Jaarverslag 2011 vzw HCA Oost-Vlaanderen, Dok Noord 4 hal 25, 9000 Gent Tel: 0491/27 30 50 Fax: 09/219 06 17 www.hca-ovl.be
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Voorwoord... 4 Hoofdstuk 1 Situering van de vzw HCA Oost-Vlaanderen... 5 1.1. Historiek... 5 1.2. Doelgroep... 5 1.3. Principes en visie... 6 1.4. Doelstellingen... 6 Hoofdstuk 2 Organisatie van de vzw HCA Oost-Vlaanderen... 8 2.1. Naar een gezond klimaat binnen HCA... 8 2.2. Ontwikkeling huisstijl... 9 2.3. Interne en externe overlegstructuren op organisatie-niveau... 11 2.3.1. Intern overleg... 11 2.3.2. Intersectorale overlegmomenten... 15 2.3.3. Extern overleg... 16 2.4. Samenstelling Algemene Vergadering, Raad van Bestuur en Personeel.. 18 2.4.1. Leden van de Algemene Vergadering... 18 2.4.2. Leden van de Raad van Bestuur... 18 2.4.3. Samenstelling personeel... 19 Hoofdstuk 3 Gemeenschapsdienst... 21 3.1. Definitie... 21 3.2. Jaarwerking... 21 3.2.1. Wijzigingen in de procedure... 21 3.2.2. Samenwerking werkplaatsen... 23 3.2.3. Evaluatie preventielijn... 24 3.2.4. Stagebegeleiding en uitwerking project... 25 3.3. Cijfers 2011... 25 3.4. Interne en externe overlegmomenten... 32 3.4.1. Interne overlegmomenten... 32 3.4.2. Externe overlegmomenten... 38 3.5. Toekomstperspectief... 38 vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 1
Hoofdstuk 4 Leerproject... 40 4.1. Definitie... 40 4.2. Jaarwerking... 40 4.2.1. Gesprekslokalen... 40 4.2.2. Stage... 40 4.2.3. Het groeiend belang van netwerken in de zorgsector: het For K- project... 41 4.2.4. Vorming aan de sociale diensten van de jeugdrechtbanken Gent en Oudenaarde... 42 4.2.5. Procedure... 43 4.2.6. Differentiatie van het aanbod... 44 4.3. Cijfers 2011... 45 4.4. Interne en externe overlegmomenten... 47 4.4.1. Interne overlegmomenten... 47 4.4.2. Externe overlegmomenten... 51 4.5. Vorming... 52 4.5.1. Driedaagse vorming Beeldend werken met kinderen, jongeren en gezinnen. op stap met Klein Duimpje... 52 4.5.2. Vierjarige opleiding contextueel werken... 53 4.6. Toekomstperspectief... 54 Hoofdstuk 5 Herstelbemiddeling... 56 5.1. Definitie... 56 5.2. Jaarwerking... 56 5.2.1. Praktische bijsturingen... 56 5.2.2. Sensibilisering... 59 5.3. Cijfers 2011... 62 5.4. Interne en externe overlegmomenten... 63 5.4.1. Interne overlegmomenten... 63 5.4.2. Externe overlegmomenten... 65 5.5. Toekomstperspectief... 68 Hoofdstuk 6 Herstelgericht groepsoverleg (HERGO)... 70 6.1. Definitie... 70 6.2. Jaarwerking... 70 vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 2
6.2.1. Veranderingen binnen het team... 70 6.2.2. Inhoudelijke veranderingen... 71 6.2.3. Opleiding HERGO-moderator... 75 6.2.4. Ervaringen van een moderator... 75 6.3. Cijfers 2011... 77 6.4. Interne en externe overlegmomenten... 81 6.4.1. Interne overlegmomenten... 81 6.4.2. Externe overlegmomenten... 82 6.5. Toekomstperspectief... 83 Hoofdstuk 7 VTO en sensibilisering... 85 7.1. Deelname aan debatten, symposia, vorming,... 85 7.2. Voorstelling van onze werking en sensibilisering... 87 7.2.1. Overleg met de gesloten gemeenschapsinstellingen... 88 7.2.2. Medewerking aan onderzoeksvragen/opdrachten van studenten... 88 Lijst van gebruikte afkortingen... 89 Ter afsluiting... 90 Bijlage 1... 91 vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 3
Voorwoord Beste lezer, Met veel trots stel ik u ons jaarverslag voor. Graag neem ik u mee op pad doorheen een jaar intensief werken en laat ik u kennismaken met hoe we vooruitkijken naar 2012... We kunnen dit alleen maar realiseren dankzij een gedreven, enthousiaste ploeg van medewerkers die zich dag in dag uit inzetten om vol overgave aan de slag te gaan met ons jongeren, hun context en de slachtoffers. Een oprechte merci! Graag richt ik ook een woord van dank aan de bestuursleden en onze samenwerkende partners (jeugdrechters, jeugdparketten, consulenten, parketcriminologen, de talrijke werkplaatsen, ) voor hun geloof in de mogelijkheden van de herstelgerichte en constructieve afhandelingsvormen. Dit jaarverslag, geschreven in de mannelijke vorm om de leesbaarheid te bevorderen, is eveneens terug te vinden op www.hca-ovl.be Ik wens u veel leesplezier! Heidi Vanheste directeur vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 4
Hoofdstuk 1 Situering van de vzw HCA Oost- Vlaanderen 1.1. Historiek Tot vóór 2009 werden de vier verschillende afhandelingsvormen aangeboden door drie autonome vzw s binnen de provincie Oost-Vlaanderen. De vzw Martens-Sotteau uit Gent nam in 2001 het initiatief om het project herstelbemiddeling voor minderjarige daders van een MOF op te starten. De implementatie van herstelbemiddeling in Oost-Vlaanderen bleef niet beperkt tot dit ene gerechtelijke arrondissement. Ook de gerechtelijke arrondissementen Oudenaarde en Dendermonde, konden vanaf 2002 en 2003 beroep doen op dit aanbod. Vanaf 2006 werd ook HERGO (herstelgericht groepsoverleg) aangeboden. De vzw DAS&V (Dienst Alternatieve Sanctie & Voogdijraad) was tot en met 2008 de werkgever van het team gemeenschapsdienst. In 1987 kreeg de vzw zijn eerste dossiers binnen van de jeugdrechtbank te Dendermonde. Geleidelijk aan werden er ook dossiers doorverwezen vanuit de jeugdrechtbanken van Gent en Oudenaarde. En ten slotte hadden we de vzw CAB (Centrum Ambulante Begeleiding) die in samenwerking met het CAW Artevelde vanaf 1999 het leerproject voor minderjarige daders van een als misdrijf omschreven feit aanbood in de drie gerechtelijke arrondissementen van Oost-Vlaanderen. Vanuit de Vlaamse Gemeenschap werd vooropgesteld om ten laatste op 1 januari 2009 per gerechtelijk arrondissement één HCA-dienst op te richten. Gezien de specifieke situatie in Oost-Vlaanderen (3 verschillende vzw s) was heel wat overleg nodig om te komen tot de oprichting en de invulling van een nieuwe vzw, met respect voor ieders historiek en werkwijze. De oprichtingsvergadering van deze nieuwe vzw had plaats op 3 november 2008. 1.2. Doelgroep We werken met jongeren van 12 tot 18 jaar, die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd en die worden doorverwezen door het jeugdparket of de jeugdrechtbank van de gerechtelijke arrondissementen Gent, Dendermonde of Oudenaarde. Ouders, de sociale context en slachtoffers kunnen eveneens betrokken worden bij de dienstverlening. vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 5
1.3. Principes en visie De vzw HCA Oost-Vlaanderen vertrekt vanuit een positief mensbeeld. We gaan er van uit dat iedereen, ook minderjarigen, de capaciteiten heeft en in staat is verantwoordelijkheid op te nemen voor zijn daden. Wij bieden de cliënten ondersteuning en begeleiding op maat, zij het op een responsabiliserende manier. Mensen worden gestimuleerd om het proces in eigen handen te nemen en hebben het recht hierbij zelf beslissingen te nemen en over zichzelf te beschikken (zelfbeslissings - en zelfbeschikkingsrecht), voor zover dit de rechten van anderen niet schaadt. We werken met een emancipatorisch en participatief model. Eveneens houden we in de begeleiding rekening met de context van de cliënt en werken we volgens een meersporenbeleid als reactie op jeugddelinquentie. De maatschappelijke reactie op een MOF kan verschillende finaliteiten bevatten, gaande van herstellend, pedagogisch, responsabiliserend en sanctionerend, die allemaal vervat zitten in de werking van vzw HCA Oost-Vlaanderen. Verder dragen wij een pluralistische en verdraagzame maatschappij hoog in het vaandel. Verscheidenheid aan ideologieën, overtuigingen, denkkaders en zienswijzen worden als een verrijking gezien. Belangrijk is, om bij dit alles, rekening te houden met de rechtspositie en rechtswaarborgen van alle betrokkenen, steunend op de universele rechten van de mens en de rechten van het kind. 1.4. Doelstellingen Om de eigenheid van de diverse werkvormen binnen de organisatie te respecteren, kan de invulling van de doelstellingen enigszins verschillend zijn. Toch stelt elke afhandelingsvorm volgende doelen voorop: de doelgroep responsabiliseren De doelgroep motiveren om zelf verantwoordelijkheid op te nemen voor het als misdrijf omschreven feit en de gevolgen ervan. herstel bij de betrokkenen bereiken Het is de bedoeling dat herstel bereikt wordt bij de betrokken partijen van het als misdrijf omschreven feit. Herstel wordt hierbij in de meest ruime betekenis opgevat en kan zowel feitelijk als symbolisch zijn, zowel naar zichzelf toe en/of de omgeving, als naar het slachtoffer dat materiële, morele en/of fysieke schade heeft geleden en/of ten aanzien van de maatschappij. inzicht vergroten in het eigen gedrag vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 6
Er wordt gestreefd om het inzicht in de oorzaken, gevolgen en context van het als misdrijf omschreven feit te vergroten, waardoor de betrokken minderjarige zich desgevallend kan herpositioneren. Dit kan evenwel niet zonder een bewustwordingsproces door te maken. de competentiegraad verhogen In de verschillende afhandelingsvormen wordt gepoogd om de betrokkenen een positieve ervaring te laten opdoen. De minderjarigen worden aangesproken op hun capaciteiten en hun eigen oplossingsvermogen. Via de bovenstaande doelstellingen betrachten we dat de minderjarige leert uit zijn fouten en gelijkaardige of andere feiten niet meer pleegt en proberen we recidive te vermijden. De vzw HCA Oost-Vlaanderen signaleert aan het beleid de elementen die belangrijk zijn voor de goede organisatie van de hulp - en dienstverlening en het bijsturen ervan. Eveneens heeft de organisatie oog voor algemene sensibilisering. De vzw HCA Oost-Vlaanderen voert binnen de beschikbare middelen eveneens een financieel beleid met het oog op een continue en efficiënte hulp - en dienstverlening. vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 7
Hoofdstuk 2 Organisatie van de vzw HCA Oost- Vlaanderen 2.1. Naar een gezond klimaat binnen HCA Beter presteren op het werk? Geef je collega een knuffel! Dit is althans wat de Amerikaanse psycholoog Michael Kraus beweert. Hij bestudeerde het verband tussen de productiviteit en het lichamelijk contact van basketbalspelers en kwam tot het besluit dat er wel degelijk een positieve relatie bestaat. Van het basketbalveld naar de HCA werkvloer is het slechts een kleine stap. Toen de vier afhandelingsvormen (leerproject, gemeenschapsdienst, HERGO, herstelbemiddeling) in 2009 onder één VZW terechtkwamen, werd de idee geopperd om een Feestcomité op te richten. Het was de bedoeling om de afstand tussen de verschillende werkvormen te verkleinen en het samen werken te bevorderen. Ook letterlijk. Sinds HCA Oost-Vlaanderen met haar vier werkvormen onder hetzelfde dak resideert, kreeg het Feestcomité gestaag verder vorm, met een afvaardiging uit elk team als gevolg. Het Feestcomité wil dan ook vooral bijdragen tot een positief werkklimaat, teamoverschrijdend, zodat solidariteit en collegialiteit geen holle begrippen zouden zijn. Dit resulteerde in 2011 tot diverse sfeer bevorderende activiteiten. Een overzicht: het paasontbijt Een mooi gedekte tafel, de geur van warme chocomelk, een zacht gekookt eitje, een gelukskoekje, de kerstdrink Samen rond de vuurkorf, met Jezus, Jozef en Maria in de hoofdrol. de maandelijkse HCA-drink Elke donderdagavond na het HCA-team. Vrijblijvend maar efficiënt. afscheidsrecepties voor collega s Een andere manier om bedankt en tot ziens te zeggen de zomerinzet vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 8
Om iedereen een goed verlof te wensen Sinterklaasattentie Kijk eens wat er in mijn schoentje zit? HCA viert feest op 20 mei Het feest van 20 mei neemt een speciale plaats in en verdient een extra toelichting. Naast een belangrijke rol voor het Feestcomité werd dit uiteraard ook gedragen door alle HCA-medewerkers. Een proces dat heeft bijgedragen tot verbondenheid en samenwerking onder collega s. Het werd een mooi pr- en netwerkmoment voor en met verwijzers, collega s binnen de Bijzondere Jeugdzorg, sympathisanten, Ook in 2012 blijft het Feestcomité zich verder inzetten met initiatieven (zie supra) ter bevordering van een gezond klimaat binnen HCA en wordt daarbij tijdelijk ook ondersteund door een speciale afvaardiging die zich zal buigen over het organiseren van een teambuildingsdag. Dat belooft! 2.2. Ontwikkeling huisstijl Website HCA, het ontstaan van www.hca-ovl.be Eind 2010 werd een eerste aanzet gegeven tot de realisatie van een eigen website. Een werkgroepje, bestaande uit vier mensen, één van elke afhandeling, werkte een eerste concept uit. Dit ontwerp werd echter na extern advies opzij geschoven. Via de tussenkomst en goede raad van Douglas Deleu van Fiction Industries, konden we de ontwikkeling van de website met behulp van Drupal naar een hoger niveau tillen. De eerste ambitie was om de website toegankelijk te maken voor het brede publiek en tegelijkertijd ook makkelijk aan te passen in geval van nieuwe ontwikkelingen, afspraken, door de verschillende mensen binnen HCA. Met vereende inspanningen konden we de look van ons eerste ontwerp behouden en alras onze huisstijl combineren met deze 2 vereisten. In de periode februari-maart werd naarstig gewerkt om de website tijdig af te krijgen. Zo konden we op 1 april met enige fierheid onze website voor het eerst aan het publiek voorstellen. Voor wie is de website bestemd? In eerste instantie voor ons rechtstreeks cliënteel. Jongeren moeten in staat zijn op onze webstek, op een eenvoudige wijze, die info te vinden, die ze nodig hebben om een beeld te krijgen van HCA en diens afhandelingen. Daarnaast zijn er natuurlijk ook hun ouders die vaak met veel vragen zitten en misschien zelfs sneller op zoek gaan naar een woordje vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 9
uitleg over het hoe en wat. Tot slot zijn er de doorverwijzers, organisaties waarmee HCA dagelijks samenwerkt, studenten, andere derden. Zij vinden op onze website dan weer meer info omtrent onder andere de personeelssamenstelling, jaarverslagen, historiek van de vzw, samenwerkingsverbanden. Daarnaast kan men er ook een wegbeschrijving vinden, openstaande vacatures en nog veel meer. Folders In samenspraak met het ontwerpbureau Toecourt werden er kleurrijke cliëntfolders ontworpen voor de verschillende afhandelingen, waarop het nieuwe logo opvallend aanwezig is. De verschillende teams kregen de opdracht om hun werking kort, bondig en duidelijk te formuleren. Aan de hand van de folders willen we ons cliënteel en samenwerkende partners wegwijs maken in onze hulp- en dienstverlening. De folders zijn eveneens te vinden op onze website. BinC In opdracht van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Jo Vandeurzen werd het uniform registratiesysteem begeleiding in cijfers, kortweg BinC, opgestart binnen de Bijzondere Jeugdzorg. Zowel op beleidsniveau, als op het veld wil men zicht krijgen op objectieve en betrouwbare cijfers van onze sector. Het project heeft twee belangrijke doelstellingen: In kaart brengen van ons doelpubliek. Door het registreren van een aantal parameters zullen we beschikken over betrouwbare en uniform geregistreerde cijfers over de jongeren die geholpen worden in de private voorzieningen van de bijzondere jeugdzorg. Deze cijfers zijn belangrijk om als sector sterker te kunnen doorklinken in het debat rond zorg en welzijn. Daarnaast helpen deze cijfers ons bepaalde uitspraken en meningen hard te maken en te onderbouwen met betrouwbare gegevens. Deze gegevens vormen ook de onderbouw voor verder wetenschappelijk onderzoek. De reflectie over het hulpverleningshandelen stimuleren met het oog op het verhogen van de kwaliteit. De geregistreerde gegevens zijn een vertrekpunt voor reflectie en dialoog. Het doel van de reflectie is om stil te staan bij het eigen hulpverleningshandelen. Met de implementatie van BinC binnen onze voorziening zijn we pas kunnen starten na de zomervakantie. Voorafgaand hebben de coördinatoren en directies van de HCA diensten in Vlaanderen héél wat overleg gepleegd om de neuzen in dezelfde richting te zetten. Daarna was het de opdracht om het registreren te laten doorvloeien binnen de verschillende teams. HCA Oost-Vlaanderen heeft vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 10
ervoor gekozen om per afhandeling een registratieverantwoordelijke aan te duiden. Het was aan hen om zich de kennis omtrent het nieuwe registratiesysteem eigen te maken, hun mensen te motiveren, bij te staan waar nodig en de problemen, onduidelijkheden, knelpunten te melden aan het Steunpunt Jeugdhulp. De registratieverantwoordelijken werden in hun opdracht ondersteund door de helpdesk van het Steunpunt Jeugdhulp. Na een moeizame start heeft het BinC en eind 2011 toch een vaste plaats gekregen binnen het takenpakket van de administratieve kracht, de begeleiders, bemiddelaars en moderatoren. Onthaalbrochure Als organisatie vinden we het belangrijk om tijd en energie te steken in het onthaal van nieuwe medewerkers. We realiseren ons dat een nieuwe kracht overladen wordt met allerlei info en dat veel van deze info bij een mondelinge overdracht verloren gaat. Om aan dit euvel een stuk tegemoet te komen werd er in het voorbije werkingsjaar een onthaalbrochure uitgeschreven per afhandeling. Een eerste luik bevat algemene info (opdrachtsverklaring, missie en visie, organigram, duiding omtrent kwaliteitshandboek, interne werkafspraken en zoveel meer). In een tweede luik word telkens de interne werking van de betreffende afhandelingsvorm uitgeschreven. Dit lijvig document betekent voor nieuwe medewerkers een houvast in het zich eigen maken van de werking van HCA Oost-Vlaanderen. 2.3. Interne en externe overlegstructuren op organisatie-niveau 2.3.1. Intern overleg 2.3.1.1. Algemene Vergadering Dit bestuursorgaan is de aandeelhoudersvergadering van onze voorziening dat enerzijds waakt over het doel, de opdrachtsverklaring waarvoor we worden erkend en gesubsidieërd en anderzijds de controle van de rekeningen op zich neemt. Op 26 april kwamen de bestuursleden in aanwezigheid van Dhr. De Wilde (accountant) en de directie bijeen ter goedkeuring van de jaarrekening en de begroting. 2.3.1.2. Raad van Bestuur De Raad van Bestuur neemt beslissingen en waakt over de visie en de realisatie van de doelstellingen, de pedagogische beleidslijnen, het HR beleid, het vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 11
financieel beheer en het management. Tijdens het open gedeelte is er telkens een personeelslid aanwezig in naam van de personeelsgroep. Tijdens het voorbije werkjaar kwamen de bestuursleden 3 maal samen. Belangrijke punten op de agenda waren: Aanwerving, evaluatie, stand van zaken personeel Kandidatuur Geert Decock/Shirley Van den Driessche als bestuurslid Ontslag Dirk Meulyzer/Philippe Vansteenkiste als bestuurder Personeelsinzet 2011 Begroting 2011 Subsidies 2012 Voorstelling kwaliteitshandboek Verzekeringspolissen binnen de organisatie Voorstelling van de vier afhandelingsvormen Herstelgericht werken binnen voorzieningen Deelname aan Open Monumentendag Opening Dok Noord 2.3.1.3. Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur wordt vertegenwoordigd door Filip Maertens en Raf De Mulder. Zij vormen de schakel tussen de Raad van Bestuur en de organisatie en staan de directie bij in haar taak. Via dit overleg wordt de voorzitter op de hoogte gebracht van de organisatorische en inhoudelijke werking en wordt tevens de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur voorbereid. Het dagelijks bestuur komt samen volgens de noden. 2.3.1.4. HCA team Dit is dé personeelsvergadering waarbij maandelijks één voormiddag samen rond de tafel wordt gezeten. Dit gemeenschappelijk moment wordt voorbereid en geleid door de directeur. De afwezigen worden nadien gebrieft door de teambegeleiders zodat iedereen op de hoogte is van het verloop en de gemaakte afspraken. Afhankelijk van de te bespreken agendapunten krijgt het team een verschillende finaliteit. Zo kan de focus liggen op brainstormen, ervaringsuitwisseling, info overdracht. De volgende punten kwamen o.a. aan bod: Stellingenspel HERGO Stellingenspel GD Transfer gevolgde vormingen vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 12
Terugkoppeling coördinatorenoverleg Terugkoppeling kwaliteitsstuurgroep Terugkoppeling RvB/AV Kennismaking nieuwe collega s Elektronische prestatiestaat Het leven op Dok Noord Herstelgericht werken binnen voorzieningen Dienstverplaatsingen in opdracht van de werkgever Preventieve werkverwijdering Voorstelling vzw Jong 2.3.1.5. Teambegeleidersoverleg (TBO) Tijdens dit tweewekelijks overleg zitten de teambegeleiders en de directie samen. De aandacht gaat voornamelijk naar het uitwerken van een uniform beleid met respect voor de specificiteit van de verschillende teamwerkingen. De volgende punten kwamen o.a. aan bod: Bijsturing VTO beleid Uitwerking stagenota Terugkoppeling evoluties binnen de sector Arbeidsreglement Veranderingen in procedures binnen de vier afhandelingen Vakantieplanning Het voeren van functionerings- en exitgesprekken Opvolging cijfers 2011 Soigneren van de werkplaatsen Ontwikkelen van een HCA power point Voorbereiding HCA team 2.3.1.6. Werkgroep Kwaliteit De focus binnen de kwaliteitsstuurgroep van vzw HCA Oost-Vlaanderen kwam op een andere terrein te liggen in 2011. De grote structuur van het kwaliteitshandboek stond in het begin van het werkjaar op poten. Het was vervolgens tijd om enerzijds de hiaten op te vullen en anderzijds ook concrete acties te gaan ondernemen om de kwaliteit van onze werking te bevragen en eventueel aan te passen waar nodig. vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 13
De kwaliteitsstuurgroep kwam 10 keer samen en bestond ook dit jaar uit 1 kwaliteitscoördinator, een vertegenwoordiger van elke afhandelingsvorm en de directie. De kwaliteitscoördinator was net zoals vorig jaar 1/5 e vrijgesteld voor kwaliteitswerk. Hij bereidde en zat de vergaderingen voor, deed de verslaggeving en volgde de jaarplanning op. Er werd overeengekomen dat de leden van de kwaliteitsstuurgroep zich engageren voor minstens één werkjaar en dat we er naar streven om de verdeling teambegeleiders en begeleiders fiftyfifty te houden. Enkel teambegeleiders zou kunnen zorgen dat er weinig voeling van de begeleiders met de kwaliteitsstuurgroep overblijft, met enkel begeleiders in de stuurgroep is er dan weer weinig input van de teambegeleiders en is er een intensieve terugkoppeling nodig door de directie op het teambegeleidersoverleg. Om de terugkoppeling binnen de verschillende afhandelingen levendig te houden werd het item kwaliteit opgenomen als vast agendapunt tijdens de teamvergaderingen. Kwaliteitshandboek Begin 2011 werd het kwaliteitshandboek door de kwaliteitscoördinator voorgesteld aan de teams. Elk team ontving een exemplaar. Doorheen het jaar circuleerde het document onder de begeleiders en kon handmatig worden aangestipt wat ondertussen niet meer geldig was. De beschreven procedures verouderen immers of er moeten nieuwe afspraken worden opgenomen. Een revisie van het handboek is voorzien voor 2012. Ter voorbereiding daarvan werden door de leden van de werkgroep en teambegeleiders alle teamverslagen van het laatste jaar doorgenomen en werden alle recente afspraken weerhouden die in het kwaliteitshandboek moeten worden opgenomen. Ook werd er een procedure uitgeschreven voor het organiseren van een intervisie en voor het toepassen van de zogenaamde preventielijn in het team Gemeenschapsdienst. Tevredenheidsmeting personeel Vanaf maart maakte de stuurgroep werk van het opstellen van een tevredenheidsmeting voor het personeel. Alvorens van de cliënten te weten te komen hoe ons aanbod wordt ervaren en kan worden verbeterd wilden we vernemen van de directe medewerkers hoe het is om te werken voor HCA Oost- Vlaanderen en wat de bedenkingen, opmerkingen, knelpunten, zijn. We plannen een dergelijke bevraging om de twee jaar te organiseren. Er was dubio over hoe uitgebreid en diepgaand de bevraging moest zijn. Uiteindelijk werd er voor geopteerd, mede op vraag van de teambegeleiders, om zo ruim mogelijk te bevragen. Er werd besloten te peilen naar algemene bevindingen, jobinhoud, werkbelasting, infrastructuur, informatiedoorstroom, teamwerking & vergaderen, direct leidinggevende, directie, sociale veiligheid, cultuur, arbeidsomstandigheden, prioriteiten ter verbetering en de onbevraagde aspecten. vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 14
We informeerden bij andere HCA-diensten en raadpleegden literatuur over tevredenheidsmetingen bij personeel. Er werd uiteindelijk gekozen voor het personaliseren van een gestandaardiseerde vragenlijst die voldeed aan onze verwachtingen. We vonden de lijst op de site van het Nederlandse Actiz, organisatie van zorgondernemers...). Na de nodige aanpassingen aan de situatie van HCA werd de bevraging in zijn nieuwe vorm voorgelegd aan Brigitte Laceur, kwaliteitscoördinator CAW Artevelde en Luc Schouppe, kwaliteitscoördinator UZ Gent. We wilden daarmee onze eigen bevindingen toetsen aan de blik en ervaring van andere professionelen. Na de laatste veranderingen werd alles in een digitale enquête gegoten die eind oktober via mail aan alle medewerkers werd overgemaakt. Van de 25 functies die werden bevraagd zijn er ook 25 die de vragenlijst binnen de twee weken hebben ingevuld. Met het oog op terugkoppeling van de resultaten begin 2012 werd eind november begonnen met de verwerking van de resultaten. Klachtenprocedure Naast het verwerken van de resultaten van de tevredenheidsmeting begon de stuurgroep ook aan het ontwerp van een klachtenprocedure voor HCA. De grote krijtlijnen daarvan werden uitgezet, maar het uitschrijven in een procedure en voorstelling daarvan zal voor volgend werkjaar zijn. Vorming De kwaliteitscoördinator volgde een tweedaagse opleiding Werken aan Kwaliteit en in de nasleep van die vorming besloot HCA Oost-Vlaanderen zich aan te sluiten bij PROSE. Dit expertisenetwerk voor kwaliteitszorg zou ons in de toekomst tijd en middelen moeten besparen als het neerkomt op bevragingen en metingen binnen onze organisatie. 2.3.2. Intersectorale overlegmomenten 2.3.2.1. Oost-Vlaams overlegplatform (OVOP) BJZ Aan dit overleg neemt de directie deel. Dit is een structureel en systematisch overleg tussen directies van alle BJZ-voorzieningen van de provincie Oost- Vlaanderen omtrent gemeenschappelijke en sectorspecifieke onderwerpen die op andere vergaderingen niet of minder aan bod komen. De organisatiestructuur van OVOP bestaat uit een Algemene Vergadering, waartoe directies van alle Oost-Vlaamse BJZ-voorzieningen behoren en een Stuurgroep, samengesteld uit vertegenwoordigers van alle werkvormen, de koepels en de Oost-Vlaamse regio s. 2.3.2.2. STENT STENT is de naam voor de samenwerking tussen twee sectoren in de jeugdhulpverlening, namelijk de Geestelijke Gezondheidszorg en de Bijzondere vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 15
Jeugdzorg. In elke Vlaamse provincie zijn overlegorganen tussen de twee sectoren actief. In 2008 was er een eerste vergadering en werd er een werkgroep opgericht die o.a. is begonnen aan een draaiboek om de samenwerking te versterken. Tijdens het voorbije jaar sloot de directie van HCA Oost-Vlaanderen aan bij de werkgroep. In 2011 werd het draaiboek afgewerkt, gekoppeld aan de bekendmaking van de website www.oostvlaamsegids-stent.be. De site omvat de voorstelling van de voorzieningen uit beide sectoren in Oost- Vlaanderen, een voorstelling van samenwerkingsprotocollen, illustraties van goede praktijken en aanzetten om de kwaliteit van de samenwerking en overleg te verbeteren. 2.3.3. Extern overleg 2.3.3.1. Coördinatorenoverleg De organisatie van dit overleg behoort niet langer tot het takenpakket van het Steunpunt Jeugdhulp. Vanaf eind 2009 dienden de Vlaamse HCA-diensten, indien wenselijk, dergelijk overleg zelf te organiseren. Gezien de meerwaarde van onderlinge communicatie tussen de verschillende HCA s, werd er een nieuwe structuur op touw gezet. Het voorzitterschap en de verslaggeving gebeurt in beurtrol. In 2011 kwamen de coördinatoren en sommige directieleden van de Vlaamse HCA-diensten, in aanwezigheid van Peter Casteur als vertegenwoordiging van IVA Jongerenwelzijn en Lieve Balcaen in opdracht van het Steunpunt Jeugdhulp, 6 keer samen. Het overleg, dat telkens doorgaat in Brussel, wordt gevolgd door de directeur en, indien opportuun, één van de teambegeleiders. Op de agenda stonden o.a. de volgende punten: Cijfernota 2010 Aanmeldingen 2011 BinC Voorbereiding koepeloverleg Opstarten intervisie binnen de verschillende afhandelingen Organisatie teamdag personeelsleden Bemiddelink Sensibilisering HERGO Leerprojecten aan derden Leerprojecten SGG Onderzoek Beke vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 16
2.3.3.2. Samenwerkingsverband herstelgerichte en constructieve afhandelingen minderjarigen In 2011 werden er, overeenstemmend met de vorige jaren, per gerechtelijk arrondissement 2 bijeenkomsten van het Samenwerkingsverband HCA georganiseerd. Concreet was dit voor Gent op 24/03 en 24/11, voor Dendermonde op 24/03 en 13/10, en voor Oudenaarde op 07/04 en 20/10. Naast de standaardagendapunten als nieuws van de verschillende partners en variapunten, werden inhoudelijk volgende zaken uitgediept. Tijdens het SWV van Gent: Verhoor van een minderjarige door politie: wettelijk kader en praktijk Uiteenzetting over werking jeugdparket Gent Voorstelling nieuwe jeugdinspecteurs, maatschappelijke cel politie Gent Voorstelling Actieplan spijbelen door de parketcriminoloog Bemiddelen met jongeren onder 12 jaar In Dendermonde: Voorstelling Hergo op school vanuit on@break² Cijfers HCA 2010 en cijfers HCA tot en met september 2011 Verdieping visie gemeenschapsdienst Bemiddelen met jongeren onder 12 jaar Het SWV van Oudenaarde: Voorstelling CGGZ Zuid-Oost-Vlaanderen Cijfers HCA Verdieping visie gemeenschapsdienst 2.3.3.3. Overleg met de verwijzers Een geregeld contact met onze verwijzers (parket, jeugdrechtbank) vinden we zeer belangrijk en noodzakelijk. Naast de informele ontmoetingen vindt er per jaar, per arrondissement minstens 1 formeel overleg plaats tussen de teambegeleiders van HCA Oost-Vlaanderen, parketmagistraten, jeugdrechters, parketcriminologen en de leidend consulent van de Sociale Dienst bij de jeugdrechtbank. Dergelijk overleg vormt het ideale moment om de werkafspraken en de samenwerking te evalueren én ontstaat er een beter inzicht in de respectievelijke noden. Daarenboven kunnen eventuele knelpunten ten gronde worden aangekaart en is er ruimte om samen te zoeken naar gepaste antwoorden. Het is bovendien een gelegenheid om de implementering van beleidslijnen af te vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 17
toetsen. De ervaring heeft ons geleerd dat transparantie en standvastigheid inzake aanpak en handhaving het wederzijds vertrouwen in de hand werkt. In Oudenaarde is dit overleg doorgegaan op 18/02/2011, in Gent op 04/04/2011. In Dendermonde is er door praktische omstandigheden dit jaar geen overleg kunnen doorgaan. 2.4. Samenstelling Algemene Vergadering, Raad van Bestuur en Personeel 2.4.1. Leden van de Algemene Vergadering Filip Maertens, voorzitter Christian Maes Katia Perquy Mieke Van Durme Soetkin Vervaet Christine Mussche Inge T Hooft Dirk Meulyzer (nam ontslag in 2011) André De Paepe Raf De Mulder Hilde Van Gasse Luk Schollaert Shirley Van den Driessche Geert Decock (als waarnemend lid) 2.4.2. Leden van de Raad van Bestuur Filip Maertens, voorzitter Christine Mussche Inge T Hooft Dirk Meulyzer (nam ontslag) André De Paepe Raf De Mulder Hilde Van Gasse Luk Schollaert vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 18
Shirley Van den Driessche Geert Decock (als waarnemend lid) 2.4.3. Samenstelling personeel Alle personeelsleden in dienst van de vzw worden gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap, afdeling IVA Jongerenwelzijn. De directie Bestaat uit 1 voltijdse medewerker, Heidi Vanheste. Team Gemeenschapsdienst De werkstraffen worden begeleid door 3 voltijdse medewerkers: Sonja Van Deynse (ook teambegeleidster), Mieke Lagrange en Ward Ascoop. Sonja was in zwangerschapsverlof tot half juni. Zij werd vervangen door Geert De Roo, als teambegeleider, en door Griet Noels als begeleidster. Na haar terugkeer uit zwangerschapsverlof nam Sonja halftijds ouderschapsverlof. Griet Noels bleef de vervanging opnemen tot zij in augustus ook in zwangerschapsverlof ging. Ine Braux werd aangeworven op 5 september om Griet te vervangen. Team Leerproject Geert De Roo werkte voltijds als teambegeleider tot eind november. Vanaf 1 december neemt hij halftijds tijdskrediet (landingsbaan). Daarnaast wordt het individueel leerproject uitgevoerd door een aantal psychosociale begeleid(st)ers. Er zijn 2 voltijdse medewerksters, Melissa Chalmet en Elke Fontaine. Elke ging in zwangerschapsverlof en werd vervangen door Kevin Remmery, die in dienst kwam op 9 juni. Sabine Temmerman werkt 80%. In het voorjaar werd het team leerproject kortstondig versterkt door Elke Haerick (75%), die na enkele weken een andere job vond. Lien Sonneville volgde haar op en werd aangeworven op 4 april en verliet ons eind december. Ilse Ysebaert ten slotte kwam in dienst op 4 september 2011. Team Herstelbemiddeling Ann Moens is teambegeleidster van de bemiddelaars. Michaël Bouchez (100%), werkt, naast bemiddelaar, ook als kwaliteitscoördinator in onze voorziening. Elle Rosier verliet ons eind augustus voor een carrièreswitch. Els De Kuyper (100%) maakte in de loop van het jaar de overstap vanuit het team HERGO. Meggy Stassyns kwam op 16 februari het team voltijds versterken. Begin oktober ten slotte startte Sigrid Ponjaert (75%). Tina Landuyt, werkt halftijds als administratieve kracht. Team HERGO vzw HCA Oost-Vlaanderen Jaarverslag 2011 19