De Digitale Bouwaanvraag en het Omgevingsloket DIGITALE BOUWAANVRAAG Workshop Leiedal april 2015
Doelstelling Digitale Bouwaanvraag > Nastreven digitale end-to-end -afhandeling voor aanvragen stedenbouwkundige vergunning en meldingen Dit impliceert: > Digitaal aanvraagdossier > Digitale beoordeling (adviezen en voorbereiding beslissing) > Digitale beslissing
De Omgevingscheck > Doel > Ondersteunen aanvrager/architect/adviesinstanties/overheid bij aftoetsen bestemming en impact omgeving > Hoe? > Aftoetsen polygoon locatie aan beschikbare WFSthemalagen (Web Feature Services) > Ruimtelijke Informatie (DSI) > Milieu en Natuur > Water > Onroerend Erfgoed > Infrastructuur (in voorbereiding) > Op termijn: leidingen
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg)
De Omgevingscheck (vervolg) > DSI plancheck als onderdeel van Omgevingscheck > Idealiter alle lagen beschikbaar in DSI (gewest, provincie, gemeente) contouren geven echter reeds info! > Plancheck gebruikt technische buffer ifv precisie ondergrond > Interpretatie door bevoegde ambtenaar blijft ALTIJD noodzakelijk bij grensgevallen > Beschikbaarheid Omgevingscheck > Webservice > DBA -loket > Op termijn: publiek loket
Stand van zaken Digitale Bouwaanvraag > 1 september 2014 > 3 gemeenten: Brasschaat, Maasmechelen en Wetteren > 15 april 2015 > 17 gemeenten: Alken, Balen, Bertem, Brasschaat, Dendermonde, Dilsen-Stokkem, Gingelom, Ham, Heistop-den-Berg, Hoeselt, Lummen, Maasmechelen, Mechelen, Putte, Staden, Tervuren en Wetteren. > Cf. www.omgevingsloket.be
Eerste ervaringen > Attitude: pragmatisch & dynamisch > Bewuste keuze voor de toekomst > Actieve prospectie en communicatie > Bijsturing organisatie op basis van ervaring > Overgangsperiode > Analoge dossiers > meestal nog analoog ingediend > Aanpak inhoud verloopt digitaal anders > Voorbereidingsfase digitale dossiers nodig > Opstart verloopt gradueel
Ervaringen Maasmechelen > Algemeen > Architecten: > Veel positieve reacties, voor sommige iets moeizamer > Particulieren > Momenteel ofwel via architect, ofwel verandabouwer > Adviezen > Niet alle adviesinstanties werken digitaal > Digitale dossiers worden niet afgedrukt en analoog verstuurd: digitaal via loket of mail > Algemene aanspreekpunten > Uitwisseling met loket werkt vlot > Beslist om ook adviezen van analoge dossiers digitaal aan te vragen > Dossierstukken worden NIET geprint (uitzondering: brief aangrenzenden en affiche OO)
Ervaringen Maasmechelen (vervolg) > Algemene voordelen > Alles is digitaal beschikbaar > Archief > Eenvoudig te raadplegen > Snel > Nauwelijks nog brieven posten; enkel bij openbaar onderzoek > Bijna geen documenten meer afdrukken > Transparant proces (ook naar architecten en bouwheren) > Basis om zoveel mogelijk te digitaliseren (ook adviezen bij analoge aanvragen)
Ervaringen Maasmechelen (vervolg) > Moeilijkheden > Adviesinstanties die niet digitaal willen werken > Aantal is eerder beperkt > Toegang tot dossiers ivm CBS > Ondertekening documenten door burgemeester en secretaris > Via DTP (per mail) > Op zich vlot > Maar: documenten in map ter beschikking stellen en opvolgen Bron ervaringen Maasmechelen: lieve.weytjens@maasmechelen.be
Impact op werking lokaal bestuur > Impact dossierssysteem IT - infrastructuur > Hangt af van eigen IT-beheer: > Kwaliteit netwerk, versie servers > Eindgebruikersinfrastructuur: schermen, recente PC s, > Versie dossiersysteem (recent/verouderd) > Hangt af van dienstleverancier > Evolutie/aanpassing software-systeem > Aanpak ondersteuning gebruik software > Nood aan bijkomende opleiding
Impact op werking lokaal bestuur (vervolg) > Impact organisatie > Hangt af van organisatiestructuur en -cultuur > Interne processen > Interne communicatie tussen diensten > Communicatie met politieke overheid > Gebruik van digitale informatiekanalen > Wijze van dienstverlening aan burger
Aandachtspunten > Geen papieren dossier : > Dossierinfo automatisch in behandelsysteem (niks meer overtikken) > Maar ook geen papier meer op bureau: > dossieropvolging! (wie doet wat wanneer, termijnbewaking, ) > Normenboeken > Nodig voor digitale beoordeling plannen > Communicatie naar burger / architecten > Informeren over mogelijkheden/aanschrijven/eigen website > Ondersteuning aan infobalie: begeleiden bij invoer
Aandachtspunten (vervolg) > IT-infrastructuur > Scherm(en) in vergaderza(a)l(en) (55 inch ) > Minstens 2 schermen voor behandelaars (24-27 inch) > PC voor raadpleging/ondersteuning burger (Openbaar Onderzoek, invoer, ); opgelet! Vermijden mogelijkheid tot kopiëren stukken (bv. geen beschikbare USB) > Beschikbaarheid IT-dienstleverancier > wachtlijst > Checken volledigheid > Aftoetsen normenboek, nachecken inhoud en bestanden > Bij onvolledigheid: dossier stopt; aanvrager dupliceert, corrigeert en dient opnieuw in. (>< omgevingsvergunning)
Aandachtspunten (vervolg) > Adviesverlening > structurele adviesinstanties (centraal beheerd) > Momenteel 1 contactpunt (binnenkort meerdere mogelijk) > Ad hoc adviesinstanties (toegang op basis van URL) > Openbaar Onderzoek / bekendmaking > Beschikbaarheid digitale dossiers in intern loket binnen de voorziene termijnen > Infrastructuur/ondersteuning voor de gebruiker > Agendering College > Toegang tot / presentatie van dossiers aan College BS
Aandachtspunten (vervolg) > Digitale beslissing > Digitale ondertekening vs. analoge handtekening > DTP > momenteel via mail, binnenkort via webservices > Momenteel 1 samengestelde pdf, later meerdere pdf s in 1 beslissing > Digitale signataire > Leerproces > Opvolging ondertekening met e-id door secretaris en burgemeester > Vraagt tijd en inzet: investering die zich later terug betaalt > Impact digitale dossiers derden (beroep/bijzondere procedures, ) > Digitaal proces wordt onvermijdbaar
Ondersteuning Vlaamse Overheid > Subsidie > Tussen 7.500 en 12.500 euro (cf. besluit Vlaamse Regering) > Website > Documentatie, presentaties, faq > Helpdesk relatiebeheerders > Mail, telefoon, > Nieuwsbrief voor opgestarte gemeenten > In opmaak > Infosessies voor architecten > Provinciaal georganiseerd
De Digitale Omgevingsvergunning > Geïntegreerd luik stedenbouw milieu verkaveling > Zelfde structuur / aanpak als DBA > Uitvoeringsbesluiten in opmaak > Precieze modaliteiten moeten nog vastgesteld worden! > Richtdatum start: medio 2016 > Streefdoel Digitale Omgevingsvergunning: > Digitale aanvraag wordt een recht > Behandeling/adviesverlening altijd digitaal (ook voor analoge dossiers) > Timing/aanpak streefdoel nog te bepalen
De Digitale Omgevingsvergunning (vervolg) > Impact omgevingsvergunning > Aangepaste termijnen (korter) > Samengestelde dossiers (impact op IT-systeem, organisatie, processen, ) > Wijzigingslus (flexibiliteit samenstelling dossier) > Digitale dossiers bij Provincie / Vlaamse Overheid > Lokaal bestuur als adviesinstantie > Lokaal bestuur als organisator Openbaar Onderzoek > Gebruik loket >< behandelsysteem
Verdere evolutie > Aanvullende digitale procedures > Socio-economische vergunning > Natuurvergunningen > Attesten (stedebouw, EPB, isolatie, as-built, ) > > Verdere communicatie/afstemming IT-systemen > Geo-informatie en alfanumerieke informatie > Kadastrale informatie
Minimale eisen Digitale Bouwaanvraag > Gebruik van het internetloket > Formele beslissing CBS aanvaarden digitale aanvragen (en meldingen indien van toepassing) > Generiek mailadres voor berichtgeving digitaal proces > Internetverbinding > Inlichten departement Ruimte Vlaanderen met startdatum Opgelet! Op dat ogenblik heb je (nog) geen verbinding met je eigen dossiersysteem!
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag 1. Evaluatie organisatiecultuur > Politiek standpunt t.o.v. digitaal werken? > Administratie klaar voor digitaal werken? > Strategie implementatie (creëren intern draagvlak) 2. Procesanalyse behandeling vergunningsaanvraag > Overlopen elke stap in behandelingsproces met aanduiding en oplossing voor elke digitale impact > Uitwerken stappenplan bijsturen interne processen (voorafgaand digitale werking, tijdens implementatie, na implementatie) > Deze analyse moet permanent bijgestuurd worden (ook na invoering digitale behandeling!)
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag (vervolg) 3. Interne evaluatie IT-infrastructuur > Hardware- en eindgebruikersinfrastructuur > Toepassing dossiersysteem > Strategie voor updating IT-infrastructuur 4. Overleg met IT-dienstleverancier > Concreet stappenplan en uitwerken timing > Formeel vaststellen datum opstart 5. Uitvoeren vastgesteld stappenplan IT 6. Uitvoeren stappenplan proces-bijsturing (cf. procesanalyse)
Stappenplan opstart Digitale Bouwaanvraag (vervolg) 7. Beslissing CBS tot opstart DBA met datum inwerkingtreding > Meedelen beslissing aan drv (zie ook subsidie) met vermelding generiek mailadres (productie (en eventueel oefen (zie verder))) 8. Aanvragen certifica(a)t(en) > Connectie dossiersysteem met uitwisselingsplatform 9. Optioneel: Oefenfase > Aanvragen toegang VVO-loket oefenomgeving aan drv 10. Optioneel: Aanvragen subsidie VO 11. Opstart Digitale Bouwaanvraag in productie
Vragen? Meer info: - www.omgevingsloket.be