2016 WHITEPAPER De Flexibele Schil De flexibele schil Inhoud De Flexibele Schil p. 1 ZZP-ers en modelovereenkomst Belastingdienst p. 1-3 Aansprakelijkheid en wijziging wet minimumloon p. 3-4 De flexibele schil van arbeidskrachten is niet meer weg te denken voor ondernemingen. De flexibiliteit geeft ondernemers de mogelijkheid om snel in te spelen op veranderende marktomstandigheden. In de huidige economie is dat een must om te kunnen overleven. Er zijn verschillende vormen om de flexibele schil binnen uw onderneming in te vullen. Dit kan door uitzendkrachten, payroll, ZZP-ers, inhuur van derden e.d. Iedere vorm heeft zijn eigen voor- en nadelen. Door veranderende wetgeving in de laatste 2 jaar is het van belang dat u de juiste maatregelen neemt om uw risico s te beperken. In deze whitepaper staan wij uitgebreid stil bij de nieuwe regelgeving over ZZP-ers en modelovereenkomsten. Verder gaan wij in op de risico beperkende maatregelen van het inhuren van uitzendkrachten, payroll, inhuur derden e.d. Ook de Wet aanpak schijnconstructies bespreken wij evenals de wijzigingen in de Wet op het Minimumloon op dit punt. Deze zijn beiden namelijk voor vrijwel iedere onderneming van belang. ZZP-ers en modelovereenkomst Belastingdienst De VAR (verklaring arbeidsrelatie) komt per 1 mei 2016 te vervallen. Vanaf die datum geldt er voor de opdrachtgever geen vrijwaring meer voor de loonheffingen en premies. Dit betekent echter niet dat vanaf die datum in alle gevallen sprake is van een dienstbetrekking. Dat is namelijk afhankelijk van de feiten en omstandigheden waaronder wordt gewerkt. De Belastingdienst heeft modelovereenkomsten gepubliceerd op haar website. U kunt ervoor kiezen om een dergelijke modelovereenkomst te gebruiken in uw relatie met de ZZP-er. Het is dan wel van cruciaal belang dat in de praktijk wordt gewerkt conform wat in de overeenkomst staat beschreven. Alleen dan hebt u een vrijwaring voor de loonheffingen en premies. Enkel een modelovereenkomst is dus Ondernemend, net als u
niet voldoende en geeft geen zekerheid aan de opdrachtgever indien blijkt dat in de praktijk anders wordt gewerkt. U kunt er ook voor kiezen zelf een overeenkomst (te laten) opstellen en deze ter beoordeling voor te leggen aan de Belastingdienst. Het voordeel hiervan is dat u de overeenkomst helemaal op maat kunt maken. In de praktijk blijkt namelijk dat een modelovereenkomst vaak niet overeenkomt met de feiten en omstandigheden zoals de ZZP-er in uw onderneming werkzaam is, waardoor deze aangepast moet worden. Het is overigens niet verplicht om een modelovereenkomst te gebruiken of een goedkeuring vooraf aan de Belastingdienst te vragen. Wij adviseren u echter wel om de afspraken tussen u en de ZZP-er schriftelijk vast te leggen zodat beide partijen van tevoren weten wat van hen verwacht wordt. Bovendien kunt u door een dergelijk schriftelijke overeenkomst meer vastleggen dan alleen fiscale afspraken. De juridische afspraken zijn minstens zo belangrijk, zoals: het van toepassing verklaren van uw algemene voorwaarden; het opnemen van een boetebeding; het afbakenen van aansprakelijkheid e.d. Deze juridische bepalingen kunnen wij ook toevoegen aan een modelovereenkomst van de Belastingdienst. Beoordeling overeenkomst door Belastingdienst De Belastingdienst kan de overeenkomst vooraf beoordelen. De beoordeling vindt plaats via een vast stappenplan. Stap A tot en met C zijn bedoeld om te beoordelen of sprake is van een echte dienstbetrekking. Ingeval ten minste één van de drie elementen (stappen): gezag, persoonlijke arbeid en/of loon ontbreekt, dan is geen sprake van een echte dienstbetrekking. Dan kan echter nog sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking, waarvoor stap D is opgenomen. Indien geen sprake is van een echte dan wel een fictieve dienstbetrekking, dan wordt de opdrachtgever niet aangemerkt als werkgever en bent u geen loonheffingen en premies verschuldigd. Stap A: Beoordelen gezagsverhouding Van belang is in hoeverre de opdrachtgever bevoegd is om aanwijzingen en instructies te geven aan de ZZP-er en van welke aard zijn deze aanwijzingen en instructies? Het is daarbij niet van belang of de opdrachtgever in de praktijk daadwerkelijk deze aanwijzingen en instructies geeft. Als opdrachtgever mag u wel aanwijzingen geven maar dit mogen slechts aanwijzingen zijn over de opdracht zelf. Zo zal een advocaat niet verplicht zijn om als chauffeur voor de opdrachtgever op te treden, maar de opdrachtgever bepaalt wel of er wel of niet hoger beroep wordt ingesteld. Indien de feiten en omstandigheden zodanig van aard zijn, bijvoorbeeld indien (wettelijke) voorschriften een verregaande mate van instructie, toezicht, leiding en verantwoordingsplicht noodzakelijk maken, is wel sprake van een gezagsverhouding. Stap B: Beoordelen persoonlijke verplichting tot het verrichten van arbeid Hiervan is geen sprake indien de opdrachtnemer het recht heeft om zich vrijelijk te laten vervangen door een derde. Van vrijelijk vervangen is geen sprake indien de opdrachtgever toestemming moet geven of indien vervanging alleen mogelijk is binnen een gesloten pool. Het is wel mogelijk om objectieve criteria limitatief in de overeenkomst op te nemen. Deze criteria moeten een direct en noodzakelijk verband hebben met de concrete arbeidsprestaties en niet met de persoon van de vervanger. Deze criteria mogen geen profielschets vormen. Stap C: Beoordelen verplichting om loon te betalen Hierbij is de omvang van het loon niet relevant in de beoordeling. Stap D: Fictieve dienstbetrekkingen Ingeval geen sprake is van een echte dienstbetrekking, dan is mogelijk nog sprake van een fictieve dienstbetrekking waardoor toch loonheffingen en premies verschuldigd zijn. Deze fictieve dienstbetrekkingen zijn limitatief vermeld in de Wet op de Loonbelasting, zoals: de persoon die op basis van een overeenkomst tot aanneming van werk, persoonlijk een werk tot stand brengt, tenzij deze persoon ondernemer is; de persoon die persoonlijk arbeid verricht op doorgaans ten minste 2 dagen per week tegen een bruto-inkomen van ten minste 2/5e keer minimumloon (gelijkgestelde) en thuiswerkers. De verwachting is dat het met ingang van 1 mei 2016 mogelijk is om toepassing van de fictieve dienstbetrekking voor gelijkgestelden en thuiswerkers uit te sluiten in een overeenkomst tussen opdrachtgever en ZZP-er. Dit maakt het wel noodzakelijk om een schriftelijke overeenkomst te hebben tussen opdrachtgever en ZZP-er. Deze uitzondering is op dit moment nog een voorstel en dus niet definitief. Wij adviseren u echter deze uitsluiting al wel op te nemen in de overeenkomst. Overgangsjaar Er geldt een overgangsjaar van 1 mei 2016 tot 1 mei 2017 om de nieuwe wetgeving te implementeren. Deze termijn kan gebruikt worden voor de eventuele aanpassingen in de werkwijze van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Tijdens de implementatiefase zal de Belastingdienst toezicht houden, voorlichting geven en een helpende hand bieden. Er geldt echter wel een inspanningsverplichting. Dit betekent dat opdrachtgever en opdrachtnemer actief bezig moeten zijn de arbeidsrelatie zodanig feitelijk vorm te geven dat er buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. Tenminste: als partijen dat ook willen. De Belastingdienst heeft aangegeven in deze fase in principe geen repressieve maatregelen te nemen, maar overduidelijke gevallen van fraude worden hard aangepakt. (Schijn)zekerheid? Uit het voorgaande blijkt dat een overeenkomst alleen niet voldoende is om geen loonheffingen en premies in te houden. Er moet in de praktijk ook feitelijk conform de voorwaarden van de overeenkomst gewerkt worden. De zekerheid die de Belastingdienst biedt, is dus in feite een schijnzekerheid. Ingeval u gebruik maakt van de modelovereenkomst van de Belastingdienst dan mag u deze niet zomaar op alle punten wijzigen omdat deze dan niet meer voldoet aan de modelovereenkomst. Bovendien missen de modelovereenkomsten veelal de juridische elementen die voor een opdrachtgever en opdrachtnemer van belang zijn: zoals algemene voorwaarden, boetebeding, aansprakelijkheid e.d. Beoordeling fiscale positie van de opdrachtnemer Ingeval gebruik wordt gemaakt van een modelovereenkomst en in de praktijk wordt feitelijk conform de modelovereenkomst gewerkt, dan is de opdrachtgever geen loonheffingen en premies verschuldigd. Dit betekent echter niet automatisch dat de opdrachtnemer dus ondernemer is voor de inkomstenbelasting. De modelovereenkomst toetst namelijk niet de fiscale positie van de opdrachtnemer, maar toetst slechts of de opdrachtgever inhoudingsplichtige is voor de loonheffingen en premies. 2 Whitepaper / 2016
Wat zijn de risico s van de opdrachtgever als u niets doet? Indien de opdrachtgever niets doet, betekent dit niet automatisch dat de opdrachtnemer werkzaam is. Dit wordt namelijk getoetst aan de feiten en omstandigheden in zijn onderling verband gezien. Ingeval blijkt dat toch sprake is van een dienstbetrekking, dan is de opdrachtgever loonheffing en premies verschuldigd. De loonheffing mag verhaald worden op de opdrachtnemer, de premies kunnen echter niet verhaald worden. Daarnaast gelden alle regels van het arbeidsrecht indien sprake is van een dienstbetrekking zoals de verplichting om het loon door te betalen tijdens ziekte, transitievergoeding e.d. Aansprakelijkheid en wijziging wet minimumloon Aansprakelijkheid voor het juiste loon van de derde U kunt aansprakelijk gesteld worden voor het betalen van het juiste loon aan een arbeidskracht die bij een ander in dienstbetrekking is en binnen uw onderneming heeft gewerkt. Het juiste loon is het minimumloon dan wel het CAO-loon en de gebruikelijke toeslagen. Niet alleen de werkgever is aansprakelijk maar ook de opdrachtgever(s). Dit staat in de Wet aanpak schijnconstructies welke op 1 juli 2015 is aangenomen. Deze wet is van toepassing ingeval sprake is van aannemen van werk, uitzenden, payrollen, detacheren, maar ook bij een overeenkomst van opdracht. Deze aansprakelijkheid gaat dus veel verder dan de keten- en inlenersaansprakelijkheid. U kunt geen vrijwaring krijgen voor deze aansprakelijkheid, maar u kunt zich onder omstandigheden wel beroepen op niet-verwijtbaarheid. Verbod inhoudingen en verrekeningen op het loon Per 1 januari 2016 is de verplichting om ten minste het minimumloon giraal te betalen van kracht geworden. Dit betekent dat het niet meer is toegestaan om het loon per kas uit te betalen. Het is ook niet toegestaan om het loon op een bankrekeningnummer over te maken welke niet op naam van de werknemer staat. Per 1 juli 2016 treden de volgende maatregelen in werking: Verbod op verrekeningen en inhoudingen op het minimumloon Vaste kostenvergoedingen moeten gespecificeerd op de loonstrook vermeld worden. Dit geldt voor kostenvergoedingen waarvan de werkgever meent dat deze onderdeel zijn van het wettelijk minimumloon. Dit geldt dus niet voor kostenvergoedingen welke worden betaald naast het minimumloon. Dit is mogelijk indien u voldoende maatregelen vooraf, tijdens en achteraf heeft genomen. Voorbeelden van maatregelen zijn: periodieke controles uitvoeren; in contractvoorwaarden procedures opnemen waar de onderaannemer of het uitzendbureau aan moet voldoen; uitvoeringsvoorwaarden opnemen in het contract; kettingbeding opnemen in het contract; een redelijke prijs betalen voor de opdracht; etc. Tip: zorg voor een goed contract!!! Inhouding personeelsfonds, ziektekosten, huur e.d. U kunt met deze wetgeving al te maken hebben, ingeval u bijvoorbeeld een werknemersbijdrage voor het personeelsfonds inhoudt op het loon van de werknemer of ingeval u gebruik maakt van de cafetariaregeling (bruto loon inleveren voor een netto vergoeding). Ingeval deze werknemer het minimumloon krijgt of door de inhouding onder het minimumloon komt, dan is het vanaf 1 juli 2016 dus niet meer toegestaan om deze inhouding te doen. Het is vooralsnog ook niet toegestaan om de werknemer een machtiging te laten tekenen voor automatische incasso. De overheid komt mogelijk nog met een algemene maatregel van bestuur waarin uitzonderingen worden gemaakt. Het is dus nog onzeker of er een uitzondering komt voor de inhouding van de premie voor een collectieve ziektekostenverzekering en/of de inhouding van huurkosten voor een woning. 3
Risico beperkende maatregelen bij inhuur derden en uitzendkrachten Indien u gebruik maakt van arbeidskrachten van derden, kunt u aansprakelijk gesteld worden voor de niet betaalde loon- en/of omzetbelasting van deze derden. Hiermee kunt u mee te maken krijgen ingeval u werk uitbesteedt aan een ander bedrijf in onderaanneming, of ingeval u arbeidskrachten inhuurt van derden zoals een uitzendbureau, payroll, collega-onderneming e.d. U kunt deze risico s beperken door het nemen van een aantal maatregelen, zoals onder andere: registratie bijhouden van welke persoon, welke dag, hoeveel uren heeft gewerkt (zie dit voorbeeld formulier) identiteit vaststellen van iedere persoon zoals u dat ook doet voor uw eigen werknemers; identiteitsbewijs controleren op geldigheid en echtheid; BSN nummer en overige persoonsgegevens vastleggen (zie dit voorbeeld formulier) een deel van het factuurbedrag op een G-rekening storten; bij inlenen moet de uitlener bij de KvK een Waadi registratie hebben (www.kvk.nl/waadi) in het geval sprake is van inlenen en de uitlener beschikt over een SNA-certificaat van de Stichting normering arbeid dan kan zelfs een volledige vrijwaring voor de aansprakelijkheid worden verkregen indien u aan nadere voorwaarden voldoet. Voor meer informatie over de risico s van aansprakelijkheid voor loonen/of omzetbelasting verwijzen wij u naar onze eerdere Whitepaper Keten- en Inlenersaansprakelijkheid (augustus 2015). Tip HLB beschikt over een uitgebreide vragenlijst die wij in een gesprek met u hanteren om te beoordelen welke risico beperkende maatregelen u nog kunt nemen om aansprakelijkheid te voorkomen dan wel te beperken. Neem hiervoor contact op met uw HLB adviseur. Mocht u vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met uw eigen HLB-adviseur of met mevrouw Angelique van de Gevel- Oome van ons regiokantoor Tilburg-Waalwijk, a.gevel@hlbvan-daal.nl, 0416-330505. mr. A.C.J. (Angelique) van de Gevel-Oome Belastingadviseur Ik geef mijn adviezen handjes en voetjes Ik werk als allround adviseur op fiscaal gebied, zowel nationaal als internationaal, met als specialisme loonheffingen. Daarnaast heb ik ruime ervaring op het gebied van andere belastingen, zoals inkomsten-, vennootschaps- en erfbelasting. Ik ben begonnen als salarisadministrateur. In de avonduren volgde ik de opleiding fiscaal recht op de Universiteit van Tilburg, die ik in 2003 met succes afrondde. Door mijn praktische instelling en analytische vermogen kan ik gemakkelijk de vertaalslag naar de praktijk maken. Ik geef mijn adviezen handjes en voetjes, zodat mensen gemakkelijker beslissingen kunnen nemen. Keep it simple. Vragen over de inhoud van deze whitepaper? Mail dan naar: hlb@hlb-van-daal.nl of vind de dichtstbijzijnde HLB-vestiging via www.hlb-van-daal.nl. 4 Whitepaper / 2016
www.hlb-van-daal.nl HLB is daar waar de business zit, thuis in uw regio en internationaal geïnspireerd Bij HLB kunt u rekenen op een vlotte, adequate en persoonlijke afhandeling van uw bedrijfseconomische en financiële vragen. Natuurlijk is controleren en rapporteren onze basis, maar we kijken verder en denken mee over uw toekomst en die van uw onderneming. Uw wereld is onze wereld, dus ook als u internationale ambities heeft. Onze professionals zijn betrokken, dichtbij, oplossingsgericht, vooruitstrevend en ondernemend. Dat is typisch HLB. Amsterdam Waalwijk Dongen Breda 275 professionals Schijndel Den Bosch Geleen Uden Gemert 10 kantoren Valkenburg a/d Geul Disclaimer Deze whitepaper bevat algemene informatie en is gebaseerd op de actuele wet- en regelgeving. Neem altijd van te voren contact op met een deskundige. HLB Van Daal & Partners N.V. is niet aansprakelijk voor handelen of nalaten naar aanleiding van deze uitgave. HLB Van Daal & Partners is a member of HLB International. A world-wide network of independent accounting firms and business advisors.