TERUGBETALING KOSTEN BIJ MEERDAAGSE DIENSTREIZEN IN HET BUITENLAND 1. HET REISBUDGET Het reisbudget wordt vóór vertrek opgesteld na overleg tussen de leidinggevende, de budgetverantwoordelijke en de medewerker. Het budget wordt afgestemd op het programma van de meerdaagse dienstreis in het buitenland en op een correct reiscomfort voor de medewerker. Het principe is dat de reiskosten worden terugbetaald op basis van bewijsstukken. 2. VERZEKERINGEN Medische kosten ten gevolge van een arbeidsongeval Bij de statutaire personeelsleden vallen de medische-, de farmaceutische- en de hospitalisatiekosten ten gevolge van een arbeidsongeval onder de regelgeving van de arbeidsongevallenverzekering van het Departement Onderwijs. Bij de contractuele personeelsleden kunnen de medische-, de farmaceutische- en de hospitalisatiekosten ten gevolge van een arbeidsongeval gedekt worden door de veiligheidspolis, onderschreven door de Arteveldehogeschool, evenwel na tussenkomst van het ziekenfonds. De arbeidsongevallenverzekering van het departement onderwijs (statutaire personeelsleden) en de veiligheidspolis van de Arteveldehogeschool (de contractuele personeelsleden) dekken de ongevallen met lichamelijke schade die zich voordoen enerzijds tijdens/door de uitoefening van de beroepsactiviteiten en anderzijds op weg naar en van de locatie waar de activiteiten plaatsvinden. Bent u het slachtoffer van een arbeidsongeval neem contact op met de dienst personeelsbeheer. Medische kosten ten gevolge van ziekte Conform de algemene polisvoorwaarden kunnen dringende en noodzakelijke medische kosten ten gevolge van ziekte in het buitenland ten laste genomen worden door de reisbijstandsverzekering, evenwel na tussenkomst van het ziekenfonds. Persoonlijke bijstand en repatriëring Arteveldehogeschoolmedewerkers die in het kader van hun opdracht naar het buitenland reizen kunnen ofwel gebruik maken van de collectieve reisbijstandsverzekering afgesloten door de Arteveldehogeschool ofwel een bijkomende reisbijstandsverzekering SIP laten afsluiten. Bestemming EER en Zwitserland: Collectieve reisbijstandsverzekering Voor wie beroepshalve naar een EER-land (EU, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein) of Zwitserland reist en niet langer dan 90 dagen in het buitenland verblijft, is de collectieve reisbijstandsverzekering, afgesloten door de Arteveldehogeschool, van toepassing. Deze polis dekt de repatriëring, dringende medische - en hospitalisatiekosten die gemaakt werden tgv een ongeval of ziekte in het buitenland evenwel na tussenkomst van de mutualiteit en steeds in het kader van de professionele activiteiten. U kan de algemene polisvoorwaarden nalezen en het reisbijstandsattest opvragen via intranet: Dienst verzekeringen. U bent automatisch verzekerd en hoeft bijgevolg de verplaatsing naar het buitenland niet extra te melden aan de dienst verzekeringen. Doc. FIN 002 versie 2009.04.06 1/5
Bestemming buiten EER en Zwitserland: Student Insurance Program Wie langer dan 90 dagen in het buitenland verblijft en/of wie beroepshalve vertrekt naar een land buiten de EER en Zwitserland (landen waarmee België geen of slechts een beperkte bilaterale terugbetalingsovereenkomst afgesloten heeft) laat een aparte SIP-reisbijstandsverzekering afsluiten via de Dienst verzekeringen. Het SIP-verzekeringscontract kan afgesloten worden voor studenten en personeelsleden. De naam is misleidend. De algemene polisvoorwaarden kan u raadplegen op intranet: Dienst verzekeringen. U kan een SIP-verzekeringscontract uitsluitend aanvragen via het standaard SIP-aanvraagformulier, dat u aantreft op intranet. Gelieve het formulier nauwkeurig en volledig ingevuld, terug te mailen naar de dienst verzekeringen, uiterlijk 1 maand voor vertrek. In functie van een visumaanvraag kan een aanvraagtermijn van 2 maanden aangewezen zijn (bv Rusland). U ontvangt zo vlug mogelijk het verzekeringscertificaat en een assistance kaartje. Eigen schade aan de wagen naar aanleiding van een ongeval in fout : verplaatsingen per wagen in opdracht van de hogeschool Indien u het slachtoffer wordt van een ongeval in fout, met eigen wagen, tijdens het traject van de woonplaats naar de verblijfplaats in het buitenland heen en terug en van de verblijfplaats naar de plaats waar de activiteiten plaatsvinden in het buitenland kan u een beroep doen op de polis Omnium Opdrachten. De persoonlijke omniumverzekering is echter prioritair van toepassing. Opgelet : Alle andere verplaatsingen (bv privé-uitstappen) zijn in deze polis niet verzekerd. De franchise of de schade ten laste van de schadelijder bedraagt 10 % van de schadevergoeding met een minimumbedrag van 123,95 en een maximumbedrag van 247,89. De Arteveldehogeschool komt onder bepaalde voorwaarden financieel tussen in de franchise. Binnen een tijdsspanne van 5 jaar geldt de volgende regeling : voor een 1 ste schadegeval met franchise is er 100 % tussenkomst ; voor een 2 de schadegeval met franchise is er 50 % tussenkomst. Vanaf het 3 de ongeval wordt geen tussenkomst voorzien. Bijstand aan de wagen : technische bijstand bij panne, repatriëring van het voertuig De waarborg bijstand aan de wagen is niet van voorzien in de reisbijstandsverzekering (zie medische kosten t.g.v. ziekte en persoonlijke bijstand en repatriëring). Het takelen van de wagen naar de woonplaats/garage en het ter beschikking stellen van een vervangwagen worden niet voorzien in de polis. De personeelsleden hebben de mogelijkheid om een VAB reisbijstandsverzekering af te sluiten tegen een voordeeltarief (20% korting). Deze verzekering dekt dan zowel de privé-verplaatsingen als de professionele verplaatsingen. Uiteraard bestaan er ook andere formules bij andere aanbieders. Het kilometertarief dat de hogeschool hanteert voor de verplaatsingen in opdracht dekt in principe alle kosten voor het gebruik van de wagen. Dit wil zeggen dat de hogeschool niet tussenkomt in de kosten voor herstelling en repatriëring bij een eventueel defect. Personeelsleden die dit wensen kunnen in overleg met de leidinggevende - een bijstandsverzekering voor de wagen laten afsluiten, via de dienst verzekeringen. Gelieve dit te melden uiterlijk 14 dagen voor het vertrek. Verzekering van audiovisuele apparatuur Mits voorafgaande toelating van de leidinggevende en melding bij de betrokken dienst (ICT, logistiek) kunnen personeelsleden audiovisuele middelen meenemen naar het buitenland. Neem contact op met de Dienst verzekeringen, uiterlijk 14 dagen voor het vertrek. De premie is ten laste van het budget waarop de dienstreis wordt geboekt. Doc. FIN 002 versie 2009.04.06 2/5
Annulatieverzekering Indien aan de medewerker gerelateerde omstandigheden dat vereisen en/of indien de aankoopprijs van een (vliegtuig)ticket hoger is dan 500, wordt samen met de boeking van het ticket een annulatieverzekering afgesloten door de dienst onderwijsontwikkeling en internationalisering, na goedkeuring van de betrokken budgetverantwoordelijke. Schade aan derden : Burgerrechtelijke aansprakelijkheid Deze waarborg is wereldwijd van toepassing in het kader van de hogeschoolactiviteiten, niet tijdens het privé-leven. 3. DE VERPLAATSING NAAR HET BUITENLAND 3.1 Aankoop Vliegtuigreis en HST (TGV, Eurostar, Thalys en ICE): dienstreis uitsluitend met personeel : de bestelling van de vliegtuigtickets wordt uitgevoerd door de dienst onderwijsontwikkeling en internationalisering (O&I). Uiteraard te verrekenen op het budget van de budgetverantwoordelijke die de aanvraag meerdaagse dienstreis in het buitenland heeft goedgekeurd; vliegtuigtickets worden niet aangekocht door de medewerkers zelf; economy class (kosten verbonden aan een verhoging van klasse is ten laste van de Arteveldehogeschoolmedewerker. Trein (excl. HST) of bus: de medewerker koopt zelf het treinticket en brengt bewijsstukken in bij de afrekening; economy class (of tweede klasse). Maritiem vervoer: De medewerker koopt zelf het ticket en brengt de bewijsstukken in bij de afrekening. Vervoer per auto: De verplaatsing per auto mag niet meer kosten dan het goedkoopste beschikbare ticket voor dezelfde verplaatsing per vliegtuig of trein. Wanneer verschillende reizigers meerijden gebeurt deze toetsing uiteraard t.o.v. de totale ticketkost van de groep. 3.2 Welke verplaatsingskosten worden terugbetaald? openbaar vervoer naar de plaats van vertrek : reis van campus of thuis naar plaats van vertrek en terug wordt terugbetaald; met de auto of de moto naar de plaats van vertrek (principe kortste afstand): vervoer campus hogeschool plaats vertrek in België en omgekeerd, of indien korter, het vervoer thuisadres - plaats van vertrek in België en omgekeerd (indien de nachtvluchten vertrekken tussen 23u30 en 7u30 en/of landen na 22 uur en vóór 6u30 wordt het principe kortste afstand soepeler toegepast en kan de afstand 4 maal vergoed worden); taxi s : taxi s naar de plaats van vertrek in België worden in principe niet terugbetaald (uitgezonderd bij nachtvluchten die vertrekken tussen 23u30 en 7u30 en/of landen na 22 uur en vóór 6u30 waarbij er geen openbaar vervoer beschikbaar is en dit vooraf wordt aangevraagd bij de budgetverantwoordelijke); lokale verplaatsingen op de plaats van bestemming (met uitzondering van lokale privé-uitstap); Doc. FIN 002 versie 2009.04.06 3/5
parkingkosten eigen wagen : bij de vertrekplaats in het binnenland: indien meer dan 24 uur wordt dit in principe enkel terugbetaald indien niet bereikbaar met openbaar vervoer (of na voorafgaandelijk akkoord door de budgetverantwoordelijke bij nachtvluchten), hoofdverplaatsing met de auto en parkingkosten in het buitenland : worden integraal terugbetaald; maaltijden tijdens de verplaatsing, behalve wanneer onderdeel van het reisticket (bijv. op de vlucht), alcoholische dranken worden in de heen- en terugreis niet terugbetaald; meerkosten voor bagage dienen gemotiveerd te worden; verkeersboetes worden niet terugbetaald. 4. OVERNACHTINGSKOSTEN Het betreft de kosten voor kamer en ontbijt (zie document maximumbedragen buitenlandse dienstreizen). De overnachtingskosten worden voor vertrek geraamd in de kostenraming die aan de leidinggevende en de budgetverantwoordelijke worden voorgelegd ter goedkeuring. De overnachtingskosten moeten met de nodige documenten worden gestaafd. Het hotel wordt door de medewerker zelf geboekt, zelf afgerekend vóór vertrek, eventueel door middel van het voorschot en wordt niet door de Arteveldehogeschool met Visa betaald. 5. VERBLIJFSKOSTEN Het betreft de kosten voor middagmaal en avondmaal en kleine representatiekosten. Indien maaltijdkosten worden gedragen door de gastheer worden deze niet terugbetaald. In dat geval is het mogelijk om ook de gastheer uit te nodigen op een lunch of een avondmaal. De afrekening gebeurt op basis van de werkelijk gemaakte en bewezen kosten. Fooien zijn tekenen van appreciatie voor eigen rekening, behalve in die landen waar de dienst expliciet niet inbegrepen is in de verkoopprijzen. De kosten voor alcoholische dranken en het gebruik van de minibar worden niet terugbetaald. Persoonlijke en hygiënische kosten (bijv. herstellingskosten, aankoop kleding, ) worden niet terugbetaald. 6. DIVERSE ANDERE KOSTEN 6.1 Inschrijvingsgeld Inschrijvingsgeld (deelname, syllabus enz.) wordt ten laste genomen van andere budgetten, zoals bv. het professionaliseringsbudget of van het opleidings-/dienstenbudget of van de saldorekening van de projecten. 6.2 Relatiegeschenken Relatiegeschenken die in België reeds gekocht worden voor de buitenlandse partners, worden besteld via de procedure aankoopbeheer 1 (Proc. ANK 001). Zij worden mee opgenomen in de reisbegroting. Bij een dienstreis op het budget van de dienst onderwijsontwikkeling en internationalisering, wordt er gebruik gemaakt van de beschikbare relatiegeschenken bij deze dienst. Doc. FIN 002 versie 2009.04.06 4/5
6.3 Visum en paspoort De aankoop van een visum dient via het reisbureau te verlopen (behalve bij visa on arrival). Indien een visum op de luchthaven aangekocht wordt, dient dit gestaafd te worden met de nodige documenten. Kosten voor een visum kunnen integraal worden terugbetaald. Bijkomende kosten voor een spoedprocedure worden niet terugbetaald, behalve wanneer deze het gevolg zijn van een laattijdige opdracht door de leidinggevende. Kosten voor een paspoort kunnen worden terugbetaald 3 maanden vóór de vervaldatum van het paspoort, indien dan blijkt dat het paspoort uitsluitend voor dienstreizen voor de Arteveldehogeschool werd gebruikt. 6.4 Telefoonkosten Deze kosten kunnen ingediend worden aan de hand van bewijsstukken. Forfaitaire bedragen worden niet terugbetaald. 6.5 Inentingen Verplichte vaccinaties die gekoppeld zijn aan het te bezoeken land kunnen terugbetaald worden. Doc. FIN 002 versie 2009.04.06 5/5