profiel Juridisch secretaresse Regie: ECABO Datum wijzigen: 15-12-2003 Versie 1 Print: 23-december-2003 Pagina 1 van 16
BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Juridisch secretaresse (SE 007) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: 15-12-2003 versie: 1 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie Rapportage arbeidsmarktmonitor, sector secretarieel (februari 2001) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur Secretarieel dd. 16-9-2003 dd. 16-9-2003 Secretaresse Senior Secretaresse Juridisch secretaresse Secretaresse juridische afdeling Loopbaanmogelijkheden De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot managementassistente van een advocaat of notaris, notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden complexiteit typerende beroepshouding De juridisch secretaresse is werkzaam in elke arbeidsorganisatie (groot), klein, profit, non-profit) waar professionele beroepsbeoefenaars zoals rechters, notarissen, juristen en juridische medewerkers werkzaam zijn. Kenmerkend is dat het werk zich afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang. De branche kent eigen regels bijvoorbeeld die van de orde van advocaten. De essentie van het secretaresseberoep is informatiebeheer: opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands, Engels of een andere moderne vreemde taal. De juridisch secretaresse verwerkt diverse soorten documenten. De behandeling ervan vergt een grote nauwkeurigheid bij en vaardigheid in het uitvoeren van de juiste procedures. De uitwerking van correspondentie en processtukken gebeurt voornamelijk met behulp van de dictafoon. Ook allerlei vormen van mondelinge communicatie (zowel in het Nederlands als in een moderne vreemde taal) ten behoeve van het afhandelen van telefoonverkeer en het verkrijgen en verstrekken van informatie behoren tot het dagelijks werk. De juridisch secretaresse plant de werkzaamheden van de juristen, bewaakt de deadlines en zorgt voor de intake van nieuwe cliënten. De juridisch secretaresse moet in de planning rekening houden met de rechtsgang, bijvoorbeeld met de data van zittingen, of van de verkoop van onroerend goed. Verder voert zij diverse administratieve handelingen uit om ervoor te zorgen dat degenen waarvoor zij werkt, tijdig over de vereiste informatie beschikken. De juridisch secretaresse maakt gebruik van de relevante moderne hulpmiddelen. De context waarbinnen de secretaresse haar werkzaamheden uitvoert stelt vanwege de bewijs- en bewaarlast hoge eisen aan het dossierbeheer en de archivering. De juridisch secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van gegevens, informatie, communicatie, planning en organisatie en komt de afspraken na. Zij neemt bij afwezigheid van de leidinggevende zelf initiatieven tot het afhandelen van zaken en het geven van informatie. Zij handelt routinematige zaken zelfstandig af, minder routinematige zaken handelt zij af aan de hand van aanwijzingen. In grotere organisaties kan de juridisch secretaresse deel uitmaken van een secretariaat. Vanwege de grote diversiteit aan juridische handelingen en documenten en daarbij behorende procedures, moet de juridisch secretaresse uitgebreide kennis hebben van de rechtsgang en de handelingen die bij een bepaalde fase horen. De juridisch secretaresse moet die kennis gebruiken bij het verwerken correspondentie, het hanteren van de juiste procedures en het samenstellen van dossiers. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig, is loyaal, flexibel, initiatiefrijk, representatief, accuraat, zorgvuldig, creatief en assertief. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Rechtsprocessen met een maatschappelijke en/of politieke lading krijgen in toenemende mate te maken met publieke en media belangstelling. Onzorgvuldigheden in de rechtsgang komen sneller aan het licht. Juridische Print: 23-december-2003 Pagina 2 van 16
Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen instanties zullen daardoor sterker dan voorheen de kwaliteit van het eigen werkproces gaan bewaken. De juridisch secretaresse krijgt daarmee te maken daar zij een sleutelrol vervult in de bewaking van procedures, het verzorgen van de correspondentie en de administratieve verwerking van stukken. Verder wordt in de juridische wereld hard gewerkt aan het beperken van de doorlooptijd van procedures. Dit streven verhoogt de werkdruk van alle werkenden in de branche. Steeds belangrijker wordt kennis op het gebied van internationale wet- en regelgeving. Door het toenemende gebruik van ICT zijn de hulpmiddelen sterk veranderd. Technologische ontwikkelingen hebben echter weinig invloed gehad op de inhoud van het werk. N.V.T. Het juridisch secretaresseberoep is een communicatief ( talig ) beroep. Globalisering van de economie en de communicatie doet een steeds groter beroep op de talenkennis van de juridisch secretaresse en het vermogen om te gaan met cultuurverschillen. Print: 23-december-2003 Pagina 3 van 16
KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verzorgt de correspondentie 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3 Verzorgt bijeenkomsten 4 Verzorgt de post en het archief Print: 23-december-2003 Pagina 4 van 16
KERNTAAK 1 Verzorgt de correspondentie proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De juridisch secretaresse werkt voornamelijk dictaten uit tot brieven en juridische documenten in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert het document op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. De juridisch secretaresse zet de mondeling ingesproken tekst om in geschreven taal. Eventueel draagt de juridisch secretaresse zorg voor het (laten) ondertekenen van de correspondentie. Zij registreert en distribueert het product. Zij slaat het product (brief, processtuk, juridische akte, bezwaarschrift, memo, verslag, fax, e-mail, etc.) vervolgens op. Zij voegt het document toe aan het juiste dossier. De juridisch secretaresse verzorgt de correspondentie in een uitvoerende rol. Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op dit gebied doet ze zelfstandig. Onder correspondentie vallen alle vormen van schriftelijke communicatie, dus ook het invullen van gegevens in juridische akten, verslagen, faxen, e-mails, etc. Ze werkt de correspondentie en documentatie foutloos uit terwijl ze daarbij let op een passende en formeel juiste vormgeving. Ze zorgt ervoor dat het product tijdig gereed is en volgens de bedrijfsrichtlijnen is opgesteld. Bij de verwerking dient ze de juiste materialen en middelen te gebruiken. De juridisch secretaresse op een advocaten- of notariskantoor zorgt voor de intake van nieuwe cliënten, bepaalt de aard van de vraag om rechtshulp en wijst de cliënt toe aan een van de medewerkers van het kantoor. De juridisch secretaresse werkt de correspondentie uit met behulp van de dictafoon of werkt vanuit een concept en/of steekwoorden. Ook kan het zijn dat zij rechtszittingen bijwoont en zorgt voor de verslaglegging daarvan. Een ervaren juridisch secretaresse krijgt een eigen (overigens niet formele) verantwoordelijkheid voor de inhoud van de stukken. Ook de beantwoording van eenvoudige correspondentie wordt aan haar overgelaten. Ze moet daarom beschikken over een behoorlijke juridische kennis en eveneens het vakjargon beheersen. Goed plannen en organiseren van de werkzaamheden is van cruciaal belang daar de activiteiten worden uitgevoerd in het kader van een rechtsgang met vaste procedures en vaststaande data. Wanneer de juristen niet tijdig beschikken over de juiste stukken kan dit een schadepost betekenen voor de organisatie. De juridisch secretaresse werkt nauw samen met juristen en met haar leidinggevende en onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers binnen en buiten de organisatie. Ze is er op gericht medewerkers en de leidinggevende te helpen hun doelen te bereiken en biedt spontaan hulp aan wanneer iemand dreigt vast te lopen. Naast traditionele correspondentie wordt zeer veel gebruik gemaakt van e-mail en ander elektronisch berichtenverkeer. De secretaresse werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc en relevante softwarepakketten, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, internet, telefoon (SMS), archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. De juridisch secretaresse werkt veel met standaardformulieren bedoeld voor het opstellen van diverse juridische documenten. Zij levert producten af die taalkundig en inhoudelijk correct, doelgericht, conform de huisstijl of bedrijfsregels zijn en voldoen aan de eisen van vormgeving en layout. Zij draagt zorg voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de leidinggevende. De verwerking van de documenten moet foutloos gaan en brengt voor haar geen problemen met zich mee. Tijd versus kwaliteit De juridisch secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van opdrachten de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of juist niet. De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij voldoende informatie heeft ingewonnen of dat zij nog extra informatie moet inwinnen bij juridische instanties en/of cliënten. Prioritering De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan speciale wensen van de cliënt of dat zij de voorschriften van de organisatie opvolgt. Print: 23-december-2003 Pagina 5 van 16
KERNTAAK 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De juridisch secretaresse is bij het leggen en onderhouden van in- en externe contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de juristen en de leidinggevende. Zij verschaft de informatie juist, volledig en tijdig en stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar eigen gedrag zorgvuldig en correct in te stellen op het gedrag van de ander. Zo kan zij de ander de ruimte geven om zaken aan de orde te stellen en checkt zelf of de boodschap goed is begrepen. Ze verstrekt informatie en wint informatie in bij het voeren van in- en uitgaande gesprekken. Ze staat bezoekers te woord en overlegt met medewerkers binnen en buiten de organisatie. Ze verzorgt de intake van nieuwe cliënten, inventariseert de cliëntvraag en bepaalt aan wie de cliënt het beste kan worden toegewezen. De juridisch secretaresse regelt de eigen werkzaamheden zelfstandig. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de afdeling en haar positie daarin. De juridisch secretaresse functioneert als aanspreekpunt voor de afdeling en/of directe collega s. Daarnaast onderhoudt zij contacten met verschillende cliënten/relaties en informeert de bezoekers geheel zelfstandig. Voor cliënten is zij het eerste aanspreekpunt, ze verzorgt de intake en maakt voor hen afspraken met een jurist. De juridisch secretaresse verzamelt informatie en maakt, binnen de kaders van haar verantwoordelijkheden en bevoegdheden, een inschatting van het belang van de informatie en de contacten voor de leidinggevende(n). De juridisch secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende(n) en/of directe collega s en heeft direct contact met de cliënten. De juridisch secretaresse maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen zoals een telefoon, headphone, handsfreephone, (SMS), elektronische agenda, Webcam, pc, fax, printer, scanner, e-mail, internet, intranet, GSM en traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording aan een callcenter. Van de juridisch secretaresse wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Ze moet snel en effectief in actie komen wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Ze moet het belang van de klant (vaak een collega) als uitgangspunt nemen en duidelijk aangeven wat geleverd kan worden en wat niet. Ze dient te zorgen voor een goede bereikbaarheid voor de afdeling en haar leidinggevende. Informatie achterhouden versus openheid De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. Informatie doorgeleiden naar leidinggevende of dit niet doen De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar leidinggevende of juist niet. Informatie doorgeleiden versus dit niet doen De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor haar leidinggevende van belang zijn of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 6 van 16
KERNTAAK 3 Verzorgt bijeenkomsten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De juridisch secretaresse geeft ondersteuning aan de juristen, de afdeling of leidinggevende bij het plannen, voorbereiden en afhandelen van kleine bijeenkomsten zoals werkbesprekingen, rechtszittingen en bijeenkomsten ter voorbereiding van notariële akten. Zij werkt procedures uit, stelt draaiboeken, checklisten en werkplanningen op en controleert correspondentie en dossiers voorafgaande aan bijeenkomsten. Ze maakt afspraken, regelt eventueel faciliteiten, reserveert zonodig ruimten, verstuurt uitnodigingen, notuleert, werkt verslagen uit en draagt zorg voor de verzending ervan. Voor een goede afronding van de bijeenkomsten zorgt de jurisdisch secretaresse voor het bijhouden van de urenregistratie en het op basis daarvan opstellen en verzendklaar maken van declaraties. Zij zorgt voor het afhandelen van facturen en declaraties en tevens voor het boekhoudkundig verwerken van bijvoorbeeld griffierechten en deurwaarderskosten. De juridisch secretaresse voert de roladministratie uit, dat wil zeggen dat zij zorgdraagt voor de planning van de werkzaamheden van juridische medewerkers en de bewaking van termijnen (fatale data in verband met planning rechtszittingen en overige juridische bijeenkomsten). Ze dient de voortgang van de werkzaamheden te controleren, vooral of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig, moet zij er voor zorgen dat plannen tussentijds worden bijgesteld onder voortdurende bewaking van kritische termijnen. Om de voortgang van de werkzaamheden te bewaken, zorgt ze voor het beheer en de bewaking van een (elektronische) agenda, verzorgt de planning en stroomlijnt ze de werkzaamheden van de leidinggevende. Ook plant de juridisch secretaresse afspraken met cliënten. Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten doet de juridisch secretaresse in opdracht van de opdrachtgever. Ze is verantwoordelijk voor de planning, de bewaking van het organisatieproces, het verzamelen en op orde houden van de informatie en het assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van de juridisch secretaresse een heldere en effectieve communicatie. Opgedragen taken moet ze efficiënt organiseren en perfect uitwerken. Ze zorgt ervoor dat de administratief juiste procedures worden gehanteerd, de documentatie klopt en het benodigde dossier compleet is. Ze voert globale inhoudelijke signaliseringscontroles uit, zonder zich tot in detail met de inhoud te bemoeien. De juridisch secretaresse werkt tijdens het proces samen met interne betrokkenen (collega s), en is vraagbaak voor in- en externe deelnemers. De juridisch secretaresse maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc en geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals e-mail, internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder specifieke pakketten voor de juridische praktijk, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, telefoon (SMS) en andere traditionele kantoorbenodigdheden. Daarnaast hanteert de juridisch secretaresse een maand/jaarcyclus. De juridisch secretaresse moet tijdig en correct zorgen voor het verzamelen van feiten en gegevens die nodig zijn voor bijeenkomsten, besprekingen, vergaderingen etc. Zij redigeert en voegt gegevens toe die zijn ingebracht door derden. Zij ordent het materiaal en controleert de juistheid en volledigheid. Ze bewaakt kritische termijnen en fatale data. Tijdens de bijeenkomsten kan zij optreden als notuliste. De juridisch secretaresse verzorgt de notulen en distribueert na uitwerking het verslag of de besluitenlijst onder de betrokkenen. Daarnaast handelt ze in beperkte mate financiële zaken af. Van de juridisch secretaresse wordt verwacht dat zij taken zodanig oppakt dat, in samenwerking met de opdrachtgever, de doelen van de georganiseerde activiteit op een juiste en effectieve manier bereikt worden. Beschikbaarheid van mensen en middelen versus kwaliteit De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of de vereiste kwaliteit van het secretariële werk gehandhaafd kan worden met de beschikbare mensen en middelen of dat er menskracht moet worden ingehuurd. Zelf afhandelen versus doorgeleiden naar collega De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zijzelf in staat is de cliëntvraag goed in te schatten of dat zij collega's moet raadplegen om de zaak procedureel goed af te handelen. Print: 23-december-2003 Pagina 7 van 16
KERNTAAK 4 Verzorgt de post en het archief proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De juridisch secretaresse moet de post ontvangen, dateren, sorteren en registreren. Ze leest de ingekomen stukken, maakt aantekeningen en stelt dossiers samen om het beheer van informatie te optimaliseren. De juridisch secretaresse bepaalt waar de ingekomen stukken naar toe moeten, welke handtekeningen nodig zijn, en bewaakt de afhandeling met inachtneming van de juiste procedures. Ook bewaakt de juridisch secretaresse de volledigheid van dossiers en zorgt ervoor dat de dossiers op het juiste moment beschikbaar zijn; zonodig vraagt zij aanvullende informatie op bij cliënten of bij daartoe in aanmerking komende instanties. In het kader van bewaar- en bewijslast is zorgvuldige dossiervorming en archivering van groot belang. De juridische secretaresse controleert derhalve niet alleen de volledigheid van de dossiers maar zorgt ook voor bewaring en archivering volgens brancheafspraken en (overheids)regels. De juridisch secretaresse houdt het archief bij en rangschikt gegevens in diverse databanken; zij beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief regelmatig onderhouden op actualiteit. Bij post en archief gaat het zowel om fysieke als digitale documenten. De juridisch secretaresse verwerkt de post zelfstandig, beheert en onderhoudt het archief in een uitvoerende en controlerende rol, waarbij zij verantwoordelijk is voor de dagelijkse informatiestroom van documenten. Zij draagt de verantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. De juridisch secretaresse dient correct om te gaan met vertrouwelijke stukken en moet voor de afdeling de afhandeling van binnengekomen documenten bewaken. Zij dient daarnaast collega s attent te maken op informatie in tijdschriften en andere relevante vakliteratuur. Voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten en (cliënten)dossiers dient de juridisch secretaresse goed inzicht te hebben in aard, doel en structuur van de organisatie. De juridisch secretaresse verzorgt de post en het archief voor de leidinggevende en de afdeling en onderhoudt over de opvolging contacten met medewerkers en met specialisten van de organisatie (bijvoorbeeld archivaris, de medewerkers postkamer, systeembeheer) en met externe relaties. Bij het verzorgen van post en archief maakt de juridisch secretaresse gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, koeriersdienst, frankeermachine, printer, fax, e-mail en andere kantoorbenodigdheden. De juridisch secretaresse werkt accuraat en is vaardig in het ontvangen, inschrijven, dateren, verspreiden en verzenden van alle soorten post in de organisatie. Van haar wordt een systematische, accurate en tijdige aanpak verwacht en zij zorgt dat stukken naar de juiste persoon of instantie gaan. Zij zorgt voor de beschikbaarheid, toegankelijkheid, voortgangsbewaking en naspeurbaarheid van de diverse documenten. Bewaren of vernietigen De juridisch secretaresse moet gezien de beperkte tijd en archiefruimte regelmatig op basis van een inschatting van de toekomstige vraag bepalen of informatie bewaard wordt of niet, met inachtneming van brancheafspraken en (overheids)regelgeving. Informatie wel of niet doorspelen De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit afdelingsbelang achterhoudt. Tijd versus kwaliteit De juridisch secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van zakelijke, persoonlijke en/of vertrouwelijke post de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of juist niet. Zelfstandigheid versus bevoegdheid De juridisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij zelf de aangewezen persoon is om te beslissen of van de regels/procedures wordt afgeweken of dat een meer ervaren collega dat moet doen. Print: 23-december-2003 Pagina 8 van 16
KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Simultaan werken De juridisch secretaresse staat voor de opgave haar kerntaken simultaan te verrichten en daarbij zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen, het overzicht over de taken te behouden, ordelijk te werken en haar concentratie te behouden. 2 Informatie genereren De juridisch secretaresse staat voor de opgave het aanspreekpunt en de vraagbaak te zijn voor de medewerkers en de leidinggevende en daartoe informatie te verzamelen, te genereren en te wegen. 3 Anticiperen op acties en verplichtingen Om de medewerkers of de leidinggevende op adequate wijze te kunnen ondersteunen staat de juridisch secretaresse voor de opgave te anticiperen op acties en verplichtingen van de medewerkers of de leidinggevende en zorg te dragen voor de tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om de acties en verplichtingen te faciliteren. Print: 23-december-2003 Pagina 9 van 16
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 vakmatig-methodisch (VM) 1 Teksten verwerken en voeren van correspondentie X 2 Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken X 3 In- en externe bezoekers ontvangen X 4 Leidinggevende ondersteunen bij bijeenkomsten X 5 Draaiboeken en checklisten opstellen en gebruiken X 6 Afhandelen eenvoudige financiële zaken X 7 Inkomende/uitgaande post afhandelen X 8 Archief beheren, optimaliseren X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 9 Werkzaamheden plannen X X X X 10 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X X 11 Handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden X X X X 12 Oplossingen voorstellen voor onvoorziene situaties X sociaal-communicatieve (SC) 16 Communiceren met in- en externe relaties X X X X 17 Samenwerken met in- en externe collega s X X X X ontwikkelings (ON) 18 Eigen handelen evalueren en bijstellen X X X X 19 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen X X X X 20 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden X X X X Print: 23-december-2003 Pagina 10 van 16
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 13 Prioriteiten stellen, overzicht bewaren X 14 Betekenis van gegevens en informatie wegen X 15 Anticiperen op acties/verplichtingen leidinggevende X Print: 23-december-2003 Pagina 11 van 16
BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 VM Nr. 2 VM Nr. 3 VM De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze dictaten uit te werken, teksten te redigeren en eenvoudige correspondentie te voeren op basis van concepten en/of trefwoorden ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Gebruikt de juiste formulieren (stramienen, formats) Werkt teksten uit aan de hand van een (op dictafoon ingesproken) concept en/of trefwoorden, gebruik makend van de juiste juridische terminologie Zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Brengt zo nodig wijzigingen aan in opdracht van de opdrachtgever Handelt de correspondentie af Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels, het geldende kwaliteitszorgsysteem, brancheafspraken en (overheids)regelingen Kiest de juiste ICT-toepassingen Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, juridische stukken, memo s, faxen etc.) in de Nederlandse en een moderne vreemde taal Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De juiste juridische terminologie is gehanteerd De producten zijn conform huisstijl De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid van de afdeling voor contacten binnen en buiten de organisatie Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Informeert op correcte wijze en voert tijdig overleg met juridische instanties Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotities Maakt efficiënt gebruik van hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda en e-mail Handelt conform de bedrijfsregels/het kwaliteitszorgsysteem Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne/externe bezoekers correct/representatief te woord Inventariseert de behoefte aan rechtshulp en/of juridische informatie op een efficiënte en effectieve wijze Stelt gerichte vragen met als doel de vraag van de cliënt helder te krijgen. Stelt controlevragen om de behoefte aan rechtshulp en/of juridische informatie te kunnen vertalen Wijst nieuwe zaken toe aan de jurist die hiervoor het meest in aanmerking komt Brengt contact tussen de cliënten en de juristen op correcte wijze tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare ICT-hulpmiddelen Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Treedt als gastvrouw correct op voor de relaties Bezoekers komen op de juiste bestemming Print: 23-december-2003 Pagina 12 van 16
Nr. 4 VM De juridisch secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Nr. 5 VM Voert tijdig overleg met de opdrachtgever, stelt tijdig de agenda op en draagt zorg voor de beschikbaarheid van onderliggende stukken in de Nederlandse taal of in een moderne vreemde taal Houdt in verband met de planning en de organisatie van de vergadering de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt tijdens de vergaderingen op als coördinatrice en gastvrouw Notuleert in de Nederlandse taal of in een moderne vreemde taal Stelt op basis van de notulen een verslag of besluitenlijst op in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal en stemt deze af met de opdrachtgever Draagt zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers en zorgt voor het nakomen van afspraken en uitvoering van besluiten Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag of besluitenlijst vormt inhoudelijk en taaltechnisch een correcte weergave van de bespreking en is gedistribueerd naar de betrokkenen De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en procedures uit te werken voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Nr. 6 VM Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt een lijst op met uit te voeren voorbereidingsactiviteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Werkt na overleg met de leidinggevende procedures uit Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten en of procedures Past de draaiboeken, checklisten of procedures aan rekening houdend met kwaliteitseisen en kritische termijnen Stelt de draaiboeken, checklisten en/of procedures ter beschikking aan alle betrokkenen Maakt een overzicht van de momenten waarop gecheckt moet worden of de uitvoering van activiteiten tijdig en volledig gerealiseerd kan worden Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Uitvoering van de procedures waarborgt een goed verloop van het informatieproces De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de activiteiten De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze eenvoudige financiële zaken af te handelen. Controleert declaraties, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota's, en aanvragen voor gefinancierde rechtsbijstand Verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding van de boekhoudkundige verwerking Registreert de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en laat de facturen accorderen Vraagt offertes aan Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten De te verwerken uitgaven zijn gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd De financiële gegevens zijn juist verwerkt Print: 23-december-2003 Pagina 13 van 16
Nr. 7 VM De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Nr. 8 VM Selecteert zorgvuldig te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of inhoud de juiste ontvanger(s) van de ingekomen poststukken Vermenigvuldigt ingekomen poststukken in het geval van meer belanghebbenden Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken naar medewerkers Draagt zorg voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt de kostenaspecten mee in de wijze van verzending Maakt efficiënt gebruik van beschikbare hulpmiddelen (frankeermachine, postregistratiesysteem, e-mail etc.) Werkt conform wettelijke regels, procedures en/of huisregels Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Poststukken komen bij de juiste ontvangers De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze een archief te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Nr. 9 BOS Selecteert en codeert archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Zorgt voor beheer, toegankelijkheid, juistheid en volledigheid van dossiers Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers en past het archiefsysteem aan gewijzigde behoeften aan Schoont dossiers met in achtneming van bewaartermijnen, brancheafspraken en (overheids)regels Maakt efficiënt gebruik van beschikbare hulpmiddelen Werkt conform wettelijke regels, procedures en/of huisregels Gebruikers zijn geïnformeerd over de werking van het archiefsysteem Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief voldoet aan alle voorwaarden die er in het kader van bewaar- en bewijslast aan gesteld worden en is ingericht in overeenstemming met brancheafspraken en (overheids)regelgeving Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de eigen werkzaamheden te plannen. Nr. 10 BOS Stelt een efficiënte planning van de eigen werkzaamheden op met betrekking tot volgorde en tijd Maakt regelmatig de stand van zaken op Gaat adequaat om met veranderende eisen en omstandigheden Zorgt steeds voor een actuele agenda Overlegt zo nodig met de opdrachtgever De werkzaamheden worden/zijn tijdig, accuraat en in de juiste volgorde verricht De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de privacy van personen veilig te stellen. Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de afdeling, het bedrijf en de privacy van personen kunnen bedreigen Bewaart vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures correct toe Verstrekt geen gegevens of informatie aan personen of organisaties die de belangen van het bedrijf en de privacy van personen kunnen schaden Print: 23-december-2003 Pagina 14 van 16
Nr. 11 BOS Nr. 12 BOS De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Stemt voorgenomen activiteiten af met de opdrachtgever Handelt zorgvuldig volgens opdracht Neemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt zelf initiatieven voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Taken, beloftes en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is heeft zij tijdig overgedragen De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze oplossingen voor te stellen voor onvoorziene situaties, om de voortgang van werkzaamheden te garanderen. Nr. 13 BOS Brengt oorzaak en gevolg van problemen in kaart Mobiliseert personen/organisaties die een oplossing kunnen bieden Weegt voor- en nadelen van oplossingen af en overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van mogelijke oplossingen Neemt tijdig besluiten opdat de werkzaamheden niet in het gedrang komen Neemt het initiatief voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Handelt zaken adequaat af Gekozen oplossing is de beste/meest haalbare De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren, ordelijk en assertief te zijn en haar concentratie te behouden. Nr. 14 BOS Brengt structuur aan in werkzaamheden en verricht deze op efficiënte wijze Houdt bij wat afgesproken is en wat de stand van zaken m.b.t. de werkzaamheden is Houdt goed zicht op de werklast van de leidinggevende(n) Stelt grenzen aan zichzelf en anderen Organiseert opgedragen taken efficiënt en werkt ze perfect af Controleert de voortgang van de werkzaamheden Heeft goed zicht op de werklast van de leidinggevende Werkzaamheden worden tijdig en volledig uitgevoerd De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de betekenis van gegevens en informatie voor de opdrachtgever te wegen. Nr. 15 BOS Verzamelt en sorteert inkomende informatie van medewerkers en relaties Analyseert de informatie zorgvuldig en zorgt voor de juiste en een goede terugkoppeling De leidinggevende krijgt niet te veel en niet te weinig informatie De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze te anticiperen op de acties en verplichtingen van de leidinggevende en zorg te dragen voor tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Herinnert de leidinggevende tijdig aan te ondernemen acties en aangegane verplichtingen Verzamelt en ordent tijdig gegevens en informatie Checkt tijdig ondersteuningsbehoefte bij de leidinggevende Plant en verzorgt tijdig faciliteiten De leidinggevende beschikt tijdig over alle benodigde informatie en faciliteiten om actie te kunnen ondernemen en/of aan verplichtingen te kunnen voldoen Print: 23-december-2003 Pagina 15 van 16
Nr. 16 SC De juridisch secretaresse is in staat op adequate wijze met in- en externe relaties te communiceren. Nr. 17 SC Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Gaat correct om met relaties, blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is en stemt gedrag en presentatie af op de relaties Hanteert taal en taalgebruik passend bij het doel, afgestemd op de persoon Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De relatie ervaart de secretaresse als klantvriendelijk en servicegericht De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze samen te werken met interne en externe collega s. Nr. 18 ON Vraagt instructies aan de leidinggevende Overlegt over eventuele onduidelijkheden in de opdracht en doet waar nodig verbetervoorstellen Overlegt zonodig met collega s over de uitvoering van de opdracht en voert (eventueel samen met collega s) de opdracht uit Werkt in teamverband en zorgt voor een goede samenwerking op de afdeling Gaat correct om met relaties en opdrachtgevers Maakt een correcte afweging tussen de belangen van relaties en de eigen afdeling Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op Maakt werkafspraken en houdt zich hieraan Geeft tijdig aan wanneer gemaakte afspraken niet haalbaar blijken en bijstelling behoeven Toont zich constructief en stimuleert anderen tot deze houding Is een krachtige factor voor de afdeling Is ontvankelijk voor kritiek Is integer De werkzaamheden zijn conform de opdracht van de opdrachtgever uitgevoerd De juridisch secretaresse is in staat om haar eigen handelen op adequate wijze te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Nr. 19 ON Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met die van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de werkzaamheden De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze feedback op haar eigen functioneren te vragen en te ontvangen en haar handelen zonodig bij te stellen. Nr. 20 ON Vraagt op eigen initiatief en gericht naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Gaat in geval van kritische opmerkingen niet direct in de verdediging Geeft aan op welke wijze feedback gebruikt wordt/is De juridisch secretaresse is in staat om op adequate wijze nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen. Leest regelmatig vakliteratuur Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met inzet en doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van werkzaamheden Print: 23-december-2003 Pagina 16 van 16