Univers(ele) vereenvoudiging

Univers(ele) vereenvoudiging

Univers(ele) vereenvoudiging Uniformering en lastenreductie specifieke doelsubsidies universiteiten Eindrapportage Juli 2007

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Managementsamenvating.2 1 Inleiding.5 1.1 Probleem.5 1.2 Afbakening.6 1.3 Opzetrapportage.7 2 Watgaathet opleveren?.8 2.1 Winstuniversiteiten.8 2.2 Winstministeries/uitvoeringsinstanties.10 2.3 Additionelewinstdoorbrederetoepassing.10 2.4 Meerlumpsum,eenvoudenminderlasten.11 3 Gestandaardiseerdekostengrondslagen,definitiesenvoorwaarden.13 3.1 Huidigesituatie:verschilendeuitgangspuntenendefinities.13 3.2 Voorstelen:gestandaardiseerdekostengrondslagen,gestandaardiseerdedefinitiesen gestandaardiseerdevoorwaarden.15 4 Eénverantwoording,ééncontrole(SiSa)enéénloket.20 4.1 Huidigesituatie:veelcontrolesenaccountantsverklaringen.20 4.2 SiSaenoverwegingenbijdevoorstelen.21 4.3 Voorstelen:Eénverantwoording,ééncontrole,éénloket(SiSa).21 4.4 Overigetoepassingen.25 5 Implementatie:Verzilverenvandewinst.26 5.1 Implementatie.26 5.2 Toelichtingopdeimplementatie.27 5.3 Overzichtstabelimplementatie.28 6 Bijlagen.34 1/58

MANAGEMENTSAMENVATTING Managementsamenvatting Tijd, geld en energie moeten worden besteed aan onderzoek en onderwijs, niet aan onnodige administratieve handelingen en controles. Universiteiten worden als ontvangers van onderzoeksubsidies vanuit verschillende ministeries geconfronteerd met hoge administratie- en verantwoordingslasten en ergeren zich als gevolg van een gebrek aan uniformiteit in uitgangspunten en definities. Daarnaast moeten zij aan strenge verantwoordingseisen voldoen. Een breed samengestelde projectgroep is verzocht concrete voorstellen te doen om de administratieve-, controle-, en verantwoordingslasten bij specifieke doelsubsidies van de rijksoverheid aan universiteiten 1 terug te dringen. Dit project sluit aan bij het streven van het kabinet naar een verdergaande vermindering van administratieve -en uitvoeringslasten op het terrein van subsidies. Daarbij kunnen de resultaten van dit project als voorbeeld dienen voor de bredere operatie op het gebied van uniformering van subsidies, zoals aangekondigd in het bij het coalitieakkoord opgenomen SGO-stuk de verkokering voorbij. Doel van die operatie is het bereiken van substantiële efficiencyvoordelen door een uniforme subsidiesystematiek, die de uitvoering en de verantwoording vergemakkelijkt en uniformeert. Van Lasten Elke universiteit ontvangt jaarlijks tientallen specifieke doelsubsidies. De Universiteit van Amsterdam (UvA) ontvangt jaarlijks bijvoorbeeld zo n 9,2 miljoen aan specifieke doelsubsidies van de ministeries van VWS, EZ, OCW, Buza, BZK, LNV Justitie, SZW en VROM. Het gaat hierbij om zo n 130 lopende subsidieprojecten variërend van kleine subsidies van 4500 euro tot grote (meerjarige) subsidies van een aantal miljoen euro. Ieder ministerie(/directie) hanteert -vanuit zijn eigen denkwereld- eigen definities en uitgangspunten. Gebrek aan uniformiteit leidt er toe dat per subsidie een aparte -soms handmatig bijgehoudenadministratie moet worden bijgehouden. Bovendien is er nauwelijks herhalingservaring op te doen op administratief gebied, dit is niet efficiënt. Ten slotte is de controledruk onevenredig hoog. Er moet per subsidieproject worden verantwoord (en gecontroleerd) met een financiële verantwoording én een aparte accountantsverklaring, oplopend tot tientallen accountantsverklaringen per jaar. Zo heeft de TU Eindhoven, in 2006, 58 accountantsverklaringen afgegeven voor rijkssubsidieprojecten. Het tijdbeslag voor de controle dat daarbij hoort is onevenredig hoog, namelijk 1140 uur voor een geldstroom van ca. 10 mln. Ter vergelijking: het controleren van de jaarrekening van de universiteit ( 260 mln.) neemt 1100 uur in beslag. De universiteiten schatten de totale lasten van administratie, controle en verantwoording voor specifieke doelsubsidies op zo n 7 miljoen per jaar. Daarnaast zijn er uitvoeringskosten aan de kant van de subsidieverstrekker(/uitvoerder), welke gemiddeld zo n 7 á 8% van de totale subsidiestroom bedragen. 1 Inclusief de Universitaire medische centra (UMC). 2/58

MANAGEMENTSAMENVATTING Naar Lusten De voorstellen van de projectgroep bieden zicht op een relatief grote besparing van gemiddeld 68% en voorkomen irritaties op de werkvloer. In onderstaande tabel wordt - op basis van gegevens van de universiteiten - een indicatieve raming van de besparingen voor alle universiteiten gegeven. Tabel 1 Indicatie van de totaal besparing (alle universiteiten, UMC s) in mln. Administratielasten Controlelasten Totale lasten Huidige situatie 4,6 2,2 6,8 Nieuwe situatie 1,8 0,4 2,2 Besparing 2,8 ( 60%) 1,8 ( 83%) 4,6 (68 %) De maximale winst in de controle is alleen te behalen in samenhang met de uniformeringvoorstellen aan de voorkant; geïsoleerd bezien leveren de controlevoorstellen een beperktere efficiencywinst op. Daarnaast moeten universiteiten hun interne systemen en verantwoordingsprocessen met betrekking tot projecten hebben gestroomlijnd en op orde hebben. De voorstellen leveren naar verwachting ook een substantiële besparing op voor ministeries en uitvoeringsorganisaties (vooralsnog zijn geen kwantitatieve gegevens voorhanden). Deze zijn: een efficiencyslag bij de ontwikkeling van regelgeving ( niet steeds op nieuw het wiel uitvinden ); een efficiëntere uitvoering en verantwoording zonder een afbreuk te doen aan de effectiviteit van de subsidies. Flexibiliteit in de hoogte van het subsidiebedrag wordt behouden door het aanpassen van de variabelen (o.a. subsidiepercentage) die van invloed zijn op het subsidiebedrag; de ministeries en consortia krijgen jaarlijks inzicht en zekerheid over de besteding van de subsidie; imago winst: minimale controle en verantwoordingslasten voor subsidieontvangers. De voorstellen in deze rapportage zijn gericht op het oplossen van concrete problemen die zich vooral voordoen bij subsidiëring van universiteiten op declaratiebasis. De voorstellen zijn echter ook toepasbaar op andere subsidievelden waar subsidieontvangers en uitvoerders een hoge lastendruk ervaren (o.a. HBO, MBO en TNO). Zo heeft TNO in de periode van 2003-2006 zo n 200 specifieke rijkssubsidies ontvangen met een totaalbedrag van ca. 10,5 mln. De controlekosten lopen hierbij op tot boven de 10% van het subsidiebedrag. Meer lumpsum, minder details Een verdere en grotere winst voor zowel de subsidieontvanger als uitvoerder kan worden behaald door minder gedetailleerde regelgeving en meer lumpsum- financiering (bestedingsvrijheid voor de subsidieontvanger). Een vast kader voor de financiering borgt dat administratieve- en controlelasten proportioneel zijn voor het te subsidiëren bedrag/subsidiepercentage, waarbij lumpsum de voorkeur heeft. De uitgangspunten hierbij zijn: uitgaan van vertrouwen, professionalisering, eenvoud en proportionaliteit in eisen en informatie. 3/58

MANAGEMENTSAMENVATTING De voorstellen Voorstellen uniformering kostengrondslagen, definities en voorwaarden Verschillende uitgangspunten en definities ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijv. overheadkosten) leggen een grote (lasten)druk op de administratieve systemen binnen de universiteit. Nu worden allerlei berekeningen handmatig gemaakt, zoals het extracomptabel koppelen van salarisgegevens, urenstaten en financiële gegevens. Voorgesteld wordt om aan de voorkant (aanvraagfase van de subsidie) -via aanpassing van regelgeving- te komen tot: standaardisatie van kostengrondslagen (gelimiteerd tot 3 vormen) Deze vormen (forfaitair, directe personeelskosten + opslag voor indirecte kosten, en integraal) bieden de subsidieverstrekker en subsidieontvanger voldoende flexibiliteit. Als de subsidieverstrekker niet subsidieert op basis van een forfaitair uurtarief ligt de keuze voor de kostengrondslag bij de subsidieontvanger; gestandaardiseerde definities (subsidiabele kosten); en gestandaardiseerde voorwaarden. De voorstellen leiden tot: besparing in het aanvraagproces. Tijdrovende en geldverslindende discussies worden voorkomen; daling van administratielasten en aansluiting bij de bedrijfsvoering van de instelling; eenduidigheid door aansluiting bij uitgangspunten van de EU; en transparantie over matching (bij integrale kostengrondslag). Voorstellen vereenvoudiging verantwoording en controle(sisa) Om een einde te maken aan het grote aantal accountantsverklaringen en aan de onevenredig hoge controledruk wordt voorgesteld dat een universiteit zich over alle specifieke doelsubsidies kan verantwoorden met één financieel verantwoordingsdocument, één controle en één accountantsverklaring. Hierbij wordt uitgegaan van: één controleprotocol; en één loket/brievenbus dat/die de verantwoording over de belanghebbenden verspreid. De voorstellen leiden tot: vermindering van de controledruk en controlekosten (systeemgerichte controle en per groep);en adequate zekerheid bij de verantwoording over de rechtmatigheid, waarbij de huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen. Implementatietraject De projectgroep heeft op basis van de 80/20-regel een implementatieoverzicht opgesteld met (kader)subsidieregelingen die aanpassing behoeven (gericht op aanpassing uiterlijk in 2008). De aanpassingen richten zich op nieuwe subsidieregelingen en aanvragen. De voorstellen inzake efficiëntere controles kunnen mogelijk ook toegepast worden op lopende subsidietoekenningen; dit zal per regeling moeten worden bezien. De implementatie moet goed worden begeleid door voorlichting en workshops richting de gebruikers. Voorgesteld wordt tevens in een convenant tussen de VSNU en de betrokken ministeries de wederzijdse inspanningsverplichtingen vast te leggen. 4/58

INLEIDING 1 Inleiding Universiteitenwordenalsontvangersvanonderzoeksubsidiesvanuitverschilende ministeries geconfronteerd methogelastenenergerenzichalsgevolgvaneengebrekaanuniformiteitin uitgangspuntenendefinities.daarnaast moetenzijaanstrengeverantwoordingseisenvoldoen. Eenbreedsamengesteldeprojectgroepisverzochtconcretevoorstelentedoenomdeadministratie-, controle-,enverantwoordingslastenbijspecifiekedoelsubsidiesvanderijksoverheidaan universiteiten 2 terugtedringen.doordeelname/betrokkenheidvanalerelevantepartijen(o.a. ministeriesvanez,ocwenvrom,senternovem,cfi,vsnu,algemenerekenkamer,nivraen diverseuniversiteiten 3 )iseenplatformgecreëerdwaarindeopdrachtendeoplossingen multidisciplinairenbreedzijnaangepakt.hierdoorkunnendevoorstelenookdienenalsvliegwielvoor andereinitiatievenophettereinvanvereenvoudigingenverminderingvanverantwoordingslasten binnenenbuitenhetuniversiteitsdomein. 1.1 Probleem Bijspecifiekedoelsubsidiesdieuniversiteitenvanhet Rijkontvangen(veelalonderzoekssubsidies)zijn deadministratie-,verantwoordings-encontrolelastenvoordeuniversiteit-alssubsidieontvangerhoog.deuniversiteitenschatendetotalelastenvandefinanciëleadministratieendefinanciële verantwoordingbijdezespecifiekedoelsubsidiesopzo n 7 mln.perjaar.ditkomtglobaalneerop 4,5%vandeinkomstenuitspecifiekedoelsubsidies.Daarnaastzijneruitvoeringskostenaandekant vandesubsidieverstrekker(/uitvoerder),welkegemiddeldzo n7á8%vandetotalesubsidiestroom bedragen 4. Specifiekesubsidiesindepraktijk:deUniversiteitvanAmsterdam(UvA) In2005bedroegendeinkomstenuitonderzoekvoornationaleoverhedenvoordeUvA 9,2 mln.euro. Hetgaathierbijomzo n130contracten/subsidies variërendvankleinecontracten/subsidiesvan4500 eurototeengroot(meerjarig)contractvan4 mln.euro.hierbijzijnvele ministeriesbetrokken(vws, EZ,OCW,Buza,BZK,LNVJustitie,SZWenVROM).Eenaantalgrotesubsidiestromenwordt verstrektviadeintermediaireorganisatiesenternovem. Ieder ministerie(/directie)hanteerthaareigendefinitiesenuitgangspuntenwaardoorveel,en onnodige,administratie-,controle-,enverantwoordinglastenontstaan.persubsidiewordt: 1. uitgegaanvananderebegrippenen/ofuitgangspuntenbijdefinanciering;en 2. verantwoord(engecontroleerd)perprojectmeteenfinanciëleverantwoordingéneenaparte accountantsverklaring. 2 InclusiefdeUniversitaireMedischeCentra(UMC s). 3 Overzichtalebetrokkenpartijenopgenomenindebijlage. 4 DitpercentagegeeftdeverhoudingtussendeloonkostenendebeleidsgeldenvanhetagentschapSenterNovemweero.b.v. gegevensuithetjaarverslag. 5/58

INLEIDING Ad 1 Uiteenlopende financieringswijzen leggen een grote druk op de administratieve systemen binnen de universiteit. Door verschillende uitgangspunten en definities ten aanzien van de subsidiabele kosten (bijv. overheadkosten) is de universiteit genoodzaakt veel verschillende administraties te hanteren en bij te houden. Bovendien is er op administratief gebied nauwelijks herhalingservaring op te doen door de grote verschillen tussen de subsidieregelingen. Dit is niet efficiënt en kost veel tijd, energie en geld. De kosten die gepaard gaan met de administratieve lasten zijn jaarlijks in totaal ca. 4,6 mln. (o.b.v. schattingen van universiteiten). Lasten in de praktijk: Administratieve lasten UVA De UvA doet momenteel voor elke regeling allerlei handmatige berekeningen, die zelfs per regeling nog verschillen van jaar tot jaar. Het financieel systeem van de UvA heeft een debiteurenmodule, die eenvoudig een mooie declaratie kan opstellen ( druk op de knop principe ). Dit systeem kan door de huidige uiteenlopende voorwaarden niet worden gebruikt. De UvA moet daarom extracomptabel salarisgegevens, urenstaten en financiële gegevens koppelen om een subsidiedeclaratie op te stellen. Ad 2 Doordat per subsidieproject wordt verantwoord en gecontroleerd, is sprake van een onnodig 5 intensieve controle en van tientallen accountantsverklaringen bij subsidieverantwoordingen per universiteit per jaar. Dit effect wordt versterkt door consortia van subsidieontvangers die verklaringen vragen om extra zekerheid te krijgen. Totaal bedragen de controlelasten jaarlijks ca. 2,2 mln. Controlelasten Technische universiteit Eindhoven: onevenredig hoog! In 2006 zijn er door de accountant van de Technische Universiteit Eindhoven 58 accountantsverklaringen afgegeven voor rijkssubsidieprojecten. De tijdbesteding die daarbij hoort is 1140 uur voor een geldstroom van c.a. 10 mln. Ter vergelijking: aan de jaarrekeningcontrole van de universiteit wordt ongeveer 1100 uur besteed terwijl dit gaat om een geldstroom van c.a. 260 mln. 1.2 Afbakening Deze rapportage richt zich in eerste instantie op de specifieke doelsubsidies die, van het Rijk aan universiteiten en UMC s worden verstrekt. Het betreft vooral onderzoekssubsidies die worden gefinancierd op declaratiebasis 6. De ministeries van EZ en OCW zijn, vanuit het Rijk, de grootste subsidieverstrekkers. Het gaat momenteel om ongeveer 50 (doel)subsidieregelingen van waaruit meerdere projecten en doelgroepen worden gefinancierd. Ook kennisinstellingen en bedrijven worden (onder anderen) gesubsidieerd. Deze doelgroepen ervaren dezelfde lasten. Daarom is rekening gehouden met een bredere toepasbaarheid van de voorstellen (in dit kader is o.m. TNO betrokken). Zo ontstaat een (mogelijke) spin-off richting andere subsidieterreinen waar door de subsidieontvangers en de uitvoerders een hoge lastendruk wordt ervaren. 5 Adequate zekerheid op rijksniveau vereist een zekerheid van 1% goedkeuringstolerantie op het artikelniveau van de rijksbegroting. Van een artikel van de rijksbegroting worden meerdere projecten gefinancierd (zie bijlage 6). Op dit moment wordt per project gecontroleerd met 1% goedkeuringstolerantie waardoor een onnodige grote zekerheid wordt gegeven. 6 Bij bekostiging op declaratiebasis worden alleen de werkelijk gemaakte kosten vergoed. 6/58

INLEIDING Niet alleen universiteiten hebben er last van: verantwoordingslasten TNO TNO heeft in de periode van 2003 tot en met 2006 zo n 10,5 mln. aan specifieke rijkssubsidies ontvangen 7. Het betreft ruim 200 projecten. Per project wordt een afzonderlijke accountantsverklaring gevraagd. De controlekosten van de externe accountant bedragen totaal ca. 1 miljoen. De totale kosten zijn nog hoger omdat de interne TNO-kosten hier nog aan moeten worden toegerekend (o.a. bijhouden administraties, voorwerk). 1.3 Opzet rapportage Deze rapportage gaat eerst in op de vraag Wat levert het op (hoofdstuk 2). Op basis van schattingen van universiteiten wordt een indicatie van de beoogde winst gegeven. Daarnaast wordt ingegaan op overige toepassingsmogelijkheden van de voorstellen waardoor een verdere reductie van verantwoordingslasten kan worden bereikt. Ook wordt een breder beeld geschetst van mogelijke ontwikkelingen op het terrein van lastenreductie bij subsidies. De concrete voorstellen om tot lastenreductie te komen vormen de kern van deze rapportage (hoofdstuk 3 en 4). Hoofdstuk 3 richt zich op besparingen aan de financieringskant ( voorkant van het subsidieproces) en bevat voorstellen voor gestandaardiseerde uitgangspunten en definities bij de rijkssubsidieverstrekkers. Hoofdstuk 4 gaat in op besparingen die zijn te bereiken aan de controlekant ( achterkant van het subsidieproces) door te komen tot één verantwoording, één controle, één accountantsverklaring en één loket voor verantwoordingsdocumenten voor alle subsidies aan universiteiten. Tenslotte gaat de rapportage in op de implementatie van de voorstellen (hoofdstuk 5). Hierbij wordt enerzijds aandacht besteed aan de subsidieregelgeving en anderzijds aan de systemen van de universiteit. De ministeries en universiteiten zullen hun inspanningsverplichting expliciteren in een convenant. Het betreft een complexe materie waarbij het venijn soms in de details zit. Vandaar dat onderdelen gedetailleerd zijn uitgewerkt. Om de leesbaarheid te bevorderen zijn de voorstellen in het rapport op hoofdlijnen beschreven. De bijlagen bevatten een gedetailleerde uitwerking van enkele voostellen (zoals een gestandaardiseerd begrippenkader, gestandaardiseerde voorwaarden ten aanzien van de berekening van integrale kosten). 7 Naast de instellingssubsidies/vraagsturing. 7/58

WATGAATHETOPLEVEREN? 2 Watgaathetopleveren? Devoorsteleninditrapport: a) kunnenleidentoteenindicatievebesparingvooruniversiteitenvan60%administratieve lastenen83%vande(accountants-)controlelastenvandefinanciëleverantwoordingvan rijkssubsidies.ditkomtneeropstructurelebesparingvanca. 4,6 mln.perjaar; b) levereneensubstantiëleeficiencywinstopvoor ministeriesenuitvoeringsinstanties 8. Dewinstkanwordenvergrootdoorhettoepassenvandevoorstelen: opalesubsidieontvangersvandebetrefenderegelingen; opanderesubsidietereinen;en doorsubsidieverstrekkersbuitendeoverheid. 2.1 Winstuniversiteiten Intabel1wordt,opbasisvanschatingendooruniversiteiten,dewinstvandevoorstelenuitdit rapportweergegeven(winstophetgebiedvanverminderinglastenfinanciëleverantwoordingen controle,enfinanciëleadministratie).dezewinstkanaleenwordenbehaaldals: devoorsteleninsamenhangwordengeïmplementeerd.de maximalewinstindecontroleisaleen tebehalenalsalesubsidieverstrekkendeministeriesbijfinanciering 9 gestandaardiseerde kostengrondslagen,gestandaardiseerdedefinitiesengestandaardiseerdevoorwaardenhanteren; universiteitenhuninternesystemenenverantwoordingsprocessen metbetrekkingtotprojecten gestroomlijndenopordehebben. Tabel1 Indicatievandetotaaltebehalenbesparing(vooraleuniversiteiten 10 )in mln.euro s Administratielasten Controlelasten Totalelasten Huidigesituatie 4,6 2,2 6,8 Nieuwesituatie 1,8 0,4 2,2 Besparing 2,8(60%) 1,8(83%) 4,6(68 %) Dewinstisuittesplitsenintweedelen: a) debesparingdiewordtbereiktinadministratielasten;en b) debesparingdiewordtbereiktindecontrolekosten. Ada Hethanterenvangestandaardiseerdekostengrondslagen,gestandaardiseerdedefinitiesen gestandaardiseerdevoorwaardenlevertdevolgendewinstop: eenaanzienlijketijd-enkostenbesparinginhetaanvraagproces.desubsidieverstrekkerende universiteithoevennietsteedsteonderhandelenoverdesubsidiabelekosten; 8 Eenkwantitatieveinschatinghiervanisopditmomentnietvoorhanden. 9 Opdeclaratiebasis. 10 InclusiefdeUMC s. 8/58

WAT GAAT HET OPLEVEREN? een daling van administratielasten door gebruik van één kostengrondslag per universiteit voor alle subsidies die aansluit bij de bedrijfsvoering van de instelling. De universiteiten hoeven de subsidiabele kosten niet meer per departement en per subsidieregeling op een andere manier te berekenen en anders te administreren; er is duidelijkheid voor universiteiten over het toerekenen van kosten bij de berekening van integrale kosten; een eenduidig begrippenkader en gestandaardiseerde voorwaarden leiden er, ten aanzien van integrale kosten, toe dat de "echte" kostprijsverschillen overblijven. De tarieven worden beter vergelijkbaar waardoor de marktwerking is gediend; de eigen bijdrage van de instelling ter dekking van de integrale kosten ( matching ) wordt inzichtelijk, waaroor een universiteit deze kosten beter kan beheersen; en eenduidigheid doordat zoveel mogelijk is aangesloten bij uitgangspunten van de EU kaderprogramma s. Kwantitatieve winst: een indicatieve besparing in administratielasten ten aanzien van de financiële verantwoording van 2,8 mln (60%). Ad b Eén verantwoording, één controle(sisa) en één loket levert de volgende winst op: Geen aparte verantwoordingen meer: de universiteit verantwoordt zich met één subsidieverantwoording voor alle ontvangen specifieke rijkssubsidies; een vermindering van de controledruk en controlekosten: - er vinden geen aparte projectcontroles meer plaats; - er worden geen aparte accountantsverklaringen per project meer afgegeven; en - door gestandaardiseerde voorwaarden bij subsidiëring wordt meer systeemgericht gecontroleerd. er wordt adequaat zekerheid 11 verstrekt bij de verantwoording over de rechtmatigheid, maar de huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen; en de universiteit hoeft de verantwoording maar naar één instantie te versturen. Deze instantie verspreidt de informatie aan alle gebruikers van de verantwoording. Kwantitatieve winst: een indicatieve besparing in administratielasten ten aanzien van de financiële verantwoording van 1,8 mln. (83%). In onderstaande tabel is voor één universiteit aangegeven hoe is gekomen tot een indicatieve besparing van 83%. Tabel 2 Toelichting winst voor één universiteit (gemiddeld 60 projecten) Huidge situatie Nieuwe situatie projecten * gemiddelde Totaal controletijd 60 projecten in 1 controle (maximale) besparing controletijd 60 * 15-20 uur 1050 uur 150-200 uur 83% 11 De nieuwe controlewerkwijze(sisa) is gericht op het geven van voldoende zekerheid op artikelniveau van de Rijksbegroting, namelijk 1% goedkeuringstolerantie. 9/58

WATGAATHETOPLEVEREN? 2.2 Winst ministeries/ uitvoeringsinstanties Devoorstelenleverennaarverwachtingookeensubstantiëlebesparingopvoor ministeriesen uitvoeringsorganisaties(eenkwantitatieveinschatinghiervanisopdit momentnietvoorhanden): doorrijksbreedgeüniformeerdedefinitiesenuitgangspuntenwordteeneficiencyslaggemaaktbijde ontwikkelingvannieuweregelgeving( nietsteedsopnieuwhetwieluitvinden ); devoorstelen makeneeneficiëntereuitvoeringenverantwoording mogelijkzonderafbreuktedoen aandeefectiviteitvandesubsidies.desubsidieverstrekkerbepaaltdehoogtevanhet subsidiebedragdoorhetvaststelenvanvariabelendievaninvloedzijnophetsubsidiebedrag(w.o. hetsubsidiepercentage); het ministeriekrijgt,dooréénsubsidieverantwoordingvooraleontvangensubsidiesperuniversiteit, inzichtindetotalerijkssubsidiestromenrichtingeensubsidieontvanger; de ministeriesenconsortiakrijgen,doordejaarlijksesubsidieverantwoordingvooraleontvangen specifiekerijkssubsidiestussentijdsinzichtenzekerheidoverdebestedingvandesubsidie. Hierdoorkanopeficiënteenefectievewijzewordengemonitord;en imagowinst: minimalecontroleenverantwoordingslastenvoorsubsidieontvangers. 2.3 Additionelewinstdoorbrederetoepassing Hetnieuwekabinetbeoogtinhetkadervandeeficiencyoperatieeenverdergaandeverminderingvan administratieve-enuitvoeringslastenophettereinvansubsidiesterealiseren.devoorstelenuitdit rapportondersteunenditdoel.deresultatenvanditprojectkunnendienenvooreenbredereoperatie ophetgebiedvanuniformeringvansubsidies.deze bredereoperatieisaangekondigdindebijhet coalitieakkoordopgenomensgo-stuk deverkokeringvoorbij.aandezeopdrachtwordt momenteel doorhet ministerievanfinanciënuitvoeringgegevenininterdepartementaalverband.doelvandeze operatieishetbereikenvansubstantiëleeficiencyvoordelendooreenuniformesubsidiesystematiek, diedeuitvoeringenverantwoordingvergemakkelijktenuniformeert.hetisdaaromzaakomde resultatenvandeprojectgroepinookditbredereperspectiefteplaatsen. Voorstelenadditionelewinst Vooruitlopendopdezeontwikkelingensteltdeprojectgroepeenaantalbredere toepassingsmogelijkhedenvoordiedewinstverderkunnenvergroten. 1. Kadervooronderzoekeninnovatieveld.Despecifiekedoelsubsidiesdieuniversiteiten ontvangenbetrefensubsidieregelingenwaarvandedoelgroepbrederisdanuitsluitend universiteiten.bijvoorbeeld:desubsidieregelingenvanezzijn,naastuniversiteiten,ookgerichtop kennisinstelingen(o.a.tno)enbedrijven(o.a.philips/shelenhet MKB).Hetwijzigenvande subsidieregelingeninalgemenezin(waarbijuniversiteitengeenuitzonderingspositiekrijgen)leidt ertoedatookbijdeoverigedoelgroepenveelwinstwordtgeboekt.dooreengoede samenwerkingmetez 12 wordendevoorstelengeïmplementeerdindeomnibus-amvbvanezdie indetoekomsteenkaderbiedtvoorez-subsidiesophettereinvanonderzoekeninnovatie. 12 EZisbegin2007gestartmeteenonderzoeknaarhetEZ-subsidie-instrumentariumgerichtoponderanderede kostengrondslag.dewerkzaamhedenvandeprojectgroepvanezsluitengoedaanbijditproject.ditprojectrichtzichopale 10/58

WATGAATHETOPLEVEREN? 2. ImplementatieopanderesubsidietereinenzoalsHBOen MBO.Devoorstelenkunnenookop andereocwtereinenwordentoegepast. a. Watbijuniversiteitenspeeltiséénopéén tevertalennaarhogescholen.hbo-instelingen hebbenenthousiastopdevoorstelengereageerd.indeaanloopnaarhetconvenantzal nadereaansluiting metdehethbo-veldwordengezocht. b. Eenvergelijkbaresituatiebestaatookbij MBO-instelingendiewordengeconfronteerd met verantwoordingslastendoor meervoudigeverantwoordingennaargemeenten. 3. Contractenvssubsidies.Hetkomtvoordatookbijonderzoekscontracten accountantsverklaringenwordengevraagd.indienaccountantscontrolehierbijechtnoodzakelijk wordtgeachtkanwordenaangeslotenbijdesingleinformationsingleaudit-systematiek(h4). 4. Toepassingdoorsubsidieverstrekkersbuitenderijksoverheid.Buitenderijksoverheidkan toepassingvandevoorstelendooroverigesubsidieverstrekkersaanuniversiteitenzoalsde colectebusfondsentotwinstleiden.ditligtbuitendeinvloedvanderijksoverheid, maar universiteitenzoudenditbijhunoverigesubsidieverstrekkerskunnenaandragen. 2.4 Meerlumpsum,eenvouden minderlasten Devoorstelenindezerapportagezijngerichtophetoplossenvanconcreteproblemendiezich voordoenbijsubsidiëringvanuniversiteitenopdeclaratiebasis.inhetgehelespectrumvan financieringsmogelijkhedenvansubsidieskaneengroterewinstwordenbehaalddoorhettoepassen vanlumpsum-enprestatiefinanciering.bijlumpsumfinancieringisdebestedingsvrijheidgroterenzijn deverantwoordingslastenlager. Indetoekomstkaneenvastuniformkadervoordefinancieringde mogelijkheidbiedenomde administratieveenverantwoordingslastenverderterugtedringenenborgendatadministratieve-en controlelastenproportioneelzijnvoorhettesubsidiërenbedrag/subsidiepercentage.aandehandvan hetuniformekaderwordtopbasisvanhetteverlenensubsidiebedrag/ofdehoogtevanhet subsidiepercentagebepaaltonderwelkevoorwaardendesubsidiewordtverleendofwelwelke financieringsvormwordttoegepast.deuitgangspuntenhierbijzijn:uitgaanvanvertrouwen, professionalisering,proportionaliteitineiseneninformatie.hierdoorwordtgeborgddat administratieve-encontrolelastenproportioneelzijnvoorhettesubsidiëren bedrag/subsidiepercentage. Hoelagerhetbedrag/subsidiepercentage,hoe minderadministratieve-encontrolelastenvoorzowel uitvoerderalsontvanger(namelijk meerlumpum).alseropdeclaratiebasiswordtgesubsidieerd,wordt gewerktvolgensdevoorsteleninonderliggendrapport 13.Opdevolgendepaginaishetuniforme kaderfinancieringsvormsubsidiesweergegeven.inbijlage2wordteenuitgebreidetoelichting gegeven. subsidieverstrekkersvanuniversiteiten;descopevanhetprojectkostengrondslagisezenhaarsubsidieontvangers (universiteiten,overigekennisinstelingen,bedrijvenetc.).samenbeslaanzijhetheleonderzoeks-eninnovatieveld.de afgelopenperiodehebbendeprojectgroepennauwsamengewerkt. 13 Tenaanzienvanhetbesliskadermoet,ingevalvansubsidiëringaanbedrijven,rekeninggehoudenwordenmetregelgeving tenaanzienvanstaatssteun.dezeregelgevingkantotuitzonderingenleidenbinnenhetbeslismodel. 11/58

WATGAATHETOPLEVEREN? Tabel3 Uniformkaderfinancieringsvormsubsidies(de grensbedragen/subsidiepercentageszijnindicatief) Stapverderbijgrensbedrag Financiering mogelijk,nietverplicht. < 20.000,- Volediglumpsum:verlenenis vaststelen Nadrukoptoetsingvooraf Vertrouwenstaatvoorop > 20.000,-->of Subsidiepercentage<30% Lumpsumverstrekken,vaststelen o.b.v.beoordelingprestatie > 125.0000,- Lumpsumverstrekken,afrekenen opbasisvanindicator(p*q) > 125.000,-/ subsidiepercentage>50% Subsidiërenopdeclaratiebasis. O.b.v. drieuniforme kostengrondslagen; Uniformebegrippen;en Uniformevoorwaarden. Verantwoording Geen(financiële)verantwoording achteraf.evt.besteedbedrag opnemeninsubsidieoverzicht. Controledoorsteekproeven Zwaresanctiebijbeschamen vertrouwen Verantwoordingoverprestatie/ activiteitbijv.periodiekoverleg, activiteitenverslagetc. Verantwoordingoverdeindicator bijv.kengetal(gecertificeerdebron), evt.accountantsverklaring(sisa) Financiëleverantwoordingmet accountantsverklaringo.b.v SiSa) Inhoudelijkeverantwoording apart Altijd mogelijk Instelingssubsidieophogen Verantwoordingviabestuurlijke dialoog/verantwoordingoverde bekostiging(sisa) 12/58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN 3 Voorstel 1 Voorstel 2 Voorstel 3 Voorstel 4 Gestandaardiseerde kostengrondslagen, definities en voorwaarden Hanteer bij subsidiëring vanuit het Rijk één van de volgende gestandaardiseerde kostengrondslagen: a) forfaitair uurtarief; b) directe personeelskosten met een forfaitaire opslag voor indirecte kosten; c) integrale kosten (op basis van een gecertificeerd systeem). Aan de kostengrondslagen liggen gestandaardiseerde begrippen ten grondslag (subsidiabele kosten) Bij de kostengrondslagen gelden gestandaardiseerde voorwaarden Consortia gaan uit van: a) de kostengrondslag die voor de afzonderlijke deelnemers gebruikelijk is; b) de rijkssubsidieverantwoording 3.1 Huidige situatie: verschillende uitgangspunten en definities De meeste specifieke doelsubsidies aan universiteiten zijn gericht op het stimuleren van wetenschappelijk onderzoek. Veelal is de basis (kostengrondslag) voor de financiering/subsidie de inzet van (wetenschappelijk) personeel. Hierbij wordt momenteel per subsidieregeling bepaald welke kostencomponenten volgens welke definitie gedeclareerd mogen worden. Dit dwingt een universiteit om per subsidie de subsidiabele kosten vast te stellen en te administreren. Dat wil zeggen dat een universiteit in een extreem geval voor 50 verschillende subsidieregelingen een andere kostenopbouw hanteert. Dit leidt tot veel administratie-, verantwoordings- en controlelasten: door het ontbreken van eenduidige begrippen en uitgangspunten is onduidelijk welke kosten universiteiten tot een bepaalde categorie mogen rekenen. Door discussie over de interpretatie van voorwaarden en definities kost het zowel de subsidieverstrekker (of de uitvoerende instantie) als de universiteit veel tijd, kosten en ergernis om te komen tot een voor beide partijen acceptabele kostenopbouw; Door verschillende uitgangspunten en definities bij de financiering moet de universiteit de kostenopbouw (en uiteindelijk de declaratie) vervolgens buiten de reguliere administratie om (extracomptabel) opstellen en bijhouden; de extracomptabele administraties en het bijhouden van de per project toegestane kosten vergt extra werkzaamheden van de accountant, die deze aparte administraties moet controleren; en door de verschillen in kostenopbouw(/subsidiabele kosten) per subsidie ontbreekt transparantie met betrekking tot de werkelijke kosten. Hierdoor ontbreekt ook het inzicht in het bedrag dat de universiteit zelf moet bijdragen (matchen). 13/58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN Verschillende definities: urenbasis De urenbasis is het aantal direct productieve uren waar per jaar vanuit wordt gegaan. De diverse subsidieprogramma's van de Nederlandse overheid hanteren allemaal een andere urenbasis: BSIK 1650 uur, IS 1400 uur, sommige 1600 uur en zo varieert dat door. De afwijking in de norm zorgt voor grote problemen in de tijdverantwoording en de uurtariefberekening. Bovendien moet de accountant deze aparte berekeningen controleren. Problemen binnen consortia Onduidelijkheden over het te hanteren tarief komen ook voor bij samenwerkingsverbanden (consortia, penvoerders, contactorganisaties). De penvoerders spelen enerzijds een zinvolle rol zoals bedoeld in de verschillende subsidieregelingen. Anderzijds voelen zij zich gedwongen zich zekerheid te verschaffen over de besteding door de verschillende deelnemende leden. Discussies over tarieven leiden in de praktijk soms tot ernstige vertraging in het opzetten en uitvoeren van samenwerkingsverbanden. Daarnaast treedt onbegrip en wantrouwen op tussen de partijen onderling. Om vertraging te voorkomen stelt de penvoerder eisen aan de tarieven die een deelnemer in rekening mag brengen, wat weer tot administratieve lasten leidt (bijvoorbeeld TTI-Pharma). Praktijkvoorbeeld tariefdiscussie binnen consortium Een consortium, bestaande uit 3 bedrijven, 3 universiteiten, 1 hogeschool en een kennisinstelling, dient een subsidieaanvraag in. Het initiatief heeft een beoogde omvang van 8 mln. bestaande uit 3,6 mln. euro subsidie en 4,4 mln. vanuit bedrijven en kennisinstellingen. Bij het indienen van de voorstellen zijn partijen gericht op inhoud en kansen, niet op de verdeling van de middelen. De verdeling van middelen is niet echter eenvoudig omdat alle partijen verschillende versies van tariefmethodieken hebben: een aantal partijen rekent tegen marginale kosten; een aantal partijen rekent met integrale kosten; en bij nadere (gedetailleerde) beschouwing blijken de kostprijstarieven anders te zijn opgebouwd. Afwijkende tarieven en onbegrip over de kostprijsgrondslagen leidde ertoe dat: partijen elkaar gingen wantrouwen; zowel de afgesproken verdeling van middelen, als de matching/eigen bijdragen opnieuw ter discussie kwamen te staan; en de deelnemende bedrijven zich afvroegen waarom de ene partij goedkoper was dan de andere, terwijl deze vraag niet kon worden beantwoord door onvergelijkbare tarieven. De tariefsdiscussie heeft gezorgd voor een vertraging van zeven maanden en de discussie is nog altijd niet afgerond. 14/58

GESTANDAARDISEERDEKOSTENGRONDSLAGEN,DEFINITIESENVOORWAARDEN 3.2 Voorstelen:gestandaardiseerdekostengrondslagen, gestandaardiseerdedefinitiesengestandaardiseerdevoorwaarden Voorstel1 Gestandaardiseerdekostengrondslagen Omtekomentoteengestandaardiseerdebasis 14 bijsubsidiëringopbasisvandeinzetvan (wetenschappelijk)personeelwordtvoorgesteld,bijsubsidiëringopdeclaratiebasisvanuithetrijk, éénvandevolgendekostengrondslagen 15 tehanteren(limitatief): a) forfaitairuurtarief:eenforfaitairuurtariefvoordirectepersoneelskostenenindirectekosten samen 16 ; b) directepersoneelskosten meteenforfaitaireopslagvoorindirectekosten: Dedirecte personeelskostenmeteenvastopslagpercentagevoorindirectekosten 17 ;of c) integralekosten:desubsidieontvanger magdeintegralekostenvolgenseeneigen model berekenen(directepersoneelskosten+indirectekosten).opbasisvaneengecertificeerd systeem. Eventueledirectaanhetprojectgerelateerdeoverigedirectekosten(zoals materialenofreiskosten) wordenapartgedeclareerd. Uitgangspuntenbijhanterenkostengrondslagen 1. Rijksbredevoorwaardenenbegrippen.Bijdedriekostengrondslagenwordtuitgegaanvaneen rijksbreeduniformbegrippenkadervoorsubsidiabelekosten(voorstel2)envanrijksbredeuniforme voorwaarden(voorstel3). 2. Flexibiliteitinsubsidiebedrag.Desubsidievertrekkerheeftinvloedopdehoogtevanhet forfaitairetarief,dehoogtevandeopslagvoorindirectekostenenophetsubsidiepercentage.het subsidiepercentageishetpercentagevanhettotalesubsidiabelebedrag (kostengrondslag*uren)+directekosten)datdoordesubsidieverstrekkerwordtgesubsidieerd.de subsidieverstrekkerbepaaltopdeze manierdehoogtevanhetsubsidiebedrag.zowordt flexibiliteitindefinancieringbehouden. 3. Forfaitairetarievenzijnheteenvoudigstenzorgenvoorde minsteadministratievelasten. Vanuitditoogpuntheeft(lumpsum)subsidiëringvanforfaitairetarievendevoorkeur. 4. Keuzesubsidieontvanger.Alsdesubsidieverstrekkernietsubsidieertopbasisvaneenforfaitair uurtarief(optiea)ligtdekeuzevoordekostengrondslagbijdesubsidieontvanger.de subsidieontvangergeeftaanwelkevandedriekostengrondslagenhetbesteaansluitbijde bedrijfsvoeringvandeinsteling(optiea,b,ofc) 18.Opbasisvandezekostengrondslagwordtde subsidieverleend.desubsidieontvangerhanteertdegekozenkostengrondslagvoorale 14 IndeVSisuitsoortgelijkemotievenookeennationaalmodelvoorkostentoerekeningingebruik,subsidieverstrekkersvande overheiddaarbijmoetenaansluitenenmogengeenanderkostenbegriphanteren(bron:circulara-21,revised8/8/00/ htp:/www.whitehouse.gov/omb/circulars/a021/a021.html). 15 Hetbegrip kostengrondslag omvattweeelementen,namelijkdekostensoortendiebijhetverlenenenvaststelenvande subsidiekunnenwordenmeegenomenéndeberekeningswijzevandesubsidiabelekosten(bronez). 16 BijEZwordteenforfaitairtariefgehanteerdvan35euroindeExperimentelekaderegeling. 17 BijEZwordtgewoonlijk(bijv.indeISofdeIOP-TTIregelingen)uitgegaanvaneenopslagpercentagevan50%opdedirecte personelelastenperuur. 18 Afhankelijkvandevoorkeurvandesubsidieontvangervergtditeeninitiëleinvestering. 15/58

GESTANDAARDISEERDEKOSTENGRONDSLAGEN,DEFINITIESENVOORWAARDEN subsidieaanvragenvanhet ministerie.desubsidieontvangerkiesteenkostengrondslagvoorde langeretermijn.individueleuniversiteitenkunenoverstappenopeenkostengrondslagopbasis vanintegralekostenberekeningzodrazijhiervooreenadequaatsysteemhebbeningericht, hiermeeiseenovergangsperiodegeborgd 19. 5. Staatssteunregels.Bijhethanterenvandekostengrondslagen moethetstaatssteunaspectvoor anderepartijendandeuniversiteitenaltijdgoedindegatenwordengehouden,omdattarieven nietmeerdandewerkelijkekostenmogenbedragen 20. Onderstaandetabelgeeftbeknoptweerwatdewinstis tenopzichtevandehuidigesituatieopbasis vaneenaantalindicatorenenhoedeverschilendekostengrondslagenvanelkaarverschilen.inde huidgesituatieverschilendekostengrondslagen,definitiesenvoorwaardenperregeling.indenieuwe situatiewordteenforfaitairtariefgesubsidieerdofkiestdesubsidieontvangerdekostengrondslagdie hetbestepastbijzijnbedrijfvoering.bijhethanterenvandekostengrondslagenworden gestandaardiseerdedefinitiesenvoorwaardengehanteerd. Tabel4 Overzichtstabelkostengrondslagen(+=lagelastenen =hogelasten) Opties Huidige Forfaitair Directe Integrale Toelichting kostengrondslagen: situatie uurtarief personeels kosten+ opslag 21 kosten Controlelasten -- ++ + +/-* *systeemverificatie Uitvoeringslasten uitvoeringsorganisatie Waarborgdatsubsidie wordtberekendo.b.v. reëlekosten. Transparantiein opgevoerdekosten(en tarieven)en matching. Aansluitingbijeigen systematiek subsidieaanvrager -=nee/+=ja --* ++ + + *hogelastendoor diversiteitaanregelingen +/-* - +/- ++ *verschilendperregeling -/+* -- -/+ ++ *verschilendperregeling -- ++* ++* ++* *subsidieontvangerkiest voordekostengrondslag dieaansluitde bedrijfsvoering Opmerkingen Rekening houden met staatssteun regels Aansluiting meteu 22 Keuzevoor kostengrondslagensluit aanbijdeeu-werkwijzein het7ekaderprogramma 19 Eenvoornementotwijzigingvandegekozenkostengrondslagtenbehoevevannieuweaanvragendientdoorde subsidieaanvragertijdigkenbaartewordengemaakt. 20 Gebruikvaneenforfaitairetarievendiedereëlekostenbenaderenisdaardoornietvooraledoelgroepenmogelijkvanwege staatssteunregels.hethanterenvanforfaitairetarieveniswelmogelijkalsereenveiligheidsmargewordtingebouwd. BijvoorbeeldhetforfaitairtariefwatEZhanteert:de 35,-. 21 Forfaitaireopslagvoorindirectekosten. 22 Uitgezonderdvoorcalculatorischetarieven. 16/58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN Voorstel 2 Gestandaardiseerde begrippen Aan de kostengrondslagen liggen gestandaardiseerde begrippen (m.b.t. de subsidiabele kosten) ten grondslag. In bijlage 3 zijn de gestandaardiseerde begrippen uitgewerkt. In onderstaand kader is aangegeven welke begrippen het betreft. Inhoud uniform begrippenkader Kostengrondslagen 1. Integrale kosten (directe personeelskosten + indirecte kosten)+ overige directe kosten. 2. Directe personeelskosten + forfaitaire opslag voor indirecte kosten + overige directe kosten. 3. Forfaitaire uurtarief voor directe personeelskosten en indirecte kosten+ overige directe kosten. 1. Directe kosten: Directe personeelskosten + overige directe kosten 1 a) Directe personeelskosten a) Bruto loonkosten b) Werkgeverslasten c) Kosten secundaire arbeidsvoorwaarden d) Kosten emolumenten e) Kosten uitkering na ontslag 1 b) overige directe kosten 2. Indirecte kosten 2 a) Personeels- en organisatiegerelateerde kosten (generieke overhead) a) Kosten centrale organisatie b) Kosten huisvesting en gebouwgebonden faciliteiten 23 c) Kosten werkgeverschap d) Kosten van (of subsidies ter zake van) personeelsbeleid e) Kosten van ICT- werkplekvoorzieningen f) Kosten decentrale organisatie 2 b) Indirecte onderzoeksgebonden kosten (specifieke overhead) a) Op centraal niveau binnen de universiteit b) Op decentraal niveau (faculteiten / instituten) Urenbasis Ten aanzien van de urenbasis is in de voorwaarden (voorstel 3, voorwaarde 5) een uniforme wijze van berekening opgenomen. 23 De Nederlandse universiteiten hebben in 1995 om niet de gebouwen overgedragen gekregen, die zij op dat moment in gebruik hadden en die eigendom van de Rijksoverheid waren. Sindsdien zijn de universiteiten zelf volledig verantwoordelijk voor het in overeenstemming houden van de voor uitvoering van hun taken benodigde kwantiteit en kwaliteit in huisvesting. 17/58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN Voorstel 3 Gestandaardiseerde voorwaarden Bij de kostengrondslagen worden de volgende gestandaardiseerde voorwaarden gehanteerd: a) de organisatie moet beschikken over een controleerbare tijdregistratie voor de directe uren besteed aan het project 24 ; en b) in de kostenberekening/declaratie geen kosten voorkomen die op de limitatieve lijst van niettoerekenbare kosten staan(deze lijst is opgenomen in bijlage 4) 25. Extra voorwaarden voor kostengrondslag integrale kosten Bij het gebruik van de kostengrondslag integrale kosten gelden extra voorwaarden. In onderstaand kader is aangegeven welke voorwaarden het betreft (een uitwerking is opgenomen in bijlage 5). Voorwaarde 1 Voorwaarde 2 Voorwaarde 3 Voorwaarde 4 Voorwaarde 5 Voorwaarde 6 Reken kosten toe aan één van de hoofdkostendragers: onderwijs of onderzoek. Zorg voor betrouwbare en controleerbare basisgegevens. Toepassen van voorcalculatorische tarieven. Voldoe aan vijf eisen voor kostentoerekening: toerekeningsprincipes (verdeelsleutels/mechanismen indirecte kosten, normen, percentages etc.) worden organisatiebreed toegepast; directe kosten kunnen niet nogmaals worden meegenomen in indirecte kosten; indirecte kosten dienen evenredig te worden omgeslagen over het project en over andere projecten of activiteiten van de subsidieontvanger; indirecte specifieke kosten van onderwijs en onderzoek worden afgezonderd en rechtstreeks aan de betreffende hoofd- en eindkostendrager toegerekend; het verband tussen toegerekende kosten, de cost driver (sleutel) en de kostenontvanger moet transparant en controleerbaar zijn. Stel het aantal direct productieve uren vast op basis van geldende regels, afspraken en/of ervaringsgegevens (urenbasis). Beperk zo mogelijk het aantal tarieven. De berekening van integrale kosten moet zijn gebaseerd op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. De feitelijke tariefsopbouw per universiteit kan verschillen, maar een gedeeld en uniform begrippenkader en gestandaardiseerde voorwaarden leggen in elk geval een solide fundament voor gestandaardiseerde, vergelijkbare en transparante kostprijsberekeningen. 24 Voor de calculatie ten behoeve van de eindafrekening van een project is zo n controleerbare urenadministratie voor het project vereist. Uitzonderingen daarop zijn mogelijk indien: aantoonbaar is dat het project wordt ingevuld door medewerkers die volledig (100%) van hun beschikbare directe uren beste den aan het project (op basis van een arbeidsovereenkomst voor de duur van het project);en aantoonbaar is dat bepaalde medewerkers een vast percentage van hun beschikbare directe uren (bijvoorbeeld 50%) aan het project besteden (dit kan bijvoorbeeld door een schriftelijke verklaring ondertekend door de verantwoordelijk leidinggevende die is opgenomen in de administratie van de instelling/bedrijf). 25 EZ hanteert, i.h.k.v. het nieuwe OO&I-steunkader ook een lijst van in aanmerking komende kosten. Het OO&I-steunkader geldt niet voor universiteiten. 18/58

GESTANDAARDISEERDE KOSTENGRONDSLAGEN, DEFINITIES EN VOORWAARDEN Systeemverificatie bij subsidiëring van integrale kosten Bij het gebruik van de kostengrondslag integrale tarieven voor subsidies vanuit de rijksoverheid kan de instelling worden gevraagd vooraf aan te tonen dat de berekening van de integrale tarieven aan de rijksvoorwaarden voldoet door een systeemverificatie af te geven. De systeemverificatie gaat over: a) de berekeningswijze/model van integrale kosten (waaronder wijze van toerekening en verdeelsleutels); en b) de input (gegevens/cijfers) in het gehanteerde model waarmee de tarieven van een bepaald jaar worden berekend. Omdat de voorwaarden voor het gebruik van een systeem van integrale kosten worden vastgelegd in de subsidieregelingen maakt een controle van het systeem deel uit van de accountantscontrole van de subsidie (zie hoofdstuk 4). De universiteit kan van deze (impliciete) systeemverificatie gebruik maken bij het aanvragen. Good practice EZ: Eén centraal toetspunt kostenmodellen SenterNovem gaat de kostenmodellen toetsen voor EZ en houdt daar een centrale database van bij. Als wordt overgegaan tot rijksbrede kostengrondslagen met rijksbrede uniforme voorwaarden is het (voor de integrale kostengrondslag) in verband met rechtsgelijkheid en vanuit efficiencyoverwegingen wenselijk één centraal toetspunt in te richten. Voordeel hiervan is dat het toetsen op een gelijksoortige manier gebeurt en dat er altijd duidelijkheid is. Voorwaarde is dat alle subsidiegevers hierachter staan. Voorstel 4 Consortia gaan uit van: a) de kostengrondslag die voor de afzonderlijke deelnemers gebruikelijk is; en b) de rijkssubsidieverantwoording Ad a Ook bij deelname aan een samenwerkingsverband, al dan niet in institutioneel verband, gebruikt de deelnemer, voor zijn eigen (deel-) begroting, de kostengrondslag die in de eigen organisatie gebruikelijk is. De penvoerder of institutioneel vertegenwoordiger van een bestaand of beoogd samenwerkingsverband kan bij de uitvoeringsorganisatie verifiëren of de door de beoogde partners gehanteerde tarieven zijn goedgekeurd 26. Nadere eisen van de zijde van het consortium met betrekking tot de aard van de subsidiabele kosten jegens die deelnemers zijn onnodig en contraproductief en dienen derhalve te worden vermeden. Ad b Voor deelnemers in een consortium, die voldoen aan de normen met betrekking tot de controle en verantwoording zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4, mag het consortium er voor de verantwoording over het totaal vanuit gaan, dat de financiële rijkssubsidieverantwoording van die partner geen nadere toets vereist in het kader van de verantwoording van het consortium. De individuele subsidieontvangers ( o.a. universiteiten) verantwoorden hun deel van het project in één rijkssubsidieverantwoording. Hierin worden ook lopende projecten waardoor tussentijdse zekerheid wordt gegeven aan de penvoerder. 26 Deze werkwijze wordt ook voorgesteld door EZ in het kader van de Omnibusregeling. 19/58

EEN VERANTWOORDING, EEN CONTROLE EN EEN LOKET 4 Eén verantwoording, één controle(sisa) en één loket Voorstel 5 Voorstel 6 Voorstel 7 Verantwoorden met één Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording (FSR) en één accountantsverklaring voor alle projectsubsidies vanuit de rijksoverheid Controleren van de specifieke rijkssubsidies (als groep) en deze controle samen laten lopen met de controle van de jaarrekening (één controle) en één controleprotocol Eén loket instellen (CFI) voor de ontsluiting van de verantwoordingsdocumenten 4.1 Huidige situatie: veel controles en accountantsverklaringen In de huidige situatie moet per ontvangen subsidie een financiële verantwoording met bijbehorende accountantsverklaring worden afgegeven, vaak aan het einde van het project. Dit loopt jaarlijks op tot tientallen accountantsverklaringen per universiteit. Door verschillen in de regelgeving kan de controle niet systeemgericht plaatsvinden. Daarnaast is in de huidige situatie sprake van onnodige 27 intensieve controle van de projectgelden. Ook worden extra lasten bij universiteiten veroorzaakt door een penvoerder of consortiumstichting 28 als een subsidie voor meerdere deelnemers gezamenlijk wordt aangevraagd. In dit geval worden binnen een consortium, vaak in een samenwerkingsovereenkomst, extra afspraken (meer dan voorgeschreven in een regeling) gemaakt om de penvoerder meer zekerheid te geven bij het aanvragen, beheren en afrekenen/ vaststellen van de subsidie. Dit speelt vooral bij Bsik 29 subsidies. 59 verklaringen bij de Radboud universiteit Nijmegen: controlelasten onevenredig hoog! In 2006 heeft de Radboud universiteit 59 deelverklaringen afgegeven voor projecten gesubsidieerd door het Rijk(op verzoek van de subsidieverstrekker en op verzoek van het consortium) 30. Het controleren van deze specifieke rijksprojecten kostte jaarlijks 900 uur. Deze werkzaamheden maken 25% uit van de totale jaarrekening controlewerkzaamheden van de universiteit terwijl de geldstroom slechts 2% van de omvang van de jaarrekening bedraagt. 27 Adequate zekerheid op rijksniveau vereist een zekerheid van 1% goedkeuringstolerantie op het artikelniveau van de rijksbegroting. Van een artikel van de Rijksbegroting worden meerdere projecten gefinancierd(zie bijlage 6) Op dit moment wordt per project gecontroleerd met 1% goedkeuringstolerantie waardoor een onnodige grote zekerheid wordt gegeven (namelijk het aantal projecten * 1%) zekerheid. 28 Van een consortium is sprake, wanneer het subsidie van de rijksoverheid verstrekt wordt aan een eenheid ter doorverdeling aan de deelnemers van het onderzoek. Dit consortium kan de vorm hebben van bijvoorbeeld een stichting, maar ook komt het voor, dat het als samenwerkingsverband fungeert. In dat laatste geval treedt de desbetreffende universiteit als penvoerder op. Dit betekent, dat alle betalingen worden gedaan aan de penvoerder, die deze doorbetaalt aan de overige universiteiten/individuele subsidieontvangers. De verantwoording gaat in omgekeerde volgorde. In de verschillende regelingen zijn de verantwoordelijkheden van de penvoerder anders gedefinieerd. 29 BSIK staat voor Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur. 30 De geldstroom betreft c.a. 10 miljoen euro verdeeld over projecten van 12.380,-, oplopend tot een project van 681.614,-. 20/58

EENVERANTWOORDING,EENCONTROLEENEENLOKET 4.2 SiSaenoverwegingenbijdevoorstelen Hetdoelisom,inlijnmethetkabinetsbeleid 31,deprincipesvansingleinformationensingleaudit (SiSa)toetepassen(éénverantwoordingenéénacountantsverklaring).SiSainde meestvergaande vormhoudtindatvoordeverantwoordingendecontrolevandeprojectsubsidiesuitwordtgegaan vanderegulierejaarekeningcontrole(enaccountantsverklaringbijdejaarekening).indatgeval wordtophetniveauvandejaarekening,eenaccountantsverklaringafgegevenoverdegetrouwheid enderechtmatigheid 32. Devoorsteleninditrapport(voorstel5en voorstel6) metbetrekkingtotsisabeogenéén verantwoordingenéénaccountantsverklaringvooraleprojectsubsidiesvanuitderijksoverheidin plaatsvanverantwoordingindejaarekening.hiervoorisgekozenomdat: a) Overdespecifiekedoelsubsidiesvoldoendezekerheid moetwordengegevenopartikelniveauvan derijksbegroting 33.DezekerheidvoordeministeriesendeAlgemeneRekenkamer,overde rechtmatigheidvandebestedingenzoubijsisainde meestvergaandevormteveelteruglopen Dezekerheidopartikelniveauisbijverantwoordingviadejaarekeningisafhankelijkvande omvangvandejaarekeningenvandeuniversiteiten(subsidieszoudenwegvaleninde controlemassavandejaarekening) 34. b) daarnaast moetdesystematiek(opdenduur)bredertoepasbaarzijn.desubsidiesgaanniet aleennaaruniversiteiten, maarookrichtingkennisinstelingenenbedrijven.bedrijvenwerkenbij dejaarekeningcontrole meteenanderegoedkeuringstolerantiedanderijksoverheid(geen1%op totaal);hierdoorkannietwordenaangeslotenbijdejaarekeningcontrole. 4.3 Voorstelen:Eénverantwoording,ééncontrole,éénloket(SiSa) Voorstel5 Eénverantwoordingsdocument(nadertoegelicht) Deverantwoordingdoordeuniversiteitenoverderijkssubsidieswordtopgenomeninéén verantwoordingsdocument(singleinformation):definanciëlespecifiekerijkssubsidieverantwoording (FSR),waarbijdeaccountanteenaccountantsverklaringafgeeft.Hierdoor: iseenbrederetoepassing mogelijk(bedrijven,tnoetc.); wordtdeeficiencyvanuitvoeringsinstantiesbevorderd;en wordttotaaloverzichtpersubsidieontvangerverschaftvansubsidiestromenvanuithetrijk. DeuniversiteitverstuurddeFSR(subsidieoverzicht)jaarlijks(gelijktijdig metdejaarekeningenvia éénloket)naarhetcfi.inbijlage7ishetformatvoorhetoverzichtopgenomen. 31 KabinetsstandpuntenDoreac,IBOregeldrukencontroletorenenBrinkman(in2005heeftdecommissieBrinkmanadvies uitgebrachtoverdedalingvanbestuurslastenhetrapport Andersgestuurd,beterbestuurd ). 32 Projectenmakendeeluitvandejaarekeningvandeuniversiteitenwaar(opdatniveau)eenaccountantsverklaringbijwordt afgegeven. 33 DeaccountantscontrolebijdepartementenisgebaseerdopderichtlijnenvanhetInterdepartementaalOverlegorgaan DepartementaleAuditdiensten(IODAD). Decontrolebevindingendienenbegrotingsartikelgewijstewordengerapporteerd. Hierbijgeldteenrapporteringtolerantievooronjuisthedenvan1 %respectievelijk3 %vooronzekerheden.hierbijisweleen onderverdelingtussenkleineengroteartikelen. 34 Tenaanzienvandezekerheidspeeltook hetaantalsubsidieontvangerseenrol. 21/58

EENVERANTWOORDING,EENCONTROLEENEENLOKET InhoudFinanciëleSpecifiekeRijkssubsidieverantwoording.DeFSRbevat: definanciëleverantwoording overalesubsidiegeldstromenvanuithetrijkexclusiefde lumpsumbijdragevanocw 35. afgerondeenlopendeprojecten. Zowordtjaarlijkszekerheidgegevenoverde meerjarige projecten. alééndeinformatiedievaninvloedisopde(financiële)vaststelingvandesubsidie 36. eentoelichting.indetoelichtingopdefsr: a) rapporteertdeuniversiteitdeniet-gecorigeerdefouten(rapporteringtolerantievan0,1% 37 ).Dit voldoetaandeinformatiebehoeftevandegebruikers.geconstateerdefoutendienenin principealtijdtewordengecorigeerd;en b) doetdeuniversiteitde mededelingdathet,bijdeintegralekostenberekeninggehanteerde, systeemvanopbouwvanintegralekostenvoldoetaandedoorderijksoverheidgestelde eisenzoalsopgenomeninderegelgeving(voorstel3).omdatdevoorwaardenvoorhet gebruikvaneensysteemvanintegralekostenwordenvastgelegdindesubsidieregelingen maakteencontrolevandezesysteemverklaring deeluitvanderechtmatigheidscontrole.inde waarderingsgrondslagenwordendegebruiktesystematiekvanintegralekostenopgenomen. Diesystematiekvoldoetaanderijksvoorwaarden(hoofdstuk3),isbedrijfseconomisch verdedigbaar,leidtniettotoverdekkingenwordtalszodaniggecertificeerddoorde accountant.deuniversiteitkanvandeze(impliciete)systeemverificatiegebruik makenbijhet aanvragen. Informatieen maatregelen.eengrootvoordeelvaneenjaarlijksverantwoordings/rapportage documentisdatertussentijdszekerheidwordtgegevenoverdebestedingvandesubsidie.indien nodigkantussentijdswordenbijgestuurd. MinisterieskunnenopbasisvandetoelichtingvandeFSR (waarfoutenwordenvermeld) maatregelentrefen(evt.terugvorderenvansubsidieswaarfoutenzijn aangetrofen).uitgaandevanhetprincipeomgeconstateerdefoutentecorigerenisdekansopeen afkeurendeverklaringbijdefsrergklein. Mochtdittochvoorkomenkan,opverzoekvanéénvande subsidieverstrekkende ministeries,altijdwordenteruggevalenopeencontrolepersubsidie(huidige situatie)omvasttestelenofhunsubsidiefoutenbevatdievaninvloedzijnopdevaststelingvande subsidie. 35 Eerstegeldstroom.InclusiefdeNWO-gelden,zieoverigetoepassingen 36 Deinhoudelijke(niet-financiële)verantwoordingenwordenrechtstreeksaandesubsidieverstrekkeroverlegdenniet gecontroleerddooreenaccountant. 37Bijdevaststelinggeldteengoedkeuringstolerantievan1%.Voorzoverfoutenindecontrolewordengevondenishet uitgangspuntdatgevondenfoutenineersteinstantiewordengecorigeerd.voorzoverdat(ombepaalderedenen)nietgebeurt, wordendefoutendievoortkomenuitdeinterneenexternecontrolegemeld.hiervoorgeldteenzogenaamde rapporteringstolerantie(voorfouten0,1%vandefinanciëlespecifiekerijkssubsidieverantwoording)dieaangeeftwanneerde gevondenfoutenmoetenwordengerapporteerd. 22/58

EEN VERANTWOORDING, EEN CONTROLE EN EEN LOKET Voorstel 6 Eén controleprotocol, één controle, één accountantsverklaring De accountant geeft een accountantsverklaring af bij de FSR (subsidieoverzicht) en de toelichting bij de FSR. Er wordt adequaat zekerheid verstrekt bij de verantwoording over de rechtmatigheid, maar de huidige onnodige hoge controle intensiteit wordt weggenomen. De accountantscontrole van de FSR wordt zo efficiënt mogelijk ingericht waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de controle van de jaarrekening. Voor een efficiënte, meer systeemgerichte inrichting van de verantwoording en de controle is uniformering in de financiering (voorstellen 1, 2, en 3) een voorwaarde. Controle en zekerheid. Het totaal van de specifieke doelsubsidies(bestedingen) wordt -per ontvanger- als één geconsolideerde verantwoording gecontroleerd met een goedkeuringstolerantie van 1% (single audit). Zekerheid wordt verschaft door steekproefsgewijze controle waarmee wordt geborgd dat fouten een gerede kans lopen ontdekt te worden door de accountant. Dat betekent dat een controle, die gericht is op het totaal ontvangen subsidie bij een universiteit aan de controle-eisen op artikelniveau, zoals die zijn gesteld voor de departementen, voldoet. Er mag van worden uitgegaan dat een begrotingsartikel met subsidie-uitgaven bij een departement altijd omvangrijker is dan het totaal van de ontvangen subsidies op jaarbasis bij één universiteit (zie het figuur in bijlage 6). De reikwijdte van de accountantsverklaring. De financiële informatie in de rapportage van de universiteit over de niet-gecorrigeerde fouten en de verklaring over het systeem van tariefopbouw (systeemverificatie) vallen onder de reikwijdte van de accountantsverklaring. Op deze manier wordt de subsidieverstrekker voldoende geïnformeerd en zekerheid gegeven. Eén controleprotocol. De aan de controle te stellen eisen worden vastgelegd in één controleprotocol. Voorgesteld wordt om voor de specifieke doelsubsidies aan universiteiten aan te sluiten bij het controleprotocol van OCW dat gehanteerd wordt bij de controle van de eerste en tweede geldstroom. Overige ministeries kunnen voor wat betreft de controle van hun subsidie naar dit protocol verwijzen. Vaststelling van de subsidie. De financiële verantwoording (FSR) met accountantsverklaring over het totale project komt in de nieuwe situatie op een later moment binnen (namelijk gelijktijdig met de jaarrekening) dan het einde van het project 38. Hierdoor is noodzakelijk dat het mogelijk wordt om op basis van de einddeclaratie te bevoorschotten tot 100% 39. Anders kan het voorkomen dat universiteiten meer dan een jaar moeten wachten op de subsidie-inkomsten. Over het verloop van de subsidie wordt tussentijds zekerheid gegeven in de FSR en de inhoudelijke verantwoording vindt regulier plaats. Bij binnenkomst van de FSR waarin het laatste jaar is opgenomen kan de subsidie definitief worden vastgesteld (ambtshalve). 38 De FSR bevat jaarlijks informatie en over de bestedingen, en geeft hier zekerheid over. De verantwoording over het laatste jaar van het project(na afronding van het project) komt tegelijk binnen met de jaarrekening. Nu komt de einddeclaratie gelijktijdig binnen met de financiële verantwoording en accountantsverklaring, nl. aan het einde van het project. In de nieuwe situatie wordt bevoorschot o.b.v. de einddeclaratie en wordt de subsidie vastgesteld o.b.v. de FSR. 39 Dit past binnen de voorwaarden in de subsidieregeling en de Regeling verlening voorschotten 2004. Deze regeling wordt momenteel aangepast. In de nieuwe regeling is bevoorschotting tot 100%ook mogelijk. 23/58

EEN VERANTWOORDING, EEN CONTROLE EN EEN LOKET Good practice Werkwijze NWO (loskoppelen vaststellen en verantwoorden). Bij de verantwoording over de NWO-gelden wordt al SiSa toegepast. NWO hanteert de werkwijze dat de vaststelling van de subsidie losstaat van de verantwoording over de controle van de groep NWOsubsidies. De subsidie wordt afgerekend op basis van de inhoudelijke verantwoording en de einddeclaratie. Indien uit de controle/verantwoording fouten blijken worden er passende maatregelen getroffen(bijv. terugvorderen). Voorstel 7 Eén loket (Shared service) Het CFI kan in de nieuwe situatie de FSR en accountantsverklaring van de universiteiten elektronisch beschikbaar stellen aan de partijen die over de informatie willen/moeten kunnen beschikken(één loket). De jaarstukken(jaarverslag en jaarrekening) van universiteiten komen nu al ook binnen bij het CFI die deze stukken verder verspreid. Voorwaarden om de shared service effectief uit te kunnen voeren: de financiële rijkssubsidieverantwoording wordt gelijktijdig met het jaarverslag/jaarrekening meegestuurd (dus voor 1 juli); bij voorkeur wordt de financiële rijkssubsidieverantwoording elektronisch verzonden 40. Gebeurt dit niet, dan scant CFI de rijkssubsidieverantwoording, inclusief accountantsverklaring en bijlage met vermelding van niet gecorrigeerde fouten en overige opmerkingen; voor elke projectsubsidie moeten de volgende kenmerken vermeld worden: projectnummer, opdrachtgever (subsidieverstrekker), uitvoeringsinstantie, looptijd, hoogte van de projectsubsidie, het totale projectbudget, de maximale projectsubsidie en eventuele specifieke verantwoordingseisen (zie ook het format voor het subsidieoverzicht in bijlage 7); en een centraal aanspreekpunt bij verschillende subsidieverstrekkers en bij de verschillende uitvoeringsinstanties in verband met een effectieve communicatie. Verdergaande mogelijkheden Een andere, verdergaande, mogelijkheid van verlichting van controle-inspanningen is het instellen van een uitvoeringstoets en registratie van projectsubsidies vóór de verlening door één instantie. Taken van deze instantie zouden kunnen zijn: codering projectsubsidies controleren of zelf toekennen; beoordelen van de verantwoordingseisen; rijkssubsidieverantwoording voorbewerken met bekende informatie; registratie van projectsubsidies mogelijk maken; en dat alle betalingen van de bekende projectsubsidies verricht. Hiermee kunnen de administratieve lasten voor de instellingen verder worden verminderd. Bovendien wordt in een vroeg stadium inzichtelijk wat het totaal aan verstrekte projectsubsidies is. 40 Bijvoorbeeld pdf-bestand, eventueel excel, xml of txt. 24/58

EEN VERANTWOORDING, EEN CONTROLE EN EEN LOKET Onderstaande tabel geeft beknopt weer wat de winst van voorstellen 4b, 5, 6, en 7 is ten opzichte van de huidige situatie op basis van een aantal indicatoren. Tabel 5 Overzichtstabel voorstellen 4b, 5, 6 en 7 (+ = lage lasten en = hoge lasten) Huidige situatie Nieuwe situatie Toelichting Financiële verantwoording - - + + Beleidsverantwoording + + Blijft hetzelfde, rechtstreeks aan de subsidieverstrekker (onderzoek/resultaten). Controle/ zekerheid - +* *Onnodige controle-intensiteit wordt teruggedrongen. Voldoende zekerheid voor de subsidieverstrekker Controleprotocollen - -* + +** * meerdere controleprotocollen ** één controleprotocol Uitvoering -/+ ++* * winst wordt geboekt in de procesgang (meer standaardiseren). Inzicht ministeries + ++* *totaal inzicht in de subsidiestromen vanuit het Rijk Shared service + ++ 4.4 Overige toepassingen a) NWO-gelden: een logische stap is het betrekken van de NWO-gelden in de FSR en in de controlemassa (één NWO-regel). NWO werkt al volgens de SiSa-principes en staat positief tegenover dit voorstel. Ook behouden de ministeries voldoende zekerheid (bijlage 6) In de aanloop naar het convenant zal dit verder moeten worden afgestemd. b) Single review: Vanzelfsprekend vervolg op het toepassen van de uitgangspunten van single information en single audit is single review. Single review houdt in dat vanuit het Rijk een interdepartementaal reviewteam wordt samengesteld dat de accountantscontrole van alle subsidies die een gesubsidieerde instelling in een bepaald jaar vanuit het Rijk heeft ontvangen beoordeelt. OCW geeft momenteel vorm aan geïntegreerd toezicht (CFI, inspectie en auditdienst) van onderwijsinstellingen. Mogelijk kan hierbij worden aangesloten. 25/58

IMPLEMENTATIE 5 Implementatie:Verzilverenvandewinst Omdewinsttebehalen moeten: a) subsidieverstrekkende ministeriesdevoorstelenimplementerenin(nieuwe)regelgeving. Waar mogelijkwordtbestaanderegelgevingaangepast(geldt m.n.voorsisa). b) universiteiteninvestereninfinanciëleencontrolesystemendietoegesnedenzijnopde voorliggendevoorstelen.universiteitennemendeverantwoordelijkheidtenaanzienvande lastendiewordenveroorzaaktdoorconsortia. 5.1 Implementatie Desubsidieverstrekkende ministeriesenuniversiteitenzijnverantwoordelijkvoorhetimplementeren vandevoorsteleninhunregelgevingensystemen.degrootstesubsidieverstrekkers(ez,ocw)zijn vertegenwoordigdindeprojectgroep.daarnaaststaanvws,lnvenvrompositieftegenoverde voorstelen.hetvoorstelisomdeinspanningsverplichting metbetrekkingtotdeimplementatiete expliciterenenvastteleggenineenconvenant,waarin: a) de ministeriesaangevendatzijdevoorstelenindesubsidieregelingenimplementeren;en b) deuniversiteitenaangevendatzijinvestereninfinanciëleencontrolesystemendietoegesneden zijnopdevoorliggendevoorstelen.daarnaastnemenzijdeverantwoordelijkheidtenaanzienvan delastendiewordenveroorzaaktdoorconsortia. Hetconvenantzaldoorhet MinisterievanFinanciëninsamenwerking metdevsnuendebetrokken ministerieswordenvoorbereid. Tabel6Tijdpadimplementatie Wat Wie Wanneer Convenantvoorbereiden MinisterievanFinanciënin Juli-september samenwerking metdevsnuen debetrokken ministeries Ondertekenenconvenant deverantwoordelijke ministers Beginseptember endevoorzitervandevsnu Aanpassenbestaande Subsidieverstrekkende Juli-december2007 regelgevingvolgens implementatietabel ministeries(ocw,ez,vrom, LNV,VWS) Aanpassenfinanciëlesystemen Universiteiteno.l.v.CFA Juli-december2007 Aanpassensystemen verantwoording Implementereninnieuwe regelgeving Ingangsdatum Universiteiteno.l.v.CVUAD Subsidieverstrekkende ministeries(ocw,ez) Juli-december2007 Vanafseptember2007 1januari2008 Indithoofdstukwordeneerstdeuitgangspuntenbijdeimplementatiebeschreven.Indetabelin paragraaf5.3wordendeconcreteacties(persubsidieregeling)benoemd. 26/58

IMPLEMENTATIE 5.2 Toelichtingopdeimplementatie Bijdeimplementatiegeldendevolgendeuitgangspunten: 1. Waar mogelijkwordtbestaanderegelgevingaangepast.alsdelastenerghoogzijnwordt gekekenofbestaanderegelgevingkanwordenaangepast.hetisechterniet mogelijkomtijdens hetspelderegelsteveranderen(bijv.alssubsidiesalzijnverleend/hetgevalbijbsik).ditgeldt vooraltenaanzienvandevoorstelenvoordefinanciering(hoofdstuk3).devoorstelenten aanzienvandeverantwoordingendecontrole(hoofdstuk4)biedenwelde mogelijkheidom binnendebestaandevoorwaardendelastenterugtedringen.indeimplementatietabel( 5.3)is hiervooreenaantalregelingengeïdentificeerd(opbasisvanhet80%-20%-principe:20%vande regelingenveroorzaken80%vandelasten). 2. Nieuweregelgevingondernieuwevoorwaarden.Zoalsuitvoorgaandeparagraafblijktishet nietaltijd mogelijkomalebestaandesubsidieregelingenaantepassen.daaromwordtbijde implementatieeen sterfhuisconstructie toegepast:alenieuweregelgeving moetvolgensde nieuwewijzewordeningerichtenverantwoord. 3. Ingangsdatum.Deimplementatievoorstelenzijngerichtopingangper1januari2008.Dat betekentdatsubsidieverleningenvanafdezedatumuitgaanvandenieuweuitgangspunten.de nieuweverantwoordings-encontrolesystematiek(fsr)startoverdeverantwoording2007(geldt voorbestaanderegelingendiewordenaangepast). Hierbijkannoggeen maximalewinstworden bereiktomdatditregelingenbetreftdieopbasisvanverschilendeuitgangspuntenendefinities zijnverleend. 4. Overgangsregeling. Universiteiten moeten,voorzoverhunfinanciëlesystemennogniet toegesnedenzijnopdeverantwoordingvanuurtarievenvolgensdevoorwaarden(eenmalig) investerenin: a. eensysteemdatistoegespitstopdegestandaardiseerdedefinitiesenvoorwaarden. Individueleuniversiteitenkunnenoverstappenopeenkostengrondslagopbasisvanintegrale kostenberekeningzodrazijhiervooreenadequaatsysteemhebbeningericht,hiermeeiseen overgangsperiodegeborgd;en b. Stroomlijningvanverantwoordingsprocessen metbetrekkingtotsubsidieprojectenten behoevevandefsr.hierbijwordtgestart metdeverantwoordingovereenaantalregelingen (zieimplementatieoverzicht).hetoverzichtwordtjaarlijks metnieuwesubsidieprojecten aangevuld.zozijnookuniversiteiteninstaatzichaantepassenaandenieuwewerkwijze. 5. Monitoringimplementatie. Devoorstelenzijntotstandzijngekomen metveelkennisen expertiseuitdepraktijk.tochblijfthetvangrootbelangomdewerkingvandevoorstelengoedte volgen.omeenduidigheidindeimplementatieteborgeneneengoedecommunicatietussende ministeriesenuniversiteiteninstandtehoudenwordtvoorgesteldomhettrajectteblijven monitorenvanuitdehuidige structuur(projectgroep). 6. Voorlichtingencommunicatie.inlijn metdewerkwijzebijdetotstandkomingvandeze rapportagewordenrelevantepartijen(ministeries,uitvoerdersenuniversiteiten)ookbijde implementatienauwbetrokkenomdeimplementatietelatenslagen. 27/58

IMPLEMENTATIE 5.3 Overzichtstabel implementatie In onderstaande tabel is concreet uiteengezet welke acties, door wie en wanneer moeten zijn ondernomen. De tabel gaat in op: 1. bestaande regelingen; 2. een aantal concrete nieuwe regelingen; en 3. Overige acties. Tabel 7 overzichtstabel implementatie Regeling Huidige voorwaarden regeling Aanpassing Wie Tijdpad Overig 1. Bestaande regelgeving BSIK- AMVB 41 Subsidie bedraagt ten hoogste 50% van de projectkosten (art.3/ Art.4 subsidieabele kosten). voorstellen 1, 2, 3, 4a niet mogelijk. Alle subsidies zijn al verleend. Pibob 42 o.l.v. EZ 1 januari 2008 Verantwoordelijkheid meerdere ministeries(ez/fin/ocw/lnv/v&w/ Art.16; de subsidieontvanger brengt steeds na Art. 16 blijft gelijk. Kan worden aangevuld met FSR. VROM). periode van 12 mnd. aan de bevoegde,minister Verantwoording via FSR. Afkomstig uit het FES 37 projecten schriftelijk verslag uit omtrent de uitvoering met het Art.19.2 voorschotten tot 80%-> 100% via verschillende ministeries projectplan en de bij de subsidieverlening vermelde raming van de projectkosten(incl. jaarrekening). Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ bevoorschotting tot 100% mogelijk maken. Tevens controleprotocol voor BSIK aanpassen. Art.22.4 De aanvraag tot vaststelling gaat vergezeld van een accountantsverklaring. De minister van EZ kan, in overeenstemming met de andere ministers die dit aangaat, bij ministeriele regeling regels stellen m.b.t. tot het onderzoek van de accountant (controleprotocol). Verantwoording mogelijk maken volgens de gestandaardiseerde voorwaarden(voorstel 4b). Wat betreft BSIK is de grootste winst te behalen als consortia de samenwerkingsovereenkomsten die een zware extra belasting opleveren open breken en gebruik maken van de FSR. Bij veel projecten bijv. Sprake van samenwerkingsverband (art.2/ art,7.6/ art 10.3.). NanoNed voor alle deelprojecten aparte verklaringen. 41 BSIK staat voor Besluit Subsidies Investeringen Kennisinfrastructuur. Aan de BSIK regeling nemen o.a. VWS, EZ, V&W, VROM, LNV en OCW deel. 42 PIBOB = Periodiek Interdepartementaal Beheerders Overleg BSIK 28/58

IMPLEMENTATIE Regeling Huidige voorwaarden regeling Aanpassing Wie Tijdpad Overig EZ Experimentele Integrale kostenberekening of vast uurtarief. (H2). Definities en voorwaarden aanpassen. EZ Juni Voorloper Omnibusregeling. Geldt kaderregeling (w.o. Verplichtingen voor de subsidie algemeen, art. 29). Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ 2008 als kader voor onderzoeks en o.m. BoegBeeld Financiële verantwoording per project. bevoorschotting tot 100% mogelijk maken. innovatieregelingen van EZ. Food & Nutrition Delta Accountantsverklaring > 50.0000,- (H3: tarieven en verantwoording consortia mogelijk Aanpassing Experimentele Fase 2 innowator. Vallen) Procedure algemeen:titel 3.2 Voorschotten, artikel 16/17/18:Titel 3.3 Vaststelling, artikel 19.). maken volgens de gestandaardiseerde voorwaarden. kaderregeling loopt samen met het ontwikkelen van de omnibus-amvb. Sprake van Samenwerkingsverbanden(Hoofdstuk 3 Procedure algemeen: Titel 3.4 Innovatie samenwerkingsverbanden). IOP-TTI Kostendefinitie staat in artikel 5. IOP-TTI: valt ook onder de Experimentele SN Voor 1 (Innovatieprogramma) Voorschotten: artikel 13/15 : voor IOP max 80% en Kaderregeling en wordt dus gelijk met de andere (i.o.m. januari aanvragen elk half jaar Voor TTI's elk kwartaal regelingen (boegbeeld etc) aangepast wat betreft EZ) 2008 voorschotaanvraag (25% van de subsidie van dat kostendefinities (afhankelijk van goedkeuring AmvB jaar) en jaarlijkse subsidieaanvraag (art 25) en Omnibus). vaststelling incl. verklaring. Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ Vaststelling: in artikel 16: volgens bevoorschotting tot 100% mogelijk maken. vaststellingsformulieren en accountantsprotocol. Aanpassen vaststellingsformulieren en IOP: accountantsverklaring >EUR50.000 (art 23) accountantsprotocol. TTI: altijd accountantsverklaring (maar zal in de regel Invoering SiSa. Eerdere invoering mogelijk (geldt altijd om grote bedragen gaan. ook voor Boegbeeld etc.). De TTI's zouden dan Samenwerkingsverbanden: eventueel weer apart moeten instemmen met SISA IOP - zonder rechtspersoonlijkheid (en van hun onderliggende instituten. subsidieverstrekking per ontvanger) TTI - met rechtspersoonlijkheid, de rechtspersoon is de subsidieontvanger en moet ook verantwoorden 29/58

IMPLEMENTATIE Regeling Huidige voorwaarden regeling Aanpassing Wie Tijdpad Overig Smart Mix (OCW en Personeelskosten + opslag 50% voor overige integrale uurtarieven volgens rijksvoorwaarden. Smartmix Voor 1 Ook voor HBO-instellingen. EZ) uitvoering algemene kosten, gebruikelijke controleerbare wettekst smart mix maakt SiSa mogelijk. secratria januari Maximum subsidies afhankelijk van smartmix secretariaat methodiek van integrale kosten (H 4 bevoorschotten tot 100% mogelijk maken. at 2008 Europees steunkader. (SN en NWO) Aanvraagprocedure, art,4 aanvraagprocedure, 4.3 Wat kan wel en niet worden aangevraagd? 4.3.2 Omvang subsidie/4.3.3). tarieven en verantwoording consortia mogelijk maken volgens de gestandaardiseerde voorwaarden. Nooit meer dan 60% van de subsidiabele kosten. SiSa o.b.v. controleprotocol van OCW (art. 4.3.4.nog niet uitgewerkt). Bevoorschotten tot80%(hoofdstuk 4 Aanvraagprocedure, art,4 aanvraagprocedure, 4.3 Wat kan wel en niet worden aangevraagd? 4.3.1 Financiering toegekende uitgewerkte programmavoorstellen). sprake van samenwerkingsverband. Ja (art.2/4.1 van smartmix-programma (hoofdstuk 4 ). OCW Wet overige OCW N.v.t. Op grond van de WOOS verschillende subsidies De verlangde inhoudelijke verantwoording kan Voor 1 Aanpassen handleiding OCW subsidies(woos) verstrekt (zgn. RAAK-regeling, gehandicapte studenten, eenvoudig gebundeld worden aangeleverd bij januari subsidies. ondernemerschap, Ruim baan voor talent) maar niet op jaarrekening. 2008 CFI verantwoordingswijzer. uurtariefbasis. Vooral lumpsum met inhoudelijke verantwoordingen. Regeling wordt aangepast op SiSa voor gevallen waarbij aparte accountantsverklaring verlangd word. 30/58

IMPLEMENTATIE Regeling Huidige voorwaarden regeling Aanpassing Wie Tijdpad Overig VWS Voorwaarden ZOnMW Art.6.2 mogelijkheid tot inputfinanciering of outputfinanciering./ subsidiëring feitelijke salariskosten + 16% opslag ter dekking van de overheadkosten (Art. 5 en bijlage a en b van de subsidievoorwaarden van ZonMW). Bevoorschotting tot 80% (art.6.12/.art.17). Subsidiedeclaratie met accountants(model)verklaring (> 125.000,-) Art.17. Implementatie voorstellen 1, 2 en 3 wordt nader afgestemd in vervolgtraject, evt. forfaitaire tarieven. Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ bevoorschotting tot 100% mogelijk maken. VWS/ ZonMW Voor 1 januari 2008 VROM Subsidiebesluit Experimenten en Kennisoverdracht Wonen LNV LNV subsidieregeling (OBN-projecten) Subsidiëren werkelijke kosten, minister bepaalt bij de verlening het maximum bedrag (H4, art.9). Bevoorschotten tot 80%(Hoofdstuk 4 De verlening van de subsidie, art. 12). accountantsverklaring> 50.0000,- (Hoofdstuk 5 De verantwoording en de vaststelling van de subsidie, art.14, lid3). implementatie werkwijze al mogelijk o.b.v. Hoofdstuk 4 De verlening van de subsidie, art.9. Vaststellen ambtshalve o.b.v. FSR+ verklaring/ bevoorschotting tot 100% mogelijk maken. VROM/D GW Voor 1 januari 2008 Niet eenduidig. Implementatie voorstellen. Voor 1 januari 2008 Minimusverklaring van toepassing. Wijzigingen ook doorvoeren in de Handleiding Subsidieverlening aan kennisinstellingen door DG Wonen. 31/58

IMPLEMENTATIE 2. Nieuwe regelgeving Ministeriele regeling OCW Controleprotocol OCW VROM: Kennis voor Klimaat (toekenning vanuit FES) FES Omnibusregeling EZ Toelichting Wie Wanne er Er loopt een traject t.a.v. nieuwe richtlijnen voor de jaarverslaglegging. OCW Najaar -> voorstellen opnemen in ministeriele regeling die hiertoe door OCW wordt opgesteld (bijlage D2, concept RJ660 2007 bijlage G). Het controleprotocol van OCW moet worden aangepast aan de nieuwe werkwijze. OCW Najaar 2007 VROM is geïnteresseerd om de single audit aanpak toe te passen bij de voorbereiding van de toezegging aan het VROM Julioktober consortium Kennis voor Klimaat. Na definitieve besluitvorming over Kennis voor Klimaat belegt VROM een bijeenkomst met de (belangrijkste) consortiumpartijen van Kennis voor Klimaat over te stellen financiële 2007 voorwaarden waaronder met name de single audit-aanpak. Financiën zal aan dit overleg deelnemen. Veel van de subsidies in de derde geldstroom komen uit het Fonds Economische Structuurversterking (het FES). De EZ/FIN Sept. ministeries zijn hierbij zelf verantwoordelijk voor het opstellen van de subsidieregeling. Een voorbeeld van subsidies (FESbeheerde 2007 vanuit het FES zijn subsidies die worden verstrekt op grond van de Bsik-Amvb totaal 800 miljoen). FES is geen regeling; committering gebeurt meestal via een bestaande regeling of volgens voorwaarden die speciaal voor een rs) betreffend project worden opgesteld. -> Voorstellen moeten verplicht worden voor toekenningen die vanuit het FES worden gedaan. EZ implementeert de voorstellen in de Omnibus-AMvB. Dit is een verzamel-amvb waarnaar de subsidieregelingen EZ Juni betreffende onderzoek en innovatie naar gaan verwijzen. In de uitwerking van de voorstellen hebben EZ en FIN 2008 nauw samengewerkt. Beide projectgroepen zochten vanuit hun eigen scope streven naar een optimale financieringsmethode/kostengrondslag o.b.v. draagvlak. Het project Verantwoordingslasten universiteiten richt zich op alle subsidieverstrekkers van universiteiten en de scope van EZ (het project Kostengrondslag) is EZ en haar subsidieontvangers; samen beslaan zij het hele onderzoeks- en innovatieveld. Over implementatie vindt overleg plaats met EZ. Overig Geldt voor alle ministeries die geld vanuit het FES toekennen. De kostendefinitie moet, voor gebruik bij ondernemers, worden goedgekeurd door de EU, hiervoor loopt momenteel een traject via de Omnibus-AMVB. Voor de universiteiten speelt dit zijdelings een rol, aangezien de definitie voor ondernemers en universiteiten in de meeste regelingen gelijk is. 32/58

IMPLEMENTATIE 3. Overige acties Voorlichting Handboeken e.d. Systemen Toelichting Wie Wanne er Voor zowel universiteiten, ministeries als uitvoeringsinstanties gaan er dingen veranderen. Om iedereen goed op de Allen Najaar hoogte te stellen van de ontwikkelingen moet aandacht worden besteedt aan voorlichting, bijvoorbeeld doormiddel 2007 van workshops/ informatiebijeenkomsten voor: a) universiteiten(o.l.v. VSNU/ CFA en CVUAD) b) ministeries (Ministeries zelf o.l.v. afgevaardigden projectgroep) c) uitvoeringsinstanties (Uitvoeringsorganisaties zelf o.l.v. afgevaardigden projectgroep) Bij sommige ministeries wordt gebruik gemaakt van handboeken bij het opstellen van subsidieregelingen ministeri Voor 1 (bijvoorbeeld handboek OCW en de verantwoordingswijzer CFI). Hierin moeten ook de plannen worden es januari geïmplementeerd. 2008 Universiteiten moeten hun systemen aanpassen. Via de bestaande gremia kunnen de ervaringen in dit proces VSNU/ Julidec.2007 worden uitgewisseld en kunnen indien nodig gecoördineerde acties plaatsvinden richting de ministeries. De CFA/ universiteiten kunnen elk jaar kiezen voor een nieuwe kostengrondslag, hiermee is een overgangperiode geborgd. CVUAD Overig 33/58

BIJLAGEN 6 Bijlagen 1. Specifieke doelsubsidies universiteiten(derde geldstroom)... 35 2. Besliskader financieringsvorm subsidies/ meer lumpsum... 36 3. Eenduidig begrippenkader... 40 4. Limitatieve lijst van niet-toerekenbare kosten... 45 5. Uniforme voorwaarden bij integrale kosten... 46 6. Onderbouwing inrichting van de accountantscontrole... 53 7. Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording; welke informatie?... 55 8. Overzicht:... 56 a. Deelnemers project Uniformering en lastenreductie specifieke doelsubsidies universiteiten. 56 b. Overige betrokken partijen... 57 9. Afkortingen... 58 34/58

SPECIFIEKEDOELSUBSIDIESUNIVERSITTEITEN 1. Specifiekedoelsubsidiesuniversiteiten(derde geldstroom) Universiteitenontvangenverschilendegeldstromenvanuitderijksoverheid: deeerstegeldstroombetreftdelumpsumuitkeringvanuitocw; detweedegeldstroomwordtuitgekeerdviadenederlandseorganisatievoorwetenschappelijk onderzoek(nwo);en dederdegeldstroombetreftsubsidies/opdrachtendiedeuniversiteitenvanuitverschilende organisatiesontvangen,waarondervanuithet Rijk.Dederdegeldstroombestaatnaastde rijksoverheidookuitoverigeopdracht-/subsidieverstrekkers,zoalsdeeuropeseunie,bedrijvenen non-profitinstelingen.dezepartijenwordeninditrapportbuitenbeschouwinggelaten. Ontvangstenuniversiteiten2004in miljoeneneuro s 43 Soort Omvang/ Afkomst %vandetotalebaten vandeuniversiteiten Bijzonderheden 1 e geldstroom 3.289mln./67% OCW,LNVviaCFI Algemenebekostiging Richtlijnenvoordejaarverslaglegging /ControleprotocolOC&W 2 e geldstroom 192mln./4% OCWviaNWO(en KNAW) Aandeel rijksoverheid3e geldstroom 96mln./2% Diverse departementen (OCW, VWS, EZ) Rechtstreeks of via uitvoeringsorganisatie zoalssenternovem Schematischeweergavegeldstromenuniversiteiten Bekostigingonderzoek ControleprotocolOC&W Onderzoek,opleidingenetc. Verschilendemanierenvanbekostiging (lumpsum/declaratie) Verantwoordingpersubsidie Controlewerkzaamhedenmaken25-50%deeluitvandetotale controlewerkzaamhedenvande universiteit Rijksoverheid Hoofdsubsidie 1 e geldstroom Doelsubsidie 2 e geldstroom Doelsubsidie 3 e geldstroom Specifiekedoelsubsidies OCWenLNV viacfi OCW,LNV,overige departementen ViaNWO/KNAW Diversedepartementen (w.o.ocw,ezetc.) Directofviauitvoeringsinstanties (o.a.)senternovem Universiteiten 43 O.b.v.gegevensvanhetCFI.HetisnietbekendofvooraleuniversiteitenditinclusiefdeBSIKgeldenis(totaal800mln. verspreidover37projecten(consortia)voor4-6jaar). 35/58