Keuze Arbodienstverlening per 1 januari 2004 naar meer eigen regie Auteur : Koen Zonneveld Archiefcode : keusarbd Datum : 24 juli 2003
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 1. Inleiding...3 2. Wettelijke verplichtingen...4 3. Mogelijke contractvormen...5 4. Huidige situatie Arbodienstverlening (juni 2003)...6 5. De gewenste situatie...7 5.1 Oprichten van een team verzuim en reïntegratie...9 5.2 Programma van eisen Arbodienstverlening...9 5.3 Profiel bedrijfsarts...9 6. Randvoorwaarden...11 6.1 Uitwerking randvoorwaarden...11 7. Plan van aanpak besluitvorming...13 2
1. Inleiding1 Valent RDB wil een contract sluiten met één Arbo-dienstverlener. Zo mogelijk met ingang van 1 januari 2004. Op dit moment maakt het RDB deel van de organisatie gebruik van de diensten van Arboned. Het Valent deel maakt gebruik van de diensten van Maetis. In dit stuk wordt eerst aangegeven wat de wettelijke verplichtingen zijn. Dan welke mogelijke contractvormen met Arbodienstverleners wij kunnen hebben. Vervolgens wordt kort de huidige situatie van de Arbo-dienstverlening beschreven. Dan de gewenste situatie. Tot slot een program van eisen aan de Arbodienstverlening, randvoorwaarden en een stappenplan voor de besluitvorming. Voor deze notitie is gebruik gemaakt van de volgende eerdere notities: arbeidsomstandigheden binnen Valent RDB een korte visie om het vormgeven van het arbeidsomstandighedenbeleid en een inventarisatie van de actiepunten vanuit de Zorggroep Valent van 15 oktober 2002. Van Annerieke Vonk en Aria Guijt; Valent RDB selectieprofiel Arbo dienst van 17 september 2002 van Joke van Santen; concept proactief verzuimbeleid in ontwikkeling, 17 okt. 2002; verslag project ziekteverzuimpreventie rayon Bollenstreek zuid - 2002. Ter oriëntatie is gesproken met AVR- of arbocoordinatoren van instellingen die ook bezig zijn of zijn geweest met wijzigingen in hun arbodienstverlening. Het gaat om de volgende organisaties: Willem van de Bergh stichting; De Bruggen, instelling voor verstandelijk gehandicapten; Vierstroom, thuiszorg en verpleging en verzorging in Gouda en omgeving; Diaconessenhuis Leiden; Amstelring, thuiszorg en verpleging en verzorging in Amstelveen en Hoofddorp en omgeving; Amsterdam thuiszorg; Gemova, gehandicaptenzorg in Z-Holland; Akzo Nobel Sassenheim. 1 Als in dit stuk de term medewerksters wordt gebruikt bedoelen wij ook medewerkers 3
2. Wettelijke verplichtingen Op dit moment is aansluiting bij een Arbodienst nog steeds wettelijk verplicht. Het is te verwachten dat deze verplichte aansluiting in de toekomst zal verdwijnen, onder andere door een andere interpretatie van Europese regelgeving 2. Tot die tijd dient Valent RDB volgens de Arbeidsomstandighedenwet bij de volgende taken een gecertificeerde Arbodienst in te schakelen: Toetsen of de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en het daarbij horende plan van aanpak volledig en betrouwbaar is. Wij kunnen dus zelf de RI&E uitvoeren, als we die RI&E maar laten toetsen door de Arbodienst. Zo n RI&E moet regelmatig uitgevoerd worden in (een deel van) het bedrijf. Bijvoorbeeld als werkmethoden of werkomstandigheden wijzigen (bij grote verhuizingen of bij een ingrijpende andere inrichting/organisatie van het werk). Of als de stand der techniek (in de branche) wijzigt. Over het algemeen is een RI&E na een jaar of vier, vijf verouderd. De OR heeft instemmingsrecht; Verzuimbegeleiding. De Arbodienst moet de werkgever ondersteunen om een verantwoorde werkhervatting van zieke medewerksters te bevorderen. Vastgelegd moet zijn hoe de Arbodienst dat gaat doen, volgens welke procedures. Verder hoe wordt omgegaan met gegevens over het verzuim van medewerksters. En hoe de privacy is gewaarborgd. De OR heeft instemmingsrecht over voorschriften bij ziekteverzuim ; Het vrijwillig Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Wij kunnen zelf bepalen hoe vaak een PAGO wordt herhaald en welke werknemers in aanmerking komen (in overleg met de OR en de Arbodienst. De OR heeft instemmingsrecht); Het houden van een arbeidsomstandigheden spreekuur: medewerksters moeten de mogelijkheid hebben om zo n spreekuur vrijwillig te bezoeken; Het uitvoeren van een aanstellingskeuring als hier sprake van is (doet Valent RDB niet). Volgens de wet Poortwachter komen er nog een aantal verplichtingen bij voor de werkgever waarbij de Arbodienst moet worden ingeschakeld: Geven van voorlichting aan werknemers over Poortwachter, rechten en plichten; Registreren van ziektegevallen die naar verwachting lang gaan duren (binnen 5 dagen); Maken van een probleemanalyse (binnen 6 weken); Meewerken aan een reintegratieplan voor de zieke medewerkster (binnen 8 weken); Bijhouden van het reintegratiedossier; Het eventueel leveren van een casemanager voor zieke medewerksters (niet verplicht). De OR heeft instemmingsrecht (art. 27 lid 1 van de WOR) bij: de keuze van de Arbodienst en over de inhoud van het contract; De RI&E en het plan van aanpak; Het vaststellen van de frequentie van het PAGO; De voorschriften bij ziekteverzuim: de rechten en plichten van zieke werknemers, door wie er wordt gecontroleerd en wat de sancties zijn bij overtreding. De Arbeidsinspectie (AI) controleert of een werkgever bij een Arbodienst is aangesloten en de richtlijnen van de Arbodienst in acht neemt. Als er overtredingen zijn, zal de AI eisen stellen voor verbetering en/of de werkgever schriftelijk waarschuwen. De werkgever dient de overtredingen dan binnen een redelijke termijn te verhelpen. Bij ernstige overtredingen kan de AI direct een bestuurlijke boete opleggen of proces-verbaal opmaken 3. Als de AI een boete oplegt, moet de overtreding nog steeds ongedaan worden gemaakt. 2 De regering is van plan om de aansluiting bij een Arbodienst niet langer te verplichten voor bedrijven vanaf 500 werknemers. Maar ook dan dienen wij toch te voldoen aan de Europese kaderrichtlijn arbeidsomstandigheden. Daarin staan vrijwel dezelfde verplichtingen voor de werkgever als in onze arbowet, alleen niet de verplichte aansluiting bij een Arbodienst. 3 Dit proces verbaal kan leiden tot vervolging volgens de wet op de economische delicten met als maximale straffen: 6 maanden hechtenis of 11.344,51 (f 25.000,-) of in zeer ernstige gevallen zelfs 45.378,02 (f 100.000,-) boete. 4
3. Mogelijke contractvormen Wij onderscheiden globaal drie mogelijke modellen bij Arbodienstverlening: 1. Het uitbestedingsmodel; 2. de interne arbodienst; 3. het inkoopmodel 1. Uitbestedingsmodel Arbodienstverlening door een standaardpakket van de Arbodienst met extra mogelijkheden; Uitvoering volgens protocollen en procedures van de Arbodienst; De bedrijfsarts is de begeleider en controleur van de medewerkster 2. Interne Arbodienst Arbodienstverlening wordt uitgevoerd door een eigen afdeling van de organisatie; Uitvoering volgens protocollen en procedures van de eigen arbodienst; De bedrijfsarts is, afhankelijk van afspraken binnen de organisatie, ofwel begeleider van de medewerkster ofwel meer adviseur van leidinggevenden. 3. Inkoopmodel De organisatie koopt gericht en zo min mogelijk dienstverlening in; De organisatie heeft de regie en leidinggevenden hebben een actieve rol in de verzuimbegeleiding; De bedrijfsarts is adviseur van de leidinggevenden en het management en wordt selectief ingezet bij de verzuimbegeleiding. Bij organisaties die de Arbodienstverlening uitbesteden worden leidinggevenden minder betrokken bij de verzuimbeheersing. Deze organisaties zijn minder bereid te investeren in de eigen organisatie en accepteren vaak een hoger verzuim. De managementstijl is gericht op achteraf sturend, minder op leiderschap. De bedrijfsarts wordt vaak ingeschakeld als controleur. De interne Arbodienst is tamelijk kostbaar. Alle door de Arbo-wet verplichte professionals moeten in dienst zijn. De interne Arbo-dienst is ook minder flexibel wat capaciteit betreft. Een voordeel van een interne Arbodienst is wel de grote kennis van het bedrijf. Soms staat de onafhankelijkheid van de interen Arbo-dienst ter discussie, maar dat geldt soms ook voor externe Arbodiensten. Bedrijven die Arbodienstverlening inkopen willen vaak de eigen regiefunctie versterken. Ze hebben een actief sturende managementstijl. Ze zijn bereid te investeren in de eigen organisatie. Ze willen sturen op resultaat. De leidinggevenden zijn direct verantwoordelijk voor verzuim. Dienstverlening wordt selectief ingekocht. Kostenreductie is een belangrijke overweging. En voordeel van het inkoop model is ook dat verrichtingen van de Arbodienst toegerekend kunnen worden aan divisies en IZR s. 5
4. Huidige situatie Arbodienstverlening (juli 2003) Valent RDB maakt nu nog gebruik van de diensten van Arboned en Maetis. Het gaat daarbij globaal om de volgende dienstverlening; Dienstverlening RDB: Arboned Valent: Maetis Spreekuur bedrijfsarts Volgens contract 2 dagen per week Op basis van verrichtingen Risico Inventarisatie en Evaluatie Uitgevoerd in 2001 door Arboned, niet in standaard contract Uitgevoerd in 1998 door Maetis, apart betaald Probleemanalyse Na 6 weken In 13 e week altijd Verzuimregistratie Doet Arboned Doen wij zelf Verzuimanalyse Per kwartaal en per jaar, vaak erg laat? Verzuimcijfers door Arboned, per maand, vaak erg laat Kunnen wij zelf op elk gewenst moment uitdraaien Bedrijfspsycholoog Gaan wij doen 4 Huren wij in Bedrijfs Maatsch. Werk (BMW) Doen wij zelf Gaan wij doen (4) Ergonomisch spreekuur Huren wij zelf in Huren wij zelf in Hepatitis B Wel Gaan wij doen Begroting 2003: 341.520,- (totaal, inclusief BMW, enz.) Arboned in 2003: 167.820,- Maetis in 2003: 94.700,- Klachten over Arboned en Maetis Over Arboned bereiken ons de volgende klachten: Arboned levert de Verzuimcijfers te laat (probleemanalyses komen wel op tijd. En Arboned maant leidinggevenden als het plan van aanpak niet op tijd komt); Arboned zegt plotseling SMT s af, zonder eerst te overleggen; ArboNed zegt het contract met de bedrijfsarts op, zonder eerst met ons overleg te plegen; Arboned kondigt aan (zonder voorafgaand overleg met ons) dat de arbo-arts voortaan nog maar een dag per week beschikbaar is, terwijl dat volgens contract 2 dagen per week was ; ArboNed verdubbelt de prijs van hepatitis injecties zonder eerst met ons te overleggen; Locatiedirecteur laat weten dat bijna niemand bij ArboNed graag voor RDB werkt; Functionarissen van Arboned zijn vaak moeizaam te bereiken; Moeizame communicatie Arboned leidinggevende medewerker. Over Maetis bereiken ons de volgende klachten: De probleemanalyse wordt te laat gemaakt en is soms erg mager, daar kan je dan moeilijk een plan op maken; De te late probleemanalyses hebben tot gevolg dat wij boetes krijgen van het UWV; Moeilijk te bereiken. Mails worden niet snel beantwoord. Wat zeg je? Is mijn collega ziek? Of ik wil invallen? 4 Er ligt een voorstel om Bedrijfs Maatschappelijk Werk en de psycholoog voor de totale organisatie in te zetten. Begroting voor 2003: BMW: 40.000,-, Psycholoog: 20.000,- en Bedrijfsfysio (incl. erg. spreekuur): 19.000,- 6
5. De gewenste situatie Valent RDB wil cliënten zo lang mogelijk de regie over hun eigen leven laten behouden. Om dat voor elkaar te kunnen krijgen is de inzet van gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers van doorslaggevend belang. Mensen zijn het kapitaal van de organisatie. In de toekomst vindt verdergaande vergrijzing plaats. Er zal meer concurrentie zijn met andere instellingen om het werven, behouden en vitaal houden van kwalitatief goed personeel. Daarom wil Valent RDB streven naar optimale arbeidsomstandigheden. De arbeidsomstandigheden, -voorwaarden, -verhoudingen en inhoud moeten de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de medewerksters zoveel mogelijk waarborgen en bevorderen. Valent RDB wil dat cliënten zo lang mogelijk de regie over hun eigen leven behouden. Als dat voor cliënten geldt, geldt dat dan ook voor de medewerksters van de organisatie?. Dienen ook de medewerksters zo lang mogelijk de regie over hun eigen (arbeidzaam) leven te behouden? Als we daar ja op zeggen moet de organisatie daar op ingericht zijn. Met de daarbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor medewerksters en leidinggevenden. Leidinggevenden moeten samen met de medewerksters de regie over alle vormen van beleid zoveel mogelijk zelf in handen hebben. Verantwoordelijkheden dienen zo laag mogelijk in de organisatie gelegd te worden. Dit betekent onder andere eigen regie voeren over het arbobeleid. Eigen regie over arbobeleid betekent ook zoveel mogelijk zelf de regie voeren over de Arbodienstverlening. Dit betekent een keuze voor het inkoopmodel (zie ook 2.2). Van doorslaggevend belang bij de Arbodienstverlening is de eigen interne organisatie en de samenwerking met de bedrijfsarts en andere disciplines (bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfs psycholoog, ergonomisch spreekuur). Hoe ziet die Arbodienstverlening er dan uit? Uitgangspunt daarbij is: welke Arbodienstverlening zouden wij (gezien onze missie) willen, ook als aansluiting bij een arbodienst niet verplicht zou zijn? Wij denken dan voor de verzuimbegeleiding aan de inzet van de bedrijfsarts alleen als het echt nodig is. De leidinggevende bepaalt in principe welke interventie nodig is, Naast de bedrijfsarts kan dit zijn: geen verwijzing (in bepaalde gevallen is dat helemaal niet nodig), verwijzen naar de andere disciplines: bmw, bedrijfspsycholoog, bedrijfs fysiotherapeut of ergonomisch spreekuur. Het kan zijn dat de medewerkster naar de bedrijfsarts wordt verwezen waarna alsnog, door de bedrijfsarts, wordt door verwezen naar een andere discipline. Alle disciplines passen bij de begeleiding van medewerksters met langdurig verzuim een 7
tijdcontingente benadering toe: bij het eerste contact wordt meteen een prognose besproken van het te verwachten, tijdgebonden, reintegratietraject. BMW hebben wij zelf in huis. De bedrijfspsycholoog huren wij nu ook al in. Het ergonomisch spreekuur bestaat al. Valent RDB heeft niet zelf een bedrijfsarts in dienst. Het is ook niet aan te bevelen om zelf een bedrijfsarts in dienst te nemen vanwege de kosten, de vervangingsproblematiek bij ziekte, vakantie en dergelijke en de geringere flexibiliteit (naarmate het verzuim daalt is de inzet van de bedrijfsarts minder nodig). Bovendien is het eenvoudiger om met een externe partij een prestatiecontract af te spreken met directe consequenties als de prestaties niet worden gehaald. We hebben ook geen veiligheidskundige, arbeid- en organisatiekundige en arbeidshygiënist in dienst. Wij hebben dus behoefte aan de volgende arbodienst-verlening: Spreekuur door twee bedrijfsartsen op verschillende, voor de medewerksters gemakkelijk bereikbare, locaties van Valent RDB. Inclusief preventieve, open, spreekuren; Inspraak bij de keuze van de bedrijfsarts(en) die onze visie op verzuim en op communicatie delen (zie verder bij program van eisen); Deelname van de bedrijfsarts(en) aan Sociaal Medisch Team (SMT) en beleids SMO (Sociaal Medisch Overleg). In het SMT worden alleen bepaalde voorbeeld-gevallen besproken, met als doel om ervan te leren; Verwijzing door de bedrijfsartsen naar, door onszelf georganiseerd, ergonomisch spreekuur, bedrijfsfysiotherapeut, bedrijfs maatschappelijk werk of bedrijfspsycholoog; Deskundige ondersteuning bij het door onszelf opstellen van een Risico Inventarisatie en Evaluatie op momenten dat wij zo n RI&E nodig vinden; (Ondersteuning bij) het uitvoeren van een PAGO (Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek) op ons verzoek; ondersteuning bij veiligheidskundige en arbeidshygiënische vraagstukken op ons verzoek. Uitgangspunt bij het arbo- verzuim- en reintegratiebeleid is het streven naar een preventieve aanpak, gebaseerd op de arbeidshygiënische strategie 5. Een ander uitgangspunt is dat wij de Arbodienstverlening zoveel mogelijk afstemmen op de overgrote meerderheid van hardwerkende en integere medewerksters. Dit betekent dat het grootste deel van de aandacht (weer) moet gaan naar deze, gelukkig veruit grootste, groep medewerksters. Wij kunnen veel van de genoemde taken zelf uitvoeren. Verzuimregistratie kan door onszelf gedaan worden, zodanig dat verzuiminformatie gemakkelijk en op elk gewenst moment door leidinggevenden is op te vragen. Wij kunnen ook de organisatie van het spreekuur van de bedrijfsarts zelf in de hand nemen. Dit leidt tot het voorstel van een AVR-team (dat zo n team er moet komen heeft het CMTen de RvB al eerder besloten). In de volgende paragraaf 5.1 is beschreven hoe zo n team er uit kan zien en welke taken bij een AVR-team kunnen worden ondergebracht. 5 De arbeidshygiënische strategie betekent dat de aanpak aan de bron de voorkeur heeft. Pas als dat niet kan moet gekeken worden naar de overdracht van de bron naar de mens. Pas daarna komt het beperken van de blootstelling aan risico s en pas als allerlaatste (en alleen als de voorgaande 3 stappen echt onmogelijk zijn) persoonlijke beschermingsmiddelen. 8
5.1 Oprichten van een team verzuim en reïntegratie Een definitief voorstel voor een AVR team volgt later. 5.2 Programma van eisen Arbodienstverlening Uitgangspunt is in ieder geval dat Valent RDB zoveel mogelijk zelf de regie wil voeren over het arboverzuim- en reintegratiebeleid. Daar pas ondersteuning van een Arbodienst of Arbodienstverlener bij, die voldoet aan het volgende programma van eisen: 1. Onderschrijving van de Valent RDB - visie op AVR. Zoals: gezondheidsbevordering staat voorop. Een preventieve aanpak en de arbeidshygiënische strategie zijn het uitgangspunt. Pro-actief verzuimbeleid: uitgaan van wat de arbeidsongeschikte medewerkster nog wel kan; eigen verantwoordelijkheid en inbreng; de organisatie stelt zich dienstverlenend op. AVR is primair een lijnverantwoordelijkheid. De leidinggevende beslist of een medewerkster wel of niet naar het spreekuur van de bedrijfsarts gaat (dit is in veel gevallen niet nodig). 2. minimaal noodzakelijke administratieve afhandeling, waarbij Valent RDB zoveel mogelijk zelf doet. 3. De beschikking over 3 dagen per week, liefst 2, bedrijfsartsen die: Spreekuur houden op 3 locaties: Katwijk, Noordwijk en Sassenheim; Relevante zaken terugkoppelen of bespreken met de leidinggevende; Dossiers bespreken (voorbeeld gevallen) tijdens het Sociaal Medisch Team (SMT); Minimaal 1 keer per jaar deelnemen aan overleg met de OR; Minimaal 1 keer per jaar overleggen met de IZR-manager(s), decentrale P+O-adviseur en met de coördinator AVR; Een open spreekuur houden; Na uiterlijk 6 weken korte en duidelijke probleemanalyses maken (de leidinggevende maakt een plan van aanpak, niet de bedrijfsarts) en 2 x per jaar verzuim-analyses; 4. direct en eenvoudige bereikbaarheid van bedrijfsarts voor leidinggevenden: snel terugbellen, telefonisch spreekuur, voor noodgevallen bereikbaar op een 06 nummer, enzovoorts; 5. goede bereikbaarheid van de Arbodienstverlener tijdens kantooruren, waarbij men Valent RDB zakelijk, maar toch vriendelijk te woord staat; 6. een vast aanspreekpunt voor organisatorische en algemene zaken; 7. vervanging van de bedrijfsartsen en andere functionarissen van de Arbodienstverlener is goed geregeld door ingewerkte vervangers die toegang hebben tot de voor hun taak relevante dossiers, administratie enz. In het algemeen waarborgen van de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening; 8. tijdige communicatie naar de contactpersoon bij Valent RDB over zaken als: vervanging bedrijfsarts en andere functionarissen, wijzigingen telefoonnummers en adressen, wijzigingen tarieven, enz.; 9. regeling en vastlegging van de uitvoerende contacten tussen de Arbodienstverlener en Valent RDB; 10. De Arbodienstverlener heeft inzichtelijke en toetsbare werkprocessen; 11. op aanvraag het volgende doen: bezoek bij de verzuimende medewerkster thuis; ondersteuning bij het uitvoeren van een RI&E; (ondersteuning bij) het uitvoeren van PAGO s; diverse reïntegratie diensten leveren; training/scholing 12. De Arbodienstverlener heeft zelf een laag verzuim en een lage instroom WAO. Wij stellen voor om per jaar een aantal prestaties af te spreken waarop de arbodienstverlener wordt afgerekend. En vast te leggen wat er gebeurt als de arbodienstverlener zich niet aan de afspraken houdt. Het vaststellen van het prestatiecontract willen wij samen met het MT en de RvB doen 6. 5.3 Profiel bedrijfsarts De bedrijfsarts: 1. is bekend met en deelt/ondersteunt de visie van de organisatie over preventie, begeleiding en reïntegratie van arbeidsongeschikte medewerksters. 2. is in staat om door middel van de juiste gesprekstechniek achter de aard en oorzaken van verzuim te komen en de juiste acties te ondernemen; 3. heeft affiniteit met, en kennis van, thuiszorg en verpleeg- en verzorgingshuizen; 6 Bijvoorbeeld: 98% van de verzuimanalyses is uiterlijk 6 weken na de verzuim melddatum binnen. 9
4. heeft een niet al te grote werklast; 5. koppelt binnen 24 uur spreekuurbevindingen terug aan de leidinggevende (per telefoon of per e-mail); 6. is in staat om in het SMT, gezamenlijk met leidinggevenden (en de P+O adviseur?) een verzuimbegeleidingstraject op te stellen dat door allen wordt gedragen; 7. is een onafhankelijk adviseur op het gebied van gezondheid en welzijn, zowel naar het management en de staf als naar medewerksters. Profiel bedrijfsarts? 10
6. Randvoorwaarden Als wij kiezen voor het inkoopmodel en bovenstaand program van eisen, dan zal Valent RDB aan de volgende randvoorwaarden moeten voldoen: 1. Een eigen visie op verzuim en reïntegratie, die wordt onderschreven door alle actoren die met AVR te maken hebben; 2. de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen (intern en extern) zijn duidelijk beschreven.; 3. voldoende competenties van leidinggevenden; 4. een goede (wil tot) samenwerking van leidinggevenden en medewerksters met de bedrijfsarts en andere externe betrokkenen; 5. adequate managementinformatie over verzuim voor alle organisatieniveaus; 6. huisvesting/secretariële ondersteuning van de bedrijfsarts, inclusief pc en mogelijkheid in te loggen op ons netwerk; 7. Vastleggen hoe wij omgaan met gegevens over verzuim, reïntegratie en WAO van medewerksters en hoe de privacy is gewaarborgd; 8. De kosten in de nieuwe situatie mogen niet hoger zijn dan de huidige kosten + jaarlijkse prijsverhoging. Als we niet op tijd aan deze randvoorwaarden kunnen voldoen zal een overgangsregeling moeten worden afgesproken met de Arbodienst waarmee wij met ingang van 1 januari 2004 in zee gaan. 6.1 Uitwerking randvoorwaarden ad 1. een eigen visie Die heeft Valent RDB: zie o.a. concept proactief verzuimbeleid in ontwikkeling, 17 okt. 2002. Deze visie-nota is na 17 oktober vastgesteld door het MT en de RvB. Ook BMW en de psycholoog dienen deze visie te onderschrijven. Ad 2. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen. Dat is er voor het rdb deel: handboek 6.3. En in het project ziekteverzuim voor het Valent deel is de werkgroep taken, rollen en verantwoordelijkheden hier mee bezig. Deze taken, rollen en verantwoordelijkheden moeten ook in de toekomst gewaarborgd zijn. Een lijn-manager moet verantwoordelijk zijn voor deze borging. Ad 3. Voldoende competenties van leidinggevenden In het vervolgproject Z&R is afgesproken dat de leidinggevenden in het bedrijfsonderdeel Valent zullen worden geschoold. Afhankelijk van de veranderingen die wij per 1 januari in gaan voeren zal scholing of instructie van de leidinggevenden van RDB ook nodig zijn (de leidinggevenden van RDB zijn al geschoold bij het invoeren van het handboek 6.3, het gaat dan dus alleen om de wijzigingen). Ad 4. een goede (wil tot) samenwerking van de leidinggevenden en medewerksters met de bedrijfsarts en andere externe betrokkenen Leidinggevenden en medewerkers moeten aangesproken worden door hun leidinggevenden als de samenwerking met de bedrijfsarts en andere externen niet goed verloopt. (uiteraard kan De lijn deze verantwoordelijkheid pas goed opnemen als ze daarvoor is geïnstrueerd en toegerust). Ad 5. Adequate managementinformatie over verzuim voor alle organisatieniveaus Hier is een werkgroep mee bezig uit het project ziekteverzuim voor het Valent deel. Zij willen binnen 6 maanden komen met een blauwdruk voor managementinformatie t.a.v. verzuim in brede zin: hoe deze wordt gegenereerd en hoe en wanneer deze wordt verspreid. Daarnaast is er een werkgroep bezig met het voorbereiden van besluitvorming over een nieuw personeelsinformatie-systeem (PIS) voor geheel Valent RDB. Zij hebben als streefdatum 1 januari 2005. Op dit moment gebruikt RDB het PIS EMIS (van IBS Consist) en Valent gebruikt PRIGEM (van RAET). Beide systemen zijn niet geschikt om de door ons gewenste ziekteverzuimcijfers en overzichten te produceren op de werkplekken van de managers (dat wil zeggen: zonder dat er eerst door een medewerker gegevens uit het systeem worden verzameld en in een excel bestand worden gezet). En beide systemen ondersteunen niet de acties die nodig zijn in het kader van de wet verbeterde Poortwachter. De administratieve afhandeling van de ziek- en herstelmeldingen verloopt bij Valent anders dan bij RDB. 11
Deze situatie betekent dat we voor 2004 moeten kiezen uit de volgende mogelijkheden: a. We handhaven de huidige situatie: verschillende administratieve afhandeling. Wij produceren zelf managementinformatie door gevens voor het Valent deel uit het PIS in een excel bestanden te zetten en die naar de leidinggevenden te sturen. We laten verzuimcijfers voor het RDB-deel produceren door de (nieuwe) arbodienstverlener. b. We laten de verzuiminformatie voor beide bedrijfsonderdelen produceren door de gekozen arbodienstverlener. En we gebruiken 2004 om ervoor te zorgen dat deze informatie door het per 1 januari 2005 in te voeren nieuwe personeelsinformatie-systeem geleverd kan worden. c. We gebruiken de tijd tot eind 2003 om de administratieve afhandeling op elkaar af te stemmen, zodat we dat per 1 januari 2004 in beide bedrijfsonderdelen op dezelfde wijze doen; Ik adviseer om te kiezen voor mogelijkheid b omdat de hier voorgestelde veranderingen al redelijk ingrijpend zijn. Door voor mogelijkheid b te kiezen nemen wij meer tijd voor het op orde krijgen van de management informatie. Ad 6. huisvesting/secretariële ondersteuning van de bedrijfsarts. Er moet in Katwijk en Sassenheim huisvesting zijn waar de bedrijfsartsen spreekuur kunnen houden. De secretariële ondersteuning kan geregeld worden in het team AVR (zie 5.1). Ad 7. Vastleggen hoe wij omgaan met gegevens over verzuim, reïntegratie en WAO van medewerksters en hoe de privacy is gewaarborgd. Privacy gevoelige informatie moet beschermd zijn. Wij dienen te omschrijven wie in onze organisatie welke informatie onder ogen mag krijgen en hoe wij waarborgen dat anderen in en buiten onze organisatie daar dan niet bij kunnen. Ad 8. De kosten in de nieuwe situatie mogen niet hoger zijn dan de huidige kosten + jaarlijkse prijsverhoging. Voor 2003 heeft Valent RDB begroot: Arboned: 167.820,- Maetis: 94.700,- Totaal: 262.520,- 12
7. Plan van aanpak besluitvorming Wat? Wie? Wanneer in 2003? Resultaat We doen een voorstel richting IZR-managers, 1 divisiemanager, unitmanager MW en JGZ. In dat voorstel moet staan welke kant we op willen met de Arbodienstverlening en hoe we dit willen structureren. Ook de kosten moeten er bij en de wettelijke voor-schriften. Koen zal dat concept-voorstel schrijven (inclusief concept-programma van eisen). Koen Na 26 juni, binnen 2 weken Concept voorstel arbodienstverlening per 1 januari 2004 Overleg met de IZR-managers (en via hen met het unit-management). Bespreken van het voorstel. Vooral ook inhoudelijk programma van eisen en randvoorwaarden (o.a. kosten) Koen, Jan, Joke 22 juli Verbeterd voorstel arbodienverlening per 1 januari 2004 Potentiële Arbodiensten uitnodigen (ArboUnie 7, MCS, RMA 8 ). Ons programma van eisen aan hen voorleggen en hen uitnodigen daar op te reageren. Bij deze presentatie graag RVB en CMT(-afvaardiging?) en 2 OR-leden aanwezig. Nicole, Joke, Koen Voor eind september Voorstel keuze van een arbodienstverlener Voorstel maken voor de keuze van een Arbodienst (inclusief pakket, werkwijze, team AVR, prestatiecontract) en dat voorleggen aan de Raad van Bestuur. Koen Eind september Voorgenomen besluit van de RvB over de keuze arbodienstverlening per 1 jan 2004 Bespreking in de Overlegvergadering RvB Ondernemingsraad RvB 13 oktober Instemming OR Invoeren wijzigingen Arbodienstverlening Koen Vanaf nov Een zodanig administratieve opzet dat de dienstverlening aan medewerkers en leiding-gevenden in ieder geval niet slechter is dan tot dan toe. Start team AVR. Artikel over de nieuwe arbodienstverlening in Informail Koen december Artikel in informail 3 of 4 Instructiebijeenkomsten met leidinggevenden RDB en cursus leidinggevenden Valent (is al onderdeel van het Z&R project) Koen i.s.m. bur. Opleidingen december Instructiebijeenkomsten en cursus indien nodig nieuw boekje voor personeelsleden ziekteverzuim, zwangerschap en arbeidsomstandigheden Koen december Boekje Managementinformatie over verzuim Koen 2004 Program van eisen 7 Joke van Santen en Koen Zonneveld hebben een gesprek gehad met ArboUnie Haarlem. En hebben gesproken met de AVR coördinator van Amstelring, die gebruik maakt van de diensten van ArboUnie Haarlem volgens het inkoopmodel. Dit ziet er veelbelovend uit. 8 MCS is een kleine Arbodienst uit Warmond. De v.d. Berghstichting heeft voor deze arbodienst gekozen. RMA is een kleine Arbodienst. Michel Dif el Idrissi, de voormalige bedrijfsarts van Arboned, werkt als zelfstandige bedrijfsarts via RMA. Gemiva maakt gebruik van RMA, waar ze erg enthousiast over zijn. Arboned en Maetis willen wij in eerste instantie niet uitnodigen omdat wij hun (kwaliteit van) dienstverlening al kennen. Pagina 13