VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: M. Vonk Tel.nr. : 06 20094747 Geraadpleegd consulent Datum: 28 januari 2014 Team: Onderwijs, Welzijn & Zorg Financieel: Tekenstukken: Nee Bijlagen: 1 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Verwijsindex in 2014 C. de Jongh Ja Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee Datum: 28 januari 2014 Nummer: 14A.00048 Advies: In te stemmen met het beleggen van de projectleiding VIR bij de GGD Regio Utrecht in 2014 voor 16 uur per week in de regio Utrecht West. Paraaf team-manager: Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.:11/02/2014 Besluit 11-02-2014: Aangehouden. Is niet overlegd met portefeuillehouder. Er moet inzicht komen in de afstemming met WoerdenWijzer en privacy/invloed van betrokkenen Portefeuillehouder: - wethouder Koster Inleiding:
Per 1 augustus 2010 is de wet betreffende de Verwijsindex Risicojongeren (VIR) in werking getreden. Deze wet zorgt ervoor dat gemeenten de wettelijke plicht hebben zich aan te sluiten op de Verwijsindex. De VIR is een landelijk digitaal systeem waarin hulpverleners meldingen kunnen doen over jongeren tot 23 jaar met problemen. Zo weet een hulpverlener of een kind ook bekend is bij collega-hulpverleners. Ze kunnen dan overleggen wat de beste aanpak is voor hulpverlening. Bij verhuizing blijft een kind in beeld en weten hulpverleners elkaar te vinden. Ouders moeten wel op de hoogte worden gebracht dat hun kind wordt gemeld in de VIR, maar zij hoeven hier geen toestemming voor te verlenen. Privacy rondom de VIR is ook in de wet geregeld. Ook WoerdenWijzer.nl heeft aangegeven zich aan te sluiten bij de VIR. De VIR verstevigt binnen WoerdenWijzer.nl de één gezin één plan gedachte en helpt om integraal overzicht te krijgen en behouden in de gemeente. Daarbij is het van belang dat organisaties zich aansluiten en daadwerkelijk meldingen doen. In geval van een match (twee of meer organisaties die melding maken van dezelfde jongere) kan WoerdenWijzer.nl de lead nemen en contact leggen met de andere betrokken hulpverlener(s). Tot nu toe lag deze lead bij het CJG. De Utrecht West gemeenten (Stichtse Vecht, De Ronde Venen, Oudewater, Montfoort en Woerden) hebben de projectleiding van de VIR gezamenlijk belegd bij de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Regio Utrecht (GGD RU). De projectleiding bestaat uit het coördineren van de VIR en het stimuleren van organisaties om zich aan te sluiten voor zover zij nog niet aangesloten zijn. Ook bij het uitblijven van meldingen vanuit bepaalde organisaties neemt de GGD contact op om hen erop aan te spreken dit actief te gaan doen. Voor 2014 moeten we opnieuw de afweging maken of we deze taak wederom bij GGD RU beleggen en hoe de uitvoering van deze taak eruit moet komen te zien. Het technische en applicatie beheer van de VIR zijn sinds de in werking treding regionaal belegd bij Multisignaal. Bevoegdheid: n.v.t. Beoogd effect: Beleggen projectleiding VIR in 2014 bij GGD RU voor 16 uur per week in de regio. Argumenten: 1.1 GGD RU heeft ervaring bij het uitvoeren van deze taak De Utrecht West gemeenten hebben al vanaf 2011 de projectleiding van de VIR bij GGD RU belegd. 1.2 GGD RU voldoet aan alle criteria om deze taak te kunnen uitvoeren De GGD voldoet, in tegenstelling tot andere organisatiemogelijkheden, aan de volgende criteria: - Voldoende schaalgrootte om kennis van het systeem op te doen, deze vast te houden en daarnaast een netwerk op te bouwen - Naamsbekendheid bij (boven)regionale organisaties en ervaring op het vlak van zorg voor jeugd - Onafhankelijk kunnen opereren - Doorgang kunnen waarborgen bij (langdurige) afwezigheid van de projectleider 1.3 Keuze voor actieve rol projectleiding VIR Een inzet van 16 uur per week in de regio (optie 2 in het projectplan) is noodzakelijk om de VIR actief te stimuleren. Zowel het aansluiten van hulpverleners bij de VIR, als het activeren van het meldingsgedrag van organisaties (of individuele professionals) behoort tot de taken binnen dit projectplan. Ook het trainen van professionals is onderdeel van het project. De GGD kan met dit aantal uren een actieve aanjager zijn van een goed functionerende VIR. Kanttekening:
Uit de evaluatie van 2013 blijkt dat verantwoording van de GGD zeer summier is geweest. Dit zegt niets over de kwaliteit van het geleverde werk, maar maakt het lastig voor gemeenten om een beoordeling te maken en te sturen. Over 2014 vragen wij daarom een meer uitgebreide verantwoording van de behaalde resultaten: - Overzicht van de organisaties (per schil) die zijn aangesloten - Overzicht van de organisaties (per schil) die niet aangesloten zijn - Inzicht in redenen waarom organisaties die niet aangesloten zijn en wat eraan gedaan is om ze wel aan te sluiten - Actueel overzicht van het meldingsgedrag - Inzicht in gebruik van en tevredenheid over aanspreekpunt - Inzicht in organisatie en deelnemers van trainingen - Inzicht in draagvlak dat gecreëerd is bij sleutelfiguren van organisaties en CJG Op basis van deze evaluatie zullen de deelnemende gemeenten moeten beslissen of deze taak ook in 2015 bij de GGD belegd zal moeten worden en in welke vorm. Afstemming moet nog plaatsvinden over hoe de samenwerking en terugkoppeling tussen GGD en WoerdenWijzer.nl gaat lopen. Financiën: Toerekening naar gemeentes voor optie 2: Inkomsten Inwoners Bijdrage de Ronde Venen 2014 42.840 24% 11.764,65 Bijdrage Montfoort 2014 13.620 8% 3.740,30 Bijdrage Oudewater 2014 9.870 5% 2.710,48 Bijdrage Stichtse Vecht 2014 63.500 35% 17.438,27 Bijdrage Woerden 2014 50.340 28% 13.824,29 Totaal aantal inwoners 180.170 100% Totaal inkomsten 49.478,00 De benodigde middelen zijn in de begroting opgenomen. Uitvoering: Uitvoering van het projectplan vindt plaats door GGD RU. Communicatie / Website: n.v.t. Ondernemingsraad: n.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: n.v.t. Bijlagen: - Projectplan De Verwijsindex vanaf 2014 (14i.00273)
PROJECTPLAN DE VERWIJSINDEX VANAF 2014 1
Inhoudsopgave 1. Wat is de VIR en hoe werkt het? Blz. 3 2. Huidige situatie Utrecht West gemeenten Blz. 5 3. Evaluatie 2013 Blz. 6 4. Analyse Blz. 9 5. Advies Blz. 11 Bijlage 1 GGD MN Voorlopig plan van aanpak Utrecht West gemeenten Blz. 13 Bijlage 2 Overzicht van stand van zaken m.b.t. aansluiting/toetreding tot de VIR Blz. 21 2
Wat is de VIR en hoe werkt het? 1.1 Wat is de VIR? Per 1 augustus 2010 is de wet betreffende de verwijsindex risicojongeren (VIR) in werking getreden. Deze wet zorgt ervoor dat gemeenten de wettelijke plicht hebben zich aan te sluiten op de verwijsindex. De VIR is een landelijk digitaal systeem waarin hulpverleners meldingen kunnen doen over jongeren tot 23 jaar met problemen. Zo weet een hulpverlener sneller of een kind ook bekend is bij zijn collega-hulpverleners. Ze kunnen dan overleggen wat de beste aanpak is voor hulpverlening. 1.2 Hoe werkt het? Het doen van een melding 1. Risicomelding Wanneer het even niet goed gaat met een jongere, bijvoorbeeld omdat hij of zij regelmatig spijbelt, met de politie in aanraking is gekomen of in een problematische gezinssituatie zit, is dat een reden voor extra oplettendheid. De hulpverlener of instelling kan in zo'n geval een signaal afgeven in de Verwijsindex. Dat betekent dat de belangrijkste persoonsgegevens van die jongere worden ingegeven met gebruikmaking van het Burger Service Nummer (BSN). Dat zijn de naam, adres en geboortedatum. Verder is in de Verwijsindex de naam te vinden van degene die de registratie doet en de datum van de registratie. 2. Tweede registratie Wie in het systeem is opgenomen, merkt daar in eerste instantie niets van. Degene die hem of haar heeft geregistreerd, gaat gewoon verder met het bieden van hulp, onderwijs of begeleiding zoals afgesproken. Pas als de jongere te maken krijgt met een tweede hulpverlener, beroepskracht of instelling, gebeurt er iets. Want wanneer dezelfde jongere voor de tweede keer geregistreerd wordt, merkt het systeem dat op en ontstaat er een match. 3. Betere hulp E n van de hulpverleners neemt in geval van een match contact op met de jongere en/of de ouders. Hij zal vertellen dat hij contact gaat opnemen met de andere hulpverlener(s). En dat ze relevante 3
informatie met elkaar zullen delen. Daarna bespreken ze samen met de jongere en/of de ouders wat de best passende hulp is. E n persoon coördineert alle hulp. Op deze manier dient de Verwijsindex voor overzicht, samenwerking en goede afspraken tussen de verschillende hulpverleners te zorgen met als doel betere hulp. Verhuizing jongere Een registratie in de Verwijsindex van gemeente of regio, wordt ook opgenomen in de landelijke Verwijsindex Risico s Jeugdigen. Bij verhuizing naar een andere regio verhuist de registratie dus gewoon mee. De hulp die de jongere ontvangt, kan in de nieuwe woonplaats daarom snel worden voortgezet, wanneer ook daar een melding wordt gedaan. Samenhang digitaal dossier Jeugdgezondheidszorg met Centrum Jeugd en Gezin en Verwijsindex Binnen het Centrum Jeugd en Gezin (CJG) speelt informatie-uitwisseling een grote rol. De digitale dossiers Jeugdgezondheidszorg (JGZ) en de landelijke VIR vormen beide belangrijke instrumenten om het kind te kunnen volgen in de jeugdketen. Het is de bedoeling dat het CJG, de Digitale dossiers JGZ en de VIR in samenhang met en aansluiting op elkaar de infrastructuur vormen waarmee de gemeenten de regiefunctie in het lokale jeugdbeleid waar kunnen maken. Elk instrument op zich heeft duidelijke eigen functies, in onderlinge samenwerking vormen ze een sluitend systeem, dat het volgende mogelijk moet maken: Zo veel mogelijk hulpverleners signaleren risico s in de Verwijsindex. Bij meervoudige risico s wordt er via de samenwerking in en rondom het CJG zo snel mogelijk een zorgcoördinator per gezin aangewezen. De effecten van de hulp kunnen worden gemonitord via het digitale dossier JGZ. Het digitaal dossier JGZ is een medisch dossier en dit betekent dat alleen de behandelend (jeugd)arts informatie erin kan zetten. Daarnaast worden het plan van aanpak en het verslag ervan bijgevoegd als een kind besproken is in het Multidisciplinair overleg. Hier wordt op gemonitord. Als er een verwijzing plaatsvindt naar bijv. Bureau Jeugdzorg (BJZ), staat alleen de verwijzing erin, omdat een instantie als BJZ niet in het digitaal dossier kan kijken en mag registreren. BJZ houdt eigen dossiers bij. 4
Huidige situatie Utrecht West gemeenten Door de Utrecht West gemeenten (Stichtse Vecht, De Ronde Venen, Oudewater, Woerden en Montfoort) is vanaf begin 2010 gezamenlijk gewerkt aan de invoering van de VIR. Op verzoek van deze gemeenten heeft de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Midden Nederland (GGD MN) in 2011 de projectleiding op zich genomen. De GGD MN is destijds een vanzelfsprekende keuze geweest, maar voor 2014 dient dit opnieuw bezien te worden. Dit doen we aan de hand van de volgende vragen: - Hoe tevreden zijn we over de uitvoering van de VIR door GGD MN? Het antwoord op deze vraag vloeit voort uit een evaluatie van 2013. - Voldoet GGD MN in 2014 (nog steeds) aan de criteria waaraan een organisatie moet voldoen om deze taak goed te kunnen uitvoeren? Het antwoord op deze vraag vloeit voort uit een analyse van de criteria waaraan GGD MN moet voldoen om deze taak goed te kunnen uitvoeren afgezet tegen de meest voorkomende alternatieven (beleggen bij de eigen gemeente, ondersteuningsorganisatie of een centrumgemeente). - Wat kan GGD MN ons in 2014 bieden en tegen welke prijs? Het antwoord op deze vraag kunt u vinden in het advies van GGD MN (uitgeschreven in bijlage 1). Na vaststelling van de nieuwe Jeugdwet, zullen we opnieuw een besluit moeten nemen over het al dan niet voortzetten van de VIR en de wijze waarop we de VIR willen beleggen. De gemeenten zullen hierover in hun lokale beleidsplannen een standpunt innemen. In februari 2014 dienen de gemeenten als regio een keuze te maken. 5
Evaluatie 2013 In het Projectplan implementatie verwijsindex Utrecht West gemeenten staat beschreven wat de doelstellingen van de GGD begin 2013 waren: 1. Alle beoogde organisaties zijn aangesloten. De GGD MN houdt hiervan een actueel overzicht bij. Om de kosten in de hand te houden hebben de Utrecht West gemeenten besloten om het aansluiten van nieuwe organisaties uit de derde schil te blijven doen op aanvraag, maar dat een actieve benadering op een lager pitje wordt gezet. 2. Verhoging van het meldingsgedrag. Op de website wordt een actueel overzicht door de GGD MN bijgehouden van het meldingsgedrag. Daarnaast houdt de coördinator van het CJG het aantal signalen en matches bij. Aantal signalen en matches VIR 1 januari 2013 tot 13 september 2013 (gekregen van coördinator CJG): Gemeenten Signalen Matches De Ronde Venen 67 18 Montfoort 5 4 Oudewater 7 5 Stichtse Vecht 132 30 Woerden 153 56 Om bovenstaande doelstellingen te kunnen bereiken worden op hoofdlijnen de volgende activiteiten/taken uitgevoerd: - Er is een aanspreekpunt bij GGD MN voor vragen of problemen met betrekking tot de VIR. - Alle nieuwe gebruikers van de VIR krijgen een training aangeboden, zodat ze weten hoe ze het systeem moeten gebruiken. Daarnaast kunnen gebruikers een (kosteloze) training volgen bij Bureau Jeugdzorg. - De gemeenten uit Utrecht West zijn aangesloten bij MULTIsignaal. Dit is een aanbieder van de applicatie voor de VIR 1. 1 Naast MULTIsignaal zijn er nog twee aanbieders die in Nederland worden gebruikt voor de applicatie van de VIR. MULTIsignaal is veruit de grootste en navraag bij gemeenten leert ons dat de tevredenheid over de andere aanbieders niet groter is dan die van MULTIsignaal. Daarnaast moeten alle gebruikers voor het nieuwe systeem worden opgeleid. Het ligt daarom niet voor de hand om hierin een andere keuze te maken. 6
- De gemeenten van Utrecht West zijn daarnaast aangesloten bij de gebruikersvereniging van MULTIsignaal. Deze heeft als doel de klanttevredenheid te vergroten en de tool te verbeteren, maar ook de ervaringen over het gebruik te vergroten. Regelmatig houden zij bijeenkomsten en ze zorgen ervoor dat de verwijsindextool verbeterd wordt. Daarnaast zijn alle gebruikers aangesloten bij verwijsindex TV. Via dit kanaal zijn er diverse filmpjes te zien en te gebruiken. Ze variëren van informatie voor professionals (hoe ga je om met privacy) tot ouders (wat is de VIR en hoe werkt het). Alle gebruikers zijn hierover geïnformeerd bij de aansluiting en in de nieuwsbrieven. Ook als er nieuw materiaal uitkomt, worden de gebruikers hierover geïnformeerd. Om aangesloten te kunnen worden bij verwijsindex TV moeten de gemeentes van Utrecht West een gebruikerstool opleveren: Casus in beeld. De gebruikerstool is opgeleverd. Daarnaast hoort de GGD positieve geluiden over MULTIsignaal. Ze zijn goed bereikbaar en de medewerkers zijn zeer deskundig. - Er zijn risicoprofielen gemaakt en op de website gezet. - In het draagvlak bij sleutelfiguren is flink geïnvesteerd. De activiteiten die hiervoor ondernomen zijn, staan in de nieuwsbrieven. Uit een mondelinge evaluatie met GGD MN blijkt dat ze bovenstaande activiteiten verricht hebben. Schriftelijk verslaglegging hierover vindt binnenkort plaats. Uit de mondelinge evaluatie blijkt dat de VIR een waardevol instrument kan zijn. Het zorgt ervoor dat er kritisch gekeken wordt naar het aantal hulpverleners in het gezin en daarnaast kan de VIR bijdragen aan betere op elkaar afgestemde hulp. Toch blijkt steeds weer dat een aantal organisaties geen gebruik van de VIR maakt en/of nooit meldt, terwijl zij wel met zorgwekkende situaties te maken hebben. De Utrecht West gemeenten willen dit oppakken en hierin verandering brengen. Dit lukt alleen als de Utrecht West gemeenten hierop kunnen sturen. Om te kunnen sturen hebben we op structurele basis de volgende gegevens van de beleidsfunctionaris nodig. - Overzicht van de organisaties (per schil) die aangesloten zijn (zie bijlage 2). - Overzicht van de organisaties (per schil) die niet aangesloten zijn (zie bijlage 2). - Inzicht in de reden waarom deze organisaties nog niet aangesloten zijn en wat eraan gedaan is om deze organisaties wel aan te sluiten (zie bijlage 2). - Actueel overzicht van het meldingsgedrag, uitgesplitst naar gemeenten en organisaties. - Inzicht in het gebruik van en de tevredenheid over het aanspreekpunt. - Inzicht in de organisatie van de trainingen (wordt hierbij aangesloten bij de wensen van de gebruikers) en inzicht in de deelnemers aan trainingen. - Inzicht in het draagvlak dat gecreëerd is bij sleutelfiguren van organisaties en het CJG. 7
Als we deze gegevens ontvangen hebben, kunnen we besluiten of we de VIR in 2014 bij de GGD MN beleggen. 8
Analyse Op basis van voorgaande ligt het voor de hand om de projectleiding wederom bij de GGD MN te beleggen. Desondanks moet dit een weloverwogen besluit zijn, waarbij ook gekeken moet worden of GGD MN wel aan de gestelde criteria voldoet. Het gaat om de volgende criteria: - Er dient voldoende schaalgrootte te zijn om kennis van het systeem op te doen, deze vast te houden en daarnaast een netwerk op te bouwen. - De organisatie die de projectleiding op zich neemt dient bij voorkeur naamsbekendheid bij (boven)regionale organisaties en ervaring op het vlak van zorg voor jeugd te hebben. - Er dient kritisch naar belangenverstrengeling gekeken te worden; de organisatie moet onafhankelijk kunnen opereren. - De organisatie moet doorgang kunnen waarborgen bij (langdurige) afwezigheid van de projectleider. Opties Voldoende schaalgrootte Regionaal en bovenregionaal Onafhankelijkheid Geen kwetsbaarheid netwerk In ambtelijke dienst bij - - + - de eigen gemeente In dienst bij een lokale - +- +/- +/- organisatie (bijv. ondersteuningsstichting of CJG) In ambtelijke dienst bij +/- - + +/- een centrumgemeente GGD MN + + + + Dit alles op een rij gezet, heeft GGD MN de voorkeur. Ook in andere omringende regio s (Lekstroom, Utrecht Oost) is voor de GGD gekozen. Daarnaast is de GGD op het gebied van de jeugd de grote gemene deler voor Utrecht West; alle gemeenten in Utrecht West zijn hierbij aangesloten. Dit geldt echter niet voor de gemeenten Weesp en Wijdemeren. Deze gemeenten hebben de VIR bij een centrumgemeente belegd. Wat dit betekent voor het verlenen van de opdracht aan de GGD MN op langere termijn (dus na 2014) dient in 2014 duidelijk te worden. 9
Wij hebben de GGD MN gevraagd om alvast een voorlopig plan van aanpak voor 2014 met een kostenindicatie te maken. Deze hebben we als bijlage 1 aan het Projectplan toegevoegd. In het plan van aanpak staan 3 opties van licht naar zwaar met een kostenraming. Met een nadere uitwerking van de meest voor de hand liggende optie; optie 2. Het is aan gemeenten om hieruit een keuze te maken. Daarnaast zullen de gemeenten een besluit moeten nemen over het opdrachtgeverschap. Ook hiervoor zijn 3 mogelijkheden om deze rol in te vullen: 1) Nieuwe opdrachtgever namens gemeentes. 2) Een projectafspraak met gedeelde kostenopgaaf naar verdeling naar inwoners. Elke gemeente krijgt een eigen kostenopgaaf (zo hebben we het afgelopen jaren gedaan). 3) Als maatwerk in de regiobegrotingen GGD. 10
Advies 5.1 Beheer De VIR krijgt met de transitie Jeugdzorg een nog belangrijkere rol. Het is daarom van belang dat het beheer van de VIR op een goede manier geborgd is. Gezien het voorgaande zou het voor de hand liggen om de projectleiding wederom bij de GGD te beleggen. Hierbij dienen de verschillende opties en het bijbehorende kostenplaatje uit bijlage 1 kritisch afgewogen te worden. Gekeken naar de wensen van gemeenten en de beschikbare budgetten, lijkt optie 2 het meest passend. Daarom hebben we deze optie nader laten uitwerken. 5.2 Sturen Met het borgen van het beheer zijn we er niet. De gemeenten moeten ook daar waar nodig sturen op de opdracht die de GGD voor ons uitvoert. Om deze rol te kunnen pakken, zal er een aantal afspraken met de beleidsfunctionaris van de VIR gemaakt moeten worden over het regelmatig aanleveren van gegevens. Deze afspraken vloeien voort uit het kiezen voor n van de opties die in de bijlage genoemd zijn. De vraag is of de sturing hierop moet plaatsvinden vanuit de Werkgroep Jeugd, zeker gezien de werkdruk die de transitie en transformatie met zich meebrengt. Een alternatief is om deze taak als maatwerktaak te beleggen in de regiobegrotingen van de GGD en op de agenda te zetten van de Regionale Adviescommissie en van hieruit de sturing te laten plaatsvinden. Op beleidsmatig vlak zal daar waar nodig afstemming met de Werkgroep Jeugd plaatsvinden. Voor 2014 is dit misschien nog wat te vroeg, maar als vanaf 2015 de VIR structureel belegd wordt, dan moet dit punt zeker meegenomen worden. 5.3 Meldingsbereidheid bij gebruikers verbeteren De gebruikersgroep moet betrokken worden bij het formuleren en doorvoeren van verbeteringen. Nieuwe gebruikers dienen niet zomaar aangesloten te worden. Voor de aansluiting vindt eerst een gesprek plaats waarin duidelijk is waarom er gemeld wordt en hoe dit dient te gebeuren. Vervolgens vindt er na een half jaar- tot een jaar een gesprek plaats waarin gekeken wordt of er optimaal gebruik van het systeem gemaakt wordt. In de buurtnetwerken en MDO s dient naast casusbespreking ook besproken te worden of dit kind in de VIR gemeld moet worden. Daarnaast is belangrijk om dit te blijven monitoren (hoe vaak melden organisaties). Als het meldingspercentage bij bepaalde organisaties achterblijft, dan dient in ieder geval een gesprek te volgen door de gemeente en/of de uitvoerende organisatie. Het is van belang dat de gemeente hierover contract- en subsidieafspraken 11
met de verschillende organisaties maakt die zorg voor jeugd leveren. Bij het niet nakomen van afspraken kan de portefeuillehouder ingezet worden om meer gewicht in de schaal te leggen. 12
Bijlage 1 Voorlopig Plan van aanpak Verwijsindex Utrecht West -gemeenten 2014 Monique Westerlaken Beleidsfunctionaris VIR Oktober 2013 13
Inhoudsopgave 1. Inleiding 15 2. Wat is nodig om de verwijsindex tot een succes te maken? 15 3. Plan van aanpak 15 3.1 Optie 1 16 3.2 Optie 2 16 3.3 Optie 3 18 4. Opdrachtgeverschap 18 5. Begroting 19 14
1. Inleiding Door de Utrecht West -gemeenten is vanaf begin 2010 gezamenlijk gewerkt aan de invoering van de Verwijsindex (VIR). Op verzoek van de gemeenten heeft de GGD MN in 2011 de projectleiding op zich genomen. Er zijn convenanten afgesloten met regionaal en lokaal werkende organisaties uit de tweede schil en professionals zijn getraind. Via een website voor de regio en nieuwsbrieven voor gebruikers wordt er bekendheid gegeven aan de verwijsindex. Er is ook gestart met het inventariseren en aanschrijven van professionals uit de derde schil, waarvan een klein deel zich ook daadwerkelijk heeft aangesloten. Verbinden en faciliteren zijn daarbij steeds de belangrijke sleutelwoorden. Deze aanpak bood, en biedt nog steeds, veel voordelen. Belangrijk voordeel is onder andere dat niet iedere gemeente apart de contacten met provincie breed werkende organisaties en met instantiebeheerders van organisaties hoeft te onderhouden, maar dat dit door één regionale, onafhankelijke projectleider wordt gedaan. De verbindende rol van de GGD MN heeft ervoor gezorgd dat gemeenten en instanties van elkaar hebben kunnen leren en hun beleid rond risicosignalering op elkaar kunnen afstemmen. Nu wordt zichtbaar dat het gebruik van de verwijsindex na een aanloopperiode op gang komt. Alhoewel het implementatieproces een eind gevorderd is, is het nog niet af. 2. Wat is nodig om de Verwijsindex tot een succes te maken? In de Concept Jeugdwet wordt van de gemeenten verwacht dat ze problemen van kinderen en gezinnen in een vroeg stadium integraal benaderen (breed en gezamenlijk kijken). Het is de taak van de gemeente de coördinatie van zorg met ondersteuning van de verwijsindex - te regelen. Met de verwijsindex hebben professionals een middel om elkaar nu onderling sneller en beter te vinden. De verwijsindex is weliswaar slechts een onderdeel van de grote ontwikkeling van CJG s, veiligheidshuis en coördinatie van zorg maar heeft al veel lessen voor verbetering opgeleverd. Binnen de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling zijn professionals nu bijvoorbeeld verplicht om bij zorgen om een jeugdige af te wegen of ze een melding in de verwijsindex doen. Het blijft ook in de toekomst van belang dat het daadwerkelijk gebruik van de verwijsindex goed wordt begeleid en gemonitord. Het vraagt nog de nodige inspanning om de verwijsindex tot een succes te maken maar de weg ligt open om effectiever samen te werken en om daadwerkelijk afspraken te kunnen maken over de organisatie en coördinatie van zorg voor een kind. De primaire verantwoordelijkheid om deze ontwikkeling te blijven stimuleren ligt bij de gemeenten, maar een goede ondersteuning door een onafhankelijke, regionaal werkende projectleider is ook in de toekomst een belangrijke optie. 3. Plan van aanpak De regionale projectleiding kan op verschillende manieren invulling krijgen. In het plan van aanpak worden drie opties voorgesteld. De tijdsinvestering is afgestemd op deelname door alle gemeenten in de regio s Utrecht West waarvoor coördinatie van de verwijsindex plaats vindt. 15
3.1 Optie 1 (tijdsinvestering projectmedewerker 1 dag per week): Optie 1 bestaat uit een minimumpakket dat nodig is om te kunnen reageren op vragen over de verwijsindex uit de regio en de basale communicatie te verzorgen. Deze optie bestaat uit: Een vraagbaakfunctie voor de verwijsindex: reageren op vragen van (toekomstige) gebruikers ten aanzien van het aansluiten van organisaties of professionals en het aanvragen en/of wijzigen accounts. Het gaat hier om vragen die vanuit het veld gesteld worden. Het laten aansluiten van nieuwe partijen door een regionale projectleider in plaats van door procescoördinatoren van CJG s heeft het voordeel dat daardoor de kennis en ervaring die nodig is om dit vlot te laten verlopen op peil blijft. Een aanspreekpunt voor de verwijsindex: gemeenten, procescoördinatoren van de Centra Jeugd en Gezin, instantiebeheerders van organisaties en derden kunnen terecht met vragen en knelpunten. In opdracht van gemeenten kan een regionale projectleider ook centraal toetsen of een organisatie aan de landelijke verwijsindex gekoppeld moet worden. Van belang is dat gemeenten via een opdracht aan de CJG s de regie blijven voeren op het gebruik en de borging van de verwijsindex. Een helpdeskfunctie bij technische problemen: de taak van de beheerder is het probleem zo precies mogelijk te omschrijven en in kaart te brengen. Dat vereist een goede kennis van het systeem. Communicatie: Het beheren van de website: via deze weg kan de relatie worden onderhouden naar al die duizenden gebruikers en honderden organisaties maar ook naar ouders/jeugdigen zelf die de website bezoeken. - Aanvullen FAQ-lijsten: er blijven vragen en nieuwe kwesties komen. - Mailafhandeling. 3.2 Optie 2 (tijdsinvestering projectmedewerker 2 dagen per week) Deze variant beoogt - naast de taken genoemd bij optie 1 - verdere groei van het aantal gebruikers en stimuleert de implementatie en borging van de verwijsindex. Het beleggen van deze taken bij een regionale projectleider in plaats van per gemeente bij de procescoördinatoren van de CJG s, voorkomt versnippering van taken en ontlast de procescoördinatoren. De trainingen aan professionals: - Het verzorgen van technische trainingen. - Het bemiddelen en regelen ten aanzien van inhoudelijke trainingen (training: Niets doen is geen optie van BJZ). 16
Het up-to-date houden materialen: bv. cursusmateriaal en risicoprofielen aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen en verspreiden. De coördinatie- en aanjaagfunctie: - De transitie jeugdzorg brengt organisatorische wijzigingen met zich waardoor nieuwe organisaties ontstaan die ook aangesloten moeten worden. Daarnaast vragen nieuwe ontwikkelingen als de meldcode, coördinatie van zorg, en de transitie jeugdzorg om goede afstemming. - Het actief benaderen van organisaties uit de derde en vierde schil die nog niet op de eerste brief gereageerd hebben met betrekking tot aansluiting op de verwijsindex. - Het actief vormgeven en ondersteunen van het implementatieproces via de aanjagers van de verwijsindex binnen organisaties (procescoördinatoren van de CJG s, instantiebeheerders en jeugdverpleegkundigen). Bijvoorbeeld: *door het regelen van een bijeenkomst voor procescoördinatoren en instantiebeheerders; * het schrijven van een handreiking verwijsindex; * het verspreiden van risicoprofielen; * op aanvraag bij overleggen of bijeenkomsten aanwezig zijn; * op plekken waar dat relevant is de verwijsindex onder de aandacht brengen; * via instantiebeheerders gebruik verwijsindex binnen organisaties stimuleren. Communicatie: Informatie-uitwisseling en kennisoverdracht: Gemeenten en procescoördinatoren van de CJG s op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen en/of acties binnen de eigen gemeente. Kwaliteit: De kwaliteit van de verwijsindex verbeteren door het oplossen van knelpunten, die naar voren komen. Maar ook het schonen van accounts om vervuiling van lijsten met aangesloten gebruikers tegen te gaan. Registratiefunctie: het maken van kwartaalrapportages op inhoud en cijfers voor gemeenten (zg. nieuwsflits voor gemeenten). Aansluiting met provinciebreed werkende organisaties: een regionale projectleider kan afspraken maken en verbindingen leggen met provinciebreed werkende instanties om het gebruik van de verwijsindex onder de aandacht te brengen. Binnen de provincie kunnen basisafspraken gemaakt worden, maar ook buiten de provinciegrenzen kunnen afspraken gemaakt worden voor het aansluiten van organisaties. 17
Lidmaatschap gebruikersgroep. Dus meedenken over de toekomstige functionaliteit van de verwijsindex (bv. niet op kind maar op gezin registreren) en het testen van nieuwe functionaliteiten. 3.3 Optie 3 (tijdsinvestering projectmedewerker 3 dagen per week) Voor een verdergaande uitbreiding van het gebruik van de verwijsindex, inbedding en borging van de verwijsindex en implementatie proactief en op maat rechtstreeks naar de gebruikers is een extra tijdsinvestering nodig. Optie 3 biedt hierin - bovenop al genoemde taken - het volgende: De regionale projectleiding: Het actief benaderen van relevante organisaties voor aansluiting op de verwijsindex, waar ook onderzoek naar deze organisaties/contact met gemeenten deel van uitmaakt (bv. kerken en vrijwilligersorganisaties). De coördinatie- en aanjaagfunctie op maat: - Het geven van voorlichting direct aan gebruikers zelf binnen een organisatie (dus niet alleen aan instantiebeheerders) - Het op verzoek bijwonen van een overleg waar de verwijsindex geagendeerd staat. - Het bieden van ondersteuning op maat bij de inbedding in werkprocessen van de meldcode, coördinatie van zorg en de transitie jeugdzorg in trainingen/materialen/overleggen: de verwijsindex in de grotere ontwikkeling van decentralisatie jeugdzorg plaatsen. (gebeurt nu ook al, maar het uitgangspunt is dan de verwijsindex. In de voorlichting is dan aandacht voor het grotere verhaal. Koppeling met andere systemen: het geven van voorlichting over het gebruik van Jeugdcanvas en bieden van ondersteuning. Kwaliteit en innovatie: Het actief opsporen van knelpunten in het gebruik van de verwijsindex en het zoeken naar mogelijkheden voor verbetering van de verwijsindex. Ondersteuning van de landelijke verwijsindex: ondersteunen van de landelijke verwijsindex door bijv. overleg met beroepsorganisaties, het verzorgen van workshops op congressen. 4. Opdrachtgeverschap Afgelopen jaren is er een projectvoorstel gemaakt wat in het ambtenaren overleg is besproken. Gemeente Woerden is afgelopen jaren namens de andere gemeentes het aanspreekpunt geweest van dit project. Deze rol is inmiddels overgegaan naar gemeente Montfoort. Voor een volgende periode zijn er de volgende mogelijkheden: 18