functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap zoekt Ondersteuner team Organisatie, alsook team Beleid statutair Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2019/18 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij gebeten door technische verwerkingstools en de ondersteuning van data-analyse? Dan ben jij de geknipte persoon om een dynamisch team Organisatie en team Beleid van het VAPH te ondersteunen. Het team Organisatie én het team Beleid van het VAPH situeert zich binnen de afdeling Horizontale teams. Het team Organisatie, waar je deel van uitmaakt, neemt de organisatiebeheersing en het procesmanagement voor zijn rekening. Het team Beleid, dat je eveneens ondersteunt, zet de bakens uit m.b.t. het te voeren beleid binnen het VAPH en ondersteunt het wetenschappelijk onderzoek. Als ondersteuner van deze teams ben jij een kei in het aanleveren van gespecialiseerde tools ter ondersteuning en opvolging van verschillende activiteiten van deze teams. Je levert niet alleen passende producten, maar je neemt ook een deel van de verwerking en analyse van gegevens voor je rekening. Daarnaast neem je ook algemeen ondersteunende taken waar voor verschillende (beleids)mensen binnen de teams. 2 HET VAPH Personen met een handicap staan centraal voor het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. We zetten volop in op hun autonomie en levenskwaliteit. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit, zoals een persoonsvolgend budget. De persoonsvolgende financiering gaat uit van een vraaggestuurde zorg en
ondersteuning: de cliënten van het VAPH krijgen een eigen, persoonsvolgend budget op maat van hun vraag naar ondersteuning en kunnen zelf bepalen hoe ze die ondersteuning organiseren. Het VAPH biedt naast het persoonsvolgend budget ook tegemoetkomingen voor hulpmiddelen en zet in op rechtstreeks toegankelijke hulp, laagdrempelige handicapspecifieke begeleiding, dagopvang en verblijf. De hoofdzetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale kantoren in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt +/- 300 personeelsleden. 3 TAKENPAKKET 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Je maakt deel uit van het zelforganiserende team Organisatie. Je werkt samen met collega s en je rapporteert aan elkaar. / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / / / 2. Doel van de functie pagina 2 van 10
Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. Als ondersteuner van het team Organisatie en het team Beleid ben jij een kei in het aanleveren van gespecialiseerde tools ter ondersteuning en opvolging van verschillende activiteiten van de teams. Je werkt je ook in in de materie van het team om de juiste ondersteuning te kunnen bieden. Je levert niet alleen passende producten, maar je neemt ook een deel van de verwerking en analyse van gegevens voor je rekening. Je neemt daarenboven algemeen ondersteunende taken waar voor verschillende (beleids)mensen binnen de teams. 3. Resultaatgebieden Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het Voorbeelden van activiteiten - Contact opnemen met de nodige mensen om informatie in te winnen ter verduidelijking van de opdracht - Het maken van een analyse van de benodigdheden van het team - Inhoudelijk studiewerk van de processen - Administratie in orde brengen voor opdrachten, uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Opzoekwerk doen naar informatie en hulpmiddelen om taken vlot en efficiënt af te handelen - Gegevens en specifieke data verzamelen en verwerken in functie van wetenschappelijk onderzoek - (excel)specifieke bestanden ontwerpen om dataverzameling en verwerking te vergemakkelijken - Tools ontwikkelen ter ondersteuning van organisatieontwikkeling - Uitvoeren van analyses en metingen - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties zoals het beheer teamdrives) - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties (beheer teamdrives) - Redactie van teksten, vertaalwerk en ook lay-out) - Verduidelijken van de voorgestelde oplossingen en tools - Informatie geven omtrent de gedane data verwerkingen - Trends rapporteren pagina 3 van 10
team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Nota s maken of voorbereiden - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de analyses, ontwerpen, - Beheer van gegevens van onderzoeken - Aanvullen van de sjablonen en tabellen rond organisatieontwikkeling - Opvolgen van de informatiebeheersing van het team - Opvolgen van de mailbox van team Beleid en organisatie. - Analyseren van data - Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data - Collega s ondersteunen bij het gebruik van ontwikkelde ondersteuningsproducten - Voorbereiden van presentaties of demo s - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, - Opnemen van secretariaat van (beleids)overleg - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, - Opzoeken van functies en mogelijkheden om activiteiten te vereenvoudigen of stroomlijnen - Opvolgen van de ontwikkelingen m.b.t. databeheer - Informatie-uitwisseling met vakgenoten en teamgenoten, medewerkers uit verschillende afdelingen - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 pagina 4 van 10
Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Initiatief nemen niveau 1 Communiceren niveau 1 4.2. Vaktechnische competenties Je hebt een bachelor/graduaat Informatica. Je hebt minstens 4 jaar aantoonbare professionele ervaring in de technische ondersteuning (met tools en middelen) van processen als wetenschappelijk onderzoek, organisatiebeheersing of procesmanagement. 5. Andere functierelevante informatie 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:: Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het VAPH. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het VAPH in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het VAPH en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). pagina 5 van 10
Je bent in het bezit van een bachelor/graduaat diploma Informatica. Je hebt minstens 4 jaar aantoonbare professionele ervaring in de technische ondersteuning (met tools en middelen) van processen als wetenschappelijk onderzoek, organisatiebeheersing of procesmanagement. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor (www.selor.be). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Marijke Bosteels, hrm@vaph.be. 4.2 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de - hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 6 van 10
- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien er één kandidaat weerhouden wordt na deze selectiefase, kan deze procedure besloten worden op basis van het dossier. De cv-screening vindt plaats eind oktober 2019. 6.2 EXTERNE SCREENING De persoonsgebonden competenties zoals vermeld in de functiebeschrijving worden gescreend via een selectiekantoor. Deze fase is adviserend. pagina 7 van 10
6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke volgende criteria: - Je motivatie - Je visie op en inzicht in de functie - Je technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie Deze fase is adviserend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15 oktober 2019. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar hrm@vaph.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (2019/18). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: pagina 8 van 10
je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 15 oktober 2019 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sara Demuzere, via sara.demuzere@vaph.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Marijke Bosteels, Hr-team VAPH, via hrm@vaph.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar hrm@vaph.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Ondersteuner team Organisatie en team Beleid bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Het VAPH kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Ondersteuner team Organisatie. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 9 van 10
Het VAPH kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10