TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Versie: 20130207 TÜV Rheinland Nederland B.V. Auditrapport Organisatie : Haagse Beek Organisatieadvies BV Soort audit : Her evaluatie Toetsingsnorm : ISO 9001 : 2008 Hoofdlocatie : Den Haag Audit datum/data : 19 december 2013 (fase 1) Projectnummer : 89204380-10 Lead Auditor : C. van den Braak Datum rapport : 20 december 2013 Vertrouwelijk Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit rapport mag worden vermenigvuldigd, aan derden worden verstrekt en/of ter inzage worden gegeven, en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, in elektronische vorm of op welke andere wijze dan ook, tenzij met voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van TÜV Rheinland Nederland B.V. Indien dit rapport in het kader van een opdracht aan TÜV Rheinland Nederland B.V. werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de op de opdracht van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden voor advies, onderzoeks- en certificatieopdrachten aan TÜV Rheinland Nederland B.V. en/of naar de in dat kader tussen de partijen gesloten overeenkomst. 2010 TÜV Rheinland Nederland B.V. Hoofdkantoor Apeldoorn: Boogschutterstraat 11A Postbus 541 7300 AM Apeldoorn Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)88 888 7 879 Vestiging Apeldoorn: Vissenstraat 6 Postbus 541 7300 AM Apeldoorn Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)88 888 7 879 Vestiging Enschede: Josink Esweg 10 Postbus 337 7500 AH Enschede Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)88 888 7 859 TÜV Rheinland Nederland B.V. is als besloten vennootschap ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 27288788 info@nl.tuv.com www.tuv.com/nl
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 2/28 van Auditrapport met projectnummer: 89204380-10 d.d. 20 december 2013 INHOUDSOPGAVE: 1 Samenvatting en Conclusie 3 1.1 Algemene indruk 3 1.2 Samenvatting bevindingen 3 1.3 Conclusie 3 2 Certificatie gegevens 4 2.1 Aanvrager 4 2.2 Scope certificatie 4 2.3 Wijzigingen in de organisatie 4 2.4 Soort audit 4 2.5 Het auditteam 4 2.6 Deelnemers organisatie 4 2.7 Afspraken voor volgende audit 5 3 Resultaten 6 3.1 Bevindingen 6 3.2 Verbeterpunten 6 3.3 Verificatie bevindingen van de vorige audit(s) 6 3.4 Positieve bevindingen 6 BIJLAGEN: Bijlage Bijlage 1A 1B Auditprogramma Auditplan Bijlage 2 Registratie waarnemingen en bevindingen
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 3/28 van Auditrapport met projectnummer: 89204380-10 d.d. 20 december 2013 1 Samenvatting en Conclusie 1.1 Algemene indruk Haagse Beek Organisatieadvies begint met deze her evaluatie aan de tweede certificeringscyclus. De organisatie groeit, maar het kwaliteitssysteem is nog steeds goed toegesneden op deze nieuwe omvang. Het systeem is compact, passend bij de organisatie en geïntegreerd in ieders dagelijks handelen. 1.2 Samenvatting bevindingen De Lead Auditor heeft het managementsysteem van de organisatie bestudeerd en getoetst op samenhang en conformiteit met de toetsingsnorm. Gedurende de audit heeft het auditteam de volgende bevindingen genoteerd, die in fase 2 als Nonconformiteit (N) of Deviatie (D) worden geclassificeerd: Aantal Observaties (O) : twee 1.3 Conclusie Op basis van de geconstateerde observaties tijdens fase 1 adviseert de Lead Auditor om de tweede fase binnen 3 maanden plaats te laten vinden onder de voorwaarde dat de organisatie corrigerende maatregelen treft.
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 4/28 van Auditrapport met projectnummer: 89204380-10 d.d. 20 december 2013 2 Certificatie gegevens 2.1 Aanvrager Gegevens van de te certificeren organisatie Naam : Haagse Beek Organisatieadvies BV Adres : Plein 8c Postcode + Plaats : 2511 CR Den Haag Land : Nederland Aantal medewerkers : 9 Aantal fte : 6 Aantal locaties in scope : 1 2.2 Scope certificatie De scope van het certificatie onderzoek is: Het verrichten van consultancywerkzaamheden, het verstrekken van (organisatie) adviezen, het uitvoeren van interimwerkzaamheden, het geven van trainingen en het verzorgen van projectmanagement. Dit is door het audit team geaccepteerd als basis voor deze audit. De scope wordt geklasseerd onder de EAC Code: 35.2 De volgende normparagrafen zijn uitgesloten van de scope van de certificatie:geen 2.3 Wijzigingen in de organisatie De organisatie groeit. 2.4 Soort audit De audit was ingericht als : her evaluatie Auditdata : 19 december 2013 (fase 1) Bezochte hoofdlocatie : Den Haag Bezochte locatie(s) : -- 2.5 Het auditteam Het auditteam bestond uit Lead Auditor : C. van den Braak Auditor(s) : -- 2.6 Deelnemers organisatie De deelnemers namens de organisatie zijn opgenomen in het auditplan in bijlage 1.
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 5/28 van Auditrapport met projectnummer: 89204380-10 d.d. 20 december 2013 Tijdens het gehele bezoek aan de organisatie was de verantwoordelijke voor het managementsysteem en zijn/haar team aanwezig en beschikbaar voor ondersteuning en begeleiding van het auditteam. 2.7 Afspraken voor volgende audit Voor de eerstvolgende audit is het volgende afgesproken: Type audit : her evaluatie fase 2 Datum : 19 december 2013 Locatie(s) : Den Haag Bijzondere onderwerpen : opvolging observaties Vervolgafspraken : --
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 6/28 van Auditrapport met projectnummer: 89204380-10 d.d. 20 december 2013 3 Resultaten 3.1 Bevindingen In bijlage 2 zijn de aan de norm gerelateerde bevindingen van het auditteam samengevat weergegeven. Hierbij zijn de bevindingen als volgt geclassificeerd. Observatie (O): Dit is een bevinding die mogelijk kan leiden tot een deviatie of een non conformiteit. De organisatie hoeft hiervoor géén oorzaakanalyse of corrigerende maatregelen naar TÜV Rheinland Nederland B.V. te sturen. De informatie, die gebruikt is in de auditbevindingen, is gebaseerd op waargenomen feiten. Dit is door de Lead Auditor tijdens de eindbespreking bevestigd. Tijdens de bestudering van de documentatie en naar aanleiding van het uitgevoerde implementatie onderzoek werden vanuit het auditteam de volgende observaties opgetekend. Deze kunnen mogelijk leiden tot een deviatie of een non conformiteit. O1 O2 De directiebeoordeling bevat niet alle verplichte elementen Er is geen gedocumenteerde procedure voor beheersing van afwijkende producten aangetroffen 3.2 Verbeterpunten Tijdens de bestudering van de documentatie en naar aanleiding van het uitgevoerde implementatie onderzoek werden vanuit het auditteam geen verbeterpunten opgetekend. Zij dienen te worden beschouwd als opmerkingen, zonder een expliciete waardering of adviserend karakter. 3.3 Verificatie bevindingen van de vorige audit(s) Tijdens de verificatie van de bevindingen van de vorige audit zijn de volgende zaken geconstateerd: n.v.t In het kader van het her evaluatie onderzoek is een past performance review uitgevoerd. Hierbij is door de Lead Auditor gekeken naar de prestatie van het kwaliteitsmanagementsysteem over de afgelopen certificatieperiode. Op basis van deze review heeft de Lead Auditor het volgende geconcludeerd: Na twee deviaties bij de initiële certificering zijn in de jaarlijkse audits geen afwijkingen meer geconstateerd. De deviaties zijn voortvarend opgelost. Dat zelfde geldt voor de aanpak van observaties en verbeterpunten 3.4 Positieve bevindingen Tijdens de audit is de documentatie bestudeerd en de implementatie van het managementsysteem in de praktijk op conformiteit beoordeeld, hierbij vielen bij het auditteam de volgende positieve punten op: De compactheid van het kwaliteitssysteem - einde rapport
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Versie: 20101101 TÜV Rheinland Nederland B.V. Auditrapport Organisatie : Haagse Beek Organisatieadvies BV Soort audit : Her evaluatie Toetsingsnorm : ISO 9001 : 2008 Hoofdlocatie : Den Haag Audit datum/data : 19 december 2013 (fase 2) Projectnummer : 89204380-10 Lead Auditor : C. van den Braak Datum rapport : 20 december 2013 Vertrouwelijk Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit rapport mag worden vermenigvuldigd, aan derden worden verstrekt en/of ter inzage worden gegeven, en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, in elektronische vorm of op welke andere wijze dan ook, tenzij met voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van TÜV Rheinland Nederland B.V. Indien dit rapport in het kader van een opdracht aan TÜV Rheinland Nederland B.V. werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de op de opdracht van toepassing zijnde Algemene Voorwaarden voor advies, onderzoeks- en certificatieopdrachten aan TÜV Rheinland Nederland B.V. en/of naar de in dat kader tussen de partijen gesloten overeenkomst. 2010 TÜV Rheinland Nederland B.V. Hoofdkantoor Apeldoorn: Boogschutterstraat 11A Postbus 541 7300 AM Apeldoorn Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)88 888 7 879 Vestiging Eindhoven: De Rondom 1 Postbus 6235 5600 HE Eindhoven Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)40 265 0 302 Vestiging Enschede: Josink Esweg 10 Postbus 337 7500 AH Enschede Tel. +31 (0)88 888 7 888 Fax +31 (0)88 888 7 859 TÜV Rheinland Nederland B.V. is als besloten vennootschap ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 27288788 info@nl.tuv.com www.tuv.com/nl
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 8/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 INHOUDSOPGAVE: 1 Samenvatting en Conclusie 9 1.1 Algemene indruk 9 1.2 Samenvatting bevindingen 9 1.3 Conclusie 9 2 Certificatie gegevens 10 2.1 Aanvrager Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.2 Scope certificatie Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Wijzigingen in de organisatie Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.4 Soort audit Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.5 Het auditteam Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.6 Deelnemers organisatie 10 2.7 Afspraken voor volgende audit 11 3 Resultaten 12 3.1 Bevindingen 12 3.2 Observaties 12 3.3 Verbeterpunten 13 3.4 Verificatie bevindingen van de vorige audit(s) 13 3.5 Positieve bevindingen 13 BIJLAGEN: Bijlage Bijlage 1A 1B Auditprogramma Auditplan Bijlage 2 Registratie waarnemingen en bevindingen Bijlage 3 Evaluatieformulieren
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 9/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 4 Samenvatting en Conclusie 4.1 Algemene indruk Haagse Beek Organisatieadvies begint met deze hercertificeringsaudit aan de tweede certificeringscyclus. De organisatie groeit, maar het kwaliteitssysteem is nog steeds goed toegesneden op deze nieuwe omvang. Het systeem is compact, passend bij de organisatie en geïntegreerd in ieders dagelijks handelen. 4.2 Samenvatting bevindingen De Lead Auditor heeft het managementsysteem van de organisatie bestudeerd en getoetst op samenhang en conformiteit met de toetsingsnorm. Gedurende de audit heeft het auditteam de volgende bevindingen genoteerd: Aantal Non-conformiteiten (N) Aantal Deviaties (D) Aantal Observaties (O) : geen : één : geen Tevens werden de nog openstaande bevindingen van vorige audits geëvalueerd en door de Lead Auditor als afgehandeld beoordeeld. 4.3 Conclusie Op basis van de aangetoonde conformiteit geeft de Lead Auditor een positief advies ofwel het advies tot verlening van het certificaat. Op basis van de resultaten van deze audit geeft de Lead Auditor tevens het advies om de frequentie van de periodieke audits vast te stellen op 12 maanden. Dit advies kan op basis van resultaten van toekomstige audits worden bijgesteld met een nieuw aangepast advies van de Lead Auditor. Het advies van de Lead Auditor wordt getoetst door de certificatiemanager die vervolgens de directeur van TÜV Rheinland Nederland B.V. adviseert over het nemen van de formele beslissing over het al dan niet verlenen van het certificaat en de auditfrequentie.
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 10/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 5 Certificatie gegevens 5.1 Aanvrager Gegevens van de te certificeren organisatie Naam : Haagse Beek Organisatieadvies BV Adres : Plein 8c Postcode + Plaats : 2511 CR Den Haag Land : Nederland Aantal medewerkers : 9 Aantal fte : 6 Aantal locaties in scope : 1 5.2 Scope certificatie De scope van het certificatie onderzoek is: Het verrichten van consultancywerkzaamheden, het verstrekken van (organisatie) adviezen, het uitvoeren van interimwerkzaamheden, het geven van trainingen en het verzorgen van projectmanagement. Dit is door het audit team geaccepteerd als basis voor deze audit. De scope wordt geklasseerd onder de EAC Code: 35.2 De volgende normparagrafen zijn uitgesloten van de scope van de certificatie:geen 5.3 Wijzigingen in de organisatie De organisatie groeit. 5.4 Soort audit De audit was ingericht als : her evaluatie Auditdata : 19 december 2013 (fase 2) Bezochte hoofdlocatie : Den Haag Bezochte locatie(s) : -- 5.5 Het auditteam Het auditteam bestond uit Lead Auditor : C. van den Braak Auditor(s) : -- 5.6 Deelnemers organisatie De deelnemers namens de organisatie zijn opgenomen in het auditplan in bijlage 1.
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 11/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 Tijdens het gehele bezoek aan de organisatie was de verantwoordelijke voor het managementsysteem en zijn/haar team aanwezig en beschikbaar voor ondersteuning en begeleiding van het auditteam. 5.7 Afspraken voor volgende audit Voor de eerstvolgende audit is het volgende afgesproken: Type audit : eerste jaarlijkse controle Datum : december 2014 Locatie(s) : Den Haag Bijzondere onderwerpen : opvolging deviatie Vervolgafspraken : ----
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 12/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 6 Resultaten 6.1 Bevindingen In bijlagen 2 en 3 zijn de aan de norm gerelateerde bevindingen van het auditteam samengevat weergegeven. Hierbij zijn de bevindingen als volgt geclassificeerd. Non Conformiteit (N): Het ontbreken van een doeltreffende implementatie van een systeemeis van de norm, of een situatie waarbij niet of onvoldoende geborgd is dat het product of de dienstverlening voldoet aan de gestelde eisen. Binnen 7 werkdagen dient er een oorzaakanalyse inclusief specifieke correcties en corrigerende maatregelen te worden opgesteld (deze moeten opgestuurd worden per email naar de Lead Auditor). Binnen 3 maanden moeten deze correcties en corrigerende maatregelen geïmplementeerd zijn. De verificatie door de LA zal tevens binnen 3 maanden plaatsvinden. U krijgt hiervan apart bericht. Indien de maatregelen onvoldoende zijn leidt dit tot het niet verstrekken, het opschorten of het intrekken van het certificaat. Deviatie (D): Een op zichzelf staande tekortkoming of misstap met betrekking tot de eisen van de norm, welke geen invloed heeft op het functioneren van het systeem of op het voldoen aan de eisen van het product of van de dienstverlening. Binnen 7 werkdagen dient er een oorzaakanalyse inclusief specifieke correcties en corrigerende maatregelen te worden opgesteld (deze moeten opgestuurd worden per email naar de Lead Auditor). Binnen 3 maanden moeten deze correcties en corrigerende maatregelen geïmplementeerd zijn. De implementatie van de correcties en de corrigerende maatregelen zal tijdens de eerstvolgende audit geverifieerd worden. Observatie (O): Dit is een bevinding die mogelijk kan leiden tot een deviatie of een non conformiteit. De organisatie hoeft hiervoor géén oorzaakanalyse of corrigerende maatregelen naar TÜV Rheinland Nederland B.V. te sturen. De informatie, die gebruikt is in de auditbevindingen, is gebaseerd op waargenomen feiten. Dit is door de Lead Auditor tijdens de eindbespreking bevestigd. Geconstateerde bevindingen: Bevinding EF-volgnummer 1 van 1, kwalificatie D Vastgesteld: niet-voldaan aan de eisen van de norm paragraaf: 5.6.2/5.6.3, met inachtneming van de volgende motivatie: De directiebeoordeling bevat niet alle verplichte elementen 6.2 Observaties Tijdens de bestudering van de documentatie en naar aanleiding van het uitgevoerde implementatie onderzoek werden vanuit het auditteam de geen observaties opgetekend.
TÜV, TUEV and TUV are registered trademarks. Any use or application requires prior approval. Blad: 13/28 van Auditrapport met projectnummer:89204380-10 d.d. 20 december 2013 6.3 Verbeterpunten Tijdens de bestudering van de documentatie en naar aanleiding van het uitgevoerde implementatie onderzoek werden vanuit het auditteam de volgende verbeterpunten opgetekend. Zij dienen te worden beschouwd als opmerkingen, zonder een expliciete waardering of adviserend karakter. Het eigen format voor de vastlegging van het evaluatiegesprek tussen directeur en opdrachtgever wordt niet gebruikt Herziening van de betalingsafspraken/wijze van factureren door de opdrachtgever is niet vastgelegd en niet opgenomen in het betreffende projectdossier. 6.4 Verificatie bevindingen van de vorige audit(s) Tijdens de verificatie van de bevindingen van de vorige audit (fase 1) zijn de volgende zaken geconstateerd: O1 De directiebeoordeling bevat niet alle verplichte elementen Deze bevinding is niet opgeheven en in fase 2 gewaardeerd als een deviatie: zie deviatie 1 van 1 O2 Er is geen gedocumenteerde procedure voor beheersing van afwijkende producten aangetroffen Er is een procedure aanwezig (Handboek pg 12): bevinding is opgeheven. In het kader van het herevaluatie onderzoek is een past performance review uitgevoerd. Hierbij is door de Lead Auditor gekeken naar de prestatie van het kwaliteitsmanagementsysteem over de afgelopen certificatieperiode. Op basis van deze review heeft de Lead Auditor het volgende geconcludeerd: zie rapportage fase 1 6.5 Positieve bevindingen Tijdens de audit is de documentatie bestudeerd en de implementatie van het managementsysteem in de praktijk op conformiteit beoordeeld, hierbij vielen bij het auditteam de volgende positieve punten op: In de offertes voor trainingen wordt een niet goed, geld terug -garantie opgenomen. De organisatie heeft een goed uitgewerkte eigen gedragscode en informeert de klanten daar actief over. - einde rapport -
TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 1A : ISO 9001:2008 Auditprogramma Blad: 14/28 Project : 89204380-10 Organisatie: Haagse Beek Organisatieadvies In de drie jaar wordt er twee keer een periodieke audit uitgevoerd volgens het onderstaande schema. Planning audits Processen / afdelingen / disciplines Vestiging Hercertificering Dec 2013 Vestiging 1 e periodieke audit Dec 2014 Vestiging 2 e periodieke audit Nov 2015 H/N H/N H/N Directie H Personeelszaken H Inkoop/facilitair H Kwaliteit H Uitvoering opdrachten H Administratie H H = Hoofdvestiging N = Nevenvestiging Versie: 2013-06-04
TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 1B: Auditplan Blad: 15/28 Organisatie : Haagse Beek organisatieadvies Hoofdlocatie : Plein 8c; 2511 CR Den Haag Contactpersoon : Huub Brinkhof Norm : ISO 9001 : 2008 Soort onderzoek : Hercertificering Afgesproken datum van het onderzoek :19 december 2013 Te bezoeken vestigingen of locaties :Den Haag Aanwezig namens TÜV Rheinland Nederland B.V. (Tel.: 088 888 7 888, Fax.: 088 888 7 879) Lead Auditor (LA) : Carla van den Braak (06-55303181) programma fase 1 Tijd Onderwerp aanwezig 9.00 1* Doel en werkwijze onderzoek 2*Check scope (diensten) / welke primaire- ondersteunende- en managementprocessen op welke locatie *Check aantal werknemers/fte s, vrijwilligers *Check aantal locaties en adressen i.v.m. bezoekprogramma en vaststellen welke diensten op welke locatie geleverd worden Huub Brinkhof kwaliteitsmanager 3*Vaststellen van (recente) ontwikkeling, implementatie en werking van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) op het gebied van (kritische) processen en doelen *Vaststellen van het effect en beheersing van externe factoren zoals relevante wet en regelgeving op het KMS en (kritische) processen *Nagaan of de managementreview en interne audits gepland/uitgevoerd zijn *Uitkomsten interne/externe audits *Corrigerende en preventieve maatregelen *Klachten 10.00 *Toetsen van het KMS op toegankelijkheid, inzichtelijkheid en aanwezigheid van de verplichte documentatie 11.00 pastperformance review Vaststellen bezoekprogramma voor fase 2 Vaststellen uitgangspunten voor de bezoekprogramma s voor de controleonderzoeken in deze cyclus Huub Brinkhof kwaliteitsmanager H = Hoofdvestiging N = Nevenvestiging
TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 1B: Auditplan Blad: 16/28 12.00 Terugkoppeling aan vertegenwoordiger organisatie m.b.t. probleemgebieden/observaties. Conclusie voortgang m.b.t. fase 2 Inclusief lunch Menno Spaan, directeur Huub Brinkhof, kwaliteitsmanager H = Hoofdvestiging N = Nevenvestiging
TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 1B: Auditplan Blad: 17/28 programma fase 2 Tijd Onderwerp aanwezig 12.30 Directie 13.30 KAM o.a. (meerjaren)beleid, doelstellingen, planning, klanttevredenheid, kritische processen, directiebeoordeling, communicatie, tevredenheid klanten, inkoop/leveranciersbeoordeling, personeelszaken o.a. effectiviteit en beheer managementsysteem, Interne audits, corrigerende en preventieve maatregelen, kwaliteitsregistraties, nazorg, klachten, documentbeheer 14.00 Uitvoering opdrachten o.a. (bewaking) procesgang, registraties, klanttevredenheid, overlegstructuur, deskundigheid 14.45 Administratief proces o.a. (bewaking) procesgang, registraties, klanttevredenheid, overlegstructuur, deskundigheid 15.30 Vaststellen bevindingen Menno Spaan, directeur Huub Brinkhof, kwaliteitsmanager Hyle Logtenberg consultant Usha Jagesar, officemanager 16.15 Rapporteren bevindingen Menno Spaan, directeur Huub Brinkhof, kwaliteitsmanager 16.30 Afronden dag Nb 1- Dit programma is de richtlijn voor de representatieve steekproef en kan naar bevinding worden aangepast. H = Hoofdvestiging N = Nevenvestiging
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 18/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 4.1 Algemene eisen C Handboek aanwezig Vaststellen, volgorde en interactie processen C C Handboek pg 3 Uitbestede processen C C 4.2 Documentatie-eisen C C Kwaliteitsbeleid en doelstellingen 4.2.3 Beheersing van documentatie C C Beheersing van documenten van externe oorsprong 4.2.4 Beheersing van registraties C C C C C Borging van kwaliteit van externe adviseurs is vastgelegd in Handboek pg 10). Zij worden getoetst aan de competenties zoals die zijn opgenomen in de bijlage van Jaarplan 2014 Handboek Kwaliteitssysteem (29okt13) met bijlagen Beleidsverklaring Handboek pg 4 + Jaarplan 2014 Procedure voor beheersing van documenten is opgenomen in Beschrijving beheersing registraties (4jul13). Er zijn geen onbeheerste documenten aangetroffen Jaarlijks wordt de laatste versie van de WOR aangeschaft. Zie verder ook 7.2 Beschrijving beheersing registraties (4jul13). Gezien diverse registraties (w.o. uren, = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 19/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 5.1 Betrokkenheid van de directie C 5.2 Klantgerichtheid C 5.3 Kwaliteitsbeleid C 5.4 Planning C 5.5 Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie C offertes, interne audits, klantevaluaties etc) De directie is aantoonbaar betrokken Er wordt in de intake uitgebreid stilgestaan bij de wensen/eisen van de klant. Deze worden dan verwerkt in een offerte Beleidsverklaring Handboek pg 4 + Jaarplan 2014 + Maatstaf kwaliteitssysteem (1okt11). Doelstellingen zijn vast agendapunt voor werkoverleggen Alle medewerkers kennen het jaarplan en weten wat zij daaraan bij te dragen hebben. Procesbeschrijving Communicatiebeleid en beheer (6feb12) Kwartaal(kwaliteitsoverleg), werkoverleg ongeveer 4x per jaar (gezien verslagen 30okt13 + 24sep13). Maandelijks afwisselend intervisiebijeenkomsten en themabijeenkomsten. = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 21/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 6.3 Infrastructuur C 6.4 Werkomgeving C 7.1 Planning van het realiseren van het product C 7.2 Processen die verband houden met de klant C opgenomen in de personeelsdossiers gezien dossiers van H.B., H.L. en D.D. Softwareprogramma HUBI waarin de gehele administratieve kant van het werkproces is opgenomen. Werken in de cloud: medewerkers kunnen overal inloggen en dus werken Er is in 2013 een RIE uitgevoerd en 2 medewerkers zijn BHV-opgeleid Procedure voor het opstellen van offertes (1okt11). Aangetroffen in alle bekeken projectdossiers Algemene voorwaarden (16mei12) + aanvulling t.b.v. coaching trajecten (1nov11) Producteisen C Opgenomen in de offertes Wet- en regelgeving m.b.t. producten C Veranderingen in relevante wetgeving worden gevolgd via websites en abonnementen en worden gedeeld in werkoverleg = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 22/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X Communicatie 7.3 Ontwerp en ontwikkeling C 7.4 Inkoop C Leveranciersbeoordeling 7.5 Productie en het leveren van diensten C 7.5.1 7.5.2 Beheersing van productie en leveren van diensten Validatie van productie en leveren van diensten 7.5.3 Identificatie en naspeurbaarheid C C C C C Er is regelmatig contact met de opdrachtgever: voor, tijdens en na de uitvoering van een opdracht. Offertes en evaluatieverslagen aangetroffen in bekeken projectdossiers. Voor elke klant wordt maatwerk ontwikkeld. Procesbeschrijving informatisering beleid en beheer (6feb12) Leveranciersbeoordeling uitgevoerd (gezien verslag d.d. 12dec13) Beschrijving primaire proces (1 okt11) Gebeurt d.m.v. offerte en projectdossiers De directeur neemt de eindbeslissing over elke offerte die de deur uitgaat en toetst de competenties van de adviseurs die op de opdracht worden ingezet. Per project wordt een dossier aangelegd met een vaste structuur en inhoud. De = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 23/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 7.5.4 Eigendom van de klant C afgesproken inhoud is aangetroffen in de bekeken dossiers. Bekeken dossiers: training Rechtbank Middelburg 10 sep13; training COR R dvd Rechtspraak 18nov12; begeleidingstraject FORZO vj13. Zorgvuldige omgang met informatie vn en over klanten is vastgelegd in de Gedragscode (1 okt11) en in de arbeidsovereenkomsten c.q. contracten met onderaannemers (gezien contract met H.L.) 7.5.5 Instandhouding van het product C Middels projectdossiers 7.6 Beheersing van monitorings- en meetuitrusting -- Er zijn geen meetmiddelen Herleidbaarheid meetmiddelen -- Er zijn geen meetmiddelen 8.1 Algemeen meting, analyse en verbetering C Zie hieronder 8.2.1 Klanttevredenheid C Procedure Evaluaties (1okt11) + bijbehorende formats. Na afloop van een training wordt door cursisten een vragenlijst ingevuld. Twee tot 4 maanden later wordt de effectiviteit van de training getoetst (gezien = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 24/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 8.2.2 Interne audit C C 8.2.3 Bewaking en meting van processen C 8.2.4 Bewaking en meting van producten C Bevoegde personen voor vrijgave product C 8.3 Beheersing afwijkende producten O2 C jaaroverzicht resultaten 2013). Voor de overige opdrachten wordt de tevredenheid getoetst in het afsluitende evaluatiegesprek. Uitkomsten van enquêtes en verslaglegging van evaluatiegesprekken is aangetroffen in alle bekeken dossiers Uitgevoerd dec2013. Verslag d.d. 16 dec13. Besproken en besluiten over maatregelen genomen (16dec13) Elk kwartaal wordt dossiertoetsing gedaan Opgenomen in de diverse procesbeschrijvingen D.m.v. evaluaties en frequent contact met klanten De directeur neemt de eindbeslissing over elke offerte die de deur uitgaat Er is geen gedocumenteerde procedure voor beheersing van afwijkende producten aangetroffen Fase 2: Procedure in = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01
Fase 1 Fase 2 Registratie TÜV Rheinland Nederland B.V. Bijlage 2 : ISO 9001:2008 Registratie waarnemingen en bevindingen Blad: 25/28 Project : 89204380-10 Organ isatie Haagse Beek INI / HER X 8.4 Analyse van gegevens C Handboek pg 12 Vindt plaats in kwartaaloverleg 8.5.1 Continue verbetering C Zie hieronder 8.5.2 Corrigerende maatregelen C C Klachtenbehandeling C C 8.5.3 Preventieve maatregelen C C A Scope bedrijf helder en accuraat C Zie PF B Afsluitende verificatie van bevindingen vorige audits C Handboek pg13. Maatregelen worden gevolgd in werkoverleg (gezien verslagen 30 okt13 + 24sep13) en kwartaaloverleg (gezien verslagen d.d. 23okt13, 4jul13 17apr13, ) Klachtenregeling en klachtencommissie (18okt13) Verslag klachtencommissie (4apr13) Handboek pg 13 Maatregelen worden gevolgd in werkoverleg (gezien verslagen 30 okt13 + 24sep13) en kwartaaloverleg (gezien verslagen d.d. 23okt13, 4jul13 17apr13, ) = gepland C = conform norm N = 1 Non-conformiteit D = 1 Deviatie 2N = 2 Non-conformiteiten 2D = 2 Deviaties Versie: 2010-11-01