Deelnamevoorwaarden Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn 2016 Swim to Fight Cancer is een recreatief zwemevent in open water in een stadsdecor waarbij deelnemers en teams zoveel mogelijk donaties ophalen voor Fight Cancer. Fight cancer is een stichting die fondsen werft voor wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie via KWF Kankerbestrijding. Voor een editie van Swim to Fight Cancer in Apeldoorn is de stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn opgericht. Deze stichting organiseert een zwemtocht van ca. 1500 meter in het Apeldoorns Kanaal tussen de Deventerstraat en de Molenstraat op 18 september 2016. Artikel 1. DEFINITIES In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder: 1. Fight Cancer, is een jonge en eigenzinnige stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto Love life. Fight Cancer. laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight Cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight Cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website http://www.fightcancer.nl 2. Stichting, is de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn, Zij organiseert het Event Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn is 856037370. 3. Organisatie, deze bestaat uit de bestuursleden van Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn, projectgroep leden en door de organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties. 4. Event, is de Swim to Fight Cancer 2016 editie Apeldoorn zwemtocht van ca. 1500 meter in het Apeldoorns Kanaal tussen de Deventerstraat en de Molenstraat op 18 september 2016. De zwemtocht is geen officiële wedstrijd. 5. JuniorSwim, is een zwemtocht van ca. 375 meter in het Apeldoorns Kanaal tussen de Molenstraatbrug en de Freulebrug voor junioren van 10 15 jaar. 6. Deelnemer(s): zijn de zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn geregistreerd zijn. Dit zijn: a. individuele zwemmers, vanaf 16 jaar b. zwemmers van een Team, 1
c. junior zwemmers in de leeftijd van 10 15 jaar, onder begeleiding. 7. Team bestaat uit maximaal 4 deelnemers van 16 jaar en ouder. Dit kunnen collega s zijn namens een bedrijf, vrienden, leden van een sportclub, klasgenoten, studenten, buren etc. Artikel 2. INSCHRIJVING 1. Inschrijving aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen. 2. Minimum leeftijd voor deelnemers aan de gehele afstand van 1.500 meter is 16 jaar. 3. Deelnemers in de leeftijd van 16 en 17 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en met een schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'toestemmingsverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring kan worden gedownload van de website, of worden opgevraagd via info@apeldoorn.swimtofightcancer.nl. 4. Deelnemers (10 15 jaar) aan JuniorSwim kunnen alleen onder begeleiding meedoen en onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en met een schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'toestemmingsverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring kan worden gedownload van de website, of worden opgevraagd via info@apeldoorn.swimtofightcancer.nl. 5. Deelnemers aan JuniorSwim worden begeleid door een deelnemer die hele afstand zwemt en zich daartoe heeft ingeschreven. 6. Er kunnen maximaal 750 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn besluit om dit aantal aan te passen. 7. Het inschrijfgeld voor een individuele Deelnemer is 100,--. De betaling geschiedt via de website, via het betalingssysteem. 8. Er kunnen maximaal 100 Teams meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn besluit dit aantal aan te passen. 9. Per bedrijf, club, enz. mogen maximaal 10 Teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer Teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de Organisatie 10. Het inschrijfgeld voor een Team is 1.000,--. De betaling geschiedt via de website via het betalingssysteem, of op verzoek via een factuur. 11. Er kunnen maximaal 100 junioren (10 15 jaar) meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn besluit dit aantal aan te passen. 12. Het inschrijfgeld voor een Deelnemer JuniorSwim is 50,--. De betaling geschiedt via de website via het betalingssysteem. 13. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 14. Zie onder Donaties de inspanningsverplichting van elke (individuele/team/juniorswim) Deelnemer om donatiegeld te werven. 2
15. De inschrijving start op 11 maart 2016 en sluit voor de individuele deelnemers op uiterlijk 12 september 2016 en voor de teams op uiterlijk 2 september 2016, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn besluit deze data aan te passen. 16. De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 12 september 2016 voor de individuele deelnemers en 2 september 2016 voor de teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen. Artikel 3. DONATIES 1. Elke (individuele/team/junior) Deelnemer, die zich inschrijft, spant zich in om minimaal 250,-- donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. Fight cancer. 2. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via info@apeldoorn.swimtofightcancer.nl 3. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer of de Team pagina. Het donatiegeld dient uiterlijk 30 september 2016 overgemaakt te zijn. 4. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL66RABO0303988622 van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn. 5. De minimale donatiegelden ad 250,-- per Deelnemer dienen uiterlijk 14 september 2016 te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2016 worden overgemaakt. 6. De Stichting kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen: a. Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt. Deze gelden worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar; b. Donatiegelden. Deze gelden komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan Fight Cancer. Na afloop van het Event wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt. 6. Op de totaal-donatieteller op de homepage van de site zal het nettobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk. 7. Het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn houdt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten. 8. Het bestuurslidmaatschap van de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn is een onbezoldigde functie. 9. De Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend. 3
10. Voor de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn zal de ANBI/status worden aangevraagd: ANBI = Algemeen Nut Beogende Instelling. Hierdoor zijn de donaties aan Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn en donaties door Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn vrijgesteld van schenkbelasting. De donaties komen dus via de stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn, zonder heffing van schenkbelasting, volledig ten goede aan Stichting Fight Cancer. Donateurs kunnen ook gebruik maken van belastingvoordelen met betrekking tot de gedane giften aan Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn. Particuliere donateurs van een ANBI kunnen hun giften onder voorwaarden aftrekken van de inkomstenbelasting. Ook voor ondernemingen is het mogelijk om hun giften onder voorwaarden af te trekken van de vennootschapsbelasting. Artikel 4. DEELNAME 1. Iedere Deelnemer wordt bij registratie op 18 september 2016 verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per email beschikbaar gesteld. 2. Dit geldt idem voor iedere begeleider / ouder-verzorger van de Junior Deelnemer 3. Een Deelnemer mag niet zwanger zijn en mag geen gezondheidsproblemen hebben. 4. Een Deelnemer is minimaal in het bezit van de zwemdiploma s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren. 5. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (18 september 2016) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de aanmeldlocatie. 6. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op de website. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 7. Er vindt geen restitutie plaats van het inschrijfgeld tenzij een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd is op 18 september 2016 te verschijnen. Na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, kan het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@apeldoorn.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie. 8. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om het minimale donatiebedrag op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn worden uitgesloten van deelname. 9. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Artikel 5. KLEDING 1. Het is verplicht om een wetsuit met lange mouw en lange pijpen te dragen. 2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht. Van start tot en met finish dient deze geheel zichtbaar gedragen te worden. 4
3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijgingen van de Organisatie op te volgen. Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN 1. Het Event kan plaatsvinden als de benodigde vergunningen van Gemeente Apeldoorn en Waterschap Vallei & Veluwe zijn verstrekt. 2. De Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim to Fight Cancer 2016 editie Apeldoorn. 3. De Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn behoudt zich het recht voor om nadere voorwaarden te stellen die uiterlijk bij toezending van startbewijs kenbaar gemaakt zullen worden. 4. De Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of andere onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight Cancer, direct, of na afloop van een volgend Event Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn. Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID 1. Deelname aan het Event Swim to Fight Cancer editie Apeldoorn is te allen tijde geheel op eigen risico van de Deelnemer. 2. De Organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Event Swim to Fight Cancer Apeldoorn of tijdens de side events. 3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering. 4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren. Artikel 8. PORTRETRECHT 1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisatie voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van het Event, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. 5
Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS 1. De persoonsgegevens van de deelnemers worden door de Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn vertrouwelijk behandeld en niet voor commerciële doeleinden aan derden ter beschikking gesteld. 2. De Deelnemers heeft ten allen tijde het recht op verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie. Artikel 10. VEILIGHEID 1. In kader van de veiligheid van de Deelnemer zelf, veiligheid van de andere Deelnemers of in het algemeen en moet de Deelnemer onmiddellijk de aanwijzingen van de organisatie opvolgen. Artikel 11. OVERIGE 1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het bestuur van Stichting Swim to Fight Cancer Apeldoorn wat de handelwijze moet zijn. Apeldoorn, 7 maart 2016 6