SPECIFIEK ONDERZOEK VRIJSTELLING GEREGELD SCHOOLBEZOEK (VERLOF) Basisschool Jan Prins Plaats : Rotterdam BRIN nummer : 03DX C1 Onderzoeksnummer : 293571 Datum onderzoek : 30 mei 2017 Datum vaststelling : 2 oktober 2017
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 1 2. Aanleiding voor het onderzoek... 1 3. Conclusie onderzoek... 1 4. Nadere toelichting op de conclusie... 1 5. Consequenties van het onvoldoende oordeel... 3 Bijlage: Resultaten... 4
1. Inleiding De Inspectie van het Onderwijs voerde op 30 mei 2017 een specifiek onderzoek uit bij Basisschool Jan Prins naar de vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof). Het onderzoek is uitgevoerd op de Nieuwstraat 15 te Rotterdam. Tijdens het onderzoek bij de school hebben wij de beoordeling en administratie van een aantal vrijstellingen van geregeld schoolbezoek (verlof) onderzocht. Ook hebben wij aanvullend documenten onderzocht. Daarnaast hebben wij gesprekken gevoerd met de medewerker die de verlofaanvragen behandelt en met de directeur. Volgens de Leerplichtwet heeft het hoofd van de school de bevoegdheid tot het toekennen of afwijzen van een verzoek voor verlof van maximaal 10 schooldagen per schooljaar. Als het hoofd van de school de afhandeling van verlofaanvragen heeft gedelegeerd, dan moet dit in een schriftelijk mandaatbesluit zijn vastgelegd. Het is belangrijk dat het hoofd bij het beoordelen van de verlofaanvragen handelt naar wetgeving en richtlijnen om ervoor te zorgen dat het missen van onderwijs wordt beperkt tot bij wet vastgelegde uitzonderingssituaties. 2. Aanleiding voor het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd naar aanleiding van een signaal van de gemeente Rotterdam dat niet aan de wettelijke eisen op het gebied van de vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) werd voldaan. Het signaal is ingediend op basis van de onderzoeken naar (onder andere) de vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) die de gemeente Rotterdam eerder voor de inspectie bij de Jan Prins school uitvoerde op grond van de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de inspectie 1. 3. Conclusie onderzoek Wij constateren dat de school niet voldoet aan de wettelijke verplichtingen betreffende vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof), zoals neergelegd in de artikelen 11, 13a en 14 van de Leerplichtwet 1969 en in de Beleidsregel uitleg specifieke aard van het beroep en andere gewichtige omstandigheden zoals bedoeld in de Leerplichtwet 1969. Hieronder lichten wij deze conclusie nader toe. 4. Nadere toelichting op de conclusie Bij dit specifieke onderzoek is ons het volgende gebleken. De school voldoet niet aan de wettelijke verplichtingen betreffende vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof). Dit betreft de wettelijke bepalingen in de artikelen 1 Zie ook de brief van 31 maart 2017, kenmerk 5014619-v1/DW Rapport specifiek onderzoek vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) Basisschool Jan Prins pagina 1 van 4
11, 13a en 14 van de Leerplichtwet 1969 en de beleidsregel uitleg specifieke aard van het beroep en andere gewichtige omstandigheden zoals bedoeld in de Leerplichtwet 1969. Bij het onderzoek zijn de meest recente aanvragen voor verlof van langer dan één dag geselecteerd. Uit het documentenonderzoek rondom deze aanvragen blijkt het volgende: Het proces rondom het aanvragen van verlof en de beslissing voor toekenning of afwijzing is niet sluitend. In de verzuimadministratie wordt bij leerlingen de code verlengd vakantieverlof of bijzondere reden aangetroffen, zonder dat er een bijbehorende verlofaanvraag en beschikking aanwezig is. De leerkrachten van de school blijken toestemming te geven aan de ouders voor verlof zonder daartoe gemandateerd te zijn. De bevoegdheid tot het verlenen van vrijstelling van geregeld schoolbezoek tot maximaal 10 dagen per schooljaar is toegekend aan het hoofd der school. Van het hoofd wordt daarbij verwacht te beslissen op grond van het wettelijk kader. Bij de verlofaanvragen die door het hoofd van de school zijn behandeld is gebleken dat drie maal de grond tot beslissing niet voldeed aan het wettelijk kader: o Bij een eerste verlofaanvraag werd er verlof gedurende 6 dagen aangevraagd voor een huwelijk. Er werd niet aangetoond wie er in het huwelijk trad, waar en wanneer het huwelijk plaatsvond. Het is nodig om te weten wie er in het huwelijk treden om te kunnen bepalen of het een familielid tot en met de 3 e graad betreft. De datum en het tijdstip van het huwelijk is nodig om te bepalen of deze onder schooltijd vallen. De plaats waar het huwelijk wordt voltrokken moet bekend zijn om te weten hoeveel reistijd er nodig is. De beleidsregel van de minister van OCW houdt rekening met deze gegevens. Het hoofd van de school heeft dit verlof goedgekeurd. Er is door gebrek aan boven genoemd bewijs niet te beoordelen of deze beslissing voldoet aan de richtlijnen. Wel is duidelijk dat het toekennen van 6 dagen verlof voor het bijwonen van een huwelijk de maximale termijn van 5 dagen voor het verlenen van verlof voor een huwelijk overschrijdt. o o Ook een tweede aanvraag betreft een huwelijk zonder verduidelijking wie er waar en wanneer in het huwelijk treden. Dit verlof wordt aangevraagd voor twee dagen; in de verzuimregistratie van de leerling staat op deze dagen verlengd vakantieverlof geregistreerd. Het is daarom niet duidelijk of er sprake is geweest van een ander soort verlof dat eventueel tot aan de vakantie heeft geduurd; dan zou het een verlof van 9 dagen zijn geweest aansluitend aan de kerstvakantie. Een derde verlofaanvraag betreft een gezin waarbij twee kinderen van februari tot maart 2017 niet op school zijn gedurende 8 dagen voorafgaand en 2 dagen aansluitend aan de voorjaarsvakantie. In de verzuimoverzichten van de kinderen staat de code geoorloofd verzuim geregistreerd. Rapport specifiek onderzoek vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) Basisschool Jan Prins pagina 2 van 4
Uit de documenten blijkt dat de ouder meent te voldoen aan de leerplichtwet door haar kinderen gedurende deze periode in te schrijven op een school in het buitenland. Dit is niet het geval. Wanneer ouders met hun kinderen gedurende langere tijd in het buitenland gaan wonen, en hun kinderen blijven in Nederland als woonachtig ingeschreven staan, dan kunnen zij een ontheffing aanvragen bij de leerplichtambtenaar op grond van artikel 5c van de leerplichtwet. Zij kunnen hun kinderen dan uitschrijven bij de school in Nederland en overleggen aan de leerplichtambtenaar een bewijs van inschrijving op de school in het buitenland. Inschrijving op een school in het buitenland mag dus niet samenvallen met een inschrijving op een school in Nederland met daarbij een toekenning van vrijstelling voor geregeld schoolbezoek. Het proces van aanvragen van verlof door de ouders en het beslissen over het verlof is op de Jan Prins school niet eenduidig geregeld. De beslissingen op de aanvragen worden niet altijd genomen door het hoofd der school maar ook door anderen. Bij het onderzoek is gebleken dat in 3 gevallen de grond tot beslissing niet voldoet aan het wettelijk kader en de beleidsregel. De administratieve verantwoording toont gebreken. De aanvraagformulieren worden niet of niet volledig ingevuld en bewijsstukken ontbreken. Er wordt gewerkt met verschillende aanvraagformulieren die geactualiseerd moeten worden. Het verlof wordt niet eenduidig in het verzuimregistratiesysteem geregistreerd. 5. Consequenties van het onvoldoende oordeel De inspectie verzoekt de Jan Prins School de tekortkoming te herstellen binnen 3 maanden na vaststelling van dit rapport. Na die periode zullen wij een onderzoek naar herstel uitvoeren. Rapport specifiek onderzoek vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) Basisschool Jan Prins pagina 3 van 4
Bijlage: Resultaten Conclusie onderzoek vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) Voldoet Voldoet niet Oordeel niet aan de orde* Vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) * De vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) was niet aan de orde in onderzoeksgroep, zodat geen beoordeling heeft plaatsgevonden Overzicht bevindingen vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) leerplichtigen (artikel 11, 13a en 14 van de Leerplichtwet 1969 en de beleidsregel uitleg andere gewichtige omstandigheden zoals bedoeld in de Leerplichtwet 1969 2 ) Vrijstellingen aanwezig Aantal onderzochte vrijstellingen: 4 ja nee Grond tot beslissing Aantal vrijstellingen met juiste grond tot beslissing: 1 Aantal vrijstellingen waarbij de grond tot beslissing niet voldoet aan het wettelijk kader en de beleidsregel of waarbij de grond tot beslissing niet te beoordelen is: 3 Administratieve verantwoording (weegt niet mee in oordeel) ja nee Aanvraag is schriftelijk 4 Aanwezigheid bewijsstukken indien redelijkerwijs mogelijk en nodig 4 Besluit is schriftelijk 3 1 Schriftelijke motivatie bij afwijzing n.v.t. Ondertekening en dagtekening op toewijzing/afwijzing 2 2 Aanvrager gewezen op bezwaar- en beroepsprocedure 4 Bijzonderheden: De school geeft aan dat de ouders veelal allereerst mondeling een verzoek tot vrijstelling doen. Wanneer aan de ouders wordt uitgelegd dat er geen gronden zijn om verlof te verlenen wordt er vaak geen schriftelijke aanvraag meer gedaan. Dit kan kwetsbaar zijn als de leerlingen vervolgens alsnog niet in de aangevraagde periode op school aanwezig zijn. Een schriftelijk bewijs van het niet toekennen van het verlof is dan belangrijk voor het melden en behandelen van dit ongeoorloofd verzuim. Daarnaast is het voordeel van een schriftelijke aanvraag en afwijzing voor de ouders dat zij worden gewezen op de bezwaar- en beroepsprocedure Op één van de formulieren van de school staat aangegeven dat er advies kan worden gevraagd bij de Unit Leerplicht van de gemeente Rotterdam. Deze zin is bedoeld voor de directeur van de school bij het nemen van de beslissing voor verlof onder 10 dagen. Het formulier wordt echter als beschikking voor de ouders gebruikt. Dit zou verwarring kunnen geven. De dagtekening van zowel de aanvraag als van de beslissing door het hoofd is niet op elk formulier aanwezig. De datum van de aanvraag in combinatie met de datum van het aangevraagde verlof kan belangrijk zijn om te beoordelen of er sprake is van urgentie om het verlof te verlenen. 2 Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 21 juni 2012, nr. 418788 betreffende de uitleg van de termen specifieke aard van het beroep en andere gewichtige omstandigheden, bedoeld in de Leerplichtwet 1969, in verband met de toepassing van de bestuurlijke boete als bedoeld in artikel 27 van de Leerplichtwet 1969, bij overtreding van de vrijstellingsgronden van geregeld schoolbezoek als bedoeld in artikel 13a, tweede lid, en artikel 14, derde lid, eerste volzin, van de Leerplichtwet 1969. Rapport specifiek onderzoek vrijstelling van geregeld schoolbezoek (verlof) Basisschool Jan Prins pagina 4 van 4