Toezichtsproject lokale besturen en Vlaams Woningfonds Sociale Verhuring Rapport 2013

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Agentschap Inspectie RWO Toezichtsproject lokale besturen en Vlaams Woningfonds Sociale Verhuring Rapport 2013 spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W n Vlaams Woningsfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toez ociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu rsbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha jen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woning nds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvesti aatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaam uurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maa happij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningsfonds Lokale bestu spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W

2 Inhoud 1. Doelstelling en reikwijdte van het onderzoek Doelstelling Reikwijdte Aanpak en verloop van het onderzoek Criteria selectie actoren en opvolging project Verloop onderzoek Bevindingen Rapportering Informatieverstrekking aan kandidaat-huurders Inschrijvingsregister Inschrijvings-en toelatingsvoorwaarden Toewijzingen Huurprijsberekening Huurlasten Vlaams Woningfonds (VWF) Besluit Opvolging Lijst van afkortingen en veel gebruikte termen /10

3 1 Doelstelling en reikwijdte van het onderzoek 1.1 Doelstelling Lokale besturen, gemeenten en OCMW s kunnen de verhuring van woningen in de sociale sector op zich nemen en als initiatiefnemer daartoe subsidies genieten. De toekenning van die subsidies brengt met zich mee dat die actoren het wettelijke kader dat voorzien is voor de verhuring van sociale woningen moeten naleven. Ook het Vlaams Woningfonds verhuurt sociale woningen en moet het kaderbesluit sociale huur * toepassen. Toezicht wil met dit onderzoek nagaan of de regels toegepast worden. Het onderzoek spitste zich toe op het nazicht van: Standaarddocumenten (informatieverstrekking aan de kandidaat-huurder) - Inschrijvingsregister - Steekproef kandidatendossiers (inschrijvings-en toelatingsvoorwaarden) - Steekproef toewijzingen - Huurprijzen - Huurlasten 1.1 Standaarddocumenten (informatieverstrekking aan de kandidaat-huurder) De conformiteit van het intern huurreglement met het Kaderbesluit Sociale Huur van 12/10/2007 (KBSH), van het inschrijvingsbewijs met art. 11 KBSH, van de via het inschrijvingsformulier aan de kandidaat-huurders verstrekte informatie met art. 9 en 10 KBSH, van de aanbodbrief met art. 12, 1 6 KBSH, van de schrappingsbrief met art. 12, 7de lid en art. 30, 6de lid KBSH, en van de huurovereenkomst met bijlage I of II KBSH 1.2 Inschrijvingsregister De conformiteit van het inschrijvingsregister met het ministerieel besluit van 30/07/2008 tot bepaling van nadere regels voor het vaststellen, de wijze van bijhouden, de inhoud en het actualiseren van het inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders (MB registers) en met artikel 7 tot en met 12 KBSH 1.3 Steekproef kandidatendossiers (inschrijvings-en toelatingsvoorwaarden) Voldoen de dossiers aan de noodzakelijke inschrijvings- en toelatingsvoorwaarden vermeld in artikel 3 tot en met 6 van het KBSH, zijn alle toegekende voorrangen in overeenstemming met artikel 19 tot en met 21 KBSH en zijn alle vereiste attesten aanwezig? 1.4 Steekproef toewijzingen De controle van de conformiteit van de beslissingen betreffende de toewijzingen met art. 13 KBSH, met de statuten en/of huishoudelijk reglement van de maatschappij, van de conformiteit van de toewijzingen met artikel 18 tot en met 29 KBSH, en artikel 8 van het MB registers (o.a. correcte volgorde), en van de rapportering met art. 5 van het BVR van 23/12/2011 houdende de organisatie van het toezicht en met de rondzendbrief van 6 mei Huurprijzen De conformiteit van de berekening van de reële huurprijzen met de artikels 9 t.e.m. 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 1994 tot reglementering van het sociale huurstelsel ** 1.6 Huurlasten De conformiteit van de berekening, verdeling, aanrekening en attestering van de huurlasten met artikel 34 en 35 KBSH * het Kaderbesluit sociale huur waarnaar in dit rapport verwezen wordt is de versie die van kracht was tot 23 december /10

4 ** Het KBSH van 2007 bepaalt dat de lokale besturen een huurprijs berekenen conform het oudere besluit van Reikwijdte Zestien lokale besturen, twaalf OCMW s en vier steden of gemeenten werden aangeschreven met het oog op een eerste controle. Zij werden geselecteerd op basis van de aanzienlijke grootte van hun sociale huurpatrimonium, en liggen verspreid over het ganse Vlaamse grondgebied. De controle van deze actoren liep over het ganse jaar Daarnaast werd binnen het project nog behoorlijk wat tijd besteed aan de opvolging van de controles die plaatsvonden binnen het project 2012 en nog eerdere individuele inspecties. De gemeenteraadsverkiezingen en bestuurswissels in een aantal van de in 2012 gecontroleerde lokale besturen brachten vertragingen met zich mee op vlak van de uitvoering van de door de toezichthouders gevraagde aanpassingen. Ondertussen werden die wel uitgevoerd. Bij één actor worden nog enkele bestaande onvolkomenheden verder opgevolgd. 2 Aanpak en verloop van het onderzoek 2.1 Criteria selectie actoren en opvolging project 2012 Aan de hand van de patrimoniumlijsten die eind 2012 beschikbaar waren werden de lokale besturen opgelijst in orde van de grootte van hun sociaal huurpatrimonium, en rekening houdend met hun geografische spreiding over het Vlaamse grondgebied. Zestien lokale besturen werden zo geselecteerd voor een controle (en mogelijke inspectie ter plaatse). Bij de OCMW s van Deinze, Diest, Haacht, Lier, Lommel, Menen, Waarschoot, Zonhoven en de Stad Aalst werd een inspectie ter plaatse uitgevoerd. De Stad Mechelen, en de OCMW s van Sint-Niklaas en Mechelen waren (en zijn) het voorwerp van een onderzoek vanuit de kantoren in Brussel, met de optie om in het komende jaar (2014) ter plaatse een controle te organiseren wat de voornoemde OCMW s betreft. De Stad Mechelen, heeft bijna al haar gesubsidieerde woningen verkocht. Een inspectie sociale verhuring werd uitgesteld tot nadat er uitsluitsel is over het onderzoek van de verkoop van de woningen dat momenteel loopt. De gemeente De Panne en het OCMW van Denderleeuw bleken niet (langer) sociaal te verhuren. De Stad Oostende betwist dat zij sociale verhuurder is. Dit gegeven zal verder worden onderzocht eens de nieuwe patrimoniumlijst beschikbaar is waaraan momenteel de laatste hand wordt gelegd. De lokale besturen die het voorwerp waren van een controle in 2012 werden in 2013 verder opgevolgd en bevraagd, met de bedoeling om na te gaan of alle gevraagde aanpassingen werden uitgevoerd. 2.2 Verloop onderzoek Als voorbereiding op de inspectie ter plaatse werden de lokale besturen schriftelijk bevraagd waarna Toezicht een aantal eerste vaststellingen noteerde. Op basis van deze vaststellingen werd de actor al dan niet ter plaatse gecontroleerd. 4/10

5 Tijdens de inspectie ter plaatse controleerde de toezichthouder steekproefsgewijs een aantal kandidatendossiers en toewijzingen, de stukken die aan de basis liggen van de huurprijsberekening en de facturen waarop de berekening van de huurlasten is gebaseerd. Met het oog op een uniforme behandeling werden de bevindingen van de toezichthouders en de specifieke knelpunten die tijdens inspecties naar boven kwamen besproken binnen de projectgroep. Die werden verwerkt in een draaiboek inspectie lokale besturen dat elke toezichthouder in staat moet stellen om dit type controle zelfstandig te kunnen uitvoeren. Van elk plaatsbezoek werd een inspectieverslag opgemaakt dat aan de actoren werd bezorgd. De actor kreeg telkens een bepaalde periode de tijd om uitvoering te geven aan de door de toezichthouder gevraagde aanpassingen. De duur van die periode is afhankelijk van de ernst van de inbreuken en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren. Van de besturen waarvan de termijn om te reageren verstreken is, heeft één actor nog niet gereageerd. Een aantal moet nog bijkomende aanpassingen doen omdat nog niet alle onvolkomenheden waren weggewerkt. Voor de reacties op de verslagen die in het laatste kwartaal werden bezorgd is de reactietermijn nog niet verstreken, of, is de verwerking van de reactie nog niet afgerond. Tot dusver hebben drie actoren die in de loop van 2013 gecontroleerd werden zich volledig geconformeerd. Van de actoren die in 2012 gecontroleerd werden rest er nog één OCMW dat zich nog niet volledig in orde gezet heeft. 5/10

6 3 Bevindingen 3.1 Rapportering Voorafgaand aan de inspecties werd ook nog nagegaan of en wanneer de lokale besturen beslissingen rapporteren aan de afdeling Toezicht (overeenkomstig het Toezichtbesluit). Bij het ontbreken ervan of bij een onvolledige rapportering werd dat ter plaatse met de actor opgenomen. Van alle in 2013 gecontroleerde lokale besturen is er slechts één dat rapporteerde. Bij de controles ter plaatse verklaarden de medewerkers veelal niet van het bestaan van het Toezichtsbesluit en de rapporteringsplicht te weten. 3.2 Informatieverstrekking aan kandidaat-huurders De toezichthouders stelden bij elk van de gecontroleerde actoren in mindere of meerdere mate onvolkomenheden in de gebruikte documenten vast. Zo werd het verhaalrecht vrijwel nergens (correct) vermeld en gebruikten slechts een paar lokale besturen de recentste versie van de typehuurovereenkomst. Veel tekortkomingen bestaan erin dat de laatste wetswijzigingen niet in de documenten verwerkt zijn. Net zoals in 2012 klagen de lokale actoren bij de toezichthouders dat zij niet op de hoogte zijn van de laatste wetswijzigingen. Geen enkel van de ter plaatse gecontroleerde lokale besturen beschikte over toegang tot Woonnet (de intranet site van de VMSW) en uit verklaringen van medewerkers blijkt dat men van de ondersteuningsmogelijkheden van de VMSW weinig gebruik maakt of er het bestaan niet eens van kent. 3.3 Inschrijvingsregister De lokale besturen houden hun inschrijvingsregisters veelal bij in Word of Excel. Vier van de gecontroleerde besturen moesten omdat zij vijftig of meer sociale woningen hebben, in overeenstemming met het MB Register, verplicht beschikken over een geautomatiseerd register. Eén lokaal bestuur voldeed niet aan deze verplichting. Van de gecontroleerde lokale besturen met minder dan vijftig woningen was er één dat met een geautomatiseerd register werkte. Bij elk van de gecontroleerde actoren werden in mindere of meerdere mate gebreken vastgesteld. Vaak terugkomende inbreuken en tekortkomingen zijn: het niet beschikken over een openbaar register, het niet registreren van verplichte vermeldingen en het niet vermelden van alle in de wet voorziene prioriteitscodes. Het komt veelvuldig voor dat de lokale besturen niet beschikken over de meest recente versie van het kaderbesluit sociale huur. Daardoor werden recente wijzigingen, bvb nieuwe absolute prioriteiten, niet verwerkt. Ernstige inbreuken m.b.t. de in het register gehanteerde prioriteitscodes leidden in een aantal gevallen tot foutieve toewijzingen. 3.4 Inschrijvings-en toelatingsvoorwaarden De toezichthouders stelden bij alle gecontroleerde lokale besturen in de kandidatendossiers tekortkomingen vast m.b.t. de inschrijvings- en toewijzingsvoorwaarden. Bij elke actor werden inbreuken vastgesteld m.b.t. de attestering van de eigendomsvoorwaarde. Bij een paar actoren werden dossiers aangetroffen waarin de eigendomsvoorwaarde helemaal niet werd gecontroleerd. 6/10

7 Verschillende actoren controleerden de eigendomsvoorwaarde via het lokale registratiekantoor i.p.v. het Formulier B (dat door de FOD Financiën geverifieerd wordt) of het CAD-net te raadplegen, of, indien zij toch de verklaring via het Formulier B lieten optekenen lieten ze na deze verklaring bij de FOD te verifiëren. De verklaring op eer voor eigendom in het buitenland ontbrak in alle gecontroleerde dossiers. Bij meerdere van de gecontroleerde actoren was bij inschrijving of bij toewijzing de taalvoorwaarde niet (opnieuw) afgetoetst, of, werden niet alle kandidaten afgetoetst. Er bestond ook onduidelijkheid over de inburgeringsplicht van kandidaat-huurders, de gecontroleerde lokale besturen hadden immers geen toegang tot de KBI waardoor zij zelf moeten uitmaken of een kandidaat-huurder inburgeringsplichtig is, en het niet altijd duidelijk is of kandidaat-huurders correct al dan niet zijn doorverwezen naar een onthaalbureau. De meeste actoren hielden geen kopie bij van de aanbodbrief waardoor niet bewezen kon worden dat de toegewezen kandidaat-huurder het aanbod binnen de wettelijke termijn had aanvaard. Bij één OCMW waren verschillende kandidaat-huurders in het register ingeschreven zonder dat er een dossier was aangelegd. 3.5 Toewijzingen Bij slechts twee van de geïnspecteerde lokale besturen waren er voldoende garanties om te besluiten dat de toewijzingen correct verliepen. Bij vier actoren stelde de toezichthouder vast dat de volgorde bij toewijzing niet gerespecteerd werd, terwijl het voor de overige actoren niet mogelijk was om met voldoende zekerheid vast te stellen of de volgorde al dan niet was gerespecteerd. Een veelvuldig terugkomend euvel is dat de actor geen kopie bewaart van de gebruikte toewijzingslijsten, wat het voor de toezichthouder zeer moeilijk maakt om de toewijzingen te reconstrueren. Twee actoren verklaarden dat zij geen toewijzingslijsten gebruiken en de toewijzingen doen op basis van het register (dat in geen enkele van de gevallen volledig correct was). De verplichting om gebruik te maken van een toewijzingslijst volgt uit artikel 8 van het MB registers dat stelt dat de actor de kandidaturen die voor de toe te wijzen woning in aanmerking komen afzondert, rekening houdend met de voorkeur qua ligging en type, en, hen vervolgens rangschikt op basis van de voorrangsregels die op de kandidaat-huurders van toepassing zijn en hun inschrijvingsdatum en nummer. 3.6 Huurprijsberekening Bij één actor werd een fout vastgesteld in een individueel dossier omdat men van een foute inkomensbasis was vertrokken, maar de berekeningsformule op zich was wel correct. Voor het overige was de huurprijs bij alle gecontroleerde lokale besturen volgens de juiste formule berekend. 3.7 Huurlasten Een paar van de gecontroleerde lokale besturen rekenen geen huurlasten aan. Bij de actoren die wel huurlasten doorrekenen, werd aan de huurders veelal een forfaitair bedrag aangerekend waarvan de samenstelling onduidelijk was. In het enkele geval dat een werkelijke kost was aangerekend was die niet in overeenstemming met Bijlage III van het KBSH over de huurders verdeeld. Bij navraag bleken de lokale besturen wel over facturen en andere stavingsstukken te beschikken voor kosten die aan huurders 7/10

8 doorgerekend kunnen worden, wat hen in de praktijk in staat stelt om een correcte berekening van de huurlasten te maken. Geen enkel van de gecontroleerde lokale besturen stuurde haar huurders een correcte, gedetailleerde afrekening. 4 Vlaams Woningfonds (VWF) In 2012 werden een aantal ernstige problemen vastgesteld met de manier waarop het VWF inschrijvings-, schrappings- en prioriteitsregels hanteerde die niet in overeenstemming waren met het KBSH. Daarnaast werden ook nog een aantal minder ernstige tekortkomingen vastgesteld m.b.t.de gebruikte standaarddocumenten en de huurlasten. In 2013 heeft de hoofdtoezichthouder met ondersteuning van de directie Klanten systematisch de aanpassingen opgevolgd en afgetoetst die het VWF aanbracht in reactie op de inspectie van het voorgaande jaar. Op moment van redactie van dit rapport had het VWF op één puntje na de aanpassingen gedaan nodig om haar sociale verhuring in overeenstemming te brengen met de wetgeving. Het nog openstaande punt heeft wel geen weerslag op de toewijzingen. Het betreft de mate waarin het VWF (niet relevante) informatie opvraagt aan kandidaat-huurders. Dit aspect wordt op moment van redactie van dit rapport nog verder opgevolgd. 5 Besluit Bij een meerderheid van de gecontroleerde actoren werden vrij ernstige tekortkomingen vastgesteld op vlak van hun inschrijvingsregister. Op een paar uitzonderingen na, moet gevreesd worden dat de volgorde bij toewijzing niet gerespecteerd werd, doordat het register niet in orde is en niet de laatste versie van de wetgeving gebruikt werd. Dit jaar viel vooral op dat veel fouten worden gemaakt in de toepassing van de prioriteiten (art 19 KBSH), dat de inschrijvings-en toewijzingsvoorwaarden niet (terdege) zijn gecontroleerd en er geen toewijzingslijsten zijn. Wat de huurprijsberekening betreft werden, op een enkele uitzondering na, geen substantiële tekortkomingen vastgesteld. Op één uitzondering na, paste geen enkel gecontroleerd lokaal bestuur de huurlasten correct toe. Bij zowat alle lokale besturen werden tekortkomingen vastgesteld op het vlak van de informatieverstrekking. Op één actor na, blijven alle in 2013 gecontroleerde actoren in gebreke op vlak van rapportering aan de toezichthouder. Niet alle inbreuken en tekortkomingen wijzen op een bewuste miskenning van de reglementering. Volgens verklaringen van medewerkers zouden inbreuken veeleer het gevolg zijn van de complexiteit van de regelgeving, het ontbreken van informatie over wetswijzigingen, en een gebrek aan ervaring met een materie die voor de medewerkers slechts een klein onderdeel van hun dagtaak uitmaakt. Het Vlaams Woningfonds heeft haar systeem van inschrijvingen en toewijzen, en de wijze van huurlastenaanrekening in overeenstemming gebracht met de wetgeving. 8/10

9 6 Opvolging De lokale besturen die in 2013 gecontroleerd werden zullen in 2014 worden opgevolgd, totdat alle nodige aanpassingen uitgevoerd zijn. Eén lokaal bestuur is begin 2014 in gebreke gesteld voor verhindering van toezicht omdat het niet reageerde op het inspectieverslag en de vraag van de toezichthouder welke acties ondernomen zijn om haar sociale verhuring in overeenstemming te brengen met het KBSH. De afdeling legt momenteel de laatste hand aan een nieuwe patrimoniumlijst, die als vertrekbasis zal dienen voor verdere (nieuwe) acties in Tijdens de controles van het afgelopen jaar kwamen een aantal knelpunten en vraagstukken naar voor, die ons inzien om aandacht vragen: - Sommige sociale woningen blijken later erkend als serviceflats, waardoor ze niet meer onder het kaderbesluit vallen. De conformiteit hiervan met de Vlaamse Wooncode (meer bepaald artikel 91, 1) en het algemeen uitgangspunt dat woningen die gerealiseerd worden met sociale huisvestingsmiddelen verhuurd moeten worden als sociale huurwoningen of sociale assistentiewoningen, maakt het voorwerp uit van verder onderzoek. - Er is onduidelijkheid over de toekomst van de Domus Flandria-woningen na afloop van de subsidieperiode. Toezicht heeft weet van een aantal lokale besturen die deze woningen wensen te verkopen op de particuliere markt, waardoor ze uit het sociale huurpatrimonium dreigen te verdwijnen. - Er zijn nog steeds weinig lokale besturen die Woonnet of andere ondersteuningsmogelijkheden van de VMSW kennen. De lokale besturen hebben wel (aan beperkingen onderworpen) toegang tot de Kruispuntbank SZ, maar, niet tot de KBI. - Te kleine subsidieprojecten met slechts een handvol woningen per actor blijken niet productief te zijn in verhouding tot de zware inspanning die van het lokale bestuur gevraagd wordt om zich te conformeren aan het kaderbesluit. - Het afgelopen jaar hebben een aantal lokale besturen hun sociale woningen in beheer gegeven van SHM s. Dit is een ons inziens positieve trend, maar, als die zich doorzet kan de vraag ontstaan of er geen nood zal zijn aan een raamovereenkomst of richtlijnen over wat in een beheersovereenkomst kan/mag/moet staan. De afdeling Toezicht brengt de beleidsverantwoordelijken en de VMSW op de hoogte van bovenvermelde vaststellingen. 11 februari 2014 Ann GROOTJANS Toezichthouder Christian FIEREMANS Afdelingshoofd/Toezichthouder 9/10

10 Lijst van afkortingen en veel gebruikte termen BS Cotoe IHR IRWO KBI KH KBSH KSZ OCMW ODB RWO SHM Belgisch Staatsblad Overlegvergadering toezichthouders Intern Huurreglement Agentschap Inspectie RWO Kruispuntbank Inburgering Kandidaat-huurder Kaderbesluit Sociale Huur Besluit van de Vlaamse Regering tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode van 12/10/2007 (BS 07/12/2007). Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Overdrachtenbesluit Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de voorwaarden voor de overdracht van onroerende goederen door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen en de sociale huisvestingsmaatschappijen ter uitvoering van de Vlaamse Wooncode van 29/09/2006 (BS 29/09/2006) Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Sociale huisvestingsmaatschappij Toezichtsbesluit BVR 23 december 2011 houdende de organisatie van het toezicht, vermeld in artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode VMSW VWC VWF Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaamse Wooncode Decreet houdende de Vlaamse Wooncode van 15/07/1997 (BS 19/08/1997) Vlaams Woningfonds 10/10