Hartenrace Handleiding voor het organiseren van een Hartenrace Race voor je leven! Bewegen is lekker en gezond! 1
Inhoud Voorwoord 3 Tips om het nog professioneler aan te pakken 9 Finish 9 Deel 1: Handleiding voor het organiseren van een hartenrace 1 Vorming van een commissie / werkgroep 4 Na de Hartenrace 9 Benodigde materialen 10 2 Plan van aanpak 4 3 Voorbereiding sponsoractiviteit 4 Bepalen uitvoeringsdag en tijdstip 4 Bepalen route 4 Regelen verzekeringen / vergunningen / EHBO 5 Afspraken maken met de bank 5 Promotie / publiciteit 6 Uitdelen sponsorformulieren / zoeken sponsors 6 Hartenracepakket 7 4 Uitvoering 8 Deel 2: bijlagen Bijlage 1: Actielijst voorbereiding sponsoractiviteit 11 Bijlage 2: Planning voorbereiding sponsoractiviteit 12 Bijlage 3: Deelnemerskaart 13 Bijlage 4: Sponsorformulier 14 Bijlage 5: Registratieformulier 15 Bijlage 6: Persbericht Hartenrace 16 Bijlage 7: Financiële afhandeling 17 Bijlage 8: Hartstichting 18 Uitzetten route 8 Aankleden startlocatie 8 Registratie / start 8 2
Voorwoord De Hartenrace is een sponsoractiviteit, die u op uw school of uw jeugd(sport)club organiseert, om kinderen bewust te maken van het belang om fit en gezond te blijven. Met de opbrengst van deze sportieve prestatie steunen de kinderen de strijd tegen hart- en vaatziekten. Op elke school of (sport)club zijn er ongetwijfeld kinderen die met deze ziekten in aanraking komen. Een vriendje of vriendinnetje met een aangeboren hart afwijking, een familielid die een hartinfarct kreeg of te maken heeft met de gevolgen van een beroerte. Of zelfs iemand die plotseling overleed aan een hartstilstand. De Hartenrace wordt het leukst en heeft het meeste succes, als u die passend en professioneel organiseert. Deel 1 van dit boekje is een handleiding, waarmee u de organisatie op poten kunt zetten en de sponsoractiviteit soepel kunt laten verlopen. Met de handleiding kunt u bijvoorbeeld een sponsorloop, skeeler- of fietstocht organiseren. Deel 2 bevat de bijlagen: deelnemerskaarten, registratieformulieren en andere materialen, tips en suggesties die uw organisatie rond maken. Met de Hartenrace snijdt het mes aan twee kanten. U en de kinderen hebben een heel leuke sportieve dag en volwassenen en kinderen met hart- en vaatziekten zijn u er dankbaar voor. Wij wensen u veel succes met het organiseren van uw Hartenrace! Met vriendelijke groet, Floris Italianer directeur 3
Deel 1 1 Vorming van een commissie / werkgroep Om de voorbereidingen voor een sponsoractiviteit goed te laten verlopen, vormt u ruim van tevoren een commissie of werkgroep. Hiervoor heeft u drie tot vijf personen nodig die de organisatie (=coördinatie) op zich willen nemen. Neem in de commissie zowel personen met leiding gevende als uitvoerende capaciteiten op. Zorg ervoor dat de beslissingen over de precieze taken en verantwoordelijkheden door het hele team gedragen worden. 2 Plan van aanpak Tijdens de eerste bijeenkomst van de commissie spreekt u af wie voorzitter is. Bedenk een sponsoractiviteit die bij uw school of (sport)club past, bijvoorbeeld een sponsorloop, skeelertocht, fietstocht, danswedstrijd of sport- en speldag. Daarna start u met het maken van een plan van aanpak. Eerst inventariseert u welke ideeën er zijn. Vervolgens kijkt u in hoeverre deze ideeën haalbaar zijn, rekening houdend met het budget, het aantal vrijwilligers enzovoort. Wanneer u het eens bent over de globale opzet van de loop of tocht en het doel ervan, bekijkt u welke actiepunten hieruit voortvloeien. U maakt een taakverdeling en spreekt af wie verantwoordelijk is voor de afhandeling van de diverse actiepunten. Tijdens de twee vervolgbijeenkomsten bespreekt u de voortgang en stelt u de plannen zonodig bij. Handige hulpmiddelen voor het maken van een plan van aanpak zijn: Bijlage 1: Actielijst voorbereiding sponsor activiteit Bijlage 2: Planning voorbereiding sponsor activiteit 3 Voorbereiding sponsoractiviteit Bepalen uitvoeringsdag en tijdstip Eerst bepaalt u welke dag en welk tijdstip het meest geschikt zijn voor het evenement. Houd hierbij rekening met andere activiteiten binnen de jaarplanning en andere evenementen in de eigen omgeving. Overleg op scholen met elkaar of de activiteit binnen of buiten schooltijd plaatsvindt. Binnen schooltijd betekent minder ouders om te komen aanmoedigen, buiten schooltijd hebben kinderen soms verplichtingen: (sport)clubs, muziekles enzovoort. Bepalen route Voor de sponsorloop, fiets- of skeelertocht kunt u een bestaande route gebruiken of zelf een route uitzetten. Voor bestaande routes kunt u terecht bij het VVV-kantoor, de ANWB of de plaatselijke fietsvereniging. De VVV heeft vaak zowel bewegwijzerde als beschreven routes te koop. Wanneer u een bestaande route gebruikt, kan dat werk besparen. Bij een bewegwijzerde route van de juiste lengte hoeft u vooraf alleen kopieën te maken van de routebeschrijving en hierop het begin- en eindpunt aan te passen. Natuurlijk kunt u ook zelf een route uitzetten, bijvoorbeeld rond de school of (sport)club. Een korte route rond de school of (sport)club betekent een overzichtelijk parcours. Zijn er veel deelnemers in verschillende leeftijdsgroepen, deel de loop dan in per leeftijdsgroep. De afstand kunt u voor de jongere deelnemers 4
aanpassen, zodat zij niet door de oudere deelnemers omver worden gelopen. Gaat u zelf een route uitzetten, houd dan rekening met de volgende punten: Maak zoveel mogelijk gebruik van wandelof fietspaden. Maak het parcours niet te lang en te zwaar en pas het aan de leeftijd van de deelnemers aan. Zorg ervoor dat er niet te veel verkeerslichten, gevaarlijke oversteekplaatsen en doorgaande autoroutes in het parcours worden opgenomen. Zorg ervoor dat er op gevaarlijke kruispunten vrijwilligers staan voor het oversteken. Probeer de route ook landschappelijk interessant te maken (bijvoorbeeld door een park). Maak een routebeschrijving en gebruik eventueel routepijlen voor het aangeven van de route. Zorg voor een duidelijk start- en eindpunt. Zorg bij een grootschalig evenement voor EHBO (bij een kleinschalig evenement voldoet een EHBO-doos). Afspraken maken met de bank Omdat de Hartenrace aanzienlijke geldbedragen op kan leveren is het handig vooraf na te denken hoe u omgaat met het binnenkomende geld. Voor het tellen van de vooral kleine muntstukken is het handig gebruik te maken van een automaat bij een bank. Zoek vooraf uit waar dit kan en maak hierover met de betreffende bank goede afspraken. In veel gevallen is het hebben van een lopende rekening bij de betreffende bank een voorwaarde voor het gebruik van de geldtelautomaat. Regelen verzekeringen / vergunningen / ehbo Zorg voor een Aansprakelijkheidsverzekering Particulieren (op scholen / (sport)clubs is dit meestal al geregeld). Zorg voor een vergunning van de gemeente (als buiten het school- of sportterrein wordt gelopen). Laat de politie zonodig het parcours goedkeuren. 5
Promotie / publiciteit Om de loop of tocht aan te kondigen kunt u gebruikmaken van de posters in het pakket. Ook kunt u het evenement aankondigen in de nieuwsbrief, de weekbrief, de schoolkrant of het verenigingsblad. Daarnaast kunt u ook een persbericht naar de plaatselijke media sturen (bijlage 6). Vooral huis-aan-huisbladen en de lokale kabelkrant zijn geschikte kanalen. De posters kunt u ophangen bij supermarkten, sportverenigingen, bibliotheek en gemeentelijke infocentra. Schakel de kinderen in bij het verspreiden van posters en ander promotiemateriaal. Maak de start van het evenement (ook voor de pers) aantrekkelijk en organiseer een officiële opening. Voor het geven van het startschot en het uitspreken van een korte inleiding kunt u een (plaatselijk) bekende sporter / zanger of de burgemeester of wethouder vragen. Om de spreker(s) voor iedereen verstaanbaar te maken, zorgt u voor een geluidsinstallatie en een microfoon. Vang sprekers en pers bij aankomst op en houd hen op de hoogte van de laatste ontwikkelingen (aantal deelnemers, route enzovoort). Bekijk ter plaatse welke mogelijkheden er zijn voor de verdere aankleding van het startpunt met spandoeken, ballonnen enzovoort. Zorg ervoor dat de openingsceremonie niet langer dan vijf minuten duurt. Laat de spreker een bel luiden, op een gong slaan of in een toeter knijpen als start van het evenement. De spreker kan natuurlijk zelf ook een rondje lopen/fietsen. Uitdelen sponsorformulieren / zoeken sponsors Deel ongeveer twee weken voor de sponsoractiviteit de sponsor formulieren (bijlage 4) aan de kinderen uit. Doe dit in alle groepen op hetzelfde moment, zodat alle kinderen evenveel kans hebben om in de nabije omgeving sponsors te vinden. Sponsors vullen op het sponsorformulier hun naam en adres in en het bedrag dat zij willen betalen per afgelegde kilometer of ronde (of een maximumbedrag). Zorg dat de kinderen aan de sponsors ook duidelijk kunnen maken hoe groot een ronde is en hoe lang de activiteit maximaal duurt. Binnen twee weken na de Hartenrace gaan de kinderen bij de sponsors het gesponsorde bedrag ophalen. 6
Hartenracepakket Om de aankleding van de Hartenrace aantrekkelijker te maken kunt u het Hartenracepakket bestellen. Dit pakket bevat: 1 spandoek 10 posters 50 Hartstichting ballonnen 100 aanmoedigingsvlaggetjes 60 textielstickers 1 voorbeeld deelnemerscertificaat 1 retourenvelop** De kosten bedragen 15,- per pakket inclusief verzendkosten. U kunt het pakket bestellen via het bestelformulier op www.hartstichting.nl/hartenrace * Het pakket bevat 1 voorbeeld deelnemerscertificaat. Het digitale certificaat is beschikbaar via: www.hartstichting.nl/hartenrace ** Het spandoek dient na de race retour gestuurd te worden middels bijgevoegde retourenvelop. 7
4 Uitvoering Uitzetten route Als de route niet bewegwijzerd is, kunt u s ochtends op de dag van het evenement pijlen uitzetten. Zorg ervoor dat er bij iedere verandering van richting een pijl wordt geplaatst (laag bij de grond). Bij een rondje om de school volstaat het zetten van pijlen met krijt en het plaatsen van een aantal helpers op de hoeken. Let op losliggende stenen, verhogingen en nauwe doorgangen. Op gevaarlijke plaatsen kunt u extra helpers neerzetten. Zet langs de volledige route duidelijk herkenbare begeleiders. De stickers in het pakket kunnen hiervoor gebruikt worden op bijvoorbeeld rode T-shirts. De begeleiders kunnen, vooral op gevaarlijke punten, de veiligheid waarborgen. in het pakket op bijvoorbeeld rode T-shirts, zodat ze goed herkenbaar zijn. Als er veel deelnemers tegelijk starten hebt u zes medewerkers nodig, zeker als de deelnemers veel rondjes maken. De deelnemers komen met hun ingevulde sponsorformulieren (bijlage 4) bij de start. U neemt de formulieren in en deelt de deelnemerskaarten (bijlage 3) uit. De namen van alle deelnemers noteert u op het registratieformulier (bijlage 5). De deelnemers beginnen na het startschot aan de wedstrijd met de deelnemerskaart (bijlage 3) aan een touwtje om de nek of met een veiligheidsspeld bevestigd aan het T-shirt. Iedere afgelegde ronde wordt aange tekend op de deelnemerskaart met een stift of marker. U kunt natuurlijk ook stempels zetten. Aankleden startlocatie Zet de registratietafels klaar en kleed de startlocatie aan met de spandoeken en de ballonnen uit het pakket. Sluit indien nodig ook de microfoon aan en leg gong, toeter of bel klaar. Reik aan het aanwezige publiek de aanmoedigingsvlaggetjes uit. Registratie / start Laat de registratiebalie bemannen door minimaal drie mensen. Geef hun de stickers Tip Laat bij een (lange) route vrijwilligers op de route patrouilleren. Deze medewerkers helpen waar nodig bij het verduidelijken van de route en bij kleine ongelukjes (zij roepen zonodig ook de hulp van de EHBO in). Zet op de helft van het parcours een tafel met wat te drinken klaar. 8
Tips om het nog professioneler aan te pakken Regel vooraf een busje om deelnemers die uitvallen op te halen. Eventueel kunt u vanuit het busje ook reservefietsen / skeelers verstrekken en pijlen voor de bewegwijzering ophalen. Wellicht is de plaatselijke rijwielhandelaar bereid een busje (en reservefietsen) beschikbaar te stellen. Zorg voor begeleiding bij gevaarlijke oversteekplaatsen. Na de Hartenrace Geef de deelnemers het ingevulde sponsorformulier en de deelnemerskaart in een envelop mee naar huis. Met de meegegeven envelop gaan de deelnemers naar de sponsors om het geld op te halen. Dit leveren zij op school of op de (sport) club weer in bij een leerkracht / trainer of lid van de commissie. Deze zorgt ervoor dat het geld op een veilige plek bewaard wordt. Zorg ervoor dat het geld binnen twee weken opgehaald is. Finish Geef van tevoren aan hoe lang de activiteit gaat duren. Gemiddeld duurt een activiteit twintig tot dertig minuten. Is er sprake van een parcours rond de school of (sport)club, dan kunt u ook een eindsignaal (toeter of bel) afspreken. Vang de deelnemers bij de finish op en neem de deelnemerskaarten in. Noteer het aantal rondes of de afgelegde afstand op het sponsorformulier en reken uit hoeveel geld de betreffende deelnemer bijeen heeft gebracht. Noteer dit totaalbedrag op het sponsorformulier en het registratieformulier. Reken aan de hand van de op het registratieformulier vermelde bedragen uit hoeveel de totale opbrengst is. Als dit niet onmiddellijk lukt, kunt u dit ook later bekendmaken via de week- of nieuwsbrief en / of via de website van de school of (sport)club. Geef iedere deelnemer een op naam gesteld certificaat. 9
Benodigde materialen Deze materialen heeft u op de dag van de wedstrijd nodig. Sommige zitten in het pakket, andere treft u als bijlage aan of kunt u downloaden. Materialen ter aankleding startlocatie: spandoek, ballonnen etc. (in pakket) 2 tafels voor registratie Microfoon / muziekinstallatie Bel, toeter of gong Deelnemerskaarten (bijlage 3 / downloaden) Registratieformulieren (bijlage 5 / downloaden) Textielstickers (in pakket) Deelnemerscertificaten (voorbeeld in pakket / downloaden) Aanmoedigingsvlaggetjes voor publiek (in pakket) Stopwatch / horloge Rekenmachines Pennen Eventuele routebeschrijving Personele inzet op de dag zelf Uitdelen aanmoedigingsvlaggetjes 2 personen Tijdens Registratie 3 personen of meer (Patrouilleren) 2 personen Uitdelen drinken 2 personen (Bezemwagen) 1-2 personen (Posten bij oversteekplaatsen)... personen Na afloop Innemen deelnemerskaarten 4 personen Registreren aantal rondes op sponsorformulier 1 persoon Uitrekenen behaalde resultaat 3 personen Registreren behaalde resultaat 1 persoon Uitdelen deelnamecertificaten 1 persoon Vooraf Uitzetten route + pijlen 1-2 personen Ophangen spandoek + ballonnen 2 personen Klaarzetten registratietafels, klaarleggen microfoon 2 personen 10
Deel 2 Bijlage 1: Actielijst voorbereiding sponsoractiviteit Actiepunt Verantwoordelijke persoon Afspraken Datum afhandeling Vorming commissie Bepaling datum (Benaderen spreker) Downloaden / printen / kopiëren deelnemerskaarten Downloaden / printen / kopiëren registratieformulieren Downloaden / printen / kopiëren sponsorformulieren Maken persbericht Schrijven aankondiging voor nieuwsbrief Verspreiden posters Persoonlijk benaderen van de pers (Reserveren EHBO ers) (Benaderen vrijwilligers uitzetten route) Maken of kopen routebeschrijving Kopiëren routebeschrijvingen (Regelen / maken routepijlen) Regelen bel, toeter of gong Regelen tafels voor de registratie en eventueel voor stempelposten Uitdelen sponsorformulieren (Regelen voldoende mobiele telefoons en overzicht nummers) Maken taakverdeling voor dag van evenement (en inplannen vrijwilligers) Instrueren vrijwilligers Afspraak maken over inzamelen en bewaren van binnengehaald geld Afspraak maken met bank over aanleveren en tellen geld 11
Bijlage 2: Planning voorbereiding sponsoractiviteit Actiepunt 6 5 4 3 2 1 Vorming commissie Bijeenkomst commissie Benaderen spreker(s) Downloaden sponsorformulieren, deelnemerskaarten en registratieformulieren Kopiëren sponsorformulieren, deelnemerskaarten en registratieformulieren Sponsorformulieren uitdelen aan deelnemers Maken persbericht Verspreiden persbericht Benaderen pers (Reserveren EHBO ers) Benaderen vrijwilligers (Uitzetten fietsroute) Maken of kopen routebeschrijving fietstocht (Uitzetten hardloop- of skeeler route) Maken of kopen routebeschrijving sponsorloop, fiets- of skeelertocht (Regelen / maken routepijlen) Regelen bel, toeter of gong Regelen tafels voor de registratie (en evt. stempelposten) Maken taakverdeling voor dag van het evenement (+ inplannen vrijwilligers) Uitdelen sponsorformulieren (Regelen bezemwagen) (Regelen voldoende mobiele telefoons en telefoonnummers) Instrueren vrijwilligers Kopiëren routebeschrijvingen Maken registratieformulieren 12
Bijlage 3: Deelnemerskaart Deelnemersbewijs Hartenrace Naam Groep / klas Eindresultaat Naam leerkracht Handtekening leerkracht Deelnemersbewijs Hartenrace (sport)club Naam Team Eindresultaat Naam begeleider Handtekening trainer De digitale deelnemerskaart is beschikbaar op www.hartstichting.nl/hartenrace 13
Bijlage 4: Sponsorformulier Naam deelnemer School / (sport)club Groep / team Naam Adres Bedrag per ronde Maximumbedrag Handtekening,,,,,,,,,,,,,,,, Het digitale sponsorformulier is beschikbaarop www.hartstichting.nl/hartenrace 14
Bijlage 5: Registratieformulier Naam Groep / Team Aantal rondes Totaal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Het digitale registratieformulier is beschikbaarop www.hartstichting.nl/hartenrace 15
Bijlage 6: Persbericht Hartenrace Hier treft u een tekst aan over de Hartenrace die u aan de plaatselijke media kunt sturen. Voorbeeld persbericht voor scholen en (sport) clubs die een Hartenrace organiseren Basisschool / (sport)club (NAAM) in actie voor de Hartstichting. (PLAATS), (DAG) (DATUM). Op (DAG) (DATUM) organiseert (NAAM SCHOOL / SPORTCLUB) een Hartenrace voor de Hartstichting. De Hartenrace is een evenement om kinderen bewust te maken van het belang om fit en gezond te blijven. Tegelijkertijd zamelen zij geld in voor de strijd tegen hart- en vaatziekten. De Hartenrace is een hardloop / fiets / skeelersponsoractiviteit. Dat betekent dat de kinderen per afgelegde ronde een bedrag krijgen van hun sponsors. De kinderen zijn gezond en sportief bezig en helpen hartpatiënten, waaronder leeftijdgenootjes die het minder hebben getroffen dan zij. Activiteiten om kinderen gezonder te laten leven worden steeds belangrijker: overgewicht bij kinderen komt steeds vaker voor. Hoe gezonder kinderen en jongeren nu leven, hoe kleiner de kans dat ze later een hart- of vaatziekte krijgen. Over de Hartstichting Er zijn nu 1 miljoen hart- en vaatpatiënten in ons land. Aan hart- en vaatziekten overlijden per dag 107 mensen. Dagelijks komen 1.000 mensen met hart- en vaatziekten in het ziekenhuis terecht. De preventie, behandeling en genezing van de ziekte is de missie van de Hartstichting. Wij strijden al 50 jaar tegen hart- en vaatziekten, één van de belangrijkste doodsoorzaken in ons land, door onder andere voorlichting te geven over een gezonde leefstijl en door innovatieve verbeteringen in de zorg te bewerkstelligen. NOOT VOOR DE REDACTIE (NIET VOOR PUBLICATIE) Voor meer informatie of aanwezigheid tijdens de Hartenrace kunt u contact opnemen met: (NAAM SCHOOL / (SPORT)CLUB, NAAM CONTACTPERSOON, TELEFOONNUM- MER, E-MAIL) Voor algemene vragen over de Hartenrace en / of Hartstichting kunt u contact opnemen met de persvoorlichters van de Hartstichting via 06 46 28 26 89 / 06 46 30 72 94 of pers@hartstichting.nl 16
Bijlage 7: Financiële afhandeling Overmaken opbrengst sponsor activiteit Het bedrag dat uw school / (sport)club met de Hartenrace heeft opgehaald, kunt u storten op Rabobank rekening NL71RABO0127652426 onder vermelding van opbrengst Hartenrace (datum) en de naam en plaatsnaam van uw school / (sport)club. Overhandigen cheque Wilt u persoonlijk een cheque overhandigen aan een vertegenwoordiger van de Hartstichting, stuur dan een e-mail aan mijnactie@hartstichting.nl 17
Bijlage 8: Hartstichting Hartstichting Er zijn nu 1 miljoen hart- en vaatpatiënten in ons land. Aan hart- en vaatziekten overlijden per dag 107 mensen. Dagelijks komen 1.000 mensen met hart- en vaatziekten in het ziekenhuis terecht. De preventie, behandeling en genezing van de ziekte is de missie van de Hartstichting. Wij strijden al 50 jaar tegen hart- en vaatziekten, één van de belangrijkste doodsoorzaken in ons land, door onder andere voorlichting te geven over een gezonde leefstijl en door innovatieve verbeteringen in de zorg te bewerkstelligen. Bewust van je hart Onderzoek wijst uit dat de huidige generatie jongeren, als gevolg van hun ongezonde leefstijl, een grotere kans loopt op jongere leeftijd hart- en vaatziekten te ontwikkelen dan hun ouders. De Harstichting wil met de Hartenrace kinderen bewust maken van hun hart, ze verleiden om met en voor hun hart te leven. Want, hoe gezonder kinderen en jongeren nu leven, hoe kleiner de kans dat ze later een hart- of vaatziekte krijgen. Meer informatie www.hartstichting.nl 18
Race voor je leven! Bewegen is lekker en gezond! Deze handleiding is een onderdeel van het Hartenracepakket, een uitgave van de Hartstichting, Postbus 300, 2501 CH Den Haag, www.hartstichting.nl 19