Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden gemeente Lochem en Zutphen Datum: 7 september 20 Tijd: 14:00 uur 16:30 uur Locatie: gemeentehuis Lochem, Raadzaal Aanwezigen; Gem. Lochem De heer Gert Jansen (voorzitter) Gem. Lochem Mevrouw Freya Newton Gem. Lochem Mevrouw Hanneke van Toorn Gem. Lochem Mevrouw Nicole Veldkamp Gem. Mevrouw Suna Kavak Lochem/Zutphen Gemeente Zutphen Mevrouw Anne de Vries Sensire Mevrouw Jelly Hamberg Zorggroep St Mevrouw Ans Lensink Maarten SZMK/ Hoge Weide/ Mevrouw Wencke Eijkelkamp Zorgboerderij t De heer Peter van der Voort Heuvel/project PI Zozijn Mevrouw Annelies Donderwinkel Humanitas DMH Mevrouw Anita Hilberink Zorgnetwerk op Maat Mevrouw Gwendolin Vrooland Stichting Perspectief De heer Daniel Hes PMO Raad Zutphen Mevrouw Connie van de Tuin Volkshuis De heer Mark Schuitemaker Coöperatie Mevrouw Gwendolin Vrooland Zorgnetwerk op Maat Stichting welzijn Lochem De heer Bram Buiting 1
Agendapunten: 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom. 2. Mededelingen - Een aantal deelnemers aan de fysieke tafel heeft zich voor vandaag afgemeld: De Seizoenen, Trajectum, Zozijn, Wmo Raad Lochem, Zes op Maat, GGnet en Tim Robbe - Lochem organiseert een Voel je thuis markt in Lochem. Indien er aanbieders zijn die willen deelnemen aan deze activiteiten dan kan er een mail worden verzonden naar J.dijkstra@lochem.nl. De uitnodiging zal ook worden gepubliceerd op de inkooppagina sociaal domein/wmo in de rubriek nieuwsberichten. - Regio stedendriehoek heeft de GGD als onafhankelijke toezichthouder op de Wmo benoemd. Inwoners kunnen hun klachten melden bij de GGD. De toezichthouder zal worden ingeschakeld bij calamiteiten/incidenten en problemen. Het toezicht is aanvullend op de kwaliteitscontroles door de gemeente. De GGD is bezig met het uitwerken van de werkwijze. Er zal vanuit de gemeente een instructie komen hoe en wanneer er gemeld kan worden bij de GGD. 3. Vaststellen notulen vorige vergadering 29 juli 20. In het vorig overleg hebben we het gehad over de regisseursrol. Aanbieders willen weten hoe de voortgang hiervan is. In Zutphen is dit gedeeltelijk geregeld binnen verschillende groepen (vangnet). Gert geeft aan dat in overleg met Zutphen een groep zal worden gevormd om hier inhoud aan te geven. Er zal rekening worden gehouden met de verschillende zorgstructuren binnen beide gemeenten. Met deze toelichting worden de notulen vastgesteld. 4. Algemene oplossingen - Werkgroep vorm en samenstelling We gaan verder met de discussie rond algemene oplossingen en maatwerkvoorzieningen. Het eerste punt is de werkgroep samenstelling; moet dit één werkgroep worden voor beide gemeenten of gaan we per gemeente een werkgroep oprichten. De meningen hierover zijn verdeeld. Anne geeft een toelichting. Regionaal gaan we in de regio aan de slag. Hoe zorgen we dat transformatie terugkomt in de inkoop. Wat kunnen we doen om inkoop zo slim mogelijk te organiseren binnen de financiële kaders. We moeten hiervoor een gezamenlijke werkgroep vormen. Bram geeft aan dat er een groot verschil is tussen Lochem en Zutphen waardoor het moeilijk wordt om vernieuwing te vinden. Er zou per gemeente een duidelijk beeld moeten worden geschapen. Connie geeft aan dat in een gezamenlijke werkgroep de opdracht moeilijk uitvoerbaar wordt. Jelly geeft aan dat dit op te lossen is door daar waar het gaat om lokale netwerken dit lokaal op te pakken en gezamenlijk optrekken als het gaat om vernieuwing. 2
Anne geeft het verschil aan tussen innovatie en transformatie zoals zij dit ziet; innovatie is lokaal, transformatie is regionaal, transformatie moet zoveel mogelijk in brede vorm. Bram geeft aan dat decentralisatie tot op burgerniveau plaatsvindt, daar zit de vernieuwing die moet leiden tot nieuwe sociale kaders. Innovatie moeten we zoeken op lagere niveaus, waar zitten de gaten. Anne geeft aan dat het één niet los staat van het ander. We moeten kijken hoe we zaken slimmer kunnen organiseren dit is niet perse lokaal of gebiedsgericht maar er dient een totaaloverzicht te komen. Bram geeft aan dat er een kleine innovatiegroep nodig is om kaders vast te stellen. Jelly geeft aan dat het handig is om beide groepen tegelijk te starten. Zutphen en Lochem zouden allebei een aparte innovatiegroep moeten hebben en de transformatie dient regionaal aangepakt te worden. Hierop inspelend geeft Jelly aan dat de fysieke overlegtafel opgestart is om te veranderen in gezamenlijkheid. We moeten veel meer kijken naar de inhoud en weg blijven van kaders en procedures. We zitten nu teveel op kaders wat de werking van en de energie uit de fysieke overlegtafel haalt. Anderen geven aan dat dit misschien komt door een veranderde samenstelling van de tafel, de discussie wordt nu voornamelijk gevoerd op stukken, liever zoeken wij de verbinding op inhoud. Het zou goed zijn om opnieuw stil te staan waarom we de FO hebben gecreëerd. Er moet ruimte komen om te discussiëren over de inhoud. Voorstel wordt gedaan om het overleg te splitsen in een technisch deel en een inhoudelijk deel. Alle aanwezigen zijn het hiermee eens en de agenda voor het volgend overleg zal op voorgestelde manier worden opgesteld. De discussie gaat verder over innovatie en transformatie. Peter geeft aan dat innovatie en transformatie te groot en abstract zijn, het verschil in regionaal en lokaal is te groot. We moeten deze thema s per onderwerp behandelen en dan bekijken of we dit regionaal of lokaal moeten oppakken. Een eerste opdracht kan zijn ; Wat gaan we innoveren en dan de vraag of we dit lokaal of regionaal moeten doen. Gert geeft aan dat de opdracht herzien moet worden. In een werkgroep/denktank ideeën genereren en dan kijken waar we deze kunnen beleggen. Peter geeft aan dat we in eerste instantie geen randvoorwaarden moeten stellen Bram vindt dat geen goed idee, als we alles moeten loslaten waarom hebben we dan kaders? Anne reageert hierop door aan te geven dat er richtlijnen en kaders zijn opgesteld voor de voortgang, hier binnen dienen we op zoek te gaan naar de transformatie. Bram stelt voor om dit in twee delen te doen; hoe is de situatie nu en waar willen we over een paar jaar zijn. 3
- Concept-opdracht werkgroep Gert concludeert dat we de opdracht moeten herdefiniëren. Dit wordt in de vorm van een brainstormsessie gedaan. De werkgroep zoals die nu is samengesteld zal worden uitgenodigd om bij elkaar te komen. Per thema zullen er onderwerpen worden gekozen waar we mee aan de slag willen. De gemeente nodigt de werkgroep uit voor een overleg. 5. Procedures respijtzorg en Spoedzorg De aanbieders hebben een stuk ontvangen waarin respijtzorg wordt uitgelegd. Freya en Nicole zijn aangeschoven om eventuele vragen te beantwoorden. Respijtzorg Connie bij medische zorg gaat het om de zorg aan cliënt en niet aan de mantelzorger klopt dit? Medische zorg wordt geleverd door de Zorgverzekeraar aan cliënt, mantelzorgondersteuning wordt aangeboden door de gemeente. Respijtzorg is bedoeld voor de mantelzorger die tijdelijk de zorg uit handen geeft. De cliënt wordt tijdelijk opgevangen middels respijtzorg. Connie vindt het niet duidelijk in het stuk. Waar kunnen burgers terecht? Hier kan meer aandacht aan besteed worden. Anne geeft aan dat er in Zutphen minder gebruik wordt gemaakt van respijtzorg. Jelly doet een voorstel om dit eventueel te agenderen bij de toegangspunten. Zutphen is hiermee al gestart en in Lochem zal dit op de agenda worden gezet. Andere opmerkingen betreffende dit onderwerp: respijtzorg meer onder de aandacht brengen. Niet afwachten tot er een crisis situatie is, eerder in een preventief stadium hier aandacht voor hebben, open en eerlijk communiceren. Gert en Freya gaan contact leggen met afdeling communicatie om hier meer aandacht voor te vragen. Spoedzorg Spoedzorg gaat specifiek over het wegvallen van de mantelzorger en de zorg die meteen opgepakt dient te worden. Het is niet te vergelijken of gelijk aan de psychische(zorg) wat is geregeld met GGNet. Jelly vraag of spoedzorg enkel bij het wegvallen van de mantelzorger ingezet dient te worden? Anne geeft aan dat de insteek inderdaad het wegvallen van de mantelzorger is. Jelly geeft aan dat een stroomschema handig is om mee te werken, waar,bij wie en hoe om beter in beeld te hebben voor het hele Wmo veld. Een schema is ook handig voor werkers in het veld. Voorstel van Jelly is om de afspraken in de fysieke overlegtafel in te brengen en dan kunnen deze naar buiten. 4
Ans geeft aan dat vroeger regionaal werd gekeken waar er plekken waren hoe is dit nu geregeld? Gert geeft aan dat voor cliënten in Zutphen nu eerst contact gelegd wordt met Sutfene, zij bekijken waar er opname mogelijkheden zijn en verwijzen door. 6. Concept/ plan afspraken spoedopvang-crisisopvang Gert geeft een toelichting op dit onderdeel. Zutphen heeft afspraken gemaakt over spoedzorg met Sutfene. Dit is buiten de Fysieke Overlegtafel behandeld. Ook voor Lochem dienen er afspraken gemaakt te worden rondom spoedzorg. De procedure die Zutphen heeft opgesteld zal ook voor Lochem worden ingezet. Graag willen we samen kijken of de overeenkomst voldoet en duidelijk is qua regeling. Nadat het stuk wordt goedgekeurd kunnen aanbieders zich voor deze dienst melden als aanbieder. Sutfene, Marga Klompé en St. Maarten melden zich vanuit de FO aan als aanbieder van deze dienst voor gemeente Lochem. De overige aanbieders worden via website en e-mail benaderd met de vraag of zij ook spoedopvang conform de procedure kunnen en willen uitvoeren. 7. Terugkoppeling van de werkgroepen - Werkgroep HH2 Hanneke geeft een terugkoppeling van het overleg van werkgroep HH2. Vorige week is de werkgroep bij elkaar geweest met als doel : wat gaan we met HH2 doen en hoe sluiten we aan bij maatwerkvoorziening begeleiding. HH1 is in Lochem afgebouwd. HH1 en HH2 zijn via de bestaande aanbieders ingekocht. Alle aanbieders HH2 hebben ook de deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding afgesloten. In Zutphen loop de discussie rondom HH1 en HH2. In de werkgroep nemen de volgende organisaties deel; Beter thuis Wonen, TSN, Marga Klompé, Zorggarant en Zorgkompas. De werkgroep is op 31 augustus bij elkaar gekomen om een aantal punten te verhelderen zoals: Opdracht verkenning, waar hebben we het over en wat willen we ermee?. Is er een overlap met begeleiding uit de Deelovereenkomst Maatwerkvoorziening begeleiding? Wat doen andere gemeenten? Het eerste overleg heeft tot de conclusie geleid dat er een analyse moet komen van het cliëntenbestand en de indicaties die er zijn. Dan kijken of er een overlap is met tussen HH2 en maatwerkvoorziening begeleiding. Dan gaan we kijken waar er mogelijkheden zijn om deze samen te voegen. Er werk gesproken over eventuele arrangementen. Tevens is er gesproken over een naamswijziging in Huishoudelijke Ondersteuning. We hebben ervoor gekozen om de notulen van het overleg niet in te brengen in het Fysiek overleg maar een mondelinge terugkoppeling te geven. Wanneer er besluiten genomen dienen te worden zullen we dit eerst voorleggen aan de fysieke overlegtafel. Tenslotte is Tim Robbe gevraagd of hij ons waar nodig wil ondersteunen in het proces. 5
Op het moment heeft de werkgroep geen vragen aan de fysieke overleg tafel maar deze zullen waarschijnlijk komen als de doelgroep, indicaties en de overlap met maatwerkvoorzieningen begeleiding in beeld is. Jelly tipt dat het handig is om begeleiders die de begeleiding uitvoeren toe te voegen als er meer bekend is. Werkgroep Kwaliteit Gert geeft een terugkoppeling over de voortgang van deze werkgroep. - Het verslag is de leden toegestuurd - We hebben een vooraankondigingsmail verzonden aan alle gecontracteerde aanbieders om hen op de hoogte te brengen dat we voornemens zijn om stukken op te vragen. Er is een terugkoppeling geweest vanuit het veld en naar aanleiding hiervan zijn de formulieren en op te vragen bewijsstukken aangepast. Ook is de uitvraag minder omvangrijk met als doel de administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken. De formulieren worden vandaag opnieuw aan de leden voorgelegd ter goedkeuring. Indien we ons allen kunnen vinden in de documenten dan zal er deze week een mail uitgaan naar alle gecontracteerde aanbieders om de gevraagde stukken aan te leveren. Gwendolin geeft aan dat zij geen personeelsplan hebben omdat zij werken met zzp-ers. Moet er dan alsnog een Personeelsplan komen? Vanuit de tribune wordt aangegeven dat zzp-ers geen beleidsplannen hebben. Anne geeft aan dat we dit gaan terugleggen in de organisatie. Hoe gaan we om met aanbieders die geen Personeelsplan kunnen inleveren? Indien er meer vragen zijn dan verzoeken we om deze via mail aan te leveren zodat we deze snel kunnen behandelen en de mail verzonden kan worden. De vragen en antwoorden zullen in het mailbericht worden verwerkt. Jelly heeft een vraag over het verslag van de werkgroep bij punt 2; In het verslag staat dat er signalen zijn dat er wachtlijsten zijn in Wmo terwijl er tegelijkertijd weinig wordt doorverwezen. Dit spreekt elkaar tegen. Als er signalen zijn, waar worden deze dan opgepakt? Peter antwoord daarop dat er weinig wordt doorverwezen, indicaties worden toegewezen door acquisitie van organisaties zelf. Waar ligt dit aan? Jelly geeft aan dat dit geen probleem hoeft te zijn als burgers weten welke zorg ze willen. Als ze niet weten waar ze terecht kunnen is dat een probleem. Minder aanmeldingen kan ook een gevolg zijn van een toename van oplossingen in algemene / voorliggende voorzieningen. Connie stelt voor om na te vragen bij het zorgloket waar de vermindering vandaan komt. Jelly stelt voor om een cliënten-onderzoek te doen na 6 maanden. Daniel vindt het te vroeg om conclusies te trekken, na een half jaar zou er meer inzicht zijn. Dan is beter in beeld hoe de drie toegangen lopen of ze in elkaar grijpen en of de verwijzingen goed gaan. 6
Voorstel: Over een half jaar agenderen na een analyse. Kwaliteit kan dan getoetst worden aan de hand van uitvoering en beleving van tevredenheid en niet naar normen.. Liever kijken we naar een nieuwe vorm van monitoring. Gwendolin geeft aan dat kwaliteit het best meetbaar is in de uitvoering bij cliënten en niet zozeer op papier. Jelly sluit hierbij aan en geeft aan dat kwaliteit moet gaan over inhoud en niet papieren stukken, we moeten naar de cliënt gaan en op inhoud vragen stellen of een auditteam samenstellen en steekproefsgewijs audits uitvoeren. Connie geeft aan dat er een verschil is tussen grote aanbieders en zzp-ers. Grote aanbieders kunnen kwaliteit aantonen, hoe checken we dit bij zzp-ers? Gert geeft aan dat er auditsystemen zijn om hierop te checken, we moeten aangeven waar we op gaan toetsen. De werkgroep gaat dit onderwerp voorbereiden in het volgend overleg. Hierop aansluitend geeft Gert aan dat hij een voorstel wil doen om de werkgroepen kwaliteit en monitoring samen te voegen tot één werkgroep. Overlegtafel gaat akkoord met dit voorstel. Bram geeft aan dat de werkgroep uitgebreid dient te worden met zzp-ers om de diversiteit te waarborgen. 8. Personeel en facturering Gert vraagt hoe het gaat het met de facturering? Gwendolin geeft aan dat het goed gaat. Jelly heeft nog een aantal technische vragen hierover; De rechtmatigheid is voor accountants een belangrijk onderwerp. Is er nieuws over het elektronische berichten verkeer? Gert geeft aan dat Wmo support bezig is om de zorgaanbieders te helpen bij het aansluiten op I- Wmo/Vecozo vóór 1 januari 2016. Jelly geeft aan dat er nog steeds een afrondingsprobleem is betreffende de facturering en hierover wil ze in gesprek met de gemeente. I-Wmo voor Zutphen loopt via een implementatie traject. Gert komt er in de volgende bijeenkomst op terug. 9. Communicatie: geen bijzonderheden 10. Rondvraag - Kunnen we de volgende keer stilstaan bij het doel van de FO en de samenstelling? - brief over de voel je thuis markt graag op inkooppagina publiceren - Volgende agenda opmaken op inhoud en techniek 7
- Graag de pauze weer invoeren Al deze punten worden door Gert positief beantwoord. 11. Sluiting Gert dankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actiepuntenlijst fysieke overlegtafel van 7 september 20 Datum Onderwerp Actie Wie Termijn 1. 07-09- Voortgang werkgroep Innovatie Deelnemers werkgroep bekend. Eerste bijeenkomst plannen. S. Kavak na 19-10- 2. 07-09- Spoedopvang/crisisopvang Aanbieders via website en e-mail benaderen met vraag wie kan en wil het protocol voor spoedopvang/crisisopvang uitvoeren. G. Jansen 19-10- 3. 07-09- Toezichthouder WMO Toelichting op de werkwijze/procedure toezichthouder WMO (GGD) naar zorgaanbieders sturen G. Jansen 19-10- 4. 07-09- Opdracht werkgroep innovatie De opdracht werkgroep innovatie definiëren in een brainstormsessie G. Jansen 19-10- 5. 07-09- Communicatie over Respijtzorg Met team communicatie wijze van communiceren over respijtzorg bepalen en uitvoeren. G. Jansen/F. Newton 19-10- 8