Deelname voorwaarden

Transcriptie

1 Deelname voorwaarden Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch is een initiatief en programma van de Stichting Swim to Fight Cancer. Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch is geen officiële wedstrijd. Doelstelling van Stichting Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch zwemtocht van ca 2000 meter door het water van de Singelgracht en de Stadsdommel in s- Hertogenbosch op 13 september Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente s-hertogenbosch is verstrekt. De Stichting Swim to Fight Cancer is verantwoordelijk voor de inhoud van het Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch-programma en de inhoud van de website Artikel 1. DEFINITIES 1. In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder: a. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch Event geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn: i. Individuele zwemmers; ii. Zwemmers van een Team, en; iii. Zwemmers die deelnemen aan de Kids Swim. Deelname aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt. Deelname aan de Kids Swim is uitsluitend mogelijk voor kinderen die de door de Organisatie vastgestelde leeftijd hebben van 10 t/m 15 jaar en vergezeld worden door een begeleider welke de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 18 jaar hebben bereikt. b. Event: de unieke Swim to Fight Cancer 2015 editie s-hertogenbosch zwemtocht van ca meter door het water van de Singelgracht en de Stadsdommel in s- Hertogenbosch op 13 september c. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan de bestuursleden van Stichting Swim to Fight Cancer, medewerkers van evenementenbureau Artishock en vrijwilligers, en door organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties. d. Stichting Fight cancer: Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto Love life. Fight cancer. laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil jonge mensen 1

2 bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website e. Stichting Swim to Fight Cancer: Dit is de stichting die het Event Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch organiseert. f. Team(s): Team(s) van maximaal 4 Deelnemers dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch Event geregistreerd zijn bij de organisatie. g. Kids Swim: evenement als onderdeel van de Swim to Fight Cancer 2015 editie s- Hertogenbosch is een zwemtocht waarbij kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar, onder begeleiding van een natuurlijk persoon die de door de organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 18 jaar heeft bereikt, een verkorte route zwemmen door het water van de Singelgracht en / of de Stadsdommel in s-hertogenbosch op 13 september Artikel 2. DONATIES 1 Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen: a) Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar; b) Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer. Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt. 2 Het bestuurslidmaatschap van de Stichting Swim to Fight Cancer is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Swim to Fight Cancer is Op de totaal-donatieteller op de homepage van zal het netto bedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het bruto bedrag inzichtelijk. 4 De penningmeester van de Stichting Swim to Fight Cancer behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten. 5 De Stichting Swim to Fight Cancer maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend. 6 De Belastingdienst heeft Stichting Swim to Fight Cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Swim to Fight Cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Swim to Fight Cancer is Ook Stichting Fight cancer heeft de ANBI status. Artikel 3. INSCHRIJVING 1 De inschrijving start op 24 april 2015 en sluit voor de individuele deelnemers op uiterlijk 7 september 2015 en voor de business teams op uiterlijk 28 augustus 2015, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze data aan te passen. 2

3 2 Er kunnen maximaal 1000 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit om dit aantal aan te passen. 3 Er kunnen maximaal 100 Teams meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit dit aantal aan te passen. 4 Aan de Kids Swim kunnen maximaal 250 deelnemers meedoen, met ieder een begeleider (dus in totaal 500 personen), tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit dit aantal aan te passen. 5 Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en behoeven de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'toestemmingsverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring kan worden gedownload van de website danwel worden opgevraagd via [email protected]. 6 De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 7 september 2015 voor de individuele deelnemers en 28 augustus 2015 voor de business teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen. Artikel 4. DEELNAME 1. Iedere Deelnemer wordt bij registratie op 13 september 2015 verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per elektronisch beschikbaar gesteld. 2. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt 100 inschrijfgeld (incl. btw) en spant zich in om minimaal 250 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. 3. Een Deelnemer is minimaal 16 jaar, mag niet zwanger zijn en mag geen gezondheidsproblemen hebben. Tevens is een deelnemer minimaal in het bezit van de zwemdiploma s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren. 4. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (13 september 2015) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie. 5. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 6. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 13 september 2015 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via [email protected] contact op te nemen met de Organisatie. 7. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 30 september 2015 overgemaakt te zijn. 8. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL41 RABO van de Stichting Swim to Fight Cancer. 9. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal 250 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch worden uitgesloten van deelname. 10. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 3

4 Bijkomende voorwaarden voor deelname via Teams. 11. Een Team bestaat uit maximaal 4 Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar. Dit kunnen collega s zijn namens een bedrijf, vrienden, een sportclub, klasgenoten, studenten etc. 12. Een Team betaalt (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website via het betalingssysteem, of via een factuur. 13. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 14. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal 250 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer editie s- Hertogenbosch. De minimale donatiegelden ad 250 per Deelnemer dienen uiterlijk 9 september 2015 te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2015 worden overgemaakt. 15. Teams die niet aan de donatieverplichting van 250 per Deelnemer hebben voldaan, worden in principe uitgesloten van deelname bij een volgende editie. 16. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via [email protected] 17. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 18. Per organisatie mogen er maximaal 10 Teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer Teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de Organisatie. Voorwaarden Swim to Fight Cancer 2015 editie s-hertogenbosch: Kids Swim 19. Op 13 september 2015 vindt ook de Kids Swim plaats voor kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar. 20. Met ieder kind moet een begeleider meezwemmen. Deze wordt ingeschreven bij inschrijving van het kind via de website Het inschrijfgeld voor de Kids Swim bedraagt 50,00 voor kind èn begeleider, het kind spant zich in om minimaal 100 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight cancer. 22. Iedere begeleider van het kind wordt bij registratie op 13 september verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze disclaimer zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per elektronisch beschikbaar gesteld. 23. Er kunnen maximaal 250 kinderen met begeleiders (dus 500 totaal) meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting besluit om dit aantal aan te passen. 24. Een Deelnemer (zowel kind als begeleider) is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement (13 september 2015) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie. 25. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 26. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 13 september 2015 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via [email protected] contact op te nemen met de Organisatie. 27. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk 30 september 2015 overgemaakt te zijn. 4

5 28. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL41 RABO van de Stichting Swim to Fight Cancer s-hertogenbosch. 29. Deelnemende kinderen aan de Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal 100 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname. 30. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Artikel 5. KLEDING 1. We raden aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celcius, dan is een wetsuit verplicht. 2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden. 3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijgingen van de Organisatie op te volgen. Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN 1 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim to Fight Cancer 2015 editie s-hertogenbosch. 2 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Swim to Fight Cancer editie s- Hertogenbosch. Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID 1. Deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch alsmede de Kids Swim is te allen tijde geheel op eigen risico. 2. De Organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer op 13 september 2015 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of op of tijdens de side events op 13 september 2015 (of alternatieve datum zie Artikel 6). 3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering. 5

6 4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren. Artikel 8. PORTRETRECHT 1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS 1. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de Organisatie van het Event Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch. Alle persoonsgegevens worden door de Stichting Swim to Fight Cancer conform de Wet bescherming persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het Swim to Fight Cancer editie s-hertogenbosch Event voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden. 2. Inschrijvers hebben ten allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie. Artikel 10. VEILIGHEID 1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim to Fight Cancer editie s- Hertogenbosch Organisatie opvolgen. Artikel 11. OVERIGE 1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het bestuur van Stichting Swim to Fight Cancer wat de handelwijze moet zijn. VRAGEN? Heeft u nog vragen? Mail dan naar [email protected] Stichting Swim to Fight Cancer Keizerstraat 12 6

7 5211 HG s-hertogenbosch 7