S&P the online assessment architects premium content innovative technology reliable solutions ONLINE INBASKET Test Person Competentie Rapport 7-nov-2016 Vertrouwelijk
RAPPORT MANAGEMENTSIMULATIE HIGHLIGHT Algemene beschrijving van Highlight Highlight is een online managementsimulatie. Met deze simulatie wordt gemeten of iemand over vaardigheden beschikt om als manager doelen te bereiken. Daarbij worden de behaalde resultaten, de planningsvaardigheden en de managementstijl gemeten. De resultaten worden vastgesteld door te berekenen of met de genomen beslissingen en acties de gestelde doelen worden bereikt. Planningsvaardigheden gaan over vaardigheden als prioriteiten stellen en besluiten nemen. Met managementstijl wordt bedoeld: wat iemands aanpak kenmerkt. Het berekenen van de scores in dit rapport Nadat jij de managementsimulatie hebt gemaakt, worden al jouw beslissingen daarin geautomatiseerd beoordeeld. Jouw scores staan in de volgende vier hoofdstukken: 1. RESULTATEN 2. PLANNINGSVAARDIGHEDEN 3. MANAGEMENTSTIJL 4. SAMENVATTING De betekenis van de scores bij hoofdstuk 1 en 2: Zeer goed: De score valt in de bovenste 91%-100% van de normgroep Goed: De score valt in de bovenste 71%-90% van de normgroep Voldoende: De score valt in de middelste 31%-70% van de normgroep Matig: De score valt in de onderste 11%-30% van de normgroep Zwak: De score valt in de onderste 1%-10% van de normgroep Je scores zijn vergeleken met een normgroep. Dat is een grote groep mensen die de managementsimulatie Highlight ook heeft gemaakt. De gebruikte normgroep is: NL - Management, n = 658. Werktempo In de managementsimulatie heb je een uur de tijd gekregen om zoveel mogelijk e-mails te bewerken, beslissingen te nemen en acties op te starten. Er is bijgehouden hoeveel e-mails je hebt bewerkt. Bewerkt wil hier zeggen: je hebt tenminste drie beslissingen genomen over een e-mail. Scoor je hoog op deze schaal, dan heb je snel gehandeld en veel beslissingen genomen. Scoor je laag, dan was je werktempo wat laag of heb je weinig beslissingen genomen. Een laag werktempo heeft effect op de bereikte resultaten: sommige resultaten zullen daardoor ook laag zijn. 2
1 RESULTATEN Management houdt in: voortdurend de beslissingen nemen die je helpen om goede resultaten te bereiken. Binnen de tijd die beschikbaar is, start je acties op en vind je oplossingen voor praktische problemen. Steeds weer neem je de beslissingen die bij je doelen passen. Je overziet daarbij ook het grote geheel. Daarom voorzie je bij elke beslissing en actie ook of deze een averechts of juist bevorderend effect heeft op het bereiken van de andere doelen. Daarnaast komt er als manager veel op je af, werk je onder tijdsdruk en heb je te maken met allerlei zaken die de voortgang van het werk in de weg kunnen staan. Je hebt bovendien beperkingen in tijd, budget en personeel. Hiermee houd je in je besluitvorming ook rekening. MANAGEN EN BEREIKEN VAN JE DOELEN, totaalscore De totaalscore is berekend op basis van de mate waarin je de drie doelen in de managementsimulatie hebt behaald. Daarbij gaat het om de kosten en baten, de tevredenheid van klanten en medewerkerstevredenheid. Ook het aantal problemen dat je hebt opgelost is onderdeel van de totaalscore. Je deelscores op het managen en bereiken van doelen: Economisch handelen Een van de doelstellingen was het bereiken van een kostendekkende omzet. Hierbij gaat het er ten eerste om dat je bij je beslissingen de kosten in de hand houdt. Daarnaast zorg je ervoor dat elke beslissing en elke actie van je team bijdraagt aan de resultaten. VOLDOENDE Klanttevredenheid Klanttevredenheid bereik je met beslissingen die goed inspelen op de wensen en behoeften van klanten. Ook zorg je ervoor dat je de kwaliteit van de dienstverlening op een goed peil houdt. Daarbij weeg je elke beslissing en actie die je neemt om de relaties met klanten te bevorderen, goed af tegen de kosten en de inspanning die dat vergt. 3
Medewerkertevredenheid Medewerkertevredenheid bereik je door je teamleden te betrekken bij het werk en bij de beslissingen daarover. Bovendien geef je aan medewerkers verantwoordelijkheid en laat je ze hun eigen keuzes maken. Het betrekken van medewerkers en ruimte geven aan hun inbreng, weeg je goed af tegen de kosten en de uren die daarmee gemoeid zijn. Oplossen van voorkomende problemen Een manager komt diverse problemen tegen die opgelost moeten worden. Het zijn vaak praktische problemen die het werk van jou en je team in de weg staan. Door deze problemen tijdig te zien en ze snel op te lossen, doen mensen hun werk beter en worden klanten goed bediend. Efficiëntie Elke manager zet teamleden in om doelstellingen te behalen. Daarnaast zijn tijd en geld van belang. Bij de efficiëntie van het team gaat het om twee zaken. Ten eerste is het belangrijk in welke mate de acties van jou en je teamleden bijdragen aan het resultaat. Ten tweede gaat het om de factor tijd: hoe minder uren je van je teamleden vraagt, hoe beter. Efficiënt managen is goede resultaten behalen terwijl jij je teamleden weinig belast en beperkte kosten maakt. Redeneren op basis van cijfers Conclusies trekken op basis van bedrijfsmatige gegevens is een onderdeel van management. Het helpt je om beslissingen sneller te nemen en om de beslissingen te nemen waarmee je goede resultaten behaalt. Aan het einde van de simulatie kreeg je twee e-mails voorgelegd waarin vooral bedrijfsmatige informatie was beschreven. Over elke e- mail is je een achttal vragen gesteld. De juiste antwoorden waren te beredeneren op basis van de cijfers in de e-mails. 4
2 PLANNINGSVAARDIGHEDEN Planningsvaardigheden helpen je om het werk te organiseren. Door goed te plannen en organiseren, zorg je ervoor dat een team geordend en doelgericht werkt. Dit bevordert de rust en samenwerking in een team en helpt om resultaten te behalen. Bij elke e-mail uit de simulatie heb je de prioriteit aangegeven. Bij elke beslissing of actie heb je besloten wie er betrokken is bij de uitvoering en wanneer dat moest gebeuren. Op basis daarvan zijn scores berekend op de verschillende planningsvaardigheden. PLANNEN EN ORGANISEREN, totaalscore De totaalscore is gebaseerd op de juiste prioriteiten stellen, ervoor zorgen dat de goede dingen worden gedaan, dat werk door de juiste mensen wordt gedaan en het goed plannen en organiseren van taken en afspraken. Je deelscores op plannen en organiseren: Prioriteiten stellen Een onderdeel van plannen en organiseren, is het belang inschatten van verschillende situaties en werkzaamheden. Het gaat erom dat je onderscheidt welke zaken belangrijk en welke minder belangrijk zijn. Beslissen welk werk er wordt gedaan Alles wat medewerkers doen kost geld en tijd. Je zet je team goed in door tijdig en goed te beslissen welke taken en acties belangrijk zijn en welke er onnodig zijn om je doelen te bereiken. Delegeren van werk Goed delegeren van werk is het toewijzen van een taak aan de juiste persoon. Hierbij is het van belang te letten op de situatie en het soort taak. Vervolgens kies je de beste persoon voor deze taak op basis van diens functie, verantwoordelijkheden en vaardigheden. Plannen van afspraken en taken Goed plannen, is het kiezen van de juiste tijdstippen waarop een taak of werk wordt uitgevoerd. Dit heeft te maken met de situatie en de taak zelf en de haast die het heeft. Daarbij let je ook op de agenda en planningen van één of meer teamleden die het gaan uitvoeren. 5
3 MANAGEMENTSTIJL Managers kunnen een verschillende stijl van handelen hebben, zelfs als zij vergelijkbare resultaten behalen. Op de volgende pagina s staan scores die te maken hebben met jouw stijl van handelen in de managementsimulatie. De scores laten zien waar jij vooral aandacht aan besteedt. Veel aandacht geven aan een bepaald onderwerp, gaat ten koste van aandacht voor andere onderwerpen. Het is bij deze scores niet hoe hoger, hoe beter en daarom wordt er aan jouw stijl geen oordeel gekoppeld in termen van matig of voldoende zoals in de hoofstukken 1 en 2. Het hangt af van de situatie, je functie en de organisatie wat het meest wenselijk is. In het algemeen zal echter een gemiddelde of hoge score wenselijk zijn. De betekenis van de scores bij managementstijl: Zeer hoog: De score valt in de bovenste 91%-100% van de normgroep Hoog: De score valt in de bovenste 71%-90% van de normgroep Gemiddeld: De score valt in de middelste 31%-70% van de normgroep Laag: De score valt in de onderste 11%-30% van de normgroep Zeer laag: De score valt in de onderste 1%-10% van de normgroep Onderzoekend gedrag Om goed geïnformeerd te zijn, wil je situaties en ontwikkelingen onderzoeken. Onderzoekend gedrag is het verkennen van situaties en het opvragen van informatie. Lage scores kunnen duiden op een praktische en intuïtieve stijl, maar ook op te weinig onderbouwde beslissingen. Hoge scores duiden op zorgvuldigheid en aandacht voor details, maar te veel informatie opvragen kan wijzen op onzekerheid en kost het team veel tijd. ZEER HOOG Proactief optreden Door op tijd te handelen, voorkom je dat situaties ingewikkeld worden of problemen moeilijk zijn op te lossen. Proactief optreden, is het vroegtijdig reageren op gegevens en nieuwe omstandigheden. Lage scores wijzen erop dat alleen het meest noodzakelijke wordt aangepakt. Te lage scores kunnen duiden op een afwachtende houding en te late reacties. Met hoge scores wordt tijdig ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen. Te hoge scores kunnen duiden op het maken van overhaaste, ongeïnformeerde keuzes. 6
Kwaliteitsbewaking Door eisen te stellen aan geleverd werk en goed te letten op de uitvoering, bewaak je de kwaliteit. De kwaliteit bewaken en verbeteren, leidt tot een hoog niveau van de dienstverlening. Dit draagt bij aan de tevredenheid van klanten. Bij lage scores heeft de kwaliteit van de dienstverlening weinig prioriteit gekregen. Te lage scores leiden tot ontevreden klanten en schade aan het imago en de omzet. Hoge scores duiden erop dat de kwaliteit van de dienstverlening veel aandacht heeft. Een te hoge score kan duiden op het maken van hoge kosten zonder dat dit nog verder bijdraagt aan betere resultaten. Zelf doen of delegeren Als manager beslis je wat je zelf wilt doen en wat je aan medewerkers delegeert. Je komt taken tegen die je beter zelf op je kunt nemen. Daar staat tegenover dat je teamleden verantwoordelijkheid wilt geven en ze maximaal in wilt zetten. Een lage score geeft aan dat er veel taken zelf zijn afgehandeld. Dit kan erop wijzen dat je je medewerkers onvoldoende inzet. Hoge scores wijzen erop dat je taken en verantwoordelijkheden delegeert. Een zeer hoge score kan erop wijzen dat er te vaak verantwoordelijkheid op medewerkers wordt afgeschoven met het gevaar dat zij dat niet aankunnen. ZEER HOOG Assertief optreden Als manager ben je duidelijk over je eigen standpunten en kom je op voor je belangen. Daarmee zorg je ervoor dat je de nodige invloed op de situatie houdt. Lage scores duiden erop dat iemand vooral de samenwerking of harmonie zoekt. Bij te lage scores worden conflicten vermeden, ten koste van de eigen belangen. Hoge scores duiden erop dat iemand ondanks tegenstand voor zijn mening opkomt en zijn belangen verdedigt. Een te hoge score kan schadelijk zijn voor onderlinge verhoudingen. Controlerend gedrag Als manager wil je de voortgang en de bereikte resultaten volgen. Daarom vraag je medewerkers om je op de hoogte te houden over hun werk en wat zij bereiken. Lage scores duiden op veel vertrouwen in medewerkers en soms ook op een gebrek aan het bewaken van voortgang en resultaten. Hoge scores duiden op een grote controlebehoefte en sterke betrokkenheid bij de resultaten. Bij een te hoge score krijgen medewerkers weinig ruimte om zelf beslissingen te nemen. 7
Gericht op persoonlijk contact en netwerken Veel acties kunnen ertoe leiden dat je persoonlijk met klanten, afnemers en medewerkers in gesprek komt. Persoonlijk contact heeft een positief effect op de sfeer en kan ervoor zorgen dat je op tijd op de hoogte bent van (kleine) problemen. Met een lage score werk je efficiënt, maar heb je ook weinig invloed op de onderlinge relaties. Een hoge score duidt erop dat je veel met mensen in gesprek bent. Een te hoge score wijst erop dat je soms uit het oog verloren hebt hoeveel tijd ermee gemoeid is. Gericht op marketing en commercie Als manager geef je bekendheid aan je diensten en producten en bevorder je de beeldvorming over je organisatie, je diensten en producten. Daarmee creëer je nieuwe mogelijkheden. Lage scores duiden erop dat je kansen hebt laten liggen om meer bekendheid te geven aan de eigen dienstverlening. Als je hier een hoge score hebt, heb je veel mogelijkheden gebruikt om meer bekendheid te geven aan de dienstverlening en klanten te werven. Een te hoge score kan duiden op acties die meer kosten dan dat zij opbrengen. Doelgericht handelen Met de juiste aandacht voor je doelen geef je sturing en richting aan je team. Het helpt jou om je doelen te bereiken met de acties en de werkzaamheden die het meeste opbrengen. Een zeer lage score wijst erop dat je doelstellingen uit het oog verloren hebt en tijd en geld steekt in minder belangrijke zaken. Lage scores kunnen betekenen dat je op een enkel doel gericht was: dat je te veel aandacht geeft aan één doelstelling, zonder dat je afweegt wat het gevolg is voor je andere doelen en resultaten. Een hoge score duidt erop dat je heel doelgericht bent geweest en steeds weer rekening hebt gehouden met alle drie de doelstellingen. LAAG 8
4 SAMENVATTING Resultaten en Planning Werktempo 1 Managen resultaten, totaal 1 Economisch handelen 3 Klanttevredenheid 1 Medewerkertevredenheid 1 Oplossen van problemen 1 Efficiënt managen 1 Redeneren op basis van cijfers 1 Plannen en Organiseren, totaalscore 1 Prioriteiten stellen 1 Beslissen welk werk er wordt gedaan 1 Delegeren van werk 1 Plannen van afspraken en taken 1 Zeer goed Toelichting scores in de tabel: 1 = Zeer goed 2 = Goed 3 = Voldoende 4 = Matig 5 = Zwak Managementstijl* Onderzoekend gedrag 5 Proactief optreden 1 Kwaliteitsbewaking 1 Zelf doen of delegeren 5 Assertief optreden 1 Controlerend gedrag 1 Gericht op persoonlijk contact en netwerken 1 Gericht op marketing en commercie 1 Doelgericht handelen 2 Zwak Matig Voldoende Goed Zeer laag Laag Gemiddeld Hoog Zeer hoog *) In het hoofdstuk Managementstijl hangt de beoordeling van scores af van een situatie, je functie en de organisatie. In het algemeen zullen scores zoals gemiddeld en hoog wenselijk zijn. Toelichting scores in de tabel: 1 = Zeer Hoog 2 = Hoog 3 = Gemiddeld 4 = Laag 5 = Zeer Laag 9