Teamhoofd communicatie (m/v) Beleidsdomein: Bestuurszaken Entiteit: Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling: Stafdiensten Graad: Adviseur Aantal vacante betrekkingen: 1 Standplaats: Brussel 1
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 1. Vacaturenummer 24434 2. Functietitel (M/V) Teamhoofd communicatie 3. Organisatie Je komt terecht bij het Agentschap Facilitair Bedrijf, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) en het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De administrateur-generaal van het Agentschap Facilitair Bedrijf wordt door de stafdiensten ondersteund bij de strategie van het agentschap op vlak van communicatie, interne controle en organisatiebeheersing, begroting en kostprijscalculatie en HR. De functie van communicatieverantwoordelijke situeert zich binnen de stafdiensten. 4. Context van de functie 4.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 4.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 4.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de Rechtstreeks aan de administrateur-generaal. Communicatieadviseur, -deskundige en -medewerker 5 Niet van toepassing 2
functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Niet van toepassing DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel van de functie Als teamhoofd communicatie sta je het lijnmanagement bij via de ontwikkeling en het uitbouwen van een communicatiebeleid om de algemene interne en externe communicatie te begeleiden in lijn met de beleidsrichtlijnen, visie, missie en cultuur van de organisatie. Zo zorg je ervoor dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt kunnen worden. Je stuurt een klein team aan en bewaakt daarbij het evenwicht tussen het inzetten van je teamleden op hun sterktes en het zorgen voor polyvalentie. Samen met je team speel je een essentiële rol in de communicatie van het agentschap. Het VAC Brussel en het nieuwe cateringconcept zijn enkele voorbeelden van projecten waarvoor jij mee de communicatie verzorgt. Je coördineert ook de implementatie van de nieuwe huisstijl van de Vlaamse overheid binnen het agentschap. Bovendien combineer je operationele en coördinerende opdrachten. Daarbij zijn jouw coachende vaardigheden, visie, resultaatgerichtheid en oog voor detail van groot belang. 6. Resultaatgebieden Resultaat 6.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van het agentschap en de verschillende afdelingen binnen het agentschap teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. 6.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse van het agentschap definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening betreffende communicatie teneinde de verschillende afdelingen en het agentschap in het algemeen op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van communicatie en communicatiemiddelen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen m.b.t. communicatie - Evalueren van het huidige communicatiebeleid - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening van de communicatieverantwoordelijke - Akkoord bereiken rond deze dienstverlening - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning 3
- Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, - Coördineren en begeleiden van communicatieinitiatieven 6.3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met het lijnmanagement teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. 6.4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. 6.5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen rond communicatiebeleid - Uitwerken van procedures en richtlijnen op het vlak communicatie - Overheidsopdrachten voeren - Ontwikkelen van opleidingen, voor communicatiegerelateerde onderwerpen - Instaan voor de algemene coördinatie van het intranet en de website voor het Agentschap Facilitair Bedrijf - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt communicatie - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving - Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren - Coördineren van antwoorden op parlementaire vragen - Vragen vanuit het kabinet beantwoorden - Helpen aan de ontwikkeling en de uitbouw van transparante interne rapportering en werkinstrumenten - Mee begeleiden bij het invoeren van een BCM-systeem en het testen hiervan - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Er op toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd 4
en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. 6.6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant 6.7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. 6.8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor managementrapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - Waken over de optimale benutting van de beschikbare communicatiekanalen en processen - Waken over de gebruikskwaliteit van de website - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen (o.a. werkgroep communicatie P&O), vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Fungeren als woordvoerder van het Agentschap Facilitair Bedrijf - Feedback vragen aan klanten - Opmaken en verspreiden van het jaarverslag van het Agentschap Facilitair Bedrijf - Nieuwsbrieven opstellen en verspreiden - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten m.b.t. het vakgebied. Meest omvangrijke project: VAC Brussel (organiseren van wandelingen, projectwebsite, tentoonstelling, brochure, begeleiding van de pers) - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan crossfunctionele projectgroepen - Het opvolgen van de werkzaamheden - Coördineren en begeleiden van informatie- en communicatie-initiatieven 5
- Opmaken van projectplan 6.9. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied mee bepalen van het (deel)beleid rond communicatie teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. 6.10. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg en/of neemt beslissingen over de dienstverlening ten einde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Adviseren van de administrateur-generaal over het te voeren communicatiebeleid - Opmaken, implementeren, uitvoeren en evalueren van het communicatiebeleid - Aanreiken van suggesties voor een nieuw of gewijzigd communicatiebeleid - Extern communiceren van beleidsvoorstellen bij beleidsmakers en derden - Intern communiceren van weerhouden beleidsvoorstellen - Stelt overlegstructuren voor die afdelingsoverschrijdend zijn - Waakt over uniforme communicatie binnen het Agentschap Facilitair Bedrijf 6
DEEL 3: PROFIEL 7. Competentieprofiel 7.1. Gedragscompetenties Innoveren niveau 1 Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Samenwerken niveau 2 Analyseren niveau 3 Klantgerichtheid niveau 2 Oordeelsvorming niveau 2 Visie niveau 2 Coachen niveau 2 7.2. Vaktechnische competenties (functiespecifieke kennis) - Goede kennis van communicatiebeleid, -strategie, communicatietechnieken en -instrumenten - Kennis in het beheer en opmaak van websites - Inzicht in verschillende formele en informele communicatiekanalen - Kennis van het pakket MS Office: Word, Excel en PowerPoint - Kennis van de organisatie, structuur en werking van de Vlaamse overheid en het Facilitair Bedrijf in het bijzonder - Zeer goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling, alsook de vaardigheid om creatief met taal om te gaan 8. Deelnemingsvoorwaarden Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de Diensten van de Vlaamse overheid in een graad van adviseur of in een andere graad in rang A2 of in een graad van rang A2M of hoger. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang A2 binnen de Diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van adviseur (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS) Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd én aangeworven met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS: deel III, hoofdstuk 2) binnen de Diensten van de Vlaamse overheid, in een graad van de rang A1. Je laatste functioneringsevaluatie is niet besloten met een onvoldoende en je beschikt op datum van publicatie van de vacature over 6 jaar relevante beroepservaring. Wordt beschouwd als relevante beroepservaring: communicatie-opdrachten (interne communicatie/externe communicatie; schriftelijke communicatie. Leidinggevende ervaring is een troef. Je licht de relevantie en de duur van deze ervaring duidelijk toe in je sollicitatieformulier. 7
DEEL 4: PROCEDURE 9. Selectieprocedure - Je solliciteert via het sollicitatieformulier - Je kandidatuur wordt gescreend op de deelnemingsvoorwaarden - Eventueel wordt deze screening aangevuld met een voorselectie. Maximaal 5 kandidaten worden toegelaten tot het verdere verloop van de procedure. De voorselectie bestaat uit een verkennend gesprek. - Het afdelingshoofd maakt een interne potentieelinschatting op, in overleg met de lijnmanager - De externe potentieelinschatting bestaat uit een beoordeling van de gedragscompetenties - De functiespecifieke selectie bestaat uit een beoordeling van de motivatie, de visie op de functie en de expertise. Dit wordt aangevuld met een zelfbeschrijving aan de hand van een motivatievragenlijst, persoonlijke potentieelinschatting - Het directieraad geeft advies aan de lijnmanager over de functiespecifieke competenties - Beroepsmogelijkheid van 15 kalenderdagen - De lijnmanager maakt een gemotiveerde keuze 10. Hoe solliciteren Solliciteren kan tot en met 9 november 2014. Stuur het volledig ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur per mail naar selecties@bz.vlaanderen.be Of Vlaamse overheid MOD Bestuurszaken T.a.v. Rita Creyelman Boudewijnlaan 30 bus 38 zone 3A 1000 Brussel Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selectie. 11. Meer informatie Voor meer informatie over de functie-inhoud kan je terecht bij: Ben Nauwelaers, teamhoofd communicatie Telefoon: 02 553 61 24 of 0475 33 64 72 E-mail: ben.nauwelaers@bz.vlaanderen.be 8