Beroepscompetentieprofiel Directiesecretaresse/managementassistent Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1

Transcriptie

1 profiel Directiesecretaresse/managementassistent Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1 Print: 06-januari-2004 Pagina 1 van 18

2 BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Directiesecretaresse/managementassistent (SE 004) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: versie: 1 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie Rapportage arbeidsmarktmonitor, sector secretarieel (feb. 2001) Diverse actuele functiebeschrijvingen (juni 2003) De arbeidsmarkt naar opleiding en beroep tot 2006; ROA (nov. 2001) Trendgegevens beroepen 2001; ECABO (2001) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Directiesecretaresse Managementassistent Officemanager Loopbaanmogelijkheden Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur Secretarieel dd dd De directiesecretaresse/managementassistent kan op basis van ervaring, commerciële, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De directiesecretaresse/managementassistent kan uitgroeien tot officemanager van directieleden/managers van grote organisaties, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden complexiteit Directiesecretaressen/managementassistenten zijn werkzaam in elke arbeidsorganisatie (groot), klein, profit, non-profit) waar sprake is van een directie, manager of managementteam. De directiesecretaresse/-managementassistent verricht werkzaamheden gedurende het hele proces van planning, opdrachtuitvoering tot afronding. De directiesecretaresse/-managementassistent vertaalt de werkzaamheden naar door haar te ondernemen acties. Ze ondersteunt het management bij de planning en organisatie van de activiteiten. Het gaat daarbij om het bewaken van de uitvoering van deadlines en om het plannen en organiseren van besprekingen, vergaderingen, conferenties en andere zakelijke bijeenkomsten. De directiesecretaresse/managementassistent ondersteunt het management in het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden, planningen en deadlines door het maken van heldere overzichten met behulp van de daartoe meest geëigende middelen. Ze is in staat om als achtervang op te treden en als intermediair te functioneren in contacten met andere afdelingen of in de relatie met externe partijen. De dagelijkse inhoud van de werkzaamheden bestaat uit alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals het opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands en twee moderne vreemde talen. Ook allerlei vormen van mondelinge communicatie in het Nederlands en twee moderne vreemde talen horen bij het beroep, zoals het afhandelen van telefoongesprekken en het zelfstandig verstrekken van mondelinge informatie. Ze zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. Ook meebeslissen bij de aanschaf van kantoorartikelen behoort in voorkomende gevallen tot haar taak. Daarnaast stuurt ze in veel gevallen de secretariaatsmedewerkers aan. De directiesecretaresse/managementassistent zorgt ervoor dat het management voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt het management door het aandragen van oplossingen. Zij is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties. In veel gevallen zal zij deel uit maken van een directiesecretariaat en geeft zij functioneel sturing aan secretaressen. Het beroep van directiesecretaresse/managementassistent wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Ze moet directie en management kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en doet ze zonodig verbetervoorstellen. Print: 06-januari-2004 Pagina 2 van 18

3 typerende beroepshouding De directiesecretaresse/managementassistent werkt zelfstandig, klantgericht, kwaliteitsgericht, resultaatgericht, accuraat, communicatief, stressbestendig, collegiaal, dienstverlenend, representatief, initiatiefrijk, ondernemend, accuraat, flexibel, assertief en oplossingsgericht en plant en organiseert goed. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen Aangezien de directiesecretaresse/managementassistent werkt in een verscheidenheid aan arbeidsorganisaties, kan geen marktontwikkeling worden aangegeven die specifiek van invloed is op het beroep. Steeds belangrijker wordt kennis op het gebied van internationale wet- en regelgeving. Door het gebruik van ICT ligt het accent in het beroep van de directiesecretaresse/managementassistent meer op de managementondersteunende aspecten zoals op het adviseren, organiseren en het verzorgen van managementinformatie dan op het uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden. De directiesecretaresse/managementassistent wordt meer en meer belast met het beheersen van gegevens- en informatiestromen, die relevant zijn voor de organisatie en directie en/of management. Er vindt een verschuiving plaats van back office naar front office : de directiesecretaresse/managementassistent staat steeds vaker in direct contact met externe relaties (afnemers, leveranciers). Deze veranderingen vergen een grotere zelfstandigheid en ondernemendheid en vragen regelmatige upgrading van vaardigheden. Het secretaresseberoep is een communicatief ( talig ) beroep. Globalisering van de economie en de communicatie doet een steeds groter beroep op de talenkennis van de directiesecretaresse/-managementassistent en op de vaardigheid om te gaan met cultuurverschillen. Print: 06-januari-2004 Pagina 3 van 18

4 KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verzorgt correspondentie 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3 Verzorgt bijeenkomsten 4 Verzorgt de post en het archief Print: 06-januari-2004 Pagina 4 van 18

5 KERNTAAK 1 Verzorgt correspondentie proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's Op basis van eigen initiatief, een instructie, concept of trefwoorden, verzamelt de directiesecretaresse/managementassistent gegevens, waarna door haar een schriftelijk bericht wordt uitgewerkt en bewerkt in de Nederlandse taal of in twee moderne vreemde talen. Het document wordt door haar inhoudelijk en taalkundig gecontroleerd, vergeleken met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en gecontroleerd op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. In voorkomende gevallen werkt ze ingesproken tekst uit en maakt er een analytisch verslag van door het te comprimeren en te scheiden in hoofd- en bijzaken. Verder verwerkt en redigeert zij digitaal aangeleverd materiaal naar inhoud en vorm. Bij het opstellen en redigeren let zij er steeds op dat het taalgebruik en de lay-out voldoen aan de bedrijfsregels. Ze draagt zorg voor de afstemming met directie en management v.w.b. aard, karakter, toonzetting van het document en voor het (laten) ondertekenen van het document. Vervolgens registreert en distribueert ze het product (brief, overeenkomst, aanvraag, begroting, offerte, verslag, fax, , etc.) en slaat ze het document op. Tot slot voegt ze het document toe aan het juiste dossier. De directiesecretaresse/managementassistent verzorgt de correspondentie zelfstandig op basis van eigen initiatief, aanwijzingen, trefwoorden of instructies van directie en/of het management. Zij is verantwoordelijk voor het zelfstandig afhandelen van de correspondentie. Voor een efficiënte verwerking van alle documenten bewaakt zij de voortgang van de documenten, gebruikt zij de juiste materialen en middelen en stelt weloverwogen prioriteiten. De documenten worden zelfstandig uitgewerkt. De inhoud dient blijk te geven van kennis van het onderwerp. Het document moet tijdig gereed zijn, de juiste (bedrijfs)terminologie moet gebruikt worden en vorm en inhoud moeten verwerkt zijn volgens de bedrijfsrichtlijnen. Het combineren van diverse activiteiten, zoals het opstellen en redigeren van teksten en het tijdig verzenden en opbergen van documenten vergen een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. De directiesecretaresse/managementassistent werkt nauw samen met directie en/of management. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie, met externe relaties, de secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst zodanig dat iedereen zijn bijdrage levert aan de werkzaamheden. Ze is er op gericht medewerkers en opdrachtgevers te helpen hun doelen te bereiken en biedt spontaan hulp aan wanneer iemand dreigt vast te lopen. Naast traditionele correspondentie wordt zeer veel gebruik gemaakt van en ander elektronisch berichtenverkeer. De directiesecretaresse/- managementassistent werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc en relevante softwarepakketten, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E- groups, intranet, internet, telefoon (SMS), archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. Zij levert producten af die taalkundig en inhoudelijk correct, doelgericht, conform de huisstijl of bedrijfsregels zijn en voldoen aan de eisen van vormgeving en layout, en waarin vakjargon juist is gebruikt. Zij zorgt voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de opdrachtgever(s). Het opstellen en verwerken van documenten gaat foutloos en brengt voor haar geen problemen met zich mee. Tijd versus kwaliteit De directiesecretaresse/managementassistent moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van opdrachten de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of niet. Prioritering De directiesecretaresse/managementassistent moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij de voorschriften van de organisatie volgt. Effectiviteit versus kosten De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Print: 06-januari-2004 Pagina 5 van 18

6 KERNTAAK 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De directiesecretaresse/managementassistent legt en onderhoudt in- en externe (telefonische) contacten en is het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de opdrachtgever(s). Zij verschaft de informatie juist, volledig en tijdig en stelt zich representatief en klantvriendelijk op. Zij weet hierbij eigen gedrag zorgvuldig en correct in te stellen op het gedrag van de ander. Zo kan zij de ander de ruimte geven om zaken aan de orde te stellen en checkt zij zelf of de boodschap goed is begrepen. Ze maakt notities van (telefonische) contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het Nederlands of in een van de moderne vreemde talen. De directiesecretaresse/managementassistent regelt de eigen werkzaamheden zelfstandig. Ze zorgt er voordat opgedragen taken adequaat en verantwoordelijk worden afgehandeld en toont betrokkenheid. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Ze functioneert als aanspreekpunt voor alle betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Ze weet dat haar rol als bewaker van de voortgang accuraat handelen vereist. Ze zal altijd voldoende tijd nemen om de zorgvuldigheid te kunnen waarborgen. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken, maar geeft veelal ook sturing aan directe collega s en andere medewerkers. De directiesecretaresse/managementassistent heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Haar coördinerende rol maakt dat zij flexibel en snel moet kunnen reageren. Ze moet de juiste inschatting maken van het belang van informatie en contacten voor directie en management.voor de directiesecretaresse/managementassistent is met name van belang dat zij goed overzicht houdt over alle werkzaamheden binnen de organisatie. Zij moet secretariële medewerkers effectief en efficiënt aansturen, de deadlines bewaken en signaleren wanneer de voorgang van werkzaamheden achterblijft bij de planning. De directiesecretaresse/managementassistent werkt nauw samen met haar manager/directeur en directe collega s en met externe betrokkenen. Ze is vraagbaak voor alle betrokkenen in de organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen zoals een telefoon (SMS), headphone, handfreephone, elektronische agenda, Webcam, pc, fax, printer, scanner, , internet, intranet, GSM en overige traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording aan een callcenter. Van de directiesecretaresse/managementassistent wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Zij komt snel en effectief in actie wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen in houding en lichaamstaal van anderen interpreteren en weet de bedrijfscultuur van de organisatie goed uit te dragen. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid. Informatie achterhouden versus openheid De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. Relaties doorgeleiden of niet De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met directie en/of management of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor directie en management van belang zijn of niet. Print: 06-januari-2004 Pagina 6 van 18

7 KERNTAAK 3 Verzorgt bijeenkomsten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De directiesecretaresse/managementassistent geeft ondersteuning aan directie en/of management bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van besprekingen, vergaderingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Zij inventariseert in overleg met directie en/of management doel, aard en voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst, maakt werkplanningen, legt afspraken vast, vraagt offertes aan, stelt agenda s op in het Nederlands en een van de moderne vreemde talen, verstuurt uitnodigingen, stelt deelnemerslijsten op, reserveert ruimten, regelt faciliteiten, verzorgt presentaties en publicaties, notuleert, werkt verslagen uit in het Nederlands of een van de moderne vreemde talen en draagt zorg voor de verzending ervan. Tot de organisatie behoort ook het verzamelen van relevante gegevens voor het maken van een voor- en nacalculatie m.b.t. de totale kosten. Wanneer de bijeenkomst georganiseerd wordt in opdracht van derden, zorgt de directiesecretaresse/managementassistent voor een begroting van de totale kosten voor administratieve ondersteuning. Bij de afwikkeling van bijeenkomsten hoort ook het afhandelen van facturen en (reis- en verblijfs-) declaraties. Ze controleert de voortgang; met name of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig, zorgt ze ervoor dat plannen tussentijds worden bijgesteld. Ze beheert en bewaakt de (elektronische) agenda, de logistieke planning en stroomlijnt de werkzaamheden voor directie en management. Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. Wat betreft het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten worden aan de directiesecretaresse/managementassistent eisen gesteld op het gebied van volharding, geduld en doorzettingsvermogen. De directiesecretaresse/- managementassistent stelt in overleg met directie en management procedures en werkafspraken vast en is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Ze moet informatie verzamelen en op orde houden en assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande afspraken, offertes en facturatie. In voorkomende gevallen besteedt zij een deel van de werkzaamheden uit aan het secretariaat waaraan ze sturing geeft. Aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van haar een heldere en effectieve communicatie. Opgedragen taken moet ze efficiënt organiseren en tot in detail uitwerken. Ze is belast met het plannen, voorbereiden, organiseren, ondersteunen en afwikkelen van vergaderingen of van symposia, congressen of seminars. Ze draagt praktische en adequate oplossingen aan b.v. bij klachten. Ze houdt voorbesprekingen met directie en management om overzicht te houden op de werkzaamheden. Veelal maakt ze een maand-/jaarcyclus zodat stukken voor een vergadering/bijeenkomst tijdig gerappelleerd kunnen worden. De directiesecretaresse/managementassistent werkt tijdens het proces samen met interne betrokkenen (collega's) Met relaties onderhoudt de directiesecretaresse/managementassistent goede contacten door het nakomen van afspraken, zakelijk te blijven, zich klantvriendelijk op te stellen, representatief te zijn en vragen adequaat te beantwoorden. De directiesecretaresse/managementassistent maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc en geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals , internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder presentatiepakketten, elektronische agenda, relatiebestanden, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E- groups, intranet, telefoon (SMS) en andere traditionele kantoorbenodigdheden. De directiesecretaresse/managementassistent zorgt voor een heldere en effectieve communicatie naar medewerkers en opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten gepland en georganiseerd. De kwaliteit van haar optreden als notuliste, coördinatrice en als gastvrouw bij beurzen, conferenties en tijdens vergaderingen is naar aller tevredenheid. Afspraken over catering, verblijfsaccommodaties en zaalreserveringen zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Draaiboeken en checklisten worden gebruikt en gehanteerd voor een goede voortgang van de bijeenkomst. Daarnaast bewaakt zij het budget, de onkostenvergoedingen, de stukken en verstuurt ze declaraties en rekeningen. Ze geeft ongevraagd hulp en ondersteuning en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met directie en management. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De directiesecretaresse/managementassistent moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid. Print: 06-januari-2004 Pagina 7 van 18

8 Zelfstandigheid versus deskundigheid De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig overleggen of zij een bijeenkomst op een bepaald tijdstip door laat gaan of dat zij haar leidinggevende om een alternatief tijdstip vraagt gezien de beschikbaarheid van de locatie en/ of de gewenste deelnemers. Relaties doorgeleiden of niet De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar opdrachtgever(s) of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. Relaties uitnodigen of juist niet De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen welke relaties zij, gezien hun belang, uitnodigt of juist niet. Print: 06-januari-2004 Pagina 8 van 18

9 KERNTAAK 4 Verzorgt de post en het archief proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De directiesecretaresse/managementassistent moet de post ontvangen, dateren, sorteren en registreren, leest in de Nederlandse of vreemde taal gestelde ingekomen stukken, maakt daar aantekeningen van en stelt dossiers samen om het beheer van informatie te optimaliseren. Regelmatig beantwoordt ze in de Nederlandse of vreemde taal (elektronisch) post van directie en management. Ze voegt indien nodig dossiers toe om verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Zij bepaalt waar de ingekomen stukken naar toe moeten, welke handtekeningen nodig zijn, en bewaakt de afhandeling van de follow-up. De directiesecretaresse/managementassistent beheert en onderhoudt het archief. Ze bewaakt de volledigheid van dossiers conform de geldende richtlijnen. Ze beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief en de dossiers regelmatig controleren op actualiteit en zonodig opschonen. Post en archivering betreffen zowel fysieke als digitale documenten. De directiesecretaresse/managementassistent verwerkt zelfstandig de post en beheert en onderhoudt het archief. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij dient correct om te gaan met vertrouwelijke stukken en moet de afhandeling van documenten bewaken. Daarnaast dient zij collega s attent te maken op informatie uit tijdschriften en andere relevante vakliteratuur. Ze draagt bovendien de verantwoordelijkheid voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor directie en/of management. Ze dient met alle betrokkenen afspraken te hebben gemaakt over de autorisatie van het archief. De directiesecretaresse/managementassistent heeft voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten inzicht in aard, doel en structuur van de organisatie. De directiesecretaresse/managementassistent verzorgt de post en het archief voor het management, onderhoudt over de afhandeling contacten met medewerkers en met specialisten in de organisatie (bijvoorbeeld de archivaris, medewerkers van de postkamer, systeembeheer) en met externe relaties. Bij het verzorgen van post en archief maakt de directiesecretaresse/managementassistent gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (elektronisch) postregistratiesysteem, voortgangsregistratiesysteem en archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax, en andere kantoorbenodigdheden. De directiesecretaresse/managementassistent werkt accuraat en is vaardig in het ontvangen, dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden alle soorten (elektronische) post in de organisatie. De post is door haar gelezen, ze heeft aantekeningen gemaakt en de post is beantwoord. De juiste stukken zijn in het dossier opgeslagen en het archief is actueel. Ze zorgt voor een systematische, accurate en tijdige aanpak, evenals voor de beschikbaarheid, de toegankelijkheid, de voortgangsbewaking en de naspeurbaarheid van documenten. Post openen of niet De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig de afweging maken welke zakelijke, persoonlijke en/of vertrouwelijke post geopend mag worden en welke niet. Ingrijpen of niet De directiesecretaresse/managementassistent maakt de afweging bij stagnatie van binnengekomen post in actie te komen of niet. Bewaren of vernietigen De directiesecretaresse/managementassistent moet gezien de beperkte tijd en archiefruimte regelmatig op basis van een inschatting van de toekomstige vraag bepalen of informatie bewaard wordt of niet. Regels naleven versus afwijken van regels De directiesecretaresse/managementassistent moet soms bepalen of zij zich houdt aan de regels voor het archiveren en de bestaande archiefindeling of dat zij daar in voorkomend geval van af moet afwijken in het belang van de voortgang van de werkzaamheden. Prioritering De directiesecretaresse/managementassistent moet regelmatig bepalen of zij ingaat op informatieverzoeken of dat zij doorgaat met de uitvoering van de posten archieftaken. Print: 06-januari-2004 Pagina 9 van 18

10 KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Simultaan werken De directiesecretaresse/managementassistent staat voor de opgave haar kerntaken simultaan te verrichten en daarbij zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen, het overzicht van de taken te behouden, ordelijk te werken en haar concentratie te behouden. 2 Informatie genereren De directiesecretaresse/managementassistent staat voor de opgave het aanspreekpunt en de vraagbaak te zijn voor directie en management en daartoe informatie te verzamelen, te genereren en te wegen. 3 Acties en verplichtingen Om directie en management op adequate wijze te kunnen ondersteunen staat de directiesecretaresse/managementassistent voor de opgave te anticiperen op acties en verplichtingen van directie en management en zorg te dragen voor de tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Print: 06-januari-2004 Pagina 10 van 18

11 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch (VM) 1 Teksten formuleren, redigeren en vormgeven X 2 Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken X 3 In- en externe bezoekers ontvangen X 4 Management ondersteunen bij vergaderingen X 5 Draaiboeken en checklisten opstellen t.b.v. organisatie van X bijeenkomst 6 Voor-/nacalculatie kosten bijeenkomsten X 7 Inkomende/uitgaande post afhandelen X 8 Archief opzetten, beheren, optimaliseren X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 9 Werkzaamheden plannen X X X X 10 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X X 11 Sturing geven aan de dagelijkse werkzaamheden X X X X 12 Handelen naar verantwoordelijkheid/bevoegdheid X X X X 13 Oplossingen voorstellen in onvoorziene situaties X X sociaal-communicatieve (SC) 17 Communiceren met interne en externe relaties X X X X 18 Samenwerken met interne en externe relaties X X X X ontwikkelings (ON) 19 Eigen handelen evalueren en bijstellen X X X X 20 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen X X X X 21 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden X X X X Print: 06-januari-2004 Pagina 11 van 18

12 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 14 Prioriteiten stellen, overzicht bewaren X 15 Betekenis van gegevens en informatie wegen X 16 Anticiperen op acties/verplichtingen directie en management X Print: 06-januari-2004 Pagina 12 van 18

13 BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 VM Nr. 2 VM Nr. 3 VM De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Stelt teksten, nota s en brieven zelfstandig op Werkt teksten uit zonodig m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten foutloos uit Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zonodig controleren door de opdrachtgever Zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor directie en management Handelt de correspondentie correct af Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo s, faxen etc.) in het Nederlands en twee moderne vreemde talen Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel er van en op de ontvanger(s) De producten zijn conform huisstijl De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken door met de juiste personen Handelt conform de bedrijfsregels/het kwaliteitszorgsysteem Maakt afspraken en noteert deze zonodig in de (elektronische) agenda Verzamelt en registreert telefonische vragen Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen, zoals telefoonnotities, agenda, Spreekt correct Nederlands en twee moderne vreemde talen Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn correct en duidelijk De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne/externe bezoekers correct/representatief te woord Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie, dan wel verwijst de bezoekers naar derden Brengt op een correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de directie/het management tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals fax, , intranet etc. Spreekt correct Nederlands en twee moderne vreemde talen Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Treedt als gastvrouw correct op naar relaties Bezoekers komen op de juiste bestemming Print: 06-januari-2004 Pagina 13 van 18

14 Nr. 4 VM De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze het management te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Nr. 5 VM Nr. 6 VM Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het Nederlands of de moderne vreemde taal en draagt zorg voor beschikbaarheid van onderliggende stukken Houdt in verband met de planning en de organisatie van de vergadering de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt tijdens vergadering op als coördinatrice en gastvrouw Notuleert in de Nederlandse taal en twee moderne vreemde talen Stelt op basis van de notulen een verslag of besluitenlijst op in de Nederlandse taal of in een van de moderne vreemde talen en stemt deze af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers en zorgt voor het nakomen van afspraken en de uitvoering van de besluiten (zonodig m.b.v. een (elektronische) agenda) Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag of besluitenlijst vormt inhoudelijk en taaltechnisch een correcte weergave van de bespreking en is gedistribueerd naar betrokkenen De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten. Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt een lijst op met uit te voeren voorbereidingsactiviteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten Past de draaiboeken en checklisten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Maakt een draaiboek van de momenten waarop gecheckt moet worden of de uitvoering van activiteiten tijdig en volledig gerealiseerd kan worden Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten De nazorg is conform afspraak en uitgevoerd volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een bijeenkomst te maken. Verzamelt gegevens voor bepaling van de kosten Berekent nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel, materiaal, huur, etc. Vraagt offertes aan voor out of pocket kosten en stelt de optimale offerte voor Maakt een offerte voorstel Stelt een sluitende concept begroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Registreert de daadwerkelijke inzet van het personeel en middelen Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten Laat facturen accorderen Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Eventuele verschillen tussen budget en werkelijk gemaakte kosten zijn inzichtelijk gemaakt en verantwoord Print: 06-januari-2004 Pagina 14 van 18

15 Nr. 7 VM Nr. 8 VM Nr. 9 BOS De directiesecretaresse/managementassistent in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Selecteert zorgvuldig te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of inhoud de juiste ontvanger(s) van de in de Nederlandse of moderne vreemde taal gestelde ingekomen poststukken Vermenigvuldigt ingekomen poststukken in het geval van meer belanghebbenden Digitaliseert zonodig ingekomen poststukken Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken naar medewerkers Stelt prioriteiten in relatie tot het belang van poststukken Draagt zorg voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt de kostenaspecten mee bij het bepalen van de wijze van verzending Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Poststukken komen bij de juiste ontvangers De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze een archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Selecteert en codeert archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers en past het archiefsysteem aan gewijzigde behoeften aan Schoont dossiers met in achtneming van bewaartermijnen Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Gebruikers zijn geïnformeerd over de werking van het (elektronisch) archiefsysteem De rubrieken en categorieën waarop het archiefsysteem is gebaseerd, voldoen aan de behoeften van de gebruikers Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor directie en management De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze de eigen werkzaamheden te plannen. Nr. 10 BOS Stelt een efficiënte planning op van de eigen werkzaamheden met betrekking tot volgorde en tijd Maakt regelmatig de stand van zaken op Gaat adequaat om met veranderende eisen en omstandigheden Zorgt steeds voor een actuele (elektronisch) agenda Overlegt zonodig met de opdrachtgever De werkzaamheden worden/zijn tijdig, accuraat en in de juiste volgorde verricht De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de privacy van personen veilig te stellen. Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van het bedrijf en de privacy van personen kunnen bedreigen Bewaart vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures correct toe Verstrekt geen gegevens of informatie aan personen of organisaties die de belangen van de organisatie en de privacy van personen kunnen schaden Print: 06-januari-2004 Pagina 15 van 18

16 Nr. 11 BOS Nr. 12 BOS Nr. 13 BOS De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze sturing te geven aan de dagelijkse werkzaamheden binnen het secretariaat/de receptie, ten behoeve van een efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Geeft heldere instructies Controleert de werklast van medewerkers en verdeelt de werkzaamheden doelmatig Stelt prioriteiten in overleg met de opdrachtgever(s) en de medewerkers Adviseert en ondersteunt medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden Draagt zorg voor de interne communicatie Medewerkers weten wat zij moeten doen en hebben een evenwichtige taakbelasting De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Stemt voorgenomen activiteiten af met directie en/of management Handelt zorgvuldig volgens opdracht Zorgt voor een goede voorbereiding en afwikkeling van taken Neemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt zelf initiatieven voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Taken, beloftes en toezeggingen zijn correct nagekomen Taken waar zij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft zij tijdig overgedragen De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze oplossingen voor te stellen in onvoorziene situaties, om de voortgang van werkzaamheden te garanderen. Nr. 14 BOS Nr. 15 BOS Brengt oorzaak en gevolg van de problemen in kaart Mobiliseert personen/organisaties die een oplossing kunnen bieden Weegt voor- en nadelen van oplossingen af en overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van mogelijke oplossingen Neemt tijdig besluiten opdat de werkzaamheden niet in het gedrang komen Heeft het initiatief genomen voor het oplossen van knelpunten en waar nodig anderen ingeschakeld Geeft blijk van organisatorisch vermogen Handelt zaken adequaat af Gekozen oplossing is de beste/meest haalbare Relatie is tevreden over het resultaat en de wijze van probleemoplossing De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren, ordelijk en assertief te zijn en haar concentratie te behouden. Brengt structuur aan in de werkzaamheden en verricht deze op efficiënte wijze Houdt bij wat afgesproken is en wat de stand van zaken m.b.t. de voortgang van de werkzaamheden is Houdt goed zicht op de werklast van directie en/of management Stelt grenzen aan zichzelf en anderen Organiseert opgedragen taken efficiënt en werkt ze perfect af Controleert de voortgang van de eigen werkzaamheden Heeft goed zicht op de werklast van directie/management Werkzaamheden worden tijdig en volledig uitgevoerd De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om om adequate wijze de betekenis van gegevens en informatie voor het management te 'wegen'. Verzamelt en sorteert inkomende informatie van medewerkers en relaties Analyseert de informatie zorgvuldig en zorgt voor de juiste terugkoppeling Directie en management krijgen niet te veel en niet te weinig informatie Print: 06-januari-2004 Pagina 16 van 18

17 Nr. 16 BOS Nr. 17 SC De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze te anticiperen op de acties en verplichtingen van directie en management en zorg te dragen voor tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Herinnert directie en management tijdig aan te ondernemen acties en aangegane verplichtingen Verzamelt en ordent tijdig gegevens en informatie Checkt tijdig ondersteuningsbehoefte bij het management Plant en verzorgt tijdig faciliteiten Directie en management beschikken tijdig over alle benodigde informatie en faciliteiten om actie te kunnen ondernemen en/of aan verplichtingen te kunnen voldoen De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze met in- en externe relaties te communiceren. Nr. 18 SC Nr. 19 ON Stelt gerichte vragen met als doel te vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Gaat correct om met relaties, blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is en stemt gedrag en presentatie af op de relaties Hanteert taal en taalgebruik passend bij het doel, afgestemd op de persoon Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De relatie ervaart de directiesecretaresse/managementassistent als klantvriendelijk en servicegericht De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze samen te werken met interne en externe relaties op bestuurlijk en/of directieniveau en relatienetwerken te onderhouden, in het belang van het functioneren van de organisatie. Vraagt instructies aan directie en management Overlegt over eventuele onduidelijkheden in de opdracht en doet waar nodig verbetervoorstellen Overlegt zonodig met directie en management over de uitvoering van de opdracht en voert (eventueel samen met collega s) de opdracht uit Werkt in teamverband en zorgt voor een goede samenwerking met directie en management Gaat correct om met relaties en opdrachtgevers Maakt een correcte afweging tussen de belangen van relaties en de belangen van directie en management Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op Maakt werkafspraken en houdt zich hieraan. Geeft tijdig aan wanneer gemaakte afspraken niet haalbaar blijken en bijstelling behoeven Toont zich constructief en stimuleert anderen tot deze houding Is ontvankelijk voor kritiek en een krachtige factor voor directie/management en de organisatie Is integer en representatief in de omgang met relaties De werkzaamheden zijn conform de wensen van directie en management uitgevoerd De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om haar eigen handelen op adequate wijze te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Nr. 20 ON Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met die van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de uitvoering van de werkzaamheden De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze feedback op haar eigen functioneren te vragen en te ontvangen en haar handelen zonodig bij te stellen. Vraagt op eigen initiatief en gericht naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Gaat in geval van kritische opmerkingen niet in de verdediging Geeft aan op welke wijze feedback gebruikt wordt/is Print: 06-januari-2004 Pagina 17 van 18

18 Nr. 21 ON De directiesecretaresse/managementassistent is in staat om op adequate wijze nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen. Leest regelmatig vakliteratuur Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met inzet en doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van werkzaamheden Print: 06-januari-2004 Pagina 18 van 18