Vereniging Klantenplatform Trudo Jaarverslag 2012 Postbus 8572, 5605 KN Eindhoven E-mail: info@klantenplatform.nl Pagina 1 van 12
JAARVERSLAG Vereniging Klantenplatform Trudo 2012 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Samenstelling 3. Leefbaarheidfonds 4. Platform 4 Eindhovense Klantenplatformen 5. Raad van Commissarissen 6. Klantenplatform 7. Financiële afrekening 8. Toelichting op financiële afrekening 9. Nawoord Pagina 2 van 12
1. Inleiding Het is al weer een jaar geleden dat wij de voorbereidingen hebben getroffen voor de vorige jaarvergadering. Wat gaat de tijd toch snel. Tijdens de jaarvergadering spreken we met elkaar over de zaken van het komende jaar, maar zeker ook over de zaken waar we in 2012 mee bezig zijn geweest. De activiteiten van 2012 zullen in de jaarvergadering worden toegelicht. Het jaar 2012 heeft weer veel activiteiten en onderwerpen op de agenda gebracht waar we uitvoerig mee bezig zijn geweest. Daarover in het verslag meer. Ter naslag, of voor degenen die hierbij niet aanwezig zijn geweest hebben wij een link naar het jaarverslag op onze website geplaatst. We hopen natuurlijk dat u gewoon op de jaarvergadering bent geweest. Veel leesplezier gewenst namens het dagelijks bestuur Marcel van Loon Voorzitter Pagina 3 van 12
2. Samenstelling Voorzitter : Marcel van Loon Secretaris : Hans van den Elzen Penningmeester : Christ van de Donk Bestuursleden: Naam Christ van de Donk Hans van den Elzen Paul Kivits Cor Kortbeek Marcel van Loon Ria Muller Bewonersvertegenwoordiging Vereniging Donizetti Bewonerscommissie Marconiplaza Bewonerscommissie Jeroen Boschlaan Huurdersvereniging Prontowoningen/flats Mensfort Bewonersvereniging Botenbuurt Bewonerscommissie Schôn Bennekel Samenstelling op 31-12-2012. Carla Beulen was onze vaste notulist tijdens de vergaderingen maar heeft ons verlaten. Ook Jac Spitters is begin dit jaar gestopt als bestuurslid. Het Klantenplatform heeft op dit moment 1 onafhankelijk voorgedragen commissaris in de Raad van Commissarissen, dit is Jaap Boogaard. Verder in het jaarverslag kunt u meer lezen over de Raad van Commissarissen. Pagina 4 van 12
3. Leefbaarheidfonds De doelstelling van het Leefbaarheidfonds van Trudo is nog steeds ongewijzigd: Het verhogen van de leefbaarheid en de sociale samenhang in de verschillende wijken en buurten. Dit jaar is er 90.000,- beschikbaar gesteld door Trudo. 30.000,- meer dan vorige jaren. In 2012 zijn totaal 52 aanvragen gedaan met een gezamenlijke waarde van 63.801,47 euro. Het totaal uitbetaalde bedrag komt, na aftrek van de terug betaalde bedragen, op 58.115,48. Van alle aanvragen is er één aanvraag afgewezen omdat deze niet voldeed aan het reglement. Één aanvraag is gedeeltelijk afgewezen, gewijzigd en opnieuw ingediend. Ook hebben we weer mensen geholpen om de aanvraag goed in te dienen. Dat is natuurlijk ook ons doel, om de aanvragen door te kunnen laten gaan en zoveel mogelijk geld van het Leefbaarheidfonds toe te kennen. Ten opzichte van vorig jaar zijn er meer aanvragen gedaan terwijl de aangevraagde bedragen hoger zijn geworden. De werkgroep Leefbaarheid bestaat uit 3 personen vanuit het Klantenplatform. Beoordeeld wordt er nog steeds op dezelfde uniforme manier aan de hand van een eenduidige checklist. De aanvragers krijgen binnen 1 maand de beslissing per e-mail en de huuradministratie van Trudo zorgde voor de verdere afwikkeling van het uitbetalen. In 2012 zijn er weer verschillende aanvragen en afrekeningen steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze afrekeningen waren allemaal prima in orde. De mensen die gecontroleerd werden hebben het als prettig ervaren. In een ongedwongen sfeer zijn de bonnen en cijfers doorgenomen. Ook was er natuurlijk tijd om de activiteit even door te spreken. Wederzijds zijn ook ideeën uitgewisseld en tips gegeven. Voor 2012 waren de thema s hetzelfde als afgelopen jaar.: Schone buurt, Fraaie buurt, Gezellige buurt, Ontwikkeling & educatie van de buurt en Jeugd in de buurt. Pagina 5 van 12
4. Platform 4 Eindhovense Klantenplatformen De Stichting Woonconsumenten Eindhoven (SWE) was, zoals we al in het jaarverslag 2011 schreven, in 2010 opgeheven en er moest wel een vertegenwoordiging komen die Eindhoven breed de belangen van onze klanten zouden gaan behartigen. Begin januari 2012 zijn de voorzitters van de 4 Eindhovense Klantenplatformen bij elkaar gekomen, om te bekijken of ze elkaar zouden kunnen versterken. Het liefst op een simpele maar doeltreffende manier door weinig en doeltreffend vergaderen, snelle schakeling door middel van e-mail en telefoon. De 4 Klantenplatformen zijn: Stichting Huurdersplatform Wooninc, Klantenraad Domein, Stichting Huurders vertegenwoordiging Woonbedrijf en het Klantenplatform van Trudo. De oprichting van het PEK ( Platform Eindhovense Klantenplatformen) was een feit. Echter vrij kort na de oprichting is de Stichting Huurders vertegenwoordiging Woonbedrijf afgehaakt en zijn we met 3 platformen verder gegaan. We blijven echter proberen om ook hun weer te betrekken in onze overleggen. Het PEK is door de gemeente Eindhoven en de Eindhovense woningcorporaties verzocht om kandidaten voor te dragen voor de diverse commissies. Het betreft de Urgentiecommissie, Beroepscommissie Woonruimteverhuur en de Geschillencommissie. Aangezien deze kandidaten ook nog goedgekeurd moeten worden door de gemeente Eindhoven en de Eindhovense woningcorporaties, was de procedure eind 2012 nog niet helemaal afgerond. In 2012 hebben we een 6 tal vergaderingen gehad. 3 daarvan waren gewijd aan de voordrachten van de commissie aangezien dit toch een belangrijk onderdeel is wat eens in de 4 jaar voorkomt. De overige vergaderingen waren onder andere voor de voorbereiding van het overleg met Wethouder Fiers. We kunnen rustig stellen dat de opzet geslaagd is. Doordat er snel wordt geschakeld tussen de partijen, versterken we elkaar en wordt er geen kostbare tijd verspild. Pagina 6 van 12
5. Raad van Commissarissen Wij hebben het afgelopen jaar weer een prima contact gehad met de afgevaardigde die op voordracht van ons lid is van de RvC. Deze persoon is bij al onze interne vergaderingen aanwezig, waardoor hij ook voeling heeft met de manier waarop de uitwerking en uitvoering van het beleid overkomen of doorwerken op de klanten. Hoe onze visie op de organisatie is opgebouwd en welke onderwerpen wij met de directie van Trudo willen bespreken. In 2012 hebben we ook gesprekken gevoerd met de leiding van Trudo over onze voordracht van personen naar de RvC en is er een voorstel gekomen vanuit Trudo om bij elk beoogd lid van de RvC inspraak te hebben in de vorm van een gesprek en onze mening over de voorgestelde kandidaat. In onze ogen een verruiming van de gewenste betrokkenheid bij de samenstelling van de RvC. Wij willen natuurlijk wel ons voordrachtrecht volledig blijven benutten, omdat dit een wettelijk recht is. Door visie ontwikkelingen op de wenselijke rol van de stakeholders van Trudo en alle gesprekken die daarover hebben plaatsgevonden is over dit onderwerp nog geen besluit genomen. Dit is geparkeerd totdat er duidelijkheid is over mogelijke nieuwe rollen per deelnemer. Hierdoor wordt dit een punt wat in 2013 vanzelf weer opnieuw de aandacht gaat krijgen. Pagina 7 van 12
6. Klantenplatform We zijn weer een jaar verder. Begin dit jaar heeft de ledenvergadering ingestemd met het voorstel om de naam Huurdersplatform in de statuten te wijzigen in Vereniging Klantenplatform Trudo. De statuten en inschrijving bij de Kamer van Koophandel zijn inmiddels gewijzigd. Het nieuwe huurconvenant is weer in goed overleg opgesteld en ondertekent. Dat geeft de huurders weer voor 10 jaar meer zekerheid. Op het moment van dit schrijven, ligt er een brief van Trudo waarin het convenant door Trudo wordt opgezegd. Dit heeft alles te maken met de regeringsplannen van Rutte 2. Ook zijn er weer prestatieafspraken gemaakt voor 2012. Het Klantenplatform is al jaren bezig om uitbreiding van het bestuur en werkgroepen te krijgen, om zo een breder draagvlak te creëren. Hierin worden we al jaren gehinderd door ontwikkelingen binnen de organisatie, het platform of door notariële zaken. Hier moet in 2013 echt verandering in komen en volop in geïnvesteerd worden. In 2011 is door Trudo het Stakeholdersberaad gelanceerd wat omgedoopt werd tot raad van belanghouders. Wat houdt dat eigenlijk in? De Raad van Belanghouders zou een samenstelling worden van 16 klanten en 16 belanghouders die samen het bestuur van Trudo zou adviseren. De bedoeling is dat het Klantenplatform daar in opgaat zodat er 32 mensen zich bezig houden met de belangenbehartiging. Op het moment van schrijven is duidelijk geworden dat het Klantenplatform niet opgaat in een Raad van Belanghouders. Het plan is door Trudo terzijde geschoven. Nu kunnen we ons weer volledig richten op de uitbreiding en inrichting van ons Klantenplatform. Aandachtspunt in 2013 gaat worden: de klantenvertegenwoordiging vorm te gaan geven op een manier die aansluit bij de wensen van deze tijd, zowel van de organisatie als van de klantenvertegenwoordigers. En die tevens past in de structuur die wij als platform gaan hanteren. Wij willen een brede vertegenwoordiging van klanten bewerkstelligen. Dit kan niet zonder u. De Stook en Servicekosten is ook een punt van aandacht wat al langer op de agenda staat. Vanuit het Klantenplatform is dit proces met argusogen gevolgd want iedereen heeft er belang bij dat afrekeningen tijdig bij de klant liggen. Trudo is overtuigd van het feit dat dit goed aangepakt moet worden en is volop bezig om dit ook te doen. Onze kritische inbreng heeft dit duidelijk gemaakt, maar de oplossing is nog niet helemaal gevonden. Pagina 8 van 12
Verdeelsleutels worden tegen het licht gehouden of ze nog kloppen, bedragen en contracten worden gecontroleerd. Al met al een enorme hoop werk. Er is een nieuw softwarepakket aangeschaft, genaamd Twinq. Dat geeft real time een overzicht van alle contracten, rekeningen en cijfers. Een prima hulpmiddel om een helder inzicht te krijgen over de kosten. Op moment van schrijven is de aanpak dermate gewijzigd en wel op een manier dat het nu wel mogelijk is om versneld de zaken op orde te stellen en de achterstand in te lopen. De hoop is er zelfs om in 2013, meer dan 95% van 2012 op tijd te hebben afgehandeld. De werkgroep leefbaarheidfonds is samen met Trudo begonnen met de aanpassing van het reglement leefbaarheidfonds. Dit was al jaren hetzelfde en niet meer toegeschreven op de huidige tijd en ontwikkelingen. Om een helder stuk te krijgen is er diverse keren overleg geweest en het concept ligt nu klaar voor goedkeuring. Begin van 2013 zal dit worden ingevoerd. Wat hebben we nog meer gedaan. De problemen die zijn ontstaan, bij de verkoop van appartementen Jeroen Boschlaan bij de CV met Warmte terugwin installatie, hebben we op verzoek van de bewonerscommissie aldaar met de bestuurder van Trudo aangekaart. De bewonerscommissie is er in overleg met Trudo niet zelf uit kunnen komen, vandaar dat het Klantenplatform daar een bemiddelende rol in is gaan spelen. Het resultaat is dat alle partijen het probleem naar alle tevredenheid hebben kunnen oplossen. Ook hebben we in overleg met Trudo bereikt dat de filters, van de complexen die mechanische ventilatie hebben, tijdens het onderhoud vervangen zullen worden op kosten van Trudo. Voor de warmte terugwin installaties is dat 2x per jaar en de overige installaties 1x per jaar. Pagina 9 van 12
7. Financiële afrekening INKOMSTEN 2012: Retour ontvangen bewonerscomités over 2011 4986,17 Ontvangen bijdrage van Trudo 27.000,00 ========== Totaal inkomsten 31.986,17 UITGAVEN 2012: Betaald aan bewonerscomités t.b.v. aanvragen 2012 15.722,78 Vergaderkosten (zaalhuur, onkostenvergoeding, etc.) 8.716,02 Vaste kosten (postbus, KvK, contributie, bankkosten, scholing.) 876,82 Kantoorbenodigdheden 1.038,56 Overig (jaarlijks samenzijn, kerstviering, etc.) 810,40 ========== Totaal uitgaven 27.164,58 Totaal inkomsten 31.986,17 Totaal uitgaven -/- 27.164,58 ========== Over over 2012 4.821,59 Saldo per 1-1-2012 4.858,31 Saldo per 31-12-2012 9.679,90 Pagina 10 van 12
8. Toelichting op financiële afrekening Terwijl er geen bewonersorganisatie is die iets tekort komt hebben we minder uit gegeven dan vorig jaar. Dat is natuurlijk ook het streven. Niet meer uitgeven dan noodzakelijk. Dat wil niet zeggen dat er wordt bezuinigd, maar wel goed wordt afgewogen of de aanvraag wel nodig is. En ook daar helpen de bewonersorganisaties zelf prima aan mee. De aanvragen die gedaan worden laten geen grote verschillen zien ten opzichte van het jaar ervoor. De boekhouding die elk jaar door 2 medewerkers van Trudo wordt gecontroleerd is ook dit jaar weer in orde bevonden. We zijn over aan het gaan naar PDF formulieren. Dat heeft als groot voordeel dat het voor iedereen makkelijk in te vullen is, het is overzichtelijk en iedereen heeft wel het gratis programma om ermee te werken. Op onze site www.klantenplatform.nl staat helder beschreven hoe de aanvraag in zijn werk gaat. Mochten er toch nog vragen zijn dan kun je altijd contact opnemen. Pagina 11 van 12
9. Nawoord 2013 wordt dus een jaar waarin we hard bezig gaan met alle normale lopende zaken, maar zeker ook met de uitbreiding van de vertegenwoordiging van de klanten waar het gaat om inspraak en betrokkenheid bij het organisatiebeleid en de uitvoering en consequenties daarvan Daar hebben we u als bewonersvertegenwoordiging echt voor nodig, maar ook andere betrokken mensen uit de klanten van Trudo. Met de beperking om alleen leden te kunnen krijgen uit de bestaande bewonersvertegenwoordigingen zijn wij als Klantenplatform veel te beperkt in het werven van leden. Dit willen we graag kunnen doen uit het gehele klantenbestand van Trudo. Hier komt voor 2013 dus ook ons aandachtsgebied te liggen. Mocht u aanvullingen, opmerkingen, tips of ideeën hebben horen we die graag. Verder dank ik natuurlijk alle leden voor hun inzet en alle medewerkers van Trudo voor hun inzet en betrokkenheid bij onze werkzaamheden Namens het Klantenplatform Trudo Marcel van Loon Voorzitter Pagina 12 van 12