Trustkantoren DNB Nieuwsbrief Trustkantoren Sinds 2012 publiceert De Nederlandsche Bank (DNB) drie keer per jaar de Nieuwsbrief Trustkantoren. Zij publiceert de Nieuwsbrief Trustkantoren om de wederzijdse verwachtingen tussen DNB en de trustkantoren te verhelderen. In de nieuwsbrief licht DNB haar visie toe op actuele onderwerpen en thema s. Wij gaan in deze brochure in op de onderwerpen uit de DNB Nieuwsbrief Trustkantoren van november 2013 en andere onderwerpen die voor trustkantoren relevant zijn. Charco & Dique Risk Management & Compliance Charco & Dique B.V. Krijn Taconiskade 422 1087 HW Amsterdam Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 1 020 4165403 info@charcoendique.nl www. charcoendique.nl
DNB onderzoek naar risico s bij CV-structuren DNB houdt binnen de trustsector met name thematisch onderzoek, dat wil zeggen dat gekeken wordt naar de grootste risico s binnen de sector om deze vervolgens verder te onderzoeken en waar nodig handhavend op te treden. Dit jaar heeft DNB onderzoek gedaan naar de risico s bij de dienstverlening aan commanditaire vennootschappen (CV s). Risico s Op basis van eerdere onderzoeken heeft DNB vastgesteld dat bij het gebruik van CV s sprake is van een verhoogd risico op misbruik, zoals fraude of het witwassen van geld. Redenen voor dit verhoogde risico zijn o.a.: De complexiteit van de structuren waar de CV s deel van uitmaken. De in veel gevallen beperkte betrokkenheid van het trustkantoor bij de desbetreffende structuur. In veel gevallen zullen de vennoten van CV s bestaan uit buitenlandse rechtspersonen en blijft de rol van het trustkantoor beperkt, wat het moeilijker maakt om bijvoorbeeld een gedegen onderzoek naar de herkomst en bestemming van de middelen en het doel van de structuur te verrichten. Bepaalde jurisdictie waar in het bijzonder veel gebruik gemaakt wordt van CV s, zoals op dit moment in Middenen Zuid-Amerika. Aandachtspunten Voor het trustkantoren is het van groot belang rekening te houden met dit verhoogde risico en doeltreffende maatregelen te nemen om deze risico s te beheersen. Zo zal een gedegen onderzoek uitgevoerd moeten worden naar het doel van de structuur. Dit onderzoek kan niet slechts afgedaan worden met een standaardverklaring. Zo zou bijvoorbeeld als extra eis gesteld kunnen worden dat het doel van de structuur onderbouwd wordt met een advies van een (gerespecteerd) belastingadvieskantoor. Daarnaast zal het trustkantoor goede afspraken moeten maken, en schriftelijk vast moeten leggen, met de cliënt om aan haar transactiemonitoringsverplichtingen te kunnen voldoen. Het trustkantoor is in veel gevallen geen bestuurder (van de beherend vennoot van de CV) en is derhalve vaak beperkt betrokken bij transacties. Onderzoek naar functiescheiding bij kleine trustkantoren DNB heeft aangekondigd eind 2013 onderzoek te doen naar de functiescheiding bij kleine trustkantoren. Functiescheiding betekent dat bepaalde taken zo georganiseerd worden dat een duidelijke scheiding aanwezig is tussen uitvoerende en controlerende functies. Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 2
DNB acht een adequate functiescheiding van essentieel belang voor trustkantoren om de poortwachtersrol van trustkantoren te waarborgen. Bij kleine(re) trustkantoren blijkt functiescheiding in de praktijk vaak lastig door het beperkte aantal mensen dat werkzaam is bij dergelijke kantoren. Zij zullen daarom moeten kijken naar andere manieren om te voldoen aan de eisen van functiescheiding. Hier bij kan gedacht worden aan een externe compliance officer of een andere vorm van toezicht, bijvoorbeeld een commissaris specifiek belast met toezicht. De rolverdeling dient nauwkeuring en adequaat beschreven te zijn in het voor trustkantoren verplichte procedurehandboek. Van groot belang is dat deze externe compliance officer actief betrokken wordt bij de belangrijkste processen zoals het cliëntacceptatieproces, zodat niet alleen op papier sprake is van functiescheiding maar ook in de praktijk. Naast een rol bij het acceptatieproces is het ook essentieel om de externe compliance officer in staat te stellen om op regelmatige basis monitoringsactiviteiten te kunnen verrichten en adviserend op te treden. Transactiemonitoring In 2013 heeft DNB het themaonderzoek ongoing due diligence bij trustkantoren afgerond. Hierbij is door de toezichthouder gekeken hoe de trustkantoren omgaan met de integriteitsrisico s van hun cliënten en hoe zij deze op continue basis monitoren. Naast trustkantoren zijn ook banken en verzekeraars betrokken bij dit themaonderzoek. Ongoing due diligence In de praktijk blijkt het regelmatig voor te komen dat trustkantoren veel aandacht besteden aan cliëntacceptatieproces, maar minder oog hebben voor de verplichtingen die op basis van de Wtt en Wwft gelden na acceptatie van de cliënt. DNB noemt dit ongoing due diligence, dat bestaat uit de volgende onderdelen: a. Het actueel houden van cliëntgegevens b. Screening tegen sanctielijsten c. Het monitoren van transacties d. Het melden van ongebruikelijk transacties Uit het onderzoek van DNB blijkt dat trustkantoren gemiddeld voldoende scoren op onderdelen a en b maar onvoldoende op de onderdelen c en d. Wij zullen kort ingaan wat deze onderdelen inhouden en waar trustkantoren op moeten letten om hieraan te voldoen a. Het actueel houden van cliëntgegevens Tijdens het acceptatieproces wordt door het trustkantoor een dossier opgebouwd met gegevens omtrent het cliëntonderzoek, het trustkantoor dient maatregelen te nemen om de gegevens in dit dossier actueel te houden. De relatiebeheerder zal in het algemeen de eerst aangewezen persoon zijn om wijzigingen te signaleren en te verwerken in het dossier. Daarnaast is de periodieke dossierreview op basis van een risico gebaseerde reviewplanning van groot belang. Zo kunnen bijvoorbeeld hoog risico cliënten ieder (half)jaar gereviewed worden, terwijl laag of normaal risico cliënten eens per twee jaar bekeken worden. Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 3
b. Screening tegen sanctielijsten Naast de werkzaamheden om het dossier actueel te houden, dient het trustkantoor ook periodiek na te gaan of relaties niet voorkomen op sanctielijsten. Ook deze werkzaamheden kunnen risico gebaseerd uitgevoerd worden; afhankelijk van het risicoprofiel van de cliënt dient het trustkantoor vaker of minder vaak te screenen. Screening zal in ieder geval plaats moeten vinden bij de periodieke review of bij tussentijds geconstateerde wijzigingen in de structuur. c. Het monitoren van transacties Zoals hierboven al eerder is aangegeven is uit het onderzoek van DNB gebleken dat dit een van de onderdelen is van de ongoing due diligence waarop onvoldoende gescoord wordt. Zo blijkt de diepte en wijze van monitoring niet altijd aan te sluiten op het risicoprofiel van de cliënt. Voor een adequate transactiemonitoring zijn in ieder geval de volgende aspecten van belang: Het toekennen van een juist risicoprofiel op basis van heldere en eenduidige criteria. Een opstellen van een volledig en onderbouwd transactieprofiel. Het stellen van de juiste vragen bij het uitvoeren van een transactie, waarbij bijvoorbeeld gekeken wordt of de desbetreffende transactie binnen het transactieprofiel van de cliënt past. Het hanteren van een goede checklist met concrete criteria is hierbij een nuttig hulpmiddel. Het zorgt tevens voor een goede vastlegging van de beoordeling van de transactie. De onlangs aangepaste Leidraad Wwft en SW van DNB biedt een waardvolle handreiking voor de toepassing van de wettelijke vereisten en het nader invullen van bovengenoemde aspecten. d. Het melden van ongebruikelijk transacties Volgens DNB melden trustkantoren te weinig (ongebruikelijke) transacties, hier is een aantal redenen voor aan te wijzen: Transactiemonitoring vindt niet op adequate wijze plaats, zoals ook hierboven al beschreven. Logischerwijs is er een sterke relatie tussen dit monitoringproces en het lage aantal meldingen; indien ongebruikelijke transacties niet gedetecteerd worden kunnen ze ook niet gemeld worden. De rol van het trustkantoor als dienstverlener. Het trustkantoor is verantwoordelijk voor het monitoren van transacties en eventueel melden van ongebruikelijke transacties, maar is vaak ook als bestuurder betrokken bij het uitvoeren van deze transactie(s). Verder blijken bij trustkantoren misverstanden te bestaan over de gevolgen van een melding; bij een melding zou afscheid van de cliënt genomen moeten worden. Dit is lang niet altijd het geval. Er is uiteraard een sterke relatie tussen het melden en het monitoren van de transacties. Voor trustkantoren is het belangrijk om een duidelijk en adequaat monitoringsproces in te richten en daarnaast medewerkers op te leiden en te informeren over (de gevolgen van) de meldplicht. Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 4
Consultatie nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering Wtt Per 1 oktober 2013 is de consultatietekst voor de nieuwe Regeling integere bedrijfsvoering Wtt (hierna Rib Wtt ) gepubliceerd en vervangt de huidige Rib. De nieuwe Rib Wtt bevat een aantal aanpassingen en uitbreidingen, met name ten aanzien van de volgende onderwerpen: a. Cliëntenonderzoek b. interne controle op de naleving van wettelijke voorschriften c. analyse en ondervangen van integriteitsrisico s d. opleiding van personeel Een aantal van de belangrijkste wijzigingen hebben wij onderstaand genoemd en wij lichten deze, waar mogelijk, nader toe. a. Cliëntenonderzoek De nieuwe Rib Wtt bevat een aparte paragraaf gewijd aan het cliëntenonderzoek en geeft aan wat het doel is van het cliëntenonderzoek. Met deze structurering heeft de wetgever meer aansluiting willen zoeken bij de structuur en bepalingen omtrent het cliëntenonderzoek uit de Wwft (welke niet gelden voor trustkantoren). Zo zijn er specifieke regels opgenomen voor de omgang met trusts en personenvennootschappen; de oude Rib bevatte slechts algemene bepalingen omtrent het vaststellen van de identiteit van de uiteindelijke belanghebbende(n). b. Interne controle op de naleving van wettelijke voorschriften De begrippen compliancefunctie en auditfunctie worden geïntroduceerd in de nieuwe Rib Wtt. De compliancefunctie is gericht op het toezien van de naleving van de Wtt, de Rib Wtt en het eigen procedurehandboek. De auditfunctie is gericht op de een adequate uitoefening van de compliancefunctie; de controle op de controle. Deze functie is van groter belang naarmate de perso(o)n(en) belast met de compliancefunctie ook betrokken is/zijn bij commerciële activiteiten. Dit zal met name het geval zijn bij kleinere en middelgrote kantoren, de grote trustkantoren zullen over het algemeen beschikken over een aparte compliance afdeling die niet belast is met enige commerciële activiteiten. c. Analyse en ondervangen van integriteitsrisico s De nieuwe Rib Wtt introduceert tevens expliciete normen voor het analyseren en ondervangen van integriteitsrisico s. Zo is onder andere opgenomen dat het trustkantoor zich ervan vergewist dat integriteitsrisico s adequaat worden onderkend (analyse) en beheerst. Verder wordt in de toelichting op de Rib Wtt ook benadrukt dat deze verplichting niet slechts geldt bij het moment van acceptatie van de cliënt, maar ook daarna een doorlopende verplichting is. Bij iedere wijziging in de structuur of relevante omstandigheden, zal het trustkantoor moeten bepalen wat dit betekent voor de integriteitsanalyse en dit moet ook expliciet worden vastgelegd. Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 5
d. Opleiding van personeel Art. 26 van de concept Rib Wtt bevat een expliciete verplichting voor het trustkantoor om te zorgen dat iedere persoon werkzaam bij een trustkantoor ook voldoende kennis heeft van de Wtt en de bijhorende regeling(en), voor zover relevant voor de werkzaamheden. Dit houdt dus in dat deze verplichting ook geldt ten aanzien van externe personeelsleden; het trustkantoor zal zich ervan moeten vergewissen dat de kennis van dergelijke personeelsleden voldoet aan de relevante eisen. Tot slot Voor trustkantoren is het van belang om een analyse te maken van de impact van de nieuwe Rib Wtt op de activiteiten en waar nodig hun procedurehandboek en organisatie aan te passen. Verder zullen trustkantoren kritisch moeten kijken naar de wijze van transactiemonitoring en melding van ongebruikelijke transacties. Wij kunnen u ondersteunen bij respectievelijk het beoordelen van de uitgevoerde analyse of het uitvoeren van de analyse zelf. Daarnaast denken wij graag mee over wijze waarop u uw organisatie moet aanpassen om te (blijven) voldoen aan de eisen van de Wtt en de nieuwe Rib Wtt. Ook kunnen wij u ondersteunen als externe compliance officer zodat u de gewenste functiescheiding kunt realiseren. Meer weten? Graag vertellen wij u meer over Charco & Dique en onze dienstverlening. Voor vragen of een vrijblijvend kennismakingsgesprek kunt u contact opnemen met: Bastiaan Bloemink, tel. 06-21712884 of per e-mail bastiaan.bloemink@charcoendique.nl Robbert Engel, tel. 06-11798877 of per e-mail robbert.engel@charcoendique.nl Charco & Dique Risk Management & Compliance Charco & Dique B.V. Krijn Taconiskade 422 1087 HW Amsterdam Charco & Dique - Compliance en risk management voor trustkantoren 6 020 4165403 info@charcoendique.nl www. charcoendique.nl