Klantcase: De Willemswerf: Kneppelhout & Korthals Advocaten

Transcriptie

1 Klantcase: De Willemswerf: Kneppelhout & Korthals Advocaten

2 DE WILLEMSWERF: KNEPPELHOUT & KORTHALS ADVOCATEN Lianne Laurijssens en Jan Beijers FACILICOM IS ALTIJD GOED BEREIKBAAR EN DENKT MET ONS MEE Het bureau Kneppelhout & Korthals Advocaten is al bijna twintig jaar gevestigd in de Willemswerf. Het bevalt ons hier uitstekend en dankzij de renovatie is het hier straks nog mooier, vertelt officemanager Lianne Laurijssens. Ook over Facilicom is ze erg te spreken. Ze zijn altijd goed bereikbaar en denken mee. Ze hebben onlangs nog geholpen met een interne verhuizing en ze nemen tijdens pauzes onze telefoondienst waar. Zo kunnen onze receptionisten ook rustig een boterham eten.

3 Kneppelhout & Korthals Advocaten is sinds 1995 gevestigd in de Willemswerf. Het bureau telt ca. 45 advocaten en 22 support/staf medewerkers. Het hart van het kantoor wordt gevormd door de eigen lounge met vergaderzaal, waar de meeste medewerkers dagelijks lunchen. Lianne Laurijssens is sinds twee jaar officemanager van het kantoor. Ik ben verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen het kantoor, omschrijft ze haar functie. Van telefonie en IT tot het beheren van de website. Ook geef ik leiding aan twee receptionistes. Maar ook het vervangen van de toners in de printers valt onder mijn takenpakket. Vanuit haar functie onderhoudt ze ook het contact met Facilicom. Ze heeft een goede klik met Angela de Rijke, haar vaste aanspreekpunt. Zij is momenteel met zwangerschapsverlof en wordt gemist, maar het contact met haar tijdelijke vervanger Jan Beijers is ook goed, vertelt ze. Facilicom verzorgt de post, de telefooncentrale, de dataopslagruimte, de aansluiting tot een supersnel glasvezelnetwerk, de technische dienst, en de schoonmaak. Mijn ervaringen met Facilicom zijn goed. Sinds enige tijd neemt Facilicom tijdens de pauzes de telefonistendienst over van de receptionisten. Zo kunnen onze receptionisten ook pauzeren, hoeven de secretaresses niet waar te nemen en zijn we toch altijd bereikbaar. Ook voor tandarts - bezoek of ongeplande afwezigheid van de receptionisten is het een uitkomst. Beijers: Omdat het kantoor gebruikmaakt van onze telefooncentrale kunnen we de telefoon eenvoudig doorschakelen. Wij beantwoorden de telefoontjes alsof wij de receptionist zijn en kunnen intern doorschakelen naar de medewerker voor wie er gebeld wordt. Renovatie Laurijssens kijkt uit naar de renovatie van de Willemswerf die half februari van start gaat. Beijers legt uit wat er op stapel staat: Het hele pand wordt in fasen opgeknapt. De grote marmeren hal maakt plaats voor een lobby met de allure van een hotel. De hal wordt voorzien van een restaurant, koffiebar, brasserie en diverse flexwerkplekken. De parkeergarage wordt verbeterd en de entree buiten opgeknapt. Er komt een ovaalvormige taxistrook, zoals je bij hotels veel ziet. Zo kunnen taxi s bezoekers tot aan de voordeur brengen. Nu kunnen taxi s alleen aan de achterkant van het pand bij de parkeergarage stilstaan, dat is toch minder uitnodigend. Half augustus is de eerste fase afgerond. Daarna wordt in de periode tot 2020 gefaseerd het sanitair vervangen en worden de liften aangepakt op de verdiepingen. Dat gebeurt in samenspraak met de huurders. Los van de renovatie van de algemene ruimtes, kunnen in overleg met de huurders ook de etages/ kantoorruimtes gerenoveerd worden. Een dergelijke renovatie neemt zo n zes tot negen maanden in beslag en dat kan betekenen dat huurders tijdelijk naar een andere verdieping verhuizen. Laurijssens woonde namens het advocatenkantoor de verschillende voorlichtingsbijeenkomsten bij. De plannen van architect Powerhouse zijn fantastisch. Je zit hier nu al behoorlijk goed en het wordt alleen maar mooier. Het meest verheugt ze zich op de lounge. Soms wil je nog even napraten met een collega. Straks kan dat prettig in een van de treincoupés in de lounge. Catering Er wordt hard gewerkt op het advocatenkantoor, maar er is ook de nodige tijd voor ontspanning na het werk. Laurijssens: Elke week is er een vrijdagmiddagborrel bij café Het Gesprek in de Glashaven en eens per vier weken drinken we iets in onze eigen lounge. Daarnaast zijn er regelmatig borrels rond de feestdagen, zoals met kerst en Nieuwjaar. Tijdens de bijeenkomsten op kantoor verzorgt Facilicom vaak de hapjes en drankkarren. Het kantoor maakt geen gebruik van het restaurant. Laurijssens: De werknemers organiseren de lunch zelf. Mogelijk dat dit in de toekomst nog verandert na de verbouwing.

4 Nieuwe indeling In het eigen kantoor is het afgelopen jaar al een en ander veranderd aan de indeling. Laurijssens: Net als verschillende andere advocatenkantoren heeft Kneppelhout & Korthals Advocaten de afgelopen jaren te maken gehad met een kleine krimp. We hebben er daarom voor gekozen het kantoor iets anders in te delen, door met alle kantoorgenoten op een verdieping te gaan werken. Facilicom heeft ons bij deze verhuizing ondersteund. Beijers: Zeker in de advocatuur moet de organisatie continu up and running zijn. De medewerkers mochten dus geen last hebben van de verhuizing en zijn daarom goed geïnformeerd. Samen hebben we het plan dat Lianne gemaakt heeft geïnventariseerd en getoetst op haalbaarheid en functionaliteit. We hebben er vervolgens voor gekozen de verhuizing eind van de dag en s avonds uit te voeren. Laurijssens: Dat verliep heel voorspoedig. Ook het contract werd aangepast. Beijers: Wij groeien graag met onze klanten mee, maar als een organisatie iets kleiner wordt passen wij ons ook aan. Laurijssens verwacht dat het kantoor in de komende jaren nog wel eens van indeling zal veranderen. We hebben nu een oost- en een westvleugel met kantoren. Door een indeling te maken van deze tijd (een combinatie van flexplekken, vaste plekken en enkele kantoren) zou de ruimte veel beter benut worden. Er zijn nu nog geen concrete plannen, maar als het ervan komt schakelen we Facilicom zeker weer in. < Facilicom en Willemswerf De Willemswerf is een kantoorverzamelgebouw gelegen aan de Maas in Rotterdam. Op de m 2 vloeroppervlakte die het pand telt, zijn 25 bedrijven gevestigd. Facilicom (Facilicom Facility Solutions) is eindverantwoordelijk voor de uitvoering en kwaliteit van de facilitaire dienstverlening achter de voordeur van de huurders binnen Willemswerf. Facilicom biedt huurders de keuze uit een pakket van catering, post & repro, supplies, telefonie & ict, handymanservice, advies, receptie en parkeermanagement. Daarnaast biedt Facilicom projectmatige ondersteuning en advies: van een verhuizing tot catering bij evenementen. Facilicom is gevestigd op de begane grond van de Willemswerf en elke klant in het pand heeft een eigen aanspreekpunt. Dat maakt een hoog serviceniveau mogelijk waarbij korte lijnen, snelheid en vooral klantgerichtheid voorop staan.

5