Bestuurslid binnen de Vereniging van Eigenaars risicovol!! In Nederland zijn er honderden ja, misschien wel meer dan duizend bestuursleden die zich binnen een Vereniging van Eigenaars dagelijks inzetten voor de belangen van appartementeigenaars. Een bestuursfunctie binnen een Vereniging van Eigenaars brengt veel verplichtingen en verantwoordelijkheden met zich mee. Toch zijn bestuursleden van een VvE zich niet altijd bewust van het afbreukrisico dat deze functie met zich meebrengt. Een bestuurslid draagt een bijzondere verantwoordelijkheid en je zou kunnen zeggen dat het namens de Algemene leden Vergadering een vertrouwensfunctie is die ten dienste moet staan van alle appartementeigenaars. Anderzijds hebben appartementeigenaars vaak een te hoog verwachtingspatroon van het bestuur cq het bestuurslid. Deze bestuurlijke verantwoordelijkheid en bevoegdheid en het verwachtingspatroon van appartementeigenaars kunnen soms op zeer gespannen voet met elkaar staan. Bestuursleden die zich al te nadrukkelijk en opportunistisch presenteren [anders gezegd, dominant gedrag vertonen] of soms wel de neiging hebben om zelf besluiten te nemen, stellen zich wel heel kwetsbaar op en worden al heel snel niet meer gewaardeerd of zelfs gediskwalificeerd. Een niet onbelangrijk bijverschijnsel is dan dat het betreffende bestuurslid als buurman eveneens niet meer wordt gewaardeerd door de rest van de eigenaars met alle gevolgen van dien. En de intenties van het betreffende bestuurslid waren toch heel positief en integer. Hij kwam nota bene uit de bouwwereld, was net gepensioneerd en dacht dat hij letterlijk een steentje zou kunnen bijdragen aan de belangen van de VvE. Door zijn kennis en inzicht sprak hij veel eigenaars aan op verschillende onderwerpen en gevraagd en ongevraagd gaf hij zijn vakkundige mening over tal van zaken. Hij was zelfs bereid om de handen uit de mouwen te steken dat bespaarde immers kosten voor de VvE. Binnen het bestuur kwamen echter de eerste verschillen van inzicht met het betreffende bestuurslid naar voren. De professionele houding en opvattingen van het betreffende bestuurlid werden door de andere bestuursleden ervaren als vooringenomen standpunten en werden dus absoluut niet gewaardeerd en het betreffende bestuurslid had veel moeite om niet ter zake deskundigen binnen het bestuur te overtuigen. Kortom en ontstond een scheiding van geesten, de sfeer werd er niet beter op en het betreffende deskundige bestuurslid werd steeds verder geïsoleerd door de overige bestuursleden. Dat deze verstoorde verhoudingen binnen het bestuur ook gevolgen zou hebben voor de onderlinge en vooral persoonlijke verhoudingen met de buren in het appartementencomplex had het betreffende bestuurlid niet kunnen bedenken. Voor veel bestuursleden en appartementeigenaars is het toch moeilijk om een scheiding aan te brengen tussen de bestuurlijke zaken van de VvE en de persoonlijke verhoudingen tussen eigenaars in een appartementencomplex. Het betreffende bestuurslid dat wij hier beschrijven heeft uiteindelijk de handdoek in de ring gegooid. Dat wil zeggen zijn eerste actie was om uit het bestuur te stappen maar uiteindelijk werd de druk zo groot dat verhuizen de enige oplossing bleek. Voor alle partijen een zeer teleurstellende uitkomst en binnen het nog zittende bestuur ontstond chaos en stuurloosheid. Kritische vragen voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 1
van appartementeigenaars werden als een motie van wantrouwen ervaren en de nog overblijvende bestuursleden hebben uiteindelijk bedankt voor de eer. De casus die wij hier beschrijven kenmerkt zich door gebrek aan bestuurlijk inzicht maar vooral door een haperende communicatie. Daarnaast bestaat er over de functie van bestuurslid veel onbegrip. Sommige bestuursleden lopen zich werkelijk het vuur uit de sloffen terwijl andere bestuursleden een status ontlenen aan deze soms echt ondankbare taak. Een bestuursfunctie binnen een VvE kan echter wel degelijk een dankbare en eervolle taak zijn die gewaardeerd wordt mits de juiste spelregels worden toegepast. Wat zou anders kunnen? Stap 1. Helder beleid van de Vereniging van Eigenaars. Stel een beleidsplan op. Volgens ons is het gewenst dat het beleid van een Vereniging van Eigenaars voor een periode van maximaal 3 jaar gezamenlijk wordt vastgesteld met betrekking tot financieel beleid, meerjaren onderhoud, service en onderhoud, bestuurlijke organisatie, communicatie, etc. etc. Het vaststellen van een gezamenlijke visie geeft de beheerder en het bestuur houvast voor de dagelijkse praktijk en de meer beleidsmatige zaken van de Vereniging van Eigenaars. Stap 2. Visie op de bestuurlijke organisatie. Raad van toezicht model. De beheerder beheert en het bestuur bestuurt; duidelijk zou u zeggen maar toch zitten daar de voetangels en klemmen. Over het algemeen denken bestuursleden dat zij er goed aan doen om binnen het bestuur van de Vereniging van Eigenaars en daarbuiten vooral van alles en nog wat aan te sturen. Met aansturen wordt in dit verband bedoeld discussiëren en overleggen met leveranciers, met uitvoerende medewerkers, appartementeigenaars, maar ook zelfstandig regels opstellen en deze publiceren en uitvoerende [technische] werkzaamheden verrichten. Kort samengevat is de opvatting in zijn algemeenheid; je moet laten zien wie je bent en vooral wat je als bestuurslid doet. Wij zijn van mening dat een bestuur van de Vereniging van Eigenaars vooral een toezichthoudende rol heeft, vooropgesteld dat er sprake is van een [professionele] beheerder. Wij spreken dan ook liever van een College van Advies dan van een bestuur. Het bestuur dient vooral de intermediair te zijn tussen de bestuurlijke organisatie van een Vereniging van Eigenaars en de appartementeigenaars. De kwaliteiten van individuele bestuursleden zouden vooral gericht moeten zijn op een hoge mate van sociale intelligentie dat wil zeggen optimaal communiceren met appartementeigenaars, en de klankbordfunctie voor de beheerder. Voor veel bestuursleden is dat lastig want het betekent eigenlijk besturen met de handen op de rug. Toch is dit ons inziens de beste manier om gebruik te maken van de expertise en competenties die bestuursleden doorgaans hebben en hierdoor kunnen ze bijna risicoloos opereren binnen de Vereniging van Eigenaars. Het moet vooral de beheerder zijn die de vakinhoudelijke discussie voert met het bestuur voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 2
en/of de appartement eigenaars en operationeel uitvoering geeft aan de besluiten van de Algemene leden Vergadering. Stap 3. Bijscholing en interne discussie. Om voor de bestuurlijke organisatie van een Vereniging van Eigenaars meer begrip en inzicht te krijgen is opleiding of bijscholing bijna altijd noodzakelijk. In dit verband adviseren wij bestuursleden kennis te nemen van het boekwerk Appartementen van R.F.H. Mertens. Het geeft de lezer een uitvoerig inzicht in de bestuurlijke organisatie en de wettelijke grondslag van de Vereniging van Eigenaars. R.F.H. Mertens prijs: 31,44 Boek, paperback / 104 bladzijden / Nederlands Kluwer / 3e druk / Verschijningsjaar 2006 ISBN-13: 9789013028768 / ISBN-10: 9013028764 Maar ook een open discussie binnen de bestuurlijke organisatie van de Vereniging van Eigenaars kan leiden tot een andere cq betere besturingsfilosofie. De [professionele] beheerder kan deze discussie vorm en inhoud geven zodat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen het bestuur en de beheerder duidelijk worden. Het bestuur van een Vereniging van Eigenaars zou eigenlijk moeten investeren in kennis, zelfreflectie en onderzoek naar bestuurlijke verbeterpunten. Stap 4. Taak & functie beschrijving bestuursleden en het rooster van aftreden. Een bestuurslid van een Vereniging van Eigenaars moet eigenlijk precies weten wat zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn. Op basis hiervan kan een bestuurslid goed functioneren of als dat nodig is ter verantwoording worden geroepen. Niets is zo permanent als semi permanent een uitspraak die in de bouwwereld vaak van toepassing is maar ook bij Vereniging van Eigenaars blijkt dat bestuursleden vaak jaren achtereen zitting hebben in een bestuur. Om het draagvlak voor een bestuur binnen de Algemene leden vergadering te continueren is het belangrijk dat bestuursfuncties voor alle appartementeigenaars gemakkelijk toegankelijk zijn. Het kan zeer verfrissend zijn voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 3
wanneer na verloop van tijd nieuwe bestuursleden worden benoemd met nieuwe ideeën over de wijze van besturen. Een rooster van aftreden moet ons inziens worden goedgekeurd door de Algemene leden vergadering en maakt onderdeel uit van een taak en functie beschrijving van het bestuur. Stap 5. Stel een communicatieplan op en maak dat bekend. De kwaliteitsbeleving van eigenaars over een bestuur van de Vereniging van Eigenaars wordt in belangrijke mate bepaald door de wijze van communiceren tussen appartementeigenaars en de bestuurlijke organisatie. Vaak ontstaat een gevoel dat het bestuur een tegenpartij is geworden in plaatst van de gezamenlijke belangen te behartigen. In sommige gevallen krijgen eigenaars de indruk dat er een VvE politie is aangesteld in plaats van vertrouwenspersonen. De afrekencultuur die daarop volgt brengt alleen maar verliezers met zich mee. Wij willen u graag een aantal praktische communicatietips geven; Een website voor een Vereniging van Eigenaars is een geweldig eigentijds medium om 24 uur per dag informatie te verstrekken aan appartementeigenaars. Ons advies is wel laat bijvoorbeeld twee eigenaars zorg dragen voor de actualiteitswaarde van de website. Maar een eenvoudig publicatiebord dat op een strategische plaats wordt opgehangen kan ook heel effectief zijn. Zorg voor een regelmatige voortgangsrapportage van besluiten die in de Algemene Leden vergadering zijn genomen. Informeer appartement eigenaars ook achteraf bij calamiteiten zoals bijvoorbeeld stormschade of storingen van installaties. voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 4
Activiteiten bestuur / bestuursleden. Spelregels en gedrag. Advies geven en een klankbordfunctie vervullen. - Vragen stellen, doorvragen en onderzoeken. - Bevestigen, onzekerheid terugbrengen. - Problemen delen, kwijt kunnen: luisteren. - Communicatie bevorderen. - Bevorderen van de vertrouwensfunctie. Adviseren over (nieuwe) te nemen beslissingen. - Toezicht op hanteren van besluitvorming procedures met name op het vlak van informatie & medezeggenschap. - Goede kritische vragen stellen en vooral op hoofdlijnen. - Initiatieven toetsen aan algemeen beleid. - Goed evenwicht zoeken tussen haalbare doelstellingen en financiële middelen. - Advies uitbrengen over offertes, juridische procedures en/of conflicten. Toezicht op het (lopend) beleid. - Periodiek onderwerpen aan de orde stellen; vast schema hanteren; - zoeken naar mogelijkheden voor een efficiënte en doelmatige organisatie - Evaluatie gesprekken met de beheerder. - Beoordeling voortgang onderhoud gebouw. Verantwoording afleggen. - Voortdurende verantwoording afleggen aan de Algemene Leden Vergadering. voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 5
HET COLLEGE VAN ADVIES 1. Leden voor het CVA worden gekozen door de Algemene Leden vergadering. Uitsluitend leden van de Vereniging van Eigenaars kunnen in het CVA worden benoemd. 2. Het CvA benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. 3. De benoeming van de leden van het College van Advies geschiedt in principe voor een periode van drie jaar met de mogelijkheid van herverkiezing. Een rooster van aftreden wordt goedgekeurd door de A.L.V. 4. Het CvA dient namens de ALV de beheerder van advies met betrekking tot de uitvoering van diens taken en houdt daarop toezicht. 5. Het CvA houdt namens de ALV toezicht op een juiste uitvoering van de door de vergadering vastgestelde begroting en door de vergadering genomen besluiten. 6. Het CvA bespreekt de voorstellen van de verschillende commissies zoals bijvoorbeeld de technische commissie en adviseert de beheerder. 7. De ALV stelt indien gewenst een nadere taakomschrijving voor het CvA vast. 8. De vergadering van het CvA wordt bijgewoond door de voorzitter van de ALV alsmede door de beheerder. 9. De CvA kan gevraagd en/of ongevraagd de A.L.V. informeren en/of adviseren voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 6
10. 2005. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen,of op enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende. Pagina 7