Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Financiële toezichthouders en cel Financiële Controle Financiële controle sociale verhuurkantoren (SVK s) boekjaar 2010 Rapport mei 2012 1/6
1. Inleiding Elk sociaal verhuurkantoor dat een personeels- en werkingssubsidie ontvangt van het agentschap Wonen-Vlaanderen moet een boekhouding voeren die gebaseerd is op een minimaal genormaliseerd rekeningstelsel en dit overeenkomstig de regels bepaald door de minister. 1 Deze SVK s zijn tevens verplicht om jaarlijks tegen uiterlijk 15 maart een jaarverslag en een financiële rapportering van balans- en resultatenrekeningen (hierna financiële rapportering) in te dienen bij het IVA Wonen-Vlaanderen dat op zijn beurt deze gegevens bezorgt aan de afdeling Toezicht. 2 De controle van die financiële rapportering en van de toepassing van de wettelijke boekhoudregels kadert in het algemeen controleprogramma van de afdeling Toezicht en werd opgenomen in de meerjarenplanning. De financiële rapportering dient eveneens als basis voor de financiële analyse van de SVKsector. De financiële rapportering met betrekking tot het boekjaar 2010 werd in het voorjaar van 2011 door de cel Financiële Controle onderworpen aan logische en formele controles. De logische controle behelst een nazicht van de balansgelijkheid en het correct rekeninggebruik. De formele controle omvat een nazicht op de correctheid van de resultaatverwerking en een uniformiteitscontrole van de financiële rapportering. Bijkomend werd de financiële rapportering afgetoetst aan de gegevens van de proef- en saldibalans voor zover dit document voorhanden was. Indien op basis van deze controles onduidelijkheden of inbreuken werden vastgesteld, werden de actoren om verduidelijking en/of de opmaak van een gerectificeerde rapportering verzocht. De onduidelijkheden die niet werden uitgeklaard en deze waarvoor een bezoek ter plaatse nodig was, werden opgelijst. Daarna werd een financiële analyse van de SVK-sector opgemaakt. De anomalieën en/of afwijkende evoluties van diverse kengetallen werden eveneens opgelijst. Tijdens een inspectieronde, uitgevoerd in het najaar van 2011 en in het voorjaar van 2012, werden 3 aspecten gecontroleerd: de vaststellingen, voortspruitend uit de bovenvermelde controle van de financiële rapportering waaromtrent nog onduidelijkheid bestond of waarvoor een onderzoek ter plaatse nodig was en/of de anomalieën, afwijkende evoluties van kengetallen uit de financiële analyse van de SVK-sector en/of de op te volgen vaststellingen, opgetekend tijdens eerdere inspectiebezoeken, met betrekking tot diverse boekhoudkundige topics. 1 Artikel 18 1, 1 e paragraaf van het besluit van de Vlaamse Regering houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren van 6 februari 2004 en artikel 1 van het ministerieel besluit tot uitvoering van artikel 18, 1 van het besluit van de Vlaamse Regering van 6 februari 2004 houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren en artikel 36 van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode (22 december 2008) 2 Artikel 18 1, 1 e paragraaf van het besluit van de Vlaamse Regering houdende bepaling van de erkennings- en subsidievoorwaarden van sociale verhuurkantoren van 6 februari 2004 2/6
In totaal werden 37 van de 45 gesubsidieerde SVK s gecontroleerd. 8 SVK s werden niet gecontroleerd om de volgende redenen : 1 SVK werd vereffend in 2010, 1 SVK zette in 2011 zijn activiteiten gedwongen stop, 1 SVK werd pas in 2011 erkend en gesubsidieerd en bij 5 SVK s werden geen opmerkingen m.b.t. financiële rapportering en analyse geformuleerd. 2. Vaststellingen 2.1 Vaststellingen met betrekking tot de financiële rapportering 2.1.1 Logische controle - Balansgelijkheid: 1 SVK, die deel uitmaakt van een OCMW-vereniging die het sociaal- economisch lokaal beleid uitvoert, diende een financiële rapportering in waarbij de balansrekeningen niet werden ingevuld en de resultatenrekeningen geen gelijkheid vertoonden. Een nieuwe, correcte financiële rapportering kon door het SVK niet worden opgemaakt. 3 Als gevolg daarvan konden de gegevens van dit SVK niet opgenomen worden in de financiële analyse. 1 SVK diende op vraag van de cel Financiële Controle een nieuwe financiële rapportering in aangezien de initiële rapportering geen gelijkheid vertoonde m.b.t. de resultatenrekeningen. - Correct rekeninggebruik: 6 SVK s dienden een rapportering in die niet overeenstemde met de gegevens van de proefen saldibalans of waarbij negatieve saldi op rekeningen voorkwamen. 5 van de 6 aangeschreven SVK s dienden een nieuwe, verbeterde rapportering in of verklaarde zich akkoord met de wijzigingen, aangebracht door Toezicht. Hogervermeld SVK die deel uitmaakt van een OCMW-vereniging, diende geen nieuwe, verbeterde rapportering in. 31 SVK s gebruikten de balans- en/of resultatenrekeningen niet op een correcte manier en/of maakten de waarderingsregels niet (correct) op of pasten deze niet correct toe. Het ging daarbij ondermeer over: - het uitzuiveren van de wachtrekening (rekening 499) 4 ; - het niet correct o boeken van ontvangen subsidies en andere vorderingen (o.a. op eigenaars); o boeken van dubieuze debiteuren, waardeverminderingen op vorderingen op ten hoogste één jaar en het foutief toepassen van waarderingsregels hieromtrent; o invullen van waarderingsregels m.b.t. vorderingen op ten hoogste één jaar; o gebruiken van bepaalde rekeningen (o.a. rekening 58 interne overboeking ); o boeken van de geïnde en betaalde waarborgen; o boeken van het beginvermogen en permanente financiering; o boekhoudkundig verwerken van vermindering onroerende voorheffing; - het niet overeenstemmen van de samenvattende loonlasten van het sociaal secretariaat met de boekhoudkundige gegevens m.b.t. bezoldigingen. 3 Dit SVK werd reeds in 2 inspectieverslagen verzocht een correcte financiële rapportering op te maken. 4 De rekening 499 dient op 31 december een nul-saldo te vertonen. 3/6
Naar aanleiding van de bovenvermelde vaststelling werden betrokken SVK s via het inspectieverslag op de hoogte gebracht van de juiste rekeningnummers en of correcte boekhoudkundige verwerkingen. 2.1.2 Formele controle - Resultaatverwerking: 5 SVK s gebruikten voor de verwerking van hun resultaat de verkeerde rekeningen of boekten deze niet op een correcte wijze. - Uniformiteit: Qua uniformiteit van de gerapporteerde gegevens werden er geen inbreuken vastgesteld. Elk SVK gebruikte het opgelegd sjabloon van financiële rapportering. 2.2 Nazicht van opmerkelijke evoluties of anomalieën in de financiële kengetallen - Rendabiliteit* Ratio s: de winst van het boekjaar, het resultaat uit de courante bedrijfsuitoefening, het bedrijfsresultaat en het resultaat uit de verhuuractiviteit. 1 van de 10 SVK s waar anomalieën werden vastgesteld paste de rekeningen niet correct toe. - Kostenanalyse* Ratio: de verhouding tussen de SVK-subsidies en de administratiekosten. Bij 1 SVK werd vastgesteld dat de SVK-subsidie meer bedroeg dan de totale administratiekosten. 5 Zowel de boekhoudkundige verwerking als het rekeninggebruik m.b.t. de subsidies was niet correct. - Opbrengsten en subsidiëring* Ratio s: verhouding lidgelden en andere bedrijfssubsidies t.o.v. SVK-subsidies, SVK-subsidie per woning en de omzet per woning (op maandbasis). Bij 9 SVK s werd een onderzoek verricht. 2 SVK s rapporteerden boekhoudkundige gegevens die niet overeenstemden met de boekhouding. 4 SVK s boekten de opbrengsten en/of subsidies op de verkeerde rekening. - Liquiditeit* Ratio s: beschikbare liquide middelen en de huurachterstand. Bij 9 van de 17 gecontroleerde SVK s werd vastgesteld dat de correcte rekeningen niet werden gebruikt en/of de boekhoudkundige verwerking niet correct gebeurde. - Solvabiliteit* Ratio: de dekking van het totaal vermogen door de cashflow. 3 SVK s werden onderworpen aan een onderzoek. Er werden geen fouten in de boekhoudkundige verwerking vastgesteld. 5 De SVK-subsidie kan nooit meer bedragen dan de totale werking- en personeelskosten. Artikel 58, 2 e paragraaf VWC 4/6
* Een ratio, opgebouwd uit diverse rekeningen, is niet correct indien één of meerdere van de onderliggende rekeningen verkeerd toegepast worden. 2.3 Opvolging vaststellingen n.a.v. eerdere inspectiebezoeken Bij 19 SVK s werd nagegaan of de opmerkingen, gemaakt tijdens eerdere inspecties, opgevolgd werden. Bij alle SVK s werd vastgesteld dat één of meerdere op te volgen items nog steeds niet in orde waren. Enkele voorbeelden: - procedures m.b.t. interne controle: opmaken, aanpassen, goedkeuren raad van bestuur en correct toepassen; - up-daten van afschrijvingstabellen; - de rekeningen gebruiken conform het wettelijk opgelegd rekeningenplan; - opnemen van waarderingsregels en afschrijvingstermijnen in de jaarrekening; - boekhoudkundige verwerking van de vermindering onroerende voorheffing. De SVK s werden via het inspectieverslag of aan de hand van teksten m.b.t. diverse boekhoudkundige topics op de hoogte gebracht van de juiste rekeningnummers en of correcte boekhoudkundige verwerkingen. 1 SVK werd in gebreke gesteld wegens de niet correcte boekhoudkundige verwerking van dubieuze debiteuren. Diezelfde inbreuk was immers bij die actor reeds vastgesteld tijdens de inspecties m.b.t. de boekjaren 2007, 2008 en 2009. 1 SVK werd aangemaand de onbrekende registratie van de hoofdhuurcontracten en de onderhuurcontracten van diverse panden in orde te brengen. Bovendien kreeg het SVK de opmerking dat voor alle panden de correcte hoofdhuurprijs en onderhuurprijs dient toegepast te worden. Deze actor stelde zich na de inspectie in regel. 1 SVK werd verzocht een realistisch actieplan op te stellen opdat de woningen, overgedragen van de OCMW s, conform het Kaderbesluit Sociale Huur verhuurd worden 6. 2 SVK s werden er door de toezichthouder op gewezen dat de van ambtshalve door IVA Wonen-Vlaanderen toegekende provisie voor huurderving in de boekhouding moet worden weergeven. 2.4 Bijkomende vaststellingen gedaan tijdens voormelde onderzoeken 1 SVK werd in gebreke gesteld vanwege een onregelmatige boekhouding m.b.t. boekjaar 2011 (laattijdig uitvoeren van boekhoudkundige verrichtingen). Diezelfde inbreuk werd bij deze actor in het verleden al vastgesteld. Het SVK heeft ondertussen aangetoond dat de achterstand van de boekhoudkundige verwerkingen werd weggewerkt. 1 SVK werd gevraagd om te beraadslagen over het terugvorderen van de terugbetaling van het lidgeld van een uitgetreden lid. De terugbetaling van lidgelden is niet voorzien in de statuten van het SVK en derhalve in tegenspraak met de geldende wetgeving 1 SVK werd verzocht om de onterecht ontvangen huursubsidies voor vertrokken huurders terug te storten aan de subsidiërende overheid. Het dossier werd overgemaakt aan de subsidiërende overheid die instaat voor de verdere afhandeling. 6 De huurprijzen, overeengekomen in de huurcontracten tussen de OCMW s en de huurders waren niet in overeenstemming met het Kaderbesluit Sociale Huur. 5/6
2 SVK s kregen van de toezichthouder een opmerking omtrent de werking van de raad van bestuur en de notulering van zijn beraadslagingen. 7 1 SVK met een gemengde werking 8 werd verzocht om in de toekomst een afzonderlijke boekhoudkundige registratie voor de zuivere SVK activiteit uit te voeren zodat de gevraagde financiële rapportering m.b.t. de SVK werking correct kan worden opgemaakt. 3 Samenvattende conclusie De financiële controles bij SVK s hebben, naast het corrigerend aspect, tot doel een aanzet te geven tot een verdere professionalisering van de SVK-sector betreffende de toepassing van de financiële regelgeving. Bij de meeste vaststellingen gaat het om inbreuken tegen de reglementering ingevolge de beperkt kennis ervan. Hoewel door Toezicht bij vaststelling van de inbreuken steeds de correcte toepassing van de (boekhoudkundige) wetgeving wordt aangereikt, dringt een uitbreiding van onder meer boekhoudkennis bij de SVK s zich op. 4. Opvolging De SVK s waarbij de werking en/of de boekhouding niet beantwoordde aan de wettelijke bepalingen, werden verzocht zich binnen een bepaalde periode te conformeren en indien nodig werden ze in gebreke gesteld. Van de vastgestelde inbreuken zijn door de toezichthouders aandachtspunten aangemaakt in de databank van de afdeling Toezicht. Deze items zullen tijdens een volgende financiële controle (volgens de interne planning: najaar 2012) verder worden opgevolgd. 7 1 SVK notuleerde zijn beraadslagingen niet in overeenstemming met de wet van 29/7/1991 betreffende uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen. Eén bestuurder van het andere SVK gaf een volmacht zonder dat deze procedure voorzien was in de statuten. Bovendien dient het SVK het verlenen van een mandaat aan het toewijzingscomité te herzien zodat het duidelijk is of de raad van bestuur de toewijzingen bekrachtigt dan wel er enkel kennis van neemt. 8 Naast het inhuren en het verhuren van sociale woningen, oefent het SVK eveneens activiteiten van sociaal-economische aard uit (bv. het tewerkstellen van personeel in het kader van sociale economie, woonwinkel, ). 6/6