HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOLLEYBALVERENIGING SATURNUS/ HENDRIKS COPPELMANS Dit Huishoudelijk Reglement (HR) bevat regels en bepalingen welke volgens de statuten in dit reglement dienen te worden geregeld, evenals bepalingen en regels over zaken die niet in de statuten zijn geregeld, doch waarvoor reglementering wenselijk of noodzakelijk is. Dit Huishoudelijk reglement vormt een geheel met de statuten. Verder zijn in diverse afzonderlijke documenten regels en bepalingen opgenomen over het gebruik van de accommodatie en met betrekking tot een aantal organisatorische en administratieve zaken binnen de vereniging. Deze documenten vormen geen onderdeel van het HR en worden apart door het bestuur van volleybalvereniging Saturnus/ HC vastgesteld. I ALGEMEEN 1.Algemene verplichtingen en gedragsregels 1) Ieder lid wordt geacht de statuten en het Huishoudelijk Reglement van volleybalvereniging Saturnus/ HC te kennen, evenals alle vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen. De leden zijn verplicht zich hieraan te houden. 2) De leden dienen elkaar en iedereen die gebruik maakt van accommodaties sportief te bejegenen en in woord en gedrag voortdurend hun bijdrage te leveren aan de goede sfeer en goede naam van de vereniging en de vereniging niet te schaden. 3) Wijzigingen in adressen en telefoonnummers dienen direct aan de ledenadministratie te worden doorgegeven. 4) Iedereen die een accommodatie betreedt dient zorgvuldig en correct om te gaan met eigendommen van de vereniging en die van anderen 5) Elk lid wordt verplicht om vrijwilligerswerk te verrichten, 6) Bij het niet voldoen aan de verplichting onder 4 kan het bestuur maatregelen treffen. 2.Verenigingskleuren Het tenue van de vereniging heeft de kleuren van de hoofdsponsor van de vereniging met de opdruk Saturnus. Het tenue is, conform de richtlijnen van de NeVoBo, voorzien van een borst- en rugnummer, de naam van de hoofdsponsor en mogelijk namen van andere sponsoren. Iedere speler, die deelneemt aan de NeVoBocompetitie, is verplicht in dit tenue, dat via de vereniging verkrijgbaar is, aan wedstrijden in deze competitie deel te nemen. Sponsoring of aanschaf overige kleding (trainingspakken, inloopshirts enz.) Het is teams niet toegestaan om zonder overleg met de sectie PR & Marketing afspraken te maken met sponsoren of als team zelf over de aanschaf en eventuele sponsoring van kleding. Dit in verband met het bewaken van de huisstijl van Saturnus / HC en de afspraken die reeds lopen met bestaande sponsoren. Kleurstelling overige kleding Bij de aanschaf van overige kleding (trainingspakken, inloopshirts, tassen enz.) zal nadrukkelijk bekeken worden of deze passen in de huisstijl van Saturnus / HC en hebben de kleuren rood, blauw en wit nadrukkelijk de voorkeur. Aanschaf overige kleding en materialen Bij de aanschaf van kleding en overige materialen zal zo veel mogelijk gekeken worden of dit mogelijk is bij de sponsoren van de vereniging. Zij zullen in ieder geval de kans geboden moeten worden om een voorstel uit te mogen brengen. Kleding en andere attributen zoals bijv. sporttassen, die door de vereniging beschikbaar zijn gesteld, blijven te allen tijde eigendom van de vereniging en dienen bij beëindiging lidmaatschap te worden ingeleverd. 3. Jeugdleden De jeugdleden, zoals genoemd in artikel 6, punt c van de Statuten worden onderverdeeld in: A-jeugdleden: zijn op 1 oktober 16 jaar of ouder en jonger dan 18 jaar. B-jeugdleden: zijn op 1 oktober 14 jaar of ouder en jonger dan 16 jaar. C-jeugdleden: zijn op 1 oktober 12 jaar of ouder en jonger dan 14 jaar. D-jeugdleden: zijn op 1 oktober 10 jaar of ouder en jonger dan 12 jaar. E-jeugdleden: zijn op 1 oktober jonger dan 10 jaar. 1
4.Scheidrechters In de Algemene Ledenvergadering (ALV) van november 2007 is bepaald dat alle jeugdleden vanaf 14 jaar hun scheidsrechterslicentie dienen te halen. 5.Boetes Het bestuur is gerechtigd boetes, opgelegd door de NeVoBo of de Regio van de NeVoBo, door te berekenen aan een speler(ster) of een team(s), indien de boete een gevolg is van eigen handelen of nalatigheid van de desbetreffende speler of van dat team. 6.Betalingsregels Contributie wordt per kwartaal vóóraf geïnd via een automatische incasso. Competitiegeld ten behoeve van de NeVoBocompetitie wordt op 1 oktober geïnd via een automatische incasso, samen met de contributie van dat kwartaal. Het bestuur kan in bijzondere gevallen tot een aangepaste regeling besluiten. Leden kunnen altijd een schriftelijk verzoek tot de penningmeester van de vereniging richten, waarin zij om een betalingsregeling verzoeken. 7.Beëindiging lidmaatschap Voor het opzeggen of stilzwijgend verlengen van lidmaatschappen bij verenigingen geldt een andere wetgeving, namelijk de regels van het verenigingsrecht. De regels over het opzeggen of stilzwijgend verlengen staan vermeld in de statuten van de vereniging. De statuten worden door de vereniging zelf bepaald. Beëindiging van het verenigingslidmaatschap kan per maand en/of per kwartaal en dient schriftelijk te geschieden. De betalingsverplichting, voortkomend uit deze opzegging, eindigt per het einde van het kwartaal, waarin deze opzegging plaatsvond. De opzegging dient uiterlijk op de laatste werkdag van het kwartaal binnen te zijn op het verenigingsadres, of op ledenadministratie@saturnushc.nl. Afmeldingen bij trainers, of coaches zijn niet geldig. Per 01-01 2012 is de Nederlandse wetgeving aangepast dit heeft tot gevolg dat lidmaatschappen per maand opgezegd kunnen worden. Voor verenigingen heeft men op deze regelgeving echter een uitzondering gemaakt. 8.Privacy De vereniging gaat zorgvuldig om met de gegevens van haar leden, ere leden, medewerkers en vrijwilligers. In het clubblad Time Out en op de website van de vereniging wordt eveneens zorgvuldig omgegaan met beeldmateriaal van leden. Indien een lid van mening is dat er een foto van hem/haar of van zijn/haar kinderen ongewenst gepubliceerd is, dan kan men dit melden aan voorzitter@saturnushc.nl, met omschrijving om welke persoon op welke foto het betreft. De voorzitter regelt dat er een zogenaamde witte ballon op het hoofd van deze persoon wordt geplaatst. II. LEDEN, CONTRIBUTIE en STEMRECHT 1. Leden In de statuten wordt onder artikel 5, 6 en 7 bepaald wie de leden zijn van onze vereniging. Onderstaande uitzonderingen zijn hierop van toepassing: 1) Bestuursleden, die zelf niet meer actief de volleybalsport beoefenen, zijn wel lid van de vereniging, zij zijn vrijgesteld van contributiebetaling; 2) Bestuursleden, die zelf nog wel actief de volleybalsport beoefenen, zijn lid en vrijgesteld van contributie betaling; 3) vaste leden van een sectie (zoals genoemd onder deel IV van het reglement), die een structurele functie vervullen en die zelf niet actief de volleybalsport beoefenen, zijn wel lid van de vereniging, zij zijn vrijgesteld van contributie betaling; 4) Ondersteunende leden, die de bijdrage voor het ondersteunend lidmaatschap betalen zijn lid van de vereniging. 2.Contributie Leden die niet onder de onder 1 genoemde categorieën vallen zijn verplicht contributie te betalen Het bestuur kan bepalen, dat voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten, die niet worden vergoed, vrijstelling van contributie en/of competitiebijdrage wordt verleend. Vrijwilligers en vrijwilligersvergoedingen Het bestuur kan naast contributie vrijstelling vergoedingen vaststellen voor leden en nietleden die vrijwilligerswerk binnen de vereniging verrichten. Gezinscontributie Wanneer 3 of meer thuiswonende* personen van één gezin lid zijn van de vereniging krijgen het derde, vierde en volgende leden van dat gezin 10% korting op de door hen verschuldigde contributie- bedragen, gerekend over de laagste contributiebijdrage. De totale gezinscontributie wordt jaarlijks (per 1 oktober) door het bestuur vastgesteld. * uitwonende studenten, die nog wel onder de zorg van dit gezin vallen, komen eveneens in aanmerking voor deze regeling. Teruggave contributie Teruggave van contributie is alleen mogelijk indien er sprake is van een blessure, waarbij in de periode vanaf het begin van de eerste training (aug./sept.) tot en met de laatste training (mei/juni) langer dan drie maanden 2
aaneengesloten niet kan worden deelgenomen aan een training i.v.m. deze blessure. Minimaal betaalt het lid een contributiebedrag gelijk aan de contributie voor een ondersteunend lid, dit voor de te maken zogenaamde overheadkosten. Het verzoek om teruggave van contributie dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur. 4.Teruggave competitiegeld Indien een afmelding verband houdt met medische beperkingen dan wel met andere redenen van overmacht, zulks te beoordelen door het bestuur, kan het vooruitbetaalde competitiegeld geheel, of gedeeltelijk worden terugbetaald. Bindend hierbij is de datum, die door de NeVoBo wordt gehanteerd om teams op te geven voor de nieuwe competitie. Vindt schriftelijke afmelding plaats vóór de gestelde datum door de NeVoBo, dan kan het totale bedrag worden geretourneerd. Vindt afmelding plaats na de gestelde datum door de NeVoBo, dan kan het bedrag niet geretourneerd worden, omdat de vereniging dit bedrag dan ook dient af te dragen aan de NeVoBo. Indien er geen medische beperkingen zijn of andere redenen van overmacht en de afmelding geschiedt later dan het tijdstip waarop de vereniging alle teamopgaven aan de NeVoBo heeft door moeten geven, zal er geen teruggave van competitiegeld plaatsvinden. Het verzoek om teruggave van competitiegeld dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur. 5. Stemrecht De bepalingen in de statuten, artikel 10 en artikel 16, en in het Huishoudelijk Reglement, artikel II.2 zijn hier van toepassing. Hierbij wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat wanneer een gezin het ondersteunend lidmaatschap van de vereniging betaald, er maar 1 stem kan worden uitgebracht door de leden van dit gezin. Stemrecht hebben ook alle genoemd onder 1 van dit artikel voor zover zij de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt. 6.Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen Blanco stemmen, onvolledig en incorrecte stemmen gelden als niet uitgebracht. Volmachten zijn maar voor 1 ALV geldig. Volmachten dienen voorzien te zijn van een handtekening van de volmachtgever en de datum van de ALV waarvoor de volmacht geldt. Een stemgerechtigde kan voor hoogstens één persoon als gevolmachtigde optreden. Indien elektronisch stemmen mogelijk en gewenst is kan het bestuur hiervoor initiatieven ontwikkelen. Om te bepalen wie er stemrecht heeft, dient bij een ALV van de vereniging altijd een upto date ledenlijst van de vereniging aanwezig te zijn. III. BESTUUR 1. Samenstelling Het bestuur bestaat uit een voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester, bestuurslid en de voorzitters van de: sectie Wedstrijd Wezen sectie PR en Communicatie sectie Facilitaire Diensten. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. 2. Taak bestuur De taak van het bestuur is de algehele leiding van de vereniging. De taken van de voorzitter, vice- voorzitter, secretaris en penningmeester zijn nader omschreven in de artikelen 13 en 17 van de Statuten van de vereniging, deze taken zijn nog nader gepreciseerd in het document Omschrijving organisatie en functies van de vereniging. 3. Taken en verantwoordelijkheden van overige commissies en commissieleden: Zijn opgenomen en beschreven in het document Omschrijving organisatie en functies van de vereniging. 4. Rooster van aftreden Het rooster van aftreden is zodanig dat resp. de voorzitter, vice voorzitter, secretaris en penningmeester 1x per vier jaar aftreden, telkens na elkaar. (Het is niet gewenst dat deze functionarissen tegelijkertijd aftreden). Voor de overige bestuursleden geldt eveneens een rooster van aftreden van 1x per vier jaar. Het rooster van afreden, met namen van bestuurders, is onderdeel van de verslagen van de bestuursvergaderingen. Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid, kan een vervanger van dit bestuurslid de bestuursvergaderingen bijwonen als adviseur totdat hij/zij in de ALV tot bestuurslid wordt benoemd. Benoeming van bestuursleden 3
Zowel bestuur als leden van de vereniging kunnen een voordracht doen voor benoeming van bestuursleden. De voordracht van het bestuur wordt bij oproeping voor de ALV medegedeeld. Een voordracht van leden dient tenminste 5 dagen voor aanvang van de ALV schriftelijk bij het secretariaat van de vereniging te zijn ingediend. 5. Verantwoordelijkheden en functies Het bestuur wordt door de ALV benoemd, heeft de uitvoerende macht en houdt toezicht op de naleving van wat is vastgesteld in de statuten en reglementen. Het bestuur ontwikkelt, bewaakt en stuurt op het verenigingsbeleid dat bijdraagt aan het doel, dat statutair is vastgelegd. Bij de uitvoering van het beleid wordt het bestuur bijgestaan door diverse secties en commissies. Het bestuur beheert de financiën van de vereniging (begroting en verslaglegging) met het oog op continuïteit van de vereniging. Het bestuur van de vereniging behoeft goedkeuring van de ALV voor het doen van uitgaven die niet begroot zijn en een bedrag van 10.000,= te boven gaan of waarbij de vereniging verbintenissen aangaat en langer dan 3 jaar wordt gebonden. Uitgaven, niet zijnde verbruiksgoederen, van meer dan 2.500,= dienen onderbouwd te zijn door minimaal 2 offertes. 6. Gedragscode bestuursleden Hoewel er sprake is van een collectieve verantwoordelijkheid dient er sprake te zijn van een heldere portefeuilleverdeling. Elk bestuurslid dient consequent te handelen en de statuten en het HR daar waar nodig toe te passen. 7. Vergaderingen Het bestuur vergadert zo vaak als nodig is. Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd, indien niet tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is Van het besprokene in een bestuursvergadering wordt door de secretaris, of door degenen, die daartoe door de voorzitter wordt aangewezen, notulen gemaakt, die door het bestuur worden vastgesteld. 8.Geldmiddelen De geldmiddelen van de vereniging zoals in de statuten zijn genoemd kunnen worden aangevuld met opbrengsten van sponsoring en reclame, kantine en andere geldstromen. Het maken van reclame in welke vorm dan ook, moet instemming hebben van bestuur. IV VERENIGINGSSECTIES Het bestuur coördineert de activiteiten van de secties en commissies, zorgt voor een heldere taakverdeling, regelt de bevoegdheden en controleert de kwaliteit en de voortgang. Verder is het bestuur verantwoordelijk voor het bekendmaken van besluiten en afspraken aan de leden. De taken en verantwoordelijkheden zijn gedefinieerd in het document Omschrijving organisatie en functies van de vereniging. Dit document dient jaarlijks bijgewerkt te worden, hiertoe sturen de voorzitters van de secties de stukken aan de voorzitter van de sectie PR en Communicatie. Laatstgenoemde verwerkt de mutaties. Voor de leden is dit document Omschrijving organisatie en functies als PDF op de website in te zien. Sectie Wedstrijd Wezen Deze sectie bestaat uit een voorzitter(tevens bestuurslid van de vereniging), secretaris, wedstrijdsecretaris, coördinatoren van de afdelingen Dames en Heren senioren, jeugd (A t/m C), mini s (D t/m E), coördinator scheidsrechters en regio-scheidsrechters. coördinator zaalwacht. Sectie PR en Communicatie Deze sectie bestaat uit een voorzitter(tevens bestuurslid van de vereniging), redacteur van het clubblad Time Out, coördinator pers, coördinator sponsoring, webmaster, beheerder digitaal archief, corrector en kledinginkoper, commissie sociale zaken en Jeugdcoördinator. Sectie Facilitaire Diensten Deze sectie bestaat uit een voorzitter(tevens bestuurslid van de vereniging) coördinator bar, coördinator verenigingsactiviteiten. Financiën. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Alle inkomsten en uitgaven van de vereniging lopen via de penningmeester. Aan het begin van het verenigingsboekjaar stelt het bestuur de secties budgetten ter beschikking. De secties dienen hun uitgaven goed te keuren, middels het speciaal daarvoor samengestelde declaratieformulier en af te stemmen met hun budget. Het goedgekeurde declaratieformulier wordt aan de penningmeester verzonden. Afwijkingen dienen, voorzien van een toelichting, voorgelegd te worden aan het 4
bestuur. Commissies, die over een zogenaamde kleine Kas beschikken, dienen 1 x per jaar (per 30 juni van elk jaar) een overzicht van de in- en uitgaven, voorzien met bonnetjes, aan de penningmeester te overhandigen. Dit dient vóór 1 augustus in het bezit van de penningmeester te zijn. Alle declaraties van het afgelopen boekjaar dienen uiterlijk 1 augustus in het bezit van de penningmeester te zijn. Declaraties, die na die datum binnenkomen, zijn niet ontvankelijk. Het bestuur is te allen tijde gerechtigd om tussentijdse controle uit te voeren. Elk kwartaal wordt aan de penningmeester een financieel overzicht overlegd. V. COMMISSIES 1. Kascommissie Deze commissie wordt benoemd overeenkomstig artikel 15, lid 2 van de Statuten, door de ALV en bestaat uit drie leden De boekhouding van de vereniging controleren en een rapport van bevindingen uitbrengen aan de ALV. Ook kan zij het bestuur adviseren over het financiële beleid. 2. WAV-commissie Deze commissie bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en wedstrijdsecretaris. Zij zorgen voor de Winter Avond Competitie in de ruimste zin des woords. Deze commissie legt financiële verantwoording af aan de penningmeester van de vereniging. 3. Sociale Zaken Deze commissie schenkt namens de vereniging aandacht aan leden die ziek en/of geblesseerd zijn. Zij worden door alle bestuursleden geïnformeerd over zieken en geblesseerden, zodat zij hun taak kunnen uitvoeren. Deze commissie rapporteert aan het bestuur via de sectie PR en communicatie 4. Vertrouwenspersoon De hulp van de vertrouwenspersoon kan ingeschakeld worden door leden van de vereniging bij de volgende problemen: Pesterijen Discriminatie Seksuele intimidatie De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht Deze plicht zorgt ervoor dat de personen die met bepaalde problemen kampen de vertrouwenspersoon ook daadwerkelijk vertrouwen. Bij ernstige gevallen zal de vertrouwenspersoon zelf de instanties inschakelen die hiervoor noodzakelijk zijn. In deze overlegt de vertrouwenspersoon met de voorzitter van de vereniging, voor zover de geheimhoudingsplicht dit toestaat. 5. Tijdelijke commissies voor het uitvoeren van taken als bijvoorbeeld Marathon, Beachtoernooi enz. Deze bestaat uit een voorzitter, die lid is van het bestuur van de vereniging en een aantal commissieleden. Het organiseren van een gelegenheidstoernooi, of andere evenementen. Deze commissie legt financiële verantwoording af aan de penningmeester van het vereniging via de sectie wedstrijdwezen. 6. Commissie van beroep Deze bestaat uit drie leden en wordt door de ALV benoemd, overeenkomstig artikel 19 van de Statuten. Advisering van de ALV bij schorsing, ontzetting en beëindiging van het lidmaatschap door het bestuur van een lid, indien dit lid hiertegen in beroep is gegaan. Wijzigingen en aanpassingen van het Huishoudelijk Reglement Zijn doorgevoerd op onderstaande data, tijdens de: Bijzondere Algemene Ledenvergadering d.d. 09-02-1988 Algemene Ledenvergadering d.d. 14-11- 1989 Bijzondere Algemene Ledenvergadering d.d. 06-06-1990 Algemene Ledenvergadering d.d. 17-12- 1991 Algemene Ledenvergadering d.d. 29-11- 1996 Laatstelijk gewijzigd in december 1999, door de huidige organisatie van de vereniging in het Huishoudelijk Reglement op te nemen. De besluitvorming vond plaats in de Algemene Ledenvergadering van 10-12- 1999 Algemene Ledenvergadering d.d. 24 november 2014 5