Raadsvoorstel nderwerp: Jaarrekening 2015 en begroting 2016 gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (Noord-Hollands Archief) Datum 25 juni 2015 Portefeuillehouder(s) R.G. te Beest raadsvergadering Registratienummer Rs15.00463 Ambtenaar K. Schuurman Datum carrousel 18 juni 2015 Telefoon 0255 567628 Raadsbesluit nr. E-mailadres kschuurman@velsen. nl Voorgesteld raadsbesluit 1. De jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland voor kennisgeving aan te nemen; 2. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2016 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland en dit als zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur. Samenvatting De jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (Noord-Hollands Archief) wordt ter kennis gebracht van de gemeenteraad. De gemeenteraad van Velsen wordt ook in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen over de ontwerpbegroting 2016 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de ontwerpbegroting 2016. Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (het Noord-Hollands Archief) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waar Velsen samen met de gemeente Haarlem en het Rijk in deelneemt. Deze GR heeft tot doel de archieven van de deelnemende gemeenten op te slaan en voor het publiek toegankelijk te maken. Het dagelijks bestuur van de GR dient de ontwerpbegroting uiterlijk zes weken, voordat zij aan het algemeen bestuur van de GR wordt aangeboden, toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Uiterlijk 1 juli 2015 dient het algemeen bestuur de begroting voor 2016 vast te stellen. Thans liggen voor de jaarrekening 2014 en de ontwerpbegroting 2016 van het Noord-Hollands Archief. De raad kan bij het dagelijks bestuur van de GR zijn zienswijze op de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij het voorstel over de ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur dat vervolgens een besluit neemt over de ontwerpbegroting. Na vaststelling (eventueel met inachtneming van geuite zienswijzen) wordt de begroting verstuurd naar Gedeputeerde Staten (GS) van Noord-Holland. De jaarrekening 2014 en de ontwerpbegroting 2016 zijn financieel en inhoudelijk beoordeeld. De raad wordt voorgesteld om de jaarrekening 2014 voor kennisgeving aan te nemen en in te stemmen met de ontwerpbegroting 2016. Beoogd doel en effect van het besluit Na behandeling in de gemeenteraad kan het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief de begroting 2016 vaststellen. 1
Argumenten Het exploitatieresultaat over 2014 bedraagt 383.894 positief. De opbrengsten vielen hoger uit dan begroot, met name ten gevolge van een hogere bijdrage van het Rijk vanwege de indexatie over 2014, die niet begroot is, hogere opbrengsten door de verhuur van meer vierkante meters archiefruimte en een niet-begrote bijdrage van het Nationaal Archief. De kosten vielen lager uit dan begroot door lagere personeels- en huisvestingskosten. De huisvestingskosten zijn lager omdat de kosten van het onderhoud aan de Kleine Houtweg niet door het Rijksvastgoedbedrijf in rekening zijn gebracht. Dit onderhoud wordt waarschijnlijk overgedragen aan het Noord-Hollands Archief. De jaarrekening is door de accountant van de gemeenschappelijke regeling voorzien van een goedkeurende verklaring. Het resultaat is toegevoegd aan een bestemmingsreserve voor het onderhoud dat mogelijk wordt overgedragen door het Rijksvastgoedbedrijf. De bijdrage in de gemeenschappelijke regeling van de gemeente Velsen voor het jaar 2016 is geïndexeerd met het percentage dat het Rijk heeft toegepast voor 2014. De totale bijdrage van de gemeente Velsen is 267.263. Deze bijdrage past binnen het voor het Noord-Hollands Archief opgenomen structurele budget van 278.000 op programma 5 van de gemeentebegroting. Alternatieven N.v.t. Risico s N.v.t. Programma 5 Cultuur en culturele voorzieningen Kader Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland Inspraak, participatie etc. N.v.t. Financiële consequenties De bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor het jaar 2014 is reeds verwerkt in de gemeentelijke jaarrekening 2014. De bijdrage van de gemeente Velsen, zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2015 ( 193.650 + 74.314 bijdrage kapitaallasten, totaal 267.964), zal worden verwerkt in de nog op te stellen gemeentebegroting 2016 en past binnen het voor het Noord-Hollands Archief opgenomen structurele budget van 278.000 op programma 5 van de gemeentebegroting. Uitvoering van besluit Het bestuur van het Noord-Hollands Archief wordt door middel van bijgaande brief geïnformeerd over de besluitvorming. Bijlagen onderdeel uitmakend van het besluit - Raadsbesluit - Brief zienswijze - Jaarrekening 2014 Noord-Hollands Archief - Begroting 2016 Noord-Hollands Archief 2
Bijlagen bijgevoegd als achtergrondinformatie Geen. Burgemeester en wethouders van Velsen De secretaris, De burgemeester, F.A.M. Beijk F.M. Weerwind 3
noord-hollands archief Gemeenteraad van Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN GEËNTE V Ē L S E N 2 ' APR. 2015 Doc/nfo T ' 0 C ŕ^ 3? Datum: nderwerp: Uw kenmerk: ns kenmerk: 17 april 2015 Jaarrekening 2014 Z-15-07503/ UIT-15-05659 Geachte leden van de Raad, Volgens artikel 21, lid 1, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland brengt het (algemeen) bestuur van het Noord-Hollands Archief jaarlijks aan de minister (van CW) en de raden van de gemeenten (Haarlem en Velsen) voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bij deze bied ik u, namens het (algemeen) bestuur van het Noord-Hollands Archief, de jaarrekening 2014 met de bijbehorende accountantsverklaring van het accountantskantoor Ernsts Young aan. Wij verzoeken u op basis van de voorgelegde stukken de definitieve bijdrage voor 2014 vast teř stellen. riendelijke groet, o drs. Lieuwe Zoodsma secretaris bestuur NHA Noord-Hollands Archief Locatie Jansstraat Postbus 3006 2001 DA Haarlem Jansstraat 40 www.noord-hollandsarchief.nl 2011 RX Haarlem info@noord-hollandsarchief.nl (023) 517 27 00 Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg 18 IBAN: NL46 RAB 0192 3261 71 2012 CH Haarlem KvK: 57581665 (023) 517 27 00 BTW: NL00815115714B01
NRD-HLLANDSARCHIEF JAARREKENING 2014 8 april 2015 Jansstraat 40 2011 RX Haarlem Ter identificatie K Hbutweg is 2012 Cl I Haarlem l e i n e Ernst ft Ybunafficountants UP
Inhoudsopgave I Jaarverslag 1 Inleiding 1.1 Algemeen 1.2 Resultaatontwikkeling 2014 2 Paragrafen v 2 2 2 2 4 2.1 Weerstandsvermogen 4 2.2 Financiering 4 II Jaarrekening 5 3 Exploitatierekening 2014 5 4 Toelichting op de exploitatierekening 2014 in vergelijking met de begroting 2014 6 4.1 pbrengsten 6 4.2 Kosten 6 4.3 Dotatie/onttrekking eigen vermogen 8 4.4 Exploitatieresultaat 2014 8 5 Balans per 31 december 2014 9 6 Toelichting op de balans 10 III verige gegevens 14 7 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 14 8 Bestemming van het 'resultaat voor bestemming' 2014 15 9 Controleverklaring 16 ( ĄUĩttt&m&ŵ 'X'Ufĩf ĩ- tent! -f.- -.- -. ::.±r, ĩ ĉbunta Ter Identif ícat ĊM Ernst S Young Accountants LbP Building a botter EY working world í -
I Jaarverslag 1 Inleiding 1.1 Algemeen In 2014 bezochten 17.090 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief) voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. In 2013 waren dat er 13.015. Het bezoek aan de studiezalen daalde met 7,2 % naar 7.394 (2013: 7.965). In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het Noord-Hollands Archief in 2014 op 24.484 (2013: 20.980). Tenslotte werden ruim 2,3 miljoen bezoeken gebracht aan de websites waarop het Noord-Hollands Archief te vinden is (2013: 2,1 miljoen bezoeken). Het Noord-Hollands Archief heeft in 2014 644,75 (2013: 316,15) meter archieven verworven, onderverdeeld in 550,05 (2013: 215,25) strekkende meter van overheden en 94,70 (2013: 100,90) strekkende meter van particuliere organisaties en personen. Het Noord-Hollands Archief heeft in 2014 862 objecten verworven voor debeeldcollectie door schenking, overbrenging of aankoop. Daarnaast heeft de Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland 60 objecten toegevoegd aan haar collectie, die beheerd wordt door het Noord-Hollands Archief. In 2014 werd de bibliotheek van het Noord-Hollands Archief uitgebreid met 235 aanwinsten. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief (www.noord-hollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2014 zijn 80 (2013: 62) inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het Noord-Hollands Archief, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het Noord-Hollands Archief. In totaal is 636,05 (2013: 451,85) meter archieven toegankelijk gemaakt. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven, beeldcollecties en de krantencollectie om hiermee het mogelijk te maken dat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Daarnaast is er gewerkt aan de totstandkoming van een e-depot: een digitale ruimte voor digitaal archiefmateriaal. 1.2 Resultaatontwikkeling 2014 Het exploitatieresultaat over 2014 bedraagt een positief saldo van C 383.894, begroot was 0. De opbrengsten vielen C 260.944 hoger uit dan begroot, met name ten gevolge van een hogere bijdrage van het Rijk vanwege de indexatie over 2014 die niet begroot is, hogere opbrengsten door de verhuur van meer meters archiefruimte en een niet-begrote bijdrage van het Nationaal Archief. De kosten vielen C 228.809 lager uit dan begroot, als saldo van lagere personeels- en huisvestingskosten en hoger dan begrote kosten voor educatieve voorlichting voor de jeugd, afschrijvingen door de verbouwing Kleine Houtweg en digitalisering. De huisvestingskosten zijn lager, omdat de kosten voor onderhoud aan de Kleine Houtweg niet door het RijksVastgoedBedrijf in rekening zijn gebracht. Het ligt in de bedoeling dit onderhoud over te drageļudll MUL NŲUjU FIUjIdlILlš Archief. Ter identificatie Ernst S Young Accountants LLP mmm m Bulging a betta working world
De hoger dan begrote opbrengsten en een groot deel van onder- of overschrijding van de kosten worden gedekt door een dotatie aan dan wel een onttrekking van de bestemmingsreserves. Een vrijval van een subsidie alsmede de jaarlijkse onttrekking van de egalisatiereserve dragen bij aan een verdere verhoging van het exploitatieresultaat. De toekomst wordt met vertrouwen tegemoet gezien. Lieuwe Zoodsma, directeur Haarlem, 8 april 2015 ( ( Ter identificatie Ernst 8. Young Acrfbuntants LLP ^f mm I v. [JiillHInn Building a better hotfor working world
2 Paragrafen Het jaarverslag dient volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Noord-Hollands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. nderstaand komen de resterende paragrafen aan bod: Weerstandsvermogen en Financiering. 2.1 Weerstandsvermogen De risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie van het Noord-Hollands Archief zijn minimaal van omvang. Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. De paragraaf betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen betreft ten minste het kapitaalgoed gebouwen. Eind 2013 werd een verbouwing gestart in het voorgebouw van het pand aan de Kleine Houtweg ten behoeve van de onderhuurder Stichting Hart. De verbouwing is begin 2014 afgerond en vanaf maart 2014 is Stichting Hart in het pand actief. Kengetallen 2014 2013 2012 liquiditeitsratio 1,8 1,0 1,3 solvabiliteitsratio 36,4 0 Zo 19,3^0 27^ Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de kortetermijnverplichtingen te voldoen. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemd vermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x Ï'X). Hoe hoger de ratio, hoe minder van het totaal vermogen met vreemd vermogen wordt gefinancierd. 2.2 Financiering Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Ter ídentifícat Ernst S Young A untants LLP F. TT Building a b la I working WÌ
II Jaarrekening 3 Exploitatierekening 2014 PBRENGSTEN Bijdragen deelnemers Bijdrage Rijk Bijdrage gemeente Haarlem Bijdrage Bibliotheek Zuid-Kennemerland Bijdrage gemeente Velsen Bijdrage gemeenten en waterschappen Bijdrage provincie Noord-Holland Totaal bijdrage overheid Rekening 2013 Begroting 2014 Rekenin 3 2014 C C i. "/o 2.137.619 1.734.729 40,27c 32,67c 2.108.298 1.738.998 39,07o 32,27o 2.155.496 1.827.277 38,17o 32,37o 50.000 191.635 278.022 432.582 rj.9% 3.67. 5,27, 8,rz 0 50.000 192.353 269.400 432.582 Ũ.9% 3,67a 5,07o 8,07» 50.000 192.940 288.938 432.582 0,97o 3,47o 5,17 7,67o 4.824.587 90,77. 4.791.631 88,77. 4.947.232 87,47, verige opbrengsten Depoťverhuur Bijdragen derden in kapitaallasten verige opbrengsten Dienstverlening nderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige opbrengsten 149.455 143.055 48.437 125.123 26.667 2,87. 2,77. rj.9% 2,47o Ũ.5% 150.000 143.055 67.500 79.500 167,500 Z87o 2,67o 1,37» 1,57o 3,17o 122.201 143.055 44.439 109.295 194.022 99.886 2,27o 2,57a 0,87o 1,97o 492.736 9,37. 607.555 11,37. 712.898 12,67. 3,47o 1,87o ( TTAAL PBRENGSTEN 5.317.323 100.07» 5.399.186 100.07 5.660.130 100,07. KSTEN Personeelskosten Formatieve medewerkers Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten Totaal personeelskosten 2.210.392 14.180 162.807 40,47o 0.37o 3,07o 2.450.899 10.600 85.300 45.07o 0,27o 1,67o 2.274.917 37.843 202.179 43,67o 0,77o 3.97, 2.387.379 43,67. 2.546.799 46,87o 2.514.939 48,27. Materieel directe Collectiebeheer kosten Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Educatie verige materiële kosten PR Ã Communicatie Totaal materieel directe kosten 68.754 160.347 93.618 7.245 32.549 17.256 29.985 1,37, 2,970 1,77o 0,17o 0,67» 0,37o 0,57o 63.000 137.700 20.000 10.900 25.000 15.100 13.700 1,27o 2.5% 0,47o Q.2% 0,57o 0,37o 0,37o 59.911 162.819 38.895 10.727 55.086 34.662 18.728 1,17o 3,17o 0,77o 0,27. 1,17o ū.7% ũ.4% 409.755 7,57o 285.400 5.;: 380.828 7,37, ( Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten rganisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten Facilitaire kosten Totaal materieel indirecte kosten TTAAL KSTEN (bedrijfsvoering) Bedrijfsresultaat (opbrengsten-kosten) Bijzondere baten (+J en lasten (-) Resultaat voor bestemming 2.145.188 319.444 150.838 34.662 22.272 39,27o 5,87o 2,87, 0,67o 0,47o 2.125.614 280.000 150.000 40.000 14.600 39. 17. 5,17o 2,87o 0,77o 0,37o 1.776.493 306.038 179.494 34.489 21.323 34.17o 5,97o 3.47o 0,77o 0,47o 2.672.405 48,97o 2.610.214 48,07, 2.317.837 44,57o 5.469.539 100,07. 5.442.413 100,07» 5.213.604 100.07 152.215-43.227-446.526 39.248 152.215-43.227-485.774 Egalisatiereserve - afroming jaarlaag Bestemmingsreserves - dotatie Bestemmingsreserves - onttrekking totaal dotatie/onttrekking eigen vermogen 48.805 43.227 1 er mtm icì it 80.495 41 850 129.299 43.227 101.880- ļ te EX PLITATIERES ULTAAT 22.916-0 - ^3,894, II itñr ts LLP ^ TF Building a better HBI 1 working world J 5
4 Toelichting op de exploitatierekening 2014 in vergelijking met de begroting 2014 4.1 pbrengsten Bijdrage Rijk De bijdrage van het Rijk voor 2014 valt C 47.198 hoger uit dan begroot vanwege een niet-begrote indexatie voor de jaren 2013 (die ook doortelt in 2014) en 2014. Bijdrage gemeente Haarlem/gemeente Velsen De indexatie van het Rijk wordt ook toegepast op de bijdragen van de gemeenten Haarlem en Velsen. Daarnaast heeft de gemeente Haarlem een bedrag van C 84.291 extra betaald als vergoeding voor eenzelfde bedrag aan nagekomen huurkosten voor de Janskerk over de periode 2009-2014. Bijdrage gemeenten en waterschappen De bijdrage overige gemeenten en waterschappen is C 19.538 hoger dan begroot door een stijging van het inwonertal van de verschillende aangesloten gemeenten en en de toename van het aantal meters archief dat wordt beheerd. Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn C 27.799 lager dan begroot door het wegvallen van enkele huurders van depotruimte. verige opbrengsten De overige opbrengsten vallen C 23.061 lager uit dan begroot, onder meer door minder verhuur van de Commandeurszaal en door het wegvallen van de verhuur van kantoorruimte aan medewerkers van de provincie Noord-Holland. Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening is C 29.795 hoger dan begroot. Dit bedrag is het gevolg van een archiefbewerkingsproject voor de gemeente Aalsmeer. nderverhuur Kleine Houtweg De servicekosten die Hart betaalt als onderhuurder van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg waren niet begroot. Dat geldt ook voor de aflossing van de lening die Hart heeft afgesloten bij het Noord-Hollands Archief. De onderverhuur levert hierdoor C 26.522 meer op dan begroot. Projectopbrengsten/bijdragen De niet-begrote projectopbrengsten/bijdragen bedragen C 99.886. Deze bijdragen betreffen een bijdrage van het Nationaal Archief van C 62.000 voor het project e-depot, een bijdrage van de gemeente Haarlem van C 16.500 voor het project e-depot en bijdragen van diverse subsidieverstrekkers ter grootte van C 21.386 voor de zomertentoonstelling en een digitaliseringsproject. 4.2 Kosten Formatieve medewerkers De uitgaven voor formatieve medewerkers vallen C 175.982 lager uit dan begroot door het niet vervullen van enkele vacatures. Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Het dienstverband van de directeur van het Noord-Hollands Archief, de heer L. Zoodsma, betreft 36 uur, zijnde 1,0 fte. ver 2014 ontving de heer Zoodsma hiervoor een belof C 94.422,67. Voor voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar d Zoodsma in 2014 C 15.946,68 ontvangen. De vergoeding van de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks beļstuur w Ernst S Yoi/n Et Building a better working World Accountants LLP 6
Niet-formotieve medewerkers In verband met archiefverpakkingsprojecten werden enkele medewerkers van Paswerk ingehuurd. Hierdoor is C 27.243 meer uitgegeven voor niet-formatieve medewerkers dan begroot. Bijkomende personeelskosten De overschrijding van de begroting voor bijkomende personeelskosten met C 116.879 is het gevolg van kosten voor woon-werkverkeer (foutieve inschatting begroting) en van personeelskosten in rekening gebracht door derden voor een specialist op het gebied van het e-depot. Deze laatste kosten (C 85.825) worden gedekt door aanvullende bijdragen van de gemeente Haarlem en het Nationaal Archief. Digitaal zichtbaar maken Er is C 25.119 meer uitgegeven dan begroot aan de digitalisering van prenten, tekeningen en kranten. Acquisitie Aan de reguliere aanschaf van boeken en beeldmateriaal is C 6.187 meer uitgegeven dan begroot. Daarnaast is nog C 12.708 besteed aan restauratie van glasnegatieven uit de fotocollectie die is aangekocht van Poppe de Boer. Deze laatste kosten worden gedekt door een bestemmingsreserve. Educatie De begroting voor de post educatie is met C 30.086 overschreden. Voor circa C 10.000 betreft dit de zomertentoonstelling. Deze overschrijding wordt gedekt door specifiek voor de zomertentoonstelling verstrekte subsidiegelden. De overige C 20.000 hangt samen met de afronding van het project digitaal geschiedenislokaal. Dit bedrag wordt gedekt door een bestemmingsreserve. ( verige materiële kosten In verband met archiefverpakkingsprojecten (zie ook hierboven bij Niet-formatieve medewerkers) is C 19.562 meer dan begroot uitgegeven aan verpakkingsmateriaal. PR «S Communicatie De uitgaven voor PR â Communicatie zijn C 5.028 meer dan begroot. Dit hangt samen met de uitbesteding van de eindredactie van 'Uitgelicht'. Huisvestingskosten De huisvestingskosten vallen C 349.121 lager uit dan begroot. Dit is het resultaat van onder meer C 84.270 hogere huurkosten voor de Janskerk (waar een hogere bijdrage van de gemeente Haarlem voor hetzelfde bedrag tegenover staat) en een vrijval van gereserveerde energiekosten voor de kantooretage Jansstraat ten bedrage van C 40.014. Het RijksVastgoedBedrijf heeft bovendien een bedrag van C 383.894 voor onderhoudskosten aan het pand Kleine Houtweg niet in rekening gebracht. Het ligt in de bedoeling dat het Noord-Hollands Archief dit onderhoud zelf gaat uitvoeren. De kosten voor dit onderhoud dienen te worden gedekt uit een nog te vormen voorziening groot onderhoud. rganisatiekosten De organisatiekosten zijn C 26.038 hoger dan begroot. Dit is vooral het gevolg van hogere automatiseringskosten ten bedrage van C 14.111. Afschrijvingskosten De afschrijvingskosten zijn C 29.494 hoger dan begroot. Hierin zit een bedrag van C 20.000 voor de afschrijving van de verbouwingskosten die zijn gemaakt ten behoeve van Facilitaire kosten De facilitaire kosten vallen C 6.723 hoger uit dan begroot. m Ter identificátie Ernst S Young Accountants Lŷ.1 Building a/ÿttei EY working \
Bijzondere baten De vrijval van de subsidie van het Metamorfozeproject levert een bijzondere baat van C 39.248 op. 4.3 Dotatie/onttrekking eigen vermogen Egalisatiereserve De vrijval van de egalisatiereserve is lager dan begroot. Ten tijde van het opstellen van de begroting was het resultaat 2013 nog niet bekend en kon de vrijval van de jaarlaag niet exact berekend worden. Bestemmingsreserve In de begroting is geen rekening gehouden met dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves. In 2014 zijn kosten gemaakt die onttrokken zijn aan de bestemmingsreserves ter uitvoering van verschillende projecten. In de bestuursvergadering van 26 november 2014 heeft het bestuur besloten om bestemmingsreserves te vormen voor een aantal projecten om uitvoering te kunnen geven aan het meerjarenbeleidsplan. p basis van het resultaat is C 178.337 aan de bestemmingsreserves toegevoegd. 4.4 Exploitatieresultaat 2014 Het exploitatieresultaat bedraagt C 383.894. In hoofdstuk 8 is een voorstel geformuleerd ter besteding van dit resultaat. Ter identifîcatïļ Ernst 8 Young Acyb /ntants LLP
5 Balans per 31 december 2014 Balans 31-12-2014 31-12-2013 31-12-2014 31-12-2013 Vaste activa Materiële vaste activa 1.373.182 1.502.165 Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Resultaat lopend boekjaar 35.849 480.993 383.894 93.372 344.505 22.916- totaal eigen vermogen 900.735 414.961 Voorziening Voorziening personeel 61.500 Langlopende leningen Leningen Rabobank 771.470 818.474 Lening gemeente Haarlem 180.000 200.000 Vlottende activa Vlottende passiva Schatkistbankieren 583.721 Schulden aan openbare lichamen 439.850 30.848 Vorderingen op openbare lichamen 421.571 125.910 Crediteuren 80.523 93.053 Debiteuren 2.665 11.533 verige passiva 103.031 529.371 verige activa 44.982 62.704 Voorraden 2.485 - Liquide middelen 47.004 445.894 Totaal activa 2.475.609 2.148.206 Totaal passiva 2.475.609 2.148.206 Ter Identificatie Ernst S Young Accéŭntants LLP 9 Buildna a bettey EY wo r k n G v/cfltí
6 Toelichting op de balans Vaste activa Inrichting kantoor/depot ICT verige activa Totaal Stand oer 1 januari: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen 1.747.118 675.056-798.941 575.920-417.124 414.798-2.963.183 1.665.774- Boekwaarde 1/1/2014 1.072.062 223.021 2.326 1.297.409 nog te ontvangen facturen 1/1/2014 i.v.m. verbouwing Kleine Houtweg 204.756 Boekwaarde balans 1.502.165 Mutaties door aanschaffingen/afstotingen: ntvangen facturen 1/1/2014 i.v.m. verbouwing Kleine Houtweg* 204.756- Investeringen Desinvesteringen 191.061 85.040-60.281 488.556-410.576-251.342 984.172- Saldo 106.020 428.274-410.576-937.586- Mutaties doorafschriivingen: Afschrijvingen op investeringen Afschrijvingen op desinvesteringen 110.623-66.423-1.280-178.325-84.997 491.868 410.064 986.928 25.626-425.445 408.784 808.603 Stand per 31 december: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen 1.853.138 700.682-370.667 150.475-6.548 6.014-2.230.353 857.171- Boekwaarde 31-12-2014 1.152.456 220.192 534 1.373.182 * Betreffende facturen zijn in 2014 opgenomen onder investeringen Vlottende activa Schatkistbankieren Per 13 februari 2014 draagt het Noord-Hollands Archief conform overheidsbeleid zijn overtollige middelen af aan het ministerie van Financiën. Het minimum drempelbedrag van C 250.000 wordt gehanteerd. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten 's Rijks schatkist is aangehouden. kwartaal I II III IV ruimte onder drempelbedrag - 62 22 ruimte boven drempelbedrag 123-27 Vorderingen op openbare lichamen C 421.571 De vorderingen op openbare lichamen bestaan uit: «nog te ontvangen bijdragen van de gemeente Velsen, gemeente Haarlem en het Rijk; «terug te ontvangen BTW van de belastingdienst;» een vordering op de provincie Noord-Holland inzake beheer;» een bijdrage ter grootte van C 62.000 die door het Nationaal Archief is toegezegd, maar nog niet ontvangen Ter ìdentif ĩcatî Debiteuren C 2.665 Dit bedrag betreft diverse kleinere vorderingen. Per 5 februari 2015 staalļ nog C 500 open. PK r Ernst S Young Accountants LLP mm W Buildlna a betti mm m working world
verige activa C 44.982 nder de post 'verige activa' zijn opgenomen de vooruitbetaalde kosten voor het jaar 2015 alsmede nog te ontvangen bijdragen ad C 10.000. Voorraden C 2.485 nder voorraden zijn opgenomen verjaardagskalenders en boeken 'Historische atlas van Kennemerlanď. Liquide middelen Bedragen in euro's. Kas Bank Totaal liquide middelen 31 december 2014 31 december 2013 966 1.736 46.038 * 444.158 4-47.004 445.894 De liquide middelen staan ter vrije beschikking. Eigen vermogen Egalisatie- Bestemmings- Resultaat reserve reserve lopend boekjaar Totaal 2014 Stand ljanuari 2014: 93.372-344.505-22.916 414.961- Mutaties: - dotatie bestaand in 2014 - dotatie nieuw in 2014 178.337-178.337- - onttrekking in 2014 41.850 41.850 - afroming op egalisatiereserve 34.607 34.607 - winstbestemming 2013 22.916 22.916-0- - resultaat 2014 383.894-383.894- Stand 31 december 2014 35.849-480.993-383.894-900.735- Egalisatiereserve 2010 2011 2012 2013 resultaat in jaar: 6.526 119.651 42.427 22.916- saldo egalisatiereserve totaal afroming per31-12 afroming in jaar: 2009 26.000 66.717-2010 31.000 57.402-2011 1.500 32.500 31.428-2012 1.700 29.913 51.330 99.749-2013 1.600 29.913 10.607 48.805 93.372-2014 1.726 29.913 10.607 7.639-34.607 35.849-2015 29.912 10.607 7.639-32.880 2.967-2016 10.606 7.639-2.967 0- Ter identificatie Ernst 8i Young A^ountants LLP Building a bev. EY working worlé]
Bestemmingsreserves pbouw beginstand gedoteerd onttrokken eindstand 2011 - educatieve en erfgoedprojecten voorde jeugd 22.500-19.720 2.780-2012 - fotocollectie Poppe de Boer 22.005-12.708 9.298-2013 - e-depot, virtuele studiezaal, advisering 300.000-300.000-2014 - projecten conform meerjarenbeleidsplan 178.337-9.422 168.915- totaal bestemmingsreserves 344.505-178.337-41.850 480.993- Toelichting: 2011 - Educatieve en erfgoedprojecten voorde jeugd Momenteel wordt gewerkt aan het project 'Digitaal Geschiedenislokaaľ: een digitale leeromgeving voor leerlingen in het voortgezet onderwijs. In januari 2015 is dit project afgerond. 2012 - Fotocollectie Poppe de Boer In 2014 zijn kosten gemaakt voor het bewerken van glasnegatieven. Dit project wordt in het voorjaar van 2015 afgerond. 2013 - e-depot, virtuele studiezaal, advisering De dotatie volgt uit de verdeling van het resultaat van 2012. De bestemming van deze reserve beslaat een periode van vier jaar. 2014 - Projecten conform meerjarenbeleidsplan In het meerjarenbeleidsplan zijn projecten opgenomen waaraan vanaf 2014 uitvoering wordt gegeven. m deze projecten te financieren heeft het bestuur in november 2014 besloten om een bestemmingsreserve te vormen, indien het resultaat dit toelaat. De onttrekking in 2014 heeft betrekking op de digitalisering van registers van de burgerlijke stand. In 2015 worden diverse projecten in gang gezet. Voorziening De voorziening personeel is eind 2013 gecreëerd in verband met de afvloeiing van personeel. In 2014 heeft deze afvloeiing plaatsgevonden en het restant is vrijgevallen ten gunste van het resultaat. Langlopende leningen Lening Rabobank 2006 Lening Rabobank 2007 Lening gemeente Haarlem 2013 Totaal 2014 Stand 1 januari 2014: 615.000 203.474 200.000 1.018.474 kortlopend deel afgelost 36.000 11.004 20.000 67.004 langlopend deel 579.000 192.470 180.000 951.470 Stand 31 december 2014: 579.000 192.470 180.000 951.470 kortlopend deel 2015: 36.000 11.004 20.000 67.004 De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van C 900.000. Er wordt in 25 j rentepercentage van 4,0^.. T^ŕŵetítfficatřevast Ernst S Young Ao&untants LLPļ EY 2 Building a betk working world
De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van C 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost tegen een vast rentepercentage van 5,1^.. De lening uit 2013 heeft een hoofdsom van C 200.000. Er wordt in 10 jaar afgelost tegen een vast rentepercentage van 5,0^.. Vlottende passiva Schulden aan openbare lichamen C 439.850 Aan de gemeente Haarlem dient nog een nabetaling van huur vanaf 2009 plaats te vinden. Deze nabetaling wordt via de bijdrage ook weer teruggevorderd van de gemeente. Voorts is de te betalen loonheffing over december aan de belastingdienst onder deze post opgenomen. De investeringssubidie van het Nationaal Archief ten behoeve van de aanschaf van archiefstellingen bedraagt C 326.000, hiervan is C 150.000 in 2014 geïnvesteerd. Het saldo is als schuld op de balans opgenomen en wordt in 2015 besteed. Crediteuren C 80.523 De crediteuren hebben een looptijd korter dan een jaar. Per 5 februari 2015 staat nog een klein bedrag open. verige passiva C103.031 De post 'verige passiva' bestaat uit: terugbetaling teveel betaalde servicekosten door Stichting Hart C 23.000 nog te betalen energiekosten C 27.000 af te dragen loonheffing ABP C 30.000 diverse kleinere schulden C 23.031 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het Noord Hollands Archief heeft per 1 mei 2014 voor één auto een leasecontract met Spaarnelanden afgesloten ter waarde van C 16.116. De looptijd bedraagt vier jaar. Ter identificatie Ihtt Ernst 8. Young ountants LLP 13 Building a ŭfįer EY working WÍ
Hl verige gegevens 7 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafwaarde of vervaardigingwaarde en verminderd met de afschrijvingen bepaald op basis van de geschatte economische levensduur. De afschrijvingen bedragen een vast percentage van de aanschafwaarde. De afschrijvingspercentages zijn:» Inventaris 2,S 0 Zo- 20 0 Z 0 ;» Machines, apparaten en installaties 5,0^.-20^. Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde zo nodig onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid. verlopende activa en netto vlottende schulden Alle overige posten in de balans worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen wordt gewaardeerd tegen nominale waarde. Dotaties aan de egalisatiereserve vinden plaats na besluitvorming door het bestuur. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Het creëren van bestemmingsreserves vindt plaats na besluitvorming door het bestuur. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Resultaten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen, die op het moment dat de jaarrekening werd samengesteld voorzienbaar waren, zijn ten laste van het resultaat gebracht. Ter identificatie Ernst S Young Accoi jf Building a better KSM m working world ntsllp 14
8 Bestemming van het 'resultaat voor bestemming' 2014 In 2014 is bericht van het ministerie ontvangen dat het overweegt om de regionale historische centra zelf te laten zorgdragen voor het groot onderhoud aan panden en de vervanging van installaties. Tot op heden is nog niet duidelijk of deze plannen doorgang vinden. mdat de plannen niet duidelijk zijn en er ook geen meerjarenonderhoudsplan beschikbaar is, wordt aan het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland voorgesteld om het bedrag van C 383.894 ten gunste van een bestemmingsreserve te brengen. De hoogte van dit bedrag is gelijk aan het bedrag dat het RijksVastgoedBedrijf in 2014 niet aan het Noord-Hollands Archief in rekening heeft gebracht. In het overzicht hieronder is de afloop van de egalisatiereserve in de komende jaren opgenomen, indien het bestuur akkoord gaat met bovenstaand voorstel: 2010 2011 2012 mutatie Egalisatiereserv 6.526 119.651 42.427 afroming in jaar: 2009 2010 2011 1.500 2012 1.700 29.913 2013 1.600 29.913 10.607 2014 1.726 29.913 10.607 2015 29.912 10.607 2016 10.606 2017 2018 Voordelig bedrijfsresultaat 2014 C 446.526 Bijzondere baten/lasten C 39.248* Resultaat voor bestemming C 485.774 Egalisatiereserve - afroming jaarlaag C 34.607 + Bestemmingsreserve - dotatie C 178.337 -f- Bestemmingsreserve-onttrekking C 41.850 * Voordelig exploitatieresultaat 2014 C 383.894 2013 2014 22.916- saldo egalisatiereserve totaal afroming per 31-12 26.000 66.717-31.000 57.402-32.500 31.428-51.330 99.749-48.805 93.372-7.639-34.607 [ 35.849-7.639-32.880 2.966-7.640-2.966 0 0 Ter identificatie Hf Ernst S Youn/jkccountants LļLŷ Building IŕWer EY working world
EY Building a better working world Ernst S Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam limoi; nr. Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 10 05 ey.com Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de directie van het Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland te Haarlem gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 en de exploitatierekening over 2014 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de directie De directie is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens. Tevens is de directie verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De directie is daarnaast verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant nze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving waaronder de gemeenschappelijke regeling zoals aan ons bevestigd met de opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2014 en is vastgesteld door de directie van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.
EY Building a better working world Pagina 2 Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door de directie van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten Ĵ.% en voor onzekerheden 3Vo van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is vastgesteld door de directie van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord Holland en aan ons bevestigd met de opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2014. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. ordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord Holland per 31 december 2014 en van de baten en lasten over 2014 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen p grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213, lid 3d Gemeentewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 8 april 2015 Ernst S Young Accountants LLP w.g. R. Ellermeijer RA
noord-hollands archief a GEMEENTE VELSEN Gemeenteraad van Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN ÇtÌFf 21 APK. 2015 Doclnfo Datum: 17 april 2015 nderwerp: ntwerpbegroting 2016 Uw kenmerk: ns kenmerk: Z-15-07505 I UIT-15-05663 Geachte leden van de Raad, Volgens artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland stelt het (dagelijks) bestuur van het Noord-Hollands Archief jaarlijks voor 1 mei een ontwerpbegroting met een toelichting op voor het volgende kalenderjaar. De partners, in dit geval het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen, worden vervolgens in de gelegenheid gesteld om binnen een periode van 6 weken hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren te brengen. Uiteindelijk stelt het (algemeen) bestuur van het NHA de begroting met toelichting vast uiterlijk op 1 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting dient. Bij dezen bied ik u namens het bestuur van het Noord-Hollands Archief de ontwerpbegroting 2016 aan met het verzoek om binnen een termijn van 6 weken uw zienswijze over deze begroting naar voren te brengen. Me/^riend ìendelijke groet drs. Lieuwe Zoodsma secretaris bestuur NHA bijlage: ntwerpbegroting 2016 Noord-Hollands Archief Postbus 3006 2001 DA Haarlem www.noord-hollandsarchief.nl info@noord-hollandsarchief.nl Locatie Jansstraat Jansstraat 40 2011 RX Haarlem (023) 517 27 00 Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg 18 2012 CH Haarlem (023) 517 27 00 IBAN: NL46 RAB 0192 3261 71 KvK: 57581665 BTW: NL00815115714B01
1 ril 201 a co «ŝ igrotini a a. a c õ Ė «E I S 5 I 2 3 131 s C C t- CN oi oi o L CM co T -- ( «1 io T T 0) oi n * C ^ CM 1 CN r- o ui o o o o o m o o o o C CN? S C C ŝ cl "-»" CM co ui C C t CM o ui o o o o oi t» o m CM co 7 - q co co ui 8 8 L 8 8 CM 5 L C 8 C s T- C»" CM T r- K 8 8 8 oo co o r*- o o co o o C l r- co r- (N ŌS«1010ľS 8 co r CM ui to co o *J 8 5 8 8 8 C C -- CN -- -~ l r- o o o o CD 1 J -"í co 8 cq CM»- s ÍŐ CM ï o 6 o 4 o. 8 p o p Ŝ CN f~- C-l co Q Q o s m oi o T- s l r- r-j CD 1 2 E 3 C ^ CM L L C o C C L i 2 ó " S ï 1 C 8 C CS Tt 3 s C CM *- L o o o Herziene begroting 2015, april 2015 õ bestemm. reserves regulier C L C C CM oi n o *ī s co V C l l L Ļ C CN Ţļį CM *"~ cq r- CM T 2 155 498 1.826 635 50.000 192 949 284973 432 582 4.942.637 I 1 ćõ i 125.000 143 055 53000 82.500 200.000 cc rtŕvl 668.555 125.000 143055 53.000 82 500 200.000 65.000 668.555 5.611.192 5.611.192 2.570.653 14.000 1 Q non 100.000 2 470.653 14.000 109.000 S I 3 "JL. CM ö L 2 63.000 170.700 52 500 10.900 77 000 ÌD. I UU 53.700 142.900 33.000 10.000 52.000 40.000 135.000 63.000 137.700 42 500 10 900 25 000 15 100 1 3 70C 307.900 j 1 837 625 306.000 190 000 35.000 20 Ũ o ' 8 ' ri 30.000 1 1 837 625 276.000 190 000 35.000 20.000 2.358.625 1 5.525.178 o o 5.260.178 t o cc Ò o 351.014 T cc 265.000-1 t o 32 880 383.894-265.000 cl ċo 8 CM g Ļ 86.014-1 ó 351.014-351.014 ļ Herziene begroting 2015, nov 2014 bestemm. reserves 1 regulier 2.109 485 1 826 635 50.000 192.949 284.973 432 582 t LD L S 2 109 485 1.826.635 50.000 192.949 284.973 432 582 4.896.624 125.000 143 055 53 000 82 500 200 000 125.000 143 055 53.000 82 500 200 000 Lí! L ri o 5.500.179 ì 2 429 758 14.000 109.000 C K 63.000 137.700 20 000 10 900 25 000 15.100 13.700 285.400 I 2.221 540 276.000 150 000 35000 20.000 2.702.540 1 1.... Iĵ 2.429.758 14.000 109.000 2.552.758 1 63.000 137 700 20 000 10 900 25000 15.100 13.700 285.400 2.221.540 276.000 150 000 35.000 20.000 2.702.540 5.540.698 5.540.698 40.519-40.519 40.519-1 40.519-1 40.519 l Ĺq ö ö T 40.519 i 8 ir 1.827.277 50.000 192.940 288.938 432.582 CN 1~ cn İ 122.201 143 055 44.439 109 295 194.022 99.886 712.898 I o o LD 2.274 917 37 843 202.179 2.514.939 ļ 59.911 162 819 38 895 10.727 55 086 34 662 : 8 728 3 d Ç 1.776 493 306 038 179 494 34 489 21.323 2.317.837 I T ţe i C T r- CM h- 34.607 178 337-41 850 o a: cq o s K š LD CM c 0» L ç l g l o Įį 5 T l c İ s 1 s 3 l E s SCfN CM S S L N CN CÒ J CM LD l CD C CD -- W If cn CN "tf I S 5 5 8 S S co C cq s n oi l 5 3 ^ cn ^ I S -- CM t I S - C CN l m CN CM C CN CN t r-- r~- i İ CN İ o co f ~ * S N lil CN C C T- l C CM C C CM l cq *-; cq cq r-- S C C Ö L ^ CD co Ş p S Ş ćq r-. 8 řĩ co" CN r*. co «- o t rļ o -T LD r~ r-1 ş C CM ó r t^- C ui C C C t C T- co r- -» T C CÑ 6 co cq 5 o į t CN CN -2 :kin: 9 1 I v * c ģ X ţ, ĩ ž «S z * ) ^ 8 I 8 ÿ a- itin is iŭ mmm ĉ ÒĎaiÕûÎl- I 1 " ^ g s co - I i co,o E 3 S ÍS ï a ui a I- ņ E c E c ç 5 Q c/l 1 CL' 2 s J. ĩ dì į į "Ú a ċj: c e E 1 E E š -í -íï w I SS
Toelichting op de herziene begroting 2015 (versie april 2015) De uitkomsten van de Jaarrekening 2014 en het gegeven dat kosten die gedekt worden door de bestemmingsreserve via de winst- en verliesrekening moeten lopen, zijn aanleiding voor het (opnieuw) bijstellen van de begroting voor 2015. De wijzigingen worden hieronder toegelicht. pbrengsten Bijdrage Rijk De bijdrage van het Rijk is gebaseerd op de Budgetbrief 2015 van het Nationaal Archief. Projectopbrengsten/bijdragen Vanaf 2015 ontvangt het Noord-Hollands Archief een jaarlijkse bijdrage van C 65.000 van de Provincie Noord-Holland voor aankopen ten behoeve van en promotie van de Provinciale Atlas. Kosten Forrnatieve medewerkers Aan de bestemmingsreserve 'e-depot, virtuele studiezaal, advisering' wordt in 2015 een bedrag van C 100.000 onttrokken voor de inhuur van tijdelijke medewerkers voor deze projecten. Van de bovengenoemde bijdrage van C 65.000 voor de Provinciale Atlas is C 42.500 bestemd voor loonkosten. Materieel directe kosten Aan de bestemmingsreserve 'projecten conform meerjarenbeleidsplan' wordt in 2015 een bedrag van C 33.000 onttrokken voor digitalisering van de burgerlijke stand en beeldmateriaal, een bedrag van C 50.000 voor het project 'De Janskerk en de dodengedachtenis in Haarlem' en een bedrag van C 40.000 voor de vernieuwing van de website. ok de resterende C 2.000 uit de bestemmingsreserve 'educatieve en erfgoed projecten voor de jeugd' wordt In 2015 besteed. Van de bovengenoemde bijdrage van C 65.000 voor de Provinciale Atlas is C 22.500 bestemd voor acquisitie in de vorm van aankoop en een foto-opdracht. Daarnaast zit er nog een kleine C 10.000 in de bestemmingsreserve 'fotocollectie Poppe de Boer', die in 2015 aan deze collectie zal worden besteed. Materieel indirecte kosten In 2015 wordt een bedrag van C 383.894 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Hierdoor dalen de huisvestingskosten. Aan de bestemmingsreserve 'projecten conform meerjarenbeleidsplan' wordt in 2015 een bedrag van C 15.000 onttrokken voor het project 'Inventarisatie overheidsarchieven' en C 15.000 voor de 'Haalbaarheidsstudie presentatie collectie Enschedé'. De afschrijvingskosten nemen toe als gevolg van de afschrijving van de verbouwingskosten die zijn gemaakt ten behoeve van Hart en als gevolg van investeringen in hardware. Egalisatiereserve De in 2015 vrijvallende jaarlaag kan nu de Jaarrekening 2014 is vastgesteld exact worden berekend.
Toelichting op de concept-begroting 2016 De Jaarrekening 2014 en de Herziene begroting 2015 (versie april 2015) hebben als basis gediend voor het opstellen van de concept-begroting 2016. pbrengsten Bijdrage Rijk De bijdrage van het Rijk is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2015. Bijdrage gemeente Haarlem De bijdrage van de gemeente Haarlem is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2015 vermeerderd met de indexering die het Rijk heeft toegepast voor 2014 en een 2,59*0 hogere huurvergoeding voor de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse huurverhoging). Bijdrage Bibliotheek Zuid-Kennemerland De bijdrage die het Noord-Hollands Archief ontvangt in verband met het beheer en de beschikbaarstelling van de ude Boekerij en het huisvesten en facilîteren van een medewerker van de Bibliotheek Zuid-Kennemerland wordt in 2016 met C 10.000 verminderd in het kader van gemeentelijke bezuinigingen op de grote cultuurinstellingen. Bijdrage gemeente Velsen De bijdrage van de gemeente Velsen is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2015 vermeerderd met de indexering die het Rijk heeft toegepast voor 2014. Bijdrage gemeenten en waterschappen De bijdrage van de aangesloten gemeenten en waterschappen is het gerealiseerde bedrag voor 2014 vermeerderd met de consumentenprijsindex 2014 van Wo. Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland is gebaseerd op het 'Rapport van bevindingen validatie basisgegevens verdeling provincies aan RHC's' van het Interprovinciaal verleg (IP) d.d. 5 december 2012. Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn voor 2016 op hetzelfde niveau begroot als voor 2015. Bijdragen derden in kapitaallasten De kapitaallasten zijn vaste bedragen die worden doorberekend aan de aangesloten gemeenten. Ze vloeien voort uit de bouw en inrichting van de depotkelder op de locatie Jansstraat. verige opbrengsten De begrotingspost verige opbrengsten betreft onder meer de opbrengst van de kantine en de verhuur van de Commandeurszaal in de Janskerk. Deze is gelijk gehouden aan het niveau van 2015. Dienstverlening De opbrengsten uit dienstverlening zijn voor 2016 op hetzelfde niveau begroot als voor 2015. nderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het begrote bedrag is inclusief de servicekosten.
Projectopbrengsten/bijdragen Vanaf 2015 ontvangt het Noord-Hollands Archief een jaarlijkse bijdrage van C 65.000 van de Provincie Noord-Holland voor aankopen ten behoeve van en promotie van de Provinciale Atlas. Kosten Personeelskosten Bij het begroten van de post Formatieve medewerkers is uitgegaan van de toegestane formatie. Aan de bestemmingsreserve 'e-depot, virtuele studiezaal, advisering' wordt in 2016 een bedrag van C 200.000 onttrokken voor de inhuur van tijdelijke medewerkers voor deze projecten. Van de bovengenoemde bijdrage van C 65.000 voor de Provinciale Atlas is C 42.500 bestemd voor loonkosten. De post Niet-formatieve medewerkers omvat de kosten voor een medewerker die is aangesteld via de Wet sociale werkvoorziening en de kosten voor stagiaires. Materieel directe kosten Van de bovengenoemde bijdrage van C 65.000 voor de Provinciale Atlas is C 22.500 bestemd voor acquisitie in de vorm van aankoop en een foto-opdracht. De materieel directe kosten zijn op hetzelfde niveau gehouden als in 2015. Materieel indirecte kosten In 2016 wordt wederom een bedrag van C 383.894 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Aan de bestemmingsreserve 'projecten conform meerjarenbeleidsplan' wordt in 2016 een bedrag van C 15.000 onttrokken voor het project 'Inventarisatie overheidsarchieven'. Egalisatiereserve De egalisatiereserve vloeit voort uit positieve saldi van voorgaande jaren.