Nieuwegein //f/f^jft \ ^ ^ Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 Augustus 2013 Gemeente Nieuwegeir op- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013)
Inleiding De gemeente Nieuwegein spnt zich continu in voor een (verdere) professionlisering vn de Inkoop- en nbestedingsprktijk. In dit Inkoop- en nbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en trnsprnt gemkt door de doelstellingen, uitgngspunten en kders te schetsen wrbinnen Inkoop in de gemeente Nieuwegein pltsvindt. De gemeente leeft drbij een ntl centrle doelstellingen n (zie verder hoofdstuk 2). Angezien Inkoop pltsvindt in een dynmische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren vn verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk n op het lgemene beleid vn de gemeente Nieuwegein. Drnst gt de gemeente bij het Inkopen vn Werken, Leveringen of Diensten uit vn: 1. Juridische uitgngspunten: hoe gt de Gemeente om met de relevnte regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) 2. Ethische en ideële uitgngspunten: hoe gt de Gemeente om met de mtschppij en het milieu in hr inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) 3. Economische uitgngspunten: hoe gt de Gemeente om met de mrkt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) 4. Orgnistorische uitgngspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6) Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 013 (1-8-2
1. Definities In dit Inkoop- en nbestedingsbeleid wordt verstn onder: Anbestedingswet Contrctnt Diensten Gemeente Inkoop Leveringen Offerte Offerten vrg Ondernemer Werken De Anbestedingswet 2012, incl. het bijbehorend flnkerend beleid, in werking getreden op 1 pril 2 De in de overeenkomst genoemde wederprtij vn de Gemeente. Diensten ls bedoeld in rtikel 1.1 Anbestedingswet. De Gemeente Nieuwegein zetelend op Stdsplein 1, 3431 LZ te Nieuwegein (Rechts)hndelingen vn de Gemeente gericht op de verwerving vn Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere fcturen vn een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen ls bedoeld in rtikel 1.1 Anbestedingswet. Een nbod in de zin vn het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige nvrg vn de Gemeente voor te verrichten prestties of een (Europese) nbesteding conform de Anbestedingswet en de Europese nbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een 'nnemer', een 'leverncier' of een 'dienstverlener', Werken ls bedoeld in rtikel 1.1 Anbestedingswet. Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en t bestedingsbeleid 2013
2. Gemeentelijke doelstellingen De Gemeente wil met dit Inkoop- en nbestedingsbeleid de volgende doelstellingen reliseren:. Rechtmtig en doelmtig I n k o p e n z o d t gemeenschpsgelden op controleerbre en v e r n t w o o r d e w i j z e w o r d e n n g e w e n d en besteed. De Gemeente leeft drtoe bestnde wet- en regelgeving en de beplingen vn het Inkoop- en nbestedingsbeleid n. Drnst koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspnningen en uitgven moeten ddwerkelijk bijdrgen n de relistie vn het beoogde doel. De kosten stn in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlgen vn de gemeentelijke middelen stn centrl. De Gemeente houdt drbij in het oog dt er voldoende toegng is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrchten. b. Een integere, betrouwbre, zkelijke en professionele inkoper en opdrchtgever zijn. Professionliteit houdt in dt op bewuste en zkelijke wijze wordt omgegn met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de mrktomstndigheden en de relevnte weten 1 regelgeving. Het streven nr professioneel opdrchtgeverschp komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopmbitie, slgvrdige besluitvorming, dequt risicomngement, vertrouwen in de Contrctnt en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contrctnt. De Gemeente spnt zich in om lle inlichtingen en gegevens te verstrekken n de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kder vn het inkoopproces. c. Inkopen tegen de meest optimle (integrle) prijskwliteit verhouding. Bij het Inkopen vn Werken, Leveringen en Diensten kn de Gemeente ook interne en ndere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de fweging. Ook de kwliteit vn de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belngrijke rol. d. Mtschpp ijke verntwoord inkopen (duurzm, socil en met oog voor het M B) Nst de finnciële specten vn inkoop wordt er ook rekening gehouden met de mtschppelijke gevolgen, zols mens en milieu. e. Een continue positieve bijdrge leveren n het gehele presttieniveu vn de Gemeente Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn n het gehele presttieniveu vn de Gemeente en dr direct en voortdurend n bijdrgen. De concrete doelstellingen vn Inkoop zijn drbij steeds rechtstreeks fgeleid vn de gemeentelijke doelstellingen. f. De Gemeente stelt een dministrtieve lstenverlichting voor zowel zichzelf ls voor Ondernemers voorop. Zowel de Gemeente ls Ondernemers verrichten vele dministrtieve hndelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lsten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteri te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kn de Gemeente hiertoe digitl Inkopen (en nbesteden). De Gemeente mkt gebruik vn de uniforme 'eigen verklring'. Nst deze doelen heeft de Gemeente oog voor de nvolgende gewenste effecten: 1. 2. 3. Het stimuleren vn de regionle economie; Het stimuleren vn de lokle economie; Het bevorderen vn de smenwerking met prtnerorgnisties, zols het gemeentelijke SW-bedrijf; Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013]
4. Het stimuleren vn deelnme vn inwoners vn de Gemeente n de rbeidsmrkt c.q. rbeidsprticiptie; 5. Het stimuleren vn mrktwerking en het voorkomen vn fhnkelijkheid vn Ondernemers. Om deze doelstellingen te reliseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en orgnistorische uitgngspunten vstgelegd in dit Inkoop- en nbestedingsbeleid. Deze uitgngspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. Dit Inkoop- en nbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk n op het lgemene beleid vn de Gemeente. In het bijzonder sluit het Inkoop- en nbestedingsbeleid n op het volgende gemeentelijke beleid: 1. De Economische Visie Nieuwegein 2011-2015 2. Wht's your Socil Return On Investment gemeente Nieuwegein 3. De gemeente ls MVO-orgnistie/bedrijf Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbi leid 2013 (1-8-2013)
3. Juridische uitgngspunten 3.1 Algemeen juridisch kder De Gemeente leeft de relevnte wet- en regelgeving n. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepst om te voorkomen dt het toepssingsbereik vn deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en nbestedingsbeleid meest relevnte wet- en regelgeving volgen uit: Anbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kder implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ('Anbestedingsrichtlijnen') en Richtlijn 2007/66/EG ('Recht beschermingsrichtlijn'). Deze wet biedt één kder voor overheidsopdrchten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwrden en de rechtsbescherming bij (Europese) nbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied vn nbesteden is fkomstig vn de Europese Unie. De 'Anbestedingsrichtlijnen' en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belngrijkste bsis. De interprettie vn deze Europese richtlijnen kn volgen uit Groenboeken, Interprettieve Mededelingen etc. vn de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrg betreffende de werking vn de Europese Unie vn belng. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kder voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kder voor gemeenten. Jurisprudentie: jurisprudentie vn het Europese Hof vn Justitie, het Europese Gerecht vn eerste Anleg, de Nederlndse Hoge Rd, de gerechtshoven, de rechtbnken en de Rd vn Arbitrge voor de Bouw. 3.2 Uniforme documenten De Gemeente streeft er nr om uniforme documenten te hnteren, tenzij een concreet gevl dit niet toelt. Uniformiteit in de uitvoering drgt ern bij dt Ondernemers weten wr ze n toe zijn. De Gemeente pst, fhnkelijk vn de betreffende Inkoop, in ieder gevl toe: Anbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) bij werken of n werken gerelteerde leveringen en diensten; Richtsnoeren Leveringen en Diensten bij nbesteden vn de VNG; Algemene Inkoopvoorwrden vn de gemeente Nieuwegein 2013 voor overeenkomsten tot het leveren vn goederen en diensten; ICT Inkoopvoorwrden gemeente Nieuwegein 2013 voor overeenkomsten met betrekking tot ICT; De Nieuwe Regeling 2011 (DNR 2011) voor de inkoop vn diensten vn rchitecten, ingenieurs en dviseurs; Anvullende voorwrden gemeente Nieuwegein bij 'De Nieuwe Regeling 2 0 1 1 ' (DNR) voor de inkoop vn diensten vn rchitecten, ingenieurs en dviseurs. Gids Proportionliteit. 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop Algemene beginselen vn het nbestedingsrecht De Gemeente neemt bij overheidsopdrchten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwrden en bij overheidsopdrchten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwrden met een duidelijk grensoverschrijdend belng de volgende lgemene beginselen vn het nbestedingsrecht in cht: Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013)
Gelijke behndeling: Gelijke omstndigheden mogen niet verschillend worden behndeld, tenzij dt verschil objectief gerechtvrdigd is. Ook verkpte of indirecte discrimintie is verboden. Non-discrimintie: Discrimintie op grond vn ntionliteit mg niet. Trnsprntie: De gevolgde procedure dient nvolgbr (en dus controleerbr) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel vn het beginsel vn gelijke behndeling. Norml zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten wr ze n toe zijn. Proportionliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwrden en criteri n de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp vn de opdrcht. De Gemeente pst het beginsel vn proportionliteit toe bij de te stellen eisen, voorwrden en criteri n inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contrctvoorwrden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen vn ondernemingen uit ndere lidstten vn de Europese Unie moeten worden toegelten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwrdige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften vn de Gemeente. Algemene beginselen vn behoorlijk bestuur De Gemeente neemt bij hr Inkopen de lgemene beginselen vn behoorlijk bestuur in cht, zols het proportionliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.4 Mndt en volmcht Inkoop vindt plts met inchtneming vn de vigerende mndt- en volmchtregeling vn de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn n verbintenissen en verplichtingen op bsis vn rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.5 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen op hoofdzken en beleidsuitgngspunten vn dit Inkoop- en nbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestn op bsis vn een deugdelijk gemotiveerd besluit vn het college vn burgemeester en wethouders vn de Gemeente en voor zover een en nder op bsis vn de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Op ondergeschikte onderdelen vn dit Inkoop- en nbestedingsbeleid kunnen wijziging, ndere invulling en ctulisering worden besloten door het hoofd vn de fdeling Support. Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013
4. Ethische en ideële uitgngspunten 4.1 Integriteit De Gemeente stelt bestuurlijke en mbtelijke integriteit voorop. De Gemeente heeft hoog in het vndel dt hr bestuurders en mbtenren integer hndelen. De bestuurders en mbtenren houden zich n de vstgestelde gedrgscodes. Zij hndelen zkelijk en objectief, wrdoor bijvoorbeeld belngenverstrengeling wordt voorkomen. b De Gemeente contrcteert enkel met integere Ondernemers. De Gemeente wil enkel zken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegle prk een. Een toetsing vn de integriteit vn Ondernemers is bij Inkoop (en nbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepssing vn uitsluitingsgronden of het hnteren vn de 'Gedrgsverklring Anbesteden'. 4.2 Duurzm Inkopen Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuspecten in cht. De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het mtschppelijk verkeer. De Gemeente streeft er nr om in 2015 100 % duurzm in te kopen. Duurzm Inkopen is het meenemen vn socile en milieuspecten in het inkoopproces. Dit komt o.. tot uitdrukking door het volgende: Bij inkooptrjecten wordt een inkoopstrtegie opgesteld wrin mogelijke duurzme oplossingen worden onderzocht. Hierbij wordt verder gekeken dn de duurzmheidscriteri opgesteld door Agentschp NL. De Gemeente kn kiezen om digitl in te kopen (E-procurement, gebruik vn e-mil e t c ). Met betrekking tot een ntl 'productgroepen' zijn door Agentschp NL zogenmde 'duurzmheidscriteri' opgesteld. Het CROW (ntionl kennispltform voor infrstructuur, verkeer, vervoer en openbre ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzmheidscriteri die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemkt voor toepssing in RAW-bestekken door middel vn het opstellen vn de 'RAW-Ctlogus Beplingen - Duurzm Inkopen'. b Inkoop vindt op mtschppelijk verntwoorde wijze plts. Hierbij spelen onderwerpen ls rbeidsre-integrtie, rbeidsomstndigheden en indien pssend - socil return. De Gemeente heeft oog voor de socil zwkkeren in de smenleving. Zij stimuleert drom - wr mogelijk en doelmtig - de prticiptie vn rbeidsgehndicpten in het rbeidsproces. Drnst worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet nvrdbre rbeidsomstndigheden (zols kinderrbeid, dwngrbeid, discrimintie vn werknemers, niet-betling vn leefbr loon) tot stnd komen of zijn gekomen. 4.3 Socil Return on Investment De not Wht Is Your Socil Return On Investment? mkt integrl onderdeel uit vn dit Inkoop- en nbestedingsbeleid. Dit betekent dt bij lle inkopen en nbestedingen met een opdrchtwrde vn 200.000 of meer de Socil Return verplichting, volgens de zgn. bouwblokmethode vn de not Wht Is Your Socil Return On Investment?, toegepst moet worden. Bij inkopen en nbestedingen met een opdrchtwrde vn minder dn 200.000 kn gekozen worden de Socil Return verplichting toe te pssen. Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013)
4.4 Innovtie De Gemeente moedigt - dr wr mogelijk - innovtiegericht Inkopen (en nbesteden) n. E ij innovtiegericht Inkopen wordt gezocht nr een innovtieve oplossing of lt de Gemeente ruimte n de Ondernemer om een innovtieve oplossing n te bieden. Het kn bijvoorbeeld gn om een volledig nieuwe innovtieve oplossing, mr ook om de verdere ontwikkeling vn de eigenschppen vn een bestnd 'product'. 4.5 Fir Trde De gemeente Nieuwegein is een Fir Trde gemeente. Dit betekent dt de gemeente ntoonbr nr de principes vn Fir Trde hndelt. Een belngrijk onderdeel hierin is het opnemen vn de principes vn eerlijke hndel in het Inkoop- en nbestedingsbeleid, Socil duurzm inkopen is mogelijk binnen de Europese wetgeving. Objectiviteit, trnsprntie en gelijkwrdigheid zijn drbij sleutelwoorden. Deze socile duurzmheidseis kn n de nbestedingsspecificties ls bijzondere uitvoeringsvoorwrden worden toegevoegd. Socile duurzmheidseisen kunnen worden opgenomen in bestekken voor de inkoop vn relevnte producten zols koffie, thee, ctering en bedrijfskleding. # Om n de principes vn eerlijke inkoop te voldoen moeten in de bestekken voor relevnte nbestedingen de volgende uitgngspunten worden opgenomen ls bijzondere uitvoeringsvoorwrden: Een kostendekkende minimumprijs: De leverncier grndeert een vste minimumprijs, om zeker te stellen dt de kosten vn socil- en milieuvriendelijke productie worden gedekt. Toeslg op de wereldmrktprijs: Als de wereldmrktprijs boven de grntieprijs komt, wordt de wereldmrktprijs betld. Voorfinnciering: boeren kunnen indien gewenst een percentge vn de verkoopprijs vn hun product l ontvngen voor verscheping, zodt zij noodzkelijke investeringen kunnen doen. Lngdurige hndelsrelties: De smenwerking is vn lnge duur. An inschrijvers wordt in dit kder, om te bewijzen dt zij n bovengenoemde uitgngspunten voldoet, gevrgd nr bijvoorbeeld het Fir Trde keurmerk. Drbij is het vn belng dt een leverncier die niet beschikt over het gevrgde keurmerk, in de gelegenheid wordt gesteld om n te tonen dt hij toch voldoet n de uitgngspunten. Dt niet nr een specifiek certifict wordt gevrgd, moet duidelijk in het bestek worden vermeld. Niet het keurmerk is doorslggevend, mr bovenstnde uitgngspunten vn duurzmheid die de gemeente hnteert. Drmee wordt voldn n de eisen op het gebied vn objectiviteit, trnsprntie en gelijkwrdigheid. # Gemeente Nieuwegein: Inkoop-er ;ding< >eleid 013(1-8-2013
5. Economische uitgngspunten 5.1 Product-en mrktnlyse Inkoop vindt plts op bsis vn een voorfgnde product- en mrktnlyse, tenzij dit gelet op de wrde of de rd vn de opdrcht niet wordt gerechtvrdigd. De Gemeente cht het vn belng om de mrkt te kennen door - indien mogelijk - een product en/of mrktnlyse uit te voeren. Een productnlyse leidt tot inzicht in de rd vn het 'product' en de relevnte mrkt(vorm). Een mrktnlyse leidt tot het inzicht in de relevnte mrkt(vorm), de Ondernemers die drop opereren en hoe de mrkt- en mogelijke mchtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmrkt). Een mrktconsultie met Ondernemers kn onderdeel uitmken vn de mrktnlyse. 5.2 Onfhnkelijkheid en keuze voor de ondernemersreltie De Gemeente cht een te grote fhnkelijkheid vn Ondernemers niet wenselijk. De Gemeente streeft nr onfhnkelijkheid ten opzichte vn Ondernemers [Contrctnten) zowel tijdens ls n de contrctperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het mken vn keuzes bij hr Inkoop (wronder de keuze vn Ondernemer(s) en Contrctnt(en), mr ook vnwege de nleving vn de (Europese) wet- en regelgeving. b De Gemeente kiest voor de meest ngewezen ondernemersreltie. Gedurende de contrctperiode kn bij de Contrctnt fhnkelijkheid ontstn vn de Gemeente door bijvoorbeeld de te behlen doelstellingen, resultten, productontwikkelingen (innovtie) of het creëren vn prikkels. De Gemeente kiest in dt gevl voor de meest ngewezen ondernemersreltie. De mte vn (on)fhnkelijkheid in een ondernemersreltie wordt onder ndere bepld door de finnciële wrde vn de opdrcht, switchkosten, mte vn concurrentie in de sector (concentrtiegrd) en beschikbrheid vn lterntieve Ondernemers. 5.3 Lokle economie en MKB De Gemeente heeft oog voor de lokle economie, zonder dt dit tot enigerlei vorm vn discrimintie vn Ondernemers leidt. In gevllen wr een enkelvoudig onderhndse Offertenvrg en/of een meervoudig onderhndse Offertenvrg volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestn, kn rekening worden gehouden met de lokle economie en lokle Ondernemers. Discrimintie moet drbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionle, ntionle, Europese of mondile knsen lten liggen. * Locl sourcing'kr\ bijdrgen n de doelmtigheid vn de Inkoop. b De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgngspunt is dt lle Ondernemers gelijke knsen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij hr Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kn de Gemeente doen door gebruik te mken vn percelen in nbestedingen, het toestn vn het ngn vn combinties en ondernneming, het verminderen vn de lsten en het voorkomen vn het hnteren vn onnodig zwre selectie- en gunningscriteri. 5.4 Smenwerkingsverbnden De Gemeente hnteert ls uitgngspunt dt zij oog heeft voor smenwerking bij Inkoop* Dit geldt zowel voor smenwerkingen binnen de eigen orgnistie ls voor smenwerkingen met ndere gemeenten of nbestedende diensten. Deze rite Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013) 10
smenwerkingsverbnden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsmenwerking, n ilieuctiviteiten, werkvoorzieningsschppen, belstingen, hndhving en veiligheid, ICT, P&O en socile regelgeving. 5.5 Beplen vn de inkoopprocedure De Gemeente zl per Inkoop beplen welke strtegie zij hnteert. De verkorte en uitgebreide strtegie worden door de Gemeente schriftelijk goedgekeurd. Er worden geen bedrgen vstgelegd vnf welk bedrg welk inkoopproces moet worden doorlopen. Het te doorlopen inkoopproces wordt onderbouwd in de op te stellen inkoopstrtegie. Voor inkopen met een opdrchtwrde vn minder dn 15.000 wordt géén inkoopstrtegie opgesteld of een formele procedure doorlopen. Schriftelijke motivering op bsis vn een verkorte inkoopstrtegie Schriftelijke motivering op bsis vn een uitgebreide inkoopstrtegie Leveringen en Diensten excl. BTW Vnf 15.000,- Tot 30.000,- Vnf 30.000,- Werken excl. BTW Vnf 15.000,- Tot 50.000,- Vnf 50.000,- 5.6 Stimuleren vn de lokle economie Bij lle meervoudig onderhndse inkoop en nbesteding vn leveringen, diensten en werken boven 30.000 (excl. BTW) wordt wr mogelijk ltijd een bedrijf uit Nieuwegein uitgenodigd om een offerte in te dienen. Drbij mg niet steeds n hetzelfde bedrijf worden gevrgd om offerte uit te brengen. Dt betekent dt de budgethouder er zorg voor moet drgen dt steeds ndere lokle ondernemers worden uitgenodigd. 5.7 Rming en finnciële budget Inkoop vindt plts op bsis vn een deugdelijke en objectieve voorfgnde schriftelijke rming vn de opdrcht. De rming is ook vn belng om de finnciële hlbrheid vn de opdrcht te beplen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dt zij verplichtingen ngt die zij niet kn nkomen. 5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belngen De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kns krijgen om de opdrcht gegund te krijgen. Door in principe objectief, trnsprnt en non-discriminerend te hndelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zl bijdrgen n het in stnd houden vn een gezonde mrktwerking (ook op de lnge termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in hr inkoopproces die de mededinging vervlsen. Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013) 11
6. Orgnistorische uitgngspunten 6.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestt uit verschillende fsen, strtend vnf het voortrject. 1 Voortrject 2 Specificeren 3 Selecteren 4 Contrcteren 5 Bestellen 6 Bewken 7 Nzorg Beplen vn de inkoopbehoefte Onderzoek nr de nwezigheid vn een bestnde rmovereenkomst Beplen wrde vn de opdrcht of rmovereenkomst Anmken inkoopdossier Opstellen inkoopstrtegie Opstellen bestek Opstellen overige nbestedingsdocumenten Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmking opdrcht vi verzenden vn de Offertenvrg, de website of Tenderned Offertes evlueren Gunning n winnende Ondernemer Informeren fgewezen Ondernemers Tekenen (rm) overeenkomst met (winnende) Contrctnt Registreren getekende overeenkomst Opmken inkoopdossier en ter rchivering nbieden Uitvoeren vn de opdrcht Eventueel met het doen vn bestellingen Bewking budget en check op fcturen Overleg met en controle op de opdrchtnemer Evlutie inkoopproces Melding ten behoeve vn het nbestedingsregister Bovengenoemde stppen stn nder uitgewerkt in het Hndboek Inkopen. In dit hndboek wordt dieper ingegn op bovengenoemde stppen. Op deze wijze wordt een professioneel, uniform en doelmtig inkoopproces ngestreefd. 6.2 Anbestedingsregister Alle inkopen en nbestedingen vn diensten en leveringen boven 30.000 (excl. BTW) en vn werken boven 50.00 i (excl. BTW) moeten door de budgethouder worden gemeld in het nbestedingsregister. 6.3 Verntwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het mbtelijk pprt. De portefeuillehouder Inkoop is verntwoordelijk voor Inkoop. Het college vn burgemeester en wethouders is verntwoordelijk voor de uitvoering vn het Inkoop- en nbestedingsbeleid. 6.4 Interne controle In het kder vn het integrl mngement is de budgethouder verntwoordelijk voor de opdrchtverlening en drmee ook voor de eventueel noodzkelijke nbesteding. Voordt een opdrcht wordt verleend zl de budgethouder zich er dn ook vn moeten vergewissen dt de nbestedingsregels goed zijn toegepst. Gedurende het jr wordt bij de interne controles door de fdeling Finnciën ngegn of de regelgeving op het gebied vn de nbestedingen correct is toegepst. Bij het opstellen vn de jrrekening wordt door de concerncontroller in het kder vn de controle op de rechtmtigheid getoetst of lle nbestedingen conform de regelgeving hebben pltsgevonden. Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2 13) 12
6.5 ijlgen Algemene Inkoopvoorwrden vn de gemeente Nieuwegein 2013 ICT Inkoopvoorwrden gemeente Nieuwegein 2013 Anvullende voorwrden gemeente Nieuwegein bij 'De Nieuwe Regeling 2011' Hndboek inkoop 2013 Gemeente Nieuwegein: Inkoop- en nbestedingsbeleid 2013 (1-8-2013) 13