VEILIGHEIDSREGIO GELDERLAND ZUID DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST GEMEENTE MAASDRIEL Conform het besluit van: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Maasdriel in de vergadering van 20.. het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid in de vergadering van 20.. en 1
DE ONDERGETEKENDEN: 1. De gemeente Maasdriel, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer D.W. de Cloe, hierna te noemen opdrachtgever ; en 2. Het openbaar lichaam Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het Algemeen Bestuur de heer H.M.F. Bruls, hierna te noemen opdrachtnemer ; IN AANMERKING NEMENDE DAT: - De Wet Veiligheidsregio's gewijzigd zal worden (wetsvoorstel 32841), waardoor voor gemeenten de verplichting ontstaat om uiterlijk op 1 januari 2014 de gemeentelijke brandweer op te heffen en deze onder te brengen in de veiligheidsregio; - Opdrachtnemer de gemeenschappelijke belangen, genoemd in artikel 4 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR), behartigt van de deelnemende gemeenten, waartoe opdrachtgever behoort, op het gebied van onder meer de brandweerzorg, crisisbeheersing en rampenbestrijding; - Opdrachtgever haar gemeentelijke brandweer zal opheffen en de daarmee samenhangende taken wenst over te dragen aan opdrachtnemer; - Opdrachtnemer op grond van artikel 7 van de GR een dienstverleningsovereenkomst (DVO) kan afsluiten met deelnemende gemeenten; - Partijen met elkaar een DVO wensen af te sluiten, waarin gezamenlijk bindende afspraken worden gemaakt over de wijze waarop uitvoering zal worden gegeven aan de overdracht van de gemeentelijke brandweertaken naar opdrachtnemer. KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN: Artikel 1: Doel 1. Doel van deze DVO is de dienstverlening te regelen die opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever zal verrichten voor de taken, genoemd in artikel 25, eerste lid, onder a en b van de Wet Veiligheidsregio's. 2. Opdrachtnemer wordt daarmee verantwoordelijk voor het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, alsmede voor het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen, in de gemeente Maasdriel. Opdrachtnemer verbindt zich ertoe om deze taken uit te voeren. 3. In deze DVO maken partijen met elkaar bindende afspraken over de condities waaronder deze overdracht en de taakuitoefening door opdrachtnemer zal plaatsvinden. 2
Artikel 2: Aanvang, wijziging en beëindiging 1. Deze DVO vangt aan op 1 januari 2013 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 2. Beëindiging of wijziging van deze DVO is mogelijk met inachtneming van de navolgende voorwaarden: a. de partij die de DVO wenst te wijzigen of beëindigen, maakt dit gemotiveerd schriftelijk kenbaar aan de andere partij; b. tot beëindiging wordt niet eerder besloten dan nadat tussen partijen schriftelijke overeenstemming is bereikt over de financiële en overige gevolgen van de beëindiging; c. beëindiging is niet eerder mogelijk dan per 31 december van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin partijen overeenstemming hebben bereikt over de beëindiging, tenzij partijen overeenstemming bereiken over een eerder tijdstip. d. het beëindigen van deze DVO ontslaat partijen niet van de verplichting om te voldoen aan hetgeen is bepaald in de Wet Veiligheidsregio's en de gemeenschappelijke regeling. e. De DVO en de daarbij horende bijlage kan slechts schriftelijk worden gewijzigd, indien beide partijen daarmee instemmen. Artikel 3: Opdracht en condities 1. Opdrachtnemer zal ten behoeve van opdrachtgever werkzaamheden op het terrein van de brandweerzorg gaan verzorgen, die opdrachtgever nu nog zelf uitvoert. Deze werkzaamheden worden hierna aangeduid als het 'lokaal pakket' en liggen in elk geval op het terrein van proactie, preventie, preparatie, repressie, nazorg, crisisbeheersing en het commando van de brandweerorganisatie, inclusief de onderliggende bedrijfsvoeringstaken. 2. In bijlage 1 is nader gespecifieerd waaruit het lokaal pakket van opdrachtgever thans bestaat. Het lokaal pakket is een weergave van de situatie bij opdrachtgever en kan dus afwijken van het lokaal pakket van andere gemeenten. 3. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat het lokaal pakket na overdracht minimaal op hetzelfde kwaliteitsniveau wordt uitgevoerd als thans het geval is. 4. Indien uit een kwaliteitsmeting blijkt dat het lokaal pakket, op het moment waarop deze taken worden overgedragen aan opdrachtgever, op onderdelen nog niet voldoet aan het minimale kwaliteitsniveau dat op grond van wet- en regelgeving is vereist, worden tussen partijen separaat afspraken gemaakt over de wijze waarop dit alsnog zal worden gerealiseerd, inclusief afspraken over de bekostiging daarvan. 5. Partijen leggen de afspraken die met elkaar worden gemaakt over de overdracht van personeel, materieel, diensten en goederen vast in een overdrachtsdossier. 6. Opdrachtnemer wordt verantwoordelijk voor de uitvoering van taken die onderdeel uitmaken van het lokaal pakket en kan daarin andere organisatorische keuzes maken, mits de kwaliteit van dienstverlening gegarandeerd blijft. Artikel 4: Maatwerk Indien opdrachtgever het wenselijk acht dat opdrachtnemer, aanvullend op het lokaal pakket, ook andere werkzaamheden zal verrichten, dan wel dat bepaalde diensten op een hoger (kwaliteits)niveau worden verricht, dan worden de afspraken hierover vastgelegd in een separate dienstverleningsovereenkomst ("DVO plus-pakket"). Artikel 5: Aansturing 1. De opdrachtgever draagt zorg voor het tijdig vaststellen en op juiste wijze publiceren van de noodzakelijke beleidskaders, voor zover niet behorend tot de operationele kaders van opdrachtnemer, waarbinnen de uitvoering van de in deze DVO genoemde werkzaamheden, die zijn opgedragen aan opdrachtnemer, dienen plaats te vinden. 2. Indien wijzigingen optreden in de beleidskaders wordt voor de invoering van die beleidskaders overleg gevoerd tussen partijen. 3. Opdrachtnemer kan de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan derden. Opdrachtnemer stelt opdrachtgever op de hoogte van het deel van de werkzaamheden dat hij aan derden wil uitbesteden met vermelding van de naam van deze derde. 3
4. Indien opdrachtnemer overgaat tot de in lid 3 van dit artikel bedoelde uitbesteding blijft de opdrachtnemer naar de opdrachtgever verantwoordelijk voor de wijze van uitvoering door derden. 5. Voor zover opdrachtnemer werkzaamheden aan derden wenst uit te besteden en daardoor het door beide partijen overeengekomen bedrag wordt overschreden kan deze uitbesteding eerst geschieden na overleg en na overeenstemming met de opdrachtgever. 6. Partijen benoemen elk een contactpersoon als eerste aanspreekpunt voor zaken die te maken hebben met of voortvloeien uit deze DVO. Partijen informeren elkaar schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen. Tenzij anders is overeengekomen zal de clustercommandant die ter plaatse werkzaam is als contactpersoon fungeren namens opdrachtnemer. Artikel 6: Kwaliteit en innovatie 1. Het bestuur van VRGZ kan beleid ontwikkelen over de kwaliteitseisen die gesteld worden aan de brandweerzorg en de wijze waarop opdrachtnemer hierover verantwoording aflegt. Het kwaliteitsbeleid wordt schriftelijk vastgelegd. 2. Onderdelen van het kwaliteitsbeleid kunnen zijn: de beschrijvingen van de administratieve organisatie, de werkprocessen, de kwaliteitsnormen en het kwaliteitszorgsysteem. Opdrachtnemer rapporteert periodiek over de wijze waarop de kwaliteit wordt geborgd en verbeterd. 3. Het bestuur van VRGZ kan een (innovatie) benchmark laten opstellen, als onderdeel van de te hanteren planning & controlcyclus. 4. Het bestuur van VRGZ kan onderzoeken instellen naar de effectiviteit, kwaliteit en efficiëntie van de dienstverlening. 5. Het bestuur van VRGZ kan toestemming verlenen tot het uitvoeren van audits. Indien de audit wordt ingesteld naar aanleiding van een verzoek van opdrachtgever, plegen partijen vooraf overleg over het tijdstip en de wijze waarop de audit wordt uitgevoerd. 6. Opdrachtnemer verplicht zich zijn medewerkers adequaat, conform de wet- en regelgeving, te laten scholen en bijscholen. Op verzoek van opdrachtgever kan inzage worden verstrekt in het opleidingsplan. 7. Opdrachtnemer spant zich in zijn dienstverlening te verbeteren en te vernieuwen. 8. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen met elkaar overleg voeren over de aard van de innovatie- en verbeteractiviteiten, de wijze waarop innovatie wordt uitgevoerd en op welke wijze daarover verantwoording wordt afgelegd, in het bijzonder waar dit raakvlakken heeft met de dienstverlening die onderdeel uitmaakt van het lokaal pakket. Artikel 7: Informatievoorziening 1. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor: a. het opzetten en in stand houden van een adequaat informatiesysteem, zodanig dat adequate rapportage mogelijk is; b. het digitaal beschikbaar stellen van voor opdrachtgever relevante informatie uit de werkprocessen en formele documenten, voor zover noodzakelijk of toegestaan op grond van wet- en regelgeving; c. het zodanig invoeren van gegevens dat deze digitaal zijn te raadplegen; d. het maken van afspraken over mogelijke ontsluiting van relevante gegevens naar de opdrachtgever, zowel op reguliere basis als op afroep o.a. naar aanleiding van een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur; e. archivering in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving en conform hoofdstuk 14 van de GR; 2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige en adequate aanlevering van gegevens en informatie, onder andere door: a. toegangsverschaffing aan de opdrachtnemer tot het gemeentelijk informatiesysteem voor zover noodzakelijk ter uitvoering van deze DVO; b. garant te staan voor het adequaat functioneren van het systeem, genoemd onder lid 2a; c. ontsluiting ten behoeve van opdrachtnemer van bij de gemeente ingekomen stukken; d. het op afroep digitaliseren van de benodigde dossiers die bij opdrachtgever berusten, voor zover nodig; 4
e. het in voorkomende gevallen beschikbaar stellen van relevante papieren dossiers en/of digitale gegevens na het verzoek daartoe van opdrachtnemer. Teneinde een goede uitvoering van deze DVO mogelijk te maken, verschaffen partijen elkaar over en weer - gevraagd en ongevraagd - alle benodigde informatie. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de normale begrotingscyclus en jaarrekening, waarbij specifiek aandacht zal worden besteed aan de taken die door de regionalisering zijn overgedragen. Artikel 8: Gemeentelijke taken 1. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat de navolgende voorzieningen tijdig en adequaat onderhouden beschikbaar zijn voor opdrachtnemer, zonder dat daarvoor kosten in rekening gebracht zullen worden. a. bereikbare en bruikbare bluswatervoorzieningen; b. toegang tot geografische en bouwkundige informatie; c. informatie over wegomleggingen en -afsluitingen; d. informatie over relevante vergunningen en ontheffingen; e. overige voor opdrachtnemer relevante informatie. 2. De huisvesting van de brandweer blijft eigendom van opdrachtgever. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het met het gebouw verbonden onderhoud en exploitatie. In een nader af te sluiten gebruikersovereenkomst wordt op basis van lokaal maatwerk het gebruikersdeel ingevuld. Artikel 9: Geheimhouding 1. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn gehouden alle in het kader van deze DVO ontvangen informatie en gegevens strikt vertrouwelijk te behandelen en uitsluitend te gebruiken in het kader van de overeengekomen dienstverlening. 2. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn gehouden om bij verzoeken om informatie te handelen conform het bepaalde in de geldende wettelijke voorschriften. Opdrachtgever en opdrachtnemer informeren elkaar in voorkomend geval over informatieverstrekking aan derden. Artikel 10: Budget 1. Opdrachtgever verbindt zich tot het betaling van de kosten die samenhangen met de uitvoering van de gemeentelijke brandweertaken (lokaal pakket) door opdrachtnemer. 2. In de begroting van opdrachtnemer wordt aangegeven welke bijdrage opdrachtgever jaarlijks is verschuldigd voor de dienstverlening. Daarbij wordt specifiek ingegaan op de kosten die samenhangen met het lokaal pakket. 3. De kosten van bijzondere bijstand (o.a. kraanwagens, specialistisch advies, gebruikte blusstoffen, metingen of interregionale bijstand) worden in rekening gebracht aan de gemeente waaraan deze bijstand wordt verleend, op dezelfde wijze als dit gebeurde voor regionalisering. Artikel 11: Facilitaire voorzieningen Indien de uitvoering van in deze DVO genoemde taken dit noodzakelijk maakt, kunnen de medewerkers van opdrachtnemer gebruik maken van facilitaire voorzieningen van de opdrachtgever. Opdrachtgever en opdrachtnemer maken hierover nadere afspraken Artikel 12: Eigendomsverhouding, inzagerecht 1. Alle zakelijke bescheiden, dossiers en dergelijke ter uitvoering van deze DVO blijven eigendom van de opdrachtgever en worden na beëindiging van de DVO aan de opdrachtgever overgedragen. 2. Alle op de dienstverlening betrekking hebbende, niet gearchiveerde bescheiden, zijn steeds op het kantoor van opdrachtnemer voor de opdrachtgever ter inzage beschikbaar. 5
Artikel 13: Verzekering 1. Opdrachtnemer verzekert zich in het kader van deze DVO tegen: a. wettelijke en contractuele aansprakelijkheid voor schade aan personen en goederen; b. wettelijke en contractuele aansprakelijkheid voor vermogensschade (beroepsaansprakelijkheid), met uitzondering van eventueel contractueel bedongen boetes. 2. Opdrachtnemer legt op verzoek van opdrachtgever onverwijld een afschrift van de polissen van de hierboven genoemde verzekeringen over. 3. Bovenstaande verplichting impliceert niet dat opdrachtgever door opdrachtnemer wordt gevrijwaard van elke aansprakelijkheid. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het zo nodig aanvullend verzekeren van aansprakelijkheidsrisico's. Artikel 14: Overleg en evaluatie 1. Ten minste éénmaal per zes maanden vindt tussen de portefeuillehouder in de betreffende gemeente, de gemeentesecretaris en de clustercommandant overleg plaats over de uitvoering van deze DVO. 2. Periodiek zal er overleg plaatsvinden tussen de portefeuillehouder en de clustercommandant over de feitelijke uitvoering van de opgedragen taken. 3. De wijze waarop het in het eerste en tweede lid bedoelde overleg zal plaatsvinden, wordt in onderling overleg bepaald. 4. Bevindingen en afspraken die voortvloeien uit de in de voorgaande leden genoemde overleggen worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 15: Onvoorziene omstandigheden, geschillen Indien zich bij de uitvoering van deze DVO problemen voordoen, dan wel als sprake is van onvoorziene omstandigheden waarin deze DVO niet voorziet, treden partijen terstond met elkaar in overleg teneinde een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te vinden. Geschilbeslechting vindt plaats conform de bepalingen in de GR. Artikel 16: Slotbepalingen 1. Voor zover partijen in de considerans van deze DVO verplichtingen jegens elkaar zijn aangegaan, dienen deze verplichtingen hierbij als herhaald en ingelast te worden beschouwd. 2. Indien bepalingen uit deze DVO in strijd zijn met de GR, prevaleren de bepalingen uit de GR. Bijlage 1 maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze DVO. 3. Indien enige bepaling uit deze DVO en/of de bijlage nietig of ongeldig wordt verklaard, zal een dergelijke verklaring geen invloed hebben op de gelding van de overige bepalingen, welke tussen partijen van kracht blijven. Partijen zullen in onderling overleg vaststellen welke wijzigingen noodzakelijk zijn, waarbij zoveel mogelijk aansluiting zal worden gezocht bij de bedoeling van partijen. Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt, door opdrachtgever en opdrachtnemer per bladzijde, inclusief de bijlage, geparafeerd en getekend te.... op.. 20.., Namens opdrachtgever, De heer D.W. de Cloe Burgemeester gemeente Maasdriel Namens opdrachtnemer, De heer H.M.F. Bruls Voorzitter Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 6