Risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen Onderzoek bij Bureau Jeugdzorg Limburg Inspectie jeugdzorg Utrecht, januari 2010
2 Inspectie jeugdzorg
Samenvatting De Inspectie jeugdzorg heeft op verzoek van de Minister voor Jeugd en Gezin in de tweede helft van 2009 landelijk onderzoek gedaan naar risicomanagement bij de afdeling jeugdbescherming van de vijftien bureaus jeugdzorg en de drie landelijk werkende instellingen William Schrikker Groep, Leger des Heils Jeugdzorg en Reclassering en de Stichting Gereformeerd Jeugdwelzijn. De onderzoeksvraag die hierbij centraal stond was of de instellingen risicomanagement systematisch toepassen bij de kinderen die onder hun toezicht zijn gesteld. Aanleiding voor dit onderzoek waren de resultaten uit eerdere onderzoeken van de inspectie naar risicomanagement (in 2007 en 2008). Uit deze onderzoeken kwam naar voren dat risicomanagement binnen de jeugdbescherming nog onvoldoende systematisch en professioneel wordt toegepast. Met het huidige onderzoek is nagegaan of de aanbevelingen van de inspectie hebben geleid tot een betere kwaliteit van risicomanagement. Het onderzoek richt zich op vier thema s: - deskundigheidsbevordering van medewerkers met betrekking tot risicomanagement; - risico s inschatten; - risico s beperken; - interne en externe overdrachten. De inspectie verwacht van bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen dat medewerkers geschoold zijn in het uitvoeren van risicomanagement, dat zij systematisch risico s voor de veiligheid van onder toezicht gestelde kinderen inschatten en dat zij deze vervolgens beperken. Daarnaast dient er systematisch informatie-overdracht plaats te vinden bij zowel interne overdrachten van een ondertoezichtstelling (binnen een instelling) als bij externe overdrachten (tussen instellingen). Het eindoordeel van de inspectie luidt dat BJZ Limburg risicomanagement voldoende systematisch toepast voor de kinderen die onder haar toezicht zijn gesteld. De thema s deskundigheidsbevordering, risico s beperken en overdracht voldoen aan de verwachtingen van de inspectie. Binnen het thema s risico s inschatten is verbetering nodig. Bij dit thema ziet de inspectie risico s voor de veiligheid van de ondertoezicht gestelde kinderen. De inspectie is van oordeel dat de bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen op operationeel niveau dienen te functioneren wat betreft de toepassing van risicomanagement. Aangezien dit bij BJZ Limburg nog niet bij alle indicatoren het geval is (11 van de 12 indicatoren zijn operationeel), beveelt de inspectie BJZ Limburg aan om ervoor te zorgen dat alle indicatoren (zoals aangegeven in het beoordelingskader) binnen een jaar operationeel zijn. De inspectie beveelt de provincie Limburg aan erop toe te zien dat BJZ Limburg hieraan voldoet. 3
4 Inspectie jeugdzorg
INHOUDSOPGAVE Samenvatting...3 Hoofdstuk 1 Inleiding...7 Hoofdstuk 2 Oordeel en onderbouwing...11 2.1 Deskundigheidsbevordering...11 2.2 Risico s inschatten...12 2.3 Risico's beperken...14 2.4 Overdracht...16 Hoofdstuk 3 Eindoordeel en aanbevelingen...19 3.1 Eindoordeel...19 3.2 Aanbevelingen...20 Bijlage 1 Beoordelingskader Risicomanagement...21 5
6 Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Het is van belang dat de jeugdbescherming zicht heeft op risico s voor de veiligheid van het onder toezicht gestelde kind en alert blijft op mogelijke nieuwe risico s die zich tijdens de ondertoezichtstelling kunnen voordoen. Dit proces wordt aangeduid met de term risicomanagement. Onder risicomanagement wordt verstaan: alle activiteiten die zijn gericht op het onderzoeken, taxeren en beperken van het risico op voor de jeugdige ernstig bedreigende gebeurtenissen 1. Bij risicomanagement gaat het in de eerste plaats om de veiligheid van het kind. In 2007 en 2008 heeft de Inspectie jeugdzorg onderzoek gedaan naar risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen 2. Op basis van deze onderzoeken kwam de inspectie tot het oordeel dat risicomanagement binnen de jeugdbescherming nog onvoldoende systematisch en professioneel wordt toegepast (oktober 2008). De Minister voor Jeugd en Gezin heeft de Tweede Kamer laten weten het beeld uit de inspectie-onderzoeken zorgwekkend te vinden. De resultaten bij bureaus jeugdzorg die bezig waren om volgens de Deltamethode te gaan werken, bleken positiever. De Deltamethode is een landelijke methode voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling, waarin de ontwikkeling en de veiligheid van het kind centraal staat. Uitgangspunt hierbij is dat gezinsvoogden een lagere caseload hebben dan voorheen (gemiddeld 15 tot 17 onder hun toezicht gestelde kinderen). De ondertoezichtstelling wordt volgens het 4-stappenmodel uitgevoerd (inventariseren, analyseren van bedreigingen, formuleren van gewenste ontwikkelingsuitkomsten en opstellen van een actie-agenda). Een belangrijk aspect van de Deltamethode is risicomanagement. De gezinsvoogd moet vanaf de start van de ondertoezichtstelling zicht krijgen op de bedreigingen voor het kind, in de gaten houden welk risico het kind loopt en hier actie op ondernemen. De Deltamethode onderscheidt zogeheten kernbeslissingen. Dit zijn belangrijke beslissingen, die een gezinsvoogd niet alleen mag nemen. Tijdens de uitvoering van de OTS gaat het om de volgende vier kernbeslissingen: de reactie op nieuwe signalen of meldingen, de beslissing om een machtiging uithuisplaatsing te vragen, de beslissing om een uithuis geplaatst kind terug naar huis te laten gaan, en de beslissing om een verlenging van de OTS te vragen, de OTS te laten beëindigen dan wel een verder strekkende maatregel te bevorderen. De minister heeft met de provincies en stadsregio s afgesproken dat het onderdeel risicomanagement uit de Deltamethode versneld wordt ingevoerd bij alle bureaus jeugdzorg. 1 Definitie uit het Handboek Deltamethode Gezinsvoogdij: De nieuwe methode voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling, Utrecht: MOgroep (januari 2007). 2 De inspectie heeft een schriftelijk onderzoek uitgevoerd bij alle bureaus jeugdzorg en een verdiepend onderzoek naar de praktijk in de provincies Utrecht, Noord-Brabant en Zeeland en de stadsregio Amsterdam. Dit heeft onder andere geresulteerd in de notitie Risicomanagement bij onder toezicht gestelde kinderen: Een notitie naar aanleiding van onderzoek van de Inspectie jeugdzorg (oktober 2008). 7
Op verzoek van de minister heeft de inspectie het oorspronkelijk in 2010 beoogde onderzoek naar de Deltamethode gezinsvoogdij voor wat betreft het onderdeel risicomanagement in de tweede helft van 2009 uitgevoerd bij de vijftien bureaus jeugdzorg (BJZ) en de drie landelijk werkende instellingen; William Schrikker Groep (WSG), Leger des Heils Jeugdzorg en Reclassering (LJ&R) en de Stichting Gereformeerd Jeugdwelzijn (SGJ). Verwachtingen inspectie De inspectie heeft met dit onderzoek getoetst of risicomanagement binnen de jeugdbescherming systematisch wordt toegepast. Hierbij is zij nagegaan of de aanbevelingen van de inspectie (oktober 2008) hebben geleid tot een betere kwaliteit van risicomanagement. De inspectie verwacht van instellingen dat zij systematisch aan risicomanagement doen door te zorgen voor scholing van medewerkers in de uitvoering van risicomanagement, door te zorgen voor beleid van voldoende kwaliteit, én door te zorgen dat medewerkers dit beleid adequaat in de praktijk brengen. Daarom heeft de inspectie zowel de deskundigheidsbevordering, het beleid als de praktijk van de instellingen in het onderzoek betrokken. Het onderzoek De inspectie heeft de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Passen de bureaus jeugdzorg en de landelijk werkende instellingen risicomanagement systematisch toe bij de kinderen die onder hun toezicht zijn gesteld? Het onderzoek is verricht aan de hand van een beoordelingskader (zie bijlage 1). In het beoordelingskader zijn de verwachtingen van de inspectie die in het toetsingskader zijn geformuleerd, uitgewerkt aan de hand van vier criteria: - de instelling voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers met betrekking tot risicomanagement; - de instelling voert risico-inschattingen systematisch uit; - de instelling handelt systematisch bij het beperken van risico s; - de instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten. De criteria zijn nader uitgewerkt in indicatoren. Bij het oordeel van de inspectie is gebruik gemaakt van een driepuntsschaal: "afwezig", "aanwezig" en "operationeel". Deze scores houden kort gezegd in: - afwezig: er is geen beleid of het aanwezige beleid is te onvolledig/onduidelijk om de medewerkers van de instelling informatie te geven die hen kan leiden; - aanwezig: er is volledig/duidelijk beleid, dat de medewerkers van de instelling voldoende informatie geeft die hen kan leiden; - operationeel: het beleid is aanwezig én de medewerkers in de instelling kennen het beleid en handelen ernaar. 8
De inspectie verwacht in dit onderzoek voor elke indicator een score operationeel. Het onderzoek is uitgevoerd in twee fasen: een beleidsanalyse en een praktijkonderzoek. De inspectie heeft via een schriftelijke vragenlijst in juli 2009 het beleid van alle bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen voor risicomanagement opgevraagd en dit beleid vervolgens geanalyseerd. Onder beleid is zowel specifieke instellingsbeleid gerekend als het Handboek Deltamethode Gezinsvoogdij (januari 2007). In overleg met de instelling is afgesproken op welke locatie het praktijkonderzoek zou plaatsvinden. Vervolgens heeft de inspectie in oktober 2009 het praktijkonderzoek bij BJZ Limburg, locatie Kerkrade uitgevoerd, waarin de toepassing van het beleid in de praktijk is getoetst. Het praktijkonderzoek bestond uit de volgende onderdelen: twee interviews met in totaal drie gezinsvoogden, een interview met een teamleider, een interview met de Gz-psycholoog, een analyse van een zestal recente dossiers en het bijwonen van multidisciplinair overleg. Voor alle onderdelen van het praktijkonderzoek zijn gestructureerde vragenlijsten gebruikt. Leeswijzer Dit rapport geeft de resultaten weer van het onderzoek van de Inspectie jeugdzorg bij BJZ Limburg. In Hoofdstuk 2 staan de bevindingen van de inspectie over het toepassen van risicomanagement door BJZ Limburg bij onder toezicht gestelde kinderen. In Hoofdstuk 3 geeft de inspectie haar eindoordeel en doet zij aanbevelingen aan BJZ Limburg en de Provincie Limburg. In Bijlage 1 staat het beoordelingskader, waarin de vier thema s worden beschreven waarop de inspectie toetst (deskundigheidsbevordering, risico s inschatten, risico s beperken en overdracht). 9
10 Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 2 Oordeel en onderbouwing Inleiding Dit hoofdstuk bevat vier paragrafen die gewijd zijn aan de vier criteria uit het beoordelingskader: deskundigheidsbevordering, risico s inschatten, risico s beperken en overdracht. Elke paragraaf begint met een tabel, met daarin de uitwerking van het criterium in indicatoren en de scores van de inspectie per indicator, hierna volgt steeds een onderbouwing van de scores. 2.1 Deskundigheidsbevordering Criterium De instelling voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers m.b.t. risicomanagement Indicator Scholing medewerkers in de uitvoering van risicomanagement Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Medewerkers zijn geschoold in de uitvoering van risicomanagement BJZ Limburg heeft een opleidingsplan waarin staat dat alle medewerkers geschoold worden in risicomanagement volgens de Deltamethode. Ook laat BJZ Limburg een interne Deltatrainer opleiden. In de praktijk hebben nagenoeg alle gezinsvoogden (95%) en het gehele middenkader de Deltatraining afgerond (peildatum 1 juli 2009). De gezinsvoogden geven aan dat zij voor het gebruik van de LIRIK 3 in de praktijk uitleg hebben gekregen en door gedragswetenschappers worden begeleid bij de toepassing ervan. Wel geven zij aan dat de implementatie van de LIRIK erg snel is gegaan en dat er geen duidelijke instructies waren. Volgens de Gz-psycholoog worden er nu trainingen gepland om gezinsvoogden te scholen in het gebruik van de CARE-NL 4, deze risicotaxatielijst kan na de LIRIK ingevuld worden als er nog twijfels zijn over de veiligheid van het kind. = 3 De LIRIK is het Licht Instrument Risicotaxatie Kindermishandeling, een instrument om risico s op kindermishandeling in te schatten. 4 De CARE-NL is de Child Abuse Risk Evaluation Nederland, een instrument voor de beoordeling van het risico op kindermishandeling 11
2.2 Risico s inschatten Criterium De instelling voert risico-inschattingen systematisch uit Indicatoren Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze Vaste momenten waarop risico-inschattingen plaatsvinden Criteria om risico s opnieuw in te schatten buiten de vaste momenten Multidisciplinaire besluitvorming bij risico-inschattingen Vastleggen van risico-inschattingen Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze BJZ Limburg heeft een Handboek Gezinsvoogdij waarin uitgebreid staat beschreven hoe het inschatten van risico s tijdens de verschillende fasen van een ondertoezichtstelling plaatsvindt. Het Handboek Gezinsvoogdij is gebaseerd op de Deltamethode. Het beleid beschrijft dat de gezinsvoogd gesprekken dient te voeren met zowel de ouders en de jeugdige, samen en apart. Ook wordt informatie uit eerdere hulpverlening en het netwerk betrokken en maakt de gezinsvoogd zo nodig een netwerkanalyse. In jeugdbeschermingszaken dienen gezinsvoogden daarnaast gebruik te maken van de LIRIK en de CARE-NL. Deze risicotaxatie-instrumenten zijn een hulpmiddel om gesystematiseerd informatie te verzamelen en te beoordelen. In de praktijk blijkt dat het beleid wordt uitgevoerd. In de eerste zes weken van de ondertoezichtstelling is er wekelijks een huisbezoek. Tijdens de huisbezoeken ziet de gezinsvoogd als dat mogelijk is ook het kind. De gezinsvoogden bespreken dan zorgpunten en ontwikkelingsbedreigingen met ouders. Ook verzamelen de gezinsvoogden informatie uit het netwerk van het gezin. Na 6 weken vult de gezinsvoogd een LIRIK in en wordt de risico-inschatting besproken met de teamleider en gedragswetenschapper in een team rondom de jeugdige (TJ, zie multidisciplinaire besluitvorming). De LIRIK en de bespreking ervan in het TJ zijn terug te vinden in het dossier. Vaste momenten waarop risico-inschattingen plaatsvinden Het beleid van BJZ Limburg stelt conform de Deltamethode dat het inschatten van risico s met behulp van het vier-stappenmodel standaard plaats dient te vinden onder andere bij aanvang (als onderdeel van het plan van aanpak) van de ondertoezichtstelling en bij verlenging of beëindiging van de ondertoezichtstelling. Dit dient te gebeuren door de ontwikkelingsbedreigingen (opnieuw) vast te stellen. Het beleid van BJZ Limburg beschrijft wel dat de gezinsvoogden een risicotaxatie-instrument dienen te gebruiken, maar niet op welke momenten. In de praktijk wordt gewerkt conform het beleid. Gezinsvoogden geven aan in elke nieuwe casus risico s in te schatten met behulp van de LIRIK. Vervolgens formuleert de gezinsvoogd ontwikkelings- 12
bedreigingen in het plan van aanpak, die bij een beëindiging of verlenging van de ondertoezichtstelling opnieuw multidisciplinair worden vastgesteld. Bij beëindiging of verlenging van een ondertoezichtstelling vullen niet alle gezinsvoogden een nieuwe LIRIK in. De samenhang tussen het gebruik van de LIRIK en het plan van aanpak is niet zichtbaar in de dossiers. Criteria om risico's opnieuw in te schatten buiten deze vaste momenten Het beleid van BJZ Limburg benadrukt dat gezinsvoogden dienen te werken vanuit een handelingsgerichte, cyclische benadering. Dit houdt in dat gezinsvoogden constant toezicht houden op de veiligheid van de jeugdige. Bij nieuwe signalen moeten de risico s voor het kind opnieuw worden ingeschat. In de praktijk werkt men niet geheel conform het beleid. Een deel van de gezinsvoogden geeft aan dat zij in de praktijk een nieuwe inschatting van de risico s maken wanneer de gezinsomstandigheden zodanig wijzigen dat de veiligheid van het kind in het geding kan zijn, bijvoorbeeld bij ziekte, werkeloosheid of een nieuwe partner. In het TJ wordt dan overwogen een nieuwe taxatie te doen. Er blijkt echter geen eenduidig beeld wat betreft de momenten waarop gezinsvoogden de LIRIK invullen. Hierdoor is het systematisch inschatten van risico s afhankelijk van de betreffende gezinsvoogd. De teamleider geeft aan dat nog niet vaststaat op welke momenten de LIRIK gebruikt wordt. Integratie van het risicotaxatie-instrument met de vier stappen van de Deltamethode en het plan van aanpak komt nu op gang. Sommige gezinsvoogden gebruiken het instrument al bij het nemen van verschillende kernbeslissingen (de reactie op nieuwe signalen of meldingen, een uithuisplaatsing, beëindiging van de uithuisplaatsing en verlenging of beëindiging van de OTS). Multidisciplinaire besluitvorming bij risico-inschattingen Het beleid beschrijft dat het inschatten van risico s gebeurt in een multidisciplinair overleg (MDO). Ook de ingevulde risicotaxatielijst dient hier besproken te worden. Het MDO is ten dele flexibel - naar de expertise die de gezinsvoogd nodig heeft - samengesteld. De teamleider, gezinsvoogd en de gedragswetenschapper maken standaard deel uit van het MDO. Per 1 oktober 2009 is het MDO omgevormd tot een "team rondom de jeugdige" (TJ). In de praktijk vindt het TJ vanaf 1 oktober 2009 eens in de twee weken plaats. Tijdens het TJ nemen de gezinsvoogd, teamleider en gedragswetenschapper alle kernbeslissingen en bespreken zij de aangeleverde risico-inschatting. De Gz-psycholoog (als leidinggevende van de gedragswetenschappers) kan op afroep deelnemen aan het TJ. De eindconclusie van de risico-inschatting stelt men vast tijdens het overleg. Elke jeugdige dient 4 keer per jaar besproken te worden in het TJ. De teamleider en de gedragswetenschapper bewaken dit nu door een map bij te houden waarin zij op de caseloadlijsten aankruisen welke zaken wanneer zijn besproken. Op termijn moet dit digitaal geregistreerd worden. 13
Vastleggen van risico-inschattingen Volgens het beleid dient de gezinsvoogd de bespreking van de risico-inschatting tijdens het MDO (nu TJ) en het risicotaxatie-instrument in het dossier vast te leggen. Wat betreft het invullen van de LIRIK staat in het beleid dat er in elk dossier een ingevuld instrument moet zijn. De bespreking van de risico-inschatting in het TJ en de LIRIK slaat de gezinsvoogd conform het beleid op in het registratiesysteem IJ. De LIRIK wordt digitaal ingevuld door de gezinsvoogd en bij de documenten in IJ geplaatst. Het eindoordeel van de risico-inschatting, dat op basis van de bespreking is vastgesteld, legt de gezinsvoogd vast in het contactjournaal. In alle dossiers is minstens één risicoinschatting op deze manier aangetroffen. 2.3 Risico's beperken Criterium De instelling handelt systematisch bij het beperken van risico's Indicatoren Richtlijnen hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid Maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/veiligheidseisen Multidisciplinaire afspraken/veiligheidseisen Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Richtlijnen hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid BJZ Limburg heeft in het Handboek gezinsvoogdij een aparte "fase van planvoering" opgenomen waarin het onderdeel risico beperken conform de Deltamethode uitgebreid wordt beschreven. Ook zijn er richtlijnen hoe te handelen in een crisissituatie, indien er sprake is van een ernstige bedreiging van de jeugdige. Het beleid beschrijft dat het uitgangspunt is dat de gezinsvoogd direct na de aanmelding uitvoering geeft aan de actie-agenda (zie verder maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind). Daar waar de ontwikkeling van het kind ernstig bedreigd is, en er op korte termijn actie moet worden ondernomen, kan de gezinsvoogd eisen formuleren aan ouders en hieraan consequenties verbinden. De gezinsvoogd moet er tijdens de gehele OTS op toezien of er een verbetering is opgetreden ten aanzien van de gronden van de maatregel en dus de bedreigde ontwikkeling. Bij een verhoogd risico dient de gezinsvoogd altijd direct contact op te nemen met gedragswetenschapper en/of de teamleider. In de praktijk wordt gewerkt volgens het beleid. Bij een verhoogd risico vindt altijd direct overleg plaats. In het TJ bepaalt de gezinsvoogd samen met de gedragswetenschapper en de teamleider wat 14
er moet gebeuren om de vastgestelde risico s te beperken. Gezinsvoogden geven aan hun zorgen altijd met ouders te bespreken. Maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind Volgens het beleid worden afspraken met betrekking tot de veiligheid waar mogelijk samen met het gezin bedacht, besproken en vastgelegd. Middels een actie-agenda moeten afspraken over in te zetten middelen worden opgesteld en vastgelegd. De actie-agenda maakt deel uit van het plan van aanpak. In de actie-agenda staan de gewenste ontwikkelingsuitkomsten vanuit de jeugdige, de werkdoelen om deze te bereiken en de concrete actiepunten die hieruit voortvloeien voor de jeugdige, de ouders, de omgeving en de gezinsvoogd. Ook dient de gezinsvoogd eisen vast te leggen in de actie-agenda. Dit zijn voorwaarden waar ouders op zeer korte termijn aan moeten voldoen in het belang van de veiligheid en de ontwikkeling van een jeugdige. In de praktijk gebruiken alle gezinsvoogden de actie-agenda als onderdeel van het plan van aanpak. Kleinere afspraken maken de gezinsvoogden ook wel mondeling en leggen zij vast in het contactjournaal. Soms stuurt de gezinsvoogd de ouders een brief met de gemaakte afspraken, afhankelijk van de situatie en van het gezin. Deze werkwijze blijkt ook uit de dossiers. De gedragswetenschapper en de teamleider bewaken dat er afspraken gemaakt worden in het TJ. Het plan van aanpak inclusief de actie-agenda wordt altijd besproken in het overleg. Ook kan een plan van aanpak, of bijvoorbeeld een indicatiebesluit niet de deur uit voordat de teamleider en gedragswetenschapper het gezien hebben. Hier zit een bewakingssysteem voor in IJ: een conceptplan komt automatisch op de takenlijst van beide terecht. Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/veiligheidseisen Volgens het beleid vormt de actie-agenda het uitgangspunt voor het contact tussen de jeugdige, de gezinsvoogd en de ouders. De gezinsvoogd dient elk gesprek met de jeugdige en ouders te starten met een evaluatie ten aanzien van de gestelde werkdoelen. Na ieder contact moet de gezinsvoogd zo mogelijk de actie-agenda aanvullen met nieuwe doelen en middelen, gekoppeld aan een nadrukkelijke termijn. De actie-agenda kan ter plekke worden aangevuld door de gezinsvoogd of de jeugdige en de ouders zelf en wordt in het gezin achtergelaten. De gezinsvoogd verwerkt de aanvulling in de actieagenda in het elektronische dossier en maakt een nieuw afdrukvoorbeeld om de volgende keer mee te nemen naar het gezin. De staffunctionaris (teamleider of gedragswetenschapper) is verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang en mogelijke besluiten die genomen worden ten behoeve van de voortgang. Ook besluit de staffunctionaris tot het geven van een schriftelijke aanwijzing wanneer een eis van de gezinsvoogd niet nagekomen wordt. In de praktijk wordt gewerkt conform het beleid. Afspraken die met ouders zijn gemaakt in de actieagenda bewaakt de gezinsvoogd tijdens huisbezoeken of contact met andere hulpverleners. De gezinsvoogd houdt het contactjournaal hierop bij en past zo nodig de actie-agenda aan. Dit is in de 15
dossiers terug te vinden. Als het nodig is om de afspraken expliciet te bespreken, nemen de gezinsvoogden de actie-agenda mee op huisbezoek. Intern bewaken de teamleider en gedragswetenschapper de afspraken die gemaakt zijn in een bepaalde casus door hier in het reguliere TJ overleg op terug te komen. Multidisciplinaire afspraken/veiligheidseisen Het beleid beschrijft dat het plan van aanpak inclusief de actie-agenda in het TJ besproken wordt. Elke jeugdige dient minimaal vier keer per jaar besproken te worden op de stand van zaken en ook het geven van een schriftelijke aanwijzing dienen gezinsvoogden te bespreken in het TJ. De te maken afspraken en/of veiligheidseisen bespreken gezinsvoogden conform het beleid in de praktijk gezamenlijk in het TJ. Bij specifieke problematiek sluit de Gz-psycholoog hierbij aan. De gezinsvoogden geven aan dat alle zaken periodiek aan bod komen waarbij de afspraken worden doorgelopen. Risicovolle zaken komen regelmatig terug, ook buiten het regulier overleg is er ruimte om deze met de gedragswetenschapper of teamleider te bespreken. 2.4 Overdracht Criterium De instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten Indicatoren Schriftelijke informatie-uitwisseling over de risico s bij (interne en externe) overdracht Mondelinge/telefonische informatie-uitwisseling bij een verhoogd risico Afwezig Aanwezig Operationeel Onderbouwing Schriftelijke informatie-uitwisseling over de risico's bij (interne en externe) overdracht BJZ Limburg heeft geen beleid voor het intern overdragen van zaken naar een collega gezinsvoogd. Voor externe overdrachten geven zij aan volgens het protocol overdracht van de MOgroep te werken. In de praktijk hebben alle gezinsvoogden binnen BJZ Limburg een vakantiemaatje, dat waarneemt wanneer de ander op vakantie is. De gezinsvoogden kennen elkaars zaken en er vindt altijd overdracht plaats via het contactjournaal. Bij een overdracht naar een andere gezinsvoogd (binnen BJZ Limburg of daarbuiten) draagt men altijd het dossier over met alle relevante stukken erin. Hierin zit naast het plan van aanpak ook de risicotaxatielijst. 16
Mondelinge of telefonische informatie-uitwisseling bij een verhoogd risico BJZ Limburg heeft geen specifiek beleid voor het intern overdragen van zaken naar een collega gezinsvoogd. Voor externe overdrachten geven zij aan volgens het protocol overdracht van de MOgroep te werken. In de praktijk geven alle medewerkers aan zowel bij interne als bij externe overdracht altijd te streven naar een warme overdracht. Zeker in zaken met een verhoogd risico. De zaken worden van gezinsvoogd naar gezinsvoogd warm overgedragen en zo mogelijk bezoeken gezinsvoogden samen een gezin. Risico s, maar ook beschermende factoren komen volgens de gezinsvoogden altijd aan de orde bij een overdracht. Bij externe overdracht lukt het niet altijd om het face tot face over te dragen, dan gebeurt dit telefonisch. 17
18 Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 3 Eindoordeel en aanbevelingen In dit hoofdstuk geeft de Inspectie jeugdzorg haar eindoordeel over de mate waarin BJZ Limburg systematisch risicomanagement toepast bij onder toezicht gestelde kinderen. Daarna volgt een aanbeveling aan BJZ Limburg en aan de provincie Limburg. 3.1 Eindoordeel De inspectie verwacht van bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen dat medewerkers geschoold zijn in het uitvoeren van risicomanagement, dat zij systematisch risico s voor de veiligheid van onder toezicht gestelde kinderen inschatten en dat zij deze vervolgens beperken. Daarnaast dient er systematisch informatie-overdracht plaats te vinden bij zowel interne overdrachten van een ondertoezichtstelling (binnen een instelling) als bij externe overdrachten (tussen instellingen). Het eindoordeel van de inspectie luidt dat BJZ Limburg risicomanagement voldoende systematisch toepast voor de kinderen die onder haar toezicht zijn gesteld. BJZ Limburg scoort op 11 van de 12 indicatoren "operationeel" en voldoet daarmee voldoende aan de verwachting van de inspectie. De thema s deskundigheidsbevordering, risico s beperken en overdracht voldoen aan de verwachtingen van de inspectie. Binnen het thema s risico s is verbetering nodig. Bij dit thema ziet de inspectie risico s voor de veiligheid van de ondertoezicht gestelde kinderen. De inspectie is positief over de volgende thema s: - deskundigheidsbevordering met betrekking tot risicomanagement Nagenoeg alle gezinsvoogden en het gehele middenkader zijn geschoold in risicomanagement via de Deltamethode. - het systematisch beperken van risico s Het vastleggen en bewaken van gemaakte afspraken en besluiten gebeurt systematisch. Er wordt standaard gewerkt met de actie-agenda van de Deltamethode. Ook blijkt uit de contactjournaals dat afspraken met ouders worden bewaakt. Intern worden afspraken gemaakt in het tweewekelijks team rondom de jeugdige. - systematische overdracht van ondertoezichtstellingen Hoewel BJZ Limburg geen beleid heeft vastgesteld voor de (interne) overdacht van ondertoezichtstellingen, gebeuren overdrachten in de praktijk toch voldoende systematisch. Bij interne en externe overdracht wordt standaard schriftelijk informatie uitgewisseld over de risico s, door middel van 19
een overdracht van het dossier, inclusief een risicotaxatie. Bovendien wordt daar waar mogelijk mondelinge (of telefonische) informatie uitgewisseld, zeker bij overdrachten van verhoogd risicozaken. Verbetering is nodig binnen het volgende thema: - het systematisch inschatten van risico's Binnen BJZ Limburg is niet helder wanneer gezinsvoogden risico s tijdens de ondertoezichtstelling dienen in te schatten met behulp van de LIRIK. Het invullen van het risicotaxatie-instrument bij beëindiging van de ondertoezichtstelling, bij signalen en overige kernbeslissingen is persoonafhankelijk. Verder lijkt het risicotaxatie-instrument niet voldoende samen te hangen met het werkproces van BJZ Limburg volgens de Deltamethode. Hierdoor is het mogelijk dat risico s gedurende de ondertoezichtstelling niet systematisch worden ingeschat. Positief is dat het inschatten van risico s bij de start van een ondertoezichtstelling standaard gebeurt en altijd wordt besproken in het TJ overleg, met behulp van de LIRIK. De resultaten worden vastgelegd in de dossiers en in het digitale systeem IJ. 3.2 Aanbevelingen De inspectie is van oordeel dat de bureaus jeugdzorg en landelijk werkende instellingen op operationeel niveau dienen te functioneren wat betreft de toepassing van risicomanagement. Aangezien dit bij BJZ Limburg nog niet bij alle indicatoren het geval is (11 van de 12 indicatoren zijn operationeel), beveelt de inspectie BJZ Limburg aan om ervoor te zorgen dat alle indicatoren (zoals aangegeven in het beoordelingskader) binnen een jaar operationeel zijn. De inspectie beveelt de provincie Limburg aan erop toe te zien dat BJZ Limburg hieraan voldoet. 20
Bijlage 1 Beoordelingskader Risicomanagement Inspectie jeugdzorg Op basis van het toetsingskader komt de inspectie tot haar oordeel over de kwaliteit van het handelen van de instellingen op de onderzochte thema s per indicator. De instelling krijgt een score voor elke indicator in één van de volgende drie categorieën 5 : - Afwezig; dit wil zeggen dat er geen beleid is of dat het aanwezige beleid zo onvolledig/onduidelijk is dat het beleid geen informatie geeft aan de medewerkers van de instelling die hen kan leiden; - Aanwezig; dit wil zeggen dat er volledig/duidelijk beleid is dat voldoende informatie geeft aan de medewerkers van de instelling die hen kan leiden; - Operationeel; dit wil zeggen dat het beleid voldoende is (zie hierboven onder "aanwezig") en dat de medewerkers in de instelling het beleid kennen en ernaar handelen; de score operationeel vooronderstelt dus dat het beleid voldoet aan de omschrijving onder "aanwezig". Toelichting op scoreclassificaties per indicator 6 Thema Deskundigheidsbevordering Criterium; BJZ/LWI voorziet in deskundigheidsbevordering van medewerkers m.b.t. risicomanagement Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Medewerkers zijn geschoold in de uitvoering van risicomanagement. Het beleid beschrijft niet dat medewerkers geschoold worden in het uitvoeren van risicomanagement, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. In het beleid staat dat medewerkers geschoold worden in het uitvoeren van risicomanagement. Medewerkers zijn geschoold in het uitvoeren van risicomanagement. Minimaal 90% van de gezinsvoogden die langer dan een jaar in dienst zijn. Er is een opleidingsplan. 5 De inspectie verwacht niet dat de instellingen het niveau geborgd hebben bereikt voor de toepassing van risicomanagement. De implementatie van risicomanagement (meestal als onderdeel van de implementatie van de Deltamethode) is bij de meeste instellingen namelijk nog gaande of pas recent afgerond. Geborgd houdt in dat leidinggevenden in de instelling zorgen voor informatie, controle en bijsturing van de medewerkers én zorgen dat het beleid en de uitvoering periodiek geëvalueerd en zo nodig verbeterd wordt, dus dat de instelling op instellingsniveau leert van haar ervaringen; hiervoor is het nodig dat op onderdelen geregistreerd wordt wat er gebeurt. De score geborgd vooronderstelt dat het beleid voldoet en dat de medewerkers het beleid in de praktijk brengen. 6 De score van BJZ Limburg per criterium is vetgedrukt 21
Thema Risico s inschatten Criterium: De instelling voert risico-inschattingen systematisch uit Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Risico-inschattingen volgens standaard werkwijze 2. Vaste momenten waarop risicoinschattingen plaatsvinden 3. Criteria om risico s opnieuw in te schatten buiten de vaste momenten 4. Multidisciplinaire besluitvorming bij risicoinschattingen Het beleid beschrijft niet hoe risico-inschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots, en hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft niet op welke vaste momenten risicoinschattingen plaatsvinden tijdens de ondertoezichtstelling, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft niet de criteria op grond waarvan risico s opnieuw moeten worden ingeschat buiten deze vaste momenten dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft niet hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe risicoinschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots, in ieder geval hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken. Het beleid beschrijft op welke momenten risico-inschattingen standaard plaatsvinden tijdens de ots. Het beleid beschrijft de criteria op grond waarvan risico s opnieuw moeten worden ingeschat buiten de vaste momenten. Het beleid beschrijft hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt Medewerkers weten hoe risico-inschattingen tijdens de ots moeten plaatsvinden en hoe hierbij een gestandaardiseerd instrument te gebruiken en werken overeenkomstig. Medewerkers weten op welke momenten risicoinschattingen tijdens de ots moeten plaatsvinden en werken overeenkomstig. Medewerkers kennen deze criteria en werken overeenkomstig. Medewerkers weten hoe bij risico-inschattingen multidisciplinaire besluitvorming plaatsvindt en werken overeenkomstig. - Actief informatie verzamelen: in ieder geval betrekken (formeel en informeel) netwerk - Kind zelf zien - Gestandaardiseerd instrument Vaste momenten, in ieder geval: - Bij aanvang ots - Bij aanvraag verlenging of beëindiging ots/bij evaluatie pva - Bij life-events, (bijvoorbeeld wisseling samenstelling gezin; verhuizing). - Bij signalen, meldingen van onveiligheid, kindermishandeling - Bij aanvraag en beëindiging uhp Gezinsvoogden: brengen iedere risicoinschatting in mdo in. Gedragsdeskundigen/ teamleiders/praktijkleiders bewaken dat: - Risico-inschattingen multidisciplinair worden besproken Zichtbaar in kinddossiers: - Minimaal: risico-inschatting besproken met praktijkleider/ teamleider, naast de gezinsvoogd - Bij voorkeur: risico-inschatting besproken met een gedrags- 22
deskundige, naast de gezinsvoogd 5. Vastleggen van risicoinschattingen Het beleid beschrijft niet hoe uitkomsten van risicoinschattingen in de dossiers worden vastgelegd, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe uitkomsten van risicoinschattingen in de dossiers worden vastgelegd Medewerkers weten hoe de uitkomsten van de risicoinschattingen vastgelegd moeten worden in de dossiers en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden leggen risicoinschattingen, inclusief een eindoordeel, vast in de dossiers. Gedragsdeskundigen/ teamleiders/ praktijkleiders: bewaken dat risicoinschattingen, inclusief een eindoordeel, in de dossiers worden vastgelegd Zichtbaar in kinddossiers: - Welke risico s - Eindoordeel: hoe bedreigend Thema Risico s beperken Criterium: De instelling handelt systematisch bij het beperken van risico s Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Richtlijnen hoe te handelen bij verhoogd risico voor de veiligheid Het beleid beschrijft niet hoe te handelen bij een verhoogd risico voor de veiligheid van het kind en/of (een vermoeden van) kindermishandeling, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe te handelen bij een verhoogd risico. De medewerkers weten hoe te handelen bij een verhoogd risico en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden handelen conform de richtlijnen bij een verhoogd risico voor het kind en/of (een vermoeden van) kindermishandeling. Gedragswetenschappers/teamleiders/ praktijkleiders bewaken het handelen bij een verhoogd veiligheidsrisico conform richtlijnen. Conform richtlijnen: - Handelen bijstellen nav risicotaxatie. - Actief betrekken en activeren opvoeders en (formeel en informeel) netwerk. 23
2. Maken en vastleggen van afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid kind Het beleid beschrijft niet dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden gemaakt/gesteld en worden vastgelegd in de dossiers, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden gemaakt/gesteld en worden vastgelegd in de dossiers. Medewerkers weten dat bij geconstateerde risico s afspraken moeten worden gemaakt/eisen moeten worden gesteld t.a.v. de veiligheid van het kind, dat deze moeten worden vastgelegd in de dossiers en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden maken concrete afspraken/stellen concrete eisen t.a.v. de veiligheid van het kind en leggen deze vast in het dossier. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat concrete afspraken worden gemaakt/ concrete eisen worden gesteld t.a.v. de veiligheid van het kind en dat deze worden vastgelegd in dossiers. Opvoeders (schriftelijk) informeren over afspraken. 3. Bewaken van het nakomen van gemaakte afspraken/veiligheidseisen Het beleid beschrijft niet dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden bewaakt, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk Het beleid beschrijft dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind worden bewaakt. Medewerkers weten dat gemaakte afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind moeten worden bewaakt en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden bewaken het nakomen van de gemaakte afspraken/eisen. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders zien hier op toe. 4. Multidisciplinaire afspraken/veiligheidseisen Het beleid beschrijft niet hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken over het handelen multidisciplinair gemaakt moeten worden, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. Het beleid beschrijft hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken multidisciplinair gemaakt worden. Medewerkers weten hoe bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken over het handelen multidisciplinair gemaakt moeten worden en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden betrekken de gedragswetenschappers/teamleiders/ praktijkleiders bij de besluitvorming. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij geconstateerde veiligheidsrisico s afspraken/eisen t.a.v. de veiligheid van het kind multidisciplinair worden gemaakt. 24
Thema Overdracht Criterium: De instelling gaat systematisch om met interne en externe overdrachten Indicator Afwezig Aanwezig Operationeel Minimale criteria 1. Schriftelijk informatie uitwisseling over de risico s bij interne en externe overdracht Het beleid beschrijft niet dat bij interne of externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over risico s en wat er gedaan is om deze te beperken, dan wel de omschrijving is onvolledig/onduidelijk. Het beleid beschrijft dat bij interne of externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken. Medewerkers weten dat bij interne/externe overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden weten dat bij overdracht schriftelijk informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om die te beperken en handelen overeenkomstig. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij overdracht schriftelijk informatie wordt uitgewisseld over de risico s en wat er gedaan is om deze te beperken. 2. Mondelinge of telefonische informatieuitwisseling over de risico s bij een verhoogd risico Het beleid beschrijft niet dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld, dan wel de omschrijving is onvolledig/ onduidelijk. In het beleid staat dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld. Medewerkers weten dat bij een verhoogd risico mondeling/ telefonisch informatie moet worden uitgewisseld over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties en werken overeenkomstig. Gezinsvoogden weten dat bij een verhoogd risico mondeling of telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties moet worden uitgewisseld en handelen overeenkomstig. Gedragswetenschappers/ teamleiders/ praktijkleiders bewaken dat bij een verhoogd risico mondeling of telefonisch informatie over de risico s en de ondernomen/te ondernemen acties wordt uitgewisseld. 25