Deelname voorwaarden

Transcriptie

1 Deelname voorwaarden Swim to Fight Cancer editie Delft is een initiatief en programma van de Stichting Swim to Fight Cancer. Swim to Fight Cancer editie Delft is geen officiële wedstrijd. Doelstelling van Stichting Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim to Fight Cancer editie Delft zwemtocht van ca meter door het Rijn-Schiekanaal in Delft op 28 augustus Swim to Fight Cancer editie Delft kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Provincie Zuid-Holland is verstrekt. De Stichting Swim to Fight Cancer is verantwoordelijk voor de inhoud van het Swim to Fight Cancer editie Delft-programma en de inhoud van de website Artikel 1. DEFINITIES 1. In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder: a. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer editie Delft geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn: i. Individuele zwemmers; ii. Zwemmers van een Team, en; Deelname aan het evenement is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 14 jaar hebben bereikt. Deelnemende kinderen van 14 tot 18 jaar moeten vergezeld worden door een begeleider van minimaal 18 jaar. Evenement: de unieke Swim to Fight Cancer 2016 editie Delft zwemtocht van ca meter door het Rijn-Schiekanaal in Delft op 28 augustus. b. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan de bestuursleden van Stichting Swim to Fight Cancer, medewerkers van evenementenbureau Evenementenbureau Delft en vrijwilligers, en door organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties. c. Stichting Fight cancer: Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto Love life. Fight cancer. laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website d. Stichting Swim to Fight Cancer: Dit is de stichting die het evenement Swim to Fight Cancer editie Delft organiseert. e. Team(s): Team(s) van maximaal 4 Deelnemers dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer editie Delft geregistreerd zijn bij de organisatie. 1

2 f. Deelnemende kinderen van 14 to 18 jaar moeten vergezeld worden door een begeleider van minimaanl 18 jaar. Artikel 2. DONATIES 1 Swim to Fight Cancer editie Delft kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen: a) Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het evenement, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar; b) Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer. Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt. 2 Het bestuurslidmaatschap van de Stichting Swim to Fight Cancer is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Swim to Fight Cancer is Op de totaal-donatieteller op de homepage van zal het netto bedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het bruto bedrag inzichtelijk. 4 De penningmeester van de Stichting Swim to Fight Cancer behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten. 5 De Stichting Swim to Fight Cancer maakt na afloop van het evenement openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het evenement en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend. 6 De Belastingdienst heeft Stichting Swim to Fight Cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Swim to Fight Cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Swim to Fight Cancer is Ook Stichting Fight cancer heeft de ANBI status. Artikel 3. INSCHRIJVING 1 De inschrijving start op 26 april 2016 en sluit op uiterlijk 1 augustus, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze data aan te passen. 2 Er kunnen maximaal 750 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit om dit aantal aan te passen. 3 Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en behoeven de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'toestemmingsverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring kan worden gedownload van de website danwel worden opgevraagd via [email protected]. 4 De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 1 augustus 2016, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen. 2

3 Artikel 4. DEELNAME 1. Iedere Deelnemer wordt bij registratie op 28 augustus 2016 verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per elektronisch beschikbaar gesteld. 2. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt 75,00 inschrijfgeld en spant zich in om minimaal 250,00 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. 3. Een Deelnemer is minimaal 14 jaar, mag niet zwanger zijn en mag geen gezondheidsproblemen hebben. Tevens is een deelnemer minimaal in het bezit van de zwemdiploma s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren. 4. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement (28 augustus 2016) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie. 5. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 6. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 28 augustus 2016 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via [email protected] contact op te nemen met de Organisatie. 7. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 15 september 2016 overgemaakt te zijn. 8. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL49 RABO van de Stichting Swim to Fight Cancer. 9. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal 250,00 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer editie Delft worden uitgesloten van deelname. 10. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Bijkomende voorwaarden voor deelname via Teams. 11. Een Team bestaat uit maximaal 4 Deelnemers van personen ouder dan 14 jaar. Dit kunnen collega s zijn namens een bedrijf, vrienden, een sportclub, klasgenoten, studenten etc. 12. Een Team betaalt 1.000,00 inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website via het betalingssysteem, of via een factuur. 13. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 14. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal 250,00 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer editie Delft. De minimale donatiegelden ad 250,00 per Deelnemer dienen uiterlijk 1 september 2016 te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2016 worden overgemaakt. 15. Teams die niet aan de donatieverplichting van 250,00 per Deelnemer hebben voldaan, worden in principe uitgesloten van deelname bij een volgende editie. 3

4 16. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via 17. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 18. Per organisatie mogen er maximaal 10 Teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer Teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de Organisatie. Voorwaarden Swim to Fight Cancer 2015 editie Delft: Kinderen tussen 14 en 18 jaar 19. Op 28 augustus kunnen ook kinderen tussen 14 en 18 jaar meezwemmen. 20. Met ieder kind moet een begeleider meezwemmen van minimaal 18 jaar. Deze wordt ingeschreven bij inschrijving van het kind via de website Het inschrijfgeld voor kinderen bedraagt 75,00, het kind spant zich in om minimaal 250,00 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight cancer. 22. Iedere begeleider van het kind wordt bij registratie op 28 augustus 2016 verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze disclaimer zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per elektronisch beschikbaar gesteld. 23. Een Deelnemer (zowel kind als begeleider) is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement (28 augustus 2016) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie. 24. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 25. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 1328 augustus te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via [email protected] contact op te nemen met de Organisatie. 26. Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk 15 september 2016 overgemaakt te zijn. 27. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL49 RABO van de Stichting Swim to Fight Cancer Delft. 28. Deelnemende kinderen aan de Hallo Jumbo Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal 15,00 op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname. 29. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Artikel 5. KLEDING 1. Het is verplicht om een wetsuit te dragen. 2. Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden. 3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in 4

5 gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijgingen van de Organisatie op te volgen. Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN 1 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het evenement Swim to Fight Cancer 2016 editie Delft. 2 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het evenement te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering bewaard voor een alternatieve datum. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende evenement Swim to Fight Cancer editie Delft. Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID 1. Deelname aan het evenement Swim to Fight Cancer editie Delft is te allen tijde geheel op eigen risico. 2. De Organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het evenement Swim to Fight Cancer op 28 augustus 2016 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of op of tijdens de side evenementen op 28 augustus 2016 (of alternatieve datum zie Artikel 6). 3. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering. 4. De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren. Artikel 8. PORTRETRECHT 1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS 1. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de Organisatie van het Evenement Swim to Fight Cancer editie Delft. Alle persoonsgegevens worden door de Stichting Swim to Fight Cancer conform de Wet bescherming persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. De 5

6 personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het Swim to Fight Cancer editie Delft voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden. 2. Inschrijvers hebben ten alle tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie. Artikel 10. VEILIGHEID 1. De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim to Fight Cancer editie Delft Organisatie opvolgen. Artikel 11. OVERIGE 1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het bestuur van Stichting Swim to Fight Cancer wat de handelwijze moet zijn. VRAGEN? Heeft u nog vragen? Mail dan naar [email protected] of bel (tijdens kantooruren) op telefoonnummer