Jaarverslag 2014 van de Evenementen Commissie Weg Na een lange aanloopperiode is op 18 februari 2015 is het Beleidsplan van de Evenementen Commissie Weg (ECW) door het bestuur van GA geaccordeerd. Zie bijlage 1. In 2014 was de samenstelling van de commissie: Toon de Vries, Esther de Vries, John Brinker en Bauke Seldentuis. De commissie leden kunnen coördinator van een evenement zijn. Het jaar 2014 was voor de commissie een jaar met veel vragen en twijfels over de toekomst van het SAG (Stichting Atletiekevenementen Groningen), van TNN (Topsport Noord Nederland) en de toekomstige rol van Groningen Atletiek in de organisatie van de SAG/TNN evenementen. Eind 2014 werd duidelijk dat organisatiebureau Golazo TNN overneemt. Er is een aanvang gemaakt met het opstellen van een overeenkomst Golazo Groningen Atletiek. In 2014 is besloten een marathon toe te voegen aan de BB loop 2015. Wij hopen en verwachten dat het een succes gaat worden. Vanaf 2014 worden de clinics voor de Ladies Run en de 4 mijl georganiseerd door de TCW. De TCW en de ECW hebben getracht een grote groep lopers aan de start te krijgen bij de marathon van Oldenburg (19 okt 2014). Helaas is dit door te geringe belangstelling niet doorgegaan. Aangezien geen coördinator voor de Run van Winschoten kon worden gevonden is deelname aan de Run een persoonlijk initiatief geworden en geen activiteit van de ECW. De coördinatoren van de evenementen waren in 2014: Ooldrik Modderman en Marlies Burgler m.i.v. 16-11-2014: Sjoukje Brouwer en Harry Dik Jos Boomsma Theo Grommel en John Brinker John Brinker en Gerard Koops/TNN Alex Jager, Rob Davelaar, Nico Wennekes Toon de Vries /TNN Bert Eillert en Bauke Seldentuis / TNN Bauke Seldentuis / TNN Esther de Vries en Henk Bos / TNN Juul Baller /TNN Stadsparklopen Road to Rotterdam Monnikenloop Nacht van Groningen Run van Roden Ladies Run Bommen Berend Loop 4Mijl4You 4Mijl Plantsoenloop Wij streven er naar voor elk evenement een coördinator en een 2 e coördinator te hebben. Aantal deelnemers: Stadsparklopen serie 13, 14 200, 180, 50, 160, 135 dln Monnikenloop 920 Nacht van Groningen 1878 Run van Roden 630 Ladies Run 1917 Bommen Berend Loop 993 4Mijl4You 969 4Mijl 21000 Plantsoenloop 2631
Verder: Road to Rotterdam per loop plm. 120 Voor een lijst met alle activiteiten van ECW Zie bijlage 2. Een woord van dank aan alle vrijwilligers is op zijn plaats! De wegatletiek is een belangrijk onderdeel van Groningen Atletiek. De ECW wil een goede bijdrage leveren aan de bloei en groei van Groningen Atletiek en de wegatletiek in het bijzonder. Daarin past respect voor elkaars streven en deskundigheid, het maken en het nakomen van goede afspraken en een transparante houding van alle betrokkenen. Groningen, 18 febr. 2015 Bijlage 1. Beleidsplan Evenementen Commissie Weg (ECW) Commissie: De ECW bestaat uit maximaal 5 leden, deze leden kunnen een functie als coördinator bij een evenement bekleden. De ECW kiest uit haar midden een voorzitter. In overleg worden andere taken verdeeld, zoals daar zijn: Contact met bestuur GA, PR/sponsoring, ICT, vrijwilligers, (sociale) media, materiaal, etc. Deze taken worden nader uitgewerkt.. Missie & visie: De missie en visie van de ECW is het organiseren van evenementen voor Groningen Atletiek. Om dit te realiseren communiceert zij met de coördinator van het evenement, de coördinator van Golazo Noord Nederland, het bestuur en de Technische Commissie Weg. Zij is verantwoordelijk voor het helpen zoeken en aanstellen van coördinatoren voor de verschillende evenementen, zowel voor evenementen van Groningen Atletiek als in evenementen welke in samenwerking met Golazo Noord Nederland en anderen worden georganiseerd. Zij streeft naar een open en duidelijke structuur. Zij draagt zorg voor een goede en betrouwbare data opslag. Uitgangspunten: De ECW is onderdeel van Groningen Atletiek. De ECW maakt een meerjaren plan, bespreekt dit met het bestuur, waarna de ALV van GA een definitief besluit neemt
De ECW maakt in overleg met het bestuur jaarlijks een begroting, het meerjaren plan in acht nemend. Het bestuur neemt de ECW begroting op in de begroting van GA, waarna de ALV van GA een definitief besluit neemt De ECW functioneert autonoom binnen de kaders van het ECW meerjaren plan en de ECW begroting De ECW stelt jaarlijks een algemeen en financieel verslag op, legt dit voor aan het bestuur van GA, waarna de ALV van GA een besluit neemt. Indien de ECW van mening is dat het meerjaren plan en/of de begroting moet worden aangepast, volgt overleg met het bestuur. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, beslist de ALV van GA. Vergaderschema: De commissie vergadert in principe de derde woensdag van de maand. Communicatie: De ECW communiceert voor het organiseren van evenementen met de coördinator van het evenement, de coördinator van Golazo Noord Nederland, het bestuur en de Technische Commissie Weg. Het bestuur overlegt in november met de ECW als voorbereiding op de jaarlijkse contractbespreking van het GA bestuur met GolazoNN. Het bestuur overlegt 2x per jaar in een gezamenlijke vergadering met alle commissies van GA. Tijdstip: febr./maart en september. Evenementen: Jaarlijks voor 1 oktober wordt bepaald welke evenementen (wedstrijden, lopen, sociale activiteiten) worden georganiseerd. Voor 1 november moeten daarop van toepassing zijnde evenementen aangeleverd zijn bij de Atletiekunie. Alle evenementen zijn opgenomen in een activiteitenkalender, als onderdeel van het meerjarenplan. De eigen evenementen worden gepubliceerd op de website van de Atletiek Unie (Dutch Runners.nl) en andere relevante websites. Coördinatoren Alle evenementen kennen een coördinator en een 2 e coördinator. De coördinator van het evenement overlegt met de ECW over de voortgang. De ECW bepaalt de kaders van het evenement. Daarnaast beheert, bewaakt en bewaart zij de draaiboeken van alle evenementen. Alle evenementen worden geëvalueerd met de coördinatoren (van GA en van Golazo NN), organisatoren en de vrijwilligers.
Materialen: Indien er voor een evenement materialen benodigd zijn stemt zij dit af de met materiaal commissie van Groningen Atletiek. De wijze waarop dit geschied is vastgelegd na overleg tussen het bestuur van GA, de ECW en de materiaal commissie. Sponsoring: De resultaten van alle door de ECW (mede) georganiseerde evenementen worden verwerkt in de begroting van de ECW. De ECW werft alleen sponsors binnen het door het bestuur van Groningen Atletiek vastgestelde kader. De verworven sponsor gelden komen ten goede aan de ECW. De besteding van deze gelden, kan door de ECW besloten worden, als het past binnen de meerjaren planning en de daarbij passende begroting. Zo nodig kan de ECW het bestuur verzoeken de planning en de daarbij passende begroting aan te passen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt beslist de ALV van GA. Mocht sponsorwerving door ECW mogelijk zijn die niet strookt met dit kader dan kan deze sponsor niet verworven worden, tenzij het bestuur toestemming geeft. Organisatieschema GA bestuur Technische Commissie Weg (TCW) Evenementen Commissie Weg (ECW) Trainers Coördinatoren v. GolazoNN Evenementen GA/GolazoNN Coördinatoren Evenementen GA
Bijlage 2. Datum Activiteiten 2014 Coördinatie 25-jan-14 1e Road2Rotterdam trainingsloop 20 km Jos Boomsma 19-jan-14 3e 23e Stadsparkloop Ooldrik Modderman en Marlies 2-feb-14 Bus naar Midwintermarathon Apeldoorn Esther de Vries en Edwin Wiersema 22-feb-14 2e Road2Rotterdam trainingsloop 25 km Jos Boomsma 16-feb-14 4e 23e Stadsparkloop Ooldrik Modderman en Marlies 5-mrt-14 vrijwilligersavond (Stadsparklopen, RtR, Monnikenloop) ECW 15-mrt-14 3e Road2Rotterdam trainingsloop 30 km Jos Boomsma 16-mrt-14 5e 23e Stadsparkloop Ooldrik Modderman en Marlies 29-mrt-14 4e Road2Rotterdam trainingsloop 30/35 km Jos Boomsma 22-mrt-14 13e Monnikenloop Theo Grommel en John Brinker 29-mei-14 13e Nacht van Groningen John Brinker /TNN 8-jun-14 7e Ladies Run Toon de Vries /TNN 15-jun-14 Run van Roden Alex Jager/ Nico Wennekes/Rob Davelaar 31-aug-14 11e Bommen Berend Loop Bert Eillert / TNN 11-okt-14 4e 4M4Y Bauke Seldentuis 12-okt-14 28e 4-Mijl van Groningen Esther de Vries /Henk Bos / TNN 1-nov-14 57e Plantsoenloop Juul Baller / TNN 16-nov-14 1e 24e Stadsparkloop Sjoukje Brouwer / Harry Dik 21-dec-14 2e 24e Stadsparkloop Sjoukje Brouwer / Harry Dik 18-dec-14 Kerstborrel ECW