Soepel samenwerken met SBM Offshore

Soepel samenwerken met SBM Offshore Eind vorig jaar besloot SBM Offshore het hoofdkantoor te verplaatsen naar Schiphol. In acht weken tijd werd het pand verbouwd. In diezelfde korte tijd moest ook de facilitaire dienstverlening worden opgezet. SBM Offshore en Facilicom zijn samen de uitdaging aangegaan. 'Dit is denk ik de ideale partnerrelatie.' Tot begin vorig jaar had SBM Offshore de facilitaire dienstverlening nog gewoon zelf in beheer. Facilitair manager Margarethe Reijkevan der Pijl had een team van vijf mensen om de circa zeventig leveranciers aan te sturen die nodig waren om het kantoor in Schiedam te runnen. Bij een reorganisatie kwam ook de facilitaire dienst onder de loep te liggen en werd besloten om in één keer alles uit te besteden. Verschillende partijen werden uitgenodigd,

maar de keuze viel al snel op Facilicom, dat met zijn hoofdkantoor de buur is van SBM Offshore. Toen SBM Offshore een half jaar later besloot een nieuw hoofdkantoor op te zetten op Schiphol, werd ook daar Facilicom ingeschakeld voor de facilitaire dienstverlening. Die opdracht was heel anders. Hier moest de dienstverlening geheel opnieuw worden opgezet. Nieuw hoofdkantoor Daphne Verhart en Margarethe Reijke- van der Pijl Het hoofdkantoor zat voorheen in Schiedam. Daar werden de maandelijkse boardmeetings gehouden. Maar het was duidelijk dat er efficiencyvoordelen vielen te behalen wanneer er gekozen werd voor een internationale hub. Een onderzoek wees uit dat Schiphol de beste locatie was voor het hoofdkantoor. Daar werd ruimte gehuurd in het bedrijfsverzamelgebouw The Base van Schiphol Real Estate. Op de locatie werken nu 57 mensen, maar er zijn 98 werkplekken en een totale capaciteit voor 125 mensen. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Er zijn veel boardmeetings. Dat zijn ook de gelegenheden waar afdelingen hun plannen kunnen

toelichten. De traffic in het kantoor wordt dan flink verhoogd.' De locatie Schiphol heeft ook een aanzuigende werking vannwege het centrale karakter. Daarom zijn er ook meer vergaderzalen dan bij een gewoon kantoor. Niet alles open office

Het gebouw heeft veel glas en is ruimtelijk opgezet. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'We willen zo efficiënt mogelijk met de ruimte omgaan, dus hebben we gekozen voor een open office-structuur. De aard van de werkzaamheden verschilt met de Schiedamse locatie, waar veel projectteams samenwerken op één vloer, en waar de engineers grote bureaus nodig hebben om hun tekeningen te kunnen uitvouwen. In Amsterdam is gekozen voor kleinere werkplekken met bureaus waaraan je zowel zittend als staand kunt werken. Voor een goede balans hebben we de open office-structuur gecombineerd met veel meeting facilities'. In Nederland is het inmiddels redelijk gewoon om in een open officestructuur te werken, maar in andere landen en culturen is dat helemaal niet gebruikelijk. 'Bij SBM Offshore zijn veel nationaliteiten werkzaam. We hebben dus veel aandacht besteed aan de communicatie.' Het kantoor heeft speciale ruimtes voor video-conferencing. 'Een gesloten systeem dat we een paar jaar geleden wereldwijd hebben ingevoerd. Dat scheelt veel vliegkilometers. Die investering was snel terugverdiend.' Een open dialoog

In strategische sessies met het management is gevraagd wat ze precies verwachten van het gebouw en hoe ze willen dat het functioneert. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Naar aanleiding van hun wensen zijn we in een open dialoog met Facilicom gaan bedenken hoe we het hier het beste kunnen aanpakken. Facilicom is al in een vroeg stadium van de bouw erbij betrokken en hier ook komen kijken. Dat heeft geleid tot wat aanpassingen. Zo wordt er standaard vaak gedacht aan een zittende receptioniste. Maar wij hebben besloten dat we dat niet wilden, we wilden een hostess, en bovendien een hostess die staand haar werk doet, daar moest wel de balie aan worden aangepast. Zo hebben we samen bepaald wat hier nodig was, ook op het gebied van dienstverlening. We hebben bovendien samen vastgesteld dat de dienstverlening van een hoger niveau moest zijn. Persoonlijk contact is van groot belang.' Mensen verwelkomen en verzorgen De hostess heeft een flink takenpakket. Ze is het visitekaartje van

SBM Offshore, maar ziet evengoed streng toe op wie er binnenkomt. 'We hebben ervoor gekozen om niet op alle deuren sloten te doen, mensen zijn dus vrij om te gaan en staan waar ze willen als ze eenmaal binnen zijn. Dat betekent wel dat er iemand achter de balie moet staan die precies weet wie er verwacht wordt.' Zeker voor de buitenlandse bezoekers is ze ook echt een hostess. Soft service manager Daphne Verhart van Facilicom: 'Ze heet iedereen van harte welkom, verzorgt de gasten, boekt taxi's, wijst mensen de leuke restaurants in de buurt, en zeker zo belangrijk: ze introduceert de mensen in het gebouw en maakt ze bekend met de gebruiken van de SBM Offshore-afdelingen.' Bezoekers die van ver komen en nog niet direct in een meeting hoeven, kunnen gebruik maken van het slaapkamertje in het kantoor, of de douche. Daphne Verhart: 'De hostess wijst ze daarop en zorg ervoor dat er handdoeken en dergelijke klaarliggen. Dat betekent dus wel dat ze proactief moet zijn en moet doorvragen.' Hostess spil van de dienstverlening Daphne Verhart is twee dagen per week op het kantoor op

Schiphol. Daar is bovendien een parttime handyman van Facilicom aanwezig. Facilicom doet verder de schoonmaak, de glasbewassing, de beveiliging, de beplanting, levert sanitaire artikelen, doet de linnenverzorging, is verantwoordelijk voor het onderhoud van de kleine blusmiddelen en doet het technisch beheer. De Facilicom-medewerkers die veel aanwezig zijn maken bovendien deel uit van de BHV-organisatie. Spil van alle facilitaire dienstverlening is de hostess. Bij haar kunnen medewerkers en bezoekers bijvoorbeeld terecht voor office supplies, voor het boeken van vergaderruimtes en voor de banqueting requests. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Zijn er veel meetings, dan is een goede planning en organisatie belangrijk, en moet er worden opgeschaald. Dan zetten we bijvoorbeeld een tweede hostess in. We zijn nog aan het leren hoe dat werkt. Mocht dat noodzakelijk zijn, dan moeten we daar het contract op aanpassen.' Elkaar aanvullen Ze zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het totaalpakket. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Ik heb met Daphne een uitstekende relatie. We zijn samen verantwoordelijk voor de facilitaire diensten, vullen elkaar daarin aan. We spreken elkaar ook aan waar dat nodig is, er zijn geen enorme hiërarchische verschillen. Als er een belangrijke meeting is lopen we, als dat nodig is, ook met zijn tweeën de kopjes af te ruimen. We hebben

allebei die hands on-mentaliteit. Dat is ook waarom het gelukt is en we op Schiphol in zo'n korte tijd dit concept hebben kunnen realiseren. De inbouwtijd was al heel beperkt: acht weken. In die tijd hebben we ook het contract vormgegeven en de dienstverlening uitgerold. Dan leer je elkaar wel kennen. We weten precies wat we aan elkaar hebben.' Samenwerken heeft de toekomst De samenwerking kan bijzonder soepel worden genoemd. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'We wisten niet wat het gedrag van de bewoners en bezoekers zou worden. We hebben het dan ook een jaar gegeven. Dit is denk ik de ideale partnerrelatie: we kijken samen hoe het werkt.' Dat doen ze overigens ook in Schiedam. Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Daar zijn nu minder medewerkers, minder vierkante meters en minder bezoekers. Dat heeft zijn effecten op alle facetten van de dienstverlening.' Daphne Verhart: 'We zoeken naar combinaties met Facilicom. We delen nu al de objectleider schoonmaak, in de toekomst mogelijk de handyman.' Margarethe Reijke-van der Pijl: 'Daar zit de toekomst: in samenwerkingsverbanden. Bij de panden in Schiedam ligt dat voor de hand, maar je zou die samenwerking ook kunnen zoeken in The Base. Elk bedrijf dat hier zit neemt in principe dezelfde diensten af. Het ligt dus voor de hand om dat te combineren, dat zou een winwin-win zijn voor alle partijen.'

SBM Offshore Het Nederlandse SBM Offshore telt zo n 7.000 medewerkers en is een wereldspeler in de offshore energiewinning. Het bedrijf is vooral bekend van de productie en exploitatie van FPSO s: Floating Production Storage and Offloading-installaties. FPSO s zijn installaties of schepen voor het winnen, verwerken en (tijdelijk) opslaan van olie en gas. FPSO-schip Turritella van SBM wordt nu geschikt gemaakt voor winning op 2.900 meter, een nieuw diepterecord. Meer informatie: sbmoffshore.com.