Instellingsbesluit ROCOV Flevoland

Instellingsbesluit ROCOV Flevoland Gedeputeerde Staten van Flevoland Overwegende dat in de Wet personenvervoer 2000 aan Gedeputeerde Staten de bevoegdheid is toegekend tot het verlenen, wijzigen en intrekken van concessies voor openbaar vervoer in Flevoland, in deze wet daarbij aan de consumentenorganisaties een adviesrol is toegekend; het uit een oogpunt van professionalisering van deze adviesrol gewenst is om hiervoor een adviescommissie als bedoeld in artikel 82 van de Provinciewet in het leven te roepen; gelet op artikel 82 van de Provinciewet, BESLUITEN in te stellen de Adviescommissie Regionaal Overleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer Flevoland (ROCOVF). Artikel 1. Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: Besluit: Besluit personenvervoer 2000, houdende vaststelling van een algemene maatregel van bestuur ter uitvoering van de Wet personenvervoer 2000. Concessiehouder: de vergunninghoudende vervoerder aan wie een concessie is verleend Concessieverlener: het tot verlening van een concessie bevoegde gezag, i.c. Gedeputeerde Staten van de provincie Flevoland Wet: Wet personenvervoer 2000, houdende nieuwe regels omtrent het openbaar vervoer, besloten busvervoer en taxivervoer. Artikel 2. Doelstelling Doelstelling van het ROCOVF is het behartigen van de belangen van openbaar vervoerreizigers in de provincie Flevoland. Artikel 3. Taak, middelen en budget van de adviescommissie 1. De adviescommissie heeft tot taak: a. Gedeputeerde Staten als concessieverlener en de concessiehouders gevraagd en ongevraagd te adviseren over onderwerpen die zijn genoemd in onder andere artikel 27 en 32 van de Wet en artikel 33 van het Besluit. b. Gedeputeerde Staten te adviseren over de op te stellen provinciale verkeers- en vervoerplannen die van bepalende invloed zijn op het openbaar vervoer. 2. Voor Almere en Lelystad heeft de provincie de bevoegdheid aan de betrokken gemeenten gedelegeerd. Zolang daar geen reizigersplatform bestaat, kunnen deze gemeenten het ROCOVF om advies vragen over het openbaar vervoer. 3. Het ROCOVF probeert vanuit een pro-actieve opstelling en constructieve houding de doelstelling te verwezenlijken met gebruikmaking van onder andere de volgende middelen: ROCOV Flevoland Instellingsbesluit versie 4 (7 februari) 1

Overleg met provincie over het OV-beleid en de uitvoering daarvan door vervoerders Overleg met de vervoerders over de kwaliteit van de uitvoering, toekomstplannen e.d. Het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van adviezen aan concessieverlener en concessiehouder Het raadplegen van de (potentiële) reizigers en de eigen achterban Het (laten) doen van onderzoek Overige middelen die de doelstelling helpen verwezenlijken. 4. Gedeputeerde Staten stellen het ROCOVF per kalenderjaar een budget van 25.000 beschikbaar ten behoeve van onkosten, onderzoek of overige activiteiten gericht op advisering van de concessieverlener en concessiehouder (bijvoorbeeld het raadplegen van externe deskundigheid). Niet-gebruikt budget vervalt aan het eind van het kalenderjaar. De secretaris maakt met inachtneming van het werkplan een begroting en beheert het budget. Hij zorgt voor een jaarlijkse verantwoording van de uitgaven die voorzien van een accountantsverklaring vóór 1 april aan Gedeputeerde Staten wordt aangeboden. Financiering van de secretaris genoemd in artikel 7 valt buiten het ROCOVF-budget. Buiten het ROCOVF-budget vallen eveneens vergoedingen voor voorzitter en leden voor het bijwonen van vergaderingen en de bijbehorende reiskosten. Artikel 4. Samenstelling en representativiteit 1. Het ROCOVF is samengesteld uit vertegenwoordigers van organisaties die een aantoonbaar belang hebben bij het openbaar vervoer. Op grond daarvan bestaat het RO- COVF uit één lid van: ROVER-afdeling Almere ROVER-afdeling Lelystad Axion Zorgbelang Flevoland Flevolands Overlegorgaan Gewestelijke ouderenorganisaties Fietsersbond-afdeling Flevoland Vereniging Kleine Kernen Verder zijn er vertegenwoordigers uit de sectoren gehandicapten, scholieren en jongeren. Op het moment van instelling gaat het daarbij om: Stichting Belangenbehartiging Gehandicapten NOP Groenhorst college Jongerencentrum Deze vertegenwoordigers treden op namens de betreffende sector en zijn elk met één lid in het ROCOVF vertegenwoordigd. Alle leden van het ROCOVF moeten zich bewust zijn van de noodzaak voor een bepaald segment reizigers te spreken en zich open te stellen voor inbreng van hun achterban. 2. Leden kunnen zich incidenteel laten vervangen; voor de plaatsvervangers gelden dezelfde rechten en plichten. 3. Op voordracht van het ROCOVF kunnen Gedeputeerde Staten besluiten over wijziging van de samenstelling van het ROCOVF, indien de belangen van de OV-gebruikers daardoor beter worden vertegenwoordigd. 4. Het is mogelijk dat het ROCOVF agendaleden heeft die organisaties vertegenwoordigen met een zijdelingse betrokkenheid bij het openbaar vervoer. ROCOV Flevoland Instellingsbesluit versie 4 (7 februari) 2

5. Het ROCOVF kan incidenteel externe deskundigheid raadplegen. 6. De voorzitter en leden en hun plaatsvervanger ontvangen bij deelname aan een bijeenkomst van de adviescommissie een vergoeding van Gedeputeerde Staten overeenkomstig het bepaalde in artikel 28 van de Verordening rechtspositie Gedeputeerden, Staten- en Commissieleden Provincie Flevoland 2003. Artikel 5. Werkafspraken Het ROCOVF stelt werkafspraken vast over zijn werkwijze. De werkafspraken worden ter kennisgeving aan Gedeputeerde Staten gezonden. Artikel 6. Procedure-afspraken 1. Gedeputeerde Staten en concessiehouders houden rekening met het bekendgemaakte vergaderschema. Zij streven ernaar dat het ROCOVF ten minste twee weken voor een vergadering in het bezit is van relevante stukken en zijn bij de bespreking aanwezig voor het geven van een toelichting. Het ROCOVF heeft in principe zes weken tijd voor het maken van een advies. Indien deze termijn wegens urgente omstandigheden niet mogelijk is, wordt in overleg met voorzitter en secretaris naar een oplossing gezocht. 2. Artikel 31 van de Wet en artikel 33 van het Besluit zijn op te vatten als een minimum aan inhoudelijke onderwerpen en procedurele termijnen waarmee het ROCOVF te maken heeft. 3. Het ROCOVF kan zijn adviezen openbaar maken, maar zal dit pas doen nadat de geadviseerde partij het advies heeft ontvangen. Artikel 7. Secretariaat Het ROCOVF heeft de beschikking over een onafhankelijk secretariaat dat door de provincie wordt bekostigd. De secretaris draagt zorg voor de ondersteuning van het ROCOVF in praktische en inhoudelijke zaken. De provincie besluit na consultatie van het ROCOVF over de personele invulling van het secretariaat. Artikel 8. Werkplan Het ROCOVF stelt jaarlijks een werkplan op dat ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten wordt aangeboden. In het werkplan staat beschreven welke activiteiten het ROCOVF zal ontplooien en op welke wijze het budget wordt besteed. Artikel 9. Inwerkingtreding Dit instellingsbesluit treedt in werking met ingang van [datum 2007]. ROCOV Flevoland Instellingsbesluit versie 4 (7 februari) 3

Werkafspraken ROCOV Flevoland In deze werkafspraken wordt een aantal zaken nader geregeld. 1. samenstelling, lidmaatschap en representativiteit a. Het ROCOVF streeft naar een representatieve afspiegeling van de openbaar vervoergebruikers. Daarbij gaat het erom dat de belangen van de verschillende groepen reizigers worden behartigd. De vertegenwoordigers moeten zich bewust zijn van de noodzaak voor een bepaald segment reizigers te spreken en actief hun achterban te raadplegen. b. Om de twee jaar kijkt het ROCOV aan de hand van een evaluatie kritisch naar de inbreng van de vertegenwoordigde organisaties en het functioneren van het ROCOVF. Naar voren komende verbeterpunten zullen leidend zijn voor het verdere verloop van de ROCOVF-activiteiten. c. Lidmaatschap van het ROCOVF duurt vier jaar. Herbenoeming is niet uitgesloten, onder andere wanneer leden uit hoofde van hun functie in het ROCOVF zijn vertegenwoordigd. 2. eisen aan voorzitter, secretaris, leden a. Van de voorzitter wordt verwacht dat hij de overleggen voorzit, goed is voorbereid, boven de partijen staat, betrokkenheid bij reizigersbelangen toont, aantoonbare ervaring in de omgang met media heeft, bereidheid toont tot uitwisseling van informatie en deelname aan het ambtelijke OV-overleg en regelmatig met de OV-autoriteit terugkoppelt. b. Van de secretaris wordt verwacht dat hij de vergaderingen plant en bijwoont, de vergaderstukken tijdig verzendt, de verslaglegging verzorgt, een actielijst opstelt en bewaakt, en de ledenadministratie en alle correspondentie verzorgt. Verder bundelt de secretaris diverse standpunten van de ROCOVF-leden, zorgt hij voor afstemming tussen verschillende partijen, stelt hij adviezen, brieven en notitie op, maakt hij jaarlijks een werkplan met begroting, stelt hij de jaarrekening op en verricht eventuele andere werkzaamheden die van een secretaris verlangd kunnen worden. c. Van de leden wordt verwacht dat zij ten behoeve van het ROCOVF ongeveer 1,5 dag per maand beschikbaar hebben voor een aaneengesloten periode van ten minste twee jaar, beschikken over affiniteit met OV en ervaringskennis van het OV o.a. in Flevoland, interesse voor politiek, binding met hun achterban, ambitie en persoonlijke energie en voor het werk in het ROCOVF relevante vaardigheden. Het ROCOVF stimuleert de leden cursussen te volgen die hun vaardigheden ontwikkelen. De kosten worden uit het reguliere ROCOVF-budget betaald. 3. vergaderingen a. Vergaderingen van het ROCOVF worden bijeengeroepen door de secretaris, in overleg met de voorzitter. Ten minste twee andere leden van het ROCOVF kunnen ook een vergadering bijeenroepen. Er zijn ten minste vier vergaderingen per jaar. De stukken worden twee weken van tevoren aan de leden verstuurd zodat zij de gelegenheid hebben hun achterban te raadplegen. Indien noodzakelijk wordt hierbij een kortere termijn gehanteerd. ROCOV Flevoland Werkafspraken vs 4 (7 februari) 1

b. Vergaderingen zijn alleen toegankelijk voor leden van het ROCOVF of hun vervanger en degenen die door voorzitter of secretaris zijn uitgenodigd. Provincie en concessiehouders worden voor elke vergadering uitgenodigd. Verslaglegging van de vergadering gebeurt door de secretaris of een door de voorzitter aangewezen persoon. De leden ondertekenen een presentielijst ten bewijze van hun deelname. c. De voorzitter leidt de vergadering; bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding. De voorzitter bepaalt de wijze waarop stemmingen worden gehouden. Alle besluiten worden met volstrekte meerderheid van uitgebrachte stemmen genomen. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. d. De voorzitter vertegenwoordigt het ROCOVF, tenzij per geval andere afspraken zijn gemaakt. 4. beleidsvelden Het ROCOVF richt zich op de volgende beleidsvelden: Openbaar vervoer-beleid: PVVP, OV-visie, Programma s van eisen e.d. OV-infra: haltes, stations, transferpunten, toegankelijkheid, reisinformatie Spoorzaken, voorzover gericht op beleidsbeïnvloeding van de provincie 5. beheerstaken Het ROCOVF richt zich op de volgende beheerstaken: klantenonderzoek kwaliteitsmonitoring OV-uitvoering: periodieke info van concessiehouder en concessieverlener over de kwaliteit van het openbaar vervoer zoals punctualiteit en dienstverlening (t.b.v. oordeelsvorming), dienstregelingen, tarieven e.d. tarieven dienstregeling materieel en toegankelijkheid, sociale veiligheid evaluatie handhaving en toezicht (sociale veiligheid) 6. adviezen a. De Wet personenvervoer 2000 geeft geen termijn voor het maken van een advies. Het ROCOVF streeft ernaar met provincie en vervoerder afspraken te maken over de beschikbare tijd voor het maken van een advies. Het ROCOVF wil graag zes weken de tijd hebben voor een advies. b. Adviezen worden in de vorm van een brief aan concessieverlener of concessiehouder uitgebracht overeenkomstig de opvattingen van de meerderheid van de vergadering. Minderheidsstandpunten worden in de advisering vermeld. Het advies wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris. Adviezen aan een concessiehouder worden ter kennisgeving aan de concessieverlener gestuurd. c. De ROCOVF-adviezen zijn gericht op Gedeputeerde Staten en de concessiehouders. Er wordt verder niet op actieve wijze bekendheid aan gegeven, maar op verzoek worden de adviezen wel verstrekt (bv. aan Provinciale Staten). ROCOV Flevoland Werkafspraken vs 4 (7 februari) 2

7. vertrouwelijkheid Provincie en vervoerder kunnen op basis van vertrouwelijkheid gegevens verstrekken aan het ROCOVF. Zij motiveren het vertrouwelijke karakter en geven aan voor welke beperkte tijd dit van kracht is. 8. budgetbeheer Uitgaven dienen te passen in het bestedingsplan dat uit het werkplan voortvloeit. Bij afwijking hiervan of twijfel hierover wordt contact met de budgetbeheerder opgenomen. Declaraties worden per kwartaal ingediend, uiterlijk 1 maand na afloop van het kwartaal. 9. overige onderwerpen Voor zaken waarin deze werkafspraken niet voorzien, neemt het ROCOVF ad-hoc besluiten, waarvan de provincie op de hoogte wordt gebracht. Dit kan leiden tot het periodiek herzien van de werkafspraken door het ROCOVF. ROCOV Flevoland Werkafspraken vs 4 (7 februari) 3