VRIJWILLIGERSWIJZER VRIJWILLIGERSBELEID COC LIMBURG Bogaardenstraat 43 6211 SN Maastricht Telefoon/fax: (043) 321 8337 E-mail: info@ coclimburg.nl Website: www.coclimburg.nl Samenstelling 2005: Linda Meulendijks & Jacques Pleumeekers
VOORWOORD Het COC Limburg is geheel afhankelijk van de inzet van haar vrijwilligers. Zonder deze vrijwilligers zou de vereniging niet al haar activiteiten kunnen uitvoeren en dus ook niet kunnen bestaan. Vandaar dat wij grote waarde hechten aan een ieders inzet binnen deze organisatie. Ter ondersteuning van de vrijwilligers hebben wij daarom het Vrijwilligersbeleid in het leven geroepen om zo duidelijk structuur te geven aan jouw positie als vrijwilliger. Als vrijwilliger moet je volwaardig kunnen functioneren. Er moeten voldoende ruimte en mogelijkheden zijn voor jouw persoonlijke ambities en doelstellingen en tegelijkertijd ook voor het vervullen van de inhoudelijke en organisatorische doelstellingen van het COC Limburg. Zowel voor jou als voor het COC Limburg is het van belang dat je op de hoogte bent van de regels en afspraken binnen de organisatie. De werkzaamheden die je voor het COC Limburg verricht doe je weliswaar op vrijwillige basis, maar het vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend, er wordt wel degelijk iets van je verwacht. Natuurlijk stelt het COC Limburg daar ook wat tegenover. Deze Vrijwilligerswijzer bevat de volgende informatie: Doelstelling van COC Limburg Structuur van de organisatie De werkgroepen van het COC Limburg Wat verwacht het COC Limburg van jou Wat kun jij van het COC Limburg verwachten Begeleiding en deskundigheidsbevordering Rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken
DOELSTELLING VAN COC LIMBURG Een samenleving waarin iedereen, onafhankelijk van zijn of haar seksuele voorkeur, een eigen leefstijl kan kiezen. Dat is het doel waarnaar de Nederlandse Vereniging tot Integratie van Homoseksualiteit COC, kortweg COC naar streeft. COC staat voor Cultuur- en Ontspanningscentrum, een naam uit 1946, een tijd waarin nog niet openlijk over homoseksualiteit gesproken kon worden. Tegenwoordig kan dat gelukkig wel. De samenleving verandert en vernieuwt steeds. In die dynamische samenleving wil het COC ook in de toekomst een inspirerende rol blijven spelen. Het COC streeft naar een samenleving, waarin homoseksuele mannen, lesbische vrouwen en biseksuelen zichzelf kunnen zijn. STRUCTUUR VAN DE ORGANISATIE Het COC is een federatie van 24 verenigingen, die zich elk in een bepaald geografisch gebied binnen Nederland bezighouden met het verwezenlijken van de doelstellingen van het COC. De vereniging COC Limburg is één van deze 24 verenigingen met als werkterrein de gehele provincie Limburg. Het COC Limburg is sinds 1972 gehuisvest in Maastricht. Het COC Limburg heeft momenteel (2005) ongeveer 230 leden. Het door de Algemene Ledenvergadering gekozen bestuur is verantwoordelijk voor de gehele gang van zaken binnen de vereniging. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding en stippelt samen met de vrijwilligers en de andere leden het beleid uit. Binnen de vereniging bestaat een aantal werkgroepen met aan het hoofd een werkgroepcoördinator. Deze coördinatoren komen eenmaal per maand met een aantal bestuursleden samen in het coördinatorenoverleg. Tijdens dit overleg komen o.a. het COC-beleid en knelpunten binnen de werkgroepen ter sprake. Verder biedt dit overleg de ruimte voor uitwisseling van ervaringen tussen de verschillende werkgroepen en vinden er discussies plaats over actuele thema s met betrekking tot de huidige organisatie/toekomst. De werkgroepen hebben een redelijke mate van autonomie, met dien verstande dat het bestuur ten allen tijde de eindverantwoordelijkheid draagt. Tweemaal per jaar, tijdens de Algemene Ledenvergadering, kunnen de leden het bestuur ter verantwoording roepen over het gevoerde beleid. DE WERKGROEPEN VAN HET COC LIMBURG Het COC Limburg heeft twee hoofdpijlers gedefinieerd: Kenniscentrum en Ontmoeting. In het Kenniscentrum zijn de werkgroepen Intro (informatie en winkel), Intervisie (gespreksgroepen) en Voorlichting ondergebracht. Bij Ontmoeting vind je de Horeca (café Rosé), Pink Party en andere ontspanningsactiviteiten. Daarnaast is er een Inloopavond (Intermezzo), die georganiseerd wordt door de werkgroepen Intro en Intervisie, met als doelstelling het creëren van een ontmoetingsgelegenheid buiten de horeca-activiteiten waar naast gezelligheid ook informatie en directe interactie tussen bezoekers centraal staan.
WAT VERWACHT HET COC LIMBURG VAN JOU? Als vrijwilliger bepaal je in sterke mate het gezicht van het COC Limburg. Door jouw gedrag en uitstraling bepaal je mede het imago van het COC. Het imago heeft grote invloed op het aantal nieuwe vrijwilligers dat zich aanmeldt en op het succesvol verloop van de activiteiten. Of vrijwilligers zich lang aan de organisatie verbinden hangt af van de taakstelling, maar ook van de werksfeer, het onderling contact en hoeveel plezier men beleeft aan het vrijwilligerswerk. Daarom is het belangrijk te weten waar je aan toe bent en dat de vrijwilligers de ruimte krijgen voor inspraak en zelfontplooiing. De inhoud van de werkzaamheden wordt besproken in het introductiegesprek met de vrijwilligerscoördinator en coördinator van de desbetreffende werkgroep en is terug te vinden in de functieprofielen van de diverse werkgroepen. Ook wordt vastgelegd hoeveel tijd je minimaal werkzaam wilt zijn voor de organisatie. Wij verwachten van jou, dat je jouw deskundigheid op een bepaald werkterrein en je kwaliteiten inbrengt. Wij maken met jou afspraken over begeleiding en ondersteuning en deskundigheidsontwikkeling. Mocht je problemen hebben met het nakomen van afspraken of van mening zijn dat de organisatie zijn afspraken niet nakomt of anders uitlegt, dan kun je dit met de werkgroepcoördinator of vrijwilligerscoördinator bespreken. De organisatie is voorstander van een open interne communicatie. Vertrouwelijke informatie De aard van het vrijwilligerswerk bij het COC kan met zich meebrengen, dat vrijwilligers informatie over collega s, deelnemers of bezoekers krijgen die vertrouwelijk is. Van jou wordt verwacht, dat je vertrouwelijk met deze informatie omgaat en dat je de privacy van de betrokkenen respecteert. Aan- en afwezigheid Het COC Limburg vertrouwt erop dat je beschikbaar en aanwezig bent op de afgesproken tijdstippen. Bij verhindering dien je je zo spoedig mogelijk af te melden bij de werkgroepcoördinator, zodat men op tijd voor een vervanger kan zorgen. WAT KUN JIJ VAN HET COC LIMBURG VERWACHTEN? Kennismakingsperiode Zoals elke nieuwe vrijwilliger begin je na je intake-gesprek met een introductie- ofwel inwerkperiode - van ongeveer twee maanden, waarna in overleg wordt besloten of de samenwerking wel of niet wordt voorgezet. Deze twee maanden gelden als introductieperiode zowel voor jou als voor het COC Limburg en is bedoeld om je ruimschoots de gelegenheid te geven om aan de nieuwe werkplek, de werkzaamheden, de coördinator van de werkgroep, aan de andere vrijwilligers en de deelnemers/bezoekers te wennen. Een positief verlopen introductie is de basis voor een goede verdere samenwerking. Introductieprogramma Je doorloopt het volgende introductieprogramma: Kennismaking met het COC Limburg:
Elke nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt binnen de COC-vereniging. Je krijgt informatie over doelstelling(en) van het COC, over de werkgroep(en), de doelgroep, over de werkwijze, de contacten met bezoekers en derden, regels en voorschriften en de dagelijkse gang van zaken. Kennismaking met je medevrijwilligers: Uiteraard moet je de mensen leren kennen met wie je gaat samenwerken. De coördinator van de werkgroep regelt de eerste kennismaking met de andere vrijwilligers. Kennismaking met het werk: Je krijgt informatie over de werkzaamheden van de werkgroep. De coördinator/collega-vrijwilligers geven informatie over dagelijks terugkerende zaken, zoals het gebruik van apparatuur, materialen, de registratie en rapportage, het gebruik van de ruimtes, het sleutelbeheer en ander nodige huishoudelijke zaken. Zonodig word je geïntroduceerd bij andere instanties, die met de betreffende werkgroep contact hebben. In deze introductieperiode kan de vrijwilligerscoördinator ten alle tijden worden ingeschakeld dan wel geraadpleegd. Afsluiting introductie: verder gaan of afscheid? De introductieperiode wordt na twee maanden afgesloten met een gesprek met de werkgroepcoördinator eventueel aangevuld met de vrijwilligerscoördinator. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de onderdelen van het introductieprogramma, waarbij iedereen zijn ervaringen en indrukken kan inbrengen. Tijdens dit gesprek wordt gekeken of je de samenwerking met de organisatie wilt voortzetten én of de organisatie deze samenwerking met jou ziet zitten. BEGELEIDING EN DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Begeleiding Als vrijwilliger heb je recht op begeleiding. De vrijwilligerscoördinator is in principe verantwoordelijk voor de gehele begeleiding, maar voor dagelijkse aangelegenheden kun je altijd de werkgroepcoördinator of een collega-vrijwilliger om advies of raad vragen. In deze persoonsgerichte begeleiding komen o.a. de doelen aan de orde die je voor jezelf gesteld hebt, je houding en je relatie tot de medevrijwilligers, bezoekers en hulpvragers. Ondersteuning In principe is er op verzoek van jezelf en/of op initiatief van de coördinator(en) altijd ruimte voor ondersteuning. De inhoud en intensiteit kunnen per vrijwilliger verschillen. Deze worden immers bepaald door factoren als kennis, houding, vaardigheden en de (levens)ervaring, maar ook de mate waarin de moeilijkheidsgraad van het werk ervaren wordt. Deskundigheidsbevordering De deskundigheidsbevordering heeft tot doel kennis en vaardigheden of motivatie te vergroten of verandering van attitude teweeg te brengen. Elke vrijwilliger wordt in de gelegenheid gesteld, dan wel gestimuleerd deel te nemen aan instructie, training of scholing. Bij bepaalde werkgroepen, zoals intervisie en voorlichting, is het zelfs
verplicht een training te volgen. De deskundigheidsbevordering moet aansluiten op jouw wensen en behoeften en moet leiden tot vergroting van de kwaliteit van je werk en daarmee tot een betere kwaliteit van de activiteiten van het COC Limburg. Voortgangsgesprek Met elke werkgroep en zijn/haar vrijwilligers wordt jaarlijks een voortgangsgesprek gevoerd. Verder bestaat er de mogelijkheid voor zowel de vrijwilliger als de vrijwilligerscoördinatoren om een individueel gesprek aan te vragen. Van tijd tot tijd moet er ook plaats zijn voor evaluatie van de onderlinge samenwerking, zodat deze waar nodig kan worden bijgesteld. De onderlinge samenwerking zal meestal met de groep vrijwilligers van de betreffende werkgroep worden besproken. De vrijwilligerscoördinator kan ook hiertoe het initiatief nemen. Extraatje Vier keer per jaar wordt er een vrijwilligersborrel georganiseerd. Daarnaast wordt er eens per jaar een vrijwilligersfeest georganiseerd. RECHTEN, PLICHTEN, AANSPRAKELIJKHEID, VERZEKERINGEN EN AFSPRAKEN Onder de rechtspositie worden de rechten en plichten verstaan waartoe jij en het COC Limburg zich ten opzichte van elkaar verbonden hebben. De belangrijkste worden hieronder genoemd: Lidmaatschap Als vrijwilliger verwachten wij dat je de vereniging ook ondersteunt middels het lidmaatschap van het COC Limburg (verplichting!). Inspraak en medezeggenschap Als vrijwilliger heb je inspraak in het beleid van het COC Limburg: de maandelijkse werkgroepvergaderingen, het coördinatorenoverleg en de Algemene Ledenvergaderingen zijn goede gelegenheden om je stem te laten horen. De mogelijkheden tot inspraak en medezeggenschap zijn vastgelegd in het verenigingsstatuut van het COC Limburg. Het hangt natuurlijk van de vrijwilligers zelf af hoeveel invloed men heeft en wil hebben op de beleids- en besluitvorming binnen het COC Limburg. Het reguliere werkgroepoverleg biedt de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op beslissingen die directe gevolgen hebben voor zijn/haar werkzaamheden. Informatievoorziening Het COC Limburg zorgt voor de informatie die je nodig hebt om als vrijwilliger je taak naar behoren uit te kunnen voeren. Daarnaast word je geïnformeerd over wat er binnen het COC Limburg gebeurt middels de Nieuwsbrief, jaarverslagen, werkplannen etc. Wanneer daartoe aanleiding is ontvang je mailings, brieven etc. met voor jou relevante informatie. Als vrijwilliger kun je ook een eigen bijdrage leveren aan de informatievoorziening door bijvoorbeeld het schrijven van artikelen in de Nieuwsbrief, het aanleveren van
informatie voor de website en je medevrijwilligers attent te maken op nog niet aanwezige documentatie. Vergoedingen Een overzicht van de vergoedingen en informatie over de wijze van declareren van gemaakte onkosten kan men krijgen bij de penningmeester van het COC Limburg. Vrijwilligers met een sociale uitkering kunnen bij de gemeente, waarin zij woonachtig zijn, de onkosten die zij maken met het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Dit bedrag is aan een maximum gebonden. Men moet deze vergoeding wel zelf aanvragen en men moet in bezit zijn van een vrijwilligerscontract van het COC Limburg. Als je hierover meer wilt weten kun je contact opnemen met de vrijwilligerscoördinator. Beëindiging samenwerking Bij beëindiging van de samenwerking heeft de vrijwilligerscoördinator een exitgesprek met de vertrekkende vrijwilliger. Aansprakelijkheid Het COC Limburg kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval anders dan die welke vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van de verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico s tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf een ongeluk of ongeval krijgen. De organisatie kan aansprakelijk worden gesteld, hetgeen grote (financiële) gevolgen kan hebben. Door het COC Limburg zijn daarom verzekeringen afgesloten om zichzelf en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke gevolgen van schade en ongevallen: Aansprakelijkheidsverzekering Ongevallenverzekering Auto-inzittendenverzekering Het bestuur van het COC Limburg is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. Vrijwilligers met een uitkering Voor mensen met een sociale uitkering is het van belang om te weten of door het vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties (bedrijfsvereniging en sociale dienst). Deze informatie is verkrijgbaar bij de betreffende instanties. Conflicten en Geschillen Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en het COC Limburg, moet in eerste instantie door onderling overleg een oplossing worden gevonden (in samenspraak met de vrijwilligerscoördinator). Als dit niet lukt, kan men terugvallen op de klachten- en geschillenregeling, die binnen het COC Limburg van kracht is.
VEEL SUCCES, PLEZIER EN VOLDOENING BIJ HET COC! Namens het bestuur van COC Limburg, Linda Meulendijks & Jacques Pleumeekers Vrijwilligerscoördinatoren