VERGADERVERSLAG Groep: Raad van Beheer Gemeentelijke Culturele Infrastructuur Datum: 22 september 2015 Locatie: De Poort (lokaal 3) Duur 20 tot 21.30 uur Aanwezig: Günther De Coen (individueel lid), Claudine De Pauw (individueel lid), Gert De Wilde (Groen & Co), Marc Herrebaut (N-VA), Jos Van den Bossche (CD&V), Peter-Jan Van der Gucht (raad voor cultuur), Marleen Verhaegen (ouderenraad), Trees Veeckman (individueel lid), Gudrun Vergauwen (individueel lid), Erik Verstuyft (individueel lid) Waarnemer: Guido Van den Berghe, schepen van cultuur Deskundigen: Wim Breydels (cultuurfunctionaris-directeur, secretaris), Lobke De Winne (cultuurfunctionaris-stafmedewerker) Verontschuldigd: Paul Lauwers (individueel lid, voorzitter), Christophe Lostrie (Open VLD), Fernand Matthys (ouderenraad), Lore Verstraeten (raad voor cultuur) Afwezig: Josefien Schelstraete (jeugdraad) De voorzitter is verontschuldigd. Marc Herrebaut zit als ondervoorzitter de vergadering voor. 1 Verslag van de vergadering van 23 juni Het verslag wordt goedgekeurd. 2 Openstaande punten vorige vergadering Besluit Actie Wie Timing Bespreking toekomst kerkelijk patrimonium met adviesraden Marleen heeft in haar functie van vertegenwoordiger Ouderenraad het uitgebreide verslag ontvangen. De secretaris bezorgt het iedereen via WeTransfer. Voorstellen gezamenlijk document Land van Dendermonde Na goedkeuring door de raden van bestuur 3 Overzicht receptieve aanvragen seizoen 2015-2016 (informatie) Bevestigde aanvragen organisator Omschrijving cat Datum 34 Natuurpunt Film R donderdag 10 december 2015 35 Sportraad kampioenenviering R vrijdag 18 december 2015 36 SGW academische zitting R zondag 6 maart 2016 woensdag 18 + donderdag 19 november 37 Kwets Concerten Wim De Craene R 2015 Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 22 september 2015 1/5
Aanvragen in optie Nihil Aanvragen negatief beantwoord organisator Omschrijving cat Datum Voorstel: 21 of 28-02, alternatieven in 34 Chris Vergauwen Recital n.a.v. masterclass B januari voorgesteld maar niet passend 4 Publieksstand (informatie) 26/05/2015 21/09/2015 aantal voorstellingen 65 59 totaal uitverkocht 8 9 totaal publieksstand 8074 9223 totaal vriendenpas 783 854 5 Ontslag Femke Van Leuven op eigen verzoek Femke Van Leuven heeft om persoonlijke redenen haar ontslag ingediend. CD&V wordt gevraagd om een vervanger aan te duiden. 6 Jaarverslag 2014 Het jaarverslag wordt via een powerpoint toegelicht. Samenvatting van de powerpoint: Belangrijk om weten: 1) Het jaarverslag omvat het volledig cultuurcentrum (Nova, De Poort, gemeentelijke feestzaal, buurthuizen ten Ede + Westrem) 2) Activiteiten worden geteld per toonmoment, niet per voorstelling 3) Eigen podiumactiviteiten = avond- + schoolprogrammering Activiteiten: eigen podiumactiviteiten: Totaal 142 eigen podiumactiviteiten: 141 activiteiten met een geraamd aantal deelnemers (22593) + 1 activiteit (Zone C-concert met Roots in foyer) met geraamd aantal deelnemers. De schoolvoorstellingen zijn goed voor 49 podiumactiviteiten. Dit is een daling met 11 activiteiten. Verklaring: alle kleutervoorstellingen in het seizoen 2014-2015 speelden in het voorjaar van 2015 + voor lager onderwijs aantal voorstellingen met grotere publiekscapaciteit (dus minder toonmomenten nodig) Populairste genres in toonmomenten: Theater: 51 Film: 30 Amusement: 17 Receptieve podiumactiviteiten 98 activiteiten (+8 in vgl. met 2013), aantal toonmoment door lokale organisatoren wel gedaald Populairste genres in toonmomenten: Film + theater: 22 Populaire muziek: 20 Klassieke muziek, muziektheater: 10 Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 22 september 2015 2/5
De verhouding eigen receptief is 59 % t.o. 41 % (vgl. 2013: 62 % t.o. 38 %) Cultuurcentrum organiseerde in 2014 5 projecten: Eigen organisatie: clocharts & toeristen, Circuit X, Borgia-Marathon i.s.m. jeugddienst, bibliotheek, cultuurbeleidscoördinator: Ola!Peloezza, Ola!Palabra Belangrijkste realisaties m.b.t. de eigen werking Wijziging van de tarieveninfrastructuur + introductie van de vriendenpas Deelname aan project Groene Apen Deelname aan grootschalig gebruikersonderzoek bibliotheken en cultuurcentra Samenwerkingen: Bibliotheek voor o Wetterse gesprekken: gezamenlijke promotie o Project De bib gaat vreemd : inspelend op podiumaanbod cc o Aperitiefgesprek De Leesdijk: inspelend op podiumaanbod cc Davidsfonds Academie: logistieke ondersteuning lezingenreeks @themovies: gezamenlijke organisatie filmreeks Nova@themovies Cultuurdijk: promotie + afstemming aanbod + gezamenlijke organisatie Circus Ronaldo & Zone C Tour Daarnaast ondersteunde het cultuurcentrum ook een aantal artiesten tijdens de productiefase van hun voorstellingen via het ter beschikking stellen van repetitieruimte (artiesten: Clara Cleymans & Bert Verbeke, TG Dwaalzin, Tibaldus en andere hoeren, The Primitives, Yevgueni) Gebruikers: 48% van het aantal unieke klanten voor de podiumprogrammatie komt uit de eigen gemeente. Voor het eerst hebben zijn de niet-wetterse unieke klanten in de meerderheid. De schoolprogrammatie telde 14 Wetterse scholen. Het Kleuterboompje, kleuterschool ten Ede, Gertrudiscollege en Koninklijk Atheneum participeerden niet (wel als je het per schooljaar bekijkt). Er kwamen 28 niet-wetterse scholen op bezoek: 11 kleuter, 15 lager, 2 middelbaar. Met 55 en 69 unieke gebruikers waren De Poort en Theaterzaal Nova de populairste locaties voor receptief gebruik. Beide locaties kennen vooral een culturele invulling. De gemeentelijke feestzaal blijft locatie voor ontspanning- + ontmoeting (eetfestijnen, fuiven, ). Buurthuizen spelen een essentiële rol in buurtwerking, maar zijn ook zeer populair voor privé-gebruik. Financieel: Uitgaven: 48% van de uitgaven gaat naar personeel, 21% naar programmering, 17% naar leninglasten, 7% naar werking gebouwen. Administratieve werking, publiciteit, investering uitrusting + techniek hebben lagere percentages. Inkomsten: cc haalt 61% van de inkomsten uit eigen activiteiten, 29% uit subsidies. Resterende 10% is verdeeld onder gebruiksvergoedingen, inkomsten uit concessie, sponsoring en diversen. Vragen door de leden van de raad van beheer Jos Van den Bossche: vraagt of er een zicht is op het gemiddelde aantal ticketeigenaars per ticketaankoop. Uit het ticketsysteem kunnen deze cijfers voorlopig niet gehaald worden. Gert De Wilde: uit de financiële cijfers zou je kunnen afleiden dat de overheadkosten te groot zijn in vergelijking met de werking, wat eigenlijk niet correct is. De receptieve werking vind je immers niet terug in het financiële. Zouden die kosten kunnen verwerkt worden? Het cultuurcentrum beschikt niet over deze cijfers. Het is ook niet eenvoudig om de kostprijs van een receptieve voorstelling te definiëren. Bij een uitkoopvoorstelling is dit vrij duidelijk. Bij zelf gemaakte producties (theatervoorstellingen, concerten) van verenigingen is dit veel moeilijker. Hij ziet ook liever een andere interpretatie van de balans, nl inclusief deficit en subsidieerbaar personeel. Wanneer je vanuit die visie interpreteert, komt slechts 21% van de inkomsten uit de eigen activiteiten, 76% uit subsidies en 3% uit andere. 7 10 jaar Nova Het programma zit in elkaar, de voorbereidingen lopen vlot en de communicatie draait op volle toeren. Hiervoor is zeer nauw en zeer goed samengewerkt met de collega s van de dienst Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 22 september 2015 3/5
communicatie. De pers is warm gemaakt voor 10 jaar Nova met een persconferentie, de Wetterse inwoners zijn op de hoogte via een speciale nieuwsbrief. Deze week zijn de vriendenpassen verstuurd en elke vriend krijgt een gratis aperitiefje als attentie. Marc Herrebaut vraagt hoe er naar geïnteresseerden buiten Wetteren wordt gecommuniceerd. Daarvoor worden de algemenere communicatiemiddelen aangewend (pers, sociale media). Niet- Wetterse vrienden krijgen het programma samen met de vriendenpas. Jos Van den Bossche vindt het goed dat er in het programma heel veel aandacht is voor gezinnen met kinderen. Zijn de scholen op de hoogte gebracht van het programma? Lobke De Winne bevestigt. 8 Annulatie project Richarken / Richard² - Toneelgroep NUNC & Blauwhuis Het Richard-project van NUNC & Blauwhuis is één van de 79 positief geadviseerde projecten die door minister Gatz toch niet gehonoreerd worden met een subsidie. Benjamin Van Tourhout van NUNC heeft laten weten dat het project hierdoor niet kan gerealiseerd worden. Beide gezelschappen hebben te weinig financiële reserves en andere financiële constructies en pistes brachten evenmin een oplossing. Gevolg: annulatie van de voorstelling, wat jammer is. De publiekscijfers van de familievoorstelling (meer dan 100 tickets op een totaal van 150) toonden aan dat er publieksinteresse was. 9 Vragenronde Marc Herrebaut Zijn er al concrete acties genomen voor de fusie van de bibliotheek en het cultuurcentrum? Het nieuwe organigram is goedgekeurd door de gemeenteraad in juli. Op 8 oktober is er een gesprek met de secretaris en een firma voor de procesbegeleiding. Marleen Verhaegen deelt mee dat dit punt ook ter sprake kwam op de vergadering van het beheersorgaan van de bibliotheek. Bij het bib-personeel leven heel wat vragen en onzekerheden. Gert De Wilde stelt zich vragen over de noodzaak van externe procesbegeleiding. Vaak levert dit dure facturen en weinig resultaat op. De secretaris is van mening dat die procesbegeleiding essentieel is. Dat bleek ook uit de bezoeken aan Balen en Liedekerke. Gunther De Coen gaat akkoord met de secretaris. Een mislukt proces kan leiden tot veel hogere kosten. Schepen Vanaf volgend jaar stort de Vlaamse Overheid de subsidiegelden voor cultuur (ook voor jeugd en sport) rechtstreeks in het Gemeentefonds. Een lokaal bestuur moet de subsidie niet meer verantwoorden. M.a.w. een gemeentebestuur is niet verplicht om de sommen aan cultuur te besteden. Deze beslissing kadert in een grotere autonomie voor lokale besturen. De secretaris laat weten dat er in de betreffende sectoren heel wat ongerustheid leeft. De Vlaamse Administratie Cultuur zal via activiteitenverslagen de gegevens cultuurcentra blijven monitoren. De minister heeft beloofd in te grijpen indien de monitoring een negatieve tendens aantoont. Jos Van den Bossche vraagt of door deze beslissing het lokale cultuurbudget onder druk komt te staan. De schepen vermoedt van niet, maar het zal blijvende waakzaamheid van alle actoren vergen. De vergadering in december valt samen met de gemeenteraad. Hij vraagt om de vergadering te verplaatsen. De secretaris maakt een doodle op. Bezorgt aan iedereen een kopie van het artikel Dans niet op mijn graf (De Standaard, 8-8). Het gaat over de weerstand die theater- en dansvoorstellingen op kerkhoven oproepen. De voorstelling op het soldatenkerkhof Lijssenthoek geopperd als voorbeeld - is niet gespeeld op het kerkhof, maar op het podium ernaast. Lobke De Winne De inschrijvingen voor scholen zijn afgesloten. De cijfers zien er zeer goed uit. Er volgt een uitgebreide toelichting tijdens de volgende vergadering. Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 22 september 2015 4/5
9 Afspraak volgende vergadering Woensdag 21 oktober om 20.15 uur in De Poort (lokaal 3) Conclusies en actiepunten vergadering Punt Besluit Actie Wie Timing 2 Verslag vergadering adviesraden toekomst kerken 2 Bevraging kopers Personeel Nova Voorjaar 2015 vriendenpas 2 Voorstellen gezamenlijk document Land van Dendermonde Na goedkeuring door de raden van bestuur in najaar 5 Brief CD&V: aanduiden nieuwe vertegenwoordiger 9 Opstellen doodle nieuwe vergaderdatum december 9 Voorstellen inschrijvingen schoolprogrammatie 15-16 Lobke De Winne Volgende vergadering Notulen raad van beheer culturele infrastructuur vergadering van 22 september 2015 5/5