Plan van Aanpak voor Linked Open Data en PID bij de bron

Plan van Aanpak voor Linked Open Data en PID bij de bron Onderdeel: NDE - Bruikbaar Datum voltooid: 17-4-2019 Auteur: Marjon van Schendel / Ivo Zandhuis / Enno Meijers Versie: 1.0 Status: Bestandsnaam: Definitief Plan van Aanpak B1 - LOD en PID bij de bron 1

Documenthistorie Revisies Versie Status Datum Wijzigingen 0.1 Concept 8-2-2019 Eerste versie 0.2 Concept 26-2-2019 Aanpassingen IZ 0.3 Concept Maart 2019 Diverse aanpassingen ivm afstemming Houdbaar en Zichtbaar 0.9 Concept 20-3-2019 Wijziging n.a.v. feedback ICTU. Concept versie voor afstemming Domeingroep 0.91 Concept 1-4-2019 Aanpassingen begroting, planning en governance. 0.92 Concept 9-4-2019 Feedback ICTU verwerkt 1.0 Definitief 17-4-2019 Definitieve versie Distributie Dit document is verstuurd aan: Versie Datum verzending Naam Functie/Organisatie 0.1 8-2-2019 Wilbert Helmus NDE, Netwerkmanager 0.1 8-2-2019 Enno Meijers NDE, Domeinmanager Bruikbaar 0.1 8-2-2019 Ivo Zandhuis NDE, projectleider 0.1 8-2-2019 Remco van Veenendaal NDE, technical lead Houdbaar 0.9 20-3-2019 Domeingroep Bruikbaar NDE 0.91 1-4-2019 Ruud Mollema, Dirk Jan van der Linden ICTU 2

1 Inleiding en achtergrond 3 1.1 Inleiding 3 1.2 Leeswijzer 3 1.3 Achtergrond 4 2 Projectdefinitie 5 2.1 Doelstellingen 5 2.2 Projectaanpak 5 2.3 Scope 6 2.4 Producten 7 2.5 Uitsluitingen 7 2.6 Uitgangspunten en randvoorwaarden 8 2.7 Risico s 8 2.8 Succes 9 3 Projectorganisatiestructuur 10 Bijlages 11 Bijlage A: Begroting 11 Bijlage B: Acceptatiecriteria 12 Bijlage C: Initiële planning 12 Bijlage D: bouwplaat van huidige situatie 13 Bijlage E: bouwplaat van toekomstige situatie 14 1 Inleiding en achtergrond 1.1 Inleiding Het doel van dit document is om duidelijkheid te geven hoe vanuit NDE invulling gegeven wordt aan de verschillende onderdelen van de intensiveringsopdracht vanuit OC&W, zoals beschreven in het Programmaplan Intensivering NDE 2019-2020. Dit project is onderdeel van Projectfiche 1: Ontwikkeling van bruikbare erfgoedinformatie bij bronhouders (7206-1). 1.2 Leeswijzer Dit projectplan beschrijft de inspanningen vanuit het oogpunt van NDE. Een van de onderdelen van de intensiveringsinspanningen betreft het deelnemen aan projecten die vanuit erfgoedinstellingen geïnitieerd worden. De erfgoedinstellingen stellen zelf een eigen plan van aanpak op voor deze initiatieven. Vanuit 3

het NDE programma wordt advies en ondersteuning geleverd om de initiatieven van de erfgoedinstellingen uit te voeren als implementatie voorbeelden voor het netwerk. Dit projectplan beschrijft daarom alleen de NDE activiteiten, -producten, -planning en -kosten die hiermee gemoeid zijn. 1.3 Achtergrond Vanuit OC&W heeft het Netwerk Digitaal Erfgoed de opdracht gekregen om de dienstverlening van het NDE te intensiveren zodat ook de collecties van kleinere instellingen duurzaam digitaal beschikbaar komen door voorzieningen die ontwikkeld zijn in het netwerk. De intensivering richt zich op het ontwikkelen van generieke voorzieningen en het vergroten van de deskundigheid voor het zichtbaar, bruikbaar en houdbaar maken van digitaal erfgoed. Een van de voorzieningen betreft het ontwikkelen van software om Linked Open Data (LOD) te kunnen genereren vanuit de bestaande collectiebeheersystemen. In een eerdere fase zijn de collectiebeheersystemen in het kader van NDE aangepast om het gebruik van Persistent Identifiers (PID s) te ondersteunen. In het kader van dit project zullen instellingen worden gestimuleerd om beide functionaliteiten (LOD en PID s) te implementeren zodat de door hen beheerde informatie in overeenstemming met de uitgangspunten van de DERA beschikbaar komt voor het netwerk. Daarmee draagt dit project bij aan een betere houdbaarheid en bruikbaarheid van de erfgoedinformatie bij de bron. 4

2 Projectdefinitie 2.1 Doelstellingen Met het project LOD en PID bij de bron willen we realiseren dat erfgoedinformatie van bronhouders beschikbaar gesteld kan worden volgens de principes van Linked Open Data en zoals beschreven in de DERA. Daarmee verbeteren we de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van de erfgoedcollectie en vergroten de deskundigheid van de medewerkers van de erfgoedinstellingen. Dit project kan als succesvol worden beschouwd wanneer de belangrijkste erfgoedsoftware leveranciers hun collectiebeheersoftware hebben aangepast zodat erfgoedinstellingen hun informatie volgens de NDE uitgangspunten kunnen beheren en publiceren. Met de leveranciers worden afspraken gemaakt over de doorontwikkeling van hun producten om de aansluiting op de nog te ontwikkelen functionaliteit van de generieke voorzieningen van NDE te borgen zodat er ook op langere termijn aansluiting blijft bij de ontwikkeling van de infrastructuur voor digitaal erfgoed in Nederland (zoals uitgewerkt in de DERA 2.0 en toekomstige versies). 2.2 Projectaanpak Centraal in dit project staat het stimuleren van de ontwikkeling en implementatie van functionaliteit waarmee de erfgoedinstellingen eenvoudiger kunnen gaan voldoen aan de eisen die de DERA stelt met betrekking tot het verbinden en delen van erfgoedinformatie. Dit project richt zich op de begeleiding en sturing van afzonderlijke projecten die erfgoedinstellingen samen met hun softwareleveranciers uitvoeren. In voorbeeldprojecten worden samen met erfgoedinstellingen en softwareleveranciers concrete voorbeelden uitgewerkt waarin de resultaten van de LOD en PID implementatie bij de bron zichtbaar worden. In deze projecten worden werkende implementatie gerealiseerd die als voorbeeld dienen voor andere erfgoedinstellingen. De kennis en ervaring die hierbij opgebouwd wordt door middel van leveranciersdocumentatie en implementatie draaiboeken beschikbaar gemaakt voor het hele netwerk. Waar nodig voorziet NDE in het kader van dit traject in middelen om ontbrekende functionaliteit te laten ontwikkelen binnen de context van een specifiek collectiebeheersysteem. De resultaten hiervan dienen generiek bruikbaar en beschikbaar te zijn voor alle bestaande en nieuwe klanten van dit systeem. Wanneer de benodigde functionaliteit beschikbaar is, stimuleert dit project de implementatie daarvan en ontstaan hieronder herbruikbare producten als implementatiehandleidingen en bestpractices die in het netwerk worden gedeeld. Voor PID-informatie wordt hiervoor de website pidwijzer.nl gebruikt, waarvan de NDE zo de kennisbank over PID s in de erfgoedsector wil maken. Bij het uitvoeren van de werkzaamheden wordt een aantal uitgangspunten gehanteerd met betrekking tot de aanpak: 5

Er wordt gewerkt binnen de kaders van de DERA. Er wordt zoveel mogelijk iteratief gewerkt, NDE staat achter een agile/scrum aanpak waar mogelijk waardoor de betrokkenheid van de inhoudelijke specialisten groot is en de oplevering van nieuwe functionaliteiten in kleine onderdelen op regelmatige basis uitgevoerd wordt. De werkzaamheden worden zo ingericht dat de medewerkers van de erfgoedinstelling zoveel mogelijk zelf kunnen gaan doen en zelf in staat zijn voort te borduren op de ingeslagen weg, zowel voor beheer als voor verdere ontwikkeling. Er wordt gewerkt via de bestaande communicatie met de leveranciers, zoals de klantcontacten en de diverse gebruikersgroepen en overlegstructuren. Bij de implementatie projecten worden naast erfgoedinstellingen en erfgoedsoftware leveranciers zoveel mogelijk ook vertegenwoordigers van provinciale netwerken en knooppunten betrokken afhankelijk van de betreffende regio en sector, teneinde de implementatie van LOD en PID te kunnen versnellen, Hoewel de erfgoedinstellingen zelf hun projecten opstarten en inrichten zal NDE alleen medewerking verlenen aan de projecten wanneer ze voldoen aan bovenstaande uitgangspunten. 2.3 Scope In bijlage D en E zijn de bouwplaten van de huidige en toekomstige situatie op het niveau van de business architectuur opgenomen. Door middel van deze bouwplaten wordt de verbinding gelegd tussen de DERA en scope voor dit project. De activiteiten die in het kader van dit project uitgevoerd zijn volledig toegespitst op diensten van de bronhouders als beheerders van objecten en termen. De scope van het project LOD en PID bij de bron valt uiteen in een aantal activiteiten: Ontwikkeling of aanpassing van collectiebeheersystemen om publicatie van LOD metadata uit de bron mogelijk te maken. Daarvoor is het nodig om PIDs als URI s toe te voegen als identifiers in de collectiebeheersystemen; opname van URI s uit externe terminologiebronnen mogelijk te maken; publicatie LOD van erfgoedinformatie en terminologiebronnen uit collectiebeheersystemen mogelijk te maken. De betrokken erfgoed software leveranciers zijn in ieder geval: DEVENTit (Atlantis), C-IT (TMS, Collection Connection), De Ree Archiefsystemen (MAIS-Flexis), Axiell (Adlib), Picturae (Memorix Maior). Stimuleringsprojecten voor het vastleggen van uri s uit terminologiebronnen, omzetten van erfgoedinformatie in LOD en de toevoeging van PIDs. Met een aantal instellingen die hiermee aan de slag willen gaan, is inmiddels contact. Gedurende de looptijd van het project zal deze groep worden uitgebreid. Doelstelling is om voor elke leverancier in ieder geval één project uit te voeren. Bij de concrete invulling van deze projecten streven we een zo groot mogelijke spreiding over de provincies en de sectoren (archieven, bibliotheken, musea) na, middels de provinciale netwerken en knooppunten. 6

Het stimuleren van gebruikers van de collectiebeheersystemen van de betrokken erfgoed software leveranciers om gebruik te maken van de door de leveranciers geboden LOD- en PID-functionaliteit. Hier hoort informatieverstrekking en deskundigheidsbevordering bij waar nodig ondersteunt door of als onderdeel van de activiteiten uit het programma voor deskundigheidsbevordering. De PID-functionaliteit is ook afhankelijk van een generieke voorziening en de bijbehorende ondersteuning. Dit wordt verder uitgewerkt in een apart Houdbaar project ( Gebruik en beheer van PID ). Implementeren van (bestaande) wrappers of andere tijdelijke voorzieningen indien bronhouder een collectiebeheersysteem gebruikt waarvan aanpassing niet praktisch haalbaar is binnen de scope van dit project. 2.4 Producten Binnen dit project (en onder verantwoordelijkheid van dit project) worden de volgende producten opgeleverd: Nr. Product Door 1 Generieke roadmap voor de implementatie van LOD en PID s bij de bron. Deze wordt NDE in samenwerking met erfgoedinstellingen en leveranciers opgesteld. 2 Standaard functionaliteit en documentatie op waarmee andere instellingen zelf hun collecties kunnen verduurzamen en als Linked Open Data kunnen publiceren. 3 Wrappers of andere tijdelijke voorzieningen voor de publicatie van Linked Open Data NDE-Bruikbaar, NDE-Houdbaar en knooppunt erfgoedsoftware leveranciers Erfgoedsoftware leveranciers Erfgoedsoftware leveranciers, NDE-Bruikbaar 4 Rapportage over implementatie activiteiten per project. Instellingen, in samenwerking met NDE 5 Gepubliceerd implementatie draaiboek per type collectiebeheersysteem 6 Implementatieresultaten en showcases van datasets gepubliceerd afkomstig uit diverse type collectiebeheersystemen Software leveranciers, in samenwerking met de instellingen en NDE Instellingen, in samenwerking met NDE 7

2.5 Uitsluitingen Buiten scope van het project LOD en PID bij de bron vallen: Het implementeren van de aangepaste software bij de individuele bronhouders. Dit gebeurt in overleg tussen de leverancier en de instelling, afhankelijk van de planning van hen beide. Het realiseren van software die specifiek is voor een enkele instelling, deze komt voor verantwoordelijkheid van de instelling zelf. Buiten scope geplaatste onderdelen kunnen alleen nog worden meegenomen als dit door de stuurgroep als afwijking op het project is goedgekeurd. 2.6 Uitgangspunten en randvoorwaarden Binnen dit project zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De betrokken leveranciers zijn verantwoordelijk voor de binnen dit project gerealiseerde producten. Ook het beheer van deze producten ligt bij hen. De instellingen blijven eigenaar van hun metadata, PID s en LOD en zijn verantwoordelijk voor het beheer ervan. Van de betrokken instellingen is input benodigd vanuit hun inhoudelijke kennis. De instellingen en leveranciers informeren hun stakeholders over de status en voortgang van het project. NDE communiceert over het project via het NDE netwerk. Via dit netwerk worden ook de kennis en ervaringen gedeeld. Het project LOD en PID bij de bron is afhankelijk van: De technische infrastructuur van de betrokken instellingen. De planning van de betrokken leveranciers, wanneer zij een update op hun software uit willen brengen. Beschikbaarheid medewerkers van de instellingen en leveranciers om deze producten te ontwikkelen. Bij alle voorbeeldprojecten zullen de bovenstaande afhankelijkheden in kaart gebracht worden voordat definitieve afspraken met instellingen of leveranciers gemaakt worden. Projecten die onvoldoende garanties bieden voor het realiseren van de in 2.4 genoemde resultaten zullen niet worden opgepakt. 2.7 Risico s De volgende risico s worden bij aanvang van het project onderkend: Prioriteit van het project binnen de instelling en bij de leverancier, wat impact heeft op de beschikbaarheid van de medewerkers en uiteindelijk de doorlooptijd en de kosten van het project. Hierover worden afspraken gemaakt bij aanvang van het project. De technische mogelijkheden van de infrastructuur van de erfgoedinstelling. 8

Doordat de projectplanning van het klant-project leidend is (zie Leeswijzer) ontstaat het risico dat de inzet vanuit NDE niet altijd op dezelfde wijze mogelijk is. Hierover worden bij aanvang van het klant-project afspraken gemaakt. De risico s worden zoveel mogelijk ondervangen door vooraf af te stemmen met de erfgoedinstelling op directieniveau. De projectleider bewaakt de planning en resultaten en is nauw betrokken bij de uitvoering van de activiteiten door de instellingen. Bij onvoldoende resultaten zal naar de directie worden geëscaleerd. 2.8 Succes Het project is succesvol wanneer: de functionaliteit voor het verduurzamen en als Linked Open Data publiceren van de collecties in de vijf collectiebeheersystemen beschikbaar is er tijdelijke voorzieningen voor publicatie van Linked Open Data beschikbaar zijn (waar nodig) er implementatie draaiboeken per type collectiebeheersysteem beschikbaar zijn er datasets en showcases beschikbaar zijn uit minimaal twee voorbeeld implementaties per type collectiebeheersysteem 9

3 Projectorganisatiestructuur De governance van het project is in lijn met de generieke governance van alle NDE projecten voor het intensiveringsprogramma. Deze staat beschreven in NDE projecten governance Onderstaande tabel geeft de betrokken personen deel uitmaken van de projectorganisatie. Nr. Naam Rol 1 Enno Meijers Domeinmanager Bruikbaar, opdrachtgever 2 <te bepalen> Vertegenwoordiger van de domeingroep Bruikbaar en verantwoordelijk voor de borging vanuit het netwerkperspectief 3 Ivo Zandhuis Projectleider 4 Roland Cornelissen Data Specialist / Ontwikkelaar 5 <te bepalen> Adviseur Zichtbaar 6 Remco van Veenendaal Technical lead PID s 7 <per voorbeeldproject te bepalen> Per project is daarnaast een invulling mogelijk opgebouwd uit de onderstaande rollen. De exacte invulling is afhankelijk van de concrete vraag en situatie bij de erfgoedinstelling en wordt per voorbeeldproject bepaald. - projectteam erfgoedinstelling - leverancier collectiebeheersysteem - adviseur knooppunten - adviseur provinciale erfgoedorganisatie of thematische portal De borging van de individuele resultaten vindt plaats in het netwerk via de betrokken erfgoedinstelling of leverancier. 10

Bijlages Bijlage A: Begroting In deze begroting worden alleen de kosten opgenomen die direct aan NDE toe te rekenen zijn. Kosten die gemaakt worden voor individuele aanpassingen worden hierin niet meegenomen. Onderstaand overzicht geeft zicht op de totale te verwachten kosten. Nr. Omschrijving Specificatie Bron 1 Projectleider: Adviseur leveranciersmanagement/ erfgoedinstellingen 0,4 fte x 2 jaar Project 2 Data specialist / Ontwikkelaar 0,2 fte x 1, 5 jaar Project 3 Adviseur Zichtbaar 0,05 fte x 1,5 jaar Regulier 4 Technical lead PID 0,05 fte x 1,5 jaar In kind 5 Bijdrage software aanpassingen CBS 50K per CBS (max. 5 stuks) Project 6 Ontwikkeling wrappers tijdelijke aanpassingen tijdelijke software aanpassingen in meerdere systemen Project 7 Implementatie voorbeelden (PID en LOD) ondersteuning / stimulering erfgoedinstellingen Project 11

Bijlage B: Acceptatiecriteria Voor dit project zijn de volgende acceptatiecriteria gehanteerd: Het project is een succes als ten minste de vijf genoemde software leveranciers - hun software hebben aangepast om het maken, beheren en beschikbaar stellen van erfgoedinformatie als Linked Open Data en gebruikmakend van PID s mogelijk te maken; - hun klanten daarbij kunnen ondersteunen Dit blijkt uit: - Openbare documentatie over de wijze waarop de software een erfgoedinstelling helpt bij het realiseren van de DERA in hun informatiehuishouding - Het daadwerkelijk gebruik van de aangepaste software binnen een of meerdere erfgoedinstellingen. Bijlage C: Initiële planning Bij de planning is uitgegaan van een startdatum van 1 april 2019 met een doorlooptijd van 18 maanden. Begin en einddatum van het project zijn afhankelijk van het moment waarop daadwerkelijk gestart kan worden. Nr. Product Realisatie 1 Generieke roadmap voor de implementatie van LOD en PID s bij de bron. 2 Standaard functionaliteit en documentatie op waarmee andere instellingen zelf hun collecties kunnen verduurzamen en als Linked Open Data kunnen publiceren. 3 Wrappers of andere tijdelijke voorzieningen voor de publicatie van Linked Open Data 4 Rapportage over implementatie activiteiten per project. 5 Gepubliceerd implementatie draaiboek per type collectiebeheersysteem 6 Implementatieresultaten en showcases van datasets gepubliceerd afkomstig uit diverse type collectiebeheersystemen, met verslag van hoe deze tot stand zijn gekomen 2019Q3 2019Q4: voor 2 collectiebeheersystemen 2020Q4: voor 5 collectiebeheersystemen 2020Q4 afhankelijk van behoefte 2019Q4 tussenrapportage 2020Q4 eindrapportage 2020Q1: voor 2 collectiebeheersystemen 2020Q4: voor 5 collectiebeheersystemen 2019Q3: minimaal 3 voorbeeld collecties 2020Q4: minimaal 10 voorbeeld collecties 12

Bijlage D: bouwplaat van huidige situatie 13

Bijlage E: bouwplaat van toekomstige situatie 14