Efficiënt feedback geven Tips Dit document is onderdeel van een set ondersteunend materiaal dat ter download wordt aangeboden aan kopers van De Strategieoach door Jeroen De Flander (ISBN 978 90 8148 733 7). Dit document wordt aangeboden onder een Creative Commons Attribution Non- Commercial 3.0 License. Dit betekent dat u vrij bent het materiaal te delen (kopiëren, verspreiden of doorgeven) of er afgeleide werken van te maken, op voorwaarde dat Jeroen De Flander steeds duidelijk vermeld wordt als auteur en op voorwaarde dat er geen commerciële doeleinden zijn. Voor meer informatie, kijk op http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/
2 Stel uzelf de volgende vragen voordat u aan een medewerker feedback geeft: Slaat wat ik wil zeggen wel degelijk op de ander? Of is het eigenlijk op mezelf gericht? Is het gedrag waarop ik feedback geef recent genoeg om erover te beginnen? Of haal ik oude koeien uit de sloot? Wil ik een echte verandering teweegbrengen of positief gedrag ontlokken bij iemand? Of wil ik enkel mijn punt maken en mijn frustraties ventileren? Overweeg daarna opnieuw of u feedback wil geven.
3 Tips voor het geven van feedback: Geef vaak feedback. Geef tijdig feedback: kort na het waarnemen van een bepaald gedrag. Houd het simpel, maar wees specifiek. Kies een afgezonderde, neutrale omgeving wanneer u feedback geeft over gedrag dat moet verbeteren. Focus op de situatie en op gedrag dat u waargenomen hebt, niet op de persoon. Beschrijf het gedrag van de medewerker zonder zijn beweegredenen te interpreteren: wat in plaats van waarom. Communiceer de effecten van het gedrag van de ander. Bied uw medewerker suggesties en ondersteuning aan om zijn gedrag te veranderen, maar focus op het delen van informatie, niet op het geven van advies. Geef de medewerker informatie waar hij iets mee kan, niet wat u kwijt wil. Pas uw communicatiestijl aan de persoon aan. Wees voorbereid op een onverwachte reactie. Herhaal de boodschap minstens één keer. Plan tijd in om vragen te beantwoorden en te verduidelijken. Gebruik de sterktes van de ontvanger als hefboom. Spreek mensen ook aan wanneer ze dingen goed doen.
4 Veel gemaakte fouten bij het geven van feedback: De feedback beoordeelt het individu en niet zijn acties. De feedback is te vaag. De negatieve feedback gaat verloren tussen positieve boodschappen. De feedback is veralgemeend. U bent altijd te laat. De feedback geeft een psychoanalyse van de motieven voor het gedrag. De feedback duurt te lang. De feedback komt bedreigend over. De feedback gebruikt ongepaste humor. De feedback is een vraag en geen mededeling.
5 Tips voor het ontvangen van feedback: Interpreteer feedback niet als een aanval. Neem feedback serieus. Reageer niet te defensief of te snel. Stel vragen en herhaal de boodschap in uw eigen woorden om zeker te zijn dat u de boodschap correct begrijpt. Vraag indien nodig naar voorbeelden. Deel uw gevoelens en mening. Toon waardering voor het krijgen van de boodschap. Beoordeel de feedback en zeg wat u ermee zal doen.
6 Veelgemaakte fouten bij het krijgen van feedback: Feedback negeren. Feedback ontkennen: de validiteit verwerpen. Afstand nemen omdat u de oorzaak niet bent: de oorzaak ligt bij de anderen. De feedback terugkaatsen op diegene die feedback geeft: U doet hetzelfde. Helemaal niet reageren. Emotioneel worden: boos, droevig of agressief reageren. Het probleem naar de ander toeschuiven: Zo ben ik nu eenmaal, ik kan het niet helpen. Overdrijven: Ik kan niets goed doen.