1 Kwaliteitshandboek Initiatief voor buitenschoolse opvang OCMW/Gemeente/VZW 4. Procedures en beschrijvingen 4.4.3 Beschrijving van de crisisprocedure en de wijze van communicatie in een gevaarsituatie c:/ Mijn documenten/ Opgesteld door: Goedgekeurd door: Paraaf: Datum goedkeuring: Datum toepassing: 1. Betrokkenen bij deze procedure - Ouders - Kinderen - Begeleiders/medewerkers - Coördinator - Diensthoofd - Organiserend bestuur - Preventieadviseur - Communicatieverantwoordelijke - Lokale brandweer 2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen BVR van 23 februari 2001 houdende de voorwaarden inzake erkenning en subsidiering van initiatieven voor buitenschoolse opvang (wijziging en toevoeging van bepaling inzake crisisprocedure dateert van 18 juli 2008 en treedt in werking op 1 juli 2008): Art. 11. Voor veiligheid en gezondheid gelden de volgende specifieke bepalingen: 4 het initiatief voert een beleid inzake veiligheid en gezondheid dat ertoe leidt dat: c) er een crisisprocedure is. Dat is een procedure die de opeenvolgende stappen en de wijze van communicatie vastlegt die een voorziening moet volgen als er zich een gevaarsituatie voordoet in de voorziening. Er is sprake van een gevaarsituatie als de fysieke of psychische integriteit van een kind dat gebruikmaakt van een voorziening, in gevaar is of zou kunnen zijn; d) elke gevaarsituatie die zich voordoet in de opvang, zo snel mogelijk gemeld wordt aan Kind en Gezin; 3. Doelstelling - Efficiënt en gepast reageren in een gevaarsituatie - Efficiënt en gepast communiceren in geval van een gevaarsituatie - De gevolgen van een gevaarsituatie beperken - Het verbeteren van de dienstverlening - Het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid in de opvang
2 4. Toepassingsgebied De crisisprocedure legt de opeenvolgende stappen vast die de betrokkenen nemen wanneer een gevaarsituatie zich voordoet in de opvang. De crisisprocedure leidt tot afspraken over - wie, wat en wanneer doet - wie, wat en wanneer communiceert aan wie over een gevaarsituatie in de opvang. 5. Documenten en formulieren - inlichtingenfiches kinderen - registratieblad aanwezigheden kinderen - lijst met noodnummers - crisisdossier - verslagen teamoverleg - klachtenprocedure - evacuatieplan opvang 6. Definities en gebruikte afkortingen 6.1. Gevaarsituatie Een gevaarsituatie is een situatie in de opvang waarbij de fysieke of psychische veiligheid van een opvangkind in gevaar is of zou kunnen zijn. Kind en Gezin onderscheidt verschillende gevaarsituaties of crisisprocedures. 6.1.1. Levensbedreigende situatie Definitie: elke situatie waarbij een of meerdere van de vitale functies van een opvangkind gestoord zijn of dreigen gestoord te raken. De 3 vitale functie zijn: het bewustzijn, de ademhaling en de bloedsomloop. Voorbeelden: - een kind verliest het bewustzijn - een kind heeft ademnood en kan nauwelijks meer spreken - de huid of lippen van een kind zien blauw, purper of grijs - een kind verwondt zich aan een scherp voorwerp en heeft een diepe wonde die niet stopt met bloeden - een kind drinkt van een schoonmaakmiddel - een kind ligt blauw aangelopen in bed en ademt niet - een kind verslikt zich in zijn eten en krijgt ademnood - een kind dreigt te verdrinken - een kind heeft zeer hoge koorts en reageert niet meer - een kind braakt bloed - een kind zakt in elkaar - een kind heeft een hoofdwonde en vertoont een of meer van de volgende verschijnselen: ernstige hoofdpijn, sufheid, verwardheid, geïrriteerdheid, braakneigingen of problemen bij het stappen - een kind heeft stuipen - verschillende kinderen worden het slachtoffer van een ernstige voedselvergiftiging - een kind krijgt een ernstig verkeersongeluk tijdens een uitstap - een kind vertoont de symptomen van een hersenvliesontsteking: plotselinge hoge koorts, hoofdpijn, misselijkheid, lichtschuwheid, spierpijn, sufheid, stijve nek, luierpijn en/of puntvormige, niet wegdrukbare onderhuidse vlekjes
3 6.1.2. Overmacht Definitie: een niet voorziene gevaarsituatie buiten de wil van de medewerkers en/of coördinator, waardoor de fysieke of psychische veiligheid van (een) opvangkind(eren) in gevaar is of zou kunnen zijn. Voorbeelden: brand, blikseminslag met brand, wateroverlast, ernstige CO-intoxicatie, sterke gasreuk, explosiegevaar, gifwolk, een nucleaire ramp, 6.1.3. Een (vermoeden van) misbruik/mishandeling al dan niet in de opvang Definitie: een ernstige tekortkoming of fout (of vermoeden van) gepleegd in de opvangsituatie of daarbuiten waardoor de fysieke of psychische veiligheid van (een) opvangkind(eren) in gevaar is of zou kunnen zijn. Voorbeelden: klacht ivm misbruik tegen een medewerker, agressie in de opvangsituatie, vatstelling van mishandeling in de thuissituatie,.. 6.1.4. Een zorgwekkende verdwijning uit de opvang Definitie: een kind raakt vermist of verdwijnt uit de opvang. Voorbeelden: een kind loopt weg, een kind wordt meegenomen door een vreemde, 6.2. crisisdossier: alle documenten en notities met betrekking tot één bepaalde gevaarsituatie. Voor elke gevaarsituatie wordt een nieuw crisisdossier opgemaakt. 6.3. crisisprocedure: legt de afspraken en/of opeenvolgende stappen vast die uitgevoerd worden bij de verschillende vormen van gevaarsituatie. 6.4. Afkortingen - CO: coördinator - OB: organiserend bestuur - BG: begeleider - DH: diensthoofd 7. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De coördinator/preventieadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen van de crisisprocedure. De coördinator/communicatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het vastleggen van de afspraken over communicatie in elke gevaarsituatie. Het organiserend bestuur van het initiatief voor buitenschoolse opvang draagt de eindverantwoordelijkheid. 8. Werkwijze 8.1. Algemeen In de werkwijze is beschreven wat de aanpak is van de betrokkenen bij de opvang in de verschillende mogelijke gevaarsituaties aan de hand van een stappenplan. De coördinator en begeleiders kunnen vooraf mogelijke gevaarsituaties voorbereiden (zie 8.3). Tijdens een gevaarsituatie wordt elke stap genoteerd in een crisisdossier.
4 De afspraken rond communicatie met betrekking tot een gevaarsituatie maken deel uit van de crisisprocedure. De mogelijke gevaarsituaties worden opgedeeld in vier groepen: - gevaarsituatie met een levensbedreigende situatie - gevaarsituatie omwille van overmacht - (vermoeden van) misbruik/mishandeling al dan niet in de opvang - verdwijning van een kind uit de opvang 8.2. Communicatie rond een gevaarsituatie Bij een gevaarsituatie wordt tussen de begeleiders, coördinator of diensthoofd, communicatieverantwoordelijke en organiserend bestuur overlegd/afgesproken welke boodschappen gebracht worden. In functie van de specifieke gevaarsituatie wordt iemand aangeduid (dit kan zowel de coördinator als de begeleider zijn) die de eerste communicatie doet naar de ouders. Nadien kan overlegd worden wie de communicatie verder verzorgd naar de betrokkenen toe en wie steeds bereikbaar is voor alle betrokkenen onmiddellijk na en tijdens de eerste dagen na de gevaarsituatie. Het IBO zorgt in eerste instantie voor directe communicatie over de gevaarsituatie naar de betrokkenen: - in de eerste plaats naar de ouders van het slachtoffer - het organiserend bestuur van het IBO, diensthoofd enz - de betrokken medewerkers - de ouders/familieleden van de andere opgevangen kinderen - andere betrokkenen (eventueel buren, hulpdiensten enz) Zorg voor een eerlijke boodschap, en beperk je tot de feiten, dramatiseer niet, maar minimaliseer ook niet. Hou er rekening mee dat betrokkenen emotioneel zullen reageren, blijf zelf professioneel. Ook wordt een woordvoerder aangeduid die bereikbaar is voor de pers. Je kan pas met de pers communiceren nadat je de betrokken partijen verwittigd hebt van de gevaarsituatie. Je bent nooit verplicht om een verklaring aan de pers af te leggen. Bereid het contact met de pers voor. Respecteer de privacy van de betrokkenen (noem geen namen), laat geen fotograaf of cameraploeg toe. Als verschillende journalisten contact opnemen kan je overwegen een perstekst te maken of een persverklaring af te leggen. Noteer alle afspraken ivm de communicatie in het zogenaamde crisisdossier. 8.3. Voorbereiding gevaarsituatie Basisopleiding reanimatie (verplicht): elke medewerker moet een attest hebben van een opleiding levensreddend handelen die door een erkend vormingscentrum werd gegeven. Deze opleiding zorgt er voor dat de medewerker de juiste levensreddende technieken kan toepassen indien zich een levensbedreigende situatie voordoet. Basisopleiding EHBO (niet verplicht): het is aangewezen dat de medewerkers de EHBO-technieken onder de knie hebben. Opleiding hanteren brandbestrijdingsmiddelen (verplicht): elk IBO moet een schriftelijk bewijs hebben dat sommige medewerkers, die vooraf werden aangewezen wegens de permanentie en de aard van hun functies, geoefend zijn in het hanteren van de brandbestrijdingsmiddelen en de ontruiming van de voorziening.
5 Evacuatieplan bespreken (verplicht): vooraleer de opvang start is een evacuatieplan aanwezig. Er wordt een veilige verzamelplaats bepaald in overleg met de brandweer. Het evacuatieplan en de evacuatiemogelijkheden voor de kinderen worden besproken tijdens een teamoverleg zodat alle medewerkers over de gevaren en de preventie van brand in de voorziening ingelicht zijn. Er wordt jaarlijks ook een evacuatieoefening gehouden, waarna de doelmatigheid van het evacuatieplan en het interventiedossier zo nodig wordt bijgestuurd. De evacuatieplannen worden aangebracht op plaatsen in overleg met de brandweerdiensten. Lijst met noodnummers en richtlijnen melding aan hulpdiensten (verplicht): een lijst met noodnummers wordt opgemaakt. De richtlijnen voor een melding aan externe hulpdiensten zijn duidelijk aangegeven bij elk punt vanwaar een noodmelding (bij elke telefoon dus) kan worden gedaan. Die richtlijnen omvatten een standaardboodschap en de telefoonnummers van de belangrijkste hulpdiensten. Gespecialiseerde hulp contacteer je zo: - Zeg wie je bent (naam en functie) - Zeg wat er gebeurd is of wat het probleem is. Geef een beschrijving van de toestand van het slachtoffer - Zeg waar je je bevindt (adres, opvallende herkenningspunten) - Beantwoord de vragen van de hulpverlener - Blijf aan de lijn tot zolang dit nodig is Wie je belt (huisarts, spoeddiensten, brandweer enz) hangt uiteraard af van de ernst van de letsels en/of situatie. Info opgevangen kinderen: registratiefiches (die duidelijk aangeven welke kinderen aanwezig zijn) en inlichtingenfiches van de kinderen (met een te bereiken contactpersoon per kind) zijn binnen handbereik. Noodnummer: het IBO beschikt over een noodnummer dat steeds bereikbaar is tijdens, maar ook buiten de openingsuren (dit noodnummer is opgenomen in het huishoudelijk reglement). Info brandweer en politie: er is een interventiedossier voor de brandweer en hulpdiensten. Dit geeft hen de mogelijkheid om gepast te reageren in gevaarsituaties. Het interventiedossier is steeds beschikbaar voor de brandweerdiensten.
6 9. Werkwijze tijdens een gevaarsituatie 9.1. Werkwijze bij een gevaarsituatie met een levensbedreigende situatie in de opvang 1. Vaststellen van een mogelijke levensbedreigende BG /CO Vitale functies controleren situatie 2. Aanwezige medewerkers en coördinator alarmeren BG/CO 3. Veiligheid van andere kinderen en eigen veiligheid garanderen BG/CO Eerste zorg is dat er geen of niet meer slachtoffers vallen, evacueer kinderen indien nodig, zorg voor voldoende toezicht bij andere kinderen 4. Eerste hulp bieden aan het slachtoffer BG/CO Eventueel starten met reanimatie 5. Verwittig de hulpdiensten (en afwezige coördinator) BG/CO Zie lijst met noodnummers. 6. Blijf bij het kind. Volg de instructies van de professionele hulpverleners BG/CO Begeleider gaat eventueel mee naar het ziekenhuis indien de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is. 7. Hulpdiensten komen aan en nemen verantwoordelijkheid zorg over. 8. Organiserend bestuur en diensthoofd verwittigen CO Breng je diensthoofd en bestuur op de hoogte van de situatie en de ondernomen stappen. 9. Leg de afspraken over communicatie vast BG/CO/D H/OB Bepaal wie, aan wie en wat er gecommuniceerd wordt en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. 10. Ouders slachtoffer verwittigen. Als dit echt niet mogelijk is, contacteer dan de andere contactpersoon. Zie stap 9 Zie inlichtingenfiches Zeg aan de ouders naar welk ziekenhuis (en welke afdeling) het kind gebracht werd. Vraag na of de aanwezigheid van begeleider gewenst is (als dat mogelijk 11. (eventueel) Ouders andere opgevangen kinderen verwittigen met de vraag om hun kind(eren) zo snel mogelijk te komen halen 12. Ga na of en welke dringende maatregelen dienen genomen te worden vb. nazorg ouders, zorg voor deskundige hulp voor begeleiders. Zie stap 9 CO/DH/ OB is). Respecteer hun keuze. Zie inlichtingenfiches Formuleer een voorstel voor verdere actie; denk aan continuïteit van de opvang, veiligheid van de kinderen,
7 13. Voer de administratieve taken uit CO Verzekering contacteren, aangifteformulier invullen en versturen. Meld de gevaarsituatie aan je dossierbeheerder bij Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier. 14. Analyseer de situatie en stuur bij waar nodig BG/CO 15. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de BG/CO gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 16. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden BG/CO/ DH/OB Bijvoorbeeld politie, parket, het Federaal Agentschap van de Voedselketen (FAVV) e.a.
8 9.2. Werkwijze bij overmacht 1. Vaststelling van overmacht BG/CO Zie definitie overmacht 2. Aanwezige medewerkers en coördinator alarmeren BG/CO 3. Hulpdiensten verwittigen en afwezige coördinator BG/CO Zie lijst noodnummers 4. Veiligheid kinderen en medewerkers garanderen. Evacuatie starten en kinderen en medewerkers overbrengen naar een veilige plaats (in overleg met hulpdiensten) BG/CO Breng de kinderen naar een veilige plaats. Ook een slachtoffer met lichamelijke letsels haal je uit de gevarenzone alvorens het te reanimeren of eerste hulp toe te passen. 5. Verwittig het organiserend bestuur en diensthoofd CO Zie lijst noodnummers 6. Afspraken over communicatie maken BG/CO/D H/OB Bepaal wie, aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden 7. Ouders opgevangen kinderen verwittigen. Als dit echt niet mogelijk is, contacteer dan de andere contactpersoon. Vraag om de kinderen zo snel mogelijk te komen halen (indien noodzakelijk). zie stap 6 Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. Indien er slachtoffers zijn, verwittig naar welk ziekenhuis het kind werd gebracht. Vraag na of aanwezigheid van medewerkers gewenst is (als dat mogelijk is). Respecteer deze keuze. 8. Ga na of en welke dringende maatregelen dienen genomen te worden vb. opvang alternatief zoeken, nazorg ouders, zorg voor deskundige hulp voor begeleiders. CO/DH/ OB Formuleer een voorstel voor verdere actie; denk aan continuïteit van de opvang, veiligheid van de kinderen, 9. Voer de administratieve taken uit (verzekering, ) CO Verzekering contacteren. Maak melding van gevaarsituatie aan Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier. 10. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke BG/CO maatregelen dienen genomen te worden. 11. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. BG/CO/D H/OB 12. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden BG/CO/D H/OB Bijvoorbeeld politie, parket, Toezicht Volksgezondheid, e.a.
9 9.3. Werkwijze bij (vermoeden van) misbruik/mishandeling door medewerker in de opvang 1. Vaststelling van of ernstig vermoeden van BG/CO Indien vaststelling door ouder, zie klachtenprocedure misbruik/mishandeling 2. Bestuur en diensthoofd informeren CO Breng je OB op de hoogte van deze vaststelling of het vermoeden 3. In functie van ernst van het vermoeden en de ernst van het grensoverschrijdend gedrag zal je optreden en (eventueel): - de politie verwittigen - de betrokken ouders verwittigen (en voor ondersteuning zorgen) - het team verwittigen (en voor ondersteuning zorgen) - de andere ouders verwittigen - de medewerker op non-actief zetten CO/OB/D H Het vermoeden wordt bevestigd. Ga naar stap 4. Het vermoeden wordt niet bevestigd. Formeel herstel medewerker. 4. Afspraken over communicatie maken CO/DH/O B Bepaal wie, aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden 5. De medewerker zal bij voldoende ernstige feiten OB ontslaan worden. Of eventueel een sanctie opgelegd krijgen. 6. Overleg met betrokken ouders en kind Zie stap 4 7. Voer de administratieve taken uit CO Noteer in het dossier alle stappen die reeds gezet werden. Maak melding van gevaarsituatie bij Kind en Gezin. 8. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke dringende maatregelen dienen genomen te worden. CO In overleg met BG, DH en/of OB
10 9. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 10. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden BG/CO BG/CO/O B/DH Bijvoorbeeld parket, Toezicht Volksgezondheid, het Federaal Agentschap van de Voedselketen (FAVV) e.a.
11 9.4. Werkwijze bij (vermoeden van) misbruik/mishandeling 1. Vaststelling van of ernstig vermoeden van misbruik/mishandeling 2. Overleg met organiserend bestuur, CLB, school enz 3. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 4. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden BG /CO CO BG/CO BG/CO/O B/DH Afspraken worden gemaakt over wie dit verder opvolgt, wie dit bespreekt met de ouders en wie melding doet bij de bevoegde instanties, zoals vertrouwenscentrum kindermishandeling Bijvoorbeeld parket, Toezicht Volksgezondheid, het Federaal Agentschap van de Voedselketen (FAVV) e.a.
12 9.5. Werkwijze wanneer een kind uit de opvang verdwijnt of zoekraakt 1. Vaststelling van de verdwijning BG Zie definitie verdwijning 2. Aanwezige medewerkers en coördinator alarmeren BG/CO Geef ook een omschrijving van het kind, de kleren die hij/zij aanhad enz. 3. Veiligheid van de andere kinderen (en van de BG/CO medewerkers) wordt gegarandeerd 4. Overleg en formuleer een voorstel voor actie (eventueel wordt bestuur al verwittigd en betrokken) BG/CO/O 1. Overleg met hen wat je onmiddellijk kan doen en of dit zin heeft. Gebruik je B gezond verstand. Start eventueel een zoekactie (denk logisch na over waar kind eventueel kan zijn), bel eventueel naar ouders of familie of te informeren of het kind niet daar is. Indien dit weinig zin heeft kan je onmiddellijk hulpdiensten verwittigen. Child Focus adviseert om in geval van verdwijning van een kind uit de opvang eerst en vooral de volwassenen die aanwezig zijn te informeren en bevragen. Spreek ook eventuele omstaanders aan. Het kind wordt niet gevonden. Ga naar stap 5 Het kind wordt gevonden. Einde. 5. Bestuur en diensthoofd verwittigen CO Breng je diensthoofd en bestuur op de hoogte van de situatie en de ondernomen stappen. 6. Ouders verwittigen (indien dit niet reeds is Zie stap 5 Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. gebeurd). Als dit echt niet mogelijk is, contacteer dan de andere contactpersoon. 7. Hulpdiensten (politie) verwittigen Verlies niet te veel tijd of maw start geen grootschalige zoekactie alvorens de politie te bellen. De politie maakt een inschatting van de onrustwekkendheid en contacteert de cel verdwijningen en Child Focus. Je kan ook zelf Child Focus bellen. Zeker zullen zij telefonische ondersteuning geven. De politie is verplicht alle verdwijningen van kinderen onder de 13 jaar als zorgwekkend te behandelen. In geen geval mag de politie vragen om even te wachten en binnen een paar uur terug te komen.
13 8. Volg de instructies van de professionele hulpverleners BG/CO Je kan, eenmaal de politie verwittigd is, een zoektocht beginnen. Begin de zoektocht steeds op de plaats waar het kind laatst is gezien. Probeer zeker als het een klein kind betreft je in te leven in het kind. Realiseer je dat wat voor jou, volwassene, een kleine ruimte is en misschien ontoegankelijk is, voor een kind een ideale schuilplaats is; dat een opening in een haag die jij overziet, voor een kind wel een grote opening kan zijn. Check alle ruimtes op het terrein, probeer daarbij eventueel vooroordelen uit te sluiten. 9. Afspraken over communicatie maken CO/DH/O B Bepaal wie, aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden 10. Voer de administratieve taken uit (verzekering, ) CO Verzekering contacteren. Meld de gevaarsituatie aan je dossierbeheerder bij Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier 11. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke CO In overleg met BG, DH en/of OB dringende maatregelen dienen genomen te worden. 12. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. BG/CO/ OB/DH 13. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden BG/CO/ OB/DH Bijvoorbeeld politie, parket, Toezicht Volksgezondheid, e.a.
14 Bijlage: noodnummers Interne gegevens Coördinator GSM: Vast nummer: Diensthoofd GSM: Vast nummer: Secretaris GSM: Vast nummer: Burgemeester/schepen of OCMW-voorzitter GSM: Vast nummer: Preventie-adviseur GSM: Vast nummer: Technische dienst GSM: Vast nummer: Communicatieverantwoordelijke GSM: Vast nummer: Externe gegevens Politie Nationaal nummer: 101 Lokaal nummer: Medische spoeddienst Nationaal nummer: 100 Lokaal nummer: Brandweer Nationaal nummer: 100 Lokaal nummer: Antigifcentrum 070/245.245 Tele-onthaal 106 Zelfmoordpreventie 02/649.95.55
15 Kindertelefoon 102 Vertrouwenscentrum kindermishandeling Nationaal nummer: 0800/97 0 79 Lokaal nummer: Child Focus 116 000 Gasreuk 0800/65 0 65 Voedselveiligheid Meldnummer nationaal: 0800 13 550 Provinciale controle-eenheid: