JAARVERSLAG STICHTING POOLSTERSCHOLEN 2015
Inhoudsopgave A A1 A2 A3 A4 Algemeen deel Bestuursverslag 1 Verslag toezichthouder Stichting Poolsterscholen 18 Kengetallen en grafieken 21 Instellingsgegevens 23 B Jaarrekening 2015 24 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Grondslagen 25 Balans per 31 december 2015 29 Exploitatierekening over 2015 31 Kasstroomoverzicht over 2015 32 Toelichting op de balans per 31 december 2015 33 Niet in de balans opgenomen verplichtingen (passief)/niet uit de balans blijkende rechten (actief) 37 Toelichting op de exploitatierekening over 2015 38 C Overige gegevens 41 C1 C2 C3 C4 C5 Controleverklaring 42 (Voorstel) bestemming van het exploitatiesaldo 45 Gebeurtenissen na balansdatum 46 Overzicht verbonden partijen 46 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector 47 D Bijlagen 47 Evaluatie Bestuursjaarplan 2015 Bestuurskaart 2015 Rapport 2015
A1. Bestuursverslag Missie: Stichting Poolsterscholen biedt een passend antwoord op de ontwikkelbehoefte van elk kind (met zijn eigen talenten) op het hoogst haalbare niveau in een veilige en uitdagende leeromgeving. Hierbij staat samenwerking centraal met aandacht en respect voor verschillen. Ieder kind is een ster Kindgericht, resultaatgericht, toekomstgericht, maatschappijgericht en sociaal gericht. Visie: Poolster is een stabiele organisatie in een veranderende omgeving en levert maximale kwaliteit; Wij anticiperen op ontwikkelingen in de maatschappij; Wij geven vorm aan goed werkgeverschap; Wij vinden mogelijkheden voor ontwikkeling/groei/talenten van kinderen; Ouders hebben invloed op de onderwijsorganisatie; Ouders zijn onze partner in de ontwikkeling van hun kind; Onze medewerkers delen actief kennis en zijn continu in ontwikkeling; Onze scholen participeren actief in de gemeenschap. In het jaarverslag van Stichting Poolsterscholen (hierna te noemen Poolster) treft u informatie aan over het gevoerde beleid en de ontwikkelingen in het jaar 2015 op de gebieden: organisatie, onderwijs, leerlingen, personeel, financiën en huisvesting. In het Koersplan 2015-2019 zijn de ambities en de succesbepalende factoren van de organisatie verwoord met daarbij de te bereiken doelen (zie bijlage 1). Op de bestuurskaart zijn vergelijkende gegevens met voorgaande jaren opgenomen (zie bijlage; bestuurskaart 2015). De focus van de organisatie ligt in 2016 op de basisvaardigheden taal/ lezen, rekenen, kwaliteitssysteem, de instructievaardigheden van de leerkracht, strategisch personeelsbeleid en eigentijds- vernieuwingsonderwijs. In 2015 is volgens de inspectie op 10 scholen voldoende kwaliteit geleverd, deze vallen onder het regulier toezichtarrangement. De Beatrixschool is aangemerkt als zwakke school. Het bestuur heeft met de inspectie afgesproken dat de school in 2016 voldoende kwaliteit levert. De inspectie heeft in 2015 het vertrouwen uitgesproken dat de Beatrixschool in 2016 onder het regulier inspectietoezicht zal vallen. Voor de onderwijsprestaties verwijzen wij naar de betreffende sites van Vensters PO en scholen op de kaart. De bevolkingskrimp in de Achterhoek is ook dit jaar op de Poolsterscholen duidelijk voelbaar. De leerlingenkrimp in 2015 was 3,8% van 1755 naar 1688 leerlingen. Doordat Poolster dit jaar een flexibele schil heeft aangehouden middels detachering en tijdelijke benoemingen hoefde de RDDF niet ten uitvoer gebracht te worden. Voor 2016 is geen RDDF te verwachten. In augustus 2017 zal de Toermalijn worden gesloten omdat het aantal kinderen sterk afneemt. De school komt naar verwachting in 2016 onder de opheffingsnorm. De criteria die Poolster hanteert voor vitale scholen komen in het gedrang. Het gebouw wordt in gebruik genomen door de Josephschool van SKBG. Om het risico die de wet werk en zekerheid voor onze organisatie met zich meebrengt in te perken, is Poolster toegetreden tot het Personeelscluster Oost Nederland (PON). De vervangingen worden via 1
de vervangingspool van het PON ingevuld. Hiermee worden de wachtgeldrisico s voor Poolster beperkt. Per 1 januari 2015 is de nieuwe directeur mevr. F. Oolbekkink gestart op het scholencluster Barchschole / Nettelhorst. Er is flink ingezet op het voorkomen van ziekte. Gemiddeld over het hele jaar was het ziekteverzuim in 2015 4,54%. Het financiële resultaat over 2015 is -14.011. Op pagina 8 en verder wordt onder financiële verantwoording 2015 een verdere toelichting met onderbouwing gegeven. De jaarrekening 2015 is bijgevoegd en dient als verantwoording richting het ministerie van OCW, gemeente en de interne organisatie Poolster. Een aantal knelpunten is nog actueel: De overdracht van de schoolgebouwen van de gemeente naar Poolster is nog niet gerealiseerd. De verwachte realisatie is het tweede kwartaal van 2016. De terugloop van het aantal leerlingen leidt structureel tot druk op de formatie, waardoor we nauwelijks personele verplichtingen aan kunnen gaan. De onderwijsopbrengsten voldoen nog niet aan de door Poolster gewenste standaard: alle scholen presteren op of boven de norm van de inspectie. (De Beatrixschool voldoet nog niet aan deze norm). Verantwoording Het jaarverslag is opgesteld volgens het OCW- voorschrift: Jaarverslaglegging voor de sector Primair Onderwijs en bestaat uit een algemeen deel (incl. bestuursverslag), de jaarrekening 2015 en overige gegevens, waaronder de controleverklaring van de accountant. Op basis van het gestelde in de statuten van de stichting, biedt het bestuur jaarlijks voor 1 april aan de Raad van de gemeente Lochem de volgende stukken aan: een begroting met toelichting voor het komende jaar van de baten en de lasten van de activiteiten; een ontwerp van de rekening van het bestuur met goedkeuring over het afgelopen jaar. De rekening gaat vergezeld van een verslag van een door het bestuur aangewezen registeraccountant, die behalve de verklaring bij de rekening ook bevindingen bevat over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid. De goedkeuring strekt het bestuur tot decharge. een jaarverslag: de jaarrekening gaat vergezeld van een bestuursverslag. In dit verslag legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid en de behaalde resultaten en de verwachte risico s. Procedure De jaarlijkse procedure voor de vaststelling van het jaarverslag/ jaarrekening is als volgt: 22 februari Aanleveren concept bestuursverslag aan ObT 29 februari Opleveren concept bestuursverslag door ObT aan bestuur 9 maart Afstemming met portefeuillehouders Financiën van het bestuur 17 maart Concept jaarrekening ter informatie in bestuursvergadering 23 maart Aanleveren concept jaarrekening inclusief resultaatbestemming en definitief bestuursverslag door bestuur aan ObT 30 maart Controle jaarrekening door accountant 2
13 april Aanleveren concept jaarrekening inclusief controleverschillen door bestuur aan Ten Kate Huizinga 18 april Aanleveren definitieve jaarrekening door ObT aan bestuur 5 april Ter informatie directeurenoverleg 18 april Instemming bestuur 21 april Ter informatie GMR Voor 15 april Aanleveren jaarverslag gemeente Lochem Voor 30 juni Aanleveren jaarverslag bij Cfi door ObT Het jaarverslag 2015 ligt op de scholen ter inzage en wordt op de website van Stichting Poolster gepubliceerd. Voor de ouders en direct bij de organisatie betrokkenen wordt een publieksversie van dit verslag uitgebracht, het zogenaamde Jaarbericht Poolster. Het bestuur nodigt u uit om na lezing van dit bestuursjaarverslag, reacties, opmerkingen of aanbevelingen via de algemene directie kenbaar te maken met als doel de verantwoording te optimaliseren. (info@poolsterscholen.nl : reactie bestuursjaarverslag 2015). 1. Instellingsgegevens Stichting Poolsterscholen is ingesteld op 1 januari 2011 Bestuursnummer: 42561 Vestigingsadres: Graanweg 1D, 7242 AT Lochem Telefoon 0573-257300 Website: www.poolsterscholen.nl, Email: info@poolsterscholen.nl Inschrijving KvK: 51388383 Aantal scholen: 11 School Brinnummer Directeur Plaats/ buurtschap Aantal leerlingen 01-10-2015 Julianaschool 10RS Dhr. T. Houkema Almen 64 Villa60 11GC Dhr. H. Brinkman Eefde 124 J. v.d. Hoevenschool 11RW Dhr. H. Brinkman Epse 105 J.A. de Vullerschool 12CJ Dhr. R. Oost Gorssel 309 Beatrixschool 12LL Dhr. T. Houkema Harfsen 103 Mr. G. Propschool 13UR Mw. J. Homans Lochem 292 de Vennegötte 14BL Mw. I. Steenbruggen Lochem 166 de Toermalijn 14EM Dhr. R. Kuil Lochem 50 de Branink 14HE Mw. T. Pasman Laren 267 ODBS Nettelhorst 14MH Mw. F. Oolbekkink Nettelhorst 64 de Barchschole 14YB Mw. F. Oolbekkink Barchem 144 Totaal 1688 3
Organisatie Bestuur Per 1 januari 2011 is de stichting gestart. Het bestuur bestaat uit 5 leden. Werkwijze: Het bestuur oefent op grond van wet- en regelgeving het voorgeschreven toezicht uit. De gemeente Lochem houdt toezicht op de aspecten die zijn toegekend aan de gemeente. De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een managementstatuut en de statuten van de stichting. Wet goed onderwijs, goed bestuur De stichting kent een toezichthoudend bestuur dat bestuurt op hoofdlijnen. De algemene directie voert voor het bestuur de bestuurlijke taken uit. In het managementstatuut zijn deze mandaten beschreven. Het bestuur heeft de Code Goed Bestuur in het Primair onderwijs integraal overgenomen en de code is daarmee de leidraad voor het handelen. De CAO-PO 2014-2015 is door het bestuur integraal overgenomen. Governance Het bestuur vergadert minimaal zes keer (met de algemene directie als adviseur) en bestuurt (pro)actief op hoofdlijnen. Het managementstatuut is de leidraad voor het handelen. In 2015 heeft het bestuur acht keer vergaderd. Op pagina 19 vindt u een verslag van de toezichthouder. In 2015 bestond het bestuur van de stichting uit de volgende personen: Naam Functie tot Portefeuille Mevrouw A.C.M. Buijs Dhr. M. van den Born voorzitter 1-1- 19 Algemene zaken, personeel, kwaliteitszorg en onderwijsresultaten, representatie en relatiebeheer secretaris 1-1- 17 Medezeggenschap, representatie en relatiebeheer Dhr. W.H. van den Nieuwenhuizen lid 1-1- 19 Organisatie, ICT, medezeggenschap, representatie en relatiebeheer Dhr. P. Fettelaar lid 1-1- 17 Materiële zaken en huisvesting, representatie en relatiebeheer Dhr. R. Otten penningmeester 1-1- 18 Financiën, kwaliteitszorg en onderwijs resultaten, representatie en relatiebeheer Bestuurskantoor Gevestigd aan de Graanweg 1D, 7242 AT te Lochem. 4
Algemene directie (AD) De algemene directie bestaat uit een bovenschools aangestelde algemeen directeur. Deze zorgt voor de beleidsvoorbereiding en -uitvoering en vertegenwoordigt het bestuur. De taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een managementstatuut. Werkwijze: De algemene directie vergadert minimaal zes keer per jaar met het bestuur. Er wordt maandelijks vergaderd met de directeuren in het directeurenoverleg. Tijdens deze overleggen worden de hoofdlijnen van het beleid besproken. De algemeen directeur is voorzitter van het overleg. Voorbereiding van beleid gebeurt in actiegroepen. Er is wekelijks intern overleg tussen de algemene directie en beleidsmedewerkers. Gedurende 2015 waren op het bestuurskantoor de volgende personen werkzaam: Naam Dhr. H.H. Colvoort Mw. S. van Duijn Mw. M.H.B. Steenbergen Mw. B. Sanderman Mw. J. Konniger (vanaf 1-8-2015) Mw. M. van Harselaar (tot 1-7-2015) Mw. C. Nijman (tot 1-7-2015) Mw. M. Wiegman (vanaf 1-10-2015) Functie Algemeen directeur Beleidsmedewerker personeelszaken Beleidsmedewerker financiën Management assistente Management assistente Administratief en secretarieel ondersteuner Ondersteunend medewerker Beleidsmedewerker onderwijskwaliteit Schoolmanagement Het schoolmanagement bestaat uit vier vrouwelijke en vier mannelijke directeuren. De directeuren zijn afhankelijk van de schoolgrootte volledig ingezet voor directietaken. De directeuren hebben ondersteuning van een directieondersteuner, administratieve kracht en/of conciërge. Een directeur is voor 0,3 fte ingezet voor bovenschoolse projecttaken ter ondersteuning van de directeuren. Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad De GMR met vertegenwoordigers van de scholen bestaat uit 10 personen (5 oudergeleding en 5 personeelsgeleding). Het dagelijkse bestuur bestaat uit dhr. C. Hendriks (voorzitter) en mw. M. Nijhof (secretaris). Werkwijze: In 2015 heeft de GMR acht keer vergaderd. Een deel van de vergadering wordt bijgewoond door de AD. Het bestuur stemt per schooljaar één keer het functioneren van AD en GMR af met de GMR. De GMR wordt betrokken bij de beleidsontwikkeling middels vertegenwoordiging in projectgroepen en heeft positief geadviseerd op de wettelijk voorgeschreven documenten en voorgelegde documenten. Medezeggenschapsraad Elke school kent een medezeggenschapsraad waarin personeel en ouders evenredig zijn vertegenwoordigd. Voor benoeming van nieuwe leden zijn de juiste procedures gehanteerd.de directeur (als vertegenwoordiger van het bevoegde gezag) voert overleg met de MR over school- specifieke zaken. De directeuren zijn als adviseur aanwezig bij de MR-vergaderingen. Elke school heeft een contactpersoon in de GMR. 5
Stichting Vrienden van De scholen beschikken over een stichting Vrienden van. Deze stichtingen worden benut om de financiën te beheren die niet in de jaarrekening van Poolster hoeven te worden opgenomen. De stichtingen hebben naar behoren gefunctioneerd. Het totale saldo van de stichtingen blijft onder de 5% van het balanstotaal, valt daardoor niet onder de consolidatieplicht en is niet meegenomen in de jaarrekening van Stichting Poolster. Ondersteuning (Administratie Kantoor): Het Onderwijsbureau Twente (ObT) uit Borne verzorgt als administratiekantoor de ondersteuning voor onze organisatie op de gebieden personele, salaris- en financiële administratie. Samenwerkingsverbanden Stichting Poolsterscholen valt onder het Samenwerkingsverband IJssel-Berkel te Zutphen. Geografische ligging en afnemers van Stichting Poolsterscholen. De 11 scholen liggen in de gemeente Lochem verdeeld over de stad Lochem en acht kernen. De omgeving bestaat uit plattelandsgebieden met kleine kernen. De schoolbevolking is heel gemêleerd en per kern anders samengesteld. De schoolkeuze wordt vaak bepaald op basis van vaste patronen. Afhankelijk van de ligging is er sprake van grensverkeer en forensen. Huisvesting Het beheer van het onderhoud aan de schoolgebouwen, faciliterende diensten en energie is uitbesteed aan Paul Hardonk Bouw uit Deventer. Dit heeft het afgelopen jaar goed gefunctioneerd. Schoolmaterialen De basisleverancier voor schoolmaterialen is de firma Heutink uit Rijssen. De ICT- diensten worden vooral geleverd door Web2work van Heutink. Communicatie De website www.poolsterscholen.nl wordt gebruikt als extern communicatiemiddel. De interne communicatie gebeurt via SharePoint, een onderdeel van Office365. Nieuwsberichten, vacatures, beleidsstukken, agenda s en verslagen kunnen via SharePoint worden geraadpleegd. In 2016 worden de websites van Poolster vernieuwd en geschikt gemaakt voor de nieuwe communicatiemiddelen. De directeuren ontvangen wekelijks een directiememo van de AD. Het bestuur ontvangt voorafgaand aan de vergadering een bestuursmemo. In het kader van de horizontale verantwoording wordt aan de ouders en het personeel een publieksversie van het jaarverslag verstrekt, het zogenaamde jaarbericht Poolster. Daarnaast wordt periodiek een bestuursmemo met algemene informatie naar alle ouders gestuurd. Behandeling van klachten Op elke school is een schoolcontactpersoon aangesteld en vanuit de stichting zijn twee vertrouwenspersonen aangewezen. Er is een vastgestelde klachtenregeling die voor ouders en personeel toegankelijk is. De behandeling van klachten is verlopen volgens de daarvoor geldende protocollen en de daarvoor binnen de organisatie aangewezen personen. Er hebben zich geen klachten voorgedaan die zijn doorgeleid naar de klachtencommissie. Overige klachten zijn naar behoren afgehandeld. Het jaarverslag van de vertrouwenspersonen is gedeeld met de directeuren en de GMR. De uitkomsten geven geen aanleiding voor nader beleid. 2. Verantwoording van het gevoerde beleid in 2015 Vanuit het strategisch beleidsplan is het beleid voor 2015 geformuleerd en vormgegeven in het bestuursjaarplan 2015. In 2015 is een nieuw koersplan 2015-2019 vormgegeven. Hiervoor is gebruik gemaakt van een nieuw instrument: de koersplanmanager van Cadenza. De uitwerking is nog niet 6
volledig afgerond. Voor 2016 is daarom voor een tussenoplossing gekozen. Het jaarplan 2015 is aangevuld met acties op basis van evaluatie en voorgenomen beleid. Zodra de koersplanmanager volledig is ingevuld wordt het jaarplan 2016 vanuit dit instrument gegenereerd. De GMR is akkoord gegaan met deze procedure en heeft het jaarplan 2016 vastgesteld. De uitwerking en verantwoording is als bijlage 1 toegevoegd: Evaluatie bestuursjaarplan 2015. Onderwijs Scholen cito eindtoets 2015 ondergrens Julianaschool 537,4 535,1 Villa 60 539 534,6 v.d.hoevenschool 536,2 534,2 J.A. de Vullerschool 535,2 534,6 Beatrixschool 532,9 535,1 Mr G. Propschool 538,3 534,9 de Vennegötte 536 533,9 de Toermalijn 528,2 527,6 De Branink 534,8 534,8 Nettelhorst 535,5 534,9 Barchschole 535,4 534,8 Tien van de elf scholen vallen onder het regulier inspectietoezicht. In 2015-2016 zijn er op het gebied van onderwijskundige zaken met name veranderingen geweest bij de Barchschole en de Julianaschool. Deze scholen gaan werken met gepersonaliseerd leren. Verder lag de nadruk op de kwaliteit van de instructie en coöperatieve werkvormen. Exploitatie 2015 3. Financiële verantwoording 2015 Realisatie 2015 Begroting 2015 Realisatie 2014 Begroting 2014 7 Realisatie 2013 Baten Rijksbijdragen OC&W 9.052.524 8.793.182 9.169.476 9.026.148 9.769.387 Overige overheidsbijdragen 71.448 63.999 57.431 51.000 172.715 Overige baten 175.856 71.049 206.854 134.062 215.626 Totaal baten 9.299.828 8.928.230 9.433.761 9.211.210 10.157.728 Lasten Personele lasten 7.564.215 7.533.660 7.996.892 8.015.838 7.978.500 Afschrijvingen 245.877 265.660 237.422 251.501 263.454 Huisvestingslasten 752.644 739.345 652.545 641.069 754.399 Overige instellingslasten 776.425 932.849 804.484 863.838 747.597 Totaal lasten 9.339.161 9.471.514 9.691.343 9.772.246 9.743.950 Saldo baten en lasten -39.333-543.284-257.582-561.036 413.778 Financiële baten en lasten 25.322 27.800 40.125 37.326 41.132 Exploitatieresultaat -14.011-515.484-217.457-523.710 454.910 Onttrekking -14.011 515.484 217.457 523.710-362.465 bestemmingsreserves Exploitatieresultaat t.l.v. / t.g.v. algemene reserve - - - - 92.445
Exploitatie 2015 versus exploitatie 2014 Ten opzichte van het vorige kalenderjaar zijn de volgende opvallende verschillen te benoemen: 3.1* Rijksbijdragen OC&W De normatieve rijksbijdragen OCW zijn 116.952 lager dan in 2014. De bekostiging van het kalenderjaar 2015 wordt bepaald door de leerlingenaantallen van 1 oktober 2013, 1907 leerlingen en 1 oktober 2014, 1755 leerlingen. De bekostiging van het kalenderjaar 2014 wordt bepaald door de leerlingenaantallen van 1 oktober 2012, 1996 leerlingen en 1 oktober 2013, 1907 leerlingen. Op basis van de leerlingendaling zou er ca. 500.000 minder baten verwacht worden. In 2015 zijn er 125.000 extra gelden beschikbaar gekomen vanuit het herfstakkoord, bestuursakkoord en nationaal onderwijsakkoord. Daarnaast is in 2015 90.000 extra geld toegekend in verband met uitbetaling van een loonsverhoging van 1,25% en een eenmalige uitkering van 500 per fte. *Deze nummers verwijzen naar de toelichting op pagina 18,19,20 en 21 van de jaarrekening 2015 De materiële baten zijn met ca. 140.000 in 2015 t.o.v. 2014 toegenomen door de overheveling verantwoordelijkheid buitenonderhoud per 1 januari 2015 van de gemeente naar de schoolbesturen. Verder zijn er een aantal relatief kleine verschillen op de subsidies voor lerarenbeurs en prestatiebox. Van het samenwerkingsverband is een extra subsidie ontvangen voor een taalpilot bij de Toermalijn. 3.2 Overige overheidsbijdragen De gemeentelijke baten (overige overheidsbijdragen) waren in 2014 14.017 lager. Dit wordt met name veroorzaakt doordat in 2014 een correctie heeft plaatsgevonden op de leegstandsgelden over 2012 en 2013. De gemeente Lochem verstrekte in 2015 subsidies voor het gymvervoer, leegstand van de gebouwen en een subsidie voor de schakelklas/huiskamer van de Toermalijn. 3.5 Overige baten De overige baten zijn 30.998 lager dan in 2014. Hieronder vallen o.a. baten verhuur, baten detachering, baten project CMK van de Propschool en baten van het samenwerkingsverband. Met name de baten voor detachering zijn lager uitgevallen. In 2014 werd de directeur van de Beatrixschool gedetacheerd. 4.1 Personele lasten De personele lasten bestaan uit de lonen en salarissen (incl. uitkeringen vervangingsfonds) en de overige personele lasten. De personele lasten zijn 432.677 lager uitgevallen. Dit wordt veroorzaakt door 400.000 lagere loonkosten en 32.000 lagere overige personele lasten. Lonen en salarissen De loonkosten zijn 400.000 lager uitgevallen dan in 2014. In 2014 heeft Poolster flankerend beleid gevoerd, hiervoor bedroegen de extra kosten ca. 200.000. Eind 2014 waren er (excl. ziektevervanging en excl. detacheringen) ca. 114 fte in dienst bij Poolster tegenover 109 fte eind 2015. Door deze lagere inzet van fte s wordt ca. 300.000 bespaard. Daarnaast zijn de loonkosten lager door lagere pensioenpremies en is de premie voor het Vervangingsfonds gedurende 2015 verlaagd. In december 2015 is een eenmalige uitkering van 500 per fte uitbetaald evenals een salarisverhoging van 1,25%. Deze afspraken vloeiden voort uit de onderhandelingen voor een nieuwe cao. Met deze afspraken is voor Poolster ca. 90.000 gemoeid. 8
Per 31 december 2015 staan er 108,75 fte op de loonlijst, hiervan wordt 0,575 fte uitgeleend via detacheringen en wordt er 3,6 fte ingehuurd via detachering. Overige personele lasten Met betrekking tot de kosten personeel niet in loondienst, P&A, nascholing en Arbokosten is ca. 32.000 minder uitgegeven dan in 2014. Dit wordt o.a. veroorzaakt doordat in 2014 twee interimdirecteuren enkele maanden voor Poolster werkzaam waren. De kosten voor scholing zijn 30.000 hoger dan in 2014, dit komt onder andere doordat in 2015 scholing via de Heutink academie is gestart. Verder zijn er in 2015 een aantal meevallers geweest. Er is ca. 55.000 van de belastingdienst ontvangen over de jaren 2011 en 2012, in 2014 had Poolster ca. 40.000 ontvangen over deze jaren. Over het schooljaar 2014-2015 wordt er een bonus van 8.000 verwacht van het vervangingsfonds. 4.2 Afschrijvingen De afschrijvingen over 2015 vallen 8.455 hoger uit dan in 2014. Dit komt met name doordat er in verhouding meer in ICT wordt geïnvesteerd. Door de relatief korte afschrijvingstermijn van 5 jaar heeft dit een behoorlijk effect op de afschrijvingslasten. 4.3 Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn in 2015 100.099 hoger dan in 2014. De oorzaak hiervan is met name dotatie onderhoudsvoorziening van 142.898. Door de overheveling van het buitenonderhoud wordt er met ingang van 2015 een voorziening voor het buitenonderhoud gevormd. Verder zijn de schoonmaakkosten lager doordat er in 2014 incidentele lasten waren en is er een meevaller geweest t.a.v. de afrekening energielasten. 4.4 Overige lasten De overige lasten zijn in 2015 28.059 lager dan in 2014. De uitgaven zijn bij meerdere posten lager dan in 2014, met name de uitgaven voor het administratiekantoor, overige beheerslasten, verbruiksmaterialen en kopieerkosten zijn lager, daarentegen zijn de kosten voor ICT gestegen. Dit laatste komt met name door de aanleg van accesspoints in de scholen. 5.1 5.2 Financiële baten en lasten De rentebaten zijn gedaald met 14.085 t.o.v. 2014. In 2015 was het rentepercentage 0,7% en in 2014 1,2%. Op de rekening-courant ontvangt Stichting Poolster 0,5% rente. Balans Activa 31-12-2015 31-12-2014 Passiva 31-12-2015 31-12-2014 Materiële vaste 1.386.569 1.392.007 Eigen vermogen 4.039.525 4.053.536 activa Vorderingen 614.639 689.699 Voorzieningen 163.639 68.200 Liquide 3.023.997 2.975.993 Kortlopende schulden 822.041 935.963 middelen Totaal activa 5.025.205 5.057.699 Totaal passiva 5.025.205 5.057.699 Vermogenspositie van het schoolbestuur (en risico s) De vermogenspositie van Poolster is gezond te noemen. Er zijn voldoende reserves om tegenvallers op te vangen. Dit blijkt ook uit de kengetallen, zie bijv. de kapitalisatiefactor. In 2015 is een voorstel gemaakt om ca. 1.000.000 beschikbaar te stellen voor een periode van 4 jaar. Van dit bedrag wordt voor 2016 100.000 beschikbaar gesteld. Directeuren kunnen aanspraak maken op dit geld als ze concrete plannen hebben waarvoor ze extra gelden nodig hebben. Een commissie zal beoordelen of het voorstel aan de daarvoor gestelde eisen voldoet. 9
Financiën Exploitatie versus begroting De begroting over 2015 laat een negatief resultaat zien van 515.484. Dit begrote resultaat valt deels zo negatief uit omdat het bestuur heeft ingestemd met het afwachten op duidelijkheid omtrent de financiële uitwerking van de diverse akkoorden. Verwachting eind 2014 was dat er nog ca. 250.000 extra baten ontvangen zouden worden. In januari 2015 is er over de extra baten duidelijkheid gekomen, op dat moment was de begroting 2015 al vastgesteld door het bestuur. Het resterende tekort na uitwerking van de diverse akkoorden kon gedekt worden uit de bestemmingsreserves. Het resultaat valt 501.473 hoger uit en komt uit op 14.011 negatief. Dit tekort wordt gedekt door de bestemmingsreserves. Hiermee wordt de doelstelling, begroten op nihil, voor 2015 behaald. Onderstaand worden de belangrijkste verschillen tussen begroting en realisatie toegelicht. 3.1 Rijksbijdragen OC&W De rijksbaten zijn 259.342 hoger dan begroot. Vanuit het herfstakkoord, nationaal onderwijsakkoord en bestuursakkoord zijn er ca. 125.000 extra baten ontvangen via de subsidie personele bekostiging en personeel & arbeidsmarktbeleid. Daarnaast heeft er een indexatie van de personele bekostiging plaatsgevonden voor het schooljaar 2014-2015 van 15.000, deze was niet begroot. In november 2015 is de bekostiging wederom opgehoogd met ca. 90.000 zodat de afspraken in het loonruimteakkoord nageleefd konden worden. Het personeel kreeg in december 2015 met terugwerkende kracht van 1 september 2015 1,25% salarisverhoging en eenmalig 500 per fte. Door een wijziging in de regeling prestatiebox is er over 2015 30.000 minder ontvangen. Vanuit het samenwerkingsverband IJssel Berkel is 30.000 meer ontvangen dan begroot voor arrangementen voor zorgleerlingen. Bij het opstellen van de begroting was nog niet duidelijk welke arrangementen verstrekt zouden worden. De baten van de lerarenbeurs, 20.000, waren niet begroot evenals 15.000 extra baten van het samenwerkingsverband in verband met een taalpilot bij de Toermalijn. 3.2 Overige overheidsbijdragen De gemeentelijke baten (overige overheidsbijdragen) vallen 7.449 hoger uit dan begroot. Dit is voornamelijk veroorzaakt door de vergoeding van de gemeente Lochem inzake het huiskamerproject/schakelklas. Deze was lager begroot. 3.5 Overige baten De overige baten zijn 104.807 hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt met name door te laag begrote baten van Kentalis ad 37.000 en een afrekening van 30.000 van het samenwerkingsverband i.v.m. de opheffing van WSNS Berkeldal. Verder zijn er nog wat incidentele subsidies aangevraagd door de scholen zoals een subsidie Wetenschap en Techniek. 4.1 Personele lasten De personele lasten zijn 30.555 hoger uitgevallen dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door 70.000 hogere loonkosten en 40.000 lagere overige personele lasten. 10
Lonen en salarissen De loonkosten zijn 70.000 hoger dan begroot. Hiervoor zijn verschillende oorzaken -In de begroting is uitgegaan van 105 fte inzet per 1 augustus, dit is uiteindelijk 108,75 fte (excl. Detachering) geworden, mede doordat directeuren gelden die begroot waren voor materiële inzet (bijv. subsidie prestatiebox) ingezet hebben voor personeel. -de pensioenpremies zijn 1,8% lager dan begroot, dit levert een besparing van 80.000 op. -de premie vervangingsfonds is per 1 januari 2015 verlaagd van 7,7% naar 6,5% en per 1 augustus verlaagd naar 6,0%. In de begroting was voor het gehele jaar 7,7% opgenomen, dit levert een besparing op van 40.000. -per 1 september heeft het personeel een loonsverhoging gehad van 1,25% en een eenmalige uitkering van 500 bij een fulltime dienstverband. De kosten hiervan zijn. ca. 90.000. -de uitkering dag van de leraar is eenmalig verhoogd met 328 bij een fulltime dienstverband, totale kosten voor de stichting Poolster ca. 35.000. Overige personele lasten De overige personele lasten zijn ca. 40.000 lager dan begroot. De loonkosten derden zijn 95.000 hoger uitgevallen. Dit komt o.a. door een verschuiving met de loonkosten. Per augustus 2015 wordt er 3,6 fte ingezet via detachering. De kosten voor nascholing zijn 20.000 hoger dan begroot, dit komt o.a. door e-learning van de Heutinkacademie en er zijn een aantal individuele scholingen geweest die niet begroot waren deels vallend onder de onderwijsvernieuwing. Onder de uitgaven voor P&A was 50.000 begroot voor onderwijsvernieuwing. Dit bedrag is wel uitgegeven, maar met name gerealiseerd onder de scholingskosten, verbruiksmaterialen en investeringen. De arbokosten zijn ca. 10.000 lager dan begroot, dit komt met name door het lagere ziekteverzuim en doordat er minder begeleidingstrajecten zijn geweest voor personeel. Verder zijn er meevallers geweest, totaal 55.000 m.b.t. teruggaves loonheffing over 2011 en 2012 en de bonus van het Vervangingsfonds van 18.000 was niet begroot. 4.2 Afschrijvingen De gerealiseerde afschrijvingen zijn ca. 19.783 lager dan begroot. Dit komt met name doordat investeringen later in het jaar zijn uitgevoerd dan begroot. 4.3 Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn 13.299 hoger uitgevallen dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door kosten voor spuitwerk van de Barchschole, kosten ca. 8.000 en door iets hogere kosten voor alarmering. 4.4 Overige lasten De rubriek overige lasten laat een onderschrijding zien van 156.424. Dit komt met name door de kosten verbruiksmateriaal. Onder deze post zijn de uitgaven m.b.t. de subsidie prestatiebox begroot, begroot was 155.000. De uitgaven voor verbruiksmaterialen uit deze middelen zijn uiteindelijk ca. 18.000 geweest. Meerjarige investeringen De begrote investeringen bedroegen 237.727, de realisatie is uiteindelijk 240.438 geworden. Hiervan heeft 30.000 betrekking op investeringen in onderwijsvernieuwing. 11
Begroting 2016 (toekomstperspectief) Exploitatie 2016 Begroting 2016 Baten Rijksbijdragen OC&W 8.773.265 Overige 67.525 overheidsbijdragen Overige baten 78.641 Totaal baten 8.919.431 Lasten Personele lasten 7.523.889 Afschrijvingen 271.007 Huisvestingslasten 742.253 Overige 808.580 instellingslasten Totaal lasten 9.345.729 Saldo baten en lasten -426.298 Financiële baten en lasten 21.750 Exploitatieresultaat -404.548 Te bezuinigen 125.000 personele lasten Exploitatieresultaat -279.548 T.l.v. 279.548 bestemmingsreserves Exploitatieresultaat 0 De begroting 2016 is in de bestuursvergadering van 9 december 2015 vastgesteld. Het begrote resultaat bedraagt 279.548 negatief. Dit negatieve resultaat kan geheel ten laste van de bestemmingsreserves worden geboekt. De meerjarenbegroting kent tot en met 2019 een oplopend negatief resultaat. In november is met het bestuur afgesproken dat de financiële werkgroep in de loop van 2016 gaat kijken hoe in de toekomst bezuinigd kan worden. Voorlopig zijn er nog voldoende reserves, maar als Poolster niets doet wordt er behoorlijk ingeteerd op de algemene reserve. Treasury verslag De financiële administratie van Poolsterscholen wordt verzorgd door het Onderwijsbureau Twente te Borne. Poolster heeft haar liquide middelen volledig ondergebracht bij de Rabobank Almelo en maakt voor haar tijdelijke overtollige middelen gebruik van een internet spaarrekening. De rentevergoeding over het jaar 2015 bedraagt 27.920, hetgeen neerkomt op een rentepercentage van 0,7% (vorig jaar 1,2%) over het gemiddelde rekeningcourantsaldo. De treasurycommissie is in 2015 twee keer bijeen geweest. Uitkomst van deze bijeenkomsten was dat de externe treasury-adviseur en de financieel beleidsmedewerker in gesprek zijn gegaan met een aantal banken om te kijken of de kosten omlaag kunnen en/of de rentebaten omhoog. Uiteindelijk is besloten om een Rabo Vermogensparen spaarrekening af te sluiten. Hiermee wordt een iets hogere 12
spaarrente ontvangen. In 2016 zal het treasurystatuut nog eens nader tegen het licht worden gehouden om te beoordelen of het huidige statuut niet strijdig is met de statuten van de stichting. Prestatiebox Primair Onderwijs De middelen van de Prestatiebox zijn ingezet voor: Opbrengstgericht werken Een deel van de scholen heeft de gelden besteed aan taal- en leesmethodes en ontwikkelingsmaterialen. Er is vooral ingezet op taal-lezen omdat dit onderdeel binnen heel Poolster een aandachtspunt is. Professionalisering van leraren en schoolleiders Een aantal scholen heeft de gelden besteed aan scholing m.b.t. nieuwe onderwijsconcepten. Versterking en samenhang binnen en kwaliteit van cultuureducatie Een deel van de middelen is besteed aan culturele activiteiten, aanschaf van boeken voor de schoolbibliotheek en het uitwerken van een muziekproject/methode voor Poolsterscholen. De scholen hebben in de jaarplannen doelen geformuleerd. De realisatie van deze doelen, waarvoor ook de middelen van de prestatiebox worden ingezet, worden zichtbaar in de opbrengstrapportages. Deze worden twee keer per jaar besproken. Continuiteïtsparagraaf De stichting kent een toezichthoudend bestuur dat bestuurt op hoofdlijnen. De algemene directie voert voor het bestuur de bestuurlijke taken uit. In het managementstatuut zijn deze mandaten beschreven. Het bestuur heeft de Code Goed Bestuur in het Primair onderwijs integraal overgenomen en de code is daarmee de leidraad voor het handelen. Continuïteit Het risicomanagement is opgenomen in de planning & control cyclus van Stichting Poolster en deze is opgenomen in het financieel beleidsplan. Periodiek komen de onderwerpen van de planning & controlcyclus aan de orde in de rapportagegesprekken tussen het bestuur, algemeen directeur en schooldirecteuren. In 2015 heeft Poolster met name de pijlen gericht op het belangrijkste risico, de krimp in aantal leerlingen. Samen met een aantal omliggende besturen en een adviseur van de Ijsselgroep wordt in kaart gebracht wat de effecten zijn van de krimp in de toekomst. Het ministerie heeft hiervoor de subsidie regionale procesbegeleider leerlingendaling PO verstrekt in 2014/2015. Begin 2016 zullen de resultaten hiervan bekend worden. Verder heeft Poolster zich gericht op risico s voortvloeiend uit de Wet Werk en Zekerheid. Poolster heeft zich inmiddels aangesloten bij PON zodat risico s m.b.t. het aangaan van verplichtingen met tijdelijk personeel worden verminderd. Deze risico s van Poolster kunnen in voldoende mate worden afgedekt door de ruim aanwezige reserves. Daarnaast ondervangen wij daar waar mogelijk de risico s met beleidsmaatregelen. 13
Kengetallen KENGETAL (stand 31/12) 2015 2016* 2017* 2018* Personele bezetting in FTE - Management / Directie** 8 8 8 8 - Onderwijzend personeel*** 94 86 82 78 - Overige medewerkers 10 10 10 10 Leerlingenaantallen 1.688 1.601 1.518 1.434 *prognose **geen rekening gehouden met sluiting Toermalijn per 31-7-2017 *** inclusief detacheringen (ingehuurd) Volgens de prognose 2015 van MOOZ daalt het leerlingenaantal in de totale gemeente Lochem tot en met 2020 van 2.647 naar 2.259 leerlingen. In de gemeente Lochem heeft Poolster een marktaandeel van ca. 65%. Na 2020 is de verwachting dat het leerlingenaantal stabiliseert. De leerlingenaantallen in de meerjarenbegroting zijn gebaseerd op de prognose van de directeuren afgezet tegen de prognose van MOOZ en Planningsverband Groningen. Ten aanzien van personele bezetting is Poolster zich bewust van de krimp in het leerlingenaantal en is beleid ontwikkeld om het personeelsbestand passend te laten zijn aan het leerlingenaantal. In bovenstaande fte s is rekening gehouden met het natuurlijk verloop (de ervaring leert dat er elk jaar een aantal mensen uren in wil leveren danwel eerder met pensioen wil) en vermindering van fte s in verband met de krimp in leerlingen. Daar waar tijdelijke vacatureruimte ontstaat probeert Poolster vacatures zoveel mogelijk in te vullen via detachering (personeel niet in loondienst). Als de begroting door andere kosten wordt belast zal dit gevolgen hebben voor het aantal in te zetten fte s. Balans Activa 2015 2016 2017 2018 Vaste activa 1.2 Materiële vaste activa 1.386.569 1.387.096 1.512.153 1.410.220 Totaal vaste activa 1.386.569 1.387.096 1.512.153 1.410.220 Vlottende activa 1.5 Vorderingen 614.639 614.639 614.639 614.639 1.7 Liquide middelen 3.023.997 2.751.062 2.427.152 2.517.033 Totaal vlottende activa 3.638.636 3.365.701 3.041.791 3.131.672 Totaal activa 5.025.205 4.752.797 4.553.944 4.541.892 14
Passiva 2015 2016 2017 2018 Eigen vermogen Algemene reserve 2.990.205 2.990.205 2.990.205 3.148.745 Bestemmingsreserve Publiek 1.049.320 769.772 571.987 402.859 Totaal Eigen vermogen 4.039.525 3.759.977 3.562.192 3.551.604 Voorzieningen Voorziening Groot Onderhoud 96.679 111.819 119.751 127.287 Voorziening Jubilea 66.960 63.960 59.960 55.960 Totaal voorzieningen 163.639 175.779 179.711 183.247 Kortlopende schulden Crediteuren 74.697 74.697 74.697 74.697 Belastingen en premies sociale verz. 300.256 295.256 290.256 285.256 Schulden terzake pensioenen 70.587 70.587 70.587 70.587 Overige kortlopende schulden 1.592 1.592 1.592 1.592 Overlopende passiva 374.909 374.909 374.909 374.909 Totaal kortlopende schulden 822.041 817.041 812.041 807.041 Totaal passiva 5.025.205 4.752.797 4.553.944 4.541.892 Staat / Raming van baten en Lasten Baten 2015 2016 2017 2018 Rijksbijdrage 9.052.524 8.773.265 8.420.634 8.001.381 Overige overheidsbijdragen en subsidies 71.448 67.525 67.525 67.525 Overige baten 175.856 78.641 36.041 36.058 Totaal Baten 9.299.828 8.919.431 8.524.200 8.104.964 Lasten 2015 2016 2017 2018 Personeelslasten 7.564.215 7.523.890 7.090.919 6.835.775 Afschrijvingen 245.877 271.007 282.473 286.605 Huisvestingslasten 752.644 742.253 707.340 693.984 Overige lasten 776.425 808.580 763.008 738.024 Totaal lasten 9.339.161 9.345.730 8.843.740 8.554.388 Saldo Baten en Lasten -39.333-426.299-319.540-449.424 Saldo financiële bedrijfsvoering 25.322 21.750 21.756 21.756 Totaal resultaat -14.011-404.549-297.784-427.668 T.l.v.bestemmingsreserve -14.011 279.548 197.785 169.128 Bezuiniging personeel per 1-8 125.000 100.000 100.000 Totaal resultaat na bezuiniging 0 0 0-158.540 *in de meerjarenbegroting is nog geen rekening gehouden met de sluiting van de Toermalijn per 31-7-2017. 15
Door de krimp in leerlingaantallen dalen de baten van het rijk in de komende jaren. Hiermee samenhangend zal er minder personeel ingezet moeten worden. In het schooljaar 2015-2016 is er sprake van een redelijk grote flexibele schil, er zijn 1,89 fte tijdelijke uitbreidingen, 7,95 fte tijdelijke aanstellingen en 3,6 fte ingehuurd via detacheringen. Verwachting is dat er in het schooljaar 2016-2017 ook een flexibele schil gecreëerd kan worden. Verder is er nog de mogelijkheid om personeel in te zetten voor ziektevervanging. Bij de schooldirecteuren is er een goed kostenbewustzijn. De directeuren acteren binnen hun begroting en bij incidentele overschrijdingen wordt de AD danwel de financieel beleidsmedewerker daarin gekend en om goedkeuring gevraagd. Het beleid voor de meerjarenbegroting is om op nihil te begroten. Financieringsstructuur Stichting Poolster heeft voldoende liquide middelen. De liquiditeitsratio per 31-12-2015 is 4,43; de streefwaarde is groter of gelijk aan 1,5. Huisvestingsbeleid Stichting Poolster heeft het reguliere onderhoud sinds oktober 2011 uitbesteed aan Paul Hardonk Bouw te Deventer. Dit bedrijf verricht alle werkzaamheden m.b.t. huisvesting en heeft ook de nutsvoorzieningen, schoonmaak en heffingen in haar beheer. Ook over het buitenonderhoud zijn afspraken gemaakt. Met de gemeente Lochem is er voortdurend overleg over de leegstand. Poolster ontvangt van de gemeente Lochem een vergoeding van ca. 12,50 per m2 leegstand. Reserves en voorzieningen In de afgelopen jaren heeft Poolster een aantal bestemmingsreserves opgebouwd. Deze zijn deels ingezet in 2015 en de verwachting is dat deze bestemmingsreserves in 2016 en 2017 verder uitgeput zullen worden. In 2015 is de voorziening buitenonderhoud gevormd. In samenwerking met Paul Hardonk Bouw wordt bekeken welke onderdelen van het meerjarenonderhoudsplan uitgevoerd worden. Beheersing uitkeringen na ontslag Poolster werkt reeds een aantal jaren met een flexibele schil aan personeel. Dit betreffen personeelsleden die ingehuurd worden via detachering van andere schoolbesturen en tijdelijke aanstellingen. Bij het selecteren van de personeelsleden met een tijdelijke aanstelling wordt gekeken naar de kwaliteit van de medewerker en het arbeidsverleden. Op deze manier neemt de stichting een gecalculeerd risico. Daarnaast bestaat er nog de mogelijkheid een vervangingspool voor ziektevervanging te vormen, momenteel wordt daar geen gebruik van gemaakt. Daar waar toch verplichtingen m.b.t. uitkeringen na ontslag ontstaan is er een reserve wachtgeld gevormd. Vooralsnog hebben we deze nog niet aan hoeven te spreken. 16
Verklarende woordenlijst: AD BAPO FTE GMR IB ICT LGF MR MI OC&W P & A POP SBO WMO WSNS WTF Algemene directie Bevordering Arbeids Participatie Ouderen Regeling waarbij senioren van 52 t/m 55 en 56 en ouder 4 respectievelijk 8 uur verlof krijgen in ruil voor een beperkte eigen bijdrage. Regeling tot en met oktober 2014. FullTime Equivalent Volledige arbeidsplaats. Gemeenschappelijke Medezeggenschaps Raad Centrale MR die ingesteld kan worden als een bestuur meerdere scholen beheert. Interne Begeleiding. Coördinator in het onderwijs voor de leerlingenzorg. Informatie - en communicatie Technologie Het geheel van hard- en software dat voor het onderwijs wordt ingezet. Leerling Gebonden Financiering (ook wel rugzakje genoemd) Voorziening voor kinderen met een handicap die een indicatie hebben voor het speciaal onderwijs. Medezeggenschaps Raad Bij de WMO ingesteld inspraak orgaan basisonderwijs voor ouders en personeelsleden. Materiele Instandhouding. De bekostiging vanuit het ministerie voor alle materiële voorzieningen. Ministerie van Onderwijs Cultuur & Wetenschappen. Personeel en Arbeidsmarktbeleid. Een lineair budget ter bekostiging van alle personele lasten die niet onder het lumpsumbudget vallen. Persoonlijk Ontwikkelings Plan. Speciale School voor Basisonderwijs Wet Medezeggenschap Onderwijs Regelt de inspraak van ouders en personeel. Weer Samen Naar School Wettelijk verplicht samenwerkingsverband van basisscholen en speciale basisscholen ten behoeve van gerichte zorg aan leerlingen die dat nodig hebben. Werktijdfactor Benoemingsfactor die aangeeft in welke mate personeel in deeltijd werkt. 17
A2. Verslag toezichthouder Stichting Poolsterscholen Het bestuur van Stichting Poolsterscholen heeft toezicht gehouden op de uitvoering van de bestuurstaken. Het bestuur heeft de taken en bevoegdheden uitgeoefend conform de statuten van de stichting en zoals die zijn uitgewerkt in het managementstatuut. De uitgangspunten van de Code Goed Bestuur zijn richtlijn voor het toezichthouden. Het bestuur heeft in 2015 totaal 11 keer vergaderd, acht keer met de algemene directeur als adviseur, en drie keer intern. Er heeft naast het reguliere afstemmingsgesprek nog een tweede vervolgoverleg plaatsgevonden met de GMR over algemene onderwerpen. Gesproken is onder andere over de verhouding overhead en personeel voor de klas, de zorg over taakbelasting van directeuren, krimpproblematiek en hoe het bestuur een bijdrage kan leveren aan de borging van de kwaliteit voor de GMR. Er is een overleg geweest met de gemeenteraad over de begroting en jaarrekening, en de ontwikkelingen binnen Poolster. Op basis van de portefeuilleverdeling hebben bestuursleden meerdere keren deelgenomen aan werkgroep bijeenkomsten die ten doel hadden de uitgangspunten van beleid verder uit te werken. Op deze wijze is het bestuur vroegtijdig en goed geïnformeerd over de ontwikkelingen en kan dit benutten voor het uit te werken beleid en het toetsen aan de uitgangspunten van het strategisch beleid. De volgende onderwerpen zijn zo besproken: -De uitgangspunten voor het bestuursformatieplan 2015 -Vooroverleg jaarrekening 2014 -Uitgangspunten voor de begroting 2016 -Vooroverleg over de begroting 2016 -Oplossingen voor de vervanging Het bestuur heeft de voorgestelde beleidsstukken in hun vergadering besproken en voor inspraak aan de GMR aangeboden. Er is kennis genomen van de adviezen van de GMR en beoordeeld of deze voldoende zijn gewogen en meegenomen in de voorgestelde beleidsstukken en heeft deze beleidsstukken daarna vastgesteld. Het betrof de volgende beleidstukken: De begroting 2016 Jaarverslag en jaarrekening 2014 Evaluatie bestuursbeleid Jaarplan 2014 Financieel beleidsplan 2015-2018 Opstellen bestuursjaarplan vanuit het strategisch beleidsplan 2015-2019 Bestuursformatieplan en bezuinigingen op personele kosten Beleidsplannen op gebied van personeel (aansluiting bij de vervangingspool PON, besluit vaststellen Cao -PO 2014-2015) en kwaliteitszorg (aanstellen medewerker kwaliteitszorg). Over de voortgang van de volgende onderwerpen is in 2015 tijdens de bestuursvergaderingen gerapporteerd: Na vaststelling van de begroting heeft het bestuur toezicht gehouden op de exploitatie middels de kwartaaloverzichten. De financiële en administratieve organisatie is vastgelegd in een planning- en controlecyclus. Er is een werkgroep opgestart voor de evaluatie van de managementstructuur. De beleidsplannen rond huisvesting o.a. de nieuwbouw Propschool in de kern Lochem. Het overleg met de gemeente en het overleg met andere besturen in de gemeente over huisvesting. 18
De accountant heeft een toelichting op de jaarrekening en de accountantsverklaring gegeven. Er zijn geen verdere op- of aanmerkingen gegeven. Onze organisatie heeft een goede financiële planning en control. De financiële positie van Poolster is besproken en er is geconstateerd dat de algemene reserves hoog zijn. Het bestuur heeft de algemene directeur gevraagd een voorstel te formuleren hoe om te gaan met de hoge reserves. Dit is na de inspraakprocedure vastgesteld en in uitvoering genomen. De treasurycommissie heeft verslag gedaan aan het bestuur: er is een liquiditeitsprognose opgesteld, de mogelijkheden van kostenbesparing op het huidige betalingsverkeer zijn nagegaan, er is een advies gegeven om hogere rendementen op het huidig spaarsaldo te verwezenlijken. Er is een risicoanalyse opgesteld van onze organisatie. Hierbij is het instrument Risico s in beeld van de PO-raad ingevuld. Er is een aanvaardbar risico geconstateerd met dien verstande dat gesignaleerde risico s met maatregelen zijn afgedicht. De kwaliteit van het onderwijs en de organisatie heeft het bestuur mede beoordeeld aan de hand van de bestuurskaart (als bijlage toegevoegd). Daarnaast heeft het bestuur zich laten informeren over de bevindingen en de resultaten van de inspectiebezoeken. Ook is verslag gedaan over de interne audits in de diverse scholen. Het bestuur is geïnformeerd over de instrumenten ter monitoring van de kwaliteit van het onderwijs. De bestuursvergaderingen zijn regelmatig gepland op de basisscholen. Voorafgaande aan de vergadering geeft de schooldirecteur informatie over de ontwikkelingen van die school. Op een school hebben we kennis kunnen nemen hoe de I-pad ingezet wordt in het onderwijs. Op een andere school is het jaarklassensysteem omgezet in een organisatievorm met bredere leeftijdsgroepen De onderwijsinhoud wordt thematisch aangeboden Dit concept is ondersteund met een interne verbouwing om het goed vorm te kunnen geven. Om de continuïteit van de organisatie te beoordelen en te waarborgen zijn gesprekken gevoerd over de toekomst van kleine scholen binnen de stichting en het omgaan met krimp van het leerlingenaantal binnen de stichting. Er is een subsidie aanvraag bij OC&W gedaan voor het aanstellen van een procesbegeleider die 5 besturen begeleidt bij het opstellen van een plan voor een toekomstbestendig onderwijsaanbod in de regio. De betrokken besturen willen antwoord krijgen op de vraag wat de afzonderlijke dan wel de gezamenlijke organisaties nodig hebben om ook op middellange termijn als vitale en toekomstbestendige organisaties uitvoering te geven aan de opdracht tot het verzorgen van openbaar onderwijs in de deelnemende gemeenten. Dit onderzoek vond plaats in najaar 2015, de rapportage komt beschikbaar in 2016. Er is een procedure opgesteld voor vervanging van de algemeen directeur bij langdurige afwezigheid. Er zijn 2 tijdelijke benoemingen van directeuren omgezet in vaste aanstellingen na een positief beoordelingsgesprek. Drie bestuursleden zijn in 2015 voor herbenoeming voor 4 jaar voorgedragen bij de gemeenteraad Lochem. Tijdens de ( interne ) bestuursvergaderingen hebben we de informatie van de bijgewoonde conferentie uitgewisseld. 19
Er zijn afspraken gemaakt over de evaluatie van ons functioneren als toezichthoudend bestuur. We nemen deel aan een onderzoek van de Universiteit van Groningen over dit onderwerp. De rapportage zal in maart 2016 beschikbaar zijn. De PO-raad heeft en enquête uitgezet over het functioneren van de Code Goed bestuur. Hieraan heeft onze organisatie deelgenomen. Bovendien hebben we deze enquête, ingevuld door de voorzitter en de algemeen directeur, in het bestuur besproken om onze kennis en visie aan te scherpen. Ook hebben we de huidige bestuursvorm te weten een stichtingsbestuur op hoofdlijnen met eindverantwoordelijkheid en een gemandateerde algemeen directeur op basis van een directiestatuut tegen het licht gehouden. Deze bestuursvorm is vergeleken met het model Raad van Toezicht. Na discussie zijn we tot de conclusie gekomen dat deze huidige vorm in onze situatie voldoet. Er zal regelmatig geëvalueerd worden, ook met externe deskundigen. Vooralsnog handhaven we deze bestuursvorm. Namens het bestuur, Mevrouw A.C.M. Buijs (voorzitter) 17 februari 2016 20