Beroepscompetentieprofiel Medisch secretaresse Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1

Transcriptie

1 profiel Medisch secretaresse Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1 Print: 23-december-2003 Pagina 1 van 17

2 BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Medisch secretaresse (SE 008) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: versie: 1 ECABO Afdeling Ontwikkeling en Innovatie Rapportage arbeidsmarktmonitor, sector secretarieel (februari 2001) Beroepsprofielen onderzoek (juni 2003) Diverse actuele functieomschrijvingen (juni 2003) De arbeidsmarkt naar opleiding en beroep tot 2006; ROA (november 2001) Trendgegevens beroepen (2001) Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Secretaresse Senior secretaresse Afdelingssecretaresse Senior medisch secretaresse Loopbaanmogelijkheden Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur Secretarieel dd dd De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse, directiesecretaresse, managementassistente. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden rol en verantwoordelijkheden complexiteit typerende beroepshouding Medisch secretaressen zijn werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van diverse medische en paramedische specialismen. Ze coördineert en verricht organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden t.b.v. medische en paramedische specialismen. Ze plant en bereidt de spreekuren voor en verricht de nazorg voor cliënt en specialist, zoals het verstrekken en inwinnen van informatie en het zorgvuldig uitwerken van de correspondentie. Daarnaast zorgt zij voor een nauwkeurige verwerking van de post en houdt zij het archief op orde. Ook de organisatie van (kleine) bijeenkomsten maakt deel uit van haar werkzaamheden. Voor een correcte en nauwkeurige uitvoering van de werkzaamheden moet de medisch secretaresse zich zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en een moderne vreemde taal kunnen uitdrukken. De medisch secretaresse zorgt voor (management-) informatie door middel van het verzamelen en verwerken van gegevens. De medisch secretaresse kent de organisatie en het werkgebied, heeft een goed beeld hoe het zit met verschillen in visies en culturen van medewerkers en relaties en houdt daar rekening mee. De medisch secretaresse werkt zo veel mogelijk volgens vaste procedures en richtlijnen om een zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen De medisch secretaresse levert ondersteuning aan de afdeling en de leidinggevende op het gebied van verzamelen, wegen en verwerken van gegevens, informatievoorziening, planning en organisatie en het maken van afspraken. Zij neemt in geval van afwezigheid van de leidinggevende soms zelf initiatieven voor afhandeling van zaken en het geven van informatie en handelt routinematig zelfstandig zaken af. Voor minder routinematige zaken krijgt zij aanwijzingen. In grotere organisaties kan zij deel uitmaken van een secretariaat. Het beroep wordt gekenmerkt door variatie in de werkzaamheden en onvoorspelbaarheid van activiteiten. De medisch secretaresse werkt zelfstandig, is loyaal, integer, betrouwbaar, representatief, flexibel, assertief en cliëntgericht. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen De medisch secretaresse krijgt in toenemende mate te maken met rechtsprocessen. Door de kennis en de mondigheid van de patiënt worden onzorgvuldige handelingen van de specialisten vaker voorgedragen bij de medische tuchtraad. De medisch secretaresse krijgt daarmee te maken daar zij een sleutelrol vervult in de bewaking van procedures, het verzorgen van de correspondentie en de administratieve verwerking van stukken. Print: 23-december-2003 Pagina 2 van 17

3 Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen De medisch secretaresse heeft te maken met regelingen voor wat betreft de registratie van patiëntengegevens, wettelijke bewaartermijnen t.a.v. medische dossiers, patiëntenrecht, wettelijke voorschriften bij overlijden etc. Door het toenemende gebruik van ICT is het accent in het beroep van de medisch secretaresse meer komen te liggen op daadwerkelijke ondersteuning in plaats van op uitvoering. De secretaresse wordt daardoor meer en meer belast met het beheersen van de gegevens- en informatiestromen die relevant zijn voor de opdrachtgever. Doordat veel werkzaamheden zich echter afspelen rondom patiëntenbezoek blijft een deel van het werk uitvoerend van karakter. Er vindt een verschuiving plaats van back office naar front office : de medisch secretaresse staat steeds meer in direct contact met externe relaties zoals patiënten en betrokkenen, medische en paramedische specialisten, zorgverzekeraars en artsenbezoekers. Deze veranderingen vergen een grotere zelfstandigheid en ondernemendheid en vragen regelmatige upgrading van vaardigheden. Het medisch secretaresseberoep is een communicatief ( talig ) beroep. Globalisering van de economie en de communicatie doet een steeds groter beroep op de talenkennis van de medisch secretaresse en het vermogen om te gaan met cultuurverschillen. Print: 23-december-2003 Pagina 3 van 17

4 KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verzorgt de medische correspondentie 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3 Verzorgt bijeenkomsten 4 Verzorgt de post en het archief Print: 23-december-2003 Pagina 4 van 17

5 KERNTAAK 1 Verzorgt de medische correspondentie proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's Op basis van een instructie, aan de hand van een concept of a.d.h.v. steekwoorden, verzamelt de secretaresse medische gegevens, waarna een schriftelijk bericht (in concept) al of niet m.b.v. een dictafoon wordt uitgewerkt en bewerkt in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert het document op ontbrekende pagina s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. Hierbij gebruikt zij een passende taal, corrigeert taalfouten en interpunctie. Eventueel draagt de medisch secretaresse zorg voor het (laten) ondertekenen. Zij dient het product (specialistenbrieven, artikelen t.b.v. medische tijdschriften, manuscripten, uitslagen, operatieverslagen, dictaten, rapporten, statistiekgegevens, het beschrijven van formulieren en processen in een ziekenhuisorganisatie, etc.) te registreren, te distribueren, op te slaan en toe te voegen aan het juiste dossier. De secretaresse verzorgt de correspondentie in een uitvoerende rol. Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op dit gebied doet ze zelfstandig. Ze dient prioriteiten te stellen binnen de richtlijnen, protocollen en procedures zoals deze zijn vastgesteld in de zorg. Onder correspondentie vallen alle vormen van schriftelijke communicatie, dus ook faxen, ect. Ze werkt de correspondentie foutloos uit met een passende creatieve en smaakvolle vormgeving. Ze zorgt ervoor dat het product nauwkeurig wordt verwerkt en tijdig gereed is volgens de bedrijfsrichtlijnen. Ze gebruikt de juiste materialen en middelen. Daarnaast bestaan de werkzaamheden uit het informeren van arts-assistenten en co-assistenten betreffende de administratie en organisatie van het medische secretariaat. De medisch secretaresse werkt de correspondentie uit met behulp van de dictafoon, eventueel vanaf concept en/of steekwoorden. De beantwoording van eenvoudige correspondentie wordt aan haar overgelaten. Ze moet daarom beschikken over een behoorlijke kennis van de medische terminologie en eveneens het vakjargon beheersen. Goed plannen en organiseren van de werkzaamheden is van cruciaal belang daar een nauwkeurige planning van spreekuren en medische handelingen een randvoorwaarde is voor een efficiënte bedrijfsvoering. Wanneer de arts niet tijdig kan beschikken over de juiste stukken kan dit een schadepost betekenen voor de organisatie. Het vak vereist het oplossen van niet alledaagse problemen, waarbij meerdere gegevens uit verschillende invalshoeken in onderlinge samenhang moeten worden bezien en soms een praktische vindingrijkheid nodig is. Er kan sprake zijn van piekbelasting door spoedklussen en opdrachten die zich gelijktijdig aandienen. Het tijdstip van verzending (en dus van ontvangst) en de tijd die beschikbaar is voor het redigeren van teksten vergen een goede planning en organisatie in goed overleg met de specialist(en). De medisch secretaresse dient nauw samen te werken met haar specialist(en) en onderhoudt rechtstreekse contacten met in- en externe relaties. Naast traditionele correspondentie wordt zeer veel gebruik gemaakt van en ander elektronisch berichtenverkeer. De medisch secretaresse werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc en relevante softwarepakketten, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, internet, telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. De medisch secretaresse moet producten afleveren, eventueel met behulp van een dictafoon, die taalkundig en inhoudelijk correct, doelgericht, conform de huisstijl of bedrijfsregels zijn en voldoen aan de eisen van vormgeving en lay-out. Ook de medische terminologie moet correct geschreven zijn. Zij draagt verder zorg voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de specialist en cliënten. Tijd versus kwaliteit De secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van opdrachten de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of niet. Prioritering De secretaresse moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij de voorschriften van de organisatie volgt. Effectiviteit versus kosten De secretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Print: 23-december-2003 Pagina 5 van 17

6 KERNTAAK 2 Legt en onderhoudt interne en externe contacten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De medisch secretaresse is bij het leggen en onderhouden van in- en externe contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor cliënten en specialisten. Zij verschaft de informatie juist, volledig en tijdig en stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar eigen gedrag zorgvuldig en correct in te stellen op het gedrag van de ander. Zo kan zij de ander de ruimte geven om zaken aan de orde te stellen en checkt zelf of de boodschap goed is begrepen. Ze verstrekt informatie en wint informatie in bij het voeren van in- en uitgaande gesprekken en vat gesprekken van informatieve aard samen in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. Ze staat bezoekers te woord en overlegt met cliënten/relaties en medewerkers binnen en buiten de organisatie. De medisch secretaresse regelt de eigen werkzaamheden zelfstandig in een uitvoerende rol. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de afdeling en haar positie daarin. De secretaresse functioneert als aanspreekpunt voor cliënten en specialisten. Ze dient zich tactvol uit te drukken en zorgt er voor geen tijd te verspillen. Ze kent de risico s van onnauwkeurige verwerking van informatie en de mogelijke schade die daar het gevolg van kan zijn. Het beroep van medisch secretaresse wordt gekenmerkt door frequente, gevarieerde contacten op uitvoerend niveau met een sterk dienstverlenend karakter waarbij tact en invoelend vermogen nodig zijn. De medisch secretaresse is in staat om voor cliënten en relaties allerlei onderwerpen helder en correct te verwoorden. De medisch secretaresse verzamelt informatie en maakt, binnen de kaders van haar verantwoordelijkheden en bevoegdheden, een inschatting van het belang van informatie voor de specialist(en). De medisch secretaresse werkt nauw samen met de specialist en/of directe collega s. Daarnaast wordt van haar geëist dat zij contacten legt met cliënten en specialisten en hen voorziet van informatie. De medisch secretaresse maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen zoals een telefoon, headphone, handsfreephone, elektronische agenda, Webcam, pc, fax, printer, scanner, , internet, intranet, en overige traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording (aan een callcenter). De medisch secretaresse moet zorgvuldig, opmerkzaam en precies zijn bij de uitvoering van haar werkzaamheden. Van de medisch secretaresse wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Zij komt snel en effectief in actie wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij neemt het belang van de klant, cliënt of collega als uitgangspunt en geeft duidelijk aan wat geleverd kan worden en wat niet. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid van de afdeling. Informatie achterhouden versus openheid De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang niet verstrekt. Extern contact doorgeleiden naar leidinggevende of niet De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar leidinggevende of juist niet. Informatie verstrekken versus dit niet doen De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor de leidinggevende of voor de afdeling van belang zijn of niet. Print: 23-december-2003 Pagina 6 van 17

7 KERNTAAK 3 Verzorgt bijeenkomsten proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De medisch secretaresse geeft ondersteuning aan de opdrachtgever bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van besprekingen, vergaderingen, symposia, congressen, seminars, cursussen, promoties, trainingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Zij inventariseert doel, aard en voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst, maakt werkplanningen, legt afspraken vast, vraagt offertes aan, reserveert ruimten, regelt faciliteiten, stelt agenda s op, verstuurt uitnodigingen, stelt deelnemerslijsten op, verzorgt de uitwerking van presentaties en publicaties, notuleert, werkt verslagen uit en draagt zorg voor de verzending ervan. Tot de organisatie van bijeenkomsten behoort ook het verzamelen van relevante gegevens voor het maken van een voor- en nacalculatie m.b.t. de totale kosten. Bij de afwikkeling van bijeenkomsten hoort onder andere het afhandelen van (financiële) gegevens, facturen en (reis- en verblijfs-) declaraties en het verzamelen en controleren van gegevens. Tot haar taak behoort ook het voorbereiden en afhandelen van patiëntenbesprekingen en het opbergen van patiëntendossiers. De medisch secretaresse maakt afspraken en stelt schema s op t.b.v. het poliklinisch spreekuur. Ze registreert afspraken (in de elektronische agenda) voor cliënten, patiëntenbesprekingen, vergaderingen en multidisciplinair overleg. Ze controleert ingekomen uitslagen van bloed- en röntgenonderzoek om vast te stellen of er actie moet worden ondernomen. Ze raadpleegt indien nodig de specialist en roept de patiënt zo nodig op. Ze controleert de voortgang van de werkzaamheden en dan met name of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig stelt zij in overleg met betrokkenen plannen tussentijds bij. Ze beheert en bewaakt de (elektronische) agenda, de logistieke planning en stroomlijnt de werkzaamheden voor de opdrachtgever. Wat betreft het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten worden aan de medisch secretaresse eisen gesteld op het gebied van volharding, geduld en doorzettingsvermogen. De medisch secretaresse is verantwoordelijk voor de bewaking van het organisatieproces (b.v. het spreekuur) en de planning, het verzamelen en op orde houden van de informatie en het assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van haar een heldere en effectieve wijze van communiceren. Opgedragen taken moet ze efficiënt organiseren en tot in detail uitwerken. Ze is belast met het plannen, voorbereiden, organiseren, ondersteunen en afwikkelen van vergaderingen of van symposia, congressen of seminars. Ze moet voorbesprekingen met haar opdrachtgever houden en het overzicht bewaren. Ze verricht incidenteel in opdracht van de medisch specialist 'niet voorbehouden' handelingen, zoals het opmeten van de bloeddruk en het meten en wegen van patiënten etc. Het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebeurt in opdracht van de opdrachtgever(s). De medisch secretaresse werkt tijdens het proces samen met interne betrokkenen (collega s), met leveranciers (bijvoorbeeld van locaties en faciliteiten) en is vraagbaak voor in- en externe deelnemers. De medisch secretaresse maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc en geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals , internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder presentatiepakketten, elektronische agenda, relatiebestanden, fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, telefoon, en andere traditionele kantoorbenodigdheden. De medisch secretaresse moet tijdig en correct zorgen voor het verzamelen van feiten en gegevens die nodig zijn voor spreekuren, bijeenkomsten, besprekingen, vergaderingen etc. Zij redigeert en voegt gegevens toe die zijn ingebracht zijn door derden. Zij ordent het materiaal en legt dat in concept klaar voor de opdrachtgever. Zij bespreekt (eventueel) de locatie en maakt de benodigde afspraken over extra voorzieningen, apparatuur en catering. Afhankelijk van het soort bijeenkomst treedt zij op als notuliste, coördinatrice en/of gastvrouw. Na de bijeenkomst zorgt zij dat alle zaken correct worden afgehandeld en de ruimten correct worden achtergelaten en opnieuw worden ingericht. De medisch secretaresse verzorgt de notulen en distribueert na uitwerking het verslag of de besluitenlijst onder de betrokkenen. Daarnaast bewaakt zij het budget, de onkostenvergoedingen, de vertrouwelijk stukken en verstuurt rekeningen. Van de medisch secretaresse wordt verwacht dat zij taken zodanig oppakt dat de doelen van de georganiseerde activiteit op een juiste en effectieve manier bereikt worden. Zelfstandigheid versus deskundigheid De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij een bijeenkomst op een bepaald tijdstip door laat gaan of dat zij de opdrachtgever om een alternatief tijdstip vraagt gezien de beschikbaarheid van de locatie en/of de gewenste deelnemers. Print: 23-december-2003 Pagina 7 van 17

8 KERNTAAK 4 Verzorgt de post en het archief Doorgeleiden naar leidinggevende versus dit niet te doen De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar leidinggevende of juist niet. Informatie achterhouden versus openheid De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. Prioritering De medisch secretaresse moet gezien de hoeveelheid cliënten regelmatig bepalen of zij een cliënt op het spreekuur laat komen of juist niet. proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De medisch secretaresse moet de post ontvangen, dateren, sorteren en registreren. Verder leest ze de ingekomen stukken, maakt daar aantekeningen van en voegt indien nodig dossiers toe om verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Zij bepaalt waar de ingekomen stukken naar toe moeten, welke handtekeningen nodig zijn, en bewaakt de afhandeling van de follow-up. Daarbij moet ze voorbereidingen treffen voor het spreekuur waaronder patiëntengegevens opzoeken en dossiers verzamelen, machtigingen aanvragen en verzorgen, gegevens in het dossier verwerken en na ontslag de (poli)klinische status verwerken en archiveren ten behoeve van een correcte patiëntenregistratie. De medisch secretaresse beheert het archief en rangschikt gegevens in diverse databanken; zij beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief en de dossiers regelmatig onderhouden op actualiteit. Post en archivering houden voor haar zowel fysieke als digitale documenten in. De medisch secretaresse verwerkt de post zelfstandig en beheert en onderhoudt het archief in een uitvoerende rol waarbij zij verantwoordelijk is voor de dagelijkse informatiestroom van documenten. Zij moet de afhandeling van binnengekomen documenten bewaken voor collega s. Zij dient daarnaast collega s attent te maken op informatie in tijdschriften en andere relevante vakliteratuur. Ze draagt bovendien de verantwoordelijkheid voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief van patiëntengegevens en voor een correcte omgang met vertrouwelijke stukken. De medisch secretaresse heeft voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten inzicht in aard, doel en structuur van de organisatie nodig. De medisch secretaresse verzorgt de post en het archief voor de specialist en de afdeling en onderhoudt over de afhandeling contacten met medewerkers en met specialisten van de organisatie (bijvoorbeeld een archivaris, de medewerkers postkamer, systeembeheer) en met externe relaties. Bij het verzorgen van de post en het archief maakt de medisch secretaresse gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (een elektronisch) postregistratiesysteem, voortgangsregistratiesysteem en archiveringssysteem. Verder maakt ze gebruik van postdiensten, koeriersdiensten, de frankeermachine, een printer, fax, en andere kantoorbenodigdheden. Van de medisch secretaresse wordt verwacht dat zij het werk systematisch, accuraat en tijdig verricht en zorgt voor beschikbaarheid, toegankelijkheid, voortgangsbewaking en naspeurbaarheid van documenten. Bewaren of vernietigen De medisch secretaresse moet gezien de beperkte tijd en archiefruimte regelmatig op basis van een inschatting van de toekomstige vraag bepalen of informatie bewaard wordt of niet. Tijd versus kwaliteit De medisch secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is regelmatig bepalen of bij de afhandeling van zakelijke, persoonlijke en/of vertrouwelijke post de zorgvuldigheid boven de snelheid moet gaan of juist niet. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij zelf de aangewezen persoon is om te beslissen of van de regels/procedures wordt afgeweken of dat een meer ervaren collega dat moet doen. Prioritering De medisch secretaresse moet regelmatig bepalen of zij ingaat op informatieverzoeken of dat zij doorgaat met de uitvoering van de post- en archieftaken. Print: 23-december-2003 Pagina 8 van 17

9 KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Simultaan werken De medisch secretaresse staat voor de opgave haar kerntaken simultaan te verrichten en daarbij zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen, het overzicht van de taken te behouden, ordelijk te werken en haar concentratie te behouden. 2 Informatie genereren De medisch secretaresse staat voor de opgave het aanspreekpunt en de vraagbaak te zijn voor cliënten en de leidinggevende (medisch specialisten) en daarbij informatie te verzamelen, te genereren en te wegen. 3 Anticiperen op acties en verplichtingen Om de specialisten of de afdeling op adequate wijze te kunnen ondersteunen staat de medisch secretaresse voor de opgave te anticiperen op acties en verplichtingen van de medewerkers of de leidinggevende (medisch specialisten) en zorg te dragen voor de tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om de acties en verplichtingen te faciliteren. Print: 23-december-2003 Pagina 9 van 17

10 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch (VM) 1 Teksten redigeren en vormgeven X 2 Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken X 3 In- en externe bezoekers ontvangen X 4 Leidinggevende ondersteunen bij vergaderingen X 5 Draaiboeken en checklisten opstellen en gebruiken X 6 Voor- en nacalculatie van bijeenkomsten X 7 Inkomende/uitgaande post afhandelen X 8 Archief beheren, optimaliseren X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 9 Werkzaamheden plannen X X X X 10 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X X 11 Handelen naar verantwoordelijkheiden/bevoegdheid X X X X 12 Oplossingen voorstellen voor onvoorziene situaties X X sociaal-communicatieve (SC) 16 Communiceren met interne en externe relaties X X X X 17 Samenwerken met interne en externe medewerkers X X X X ontwikkelings (ON) 18 Eigen handelen evalueren en afstemmen X X X X 19 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen X X X X 20 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden X X X X Print: 23-december-2003 Pagina 10 van 17

11 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 13 Prioriteiten stellen, overzicht bewaren X 14 Betekenis van gegevens en informatie wegen X 15 Anticiperen op acties/verplichtingen leidinggevende X Print: 23-december-2003 Pagina 11 van 17

12 BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 VM Nr. 2 VM Nr. 3 VM De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vom te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Werkt teksten, uit aan de hand van een ingesproken of schriftelijk concept en/of aan de hand van trefwoorden, gebruik makend van de juiste medische terminologie Zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Brengt zo nodig wijzigingen aan in opdracht van de opdrachtgever Handelt de correspondentie af Voert de werkzaamheden uit conform de arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste ICT-toepassingen Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, rapporten memo s, faxen etc.) in de Nederlandse en een moderne vreemde taal De juiste medische terminologie is gehanteerd Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie vast te leggen in telefoonnotities ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht. Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid van de afdeling in verband met contacten binnen en buiten de organisatie Staat cliënten en relaties te woord voor spoedafspraken en informatie Handelt conform de bedrijfsregels/het kwaliteitszorgsysteem Komt afspraken na en regelt en plant afspraken voor opdrachtgever, patiënten, relaties etc., en attendeert specialist(en) op gemaakte afspraken Beheert agenda en schema s van secretariaat en specialisten en maakt overzicht van de planning van het patiëntenspreekuur Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Gesprekken zijn met de juiste persoon doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt In telefoonnotities is de juiste medische terminologie gehanteerd De telefoonnotities zijn duidelijk De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie. Staat de interne/externe bezoekers correct/representatief te woord. Ontvangt en begeleidt patiënten voor, tijdens en na het spreekuur Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Zorgt zelfstandig voor het administratief voorbereiden, afhandelen en verwerken van het spreekuur en brengt op een correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de specialist tot stand Verricht in opdracht van de specialist niet voorbehouden handelingen (meten, wegen, druppelen, aan- en uitkleden van de patiënt) Verstrekt de bezoeker de gevraagde informatie, dan wel verwijst de bezoeker naar derden Verzorgt dagelijks de behandel-/onderzoekskamer en wachtkamer voor wat betreft servies, tijdschriften, voorraad etc. Spreekt correct Nederlands en een moderne vreemde taal Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers en patiënten Treedt op als gastvrouw naar cliënten en relaties Bezoekers komen op de juiste bestemming Print: 23-december-2003 Pagina 12 van 17

13 Nr. 4 VM De medisch secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen. Nr. 5 VM Nr. 6 VM Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en stelt tijdig de agenda op en draagt zorg voor de beschikbaarheid van onderliggende stukken in de Nederlandse taal of in een moderne vreemde taal Houdt in verband met de planning en de organisatie van de vergadering de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt tijdens de vergaderingen op als coördinatrice en gastvrouw Notuleert in de Nederlandse taal of in een moderne vreemde taal Stelt op basis van de notulen een verslag of besluitenlijst op in de Nederlandse of in een moderne vreemde taal en stemt deze af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers en zorgt voor het nakomen van afspraken en uitvoering van de besluiten Voert werkzaamheden uit conform arbo-regels en het geldende kwaliteitszorgsysteem Kiest de juiste hulpmiddelen en ICT-toepassingen Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag of besluitenlijst vormt inhoudelijk en taaltechnisch een correcte weergave van de bespreking en is gedistribueerd naar de betrokkenen De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze draaiboeken, checklisten en activiteitenlijsten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van bijeenkomsten, waaronder patiëntenbesprekingen en (in- en extern) multidisciplinair overleg. Voert tijdig overleg met de opdrachtgever Stelt een lijst op met uit te voeren voorbereidingsactiviteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten Past de draaiboeken, checklisten en activiteitenlijsten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Maakt een overzicht van de momenten waarop gecheckt moet worden of de uitvoering van activiteiten tijdig en volledig gerealiseerd kan worden Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een bijeenkomst te maken. Berekent nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel Vraagt offertes aan voor out of pocket kosten Stelt een concept begroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Registreert de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en laat de facturen accorderen Controleert overzichten van bestellingen en zet deze af tegen het budget Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Er kan een vergelijking worden gemaakt tussen de begroting en de werkelijke uitgaven Print: 23-december-2003 Pagina 13 van 17

14 Nr. 7 VM De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen. Nr. 8 VM Selecteert zorgvuldig te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of inhoud de juiste ontvanger(s) van de ingekomen poststukken Vermenigvuldigt ingekomen poststukken in het geval van meer belanghebbenden Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken Draagt zorg voor een tijdige verzending van uitgaande poststukken Zorgt dat bepaalde poststukken met voorrang worden behandeld Weegt kostenaspecten mee in de wijze van verzending Maakt efficiënt gebruik van beschikbare hulpmiddelen (frankeermachine, postregistratiesysteem, ) Werkt conform wettelijke regels, procedures en/of huisregels Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden Poststukken komen bij de juiste ontvangers terecht De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze een archief te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie. Nr. 9 BOS Selecteert en codeert archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert gearchiveerde stukken en dossiers/stukken die worden uitgeleend Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers en past het archiefsysteem aan gewijzigde behoeften aan Schoont dossiers met in achtneming van bewaartermijnen Verwerkt de (poli)klinische status Maakt efficiënt gebruik van beschikbare hulpmiddelen Werkt conform wettelijke regels, procedures en/of huisregels Gebruikers zijn geïnformeerd over de werking van het archiefsysteem Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de eigen werkzaamheden te plannen. Stelt een effectieve planning van de werkzaamheden op met betrekking tot volgorde en tijd Maakt regelmatig de stand van zaken op Plant patiëntenbesprekingen, vergaderingen, zaalreserveringen en multidisciplinair overleg Verricht organisatorische en beheerstaken, zoals bewaken en bestellen van voorraden, maken van roosters Gaat adequaat om met veranderende eisen en omstandigheden Beheert de agenda en zorgt steeds voor een actuele agenda Overlegt zo nodig met de opdrachtgever De werkzaamheden worden/zijn tijdig, accuraat en in de juiste volgorde verricht Taken zijn gecoördineerd conform bepaalde richtlijnen c.q. kaders. De juiste beslissingen zijn genomen wanneer afgeweken is van richtlijnen c.q. kaders Print: 23-december-2003 Pagina 14 van 17

15 Nr. 10 BOS De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de privacy van personen veilig te stellen. Nr. 11 BOS Nr. 12 BOS Reageert assertief, zorgvuldig en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de afdeling en het bedrijf en de privacy van personen kunnen bedreigen Is zich bewust van de mogelijke schade bij het prijsgeven van vertrouwelijk informatie Bewaart vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures toe Verstrekt geen gegevens of informatie aan personen of organisaties die de belangen van het bedrijf en de privacy van personen kunnen schaden De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Stemt voorgenomen activiteiten tijdig af met de opdrachtgever Handelt zorgvuldig bij verwerking van gegevens Zorgt voor een goede voorbereiding en afwikkeling van de dagelijkse spreekuren Draagt verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt zelf initiatieven voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Beloftes en toezeggingen zijn correct nagekomen Kent en neemt haar eigen verantwoordelijkheden Taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is heeft zij tijdig overgedragen De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze oplossingen voor te stellen in onvoorziene situaties, om de voortgang van werkzaamheden te garanderen. Nr. 13 BOS Brengt oorzaak en gevolg van problemen in kaart Mobiliseert personen/organisaties die een oplossing kunnen bieden Weegt voor- en nadelen van oplossingen af en overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van mogelijke oplossingen Neemt tijdig besluiten opdat de werkzaamheden niet in het gedrang komen Neemt het initiatief voor het oplossen van knelpunten en schakelt waar nodig anderen in Handelt zaken adequaat af Gekozen oplossing is de beste/meest haalbare De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren, ordelijk en assertief te zijn en haar concentratie te behouden. Nr. 14 BOS Brengt structuur aan in werkzaamheden en verricht deze op efficiënte wijze Houdt bij wat afgesproken is en wat de stand van zaken m.b.t. de werkzaamheden is Houdt goed zicht op de werklast van de leidinggevende(n) Stelt grenzen aan zich zelf en aan anderen Organiseert opgedragen taken efficiënt en werkt ze perfect af Controleert de voortgang van de werkzaamheden Heeft goed zicht op de werklast van de leidinggevende Werkzaamheden worden tijdig en volledig uitgevoerd De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze de betekenis van gegevens en informatie voor de opdrachtgever en de cliënt te wegen. Verzamelt en sorteert inkomende informatie van medewerkers en relaties Analyseert de betekenis van informatie zorgvuldig zowel voor de cliënt als voor de opdrachtgever De opdrachtgever en/of de cliënt worden op adequate wijze geïnformeerd Print: 23-december-2003 Pagina 15 van 17

16 Nr. 15 BOS Nr. 16 SC De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze te anticiperen op de acties en verplichtingen van de opdrachtgever en zorg te dragen voor tijdige beschikbaarheid van gegevens en informatie om deze acties en verplichtingen te faciliteren. Herinnert de opdrachtgever tijdig aan te ondernemen acties en aangegane verplichtingen Verzamelt en ordent tijdig gegevens en informatie Checkt tijdig ondersteuningsbehoefte bij het de opdrachtgever Plant en verzorgt tijdig faciliteiten De opdrachtgever beschikt tijdig over alle benodigde informatie en faciliteiten om actie te kunnen ondernemen en/of aan verplichtingen te kunnen voldoen De medisch secretaresse is in staat op adequate wijze met in- en externe relaties te communiceren. Nr. 17 SC Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag Gaat correct om met relaties, blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is en stemt gedrag en presentatie af op de relaties Hanteert taal en taalgebruik passend bij het doel, afgestemd op de persoon Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De relatie ervaart de secretaresse als klantvriendelijk en servicegericht De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze samen te werken met interne en externe medewerkers. Nr. 18 ON Vraagt instructies aan de leidinggevende Overlegt over eventuele onduidelijkheden in de opdracht en doet waar nodig verbetervoorstellen Overlegt zo nodig met collega s over de uitvoering van de opdracht en voert (eventueel samen met collega s) de opdracht uit Werkt in teamverband en zorgt voor een goede samenwerking op de afdeling Gaat correct om met relaties (waaronder cliënten) en opdrachtgevers Maakt een correcte afweging tussen belangen van relaties en de eigen afdeling Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op Maakt werkafspraken en houdt zich eraan Geeft tijdig aan wanneer gemaakte afspraken niet haalbaar blijken en bijstelling behoeven Toont zich constructief en stimuleert anderen tot deze houding Is een krachtige factor voor de afdeling Is ontvankelijk voor kritiek Is integer De werkzaamheden zijn conform de opdrachtgever uitgevoerd De medisch secretaresse is in staat om haar eigen handelen op adequate wijze te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Nr. 19 ON Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met dat van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de werkzaamheden De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze feedback op haar eigen functioneren te vragen en te ontvangen en haar handelen zonodig bij te stellen. Vraagt op eigen initiatief en gericht naar de kwaliteit van uitgevoerde werkprocessen en geleverde prestaties Gaat in geval van kritische opmerkingen niet in de verdediging Geeft aan op welke wijze feedback gebruikt wordt/is Print: 23-december-2003 Pagina 16 van 17

17 Nr. 20 ON De medisch secretaresse is in staat om op adequate wijze nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen. Leest regelmatig vakliteratuur Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met inzet en doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van werkzaamheden Print: 23-december-2003 Pagina 17 van 17