Voorstel CONCEPT AGP 12 Aan : Algemeen Bestuur Datum : 9 april 2014 Bijlage : 1 Steller : Ruud Huveneers Onderwerp : Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur Algemene toelichting De Veiligheidsregio Brabant-Noord draagt zorg voor de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Om te garanderen dat de crisisorganisatie in staat is onafgebroken te functioneren, ook bij gebrek aan personeel, is een continuïteitsplan opgesteld. Primair ligt de focus op het beschrijven en borgen van de continuïteit van de crisisorganisatie binnen de VR BN. Op termijn zal de VR BZO waarschijnlijk ook een dergelijk plan gaan opstellen, dan kan verder worden afgestemd met voorliggend plan. Het Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur VR BN geeft een drietal opties, bij het in geding komen van de continuïteit: 1 Achtervang door vrije instroom 2 Achtervang door gebruik te maken van functionarissen uit andere regio s of het landelijk operationeel coördinatiecentrum (LOCC) 3 Het overdragen van het incident aan de Veiligheidsregio Brabant Zuid-Oost De dienstdoende Operationeel Leider bepaalt, indien nodig in overleg met de voorzitter van de veiligheidsregio of optie 3 wordt gehanteerd als de continuïteit door gebrek aan personeel voor het bemensen van de sleutelfuncties tijdens een crisis in gevaar komt. Procesgang Processtap Datum Aan Regiegroep 17.02.2014 Aan Veiligheidsdirectie 27.02.2014 Goedkeuring Dagelijks bestuur 26.03.2014 Vaststelling Algemeen Bestuur 09.04.2014 Voorstel Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord wordt voorgesteld om: 1. Het Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur Veiligheidsregio Brabant-Noord vast te stellen. Akkoord Ja Nee Secretaris: Paraaf: Bijlage(s) 1. Continuïteitsplan sleutelfunctionarissen hoofdstructuur VR BN. AGP 12 ABVRBN 20140409 Voorstel Continuïteitsplan hoofdstructuur Brabant-Noord.docxPagina 1 van 1
AGP 12 ABVRBN 20140409, bijlage 1 Continuïteitsplan Sleutelfunctionarissen hoofdstructuur Colofon Titel Auteur Opdrachtgever : Continuïteitsplan bij uitval personeel : R. Huveneers, Veiligheidsbureau VRBN : Veiligheidsdirectie Brabant-Noord versie : 0.1 datum: : 17 februari 2014 1
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 1.1 Doel en afbakening... 3 1.2 Uitgangspunten... 3 1.3 Relatie met andere plannen... 3 2 De crisisorganisatie... 4 2.1 Hoofdstructuur crisisorganisatie... 4 2.2 Invulling crisisteams... 5 2.3 Kwetsbaarheid invulling sleutelfunctionarissen... 8 3 Opties bij vervanging en aflossing van personeel... 9
1. Inleiding De Veiligheidsregio Brabant-Noord draagt zorg voor de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing, zodat deze in staat is gedurende een ramp of crisis onafgebroken te functioneren. Om dit te garanderen is het noodzakelijk dat de veiligheidsregio een continuïteitsplan heeft voor de eigen organisatie en de betrokken operationele diensten, zodat zij functionarissen heeft om deze taak te blijven volbrengen, ondanks dat de organisatie zelf slachtoffer is van een incident of crisis. Dit Continuïteitsplan Sleutelfunctionarissen Hoofdstructuur gaat uit van een All hazards approach en een continue dekking. Dus voor alle mogelijke scenario s met effecten voor onbepaalde tijd is een vangnet georganiseerd. 1.1 Doel en afbakening Het Continuïteitsplan Sleutelfunctionarissen Hoofdstructuur geeft inzicht hoe Veiligheidsregio Brabant-Noord (VRBN) bij uitval van of schaarste van personeel de continuïteit zal waarborgen, zodat processen in de opgeschaalde situatie (GRIP) gecontinueerd kunnen worden. Denk hierbij aan: aflossing van sleutelfunctionarissen bij langdurende incidenten; het coördineren van meerdere grootschalige incidenten tegelijkertijd; uitval van personeel door bijvoorbeeld een griepgolf. Het gaat dus niet om te nemen maatregelen om te voorkomen dat uitval van personeel plaatsvindt, maar om maatregelen om ervoor te zorgen dat de crisisorganisatie desondanks operationeel blijft. Dit plan heeft geen externe focus en heeft dus géén betrekking op wat VRBN te doen staat in geval van bijvoorbeeld een grieppandemie richting burgers en bedrijven, daarvoor dient andere planvorming. We zijn ons bewust dat in de realiteit de twee situaties dikwijls hand in hand gaan. Dit plan is bestemd voor de functionarissen die de (eind)verantwoordelijkheid dragen voor de inzet van hulpverleningspersoneel in de voorbereiding of tijdens een crisis: Op bestuurlijk niveau: de voorzitter van de veiligheidsregio en betrokken burgemeesters Op tactisch/operationeel niveau tijdens een crisis: de Operationeel Leider (als Leider van het Operationeel Team) en de Algemeen Commandanten. Op tactisch/operationeel niveau tijdens de voorbereiding: de directeuren van de hulpverleningsdiensten en de gemeentesecretarissen. 1.2 Uitgangspunten Bij het vervangen van functionarissen bij schaarste is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: De functionarissen die aflossen of vervangen voldoen aan hetzelfde competentieprofiel met daarbij horende opleidingen en zijn voldoende geoefend om de functie uit te voeren 1. De functionarissen die aflossen of vervangen beschikken in principe niet over voorrangsvoertuigen, maar zijn wel bereikbaar via pager of telefoon. 1.3 Relatie met andere plannen Dit continuïteitsplan sluit aan op bestaande planvorming. De meest relevante (operationele) plannen welke een relatie hebben met dit plan zijn de volgende: Continuïteitsplan Uitval ICT en elektriciteit VR BN 2014 Regionaal Crisisplan deel 1 en 2 VR BN 2013 Regionaal Risicoprofiel VR BN 2011 Regeling Operationele Leiding VR BN 2014 1 De opleidingen voor operationele functionarissen en de hoofdstructuur met bijbehorende processen en taken zijn op nationaal niveau georganiseerd en ontwikkeld en de relevante eisen uit wetgeving zijn hierin gelijk. Functionarissen uit andere regio s inzetten is daarmee uit kwalitatief oogpunt acceptabel. 3
2 De crisisorganisatie 2.1 Hoofdstructuur crisisorganisatie. In het Regionaal Crisisplan staat beschreven welke processen er tijdens een crisis kunnen worden opgestart door de hulpverleningsdiensten en welke sleutelfunctionarissen hierin een rol spelen; verticaal de hoofdprocessen en horizontaal de ondersteunende processen. Dit laatste om aan te geven dat de ondersteunende processen voor elke hulpverleningsdienst gelden (zie onderstaande afbeelding). Aan de belangrijkste sleutelfuncties zijn wettelijk maximale opkomsttijden gekoppeld. De hoofdprocessen kunnen naar behoefte worden opgestart (knoppenmodel). Op het niveau van het Operationeel Team vallen de hoofdprocessen onder de Algemeen Commandant van de betreffende dienst. Deze functionaris wordt dan ook als lid van het Operationeel Team gealarmeerd. Meestal is het niet nodig per proces een leidinggevende te alarmeren, de aanwezigheid van de Algemeen Commandanten en de Informatiemanager volstaat dan. De ondersteunende processen dienen als olie in de machine en zijn dus onmisbaar. Echter bij schaarste kunnen de belangrijkste resources door de Algemeen Commandanten worden uitgevoerd. Bij de geneeskundige zorg ligt dit genuanceerder. De functies HIN en HON binnen de Sectie Geneeskundige Zorg zijn onmisbaar in het aansturen van de hoofdprocessen aangezien de Geneeskundige Zorg géén staande organisatie is, maar afhankelijk is van een breed scala aan netwerkpartners binnen de geneeskundige zorg. Aan de meeste ondersteunende sleutelfuncties zijn wettelijk geen opkomsttijden gekoppeld. Hoofdstructuur crisisorganisatie 4
2.2 Invulling crisisteams De sleutelfunctionarissen zoals benoemd in het Crisisplan worden op diverse manieren in de gelegenheid gesteld om bereikbaar en beschikbaar te zijn om te voldoen aan de wettelijke opkomsttijden, via een zogenaamd hard piket 2 of via vrije instroom. Dit is geregeld voor het éénmaal vullen van de crisisorganisatie. Dat wil zeggen dat niet volledig aan deze eisen kan worden voldaan bij het gelijktijdig voltrekken van een tweede incident, dan wel het vervangen of aflossen van een andere functionaris. Tenzij anders aangegeven vindt de aflossing of vervanging van de dienstdoende functionarissen plaats binnen de eigen organisatie door vrije instroom. 3 Hierbij wordt telefonisch of via de pager contact opgenomen met niet-dienstdoende functionarissen uit de poule van hetzelfde piket om beschikbaarheid en geschatte opkomsttijd te beoordelen en vervolgens wordt verzocht deel te nemen aan het betreffende crisisteam. De invulling van Algemeen Commandanten heeft voorrang boven de invulling van de functionarissen van de hoofdprocessen en de ondersteunende processen bij schaarste in personeel. Eventuele vervangers dienen aan hetzelfde competentieprofiel te voldoen en dus zowel opgeleid als voldoende geoefend te zijn. De invulling van de functionarissen van de hoofdprocessen (horizontale kolom) is per dienst in beeld gebracht 4, de bemensing van de bijbehorende secties en de ondersteunende processen is niet meegenomen. Multidisciplinaire functies De voorzitter van het Regionaal Beleidsteam wordt door leden van het Dagelijks Bestuur van de VR BN ingevuld via een zacht piket uit een poule van 6 personen. De voorzitter van het Gemeentelijk Beleidsteam wordt door de betrokken gemeentelijke organisatie ingevuld via een zacht piket uit een poule van 3 tot 5 personen (te beginnen bij de burgemeester van de betreffende gemeente, vervolgens de eerste loco burgemeester, dan de tweede, enz.). De Operationeel Leider wordt door de brandweerorganisatie ingevuld via een hard piket uit een poule van 5 personen 5. Uit deze poule wordt ook de Bestuurlijk adviseur Brandweer RBT/GBT ingevuld (zacht piket). De Leider CoPI wordt door de brandweerorganisatie ingevuld via 2 harde piketten, met elk hun eigen verzorgingsgebied, uit een poule van 2 keer 5 personen. Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats door de dienstdoende functionaris uit het andere verzorgingsgebied ter plaatse te sturen bij een GRIP1 en door vrije instroom als er ook een operationeel team nodig is (GRIP2 en hoger). De Calamiteiten Coördinator is altijd aanwezig in de meldkamer (GMC) en wordt ingevuld door de politieorganisatie. In een opgeschaalde situatie afgelost door een MOvD (hard piket), uit een poule van 5 personen (vanuit de politie, brandweer en GHOR). 2 Bij een hard piket is de betreffende functionaris bereikbaar en beschikbaar om binnen de afgesproken tijd op de afgesproken plaats aanwezig te zijn, al dan niet m.b.t. een voorrangsvoertuig. Daarnaast hebben zij tijdens hun dienst de beschikking over de juiste middelen. 3 Bij vrije instroom wordt een poule van 5 personen door de organisatie als voldoende gezien. 4 Peildatum aantal functionarissen in de betreffende poule: 1 januari 2014. 5 In principe bestaat een poule uit 5 personen, hier wordt ook op gestuurd. Tijdelijk kan er sprake zijn van een poule van 4 personen.
Bevolkingszorg De coördinerend gemeentesecretaris RBT wordt gevuld via vrij instroom uit een regionale poule van 6 personen. De gemeentesecretaris GBT wordt per gemeente ingevuld via vrije instroom (eigen gemeentesecretaris en zijn loco s). De communicatieadviseur (R)BT wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 7 personen en een gemeente Den Bosch poule van 3 personen De Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-BZ) wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 8 personen en een gemeente Den Bosch poule van 2 personen. 6 De communicatieadviseur ROT wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 6 personen en 1 persoon vanuit de gemeente Den Bosch. Het hoofd Communicatie wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 5 personen en een gemeente Den Bosch poule van 2 personen. Het hoofd Publieke Zorg wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 8 personen en een gemeente Den Bosch poule van 2 personen. De hoofden publieke zorg en omgevingszorg worden uit dezelfde poule gevuld. Bij noodzaak aan beide functionarissen worden dus twee personen uit de poule van 10 opgeroepen. Het hoofd Omgevingszorg wordt gevuld via een zacht piket uit een regionale poule van 8 personen en een gemeente Den Bosch poule van 2 personen. De hoofden publieke zorg en omgevingszorg worden uit dezelfde poule gevuld. Bij noodzaak aan beide functionarissen worden dus twee personen uit de poule van 10 opgeroepen. Het hoofd Evacuatie komt te vervallen. Landelijk zijn er ontwikkelingen om deze functie te laten vervallen. De onderliggende taken komen onder een ander hoofdproces van Bevolkingszorg te vallen. Het hoofd CRIB komt te vervallen. Landelijk is er afgesproken alleen de niet zelfredzamen (zwaar gewonden patiënten) te registreren via het Slachtofferregistratiesysteem (SIS). Niet gewonden, betrokken bij een incident, dienen zelf contact op te nemen met verwanten. Indien nodig worden ze hierin gefaciliteerd. Regionaal wordt er in de toekomst een liaison voor het SIS benoemd. Het is nog niet duidelijk of deze liaison hoofd van het proces SIS wordt of onder een van de andere processen wordt geschoven (bijvoorbeeld Publieke Zorg). De Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvD-BZ) wordt gevuld via een hard piket uit een regionale poule van 7 personen en een gemeente Den Bosch poule van 6 personen. De Communicatieadviseur CoPI wordt gevuld via een hard piket uit een bovenregionale poule van personen die in dienst zijn van de politie en in het dagelijks leven persvoorlichter. 6 De gemeente Den Bosch zorgt in eerste instantie zelf voor het vullen van de sleutelfuncties binnen de hoofdstructuur m.b.t. Bevolkingszorg via een zacht piket. Daarnaast zorgen de resterende 19 gemeenten gezamenlijk voor het invullen van de sleutelfuncties binnen de hoofdstructuur via een zacht piket. 6
Brandweer De Bestuurlijk adviseur Brandweer RBT/GBT wordt ingevuld via 1 zacht piket uit een poule van 5 personen. Uit deze poule wordt ook de operationeel leider ingevuld (hard piket). De Algemeen Commandant Brandweer (AC-B) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit het effectgebied, uit een poule van 5 personen. Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats door de dienstdoende functionaris uit het andere verzorgingsgebied te alarmeren en anders door vrije instroom als er ook een Commando Plaats Incident (CoPI) nodig is. De hoofden Bron-en emissiebestrijding, Redding en Ontsmetting worden ingevuld via vrije instroom uit de regionale poule van Hoofd Officier van Dienst Brandweer van 10 personen. Uit deze poule zijn dan de twee dienstdoende functionarissen (hard piket) al ingezet als AC-B en Leider CoPI. De Officier van Dienst Brandweer (OvD-B) wordt ingevuld via 5 harde piketten, uit 5 keer een poule van 5 personen. Vervanging/aflossing binnen de eigen organisatie vindt plaats de dienstdoende functionaris uit het andere verzorgingsgebied te alarmeren en anders door vrije instroom. Geneeskundige Zorg De Bestuurlijk adviseur Publieke Gezondheid RBT/GBT wordt ingevuld via 1 hard piket uit een poule van 5 personen. De Algemeen Commandant GHOR (AC-G) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 4 personen. Voorlopig geeft de AC-G ook invulling aan de rollen Hoofd Publieke Zorg en Hoofd Spoedeisende Medische Hulpverlening" De Officier van Dienst GHOR (OvD-G) wordt ingevuld via 2 harde piketten, uit 2 keer een poule van 9 personen. Het hoofd Publieke Gezondheidszorg wordt in de nabije toekomst waarschijnlijk ingevuld via 1 hard piket uit een poule van 5 crisiscoördinatoren afkomstig van de GGD. Dit dient nog verder te worden uitgewerkt. Het hoofd Spoedeisende Medische Hulpverlening wordt mogelijk in de toekomst ingevuld via 1 hard piket uit een poule van de managers RAV. Hier worden momenteel nieuwe werkafspraken over gemaakt. Politie De Bestuurlijk adviseur Politie Regionaal Beleidsteam (RBT) wordt ingevuld via 1 hard piket uit een poule van 4 personen. De Bestuurlijk adviseur Politie Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) wordt ingevuld via 1 zacht piket uit een poule van 12 personen. 7 De Algemeen Commandant Politie (AC-P) wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 6 personen. Het hoofd SGBO wordt ingevuld via 1 hard piket, uit een poule van 6 personen. De secties worden ingevuld uit de staande organisatie. Dit wordt nog nader uitgewerkt in het kader van de nieuwe nationale politie. 7 Deze poule bestaat uit 3 districtchefs en 9 teamchefs, voor beide VR BN en VR BZO samen. Enkele teamchefs draaien ook piket voor de functie AC ROT. 7
De Officier van Dienst Politie (OvD-P) wordt ingevuld via 2 harde piketten, uit één poule van 60 personen. 2.3 Kwetsbaarheid invulling sleutelfunctionarissen Multidisciplinaire functies Het invullen van de multidisciplinaire sleutelfuncties wordt niet als kwetsbaar gezien. Bij vrije instroom geldt wel dat de beschikbaarheid van voldoende functionarissen tijdens vakantieperiodes moet worden bewaakt. Bevolkingszorg De opkomsttijd van de OvD-BZ, het vullen van de secties en de opkomsttijd van de communicatieadviseur CoPI 8 worden als meest kwetsbaar gezien. Brandweer Het invullen van de sleutelfuncties wordt niet als kwetsbaar gezien. GHOR Het invullen van de sleutelfuncties wordt nog niet als kwetsbaar gezien ervan uitgaande dat er goede werkafspraken kunnen worden gemaakt over het vullen van de secties. Politie De opkomsttijd van de Algemeen Commandant Politie (AC-P) is kwetsbaar, doordat de politie inmiddels in een groter territoriaal gebied (Oost-Brabant) werkzaam is. 8 De vereiste opkomsttijd van 30 minuten van de communicatieadviseur CoPI is kritisch, omdat het verzorgingsgebied van deze functionaris twee regio s omvat (VR BN en VR BZO). 8
3 Opties bij vervanging en aflossing van personeel Voor het aflossing of vervangen van functionarissen zijn er drie opties mogelijk. Optie 1: Achtervang door vrije instroom De voorzitter van het beleidsteam, de Operationeel Leider of de Algemeen Commandant kan bij gebrek aan personeel of voor eigen aflossing personen uit de poule laten oproepen (via de communicator of pager) om aan te geven of ze beschikbaar zijn. Denk hierbij aan het vervangen van enkele functionarissen. Van deze optie zal het meest gebruik gemaakt worden. Optie 2: Achtervang door gebruik te maken van functionarissen uit andere regio's De Operationeel Leider of Algemeen Commandant neemt contact op met zijn of haar collega van VR BZO met het verzoek om een sleutelfunctionaris te leveren 9. Indien haast is geboden kan gebruik worden gemaakt van de dienstdoende functionaris van VR BZO, anders wordt uit de poule van VR BZO geput. Mocht VR BZO geen optie zijn, dan kan bijstand worden gevraagd aan het landelijk operationeel coördinatiecentrum (LOCC). Bijvoorbeeld bij het aflossen van ROT-leden bij langdurige incidenten, waarbij voldoende tijd is voor informatieoverdracht en gebrek aan lokale kennis minder relevant is. Dit is voor vervanging van de CoPI-leden minder wenselijk, omdat hier lokale kennis een grote rol speelt. Voor vervanging van beleidsteamleden is dit minder wenselijk gezien de bestuurlijke en politieke verantwoordelijkheden en context. Van optie 2 zal zelden gebruik gemaakt worden. Optie 3: Het overdragen van het incident aan de Veiligheidsregio Brabant Zuid-Oost In het uitzonderlijke geval dat optie 2 niet afdoende is, bijvoorbeeld in geval van een gelijktijdig incident op GRIP 2 niveau, kan (een deel van) het gehele incident, inclusief alarmering en ondersteuning, worden overgedragen aan de VR BZO. Dan ligt de verantwoordelijkheid van de operationele uitvoering van de incidentbestrijding bij de VRBZO, onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de VR BN. De Operationeel Leider neemt indien mogelijk zo spoedig mogelijk contact op met de voorzitter van het bestuur van de VR BN en de bij het incident betrokken burgemeester(s) om te besluiten voor deze optie te kiezen. Bijvoorbeeld bij het uitvallen van het gehele ROT naar aanleiding van een explosie in het GMC. De vervanging van de CoPI-leden door VR BZO is minder wenselijk, omdat hier lokale kennis een grote rol speelt. De vervanging van beleidsteamleden door VR BZO is minder wenselijk gezien de bestuurlijke en politieke verantwoordelijkheden, die bij de bestuurders van VR BN zullen blijven liggen. Van optie 3 wordt alleen in het uiterste geval gebruik gemaakt en de kans hierop is zeer onwaarschijnlijk. 9 De GHOR kan ook gebruik maken van functionarissen van de VR MWB. 9