BELEIDS EN ACTIEPLAN 2016 STICHTING VOEDSELBANKEN NIEUWEGEIN EN STICHTING VOEDSELBANK IJSSELSTEIN. Het bestuur geeft in onderstaande tabel aan wat de voornemens zijn voor 2016. In aanmerking genomen dat de beleidszaken puntsgewijs zullen worden genoemd en bij in- en uitvoering zal er een uitgebreider document worden vastgesteld. Het bestuur wil in samenwerking met de coördinatoren en met ondersteuning van de vrijwilligers zorgen voor een stevig fundament en voortbouwen op de zaken die in 2014 zijn gerealiseerd en in gang gezet. Het bestuur van de beide stichtingen bestaat uit de volgende leden: Cor van Dalen: voorzitter Otto Staal: penningmeester Dixie Scholt-Hylkema: voedsel- en fondswerving en pr Taakverdeling bestuursleden: De deelterreinen die onder de verantwoordelijkheid vallen van een bestuurslid zijn als volgt: Interne organisatie (nieuwe) medewerkers, MAS-studenten) Otto Financiën: Otto Voedsel- en Fondswerving: ( daarvoor ook de PR & marketing) Dixie PR: ( pers, krant etc., de teksten en artikelen) Dixie Update website: (bestuur bekijkt periodiek de teksten) De verzending van wijzigingen voor de website naar de webmaster zal de verantwoording zijn van Cor Externe organisaties: VBNederland, Sensz (voedselveiligheid, regiobestuur, bedrijven die diensten leveren, Caritas beide gemeenten, Platform diaconaal overleg, gemeenten, WIL, Pulse, Vitras, vluchtelingenwerk Nieuwegein/IJsselstein, Woningbouw Jutphaas etc. Cor Intern binnen de organisatie: de coördinatoren, screeners Cor Voorzitter: Cor Secretariaatswerkzaamheden: In oktober 2015 heeft het bestuur ondersteuning gekregen van een waarnemend secretaris in de persoon van mevr. Else Schuijl. De bestuursleden vervangen elkaar bij afwezigheid.
Algemene organisatie Doel Uitwerking Actie door Kamer van Koophandel Nieuwe bestuursleden inschrijven KvK Nieuwegein: 56486332 + uittreksel Otto Oude bestuursleden uitschrijven RSIN: 852148938 Btw-nummer: NL852148938B01 KvK IJsselstein: 57053865 RSIN: 852419636 Kamer van Koophandel beheren Via internet Otto Statuten Gepasseerd bij notaris Dijkstra; kopie in bezit van de Otto penningmeester. ANBI Certificering ANBI status toegekend per 01-01-2014 bestuur Voedselbank Nederland Lidmaatschap Toegekend Voedselbank Nederland Cor Bank ABN-AMRO Rekening : NL40 ABNA 0434254290 Otto Nieuwegein Volledig Internet bankieren Jaarverslag 2015 Jaarverslag openbaar op website Zal worden vastgesteld in januari 2016 Januari Cor/ Else Nieuwe bestuursleden zoeken Er wordt gezocht naar een bestuurslid vrijwilligers 2016 bestuur Financiën Kascontrolecommissie 2016 De penningmeester nodigt de kascontrolecommissie uit om de boeken te controleren Kasoverzichten door het jaar heen Overzichten van coördinatoren ontvangen Otto Begroting 2017 opstellen Dit zal gebeuren in november / december 2016 Otto Balans maken Eind boekjaar 2016 Otto Sponsoren Bedrijven supermarkten Bezoek bedrijven en het contact onderhouden. Januari Otto Regelmatig contact Dixie Sponsorwand bijhouden logo s Cor Fondsen benaderen Voor een geoormerkt doel Dixie Spreadsheets maken Voor presentaties Algemeen Dixie Externe organisaties Pulse en Ewoud Contact onderhouden Cor en Otto Caritas en Diaconieën bezoeken Overleg: visie, doelstellingen, financieel verslag Otto / Cor Vluchtelingenwerk Nieuwegein en Contact onderhouden Cor IJsselstein Alle externe organisaties Contact onderhouden Cor Gemeente Nieuwegein Overleg met wethouder Nieuwegein Cor / Otto
Website / PR / Marketing Gemeente IJsselstein Overleg wethouder IJsselstein Cor / Otto Movactor Contact onderhouden Cor Werk Inkomen Lekstroom Elke 1 e vrijdag van de maand op de Montageweg. Cor De WIL ook op uitgiftepunt IJsselstein vanaf 2016 (na overleg ) Contact onderhouden Vitras Nieuwegein / IJsselstein Contact onderhouden Cor Website Bestuur bespreekt regelmatig de teksten. Verzending van de herschreven stukken Bestuur Cor Website onderhouden Webmaster Martijn Bestuur Domeinnaam Contract voor 1 jaar. Overleg over voortzetting met Otto en Cor penningmeester en sponsor Persberichten maken Regelmatig in het (lokale) nieuws verschijnen Dixie Interviews geven Regelen indien aan de orde door Dixie MOVACTOR VO-Scholen acties Zijn nog niet bekend. Lopen via Movactor of direct mailcontact. Dixie Transport Project koelstraat Is actie op gezet en begin 2016 zal dit gerealiseerd worden. Otto Distributie vanuit DC Rotterdam Vanuit DC Rotterdam is transport wekelijks naar de Montageweg Cor Huisvesting Locatie Nieuwegein Stichting IJsselstein Verzekeringen Vrijwilligers en coördinatoren Vast uitgifte-, operationeel punt in Nieuwegein Woningbouwvereniging Jutphaas Wonen / Willeke de Ridder Contract expireert op 31-12-2019. Contract bij OS. Wij hebben een bruikleenovereenkomst Cor/Otto Vuilcontainers Contract met firma Beelen uit Houten Otto Voedselveiligheid In 2016 zullen we het verkregen certificaat GROEN moeten Cor 2016 continueren en waarborgen Uitgiftepunt Ewoud Continueren van dit uitgiftepunt Cor/Otto Contracten Verzekeringspakket bij ABN-Amro/Voedselbanken Nederland Otto Definitief vaststellen 1 e kwartaal klachtenregeling Benoemen vertrouwenspersoon 1 e kwartaal Benoemen klachtencommissie 1 e kwartaal
Evaluatie/herziening inhoud Commissie komt met voorstel Voor 1 februari voedselpakketten 2016 Screening Werkwijze versnellen voor cliënten 18 januari 2016 Hieronder het voorlopige overzicht geplande activiteiten 2016. Dit overzicht is een planning waar beweging in zit en we passen ons als organisatie aan bij die mogelijkheden die de leveranciers en organisaties ons bieden en aangeven. Geplande acties/evenementen 2016 Wekelijks/ periodiek Uitgifte voedselpakketten Nieuwegein Uitgifte voedselpakketten IJsselstein Voedselaanvoer door distributiecentrum Rotterdam en lokale leveranciers Iedere vrijdag van 10.30-12.00 uur Iedere vrijdag van 10.45 11.45 uur Donderdagochtend Vrijwilligers Vrijwilligers, chauffeurs Chauffeurs Screening cliënten Doorlopend Screeners Supermarktacties Op vrijdagen van 10.00-17.30 uur Vrijwilligers + chauffeur Vrijwilligersbijeenkomsten 2 keer per jaar Vrijwilligers Voedselveiligheid implementeren De koelstraat aanschaffen i.v.m. voedselveiligheid Doorlopend 2016 Vrijwilligers Bestuur Updaten financieel protocol 1 e kwartaal 2016 Penningmeester
Komen tot eensluidende (nieuwe) statuten voor de personele unie Updaten Huishoudelijk Reglement (voor de toekomst) VOG s voor bestuursleden en coördinatoren 1 e helft 2016 Else en Otto Drukken van nieuwe SUMA-folder (met extra info) 2016 Dixie Gerichter zoeken naar vrijwilligers Vorkheftruck Reinigings- en mop apparaat Huisvesting IJsselstein. Het nauwlettend volgen van wat de consequenties zijn van de inwoning. Ontwikkeling rond de toename van het aantal cliënten Alle eigendommen van de voedselbank voorzien van een (eigendom)sticker. Gele kratten, vouwkratten, dolly s 1 e helft 2016 Cor en Otto Opruimen en herinrichten van het kantoor boven 2016 Bestuur Kraan keukenblok vervangen (veiligheid)
Kunststofpallets aanschaffen ter vervanging van de houten pallets ( veiligheid) Uitstortgootsteen / aansluiting voor hogedrukspuit aan de straatzijde voor in de loods Onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor een internet aansluiting. (wensen, haalbaarheid, kosten) Zwarte container wekelijks laten legen. Contact openbreken. (Hygiëne) Nieuwe banner bij / boven de voordeur Koffietafel / stoelen en koffievoorziening verbeteren. Relatiebeheer met de 5 zuilen van de voedselvoorziening Open dag / avond December Koffie / informatie ochtenden voor zowel eigen vrijwilligers als externe groepen. / coördinatoren Koningsmarkt April VERSIE januari 2016