MS of amputaties, dan moeten ze alsnog steeds opnieuw machtigingen schrijven. 8. Medische informatie naar verzekeraars, CIZ Nee 19 40.43 % Ja 28 59.57 % 47 respondenten Wat het meeste ergernis oplevert is om bij chronische aandoeningen toch telkens weer opnieuw informatie te moeten verstrekken. Betreffende het CIZ wordt veelvuldig genoemd dat het om veel en tijdrovend werk gaat waar niet voor mag worden gedeclareerd. Met name ook de trage procedures worden als ergernis benoemd. 9. Recepten via specialisten Nee 30 65.22 % Ja 16 34.78 % 46 respondenten Specialisten schrijven dure spécialités voor en de huisartsen moeten dat weer omzetten naar een goedkoper middel. De huisartsen worden afgerekend op dit voorschrijfgedrag. 6/7
10. Patiëntenzorg in HIS Nee 29 65.91 % Ja 15 34.09 % 44 respondenten Onder deze noemer worden met name losse voorbeelden genoemd. Een aantal worden meerdere keren genoemd: - noteren van steeds meer informatie, - ICPC en - ADEPT. 11. Andere, niet genoemde administratieve lasten Er bestond voor de huisarts ook nog een mogelijkheid om aanvullende administratieve handelingen te noemen. De genoemde administratieve handelingen wijken niet af van de inhoud van bovenstaande onderwerpen en worden daarom niet apart meer vermeldt. 7/7