Vlaamse overheid Agentschap Inspectie RWO Toezichtproject Financiële controle bij SVK s, HB en en VHP Rapport 2013 spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen So rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W n Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic ociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu rsbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha jen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woning nds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvesti aatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaam uurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maa happij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale bestu spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen So rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W n Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic ociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu rsbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha
Inhoud 1 Inleiding en scope van het onderzoek... 3 2 Doelstelling van het onderzoek... 3 3 Vaststellingen... 3 3.1 Financiële verslaggeving aan IVA Wonen voor boekjaar 2012... 3 3.2 Aantal subsidiabele woningen op 1/11/2012... 4 3.3 Naleving van procedures met betrekking tot interne controle... 4 3.3.1 Procedure inkomende facturen en betalingen... 4 3.3.2 Procedure kas- en liquiditeitenbeheer... 5 3.3.3 Procedure loonadministratie... 5 3.4. Openstaande aandachtspunten m.b.t. vorige financiële inspecties... 5 4 Vervolg van de financiële controles bij SVK s en HB en... 6 2
1 Inleiding en scope van het onderzoek In 2013 voerde een toezichthouder bij 21 sociale verhuurkantoren (SVK s), 2 huurdersbonden (HB en) en het Vlaams Huurdersplatform (VHP) een financiële inspectie uit. De selectie van deze actoren gebeurde op basis van de resultaten van vorige financiële inspecties, onder meer met betrekking tot de subsidieverantwoording, het aantal subsidiabele woningen en de interne controle. De toezichthouder voerde controles uit m.b.t.: - de financiële verslaggeving aan Wonen-Vlaanderen (eindafrekening van de basisen aanvullende subsidie-enveloppe besteed aan de werkings- en personeelskosten van het SVK) voor boekjaar 2012; - het aantal subsidiabele woningen op 1/11/2012; - de naleving van procedures met betrekking tot interne controle; - de opvolging van de vorige financiële inspecties. 2 Doelstelling van het onderzoek De kwaliteit van de financiële rapportering t.a.v. het agentschap Inspectie RWO en Wonen-Vlaanderen verbeteren; Nagaan of de procedures met betrekking tot interne controle worden nageleefd. 3 Vaststellingen 3.1 Financiële verslaggeving aan Wonen-Vlaanderen voor boekjaar 2012 De subsidieverantwoording m.b.t. de basis- en de aanvullende subsidie-enveloppe, te besteden aan de werkings- en personeelskosten, werd onderzocht. Het onderzoek leert dat de volgende kosten door sommige actoren onterecht als een werkingskost worden opgenomen in de subsidieverantwoording: facturen m.b.t. de herstellingswerken aan huurwoningen, facturen op naam van een andere vzw, kosten van leegstand, onvoldoende gedetailleerde facturen om te kunnen bepalen of deze kost al dan niet subsidiabel is, kosten die kunnen worden doorgerekend aan een huurder of een eigenaar van de woning, uitgaven die als investeringen moeten worden geboekt. De externe personeelskosten en de personeelskosten die betrekking hebben op een volgende boekjaar werden door een aantal actoren onterecht als een personeelskost opgenomen in de subsidieverantwoording. De recuperatie van personeelskosten en de terugvorderingen van de RSZ werden door een aantal actoren onterecht niet in vermindering gebracht van de personeelskosten. Bij twee actoren werd de RSZ-bijdragevermindering sociale Maribel niet in vermindering gebracht van de personeelskosten. Bij zestien actoren werden er fouten vastgesteld in de subsidieverantwoording. Bij twee actoren leidden die fouten tot een voorstel van de toezichthouder om de financiële rapportering m.b.t. de subsidieafrekening te wijzigen. De actoren hebben steeds de mogelijkheid om hun bemerkingen m.b.t. de voorgestelde aanpassing te bezorgen aan de toezichthouder. Die reactie wordt in principe samen met het inspectieverslag bezorgd aan Wonen-Vlaanderen. Er werd geen reactie van de actoren ontvangen. Wonen- 3
Vlaanderen heeft dan ook het teveel aan toegekende subsidie t.b.v. van 5.169,76 euro, in mindering gebracht van de subsidieafrekening voor het begrotingsjaar 2013. 3.2 Aantal subsidiabele woningen op 1/11/2012 Jaarlijks moet een SVK, bij zijn aanvraag voor een aanvullende subsidie, een overzicht indienen bij Wonen-Vlaanderen met alle gegevens over de hoofdhuur- en onderhuurcontracten. Op basis hiervan werden een aantal huurwoningen geselecteerd om na te gaan of aan alle subsidievoorwaarden werd voldaan. Bij vier SVK s werden in totaal negen huurwoningen onterecht ingebracht voor een gewestelijke aanvullende SVK-subsidie. Elk van deze SVK s werd daarvoor in gebreke gesteld. Drie SVK s dienden een verweerschrift in. Eén verweerschrift werd onontvankelijk verklaard omdat het niet tijdig werd ingediend, de andere verweerschriften werden als ontvankelijk maar ongegrond beoordeeld. De inspectieverslagen, de ingebrekestellingen, de eventuele verweerschriften, alsook de behandeling van het verweerschrift door het boetecomité werden door de toezichthouder bezorgd aan Wonen-Vlaanderen. Het teveel aan toegekende subsidie ten bedrage van 14.981,76 euro werd door Wonen- Vlaanderen in mindering gebracht van de subsidieafrekening voor het begrotingsjaar 2013. 3.3 Naleving van procedures met betrekking tot interne controle Het uitschrijven en de naleving van procedures inzake interne controle wordt aanzien als een daad van behoorlijk bestuur. Op basis van het Oprichtingsbesluit van het agentschap Inspectie RWO waakt de toezichthouder erover dat de beginselen van behoorlijk bestuur gerespecteerd worden. Sinds het nieuwe erkennings- en subsidiëringsbesluit d.d. 20/07/2012 is de zorg voor een behoorlijk werkend systeem van interne controle bovendien een erkenningsvoorwaarde voor de SVK s. In het kader van de interne controle op financieel vlak werden de volgende procedures gecontroleerd: inkomende facturen en betalingen; kas- en liquiditeitenbeheer; loonadministratie. Naast een inhoudelijke controle van die procedures ging de toezichthouder na of de beschreven werkwijze ook effectief werd toegepast. Indien dat niet het geval was drong de toezichthouder erop aan om dat in de toekomst wel te doen. 3.3.1 Procedure inkomende facturen en betalingen Drie actoren beschikten niet over een schriftelijke procedure. Bij twaalf van de 21 actoren die daar wel over beschikten was die procedure ook formeel in orde, bij de andere negen niet of niet helemaal. Zo voorzag bijvoorbeeld een bepaalde actor niet in een functiescheiding tussen de registratie van facturen en de effectieve betaling er van. 4
Acht actoren pasten in de praktijk de in de procedure beschreven werkwijze niet volledig toe. Bij twee actoren kon geen uitspraak worden gedaan wegens het ontbreken van een spoor m.b.t. de interne controle. De formele procedure, evenals de toepassing ervan in de praktijk, was voor 6 van de 24 gecontroleerde actoren volledig in orde. 3.3.2 Procedure kas- en liquiditeitenbeheer Omdat ze niet over kasgeld, debet- en/of kredietkaarten beschikken is deze procedure bij negen actoren niet van toepassing. Vijf actoren beschikten niet over een schriftelijke procedure. Bij drie van de tien actoren die daar wel over beschikten was die procedure ook formeel in orde, bij de andere zeven niet helemaal. Zo werd bijvoorbeeld het kasgeld niet periodiek nageteld door iemand anders dan de kasbeheerder. Van die drie actoren pasten er twee de procedure in de praktijk volledig toe. 3.3.3 Procedure loonadministratie Vier actoren beschikten niet over een schriftelijke procedure. Bij zestien van de 20 actoren die daar wel over beschikten was die procedure ook formeel in orde, bij de andere vier niet helemaal. Zo was er bijvoorbeeld geen interne controle op de prestatiestaten van de personeelsleden. Van die zestien actoren pasten er elf de procedure in de praktijk volledig toe. Bij twee actoren kon geen uitspraak worden gedaan wegens het ontbreken van een spoor m.b.t. de interne controle. 3.4. Openstaande aandachtspunten m.b.t. vorige financiële inspecties Tijdens deze inspectieronde werden tevens de openstaande aandachtspunten m.b.t. de vorige financiële inspecties opgevolgd. De volgende onderwerpen zijn (nog steeds) een probleem bij sommige actoren: bij één SVK werd vastgesteld dat de boekhouding niet à jour werd bijgehouden, het SVK werd hiervoor in gebreke gesteld; één SVK gunde de werken die zijn uitgevoerd door een sociaal economiebedrijf niet conform de wet op de overheidsopdrachten, het SVK werd hiervoor in gebreke gesteld; bij enkele SVK s moeten de waarderingsregels m.b.t. afschrijvingen van activa en het boeken van dubieuze debiteuren nog worden opgenomen in de jaarrekening; aan 2 SVK s werd gevraagd dat de raad van bestuur zich opnieuw beraadt over de verhoging van de onderhuurprijs conform art. 7 1 van het MB d.d. 21/12/2007; enkele SVK s volgen niet nauwgezet het sjabloon financiële verslaggeving t.a.v. IVA Wonen, de financiële rapportering is hierdoor niet transparant; er werd met IVA-Wonen afgesproken dat zij in de toekomst aan alle SVK s zal vragen om het sjabloon financiële verslaggeving nauwgezet te volgen. 5
4 Vervolg van de financiële controles bij SVK s en HB en In 2014 worden nieuwe inspecties gepland bij de SVK s en HB en waarbij de focus ligt op de concrete toepassing van de procedures kas- en liquiditeitenbeheer, loonadministratie, inkomende facturen en betalingen en administratieve opvolging van de huurachterstand. De opvolging van de openstaande aandachtspunten naar aanleiding van vorige financiële inspecties, in het bijzonder wat betreft interne controle, komt eveneens aan bod. 11 augustus 2014 Piet Gillard Toezichthouder Els Vennekens Toezichthouder/projectleider Christian Fieremans Afdelingshoofd/toezichthouder 6