Certificatieregeling VGO-keur Informatiewijzer 2015 Wat is de certificatieregeling VGO-keur? De certificatieregeling VGO-Keur bestaat sinds 2006 en is bedoeld om bedrijven zich te laten onderscheiden die kennis en ervaring hebben met resultaatgericht samenwerken bij het uitvoeren van vastgoedonderhoud en renovaties. De regeling stelt criteria aan het vastgoedonderhoudsbedrijf. Door aantoonbaar te voldoen aan de criteria kan het bedrijf het keurmerk VGO-keur verwerven. Dit keurmerk is een hulpmiddel voor opdrachtgevers om goede bedrijven te selecteren voor planmatig vastgoedonderhoud aan gebouwen. De certificatieregeling VGOkeur kan worden gedownload van www.vgokeur.nl, of opgevraagd bij het secretariaat van de Stichting Vastgoedonderhoud. Opvragen certificatieregeling VGO-keur: www.vgokeur.nl Wie beheert de certificatieregeling VGO-keur? De Stichting Vastgoedonderhoud (VGO) beheert de certificatieregeling. Dit betekent dat de stichting de criteria van de regeling actueel houdt en zich daarbij laat bijstaan door een adviesraad van deskundigen, Centraal college van deskundigen geheten. Het secretariaat van de Stichting VGO is gevestigd te Waddinxveen, telefoonnummer 0182-616672, Postbus 30, 2740 AA te Waddinxveen. Contactpersonen zijn Saskia van Zanten en Edwin Meeuwsen. Wat is de rol van opdrachtgevers? De Stichting VGO kent een adviesraad waarin adviseurs, opdrachtnemers, maar ook opdrachtgevers zijn vertegenwoordigd. Drie vertegenwoordigers van woningcorporaties helpen mee om de certificatieregeling scherp en actueel te houden. De Stichting VGO streeft er naar om opdrachtgevers tevens nauwer te betrekken bij het beheer van de regeling. Momenteel is de corporatiebranche Aedes reeds agendalid van het bestuur. Welke instantie zorgt voor certificatie? De certificatieregeling VGO-keur wordt uitgevoerd door KIWA Nederland B.V. KIWA is een gerenommeerd certificatie-instituut dat licentie heeft verkregen om de certificatieregeling VGO-keur uit te voeren. KIWA doet dit onder supervisie van de Stichting VGO. Afspraken zijn gemaakt over de kosten van certificatie en over de regelmatige rapportage aan de stichting over de verleende certificaten. Contactpersoon is mevr. N. van der Waal, unit Bouwmaterialen, 070-414 4616. 1
De kosten voor de initiële audit bedragen 3041,- en voor de opvolgingsaudits in het 2e en 3e jaar 770,- per jaar. Daarnaast vindt in het tweede of derde jaar een projectaudit plaats, kosten 850,-. Deze bedragen gelden voor bedrijven met één vestiging. Voor bedrijven met meerdere vestigingen gelden afwijkende tarieven. De prijzen kunnen jaarlijks aangepast worden aan prijsontwikkelingen. Wat is de looptijd van een certificaat? Een VGO Certificaat kent een looptijd van 3 jaar. Na 3 jaar dient een herbeoordelingsaudit te worden afgenomen en wordt bij een positieve certificatiebeslissing een nieuw certificaat verstrekt. De kosten van de herbeoordelingsaudit zijn gelijk aan die van de initiële audit. Hoe verleng ik ons VGO-certificaat? Na drie jaar wordt de verlenging van het certificaat verzorgd door KIWA, indien aantoonbaar aan alle eisen is voldaan. Welke instantie promoot de certificatieregeling VGOkeur? Alle VGO-bedrijven zijn aangesloten bij de Stichting Vastgoedonderhoud (VGO). Deze stichting voert op basis van jaarplannen diverse acties uit om de goede werking en verbrede toepassing van de certificatieregeling VGOkeur te bevorderen. De Stichting VGO kent een bestuur met onafhankelijk voorzitter Jack de Leeuw en ondernemers die door OnderhoudNL Totaal zijn aangewezen. Verder kent het stichtingsbestuur een waarnemer van de corporatiebranche Aedes. Welke relatie heeft het VGO-bedrijf met de Stichting VGO? De Stichting VGO kent deelnemers. Alle bedrijven die het VGO-keur hebben behaald, zijn automatisch deelnemers. De Stichting beheert niet alleen de VGO-regeling maar is ook verantwoordelijk voor promotie. Daarom is een bijdrage voor deelnemers vastgesteld op 1200,- per jaar. Bedrijven die voor de eerste maal het VGO-keur hebben behaald, betalen een eenmalig entreegeld van 1000,-. De Stichting VGO werkt met een meerjarenbegroting om de ambities waar te maken. Ook is een aspirant-deelnemerschap mogelijk. Hiervoor komen bedrijven in aanmerking die al ver op weg zijn, maar het VGO-keur op dit moment nog niet kunnen behalen. Aspirant-deelnemers dienen ook aan strenge criteria te voldoen. Zo dient het bedrijf een audit uit te laten voeren door een onafhankelijke deskundige, dient een plan van aanpak aanwezig te zijn om te komen tot certificering en dienen regelmatig rapportages te worden overlegd over de vorderingen. Een aspirant-deelnemerschap duurt maximaal twee jaar. 2
Als bij de toetsing blijkt dat een bedrijf alle aspecten van VGO goed weet toe te passen, echter vanwege gebrek aan VGO-projecten niet aan het criterium van voldoende VGO-projecten voldoet, kan het bedrijf opteren voor een tijdelijk VGO-certificaat van één jaar. De bijdrage voor de aspirant-deelnemers aan de Stichting VGO is vastgesteld op 600,- per jaar. Stichting VGO houdt de aspirantdeelnemers op de hoogte van de ontwikkelingen en betrekt hen bij de discussies. Aan welke criteria moet het onderhoudsbedrijf voldoen voor VGO-keur? Kennis en ervaring binnen het bedrijf worden getoetst aan de hand van het doorlopen van de zogeheten Competentiescan. Dit is een computerprogramma dat kan worden gedownload vanaf www.vgokeur.nl zodat u zelf kunt bekijken wat momenteel uw score is. In deze competentiescan moet het bedrijf een minimale score van 60 hebben voor organisatie en 60 voor kennis op een schaal van nul tot honderd. Tijdens de audit door KIWA zal deze competentiescan worden ingevuld. Verder dient uw bedrijf in drie te kiezen jaren van de laatste vijf jaren een minimaal rendement (winst na belasting) te hebben gehaald van 1% en een minimale solvabiliteit te hebben behaald van 20%. Deze cijfers dient u in de vorm van financiële jaarverslagen aan KIWA te overleggen. Tenslotte dient u goed te scoren op het gebied van opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid. Dit wordt gemeten door KIWA bij tien willekeurig benaderde opdrachtgevers, behorende tot uw 25 grootste opdrachtgevers. De totale klanttevredenheid dient groter te zijn dan 3,5 op een schaal van één tot vijf. Ophalen criteria regeling en Competentiescan: www.vgokeur.nl onder Downloads. Wie bepaalt de criteria waaraan moet worden voldaan? Een college van deskundigen bepaalt de inhoud van de regeling. In dit college zijn opdrachtgevers (3 personen), opdrachtnemers (3 personen) en deskundigen (3 personen) evenredig vertegenwoordigd. Onafhankelijk voorzitter van het college is de heer Prof. Ir. A.F. Thomsen, emeritus hoogleraar Woningverbetering en Woningbeheer. Hoe kan ik mijn score op het gebied van organisatie en kennis vergroten? De Stichting VGO streeft naar een compleet pakket van trainingen en oefensituaties voor bedrijven die hun score voor organisatie en kennis wensen te verbeteren. Op het gebied van kennis biedt Savantis een 3
compleet pakket van trainingen voor bedrijven die zich oriënteren op resultaatgericht vastgoedonderhoud. Bedrijven kunnen zich individueel laten begeleiden door een adviseur. Bestaat er een handboek op het gebied van resultaatgericht samenwerken? Op 28 maart 2013 is de nieuwe Leidraad Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (RGS) gelanceerd. Op deze Leidraad is het VGO-keur gebaseerd. In dit handboek zijn de volgende uitgaven samengevoegd: - Handboek Prestatiegericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (PGS), incl. Handboek Ondersteuning Opdrachtgevers bij PGS-projecten. Uitgave: SBR - Rapport RGVO Resultaatgericht Vastgoedonderhoud Renovatie en Nieuwbouw. Uitgave: TNO - Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Uitgave: OnderhoudNL (voorheen FOSAG). De Leidraad ResultaatGericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (RGS) vervangt voornoemde uitgaven. De Leidraad is een gezamenlijke productie van SBR, TNO en OnderhoudNL, wordt uitgegeven door SBR en is te bestellen via de website van SBR: www.sbr.nl. Prijs: 125,= excl. BTW. Leden van OnderhoudNL betalen 100,= Welke stappen moet mijn bedrijf doorlopen om het VGOkeur te behalen? Wij adviseren de volgende stappen: 1. Doorloop zelf de competentiescan en leg uw financiële resultaten van de laatste vijf boekjaren naast de financiële eisen van het VGOkeur (zie boven). 2. Indien u in deze zelftest meent voldoende te scoren, kunt u het beste contact opnemen met een ervaren kwaliteitsadviseur die al eerder bedrijven heeft begeleid naar VGO-certificatie. Leden van OnderhoudNL kunnen daarbij gebruik maken van deskundige OnderhoudNL-partners. 3. Indien u tot het inzicht komt dat u klaar bent voor certificatie zijn er twee mogelijkheden. Indien u reeds aantoonbare ervaring heeft met het resultaatgericht uitvoeren van onderhouds- en renovatieprojecten kunt u overwegen op te gaan voor het VGOkeur. Indien u nog geen aantoonbare ervaring heeft maar wel gaat starten met uw eerste concrete proefproject waarna er meer zullen 4
volgen, kunt u overwegen op te gaan voor het VGO-aspirantschap. In beide gevallen dient u contact op te nemen met KIWA voor certificatie. Contactgegevens en informatieverstrekking: VGO-keur: KIWA: Savantis: secretariaat en informatiepunt: Saskia van Zanten (info@vgokeur.nl), Tel. 0182-571444 Informatie en offerte voor certificatie: mevr. Nicky van der Waal nicky.van.der.waal@kiwa.nl tel. 070-414 4616 Diverse opleidingen voor resultaatgericht samenwerken, zie www.savantis.nl/rgs tel. 0182-641111 Informatie: OnderhoudNL Edwin Meeuwsen (e.meeuwsen@onderhoudnl.nl) tel 0182-556123 5