SBO maatschappelijk programmadeel. Handleiding voor de participatie van het gebruikersveld. 1
1. Situering van deze handleiding. De voorliggende handleiding is bedoeld voor maatschappelijke organisaties die aan een SBO-project willen participeren. Het doel is om hun rol en engagement in de levenscyclus van een SBO-project te verduidelijken en om aldus de tweerichtingsinteracties te versterken tussen onderzoekers en het maatschappelijk gebruikersveld vanaf de prille fase van de projectgenese. Naast deze aanvullende handleiding is er ook een SBO-basishandleiding voorhanden die primair bedoeld is voor onderzoekers uit de kenniscentra. 2. Wat is het SBO-programma? Het SBO-programma van de Vlaamse regering dat door het IWT wordt beheerd, is gericht op het ondersteunen van strategisch basisonderzoek, dat wil zeggen inventief en vernieuwend onderzoek met zowel excellente wetenschappelijke kwaliteit, als maatschappelijke toepassingsmogelijkheden op (middellange) termijn. Het doel is om strategische onderzoeksresultaten te genereren die resulteren in verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten bij het betrokken maatschappelijk gebruikersveld. Bij de beoordeling van een SBOprojectvoorstel worden de wetenschappelijke kwaliteit en het valorisatieperspectief even zwaar gewogen. Het is bijgevolg erg belangrijk dat reeds bij de projectopzet pro-actieve aandacht wordt besteed aan de valorisatieaspecten. Het SBO-kanaal is gepositioneerd tussen het zuiver fundamenteel academisch onderzoek en het zuiver toegepast onderzoek. Omwille van het strategisch karakter van het onderzoek zal de kennisbenutting of valorisatie door het gebruikersveld daarom pas plaatsgrijpen ten vroegste vanaf de latere uitvoeringsfase van het project en veelal zelfs pas ná het projecteinde. Het uitvoeren van een SBO-project verschilt bijgevolg substantieel van wat in een klassiek intern academisch project gebruikelijk is. Daarnaast is het evenzeer verschillend van een normale studieopdracht of van een specifiek contractonderzoek voor een maatschappelijke organisatie. Met het betrokken maatschappelijk gebruikersveld bedoelen we de organisaties die extern zijn aan de onderzoeksorganisaties en die het afnemend veld van de onderzoeksresultaten vormen van een SBO-project. Het gaat dus voor elk project om dié welbepaalde organisaties die aan de slag kunnen met de specifieke resultaten van een SBO-project en die aansluitend via verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten in hun organisatie een maatschappelijke meerwaarde willen creeëren. De betrokken maatschappelijke actoren zijn dus specifiek voor elk SBO-project. Er is hierbij geen a priori limitatieve afbakening. In de praktijk gaat het onder meer om het "middenveld" en de social profit sector; overheidsdepartementen of -entiteiten (op uiteenlopende horizontale domeinen en verticale beleidsniveaus). Deze lijst is niet exhaustief bedoeld. Maatgevend is de rol die de maatschappelijke organisatie vervult of wil vervullen op vlak van maatschappelijke waardecreatie aan de hand van de resultaten van een SBO-project. We hanteren in deze handleiding de benaming maatschappelijke organisatie als verzamelterm voor de actoren uit het gebruikersveld. 2
3. Hoe verloopt een SBO-project? Er zijn 3 stadia in de levenscyclus van een SBO-project: Het stadium van de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel (d.i. het voortraject ). Het stadium van de uitvoering van een SBO-project. Het stadium van de uitontwikkeling, de implementatie en de opschaling van de SBO-projectresultaten (d.i. het natraject). 3.1. Het stadium van de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel (d.i. het voortraject ). Er wordt binnen de modaliteiten en de criteria van het SBO-kanaal veel nadruk gelegd op het versterken van de actieve participatie van het betrokken maatschappelijk gebruikersveld vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Betekenisvolle interacties met maatschappelijke gebruikers bieden immers een opportuniteit om de vraagoriëntatie of de probleem-gedrevenheid van het projectvoorstel duidelijker af te lijnen en te onderbouwen. De primaire rol van maatschappelijke organisaties uit het betrokken gebruikersveld in het stadium van het voortraject is: Het inbrengen van relevante praktijkkennis en praktijkinzichten; Het medezeggenschap hebben over de probleemdefinitie en de probleemoplossingen waarvoor het uitvoeren van strategisch basisonderzoek nodig is; Het mee nadenken en input leveren over hoe de SBO-resultaten tot effectieve toepassingen in het betrokken maatschappelijk gebruikersveld zullen leiden. In het voortraject dienen maatschappelijke organisaties te beslissen over hun rol en inbreng in het project. Maatschappelijke organisaties kunnen aan een SBO-project participeren in drie mogelijke rollen: door zich te engageren als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project; door als volwaardige partner te participeren aan het consortium van de SBO-projectuitvoerders; door actief mee te werken aan meer toepassingsgerichte activiteiten om de brug te slaan tussen het onderzoek en de praktijktoepassingen tijdens de latere uitvoeringsfase (d.i. het derde en vierde jaar) van een SBO-project dat globaal een strategisch karakter behoudt. Deze rollen worden verder toegelicht in paragraaf 4 van deze handleiding. Voor het uitvoeren van een dergelijk voortraject voorafgaand aan de indiening van een SBO-projectvoorstel is er geen financiering mogelijk ten laste van het SBO-programma. 3.2. Het stadium van de uitvoering van een SBO-project. Een degelijk uitgevoerd voortraject biedt een essentieel vertrekpunt voor de doelmatige uitvoering van een SBO-project. Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog en interactie tussen de onderzoekers en het betrokken gebruikersveld essentieel. De primaire rol van maatschappelijke organisaties uit het betrokken gebruikersveld tijdens de uitvoering is: het mee aansturen van het onderzoek vanuit de maatschappelijke valorisatiefinaliteit van het project; het participeren aan een gezamenlijk (sociaal, multi-partij) leerproces, waarbij een cultuur van openheid en wederzijds vertrouwen kan opgebouwd worden en innovatieve probleemoplossingen en interventieopties kunnen verkend worden; het mee verder uitwerken en voorbereiden van de vertaalslag van de resultaten naar de praktijk. 3
Een goede participatie van maatschappelijke gebruikers tijdens de uitvoering van het project draagt ertoe bij dat de beoogde kennistransfer van wetenschap naar praktijk gemakkelijker kan verlopen. Praktisch kunnen maatschappelijke organisaties deelnemen aan de begeleidingscommissie van het SBO-project. Organisaties met een eigen unieke onderzoekscapaciteit kunnen ook deelnemen als partner. Tenslotte wordt ook de mogelijkheid geboden dat maatschappelijke organisaties vanaf de latere uitvoeringsfase van het project zelf deelnemen aan meer toepassingsgerichte activiteiten ter voorbereiding van de vertaalslag van de resultaten naar de praktijk. De invulling van deze rollen wordt verder toegelicht in paragraaf 4 van deze handleiding. Voor de deelname van een maatschappelijke organisatie aan de begeleidingscommissie van een project is geen steun mogelijk ten laste van het SBO-kanaal. De deelname van de maatschappelijke organisaties aan toepassingsgerichte activiteiten binnen een SBO-project kan worden gesteund binnen bepaalde krijtlijnen (cfr. 4.3. van deze handleiding). 3.3. Het stadium van de uitontwikkeling, de implementatie en de opschaling van de SBO-projectresultaten (d.i. het natraject). Ná een geslaagd SBO-project zijn verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de organisaties uit het betrokken maatschappelijk werkveld. Deze verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten van de SBO-projectresultaten vallen niet langer binnen het financieringskanaal voor strategisch basisonderzoek zelf, maar wel binnen andere kanalen. 4. De betrokkenheid van maatschappelijke organisaties bij een SBO-project. 4.1. Het engagement als lid van de begeleidingscommissie van een SBO-project. Bij de initiële totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers u contacteren voor een bilateraal overleg of/en u uitnodigen om aan een voorbereidende brainstorming deel te nemen samen met andere maatschappelijke actoren. Daarnaast wordt u natuurlijk evenzeer uitgenodigd om zelf ook contact op te nemen en op eigen initiatief te interageren met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden. Indien u een duidelijke meerwaarde ziet in een SBO-projectvoorstel voor uw organisatie kunt u ervoor opteren om toe te treden tot de begeleidingscommissie van het project. In het maatschappelijk programmadeel vergt dit geen financiële inbreng van uw organisatie, maar wel een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering tijdens de uitvoering van het SBO-project om deel te nemen aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders, aan bijeenkomsten van de begeleidingscommissie of/en workshops. Uw rol is hierbij om eigen praktijkinzichten of gegevens in te brengen, te fungeren als kritisch klankbord voor de (tussentijdse) resultaten van onderzoekers en om de scope en de oriëntatie van het SBO-project in goede banen te helpen houden zodat de optimale valorisatiekansen van de resultaten gehandhaafd en versterkt worden. Indien u beslist hebt om te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, wordt gevraagd dat u dit staaft aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring. Deze vormt een integraal deel van een SBO-projectvoorstel. Essentieel is dat deze intentieverklaring goed gemotiveerd is en zeker niet beperkt blijft tot een vrijblijvende algemene interessebetuiging. Het gaat er hierbij niet zozeer om de relevantie van het maatschappelijk probleem als dusdanig te onderstrepen, maar wel om aan te geven wat de specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor uw organisatie. Welke specifieke valorisatieopportuniteiten bieden succesvolle SBO-projectresultaten? Welke perspectieven ziet u voor de benutting van de SBO-projectresultaten in uw organisatie? Welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten zijn haalbaar en realistisch binnen uw organisatie? 4
De intentieverklaring voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de maatschappelijke organisatie of de overheidsentiteit. Dit staaft het intern draagvlak binnen uw organisatie voor het engagement in de begeleidingscommissie. Deze intentieverklaringen worden bij voorkeur ingediend tegen de limietdatum voor de indiening van een SBOprojectvoorstel en als integraal deel van dit SBO-projectvoorstel. Gelieve het bijgevolg direct aan de SBOprojectpromotor te bezorgen. Eventueel kunnen verklaringen nog worden nagestuurd. Let wel: het evaluatieproces in de eerste ronde gebeurt op basis van de verstrekte informatie op de datum van de projectindiening. Een projectvoorstel waarbij het valorisatiedeel onvoldoende uitgewerkt is, wordt niet behouden voor de verdere evaluatie ten gronde en komt bijgevolg niet in aanmerking voor steun. 4.2. De participatie als volwaardige partner aan het consortium van de SBO-projectuitvoerders. Deze optie richt zich op organisaties die in staat zijn om een volwaardige bijdrage te leveren aan de uitvoering van een SBO-project op hetzelfde niveau als de andere partners uit de kenniscentra. Hun bijdrage aan het exploratief strategisch onderzoek wordt mee beoordeeld door de internationale evaluatoren in het evaluatieproces. Dit impliceert dat deze organisaties reeds beschikken over een capaciteit en een gekwalificeerde menskracht op vlak van (multi-partner, strategische) onderzoeksprojecten. In de praktijk zal een deelname als volwaardige partner minder frekwent voorkomen, maar dit blijft een te overwegen optie wanneer een bepaalde organisatie over een noodzakelijke en unieke expertise en O&O-capaciteit beschikt die niet binnen de kenniscentra voorhanden is. Wanneer uw rol als maatschappelijke organisatie eerder stroomafwaarts gesitueerd is in de aanzet tot de verdere kennisbenutting en valorisatie, verwijzen we naar paragraaf 3.4. van deze handleiding. Indien u ervoor opteert om als volwaardige partner te participeren is het van belang om de SBO-handleiding voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit te raadplegen. Entiteiten die als onderneming beschouwd worden kunnen actief deelnemen en hiervoor zelfs subsidie ontvangen aan 50% subsidie. Dit gebeurt op basis van de rechtsgeldigheid van het O&O-besluit, wat opgenomen is in het SBO-programma. De meeste non profit actoren die actief zijn in het maatschappelijke veld en de facto een gemengde economisch/maatschappelijke finaliteit hebben komen hiervoor in aanmerking. Voor een nadere toelichting verwijzen we naar de FAQ op de IWTwebsite: http://www.iwt.be/faq/veel-gestelde-vragen-rond-het-kmo-programma-kmo-faqbox#t35n1947 Maatschappelijke organisaties kunnen ook steeds bijdragen aan de projectuitvoering met eigen middelen. Dit is voor entiteiten die geen subsidie kunnen ontvangen in het kader van de uitvoering van een SBO-project (Diensten Algemeen Belang waaronder overheidsdiensten) de aangewezen weg. Participatie is tenslotte ook mogelijk via een methodiek van onderaanneming, dit is evenwel beperkt tot situaties waar diensten geleverd worden, als ondersteuning van de projectuitvoering. 4.3. Het meewerken aan meer toepassingsgerichte activiteiten in de latere uitvoeringsfase (d.i. het derde en vierde jaar) van een SBO-project dat globaal een strategisch karakter behoudt. Een SBO-project moet globaal een strategisch project blijven. Er wordt evenwel een ruimte ingebouwd voor toepassingsgerichte activiteiten om de brug te kunnen slaan tussen onderzoek en praktijktoepassingen. Een SBO-project loopt doorgaans over een periode van vier jaar en bestaat uit twee biënnales. Het is logisch dat activiteiten om de brug te slaan naar het toegepast onderzoek en de implementatie zich vooral zullen stellen in de latere stadia van een project. Daarom worden de mogelijkheden voor zowel actieve participatie door het werkveld als het opnemen van activiteiten met een toepassingsgericht karakter voorzien in de tweede biënnale van een SBO-project. Hierdoor wordt de kans geboden om de brug te slaan zonder het risico te lopen dat de 5
SBO-projecten globaal zouden overslaan naar toegepast onderzoek en hun strategisch karakter zouden verliezen. Vanzelfsprekend blijft ook in de eerste biënnale een goede vraaggerichtheid en samenwerking met het gebruikersveld belangrijk. De aanzet wordt hier gegeven in het voortraject, dit wordt doorgetrokken naar de projectuitvoering gedurende het gehele project. Het extra element in de tweede biënnale is de actieve participatie van het werkveld in de uitvoering van het project en de mogelijkheid om toepassingsgerichte activiteiten op te nemen. Actieve participatie door het werkveld wordt niet enkel toegelaten, maar actief gestimuleerd. Hiertoe dient deze participatie natuurlijk betekenisvol en relevant te zijn. Een minimumvoorwaarde is dat u toetreedt tot de begeleidingscommissie van het SBO-project (zie 4.1. van deze handleiding). In uw gemotiveerde intentieverklaring bij de projectindiening kunt u dan nader uw engagement tot actieve participatie omschrijven. Aan welke haalbare toepassingsgerichte activiteiten wilt u meewerken vanaf het derde projectjaar om de aanzet tot valorisatie van de SBO-resultaten mee te ondersteunen? De verstrekte gegevens moeten toelaten om de meerwaarde voor de valorisatiedoelstellingen van het SBO-project terdege te kunnen inschatten. Een gedetailleerd werkplan en budget wordt pas gevraagd in een verder stadium, namelijk tegen de (standaard voorziene) tussentijdse evaluatie ná 2 jaar. De deelname van maatschappelijke organisaties zal doorgaans als onderaanneming gebeuren maar kan eventueel ook als partner. Entiteiten die als onderneming beschouwd worden kunnen actief deelnemen als partner en hiervoor zelfs subsidie ontvangen aan 50% subsidie. Dit gebeurt op basis van de rechtsgeldigheid van het O&O-besluit, wat opgenomen is in het SBO-programma. De meeste non profit actoren die actief zijn in het maatschappelijke veld en de facto een gemengde economisch/maatschappelijke finaliteit hebben komen hiervoor in aanmerking. Voor een nadere toelichting verwijzen we naar de FAQ op de IWT-website: http://www.iwt.be/faq/veel-gestelde-vragen-rond-het-kmo-programma-kmo-faq-box#t35n1947 Maatschappelijke organisaties kunnen ook steeds bijdragen aan de projectuitvoering met eigen middelen. Dit is voor entiteiten die geen subsidie kunnen ontvangen in het kader van de uitvoering van een SBO-project (Diensten Algemeen Belang waaronder overheidsdiensten) de aangewezen weg. Voor de deelname van maatschappelijke organisaties aan toepassingsgerichte activiteiten kan een provisie voor onderaanneming worden voorzien in het SBO-projectbudget bij de projectindiening met een maximum van 250.000 euro. Hierbij wordt een analoge werkwijze gehanteerd als bij een normale onderaanneming waarbij het projectvoorstel de taakomschrijving en een kostenraming bevat en de effectieve aanbestedingsprocedure pas in een verder stadium wordt uitgevoerd. Een gedetailleerd werkplan en budget van de deelnemende maatschappelijke organisaties wordt gevraagd in een verder stadium, namelijk tegen de (standaard voorziene) tussentijdse evaluatie ná 2 jaar. Maatschappelijke organisaties kunnen participeren als onderaannemer of eventueel ook als partner. In het geval van de participatie als partner treden ze op als mede-contractant van de overeenkomst en is een beslissing van de raad van bestuur en een addendum aan de overeenkomst noodzakelijk. 6