Toezichtsproject Lokale Besturen en Vlaams Woningfonds Sociale Verhuring

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Tz5 - Verhuring Toezichtsproject Lokale Besturen en Vlaams Woningfonds Sociale Verhuring Rapport februari 2013 Paul MICHEL Afdelingshoofd/toezichthouder Ann Grootjans Toezichthouder 1/6

2 1. Doelstelling en draagwijdte van het onderzoek Lokale besturen, gemeenten en OCMW s kunnen de verhuring van woningen in de sociale sector op zich nemen en als initiatiefnemer daartoe subsidies genieten. De toekenning van die subsidies brengt met zich mee dat die actoren het wettelijke kader dat voorzien is voor de verhuring van sociale woningen moeten naleven. Ook het Vlaams Woningfonds verhuurt sociale woningen en moet het kaderbesluit sociale huur toepassen. In de tweede jaarhelft van 2012 werden vijftien lokale besturen en het Vlaams Woningfonds aan een onderzoek onderworpen. Dit onderzoek spitste zich toe op het nazicht van: 1.1 Standaarddocumenten De conformiteit van het intern huurreglement met het Kaderbesluit Sociale Huur van 12/10/2007 (KBSH), van het inschrijvingsbewijs met art. 11 KBSH, van de via het inschrijvingsformulier aan de kandidaat-huurders verstrekte informatie met art. 9 en 10 KBSH, van de aanbodbrief met art. 12, 1 6 KBSH, van de schrappingsbrief met art. 12, 7de lid en art. 30, 6de lid KBSH, en van de huurovereenkomst met bijlage I of II KBSH 1.2 Inschrijvingsregister De conformiteit van het inschrijvingsregister met het ministerieel besluit van 30/07/2008 tot bepaling van nadere regels voor het vaststellen, de wijze van bijhouden, de inhoud en het actualiseren van het inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders (MB registers) en met artikel 7 tot en met 12 KBSH 1.3 Kandidatendossiers (steekproef) Voldoen de dossiers aan de noodzakelijke inschrijvings- en toelatingsvoorwaarden vermeld in artikel 3 tot en met 6 van het KBSH, zijn alle toegekende voorrangen in overeenstemming met artikel 19 tot en met 21 KBSH en zijn alle vereiste attesten aanwezig? 1.4 Toewijzingen (steekproef) De controle van de conformiteit van de beslissingen betreffende de toewijzingen aan art. 13 KBSH, aan de statuten en/of huishoudelijk reglement van de maatschappij, van de conformiteit van de toewijzingen aan artikel 18 tot en met 29 KBSH, en artikel 8 van het MB registers (o.a. correcte volgorde), en van de rapportering aan art. 5 van het BVR van 23/12/2011 houdende de organisatie van het toezicht en met de rondzendbrief van 6 mei Huurprijzen De conformiteit van de berekening van de reële huurprijzen met de artikels 9 t.e.m. 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 september 1994 tot reglementering van het sociale huurstelsel 1.6 Huurlasten De conformiteit van de berekening, verdeling, aanrekening en attestering van de huurlasten met artikel 34 en 35 KBSH 2/6

3 2.Aanpak en verloop van het onderzoek Aan de hand van reeds beschikbare informatie en rekening houdend met de geografische spreiding en grootte van de actoren, werd besloten bij acht lokale besturen een opvolgingscontrole te organiseren, terwijl tien nieuw geselecteerde lokale actoren werden aangeschreven met het oog op een eerste controle. Van die tien bleken er drie geen woningen te verhuren die onder toepassing van de sociale huurwetgeving vallen. Als voorbereiding op de inspectie ter plaatse werden de geselecteerde actoren in juni 2012 schriftelijk bevraagd. Indien er informatie ontbrak probeerde de toezichthouder die tijdens het plaatsbezoek alsnog te vergaren. Daarnaast controleerde hij steekproefsgewijs een aantal kandidatendossiers en toewijzingen, de stukken die aan de basis liggen van de huurprijsberekening, en de facturen waarop de berekening van de huurlasten is gebaseerd. Met het oog op een uniforme behandeling werden de bevindingen van de toezichthouders en de specifieke knelpunten die tijdens inspecties naar boven kwamen besproken binnen de projectgroep die dat toezichtproject begeleidde. Van elk plaatsbezoek werd een inspectieverslag opgemaakt dat aan de actoren werd bezorgd. De actor kreeg telkens een bepaalde periode de tijd om uitvoering te geven aan de door de toezichthouder gevraagde aanpassingen. De duur van die periode is afhankelijk van de ernst van de inbreuken en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren. Aangezien de verslagen pas na afronding van alle inspecties naar de actoren werden verzonden, is het thans nog niet mogelijk om de reacties van de actoren in kaart te brengen. 3.Vaststellingen Lokale Besturen 3.1 Rapportering Voorafgaand aan de inspecties werd ook nog nagegaan of en wanneer de lokale besturen toewijzingen en beslissingen rapporteren aan de afdeling Toezicht (overeenkomstig het Toezichtbesluit). Bij het ontbreken ervan of bij een onvolledige rapportering werd dat ter plaatse met de actor opgenomen. Volgens de medewerkers wist, op één actor na, niemand dat ook beslissingen m.b.t. sociale verhuring die geen toewijzingsbeslissingen zijn aan de afdeling moeten gerapporteerd worden. Daarnaast zijn er een aantal lokale besturen die tot op heden nog geen beslissingen aan Toezicht hebben bezorgd. 3.2 Standaarddocumenten De toezichthouders stelden bij elk van de gecontroleerde actoren in mindere of meerdere mate onvolkomenheden in de gebruikte documenten vast. Zo werd het verhaalrecht vrijwel nergens (correct) vermeld en gebruikten slechts een paar lokale besturen de recentste versie van de typehuurovereenkomst. Veel tekortkomingen bestaan erin dat de laatste wetswijzigingen niet in de documenten verwerkt zijn. De lokale actoren kloegen er bij de toezichthouders over dat zij niet op de hoogte zijn van de laatste wetswijzigingen. Sommige ondervonden problemen met de installatie van Woonnet (de online toepassing van de VMSW) en andere hadden gewoonweg geen aansluiting. 3/6

4 3.3 Inschrijvingsregister De lokale besturen houden hun inschrijvingsregisters veelal bij in Word, Excel, of Filemaker. Drie actoren beschikken over gespecialiseerde registersoftware. Dat is evenwel geen verplichting indien de actor minder dan 50 woningen heeft. Slechts één actor heeft een inschrijvingsregister dat volledig in overeenstemming met de wetgeving is. Bij alle andere actoren werden in mindere of meerdere mate gebreken vastgesteld. Eén actor gebruikt een softwareprogramma dat ontwikkeld werd voor sociale verhuurkantoren maar wijst toe op basis van de regels die van toepassing zijn op de sociale huisvestingsmaatschappijen. Terugkomende inbreuken en tekortkomingen zijn het niet beschikken over een openbaar register, het bijhouden van inschrijvingen in deelregisters, het niet registreren van verplichte vermeldingen en het niet vermelden van alle in de wet voorziene prioriteitscodes. Het komt geregeld voor dat de lokale besturen niet beschikken over de meest recente versie van het kaderbesluit sociale huur. Daardoor werden recente wijzigingen niet verwerkt. Bij één actor leidde een ernstige inbreuk m.b.t. de in het register gehanteerde prioriteitscodes tot foutieve toewijzingen. 3.4 Dossiers kandidaat-huurders De toezichthouders stelden bij alle gecontroleerde lokale besturen in de kandidatendossiers tekortkomingen vast m.b.t. de inschrijvings- en toewijzingsvoorwaarden. Bij elke actor werden inbreuken vastgesteld m.b.t. de attestering van de eigendomsvoorwaarde. Bij twee actoren werd een dossier aangetroffen waarin de eigendomsvoorwaarde helemaal niet werd gecontroleerd. Verschillende actoren controleerden de eigendomsvoorwaarde via het lokale registratiekantoor i.p.v. het formulier B ter bevestiging naar de FOD Financiën te sturen of het CAD-net te raadplegen. Ook de verklaring op eer voor eigendom in het buitenland ontbrak regelmatig. Bij zowat een derde van de gecontroleerde actoren was bij inschrijving of bij toewijzing de taalvoorwaarde niet (opnieuw) afgetoetst. Bij verschillende actoren bevond zich geen of niet altijd een kopie van de aanbodbrief in het dossier. Vier actoren verklaarden dat ze meestal mondeling een aanbod deden en pas achteraf, in geval van weigering, een brief schreven. 3.5 Toewijzingen Een meerderheid van de gecontroleerde actoren respecteerde de volgorde bij toewijzingen. Voor één actor kon dat niet worden nagegaan omdat de oorspronkelijke toewijzingslijst niet bewaard werd en ze ook niet kon gereconstrueerd worden. 4/6

5 Bij één actor werd vastgesteld dat in verschillende dossiers de volgorde niet werd gerespecteerd en dat als gevolg van de foute toepassing van een (extra) prioriteit. Bij een andere actor kan ervan uitgegaan worden dat het risico op foute toewijzingen groot is, doordat er een mix van inschrijvings- en toewijssystemen gehanteerd wordt. 3.6 Huurprijzen Van de gecontroleerde actoren zijn er drie die door de aard van de subsidies die zij in het verleden genoten het toenmalige huurbesluit (Besluit van de Vlaamse Regering van 1994) niet hoeven toe te passen. Eén actor baseerde zich op een foute berekeningstool voor het bepalen van de huurprijs, één paste een foute indexering toe, twee gingen voor de berekening van de huurprijs uit van het inkomen uit een verkeerd referentiejaar en één lokaal bestuur berekende de huurprijs ten onrechte op basis van het BVR van 12/10/2007.Twee actoren pasten de wettelijk voorziene huurprijsberekening helemaal niet toe. 3.7 Huurlasten Een meerderheid van de gecontroleerde lokale besturen rekent niet alle wettelijk voorziene huurlasten door aan de huurder; drie actoren rekenen zelfs helemaal geen huurlasten aan. In die gevallen neemt het lokale bestuur de kosten voor eigen rekening. Bij de actoren die wel huurlasten doorrekenen, werden bij elk van hen in mindere of meerdere mate tekortkomingen vastgesteld. Bij twee actoren betrof het meerdere en ernstige inbreuken in de aanrekening en verdeling van de huurlasten en ontbraken zelfs de facturen ter staving van de kosten. Geen enkel van de gecontroleerde lokale besturen stuurt naar de huurders een gedetailleerde afrekening. 4. Vaststellingen Vlaams Woningfonds Wat de rapportering aan de afdeling Toezicht, de huurprijsberekening, en de huurlasten betreft werden geen of slechts kleinere tekortkomingen vastgesteld. Het register is niet helemaal conform de wetgeving opgesteld in die zin dat de actor met deelregisters werkt i.p.v. met één doorlopend register. Problematisch is vooral de manier waarop het VWF inschrijvings- en schrappingsregels hanteert (minimum één kind ten laste hebben om ingeschreven te kunnen zijn) die in strijd zijn met het Kaderbesluit Sociale Huur en hoe het een extra prioriteit laat gelden voor de gezinnen met de meeste kinderen en personen ten laste. Derhalve gebeuren de toewijzingen niet in de correcte volgorde zoals bepaald in het KBSH. Die afwijking van de regels manifesteert zich ook in de standaarddocumenten waaronder het intern huurreglement die deze actor gebruikt. 5/6

6 5. Conclusie Een meerderheid van de gecontroleerde actoren respecteerde de volgorde bij toewijzing. Bij één actor werd vastgesteld dat in verschillende dossiers de volgorde niet werd gerespecteerd en dat als gevolg van de foute toepassing van een (extra) prioriteit. Bij een andere actor kan ervan uitgegaan worden dat het risico op foute toewijzingen groot is, doordat er een mix van inschrijvings- en toewijssystemen gehanteerd word. Bij een aantal actoren bestaat een risico op fouten, omdat zij niet over een gedegen register beschikken, niet alle vermeldingen daarin opnemen, met onvolledige dossiers (ontbrekende stavingstukken) werken en niet over de laatste wetgeving beschikken. Wat de huurprijsberekening en huurlasten betreft werden, op een enkele uitzondering na, geen substantiële tekortkomingen vastgesteld. Bij zowat alle lokale besturen werden tekortkomingen vastgesteld op het vlak van de informatieverstrekking en wat betreft de inhoud van de gebruikte standaarddocumenten. Op het vlak van rapportering van de raadsbeslissingen aan de afdeling Toezicht blijven alle gecontroleerde actoren, op één na, in gebreke. Niet alle inbreuken en tekortkomingen wijzen op een bewuste miskenning van de reglementering. Volgens verklaringen van medewerkers zouden inbreuken veeleer het gevolg zijn van de complexiteit van de regelgeving, het ontbreken van informatie over wetswijzigingen, en een gebrek aan ervaring met een materie die voor de medewerkers slechts een klein onderdeel van hun dagtaak uitmaakt. Wat het Vlaams Woningfonds betreft zijn de vastgestelde inbreuken van die aard dat zij leiden tot onterechte toewijzingen en schrappingen. Het VWF werd reeds aangemaand zich te conformeren en de minister werd van die inbreuken op de hoogte gebracht. 6/6