Stappenplan crowdfunding Voordat je het crowdfundingsproject online zet, is het handig om over bepaalde aspecten na te denken. Denk bijvoorbeeld aan de presentatie van het project, het doelbedrag en de tegenprestaties. Om hierbij een handje te helpen vind je hier een stappenplan. Het is een format om een project goed op weg te helpen. Stappenplan crowdfunding 1
Fase 1: pre-crowdfunding Stap 1: Wie is de projectleider? Wie wordt de projectleider die het project gaat trekken? Het is belangrijk dat iemand die met passie over het project kan vertellen, deze rol op zich neemt. Het beste is als het iemand is die werkzaam is binnen de school, zoals de directeur of de cultuurcoördinator. Natuurlijk betekent het niet dat de projectleider alles alleen doet. Wel is hij/zij de woordvoerder en heeft een belangrijke rol in het enthousiast maken van de omgeving. Stap 2: Wie is de crowd? Zorg dat je de crowd rond de school in kaart hebt. De mensen uit dit netwerk zijn namelijk de doelgroep van de actie, dus de potentiele donateurs. Maar ook bevinden hier zich de mensen in die je met de actie kunnen helpen. Denk aan verschillende kringen: Intimi: Dit zijn de mensen die het dichtst bij de school staan. De kans is groot dat zij iets zullen doneren. Denk aan ouders, grootouders, omwonenden. Netwerk: Jouw minder warme contacten en de intimi van jouw intimi. Jouw intimi moeten zorgen voor mond-totmond reclame waardoor een groter netwerk wordt bereikt. Denk aan vrienden van ouders, buren van de kinderen, ouders van oud-leerlingen, bedrijven van ouders, bedrijven die toeleverancier van school zijn. Overig: Via (social) media kanalen kun je onbekende mensen bereiken die het project misschien willen steunen. Stap 3: hoe communiceer je met je omgeving? Maak een overzicht van hoe je al communiceert met de crowd. Gebruik het schema hieronder. Kringen Onderdelen Bestaande communicatie kanalen Intimi Ouders Nieuwsbrief Grootouders Twitter Omwonenden Facebook Netwerk Vrienden van ouders Bedrijven die toeleverancier zijn Bedrijven van ouders (Ouders van) oud-leerlingen Brief Persoonlijk contact Website Nieuwe communicatie kanalen Flyer Website www.utrechtvoorcultuur.nl Facebook & twitter Website www.utrechtvoorcultuur.nl Overig Bewoners van het dorp Website Plaatselijke krant Voor de kunst website Facebook & twitter (via-via) Tip: Leg je idee neer bij een aantal mensen uit het de verschillende kringen. Vraag wat zij van het project vinden en of ze een donatie zouden doen. Zo kun je het plan testen en aanscherpen. Stappenplan crowdfunding 2
Stap 4: Beschrijving van je project Denk na over waarom je het project op school wilt realiseren. Wat wil je bereiken en vanuit welke passie is dit project gestart? Beschrijf kort, krachtig en aantrekkelijk waarom het zo belangrijk is dat dit project doorgaat. Het is goed om een lange en een korte versie te hebben. Ter inspiratie vind je hieronder voorbeelden. De lange versie plaats je straks op de projectpagina bij www.utrechtvoorcultuur.nl. De korte versie kun je gebruiken als je heel snel moet het project moet uitleggen, bijvoorbeeld in een twitter / facebook bericht. Tips: Wees transparant. Hierdoor creëer je vertrouwen, waardoor mensen sneller geneigd zijn te doneren. Kom vooral met een interessant verhaal. Ga niet te specifiek in op de details van het project. Een voorbeeld van een waarom-tekst (lang): CBS De Wegwijzer uit Wijk bij Duurstede in de provincie Utrecht, bestaat dit jaar 40 jaar. We zijn een school met een duidelijk cultuurprofiel. Op De Wegwijzer werken we met vakdocenten voor drama, dans, beeldend, muziek en cultureel Erfgoed. Creatieve ontwikkeling vinden we net zo belangrijk als cognitieve ontwikkeling! Vanzelfsprekend staat de viering van ons jubileum vol van de culturele activiteiten. In juni 2014 staat er een groot theaterspektakel gepland met als titel: Er was eens.de Wegwijzer! Onder leiding van twee theaterdocenten maken alle 330 kleine en grote bewoners van onze school een sprookjesachtige voorstelling waarin groot en klein met elkaar zullen gaan optreden. Een mooi proces, want we gaan niet uit van een vaststaand verhaal, maar de voorstelling wordt al werkend met en door de leerlingen gemaakt. En waarvan alle ouders en grootouders kunnen gaan genieten, omdat we deze productie zullen gaan opvoeren in het plaatselijke theater. Een gave voorstelling vraagt om goede voorzieningen wat betreft theater, licht en geluid en natuurlijk mooie kostuums. Het budget in het primair onderwijs houdt helaas geen rekening met dit soort projecten. Helpt u ons om dit sprookje te realiseren? Een voorbeeld van een waarom-tekst (kort): Er was eens de Wegwijzer Onder leiding van theaterdocenten maken alle 330 kleine en grote bewoners van onze school zelf een sprookjesachtige voorstelling. In het plaatselijke theater zullen groot en klein voor u optreden. Dit alles ter ere van het 40 jarige bestaan van de school. Een gave voorstelling vraagt om goede voorzieningen. Helpt u ons om dit sprookje te realiseren? Stappenplan crowdfunding 3
Stap 5: Het filmpje Het is belangrijk om naast de tekst een filmpje online te plaatsen. In dit filmpje kun je in tekst en beeld uitleggen waarom het project zo belangrijk is. Een filmpje is extra belangrijk, omdat andere mensen het makkelijk kunnen delen via social media. Enkele aspecten waar het filmpje aan moet voldoen: Een filmpje van 2 tot 3 minuten is ideaal. Als het langer duurt, loop je het risico dat kijkers afhaken Het is een open en authentieke uitnodiging om mee te doen met de financiering van het project. De projectleider is zichtbaar. De tekst is duidelijk en verstaanbaar. Tips: Zoek ouders in het netwerk van de school die kunnen helpen met het produceren van het filmpje (filmen, monteren etc). Je kunt het filmpje testen bij bepaalde mensen binnen en buiten het eigen netwerk. Een combinatie van tekst en film werkt goed. De donateur kan na het bekijken van het filmpje nog lezen waar het project over gaat. Niet al het beeld hoeft nieuw te zijn. Denk aan oude opname die je verhalen kunnen ondersteunen, of monteer foto s in het filmpje die je verhaal illustreren. Stap 6: Welk bedrag is er nodig? Maak een begroting Zet op een rijtje wat de kosten zullen zijn voor het project. Zo weet je wat het doelbedrag zal zijn. Vergeet niet de kosten van de promotie en de tegenprestaties mee te rekenen! Stappenplan crowdfunding 4
Stap 7: De tegenprestaties Bij deze stap wordt er nagedacht over de tegenprestaties. Een donateur kan verschillende bedragen doneren. Zorg er voor dat elk bedrag zijn eigen passende tegenprestatie krijgt. Voorbeeld: Bij 10 ontvangt de donateur een kaartje voor de voorstelling. Bij 20 ontvangt de donateur twee kaartjes voor de tentoonstelling. Bij 30 ontvangt de donateur twee kaartjes en een persoonlijke rondleiding etc. Bij 50 krijgt de donateur twee kaartjes, een VIP behandeling en een meet&greet met de hoofdrolspelers. Tips: Let op de waarde van de tegenprestaties in verhouding tot de donatie. De waarde van de tegenprestatie moet niet zo hoog zijn, dat er weinig van de donatie overblijft voor je project. Wees origineel! Doe inspiratie op voor leuke tegenprestaties op utrechtvoorcultuur.nl Stappenplan crowdfunding 5
Fase 2: crowdfunding Stap 1: Check door utrechtvoorcultuur Nadat alle stappen zijn doorlopen, is het tijd dat de buitenwereld kennis maakt met het project. Dien je project in bij www.utrechtvoorcultuur.nl. Zij zullen het projectplan lezen en kijken of het haalbaar is. Bij eventuele opmerkingen zal je het plan aan moeten passen. Stap 2: Het project online Nadat het project goedgekeurd is, wordt het project online gezet bij www.utrechtvoorcultuur.nl Stappenplan crowdfunding 6
Stap 3: Aan de slag: Op zoek naar donateurs! Zodra het project online staat, zorg je ervoor dat de buitenwereld het project weet te vinden. Zorg dus voor promotie. Doe dit via diverse kanalen. Denk aan social media. twitter, facebook, nieuwsbrieven, de schoolwebsite, plaatselijke kranten enzovoort. Hoe meer kanalen er in gezet worden, hoe groter de kans dat het crowdfunden van het project slaagt. Tips: Maak zoveel mogelijk gebruik van al bestaande communicatiemiddelen. Een nieuw communicatiemiddel maken (bijvoorbeeld een facebook pagina) kost vaak veel tijd. Communiceer met de doelgroepen via de kanalen die je normaal ook voor hen gebruikt. Persoonlijke verhalen werken het beste. Gebruik dus naast de massamedia als nieuwsbrieven en sociale media ook bijeenkomsten en gesprekken in de klas / op het schoolplein om het verhaal over te brengen. Vraag bedrijven om financiële steun. Zij kunnen een groter bedrag doneren, waardoor de actie meer kans van slagen heeft. Denk aan bedrijven die iets met onderwijs, kunst en cultuur hebben, of bedrijven waar ouders werkzaam zijn. Of denk aan bedrijven die toeleverancier voor de school zijn. Zorg voor een persbericht voor plaatselijke kranten en website. Stap 4: Updates Blijf in contact met je donateurs. Zorg voor regelmatige updates. Publiceer in nieuwsbrieven en op sociale media hoeveel procent binnen is of maak een filmpje / foto waarin te zien is hoe er aan het project gewerkt wordt. Hou zo een miniblog bij. Hier kan het enthousiasme voor het project gedeeld worden en de donateurs worden bedankt. Dit kan mensen die nog niet gedoneerd hebben, over de streep trekken. Stappenplan crowdfunding 7
Fase 3: post-crowdfunding Stap 1: Plan A Wanneer het doelbedrag voor 100% of meer gehaald is, is de actie geslaagd! Blijf contact houden met de donateurs. Hou hen op de hoogte van het proces. Bedank ze voor hun hulp en nodig ze uit om te komen kijken. Plan B Maar wat als het bedrag onder de 100% zit? Is er meer dan 80% van het bedrag gehaald, dan gaat plan B in actie. Je kunt de donateurs een nieuw plan sturen. Je beschrijft hoe je met 80% financiering door enkele aanpassingen toch het project door kan laten gaan. Donateurs beslissen of ze akkoord gaan met het nieuwe plan, of de donatie terug vragen. Als het eindbedrag onder de 80% uitkomt, wordt het geld automatisch teruggestort aan de donateurs. De crowdfundingactie is helaas niet geslaagd. Stap 2: Afhandeling Na afloop van een geslaagde actie kan het project worden uitgevoerd. Zorg er voor dat je de donateurs op de hoogte blijft houden van de voortgang. Ze zijn erg benieuwd hoe het met het project gaat en wellicht ook bereid om een keer mee te denken om mee te helpen als het nodig is. Tip: Hou donateurs op de hoogte via de website ofsociale media. Of maak een nieuwsbrief voor de donateurs. Stappenplan crowdfunding 8
Korte planning - -in te vullen door de school Fase Stap Deadline / periode Pre crowd Stap 1: Wie is de projectleider? Stap 2: Wie is de crowd? Stap 3: Hoe communiceer je met je omgeving? Stap 4: Beschrijving van je project Stap 5: Het filmpje Stap 6: Welk bedrag is er nodig? Maak een begroting Stap 7: De tegenprestaties Crowd Stap 1: Check door UtrechtvoorCultuur Stap 2: Het project online Stap 3: Aan de slag: Op zoek naar donateurs! Stap 4: Updates Post crowd Stap 1: Plan A / Plan B Stap 2: Afhandeling Tip: Het project staat maar een beperkt aantal weken online. Plan per week updates in voor de drie groepen in, en zorg dat ze regelmatig aan het project herinnert worden. De intimi groep moet al vanaf week 1 benaderd worden. Daarna kun je je richten op het netwerk en de overige crowd. Stappenplan crowdfunding 9