VERSLAG 2014
INHOUDSOPGAVE VASTSTELLING VERSLAG 2014 2 A. BESTUURLIJK VERSLAG 3 B. BEDRIJFSRESULTATEN 12 C. FINANCIEEL VERSLAG 27 1
VASTSTELLING EN GOEKEURING VAN HET VERSLAG 2014 Het Verslag 2013 van de Stichting Bibliotheek Zwolle te Zwolle Is vastgesteld d.d. 28 mei 2015. Drs. Astrid Vrolijk-de Mooij MCM, Directeur-bestuurder. Het Verslag 2010 van de Stichting Bibliotheek Zwolle is goedgekeurd door de Raad van Toezicht in de vergadering d.d. 28 mei 2015. Raad van Toezicht: De heer G. van Hofwegen Mevrouw F. J. Bloem-Timmernans De heer T.F. de Boer Mevrouw M. Twisterling De heer K. van der Kamp De heer A. Arslan Mevrouw J.M.J. Mens 2
Bestuurlijk Verslag 2014 Bibliotheek Zwolle 1. Resultaten 2014 in het Kort Werven en behouden Programmering Educatie en laaggeletterdheid 2. Innovatie en kwaliteit E-books Bijblijven met de bieb Ontmoeting/third place Fonds Cultuureducatie Biebpanel 3. Personeel en Organisatie Training Digitale vaardigheden Excursie medewerkers Afdeling educatie groeit Merkmanifest Stadkamer Nieuwbouw 4. Governance Good Governance Samenstelling Raad van Toezicht 5. Financiën Algemene resultaten 2014 Verdienmodel Nieuwe Begrotingsopzet 6. Perspectief 2014 Bouw & inrichting nieuwe huisvesting Wijzer Werven Bezuinigingen 3
1. Resultaten 2014 in het kort De missie van de organisatie luidt Bibliotheek Zwolle informeert en inspireert. Beleidsplan 2013-2016 Het beleid was in 2014 gericht op drie speerpunten: - De bibliotheek ter bevordering van lezen en taal. - De bibliotheek als navigator/coach in digitale media. - De bibliotheek als The third Place. Het Verslag 2014 is het laatste verslag van Stichting Bibliotheek Zwolle. Per 1 januari 2015 is Bibliotheek Zwolle samen met de Muzerie en Kunst&Zo gefuseerd tot de Stadkamer. 2014 stond in het teken van de voorbereiding van de fusie. Daarbij ging het niet alleen om het juridisch, organisatorisch en financieel in elkaar schuiven van de onderliggende organisaties maar ook om een totaal andere inhoudelijke invulling van cultuureducatie in de gemeente Zwolle. Het in nauw overleg met alle betrokkenen uitwerken van de beleidsmatige gemeentelijke uitgangspunten tot een werkbaar en voor Nederland uniek concept was een forse opgave. Tegelijkertijd is wat er thans tot stand is gebracht niet meer dan een tussenresultaat. In 2015 monitoren we hoe de nieuwe opzet functioneert en passen we deze waar nodig aan. Werven en behouden 80 jaar lidmaatschap Mevrouw Hemmink-van Heerde kreeg op 6 jarige leeftijd haar eerste bibliotheekabonnement en is vervolgens in Zwolle 80 jaar onafgebroken lid gebleven. Ze is nog steeds een enthousiast lezer en lener in Zwolle Zuid. Als dank kreeg ze van ons een taart, bloemen, een cadeau en een eervolle vermelding en de nieuwsbrief. Nieuwe leden De proefpas, drie maanden voor 10 euro, werd ook in 2014 weer goed afgenomen. De aftersales voeren we uit in eigen huis. In 2013 werden 476 proefpassen verkocht, 130 van hen besloot om na afloop gewoon lid te worden. In de Boekstartkoffertjes zitten bonnen voor de allerjongste nieuwe leden en voor hun ouders. Daarnaast krijgen kinderen tijdens de klassebezoeken een uitnodiging om lid te worden. In 2014 waren 11.000 kinderen in de leeftijd tot 12 jaar lid. Eind 2014 hebben we in totaal 47.141 leden, een daling ten opzichte van 2013 die veroorzaakt wordt door de afname van Biebsearchpassen. Het aantal betalende leden bleef nagenoeg gelijk. Nederland Leest Tijdens de actie Nederland Leest werden ca. 4400 exemplaren van Een vlucht regenwulpen gratis verstrekt aan onze leden. Dat is inclusief de speciale uitgave voor het onderwijs en een grootlettereditie. De boeken vinden gretig aftrek en zijn voor veel leden een (hernieuwde) kennismaking met deze klassieker van van Maarten t Hart MiniGlossy Bieb De door Gelderland ontwikkelde mini-glossy Bieb voor ouders is in Zwolle onder 1600 ouders verspreid. De glossy stond boordevol (voorlees-) tips voor ouders en werd enthousiast ontvangen. Tegelijkertijd riepen we ouders op om het goed voorbeeld te geven en ook lid te worden met korting. Deze actie heeft enkele tientallen nieuwe leden opgeleverd. Terughaalactie We willen graag onze leden behouden en daarom kijken we beter naar leden die ons onopgemerkt verlaten door niet te betalen. In december zijn deze leden gebeld om te vragen of ze lid willen blijven en hun abonnement alsnog willen betalen. Van de 160 adressen in Zwolle reageerden 32 afhakers positief, een deel daarvan heeft ondertussen ook daadwerkelijk betaald. Daarmee leverde de actie een minder goed resultaat dan verwacht. Klachten 4
Dit jaar zijn slechts 14 schriftelijke klachten ingediend, een laagte record. Indieners van klachten krijgen een schriftelijke of mondelinge reactie waarin het beleid van Bibliotheek Zwolle ten aanzien van de klacht wordt uitgelegd. Vaak is een klacht een suggestie waar we meteen aan de slag gaan door onze werkwijze aan te passen. Waar het een klacht betreft over onze dienstverlening wordt deze altijd doorgesproken met de medewerkers zodat de klacht uiteindelijk weer leidt tot een tevreden klant. Dat lukt niet altijd. De meeste klachten (4) gingen over de achtergrondmuziek in het Biebcafe. Programmering Activiteitenprogramma De Bibliotheek Zwolle heeft in 2014 haar functies verder uitgebouwd met een programma bestaande uit culturele, educatieve en maatschappelijke activiteiten. Een belangrijk onderdeel van het activiteitenprogramma is een doorlopend en structureel aanbod van digitale diensten, social media (LinkedIn, Twitter) en nieuwe technologie (3D printer). Met ruim 200 activiteiten is de Bibliotheek Zwolle daarmee een belangrijke ontmoetingsplek, inspiratiebron en werkplaats voor onze bezoekers geworden. Stadkamerfestival Het jaar werd tussen Kerst en Oud en Nieuw feestelijk afgesloten met het Stadkamer-opent-haardeurenfestival. Wethouder Jan Brink en directeur Astrid Vrolijk openden gezamenlijk de nieuwe organisatie Stadkamer. Bezoekers konden zich twee dagen lang laten onderdompelen in gevarieerd activiteitenprogramma in alle vestigingen, maar ook op locaties als Waanders in de Broeren en het IJsbeeldenfestival. En heel nadrukkelijk is tijdens het evenement ook gelegenheid gecreëerd voor de wensen en verwachtingen van onze bezoekers t.a.v. de nieuwe organisatie. Stadkamer inspireert, vernieuwt en verbindt! Educatie en laaggeletterdheid Taal- en leesontwikkeling kun je niet vroeg genoeg stimuleren! In het project Boekstart krijgen ouders van baby s op het consultatiebureau een brief die hen uitnodigt hun baby lid te maken van de bibliotheek. Bij inschrijving in de bibliotheek krijgen ze een koffertje met een boekje, een liedjescd en voorleestips. De ouders zelf kunnen tegen een gereduceerd tarief lid worden van de bibliotheek of deelnemen aan een activiteit. In 2014 zijn er 652 kinderen tussen 0 en 3 jaar lid van de bibliotheek, in totaal zijn daarvan 492 ingeschreven met een boekstartcode. In Zwolle waren per 1 januari 2014 ruim 6500 kinderen tussen 0 en 3 jaar dus 10% is nu ingeschreven als lid. Dit is minder dan gewenst. In 2015 wordt daarom opnieuw een impuls gegeven aan deze doelgroep. In Zwolle zijn alle basisscholen geïnformeerd over de aanpak van het project De Bibliotheek op School. Het project voorziet in een planmatige ontwikkeling van leesplezier, ondersteund door geschoolde leescoördinatoren en een goede schoolbibliotheek en gemonitord door de Leesmonitor. Helaas schrikken veel scholen terug voor de kosten die gemoeid zijn met de aanpak de Bibliotheek op School en kiezen er dan voor geen of slechts van enkele delen gebruik te maken van deze aanpak. in 2014 is met verschillende scholen en het biebsearchteam van de Rijnbrinkgroep overlegd over het voortzetten van de Biebsearch overeenkomsten. Het resultaat van deze besprekingen is dat het biebsearchaanbod opgedeeld is in modules waardoor scholen naar hun optiek gerichter en goedkoper kunnen werken aan kwaliteitsverbetering van het onderwijs. Met het Deltion College is het contract (voor één jaar) verlengd. Met Landstede is het contract voor het MBO beëindigd en voor het voortgezet onderwijs is de basis ingezet en voor enkele scholen zijn aanvullende modules afgenomen. De Thorbecke Scholengemeenschap heeft een basiscontract afgenomen en de transportmodule. 5
Bibliotheek Zwolle heeft een Taalpunt in de Centrale Bibliotheek waar steeds meer mensen hun taalvraag komen stellen. Ook mensen die op vrijwillige basis iemand willen helpen kunnen hier informatie krijgen, geschoold worden en gekoppeld worden aan een kandidaat. Vooralsnog wordt het Taalpunt aangestuurd vanuit Taal voor het Leven, een project van de Stichting Lezen & Schrijven. Bibliotheek Zwolle faciliteert dit project en steunt de inzet. In de week van de Laaggeletterdheid hebben tot de kerst reusachtige billboards op het Rode Torenplein gestaan met portretten van laaggeletterden. De verhalendag was een groot succes. Zwollenaren van verschillende herkomst lazen of vertelden een verhaal omlijst met muziek van internationale studenten van ArtEZ. Elke vrijdag biedt Bibliotheek Zwolle ruimte aan het Taalcafé dat Gilde Samenspraak organiseert. Deelnemers kunnen hier hun Nederlandse taal oefenen en verbeteren. Het aantal deelnemers is groeiende. Daarnaast biedt Bibliotheek Zwolle onderdak aan taalkoppels die in de bibliotheek hun taal (in tweetallen) oefenen en aan een aantal groepen die hun spreken en lezen willen ontwikkelen. Ook zijn er in de bibliotheek een aantal rondleidingen geweest voor deze doelgroep, onder andere van het Leger des Heils. 2. Innovatie en kwaliteit E-books Begin 2014 is het landelijk e-booksplatform gelanceerd. Bibliotheekleden kunnen via het platform e-books downloaden of online lezen via een app. Na de start met 5000 titels kwamen er eind 2014 10.000 titels beschikbaar. In totaal leenden 951 Zwollenaren 5861 E-books. Bijblijven met de Bieb Ook in 2014 bieden we een uitgebreid programma digitale vaardigheden onder de titel Bijblijven met de Bieb. Er zijn cursussen en workshops op het gebied van social media, smartphone, e- booksspreekuren en iedere maand is er een ipadcafé. Belangrijk onderdeel van het Bijblijven aanbod is het onderdeel 3D printen. In 2014 schaften we, met een legaat, drie 3Dpinters aan. Met deze printers bieden we een goed bezocht programma van workshops, demonstraties en werkplaatsuren. Ontmoeting/third place Naast lezen en lenen is de bibliotheek vooral een plaats waar mensen verblijven en elkaar ontmoeten. We zagen een toename van het aantal studenten dat de bibliotheek als studieplek heeft gevonden. Veel aandacht was er voor het hostmanship. Ook was in Centrum verbetering van het verblijfsklimaat een speerpunt en is er een groot aantal proeftuinen gestart en verder uitgebouwd zoals I-Workspace, een spreekuur voor burgerinitiatieven, een open podium en het Architectenspreekuur. Samen met de Creatieve Coöperatie is het Zwollelab ontwikkeld. Een samenwerking waarbij kennis en apparatuur op het gebied van 3D printen wordt gedeeld. Fonds Cultuureducatie De Gemeenteraad heeft Bibliotheek Zwolle en Muzerie de opdracht gegeven een fonds voor Cultuureducatie-activiteiten te beheren. In het najaar van 2014 hebben we de inrichting van dit Fonds CultuurEducatie Zwolle uitgewerkt, vooralsnog voor het basisonderwijs. Dit is in nauwe afstemming gedaan met zowel de scholen als de cultuuraanbieders. Per 1 januari 2015 gaat het fonds van start en kunnen scholen op basis van kwaliteitscriteria trekkingsrechten doen gelden. In het voorjaar van 2015 wordt het fonds voor het Voortgezet Onderwijs, de wijken en Amateurkunst ingericht. 6
Biebpanel onderzoek In 2014 werd vier keer een Biebpanel gehouden. De eerste drie onderzoeken gingen over tarieven & leenvoorwaarden, vindbaarheid & presentatie en over de digitale diensten. Het vierde onderzoek over de bibliotheek in het algemeen is onder niet-leden gehouden. Bibliotheek Zwolle scoort vaak op of boven de benchmark, maar er blijven altijd verbeterpunten. Uitkomst en verbeterpunten worden teruggekoppeld naar medewerkers en biebpanelleden. 3. Personeel en Organisatie Training Digitale vaardigheden In 2014 volgden de medewerkers 2 bijeenkomsten Digitale vaardigheden. De scholing betreft de (bibliotheek) relevante apps en programma s. De scholing zal ieder jaar herhaald worden met nieuwe ontwikkelingen op digitaal terrein. Excursie medewerkers Deze jaarlijkse excursie voor alle medewerkers stond in het teken van fusie en teambuilding. De tocht ging naar het Werelderfgoed Zeche Zollverein bij Essen. Na een korte voorbereiding zongen de medewerkers een lipdub lied in op deze prachtige locatie. Daarna werd een van de musea bezocht. Het hergebruik van de oude kolenmijn als cultuurbolwerk was een inspirerend voorbeeld. Afdeling educatie Vanaf de zomer van 2014 zijn de medewerkers van de Muzerie ingetrokken bij de bibliotheek en is de afdeling educatie van start gegaan. In het gebouw werd ruimte gemaakt om 11 medewerkers te laten instromen bij de bestaande afdeling educatie van de bibliotheek. Op andere plekken in de organisatie zijn andere medewerkers van de Muzerie ondergebracht. Bij de afdeling educatie worden sinds de zomer drie groepen onderscheiden: een groep adviseurs cultuureducatie, een groep adviseurs/consulenten voor media- en taaleducatie en een zogenoemd bedrijfsbureau waar organisatiemedewerkers op aanvraag (en tegen betaling) de organisatie van activiteiten kunnen verzorgen. De gemeenteraad heeft besloten dat dit laatste team in drie jaar kostenneutraal moet werken. Stadkamer Merkmanifest Bij het bepalen van de identiteit van de nieuw te vormen organisatie, toen nog onder de werktitel Hart van Zwolle, is hulp ingevlogen van merkenbureau Dizain. Vanaf maart 2014, hebben de drie fusiepartners Bibliotheek Zwolle, kunstencentrum Muzerie en Kunst&Zo stilgestaan bij de drijfveren, het levensverhaal, de merkpersoonlijkheid en merkwaarden van nieuwe organisatie. Vervolgens is met behulp van de Zwollenaren een nieuwe naam bedacht voor de organisatie. Het hele traject is verwoord in het Merkmanifest Stadkamer waarmee een stevige is basis gelegd voor de toekomst. Per 1 januari 2015 gaat Stadkamer van start. Nieuwbouw Begin 2014 besloot de gemeenteraad akkoord te gaan met het voorstel tot verkoop van het pand Diezerstraat 80 en de verhuizing van Stadkamer Centrum naar de Zeven Alleetjes. Een strakke projectplanning moet ertoe leiden dat Stadkamer begin mei 2016 haar deuren voor het publiek opent aan de Zeven Alleetjes. Stadkamer participeert in de gemeentelijke projectorganisatie. Daarnaast is Stadkamer zelf aan zet ten aanzien van de inrichting van het nieuwe pand. Een interne projectorganisatie houdt zich bezig met alle aspecten en mobiliseert waar nodig in- of externe ondersteuning bij de planontwikkeling. 7
4. Governance Good Governance De Raad van Toezicht (RvT) onderschrijft de uitgangspunten van good governance en houdt zich aan Governance Code Cultuur. Hierbij zijn transparantie en verantwoording belangrijke begrippen. Informatie over zaken als honorering en nevenfuncties zijn dan ook in het jaarverslag opgenomen. De RvT houdt toezicht op het bestuur, adviseert de directeur-bestuurder en vervult de werkgeversfunctie voor de directeur-bestuurder. Er is goedkeuring nodig van de RvT voor het vaststellen van de strategie en de financiering daarvan, het jaarplan en de daarbij horende begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en het aangaan van belangrijke samenwerkingsverbanden. Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat Er voldoende affiniteit met de doelstelling van de Stichting aanwezig is. Een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk wordt bereikt. Een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines aanwezig is. De leden ten opzichte van elkaar en de directeur onafhankelijk en kritisch opereren. Adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de directeur-bestuurder. De uitgangspunten van het profiel van een lid van de Raad van Toezicht zijn opgenomen in de statuten en het Reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestond in 2014 uit zes (onbezoldigde) leden. In december heeft een van de leden afscheid genomen omdat zijn zittingstermijn verlopen was. Via een werving- en selectiebureau is een nieuw lid geworven dat officieel per 1-1-2015 deze functie vervult. Door de fusie met Muzerie is de Raad van Toezicht per 1-1-2015 uitgebreid met een voormalig lid van de Raad van Toezicht van Muzerie. Hieronder volgt een overzicht van de leden van de Raad van Toezicht: Gerrit van Hofwegen (1953), voorzitter Beroep en nevenfuncties: Zelfstandig interimmanager, mediator, adviseur en coach D66 Burgercommissielid bij de Staten van Overijssel Mede oprichter afdeling Vechtdal van D66 en lid van de schaduwfractie in Dalfsen Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 1 januari 2014 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2017 (hernoembaar tot 31-12- 2021) Floor Bloem (1969) Beroep en nevenfuncties: Advocaat bij Nysingh advocaten Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 25 januari 2010 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2014 (hernoembaar tot 31-12- 2018) Theo de Boer (1960), vice-voorzitter Beroep en nevenfuncties: Business controller bij Rabobank Noord Veluwe in Nunspeet 8
Lid Medezeggenschapsraad bij de basisschool voor rk.-onderwijs Dr. Schaepmanschool in Kampen. Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 25 januari 2010 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2014 (hernoembaar tot 31-12- 2018) Anne Groen (1957) Beroep en nevenfuncties: Adviseur Personeel & Organisatie bij HRM perspectief Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 20 februari 2006 Lopende benoemingstermijn: tweede termijn, aflopend op 31-12-2014 Klaas van der Kamp (1959) Klaas van der Kamp (1959) Beroep en nevenfuncties: Directeur / secretaris-generaal Raad van Kerken in Nederland Uitgever / adviseur uitgeversgroep Jongbloed Heerenveen Columnist voor Koninklijke Wegener NV Lid van de Revision Working Group van de CEC (Europese Kerkenconferentie) Lid van de WCC (Wereldraad van Kerken)Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 16 april 2012 Lopende benoemingstermijn: eerste termijn, aflopend op 31-12-2016 (hernoembaar tot 31-12- 2020) Margriet Twisterling (1964) Beroep en nevenfuncties: Eigenaar Twist Ontwerp en Advies Bestuurslid Zwols Goud Organisator Social Media Experience Zwolle Voorzitter UVON IJssel-Vecht Algemeen bestuurslid ZP Netwerken Regio Zwolle Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoemingsdatum: 01-09-2008 Lopende benoemingstermijn: tweede termijn, herbenoemd tot 31-12-2016 Verslag In het verslagjaar vergaderde de Raad van Toezicht vijf maal met de directeur-bestuurder. In de vergaderingen kwamen de volgende thema s aan de orde: de samenvoeging met Muzerie, de nieuwe statuten, het merkmanifest van Stadkamer, de (her)huisvesting van de centrale vestiging, bibliotheekontwikkelingen, de bedrijfsresultaten, de ontwikkelingen rondom een nieuw verdienmodel en de werving van een nieuw lid. In 2014 zijn het jaarplan 2014, de jaarrekening 2013 en de begroting 2015 vastgesteld en is de accountant benoemd. Naast de vergaderingen heeft er samen met het MT een excursie naar nieuwe bibliotheekgebouwen in Arnhem en Amersfoort plaatsgevonden. In 2014 heeft er een zelfevaluatie plaatsgevonden o.l.v. een externe begeleidster. Tijdens de zelfevaluatie is o.a. gesproken over de eigen werkwijze en taakverdeling, het eigen functioneren en de relatie met de directie. De voorzitter en de vice-voorzitter hebben een jaargesprek met de directeur-bestuurder gehad. 9
5. Financiën Algemene resultaten 2014 Financieel werd een positief exploitatieresultaat gerealiseerd van 34.500 tegenover een begroot negatief resultaat van 4.000. Niet begrote versnelde afschrijvingen in verband met de verhuizing in 2016 van Stadkamer vestiging Centrum naar de Zeven Alleetjes en de evenmin begrote met de fusie van de bibliotheek en de Muzerie tot de Stadkamer samenhangende kosten konden binnen het exploitatieresultaat worden opgevangen. Tegenover deze meerkosten stonden lagere investeringskosten ten behoeve van de inrichtingen en inventarissen en ICT. De lagere kosten waren het gevolg van uitstel van investeringen in afwachting van de verhuizing. Zonder deze per saldo positieve effecten zou het exploitatieresultaat in vergelijking met de begroting 20.000 negatief zijn geweest. Het incidentele positieve resultaat wordt gebruikt om iets meer lucht te brengen in de budgetten voor de nieuwe huisvesting en de nog komende fusiekosten. Verdienmodel Na een jarenlange explosieve groei van het aantal uitleningen en het aantal leden, bleek in 2013 dat het aantal individueel betalende leden licht afnam. Omdat dit op termijn voor financiële problemen zou kunnen zorgen, zijn we op zoek gegaan naar andere /aanvullende financieringsvormen. We vroegen Prof. Mr. Giep Hagoort om ons hierbij te begeleiden. In 2013 vond er een studiedag met de Raad van Toezicht en het MT plaats, heeft het MT een aantal themasessies gehouden, hebben we literatuuronderzoek gedaan en hebben we collegabibliotheekdirecteuren over nieuwe verdienmodellen geïnterviewd. Aanvankelijk waren we vooral gefocust op het krijgen van extra inkomsten om zo de terugval van lidmaatschapsgelden op te kunnen vangen. In de loop van het traject kwamen we echter tot de conclusie dat het lastig is om andere inkomstenbronnen profijtelijk aan te boren. We kwamen tot het inzicht dat het niet zozeer gaat om meer geldstromen, maar om het vergroten van je publieke waarde. Vervolgens hebben we twee paden uitgezet: een andere begrotingsopzet en de vorming van proeftuinen. Andere Begrotingsopzet Een bibliotheek is geen commercieel bedrijf, maar ontvangt publiek geld omdat het een belangrijke basisvoorziening met een maatschappelijke waarde is. Daarom is de begroting opgedeeld in een basis met daarop verschillende productgroepen. Deze nieuwe opzet geeft de organisatie inzicht in de financiële resultaten per productgroep. Aansluitend zijn er proeftuinen ontwikkeld voor de functies ontmoeting en verblijf. De opgedane kennis en ervaring is met andere bibliotheken gedeeld tijdens een studiedag in juni 2014. De gemeente benaderde ons om pilot te worden voor nieuwe prestatieafspraken waar maatschappelijke effecten, doelstellingen, output, concrete activiteiten en randvoorwaarden deel van uit gaan maken. Hier zijn we in 2014 mee gestart. 6. Perspectief 2015 Bouw & inrichting nieuwe huisvesting centrum In 2015 gaan de voorbereidingen voor de verhuizing van de vestiging Stadkamer Centrum naar de Zeven Alleetjes verder. 1 april moet het Definitief Ontwerp zijn vastgesteld, kort daarop gevolgd door het Technisch Ontwerp. April/mei wordt een begin gemaakt met de uitvoering van het bouwtraject. Voor Stadkamer komt de nadruk in 2015 te liggen op de inrichtingsaspecten van het project. Het hele traject moet april 2016 zijn voltooid waarna Stadkamer begin mei 2016 haar deuren aan de Zeven Alleetjes kan openen. Financieel is er nog geen dekking voor alle met de inrichting samenhangende kosten. Wel zijn in nauw overleg tussen de gemeente en Stadkamer kansrijke oplossingsrichtingen benoemd en in onderzoek. 10
Wijzer Werven Ter ondersteuning van de culturele sector op weg naar meer zelfredzaamheid initieerde de Rijksoverheid Wijzer Werven, een trainingstraject voor fondsenwerving en het vergroten van inkomsten. In 2015 neemt Stadkamer deel aan de trainingen met als doel het ondernemerschap en de eigen financiering te versterken. Bezuinigingen Eind 2014 heeft de gemeente een forse bezuinigingsoperatie van euro 11,3 miljoen in het socialeen culturele domein aangekondigd. De gemeenteraad stelt juni 2015 de gemeentelijke Perspectiefnota vast. Daarin wordt globaal aangegeven op welke wijze de gemeente de bezuinigingstaakstelling wil realiseren. Begin 2015 bracht de gemeente sluiting van de wijkvestigingen van Stadkamer als bezuinigingsmogelijkheid voor Stadkamer naar buiten. Onder druk van de massale maatschappelijke protesten is deze optie van de baan. De bezuinigingstaakstelling is dat echter nog niet: in 2015 doen we onderzoek naar toekomstscenario s en hun financiële consequenties. 11
12
B. Bedrijfsresultaten 13
1. Collectie collectie 200.000 160.000 120.000 80.000 boeken digitale media 40.000 0 14
600.000 bezoekers 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 centrum wijkbibliotheken virtuele bibliotheek 15
bezoekers per vestiging 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 2014 2013 2012 2011 De primaire functie van wijkvestigingen is het uitlenen van materalen. Daarnaast vervullen wijkvestigingen een sociale ontmoetingsfunctie. De studiefunctie en de maatschappelijke- en culturele activiteiten vinden vooral plaats in de centrale vestiging. Deze functieverdeling weerspiegelt zich in de bezoekerscijfers. Het aantal bezoekers van Centrum neemt trendmatig toe terwijl het aantal uitgeleende materialen juist licht daalt. De conclusie is dat bezoekers van Centrum in mindere mate komen voor het traditionele lenen van materialen maar juist meer voor de studiefunctie en de activiteiten. De daling van de aantallen uitleningen is ook terug te vinden in de wijkvestigingen. In Zuid en Stadshagen is dezelfde dalende trend terug te vinden in de bezoekerscijfers. Het aantal bezoekers van de vestiging Aalanden neemt ondanks dalende uitleencijfers juist toe. Hier lijkt de bevolkingssamenstelling met een gemiddeld hogere leeftijd dan Zuid en Stadshagen van invloed te zijn op de sociale functie van de bibliotheek in de wijk. 16
35.000 leden 30.000 25.000 20.000 15.000 niet betalend betalend (incl. Biebsearch) 10.000 5.000 0 17
aantal leden leden per categorie 25.000 20.000 15.000 t/m 17 jaar 10.000 volwassenen biebsearch 5.000 0 leden per categorie 25.000 20.000 15.000 10.000 t/m 17 jaar biebsearch volwassenen 5.000 0 2011 2012 2013 2014 18
percentage leden exclusief biebsearch 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 2014 2013 2012 2011 Het aantal leden is in 2014 gedaald met bijna 8%. Voor de daling vallen twee concrete oorzaken aan te wijzen: Landstede MBO beëindigde de Biebsearch-overeenkomst. Deze mutatie was verantwoordelijk voor een afname van het totaal aantal leden met bijna 4%, 50% van het totale ledenverlies. Een opschoning van het bestand inactieve niet-betalende leden leidde tot een teruggang van het totale aantal leden met ruim 2%, 25% van het totale ledenverlies. De resterende 2% ledenverlies komt op het conto van de individuele volwassen betalende leden. Dit verlies is trendmatig en sluit aan bij de provinciale- en landelijke trend. In tegenstelling tot het aantal leden vertoont het aantal bezoekers juist een stijgende lijn. Nog steeds is het lidmaatschap gekoppeld aan het lenen. In de praktijk zien we een veranderend bibliotheekgebruik, meer gericht op verblijven, studeren en het bezoeken van activiteiten en minder op het lenen. 19
uitleningen 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 centrum wijkvestigingen 0 overige 20
uitleningen per vestiging 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 2014 2013 2012 0 2011 Evenals het aantal leden neemt ook het aantal uitleningen af, zij het in mindere mate: 8% minder leden tegenover 1,3% minder uitleningen. In vergelijking met 2013 neemt het aantal uitleningen in Centrum zelfs toe, mede doordat Centrum in 2013 drie weken gesloten was in verband met renovatiewerkzaamheden. Omdat lenen en het lidmaatschap aan elkaar gekoppeld zijn is het verschil in ontwikkeling opvallend. Waarschijnlijk spelen in het hoge dalingspercentage van het aantal leden de onder 2. Bezoekers genoemde incidentele oorzaken van het ledenverlies (opschoning ledenbestand jeugd en afhaken Landstede MBO Biebsearch) een belangrijke rol. 21
22
7. Educatie dienstverlening aan het onderwijs School Brede school open boek monitor actuele bieb contract Ambelt CBS De Aquarel CBS De Ark CBS De Boog Chr. Praktijkonderwijs CBS De Duyvencamp CBS De Ichtus CBS De Klokbeker CBS De Morgenster ja ja CBS De Wendakker CBS De Zevensprong Ja Offerte CBS De Zuidster Ja Ja ja Ja ja, BS uren CBS Het Carillon Ja Ja ja klassenbieb CBS Het Mozaiek Offerte CBS Het Stroomdal Ja Ja CBS Koningin Emma School CBSO Brug Ja Ja GBS Aquamarijn ja GBS De Schatgraver GBS Smaragd GBS Sprankel GSBO Eliëzerschool GSBO Obadjaschool KBS De Phoenix KBS De Vlieger Ja KBS De Wilgenburg Ja Ja ja Ja Ja KBS De Wingerd Ja Ja ja ja ja, BS uren KBS Het Atelier ja Jenapleinschool Ja Ja Ligplaatsschool 't Zwanenest OBS Campherbeek ja OBS De IJsselhof Ja OBS De Krullevaar OBS De Markesteen OBS De Marshof Ja ja OBS De Octopus ja OBS De Oosterenk Ja Offerte OBS De Parkschool Ja OBS De Ridderspoor OBS De Schatkamer Ja Ja ja komt Offerte OBS De Springplank (Wonderwoud) ja OBS De Toonladder ja OBS De Werkschuit OBS De Wieden ja OBS Enkschool ja ja OBS Floris Radewijn Windesheim Ja ja OBS Geert Grote School OBS Het Festival Ja OBS Het Veldboeket Ja Ja ja Ja ja, BS uren OBS Montessorischool Oec. Basisschool De Kubus Wijthmen ja ja ja ja Onderwijscentrum de Twijn Ja Ja Offerte Paperclip (was Veerezon) Nog niet Ja SBO De Sluis SBO Facet Ja Ja ja Ja Ja SBO Het Speelwerk Ja 2014/15 komt Offerte Vrije School Michaël 23
C. FINANCIEEL VERSLAG 2014 24
Inhoudsopgave C. FINANCIEEL VERSLAG 24 1. Inleiding 26 2. Balans per 31 december 2014 34 3. Exploitatierekening 2014 36 4. Kasstroomoverzicht 37 5. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 38 6. Toelichting op de balans per 31 december 2014 40 7. Specificatie van de exploitatierekening 2014 49 8. Overige gegevens 62 9. Controlebevindingen 63 Bijlage: Staat van materiële vaste activa 64 25
1. INLEIDING FINANCIEEL VERSLAG 1.1. Kader Financieel Verslag 2014 Bibliotheek Zwolle stuurt financieel op basis van de Begroting 2014. Tegenover het beschikbaar stellen van subsidie door de gemeente staan prestatieverplichtingen van de kant van de bibliotheek. Deze zijn vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst 2014. De gemeente stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar de begroting en de uitvoeringsovereenkomst vast. De Begroting 2014 en de Uitvoeringsovereenkomst 2014 vormen de uitwerking van de beleidsvoornemens die zijn vastgelegd in de Strategische Agenda 2013-2016: Schatkamer voor leren en ontmoeten. De geleverde prestaties afgezet tegen de prestatieafspraken zijn verantwoord onder B. Bedrijfsresultaten. De financiële resultaten komen onder C. Financieel Verslag aan de orde. 1.2. 2014: cruciaal voorbereidingsjaar Algemeen 2014 heeft financieel in het teken gestaan van de voorbereidingen: op de fusie van Bibliotheek, Muzerie en Kunst&Zo tot Stadkamer en op de verhuizing van vestiging Centrum naar de Zeven Alleetjes. Er is een belangrijke basis gelegd voor de echte veranderingen die in 2015 (Stadkamer) en 2016 (verhuizing) plaats zullen vinden. Op weg naar Stadkamer Eind 2013 werden de met de fusie samenhangende transactiekosten begroot op 367.000. Daarvan zou de gemeente 150.000 voor haar rekening nemen in de vorm van een doelsubsidie, de bibliotheek 117.000 ten laste van de bestemmingsreserve Fusiekosten/Nieuwe huisvesting Centrum en de Muzerie 100.000 in de vorm van inbreng van eigen vermogen in Stadkamer. Eind 2014 is ten laste van de exploitatie van Bibliotheek Zwolle 206.000 daadwerkelijk besteed. Daarnaast heeft de Muzerie 56.000 aan fusiekosten uitgegeven. Daarmee is in totaliteit 262.000 van het transitiekostenbudget van 367.000 daadwerkelijk uitgegeven. Het is de verwachting dat het resterende budget ( 105.000) niet toereikend zal zijn om de nog komende direct aan de fusie-gerelateerde kosten te dekken. In de bestemmingsreserve Fusiekosten is daarom rekening gehouden met 29.000 aan hogere fusie-uitgaven. De meerkosten liggen vooral op de terreinen Marketing/PR, ICT en financieel beheer. Cultuureducatie nieuwe stijl De opzet van het onderdeel Cultuureducatie is niet alleen nieuw voor Zwolle maar ook landelijk een primeur. In 2014 is een werkbare opzet ontwikkeld voor de cultuur-educatieve fondsen voor het Primair Onderwijs, Het Voortgezet Onderwijs, Amateurkunst en de Wijken. In nauwe samenwerking met alle stakeholders waaronder de gemeente als initiator van het nieuw beleid, is een effectieve en efficiënte financiële structuur uitgewerkt. De complexiteit van het geheel is echter zodanig dat we voor 2015 een doorontwikkeling voorzien op basis van de praktijkervaringen. Ontwikkeling van de businessunits Materialenbank en Bedrijfsbureau Binnen de Stadkamer-organisatie nemen de Materialenbank en het Bedrijfsbureau een aparte plaats in. Beide onderdelen zijn ingericht als businessunits. De gemeente heeft voor beide onderdelen samen tot en met 2017 een jaarlijks aflopend bedrag aan garantiesubsidie in het vooruitzicht gesteld. Vanaf 2018 moeten de Materialenbank en het Bedrijfsbureau financieel op eigen benen staan. De ontwikkeling van gesubsidieerde- naar kostendekkende exploitatie vergt zowel een omslag in denken en handelen van de medewerkers als voor de afnemers (vooral scholen) die tot dusverre gewend waren om zonder doorberekening van kosten diensten af te nemen. 2015 zal duidelijkheid verschaffen over het toekomstperspectief van beide units in de nieuwe setting. 26