Reglement voor de erkenning en de subsidiëring van de sociaal culturele verenigingen (GR 24/06/2019) I. Algemeen Artikel 1: Binnen de perken van de beschikbare kredieten die zijn vermeld in het overzicht van de te verstrekken subsidies per beleidsveld (zie toelichting bij het budget) subsidieert de gemeente Bredene jaarlijks de erkende sociaal-culturele verenigingen voor volwassenen via een basissubsidie en eventueel aangevuld met een activiteitensubsidie. Erkende sociaal-culturele verenigingen die op basis van dit reglement een nominatieve subsidie ontvangen zijn uitgesloten van deze basissubsidie en activiteitensubsidie. II. Erkenning Artikel 2: Voorwaarden om als sociaal-culturele vereniging erkend te worden en om erkend te blijven: a. de vereniging heeft een sociaal-cultureel doel ingeschreven in haar statuten of in die van haar regionale of nationale geleding of in een als dusdanig geldend document. Als sociaal-cultureel worden beschouwd die terreinen waarvan sprake in artikel 4 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980, met uitzondering van deze die op basis van een ander erkennings- en subsidiëringsreglement worden betoelaagd, in het bijzonder deze inzake jeugd en sport. b. er is sprake van een privé-initiatief zonder beroepsdoeleinden, winst- of handelsoogmerken; c. de zetel van de vereniging is gevestigd op het grondgebied van de gemeente Bredene; d. de vereniging wordt geleid door een bestuur waarvan de meerderheid woonachtig is in Bredene; e. de vereniging ontplooit per werkjaar minstens zes activiteiten, andere dan vergaderingen. Minstens vier daarvan zijn sociaal-cultureel en twee hebben een ontmoetingsfunctie. De helft van deze activiteiten mag mede of in samenwerking gebeuren met andere verenigingen; f. deze activiteiten van de vereniging moeten ten minste openstaan voor alle inwoners van Bredene. Activiteiten met een uitgesproken commercieel karakter komen niet in aanmerking. g. De vereniging dient in haar activiteiten en publicaties de taalwetgeving na te leven h. Verenigingen met commerciële doeleinden kunnen niet al sociaal-culturele verenigingen erkend worden net als verenigingen die reeds in een andere stad of gemeente als sociaal-culturele vereniging gesubsidieerd worden. Artikel 3: De vereniging die voor het eerst erkend wenst te worden, bezorgt vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op het vorige werkjaar de volgende stukken aan de gemeente : a. een exemplaar van haar statuten of van die van haar regionale of nationale geleding of van een als dusdanig geldend document; b. de samenstelling van en de taakverdeling in de schoot van haar bestuur; c. haar activiteitenverslag over het voorbije werkjaar gestaafd met bewijsstukken (uitnodiging, affiche, krantenknipsel, strooibriefje, e.a.) Deze stukken vormen het erkenningsdossier. Nadat het bestuur zijn beslissing kenbaar heeft gemaakt aan de vereniging die wenst erkend te worden heeft deze drie weken de tijd op hierop schriftelijk te reageren. De culturele raad heeft het recht om de vereniging te vragen om aanwezig te zijn op de bestuursvergadering om hun aanvraag nader toe te lichten. Het is de gemeenteraad die beslist of een vereniging wordt erkend als sociaal-culturele vereniging, na advies van de gemeentelijke culturele raad. Artikel 4: Om erkend te blijven en gesubsidieerd te worden, dient de vereniging vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op het vorige werkjaar haar activiteitenverslag over het voorbije werkjaar bij de gemeente in, gestaafd met bewijsstukken, en indien in haar doelstellingen en/of bestuur en/of de plaats van de zetel van de vereniging wijzigingen zijn opgetreden, ook deze wijzigingen. De aanvraag gebeurt aan de hand van formulieren die ter beschikking worden gesteld door het gemeentebestuur. Artikel 5: Het werkjaar (subsidiejaar) begint op 1 september en eindigt op 31 augustus van het daaropvolgende jaar. 1
Artikel 6: Einde van de erkenning a. Er komt een einde aan de erkenning als sociaal-culturele vereniging wanneer de vereniging niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden opgenomen in artikel 3 uitgezonderd (e). b. Sociaal-culturele verenigingen die in het werkjaar waarvoor de subsidies worden gevraagd geen 6 effectieve activiteiten hebben aangekondigd en georganiseerd (andere dan vergaderingen), ontvangen ze voor het bedoelde werkingsjaar geen activiteitensubsidie, noch basissubsidie. Aan de erkenning komt van rechtswege een einde indien deze vereniging ook het daaropvolgende werkjaar geen 6 activiteiten heeft aangekondigd of georganiseerd. In dit geval dient de vereniging de erkenningprocedure opnieuw volledig te doorlopen vooraleer opnieuw erkend te kunnen worden als sociaal-culturele vereniging. Op gemotiveerd verzoek kan de vereniging die twee opeenvolgende jaren onvoldoende activiteiten organiseert toch haar erkenning behouden. Het bestuur van de culturele raad neemt hierover een gemotiveerde beslissing. c. Er komt ook van rechtswege een einde aan de erkenning indien de sociaal-culturele vereniging afwezig blijft op vier opeenvolgende algemene vergaderingen van de gemeentelijke culturele raad. Betreffende de projectsubsidie wordt voorgesteld om de termijn voor indienen van een dossier te verlengen tot 30 juni. Aanvragen voor 30 maart krijgen evenwel voorrang. De culturele raad stelt bovendien voor om het budget van de projectsubsidie dat op 30 juni nog over is te voegen bij de activiteitensubsidie waardoor het subsidiebedrag groter zou worden. Alle bovenvernoemde voorstellen werden unaniem goedgekeurd in de bestuursvergadering en de algemene vergadering van de culturele raad. Het behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad om een reglementswijziging van het subsidiereglement voor sociaal-culturele verenigingen vast te stellen. 2
III. Subsidiëring A. Basissubsidie Artikel 7: De erkende sociaal-culturele verenigingen ontvangen jaarlijks een subsidie op basis van hun subsidieaanvraag. De subsidie bestaat uit een basissubsidie enerzijds en een activiteitensubsidie anderzijds. Er kan geen activiteitensubsidie worden betaald indien de basissubsidie niet wordt toegekend. Artikel 8: De basissubsidie bedraagt forfaitair 75 per erkende vereniging. De vereniging kan deze enkel ontvangen als ze een subsidiedossier correct heeft ingediend en minstens op de helft van de algemene vergaderingen van de culturele raad van het voorbije werkjaar aanwezig was. B. Activiteitensubsidie Artikel 9: De erkende sociaal-culturele verenigingen kunnen jaarlijks ook een activiteitensubsidie ontvangen voor de door hen ontplooide activiteiten. De subsidie die de vereniging ontvangt is afhankelijk van het aantal behaalde punten door de vereniging. De waarde van een punt wordt berekend door het totale bedrag van de activiteitentoelage te delen door het aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. Artikel 10: Het totaal aan activiteitensubsidies beloopt het resterende gedeelte van de voor de sociaalculturele verenigingen in de budget uitgetrokken subsidies, na aftrek van het totaal aan basissubsidies. Artikel 11: Activiteiten die in samenwerking met andere verenigingen worden georganiseerd, worden evenredig verdeeld onder de organiserende verenigingen. Artikel 12: Voor de activiteitensubsidie komen de volgende door de Bredense vereniging zelf georganiseerde activiteiten in aanmerking (een vereniging kan geen aanspraak maken op activiteitensubsidie wanneer één van haar leden in persoonlijke naam een activiteit brengt). Alle categorieën hebben een maximum aantal te behalen punten dat gelijk is aan 10 * de hoogste score per categorie. Alle punten behaald boven dit maximum worden vermenigvuldigd met 25 %. Cultuurcreatie (max 2500 punten) Podiumoptreden door de eigen vereniging (opera, toneel, koor, concert, ballet, pantomime, poppentheater, fanfare, cabaret,...). *eenzelfde optreden komt slechts 1x in aanmerking voor subsidiëring. Repetitie in het kader van podiumoptreden. Realisatie van een kunstcreatie met een tijdelijk karakter, toegankelijk voor het grote publiek. De creatie heeft een duidelijke culturele meerwaarde in vergelijking met een klassieke tentoonstelling, eerder een installatie, een uimtelijk kunstwerk (meerwaarde dient te kunnen worden aangetoond). Cultuurspreiding (max 1500 punten) Tentoonstellingen met (overwegend) werk gerealiseerd door de eigen leden van de vereniging (beeldhouwwerk, schilderijen en/of grafiek, keramiek, foto s, hobbygroepen e.a.). Organisatie van tentoonstellingen waarin (nagenoeg) geen werk gerealiseerd door de eigen leden van de vereniging is te bezichtigen (beeldhouwwerk, schilderijen en/of grafiek, keramiek, foto s, hobbygroepen e.a.). Podiumoptreden georganiseerd door de eigen vereniging, maar waarbij het eigenlijke optreden wordt uitgevoerd door derden (opera, toneel, koor, concert, ballet, pantomime, poppentheater, fanfare, cabaret,...). 10 punten 1 75 punten 1 3
Film-, multimedia -of diavoorstelling (alleenstaande activiteit) met beeldmateriaal dat werd gerealiseerd door de eigen vereniging. Film-, multimedia -of diavoorstelling (alleenstaande activiteit) met beeldmateriaal dat werd gehuurd of ontleend. Cultureel erfgoed (max 5000 punten) Cultureel waardevolle uitgifte (kunstmap, kunstwerk, jaarboek, CD, jubileumuitgave, ) op initiatief van en uitwerking door de eigen vereniging. Actieve bijdrage van de vereniging in het tot stand komen van een cultureel waardevolle uitgifte (kunstmap, kunstwerk, jaarboek, CD, jubileumuitgave, ). Het initiatief tot uitgifte en de organisatie ervan berust echter niet bij de eigen vereniging. Cultureel waardevolle uitgifte (kunstmap, kunstwerk, jaarboek, CD, jubileumuitgave, ) op initiatief van en uitwerking door de eigen vereniging, op basis van een eigen creatie (DVD van eigen podiumoptreden of van kunstcreatie, eigen gemaakte CD, eigen gemaakt filmpje op Youtube). Verhogen van de culturele competentie (max 7) Organisatie van een podiumgesprek of teleconferentie (maximaal 10 per jaar): o panel of spreker met illustratiemateriaal of niet-commerciële demonstratie o panel of spreker zonder illustratiemateriaal. Groepsbezoek aan podiumoptreden (andere dan podiumgesprek of lezing), tentoonstelling, natuurgebied, industriegebied, ). Educatieve reis (max 5 reisdagen in eenzelfde land, stad, regio, worden aangegeven. Het gaat om 5 educatieve reisdagen per jaar, al dan niet aaneensluitend en ongeacht het aantal activiteiten per dag. Studiedagen voor kadervorming en leergangen (maximaal ): o door de verenigingen zelf georganiseerde studiedagen, leergangen o.l.v. deskundige, per studiedag/leergang. o deelname aan andere studiedagen, leergangen (nationaal, provinciaal, arrondissementeel of lokaal georganiseerd), per studiedag/leergang. o groepsbezoek aan een niet door de vereniging zelf georganiseerd podiumgesprek of lezing. Gemeenschapsvorming (max 500 punten) Sportieve activiteiten: o Gezamenlijke training, opleiding of beoefening buiten competitieverband o.l.v. deskundig leraar of trainer (maximaal 10 per jaar): zonder culturele dimensie met culturele dimensie o Organisatie van openbare sportmanifestaties of sportfeest buiten competitieverband in de gemeente: zonder culturele dimensie met culturele dimensie o Deelname aan openbare sportmanifestaties of sportfeest buiten competitieverband in of buiten de gemeente: zonder culturele dimensie met culturele dimensie. 100 punten 500 punten 100 punten 30 punten 75 punten 5 punten 10 punten 5 punten 10 punten 4
Algemene ledenvergadering (maximaal 3 per jaar). Eigen activiteiten, andere dan bestuurs en algemene vergaderingen, zonder uitgesproken culturele dimensie en in de eerste plaats gericht op de eigen leden (maximaal 10 per jaar). Bijzondere doelstellingen ( max 2500 punten ) Uitgifte van een eigen tijdschrift, minimaal 3 edities per jaar (komen niet in aanmerking: tijdschriften uitgegeven door de koepelorganisatie, reclameaankondiging, uitnodiging voor activiteiten, ). Bijhouden van een geactualiseerde website en/of facebookpagina en/of blog Samenwerkende initiatieven met de gemeente, met de gemeentelijke adviesraden, andere openbare besturen of andere sociaal-culturele verenigingen (andere dan afdelingen van dezelfde koepelorganisatie waartoe de vereniging behoort). De vereniging is actief betrokken in de voorbereiding van de organisatie en/of levert vrijwilligers voor de praktische werking. 20 punten 5 punten 100 punten (niet te verdelen onder aantal deelnemers) Artikel 13: Het organiseren van twee of meer van deze activiteiten op één en dezelfde dag en in hetzelfde kader geldt slechts als één activiteit. Activiteiten die georganiseerd worden in het kader van lustrumvieringen worden als afzonderlijke activiteiten beschouwd. Artikel 14: De subsidieaanvragen worden geverifieerd door de gemeentelijke cultuurdienst. Het dossier van de subsidieaanvragen wordt met het verslag van de cultuurbeleidcoördinator vóór 10 november na het werkjaar voor advies bezorgd aan het bestuur van de culturele raad. In de eerstvolgende algemene vergadering van de culturele raad, die gehouden zal worden uiterlijk op 20 november, wordt dit advies voorgelegd ter bekrachtiging. Elke vereniging heeft recht van inzage van het verslag van de cultuurbeleidscoörindator met betrekking tot zijn subsidieaanvraag. De vereniging kan daarover haar opmerkingen schriftelijk formuleren aan het bestuur van de culturele raad voor 30 november van het jaar dat volgt dat volgt op het vorige werkjaar. Bij betwisting beslist het bestuur van de culturele raad autonoom op de eerstvolgende bestuursvergadering. Daarna wordt het verslag samen met het advies voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en tenslotte ook aan de gemeenteraad van december. Nadien worden de subsidies uitbetaald. Artikel 15: Elke vereniging heeft het recht om aanwezig te zijn op de algemene vergadering van de culturele raad waarop subsidiedossiers voor advies worden onderzocht. Artikel 16: De culturele raad deelt zijn advies over de erkennings- en subsidieaanvragen schriftelijk mee aan het college van burgemeester en schepenen vóór 15 december. KONINKLIJKE HARMONIE BREDENE Artikel 17: De koninklijke gemeentelijke harmonie Bredene ontvangt van het gemeentebestuur nominatieve subsidie opgenomen in de nominatieve lijst subsidies (zie beslissend gedeelte van het budget). Indien deze toelage in de volgende begrotingsjaren wijzigt, verbindt het gemeentebestuur zich ertoe dit schriftelijk te laten weten aan de koninklijke gemeentelijke harmonie binnen de maand na goedkeuring van de begroting. Artikel 18: Jaarlijks, vóór 1 oktober, dient de koninklijke gemeentelijk harmonie Bredene bij het gemeentebestuur volgende documeenten in: een omstandig werkingsverslag de rekening van het voorbije werkjaar de begroting voor het nieuwe werkjaar. 5
Artikel 19: Eveneens jaarlijks wordt er door de koninklijke gemeentelijke harmonie Bredene een vergadering bijeengeroepen waarop het college van burgemeester en schepenen zal worden uitgenodigd. Op deze vergadering wordt de werking van het voorbije jaar toegelicht en worden de plannen voor het volgend jaar meegedeeld. Artikel 20: De koninklijke gemeentelijke harmonie Bredene verbindt zich ertoe om jaarlijks 19 muzikale uitvoeringen te brengen op het grondgebied van de gemeente. IV Materiële steun Artikel 21: Elke sociaal-culturele vereniging heeft gedurende het werkjaar van haar erkenning recht op volgende logistieke en materiële steun vanwege de gemeente : a. gratis 4.000 kopieën; b. gratis ter beschikking stelling en gebruik van gemeentelijk materiaal, éénmaal vervoer inbegrepen; c. gratis verzending van haar persberichten via de gemeente; d. gratis opname van haar activiteiten in de gemeentelijke culturele kalender en in de evenementenkalender; e. gratis aanplakken van haar activiteiten aan de gemeentelijke zuilen en in de gemeentelijke gebouwen; f. gratis gebruik van de gemeentelijke infrastructuur voor vergaderingen en activiteiten met uitzondering van de sporthal en het zwembad. V Projectsubsidie Artikel 22: Elke sociaal-culturele vereniging kan gedurende het werkjaar van haar erkenning een aanvraag indienen voor projectsubsidie. De subsidie wordt toegekend om er financieel risicovolle, ambitieuze en/of vernieuwende culturele projecten mee te organiseren. Artikel 23: Onder projecten wordt verstaan elke (reeks van) op zichzelf staande culturele activiteiten met een open karakter. Een project omvat een vernieuwend aspect en verrijkt het aanbod van de bestaande culturele activiteiten. De projecten zijn toegankelijk voor een ruim publiek. Artikel 24: Om voor betoelaging in aanmerking te komen moet een project worden ingediend bij de gemeentelijke cultuurdienst om voor advies te worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur van de culturele raad en ter bekrachtiging aan de algemene vergadering van de culturele raad (*). Vervolgens wordt het project ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Een gunstig advies van de culturele raad is een absolute voorwaarde voor goedkeuring van de projectsubsidie. Wanneer het college van burgemeester en schepenen het advies van de culturele raad niet volgt, dient hiervoor een verantwoording te worden gegeven. Wanneer het college van burgemeester en schepenen geen goedkeuring verleent aan een projectaanvraag wordt ook steeds een korte toelichting gegeven ten behoeve van de aanvrager, specifiek over enkele punten in het project die voor verbetering vatbaar zijn. Een project wordt goedgekeurd op basis van een degelijke aanvraag, die het project duidelijk omschrijft. (*) Bij de bespreking van een ingediend project kan de vereniging die de aanvraag heeft ingediend niet aanwezig zijn in de vergadering van het bestuur van de culturele raad en dit voor de duur van de bespreking van dit punt. Artikel 25: De projectaanvraag bevat op zijn minst een begroting van de voorziene uitgaven en inkomsten gedaan ten behoeve van het project. Per project wordt een maximale subsidieerbaarheid voorzien van 50% van de door de vereniging begrote uitgaven. De projectsubsidie wordt toegekend binnen de perken van het voorziene begrotingskrediet. Per project wordt een maximaal bedrag toegekend van 25% van het totale als projectsubsidie ingeschreven bedrag in het overzicht van de te verstrekken subsidies per beleidsveld (zie toelichting bij het budget). De projectsubsidie wordt toegekend als een voorschot op de te verrichten kosten. Artikel 26: Verenigingen die in de loop van het werkjaar hebben gebruik gemaakt van de projectsubsidie, bezorgen vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op het vorige werkjaar (samen met haar activiteitenverslag over het voorbije werkjaar) een afzonderlijk (financieel) verslag en de nodige bewijsstukken die moeten aantonen dat de projectsubsidie werd aangewend waarvoor ze was aangevraagd. 6
Artikel 27: Projecten kunnen enkel worden ingediend voor 31 maart van het werkjaar. Voor zover er nog projectsubsidie ter beschikking is, kunnen bijkomende aanvragen worden ingediend tot 30 juni. Deze worden dan behandeld in volgorde van ontvangst. Het bedrag dat wordt vrijgemaakt op de gemeentebegroting voor de financiering van de projectsubsidie is vatbaar voor jaarlijkse evaluatie en bijsturing. Artikel 28: Indien het voorziene bedrag voor de projectsubsidies niet helemaal is opgebruikt, wordt het overschot bij de activiteitensubsidie gevoegd. 7